WOJEWODA OPOLSKI Opole, 12 listopada 2014 r. PSiZ.II.431.64.2014.IF Wystąpienie Pokontrolne 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Niepubliczny Żłobek Płomyczki Aneta Banach zwany w dalszej części projektu Żłobkiem ul. Augusta Bassego 9 a 45 670 Opole 2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego: Aneta Banach - Dyrektor Niepublicznego Żłobka Płomyczki 3. Imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych: Aneta Banach - Dyrektor Niepublicznego Żłobka Płomyczki koordynator Tomasz Łągiewka Pełnomocnik Anety Banach do występowania w sprawach Żłobka (osoba udzielająca wyjaśnień w zakresie spraw Żłobka) 4. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera: Izabela Folęga inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, Anna Namysło starszy inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. 5. Miejsce kontroli: Niepubliczny Żłobek Płomyczki Aneta Banach ul. Augusta Bassego 9 a 45 670 Opole 6. Termin kontroli: 29.09.2014 r., 06.10.2014 r. 7. Zakres kontroli: Przedmiot kontroli: Kontrola kompleksowa (merytoryczna) w zakresie prawidłowości realizacji zadania z zakresu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 pn. Zapewnienie funkcjonowania Żłobka Niepublicznego Płomyczki zlokalizowanego w Opolu przy ul. Bassego 9 a dla 25 dzieci, w ramach umowy Nr 2/2013 z 17 października 2013 r. w sprawie udzielenia wsparcia finansowego na realizację zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch 2013 edycja 2, tj.: a) weryfikacja dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków w ramach realizacji zadania, b) sprawdzenie prawidłowości wykonania zadania i wydatkowania środków dotacji celowej w 2013 r. zgodnie z zawartą umową Nr 2/2013 z 17 października 2013 r. w sprawie udzielenia wsparcia finansowego na realizację zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w 3 wieku do lat 3 Maluch 2013 edycja 2. Kontrola merytoryczna wydatków poniesionych na: wynagrodzenie opiekunek, pomocy opiekunek, pielęgniarki, koordynatora projektu i dyrektora, obsługę kadrowo księgową, doposażenie żłobka w zabawki i pomoce edukacyjne, utworzenie i wyposażenie placu zabaw zapewniające bezpieczny i higieniczny pobyt dzieci,
utrzymanie najmowanego lokalu, w którym zlokalizowany jest żłobek czynsz, opłaty eksploatacyjne, wyżywienie dzieci, zakup środków utrzymania czystości i dezynfekcji, doposażenie stanowisk pracy. Oceny działalności Żłobka dokonano, w oparciu o przedłożone w trakcie kontroli dokumenty, kontrolę na miejscu realizacji zadania oraz sporządzoną dokumentację fotograficzną. Ustalenia kontroli. Na podstawie art. 28 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. Nr 45, poz. 235 z późn. zm.) 11 lipca 2013 r. Niepubliczny Żłobek Płomyczki Aneta Banach został wpisany do prowadzonego przez Prezydenta Miasta Opole rejestru żłobków pod nr 14/Ż/2013 (zaświadczenie o wpisie do rejestru żłobków stanowi Załącznik nr 1 do akt kontroli). W ramach realizacji Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch 20013 Edycja 2, Niepubliczny Żłobek Płomyczki dnia 26 sierpnia 2013 r. przedłożył do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego korektę Oferty konkursowej Maluch 2013 edycja 2 na zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi wieku do lat 3, na podstawie której zawarto umowę Nr 2/2013 z dnia 17 października 2013 r. w sprawie udzielenia wparcia finansowego na realizację zadań określonych w Resortowym Programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch 2013 edycja 2 na kwotę dofinansowania 131.25 zł. Środki finansowe przekazano Żłobkowi w 3 transzach (I transza 24 października 2013 r. 75.971,00 zł, II transza 13 listopada 2013 r. 31.873,00 zł, III transza 12 grudnia 2013 r. 23.406,00 zł) na rachunek bankowy podmiotu wskazany w ww. umowie (wyciągi bankowe stanowią Załącznik nr 2 do akt kontroli). W wyniku dokonanego przez podmiot zwrotu środków w wysokości 2.820,50 zł, kwota dofinansowania ostatecznie wyniosła 128.429,50 zł. Zgodnie z zapisami 1 ust. 11 ww. umowy, Żłobek zobowiązany był do obniżenia miesięcznych opłat rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki. Z przedłożonych przez Żłobek dokumentów, tj. listy dzieci objętych dofinansowaniem z resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH realizowanego w konkursie MALUCH 2013 edycja 2, zestawienia wypłat opłaty stałej wraz z wyżywieniem, dowodów wpłaty (pokwitowań), oraz wyciągów bankowych/potwierdzeń transakcji wynika, iż Żłobek dopełnił obowiązku wynikającego z umowy (ww. dokumenty stanowią Załącznik nr 3 do akt kontroli). W zatwierdzonym Sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH realizowanego w konkursie MALUCH 2013 edycja 2 przedłożonym do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego 30 stycznia 2014 r., Żłobek wykazał 179 dokumentów księgowych w ramach których poniesione wydatki opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji bądź ze środków ch Żłobka. Dowody księgowe wyszczególnione w Sprawozdaniu zawierają podatek VAT. Zgodnie z oświadczeniem o kwalifikowalności VAT Pełnomocnika Niepublicznego Żłobka Płomyczki z dnia 3 października 2014 r., Żłobek realizując zadanie nie mógł odzyskać poniesionego kosztu podatku VAT, zatem podatek ten stanowi koszt kwalifikowalny (oświadczenie stanowi Załącznik nr 4 do akt kontroli). Do kontroli wytypowano co 5 dokument księgowy (faktura, rachunek, potwierdzenie itd.) wykazany w Sprawozdaniu z realizacji zadania (Część B sprawozdania - Zestawienie faktur). W rezultacie podjętych działań, wylosowano 36 (faktury, rachunki, potwierdzenia itd.) wraz z dowodami zapłaty, co stanowi 20 % ogółu, wykazanych w sprawozdaniu dokumentów księgowych, tj.:
W wyniku przeprowadzonej próby wylosowano dokumenty księgowe dla kategorii wydatków: wynagrodzenie opiekunek, pomocy opiekunek, pielęgniarki, koordynatora projektu i dyrektora: 137. potwierdzenie 308. potwierdzenie 498. potwierdzenie 721. potwierdzenie 2013-09-30 2013-10-25 1 3 808,96 3 808,96 2013-10-30 2013-11-15 1 4 087,30 4 087,30 2013-11-29 2013-12-19 1 4 147,64 4 147,64 2013-12-20 2013-12-30 1 4 261,55 4 261,55 obsługa kadrowo-księgowa: 5. 1/Król/2013 2013-08-31 2013-08-31 2 337,00 337,00 doposażenie żłobka w zabawki i pomoce edukacyjne: 25. 3378/K/2013 2013-08-30 2013-08-30 3 29,40 29,40 255. #507/107 2013-09-09 2013-09-09 3 53,98 53,98 353. 1013/10/2013 2013-10-28 2013-10-28 3 14,49 14,49 379. 471. FIS/0714/2013/00 0106 FVKL/865/10/201 3 2013-10-26 2013-10-26 3 27,00 27,00 2013-10-10 2013-10-10 3 73,80 73,80 533. 4772/K/2013 2013-11-27 2013-11-27 3 35,85 35,85 568. RA-24/13/OPOLE 2013-11-21 2013-11-21 3 6 6 678. FAK/165000/2013 /1023 2013-11-07 2013-11-07 3 24,97 24,97 936. 105226 2013-12-20 2013-12-20 3 485,91 485,91 1068. FP163800883121 33 2013-12-03 2013-12-03 3 163,86 163,86 utworzenie i wyposażenie placu zabaw, zapewniające bezpieczny i higieniczny pobyt dzieci: 627. FVS/22/2013 2013-11-14 2013-11-14 4 3 00 3 00 700..28201311040303 00 2013-11-04 2013-11-04 4 43,98 0 43,98 utrzymanie najmowanego lokalu, w którym zlokalizowany jest żłobek - czynsz, opłaty eksploatacyjne:
