ICA-AtoM- praktyczne zastosowanie i perspektywy rozwoju.

ZoSIA vs AtoM. Dwa systemy do zarządzania zasobem archiwalnym. ICA-AtoM- praktyczne zastosowanie i perspektywy rozwoju. Adam Baniecki Warszawa, 23-24 stycznia 2013

ICA- Atom jest otwartym oprogramowaniem opracowanym pod kierunkiem Międzynarodowej Rady Archiwów, stwarzającym online, dostęp do zasobów archiwalnych. Dostęp do zasobów realizowany jest w oparciu o opis archiwalny zgodny z międzynarodowymi standardami MRA. Akronim ICA-AtoM (Dostęp do pamięci) wymyślił wieloletni sekretarz generalny MRA Joan van Albada, który dodał do nazwy także prefiks ICA dla podkreślenia inicjatywy Międzynarodowej Rady Archiwów w tym zakresie.

Stworzono zatem oprogramowanie które: 1. Umożliwia instytucjom umieszczanie w internecie ich zasobów archiwalnych, 2. Zarządza opisami archiwaliów w zgodzie z normami ICA 3. Dostarcza wielojęzyczne interfejsy 4. Obsługuje wiele typów różnorodnych zasobów 5. Jest w pełni przyjazne dla użytkownika 6. Jest elastyczne i konfigurowalne 7. Jest przydatne zarówno dla małych, jak i dużych archiwów 8. Obsługuje jedno lub wiele repozytoriów

Wartość projektu ICA-AtoM to także: 1. Otwarta wymiana wiedzy technicznej. 2. Promowanie najlepszych praktyk zawodowych. 3. Aktywne współdziałanie społeczność użytkowników i deweloperów. 4. Wykorzystanie istniejących technologii open source i WWW najlepszych w swojej klasie dla archiwów. 5. Dostarczanie rozwiązań dla organizacji o ograniczonych zasobach finansowych i technicznych. 6. Angażuje do aktywnego uczestnictwa ze strony organizacji, które mają zasoby finansowe i techniczne dla rozwoju projektu. 7. Zapewnienie wspólnej płaszczyzny interdyscyplinarnej współpracy z odpowiednimi społecznościami (np.: archiwiści- informatycy, archiwiści- genealodzy itp.). 8. Generowanie przychodów dla wspierania ICA-AtoM i innych działań MRA przez model biznesowy wspólnej korzyści z powszechnego przyjęcia ICA-AtoM. ICA-AtoM: open-source software for archival description (2012) Jessica Bushey. Archivi & Computer article.

Pierwszym i najważniejszym warunkiem korzystania z systemu ICA-AtoM jest zaakceptowanie międzynarodowych standardów archiwalnych na gruncie narodowej archiwistyki. Oznacza to spełnienie dwóch warunków: 1. Uznanie zasady proweniencji za fundament metodyki archiwalnej, a zasad opisu wielopoziomowego jako metody jej praktycznej realizacji 2. Rozdzielenie opisu archiwalnego od opisu twórcy (rozumianego jak w definicji zawartej w normach- źródło ISO15489-1) i od opisu funkcji. 3. Tezaurusa- Ułatwia pracę, ale nie musi być koniecznym warunkiem.

Normy międzynarodowe na gruncie narodowym Standardy międzynarodowe powstawały pomiędzy 1993 a 2008 r., a w tym czasie powstało kilka narodowych standardów archiwalnych, co oznacza, że te starsze nie korzystały z ISDIAH i ISDF. Wszyscy jednak są zgodni w akceptacji ISAD(G) i ISAAR(CPF). Najnowsze standardy narodowe, jak standard szwajcarski z 2009r., wykorzystują wszystkie cztery standardy międzynarodowe.

Standardy narodowe: - 1990 Kanada RAD - 2004-2007 Włochy SIAS (Sistema Informativo degli Archivi di Stato) - 2005 Francja brak systemu, ale wymagana zgodność instrukcji metodycznych z ISAD(G) i ISAAR(CPF) - 2005 Brazylia, NOBRADE - 2006 Katalonia, NODAC - 2007 Portugalia, OPDA - 2007 Hiszpania, NEDA (isad(g), 2008, CNEDA (isaar(cpf) UWAGA! 2011 NEDA-MCDA- wszystkie cztery standardy, w tym przyjęto australijsko- nowozelandzką systematykę funkcji dla ISDF -2008 Kanada RAD2-2009 Szwajcaria- Schweizerische Richtlinie für die Umsetzung von ISAD(G) wszystkie standardy ujęte.

A jak się ma to tego ICA-AtoM? 17 lipca 2008 ICA-AtoM 1.0 30 listopada 2011 ICA-AtoM 1.2 4 września 2012 ICA-AtoM 1.3

1994 (1995) i ISAD(G) 1999 (2005) 1996 (2001) ISAAR (CPF) 1991 RAD 2005 (2006) 2004-2007 Włochy SIAS 2005 Francja 2005 Brazylia, NOBRADE 2006 Katalonia, NODAC 2007 ISDF 2007 Hiszpania, NEDA 2008 ISDIAH 2008 RAD2 2008 Hiszpania CNEDA 2008 ICA-AtoM 1.0 2009 Schweizerische Richtlinie für die Umsetzung von ISAD(G) 2011 ICA-AtoM 1.2 2011 Hiszpania: NEDA-MCDA tu cztery standardy 2012 ICA-AtoM 1.3

Wnioski: 1. Systemy opisu archiwalnego powstały tylko w oparciu o ISAD(G) i ISAAR(CPF) 2. Najnowsze systemy, jak szwajcarski, uwzględniają cztery standardy opisu. 3. ICA-AtoM powstał kiedy cztery standardy były opracowane, więc nie mógł być brany pod uwagę przy konstrukcjach narodowych systemów informacji archiwalnej online. 4. Adaptacja AtoMu wymagałaby od archiwistyk narodowych najpierw pełnego zaadoptowania wszystkich standardów archiwalnych, czyli rewizję dotychczas istniejących. 5. Tak postąpiono w Kanadzie. 6. Archiwistyki, które nie zareagowały na przełomie wieków na zmiany w metodyce archiwalnej znalazły się w lepszej sytuacji i mogą dziś prowadzić prace nad metodyką w oparciu o pełen wachlarz międzynarodowego dorobku, wykorzystując także system informatyczny obsługujący cztery standardy archiwalne.

Przypadek kanadyjski. -Kanada składa się z prowincji i terytoriów na których działa ponad 800 organizacji archiwalnych. -800 organizacji archiwalnych zorganizowanych jest w prowincjonalne i terytorialne rady archiwów - przedstawiciele tych rad wyłaniają Kanadyjską Radę Archiwów (Canadian Councile of Archives), w jej skład wchodzą także przedstawiciele Library and Archives Canada (LAC) oraz The Council of Provincial and territorial Archivist. A zatem jest to system zdecentralizowany, który jednak utrzymuje Kanadyjską Rade Archiwów (CCA) wraz z jej portalem, będącym od 2008 r. zastrzeżonym znakiem towarowym ARCHIVESCANADA.CA

ARCHIVESCANADA.CA ma trzy zadania: 1. Jest narodowym katalogiem opisującym zasób archiwalny 2. Jest bazą danych wirualnych ekspozycji 3. Jest spisem repozytoriów (archiwów) Dane do ARCHIVESCANADA.CA trafiają z prowincjonalnych i terytorialnych sieci ARCHIVESCANADA.CA P/T sieć P/T sieć P/T sieć archiwa archiwa archiwa archiwa archiwa archiwa

- opisy zasobu wykonywane są w oparciu o Rules for Archival Description (RAD) -eksport danych odbywa się przez Encoded Archival Descriptio (EAD) - Open Archives Initiative (OAI) czyli xml Archiwa kanadyjskie od 1985 r. rozpoczęły prace nad budową ogólnonarodowego modelu informacji archiwalnej. Wokół zadania skupiło się 800 terytorialnych organizacji archiwalnych skupionych w CCA (Canadian Council of Archives). W 2001 r. uruchomiony został Canadian Archival Information Network (CAIN), a od 2003 r. rozpoczęto umieszczanie na nim zdigitalizowanego zasobu.

Od 2005r. CCA i LAC (Librery and Archives of Kanada) zaopiniowały negatywnie kilka projektów aplikacji do obsługi kanadyjskiej naukowej informacji archiwalnej. Powody odrzucania kolejnych projektów były różnorodne, począwszy od kwestii kosztów realizacji skończywszy na braku gwarancji na elastyczną reakcję na dynamicznie rozwijające się wymagania zarówno metodyczne jak i techniczne. W 2006 r. CCA i LAC powołały Joint Working Group on the National Catalogue, której zadaniem było określenie wymagań technicznych dla budowy narodowego katalogu.

W 2007 r. grupa robocza określiła następujący katalog wymagań wobec poszukiwanego narzędzia: 1. Zgodność z modem wielopoziomowego opisu jak również elastyczność w dodawaniu nowych elementów i nośników w systemie opisu archiwalnego. 2. Zgodność z Regułami Archiwalnego Opisu-RAD. 3. Zdolność do tworzenia sieci repozytoriów katalogów. 4. Google jako maszyna wyszukująca, sortująca z inferfacem filtrów. 5. Zdolność do wymiany danych XML dla EAD (Encoded Archival Description) i OAI (Open Archives Initiative) 6. Moduł roboczy pozwalający poprawiać dodawane moduły opisu archiwalnego. 7. Silnik wyszukiwarki optymalizujący prace z portalami internetowymi takimi jak google czy yahoo. 8. Wdrożenie repozytorium rejestru identyfikatorów zapewniających jednoznaczną identyfikację opisu archiwalnego w sieci narodowej. 9. Wdrożenie modułu wirtualnej prezentacji zintegrowanego z portalem archivescanada.ca. Grupa robocza zarekomendowała techniczną infrastrukturę, sieć wielopoziomową i strukturę metadanych prowincjonalnych i terytorialnych sieci. Opublikowała w marcu 2008 r. dokument Pt: Provincial and Teerritorial Networks Standarts.

W 2007. CCA i LAC rozpoczęły przygotowania do prac nad następną generacją systemu udostępniania Narodowego Katalogu ( National Catalogue). Pierwszym kandydatem do wprowadzenia był ICA-AtoM. W 2012 r. ponad 250 organizacji na całym świecie, w tym wiele w Kanadzie, uruchomiło ICA-AtoM. Duże znaczenia dla podjęcia rozwijania Atomu ma fakt, że wiele małych archiwów w Kanadzie nie posiada narzędzi informatycznych do opisu archiwalnego. Wiele z nich nie ma ani technicznych ani finansowych możliwości dla instalacji i hostowania aplikacji internetowych. Bez takiego narzędzia jak AtoM archiwa tych instytucji pozostaną poza narodową siecią archiwalną, a odwrotnie AtoM umożliwia im zaistnienie w szerokim świecie udostępnianiania informacji o zasobie. Inne systemy z możliwością eksportu do EAD mogą uczestniczyć w narodowej wymianie informacji. Idealny scenariusz byłyby to sieć gdzie automatycznie używany byłby protokół OAI pozwalający natychmiast importować opisy archiwalne z pojedynczych instytucji włączony do Narodowego Katalogu.

British Columbia- kanadyjski pionier we wdrażaniu AtoMu Archives Association of British Columbia od 1990 r. utrzymywało The British Columbia Archival Union List (Wykaz archiwów Unii Brytyjskiej Columbii) bazujący na bazie danych MARC. AtoM do 2008r. traktowany był jako alternatywa, czyli do wersji ICA-AtoM1.0 Faza 1 (miękkie uruchomienie) Projekt pilotażowy ICA-AtoM w archiwach Kolumbii Brytyjskiej rozpoczął się we wrześniu 2008 r. i do października 2009 r. zaangażowało się niego 180 instytucji. Faza 2 (pełne uruchomienie) Kolejną faza, która miała miejsce pomiędzy grudniem 2009 a czerwcem 2010 miała w pełni uruchomić projekt ICA-AtoM w BCAUL poprzez uruchomienie trenerów AABC, którzy przygotowywaliby instytucje do uruchomienia aplikacji. Otwarcie BCAUL dla wszystkich członków AABC, analiza kluczowych wskaźników wydajności determinujących skuteczność i koszty systemu, ocena korzyści wynikających z migracji BCAUL do ICA-AtoM

A problemem metodyka Przygotowano konkordancję pomiędzy RAD a ICA-AtoM. 1. 65 elementów RAD do 26 ISAD(G) RAD zawiera ponad dwa razy więcej elementów opisu niż ISAD(G) 2. 19 elementów RAD może być bezpośrednio mapowane z ICA-AtoM 3. 16 elementów RAD częściowo mapowało jeden lub więcej elementów ISAD(G) i vice versa 4. 30 elementów RAD nie miała analogicznych odpowiedników w ISAD(G) 5. 6 elementów ISAD(G) nie ma odpowiedników w RAD

Wyjście salomonowe, ale skuteczne. Uznano, że nieskorelowane elementy RAD nie są zbyt często używanymi w praktyce archiwalnej. Zadecydowano o pozostawieniu ich, ale przerobiono je tak, aby jak najbardziej oddawały ducha ISAD(G). Najważniejszym pozostawały możliwości, jakie dawał ICA-AtoM w zakresie eksportu i importu DTD EAD oraz Dublin Core schematów XML. Koszty implementacji RAD do ICA AtoM zamknęły się w kwocie 63 tys $.

The British Columbia Archival Information Network 23.01.2013 r. 187 archiwów Kolumbii Brytyjskiej przechowujących 10892 zespoły archiwalne Główna strona ARCHIVESCANADA.ca w trakcie migracji danych

Australia Adaptacja ICA-AtoM w Australii przebiega zupełnie inaczej niż w Kanadzie. Australian National Univerity Archives jest oficjalnym testerem systemu ICA-AtoM Zagadnienia metodyczne. Pola obowiązkowe wyczerpują podstawowy zakres australijskich wymagań metodycznych, co nie oznacza, że opis nie może być bogatszy. W australijskiej praktyce archiwistycznej nieobowiązkowe pola występujące w standardach opisunie są wykorzystywane, choć niektóre występują w innych elementach ewidencji zasobu np. w księdze nabytków (accession register).

Hasła wzorcowe i indeksowe ISAAR(CPF) obejmują 11 pól standardu: 1. Typ 2. Nazwa 3. Inna forma nazwy 4. Daty istnienia 5. Historia 6. Miejsca 7. Funkcje 8. Struktura wewnętrzna /genealogia 9. Powiązania 10. Data utworzenia 11. Źródła

Hasła wzorcowe i indeksowe pochodzą z sześciu typów źródeł : 1. Kompanie i przedsiębiorstwa: różne typy informacji źródłowej, także typu: Business Who is Who of Australia, Jobson s Year Book of Public Companies, bieżące strony internetowe, kroniki przedsiębiorstw, publikowane historie przedsiębiorstw (zbierane i nadzorowane przez katalog Biblioteki Narodowej itp.) 2. Związki zawodowe i rady przemysłowe: Kroniki i noty o tych instytucjach, Australia Trade Union Archives Webside, ACTU National Directory i inne. 3. Instytucje uniwersyteckie: liczne źródła uniwersyteckie, także strony internetowe. 4. Stowarzyszenia uniwersyteckie: jak wyżej oraz ANU Reporter. 5. Agencje rządowe: szerokie spektrum informacji z różnych poziomów zarządzania administracji. 6. Ludzie: The Australian Dictionary of Biography, Who is Who, publikowane biografie i inne.

Opis funkcji ISDF Do określenia funkcji posłużono się klasyfikacją przemysłową bazującą na Australijsko Nowo Zelandzkiej Klasyfikacji Przemysłu (Australian New Zealand Industry Classification) używanym przez biura statystyczne. Klasyfikację zawodów oparto na słowniku Biblioteki Narodowej adaptowanym do potrzeb archiwistycznych.

Australian National University Archives http://archives-dev.anu.edu.au/icaatom-1.3.0/index.php/ 3 archiwa: - Australian National University Archives-uniwersyteckie- 3891 serii - Noel Butlin Archives Centre- narodowe- 1125 serii - Pacific Research Archives- międzynarodowe- -1118 haseł wzorcowych

Podsumowanie ICA_AtoM jest stosunkowo nowym produktem/narzędziem służącym informacji naukowej, powstałym już po wdrożeniu w wielu krajach lokalnych (na skale krajową) systemów informacji archiwalnej np. SEZAM i ZoSIA w Polsce. Istniejące narodowe systemy opisu archiwalnego powstały wcześniej niż ostatnie dwa standardy międzynarodowe zatem ich nie uwzględniają. Wcześniej czy później konieczna będzie ich rewizja metodyczna (to zrobiono w Kanadzie i Hiszpanii), a za nią nastąpi konieczność aktualizacji lub zmiany narządzi służących informacji naukowej. Wielojęzyczny interface pozwala na swobodne poruszanie się po każdym zasobie archiwalnym, a współpraca międzynarodowa nie wymaga specjalnych wzajemnych przystosowań metodycznych. Jeśli się czegoś nie wie starczy zajrzeć do tekstu standardu. Sama wymiana danych jest prosta ponieważ jest zestandaryzowana.

ICA- AtoM zbudowano w oparciu o podstawowe zasady archiwistyki wyrażane w normach międzynarodowych, dla których opracowuje się także standardy wymiany informacji naukowej. Mocną stroną ICA- AtoMu jest jego zdolność do wymiany danych poprzez standardy wymiany. W trakcie prac są obecnie standardy wymiany dla dwóch najnowszych standardów: ISDF- EAF (Encoded Archival Functions) ISDIAH- EAG (Encoded Archival Guide). Żadna narodowa archiwistyka nie opracowała dotąd własnych języków kodowania narodowego opisu archiwalnego.

ICA- AtoM jest stosunkowo tanim systemem ponieważ prace nad nim finansowane są przez MRA, a na XVII Międzynarodowym Kongresie Archiwów w Brisbane w Australii, Rada zadecydowała o finansowaniu projektu na kolejne 4 lata (Seul 2016). System nie potrzebuje specjalnych warunków do pracy, można na nim pracować mając do dyspozycji tylko przeglądarkę internetową. Bardzo ważny aspektem ICA-AtoM jest jego elastyczność oraz fakt, że podlega on ciągłej ewaluacji przez wspólnotę międzynarodową. Będzie się rozwijał wraz z postępami międzynarodowej metodyki. ICA-AtoM pozwala na dostosowanie do potrzeb lokalnych poprzez dodawanie do niego modułów zwłaszcza z zakresu prezentacji informacji o zasobie i samego zasobu.

Archiwum Państwowe we Wrocławiu i co dalej? 1. Przeniesienie całego zasobu wrocławskiego i oddziałów z SEZAMU i IZY 2. Następnym etapem będzie dołączanie zeskanowanego zasobu i udostępnianie go online. 3. Opracowanie zasobu bezpośrednio w AtoMie. Potrzebne będą szkolenia dla archiwistów. 4. Wykorzystanie AtoMu, dla prezentacji zbiorów genealogicznych, a modułu ISAAR(CPF) do indeksacji ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego gdzie samą indeksacje będą wykonywać użytkownicy: Pierwszą próbą będzie indeksowanie katolickich ksiąg metrykalnych z Brzeźnika (powiat Bolesławiec) przez niemiecki portal genealogy.net. 5. Rozpoznanie możliwości zastosowania AtoMu w archiwach zakładowych. 6. Wykorzystanie systemu do kwerend tematycznych i ich prezentacji online.

Dziękuję za uwagę.