203. FA 41/O/2013 2013-09-18 2013-09-18 5 47,78 47,78 303. 5/2013 2013-09-04 2013-09-04 5 4 65 4 65 494. FA 43/0/2013 2013-10-01 2013-10-01 5 56,21 56,21 634. potwierdzenie 2013-11-13 2013-11-13 5 107,00 107,00 1010. 8/2013 2013-12-04 2013-12-04 5 4 65 4 65 wyżywienie dla dzieci: 130. 158. 436. 595. 765. 843. 1024. FP16430002008135 FP16430039609131 97048 1174/28/2013 1435F01763/12/13 709/0363/2013 #151/2013/1511 2013-08-01 2013-08-01 6 35,07 35,07 2013-09-28 2013-09-28 6 96,50 96,50 2013-10-17 2013-10-17 6 9,28 9,28 2013-11-18 2013-11-18 6 68,06 68,06 2013-12-31 2013-12-31 6 99,03 99,03 2013-12-28 2013-12-28 6 613,28 613,28 2013-12-04 2013-12-04 6 86,40 86,40 zakup środków utrzymania, czystości i dezynfekcji: kosztory su 54. FP16430025908131 2013-08-26 2013-08-26 7 5,99 5,99 219. FAK/09774/2013/10 63 424. 0/0(021)0012/29506 6 2013-09-14 2013-09-14 7 12,78 12,78 2013-10-22 2013-10-22 7 51,99 51,99 914. 2013-28-099341 2013-12-22 2013-12-22 7 13 963. FP16430015112131 2013-12-16 2013-12-16 7 49,90 13 49,90 doposażenie stanowisk pracy: kosztory su 314. F-10/0353/10/13 2013-10-31 2013-10-31 8 143,91 143,91 345. 2013-28-081623 2013-10-29 2013-10-29 8 164,00 164,00 Reasumując, kontrolą objęto dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie kosztów w ramach kategorii wydatków określonych w Sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH realizowanego w konkursie MALUCH 2013 edycja 2. Łącznie zweryfikowano 36 dokumentów księgowych (kopie dokumentów księgowych stanowią Załącznik nr 5 do akt kontroli) w zakresie zgodności danych zawartych w dokumentach przedłożonych do kontroli, w stosunku do danych wskazanych ww. sprawozdaniu, tj.: nr, data wystawienia, data płatności
oraz kwalifikowalność poniesionego kosztu w odniesieniu do kategorii wydatku określonego w sprawozdaniu (w części pn. Kosztorys ze względu na typ kosztów). Ustalono, że dla ww. dokumentów błędnie wpisano: nr dla poz.: o poz. 678 jest FAK/165000/2013/1023, powinno być: FAK/16500/2013/1023; o poz. 700 jest 2820131104030300, powinno być: 2820131104030301. datę zapłaty za dokument księgowy dla poz.: o poz. 203 jest 18.09.213 r., powinno być: 25.10.2013 r.; o poz. 303 jest 04.09.2013 r., powinno być: 24.10.2013 r.; o poz. 353 jest 28.10.2013 r. powinno być: 26.10.2013 r. o poz. 494 jest 01.10.2013 r., powinno być: 24.10.2013 r.; o poz. 627 jest 14.11.2013 r., powinno być: 30.11.2013 r.; o poz. 1010 jest 04.12.2013 r., powinno być: 13.12.2013 r. datę wystawienia dla poz.: o poz. 595 jest 18.11.2013 r., powinno być: 21.11.2013 r. Zgodnie z wytyczną zawartą w Sprawozdaniu z realizacji zadania, Żłobek rozliczający przyznaną dotację, w części dot. Zestawienia faktur zobowiązany jest wskazać daty zapłaty za poniesiony wydatek. Ustalono, że w przypadku kosztów związanych z rozliczeniem kategorii wydatku pn. wynagrodzenie opiekunek, pomocy opiekunek, pielęgniarki, koordynatora projektu i dyrektora, w sprawozdaniu nie wskazano wszystkich dat zapłaty za pochodne od wynagrodzeń pracowników (składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych). Ponadto, w odniesieniu do kosztów dot. pochodnych od wynagrodzeń (poz. 137, poz. 308, poz. 498, poz. 721) oraz wydatków związanych z utrzymaniem miejsca, w którym zlokalizowany jest żłobek (poz. 634), przytoczono niewłaściwy dokument na podstawie którego poniesiono wydatki. W trakcie kontroli stwierdzono, iż dla części dokumentów księgowych (faktur, rachunków) wybranych na próbie, płatności za dokonanie transakcji zakupu, uregulowano gotówką bądź kartą płatniczą (oświadczenie podmiotu z dnia 29 września 2014 r. stanowi Załącznik nr 6 do akt kontroli). Natomiast dla pozostałych dokumentów księgowych przedłożono wyciągi bankowe, na podstawie których stwierdzono dokonanie zapłaty. Należy zaznaczyć, iż losowo wybrane dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków w ramach realizacji zadania, opatrzone zostały na odwrocie pieczęcią podmiotu oraz sporządzonym w sposób trwały opisem zawierającym informacje, z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionego towaru, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Udokumentowane protokołem, oględziny miejsca realizacji zadania potwierdziły, iż składniki doposażenia Żłobka mającego charakter trwały, zakupionego ze środków dotacji, stanowią faktyczne wyposażenie Żłobka (Protokół oględzin stanowi załącznik nr 7 do akt kontroli). 8. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: Zespół kontrolny pozytywnie ocenia działalność Niepublicznego Żłobka Płomyczki Aneta Banach w zakresie realizacji zadania, tj. pod względem: wykonania rzeczowego z uwagi na potwierdzenie w oparciu o przedłożone dokumenty kwalifikowalności poniesionych wydatków; przestrzegania zapisów Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH edycja druga 2013 oraz Umowy nr 2/2013 z dnia 17 października 2013 r., w zakresie wywiązania się z obowiązku obniżenia miesięcznych opłat rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji.
Stwierdzone uchybienia: w Sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH realizowanego w konkursie MALUCH 2013 edycja 2 dla dokumentów wylosowanych na próbie błędnie wpisano: nr dla poz.: 678, 700. datę zapłaty za dokument księgowy dla poz.: 203, 303, 353, 494, 627, 1010. datę wystawienia dla poz.: 595. w przypadku kosztów związanych z rozliczeniem kategorii wydatku pn. Wynagrodzenie pracowników, w sprawozdaniu nie wskazano wszystkich dat zapłaty za pochodne od wynagrodzeń pracowników (składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych). w odniesieniu do kosztów dot. pochodnych od wynagrodzeń (poz. 137, poz. 308, poz. 498, poz. 721) oraz wydatków związanych z utrzymaniem miejsca w którym zlokalizowany jest żłobek (poz. 634), przytoczono niewłaściwy dokument na podstawie którego poniesiono wydatki. 9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: Zespół kontrolny nie stwierdził nieprawidłowości. 10. Nie zgłoszono zastrzeżeń do ustaleń kontroli dot. części merytorycznej realizacji zadania. Mając powyższe na uwadze, stosownie do zapisu art. 46 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) zalecam wyeliminowanie stwierdzonych uchybień w Sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH realizowanego w konkursie MALUCH 2013 edycja 2 przedłożonym do tut. Urzędu dnia 30 stycznia 2014 r. Na postawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), proszę o poinformowanie Wojewody Opolskiego o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji albo o przyczynach niepodjęcia takich działań, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informację w powyższym zakresie należy przekazać do Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, ul. Piastowska 14, 45-082 Opole. Z up. Wojewody Opolskiego Joanna Chmura Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia