INSTRUKCJA EOD ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA

INSTRUKCJA EOD ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Uniwersytet Medyczny w Białymstoku Obszar: EOD - ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Wersja 1.0 AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 1

Projekt/umowa Tytuł dokumentu Wdrożenie Modelu ramowego procesów zarządzania UMB-ZISZ INSTRUKCJA EOD ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Wersja dokumentu 1.0 Status: Przekazany Informacje o dokumencie Nazwa pliku: UMB_Instrukcja_EOD_Zamówienia_Publiczne_ \Proces_Akceptacji_Zapotrzeboawania_ver_1 0 Liczba stron 19 Data utworzenia: 2015/07/21 Data pierwszego dostarczenia 2015/07/21 Autorzy Analizy Kierownik projektu Architektura Rozwiązania Analityk Biznesowy Konsultant Marek Kozłowski Marek Walentynowicz Agata Staniszewska Radosław Wójcik Informacje o iteracjach dokumentu: Wersja Data przekazania wersji Odpowiedzialny 1.0 2014/07/21 Paweł Doraczyński AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 2

1 Spis treści 1 Spis treści... 3 2 Spis Ilustracji... 3 3 Spis tabel.... 3 4 Ogólny opis procesy.... 4 4.1 Wykaz czynność dostępnych w procesie wraz z podziałem na uczestników procesu.... 4 5 Opis pól formularza.... 6 6 Realizacja procesu Akceptacji zapotrzebowania... 11 6.1 Opis czynności wykonywanych w procesie komercjalizacji.... 11 6.1.1 Podstawowe czynności wykonywane przez użytkownika.... 11 6.1.2 Czynności wykonywane przez użytkownika na poszczególnych krokach... 12 2 Spis Ilustracji Rysunek 1. Rysunek przedstawiający schemat postępowania wyboru wniosku.... 12 Rysunek 2. Formatka rejestrująca zapotrzebowanie.... 13 Rysunek 3. Formatka kierownika jednostki.... 14 Rysunek 4. Formatka pracownika - poprawa zaopatrzenia.... 15 Rysunek 5. Formatka Branżysty.... 16 Rysunek 6. Formatka Pracownik potwierdzający Źródło finansowania.... 17 Rysunek 7. Formatka Pracownik potwierdzający finansowanie.... 18 Rysunek 8. Formatka Branżysty.... 19 3 Spis tabel. Tabela 1. Przebieg procesu akceptacji zapotrzebowania.... 4 Tabela 2. Opis pól występujących na formularzu... 6 AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 3

4 Ogólny opis procesy. W rozdziale został przedstawiony przebieg procesu Akceptacji zapotrzebowania. 4.1 Wykaz czynność dostępnych w procesie wraz z podziałem na uczestników procesu. Tabela 1. Przebieg procesu akceptacji zapotrzebowania. LP CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI WYKONAWCA START PROCESU 1. Rejestracja zapotrzebowania w systemie Proces jest inicjowany przez Pracownika, który zarejestruje zapotrzebowania w systemie Pracownik rejestruje zapotrzebowanie w systemie 2. Czy wniosek dotyczy projektu? Pracownik na formularzu rejestracyjnym wskazuje czy zapotrzebowanie dotyczy zapotrzebowania. W przypadku, kiedy zapotrzebowanie dotyczy projektu dokument trafia do Kierownika Projektu. W przypadku, kiedy zapotrzebowanie nie dotyczy projektu dokument trafia do dokument trafia do kierownika jednostki. 3. Czy potwierdzony? Kierownik Projektu ma możliwość potwierdzenie lub odrzucenia zapotrzebowania. W przypadku akceptacji system weryfikuje czy zapotrzebowanie dotyczy aparatury lub remontów. W przypadku odrzucenia system przesyła zapotrzebowanie do korekty osoby rejestrującej zapotrzebowanie. 4. Czy dotyczy Aparatury lub Remontów 5. Czy kierownik projektu jest także kierownikiem jednostki? System na podstawie wypełnionych danych weryfikuje czy zapotrzebowanie dotyczy aparatury lub remontów. W przypadku kiedy nie dotyczy zapotrzebowanie trafia do kroku branżysty (branżowiec). W przypadku kiedy zapotrzebowanie dotyczy aparatury lub Remontów proces przechodzi do kroku sprawdzenia Czy kierownik projektu jest także kierownikiem jednostki? Krok występuje tylko w przypadku, kiedy zapotrzebowanie dotyczy aparatury lub remontów. System na podstawie danych weryfikuje czy kierownik projektu jest tą samą osobą, co kierownik jednostki. Jeśli nie jest tym samym użytkownikiem następny krok to akceptacja kierownika jednostki. W przypadku, kiedy kierownik jednostki jest tą samą osobą, co kierownik jednostki krok kierownika jednostki jest pomijany a zapotrzebowanie trafia do branżysty. Upoważniony Pracownik Upoważniony Pracownik Kierownik Projektu System System AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 4

LP CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI WYKONAWCA 6. Czy potwierdzony? Krok występuje w przypadku, kiedy zapotrzebowania nie dotyczy projektu lub dotyczy projektu oraz aparatury lub remontów a kierownik projektu jest innym użytkownikiem niż kierownik jednostki. Kierownik jednostki ma możliwość potwierdzenia lub odrzucenia zapotrzebowania. W przypadku akceptacji zapotrzebowanie trafia do kroku branżysty. W przypadku odrzucenia zapotrzebowanie trafia do korekty osoby rejestrującej zapotrzebowanie. 7. Uzupełnienie zapotrzebowania Branżysta uzupełnia dane formularza zapotrzebowania 8. Czy akceptacja? Branżysta ma możliwość akceptacji lub odrzucenia zapotrzebowania. W przypadku akceptacji zapotrzebowania przechodzi do kroku weryfikacji czy zapotrzebowanie dotyczy projektu. W przypadku odrzucenia zapotrzebowanie trafia do korekty osoby składającej zapotrzebowanie. 9. Czy dotyczy projektu? System weryfikuje na podstawie wcześniej wypełnionych danych czy zapotrzebowanie dotyczy projektu. W przypadku, kiedy dotyczy projektu w następnym kroku wystąpi osoba z przypisaną rolą do projektu (W systemie, SimleERP), jako ta osoba, która ma opisywać zapotrzebowanie ze względu na projekt. W przypadku, kiedy zapotrzebowanie nie dotyczy projektu proces przechodzi do kroku potwierdzenia przez Osobę merytoryczną potwierdzającą finansowanie. 10. Uzupełnienie zapotrzebowanie Krok występuje tylko w przypadku zapotrzebowań, które dotyczą projektu. Użytkownik występujący na tym kroku procesu uzupełnia zapotrzebowanie 11. Czy potwierdzone? Krok występuje tylko w przypadku zapotrzebowań, które dotyczą projektu. Osoba opisująca zapotrzebowanie ma możliwość akceptacji bądź odrzucenia zapotrzebowania. W przypadku akceptacji zapotrzebowanie trafia do kroku Osoby potwierdzającej finansowanie. W przypadku odrzucenia proces trafia do korekty osoby rejestrującej zapotrzebowanie. 12. Czy potwierdzone? Użytkownik na tym kroku ma możliwość potwierdzenia lub odrzucenia zapotrzebowania. W przypadku akceptacji zapotrzebowania przechodzi do kroku potwierdzenia przez Osobę potwierdzającą finansowanie. W przypadku odrzucenia proces trafia do korekty osoby rejestrującej zapotrzebowanie. Kierownik Jednostki Branżysta Branżysta System Osoba opisująca Zapotrzebowanie ze względu na Projekt. Osoba przypisana do roli w Systemie SimpleERP Osoba opisująca Zapotrzebowanie ze względu na Projekt. Osoba przypisana do roli w Systemie SimpleERP Osoba merytoryczna potwierdzająca źródło finansowania. Przypisanie do źródła w Systemie SimpleERP AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 5

LP CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI WYKONAWCA 13. Czy potwierdzone? Użytkownik na tym kroku ma możliwość potwierdzenia lub odrzucenia zapotrzebowania. W przypadku akceptacji zapotrzebowania przechodzi do kroku realizacji przez pracowników działu branżysty (dokument trafia do branżysty). W przypadku odrzucenia proces trafia do korekty osoby rejestrującej zapotrzebowanie. Osoba potwierdzająca finansowanie. Przypisana osoba do źródła finansowania w SimpleERP 14. Uzupełnienie danych zapotrzebowania Branżysta uzupełnia dane formularza zapotrzebowania. Po uzupełnieniu danych następuje koniec procesu i przesłanie zapotrzebowania, jako wniosek o rezerwację do systemu SimpleERP. Zapotrzebowanie w EOD może zostać zagregowane za pomocą procesu realizacji zapotrzebowania. Branżysta 15. Korekta Osoba rejestrująca zapotrzebowanie w przypadku odrzucenia na jednym z kroków ma możliwość wprowadzenia korekty. Po wprowadzeniu korekty dokument przechodzi ponowną akceptację Osoba rejestrująca zapotrzebowanie KONIEC PROCESU 5 Opis pól formularza. Tabela 2. Opis pól występujących na formularzu. Nazwa pola Rodzaj dokumentu Rodzaj zapotrzebowania Opis Pole umożliwiające wskazanie formularza rejestracyjnego Pole słownikowe z takimi wartościami jak: Dostawy Usługi Roboty budowlane W zależności od wskazania wartości pojawiają się odpowiednie pola i ich wartości ze względu na wskazanie wartości zawężane są grupy asortymentowe. Zawężenie wynika z odpowiedniego drzewa grupy asortymentowych w Systemie Simple ERP. Uzupełniane na pierwszym kroku procesu pole obowiązkowe. Blokowane po pierwszym kroku procesu AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 6

Nazwa pola Opis Rodzaj dostawy Status Identyfikator wniosku ERP Rodzaj Roboty budowlanej Nazwa wnioskującej jednostki Pole słownikowe z takimi wartościami jak: Sprzęt komputerowy Aparatura Odczynniki, Drobny sprzęt laboratoryjny Pozostałe grupy asortymentowe Wybór wartości zawęża wyświetlane grupy asortymentowe. Zawężenie wynika z odpowiedniego drzewa grupy asortymentowych w Systemie Simple ERP. Pole pojawia się w przypadku wskazania wartości Dostawy w polu Rodzaj zapotrzebowania. Pole obowiązkowe na pierwszym kroku procesu. Wybór zawęża katalog grup asortymentowych. Blokowane po pierwszym kroku procesu Pole tylko do odczytu ustawiane automatycznie przez system na podstawie określonego kroku Procesu. Pole wyświetlające identyfikator nadany przez system ERP. Pole uzupełniane przez system po wysłaniu dokumentu do systemu SimpleERP Pole słownikowe z takimi wartościami jak: Naprawy Remonty Pole pojawia się w przypadku wskazania wartości Roboty budowlane w polu Rodzaj zapotrzebowania. Pole obowiązkowe na pierwszym kroku procesu. Wybór zawęża katalog grup asortymentowych. Blokowane po pierwszym kroku procesu Pole uzupełniane automatycznie przez system na podstawie przynależności do komórki organizacyjnej użytkownika, który rejestruje zapotrzebowanie. W przypadku kiedy użytkownik przynależy więcej niż do jednej komórki organizacyjnej w słowniku jest lista wyboru jednostki do której przynależy użytkownik. Pole obowiązkowe. Pole zablokowane Osoba rejestrująca Pole uzupełnia automatycznie na podstawie zalogowanego użytkownika. Pole Obowiązkowe. Pole zablokowane Osoba wnioskująca Typ Rezerwacji Pole uzupełniane automatycznie na podstawie zalogowanego użytkownika. Z możliwością wskazania innej osoby z tej samej jednostki organizacyjnej. Pole Obowiązkowe, Blokowane po pierwszym kroku procesu Zapotrzebowanie zakłada rezerwację środków, w systemie Simple ERP. W tym celu należy wskazać jego typ w Polu słownikowym: Wniosek o rezerwację środków w budżecie/nieplanowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków w budżecie/planowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków po za projektem Wniosek o rezerwację środków/projekty W zależności od wskazanej wartości pojawiają się odpowiednie pola w pozycjach zapotrzebowania oraz w polu rezerwacji ERP. Pole obowiązkowe uzupełniane przez użytkownika. Blokowane po pierwszym kroku procesu Rodzaj rezerwacji ERP Pole słownikowe. Wartości pobierane z systemu Simple ERP. W zależności od wskazania wartości w polu Typ rezerwacji wyświetlają się odpowiednie wpisy słownikowe do wyboru (budżety/projekty). Pole obowiązkowe uzupełniane przez użytkownika. Blokowane po pierwszym kroku procesu. Wartości uzależnione do uzupełnienia pola Typ rezerwacji. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 7

Nazwa pola Wskaż dział Merytoryczny ręcznie Dział Merytoryczny L.p. Pozycji Okres budżetowy Komórka budżetowa Identyfikator Budżetu Projekt Opis Pole typu checbox uzupełniane przez użytkownika. Opcja po zaznaczeniu umożliwia wskazanie Działu merytorycznego ręcznie. Co pomija przypisanie branżysty do grupy asortymentowej. Pole Opcjonalne. Pole pojawia się w przypadku wskazania wartości Usługi w Polu Rodzaj Zapotrzebowania. Pole możliwe do uzupełnienia oraz edycji od pierwszego kroku. Blokowane po kroku kierownika jednostki lub Opiekuna Projektu (w zależności od opcji procesu) Pole słownikowe z wyborem działów merytorycznych. Lista działów jest ograniczona do wskazanych działów. Pole pojawia się po wskazaniu opcji Wskaż dział Merytoryczny ręcznie. Listę/słownik komórek organizacyjnych pełniących w procesie role działów merytorycznych wyznaczy UMB. Pole obowiązkowe Pole możliwe do uzupełnienia oraz edycji od pierwszego kroku. Blokowane po kroku kierownika jednostki lub Opiekuna Projektu (w zależności od opcji procesu) Pole uzupełniane przez użytkownika. Pole Obowiązkowe. Pole uzupełniane na pierwszym kroku Procesu. Blokowane po pierwszym kroku Pole słownikowe. Wartości słownika pobierane z systemu Simple ERP. Pole Obowiązkowe. Pole uzupełniane na pierwszym kroku Procesu. Blokowane po pierwszym kroku. Pole pojawia się w przypadku wskazania w polu typ rezerwacji warto: Wniosek o rezerwację środków w budżecie/nieplanowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków w budżecie/planowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków/projekty Dwie pierwsze wartości tymczasowa są ukryte. Wartości zostaną uaktywnione po uruchomieniu budżetowania przez UMB Pole słownikowe. Wartości słownika pobierane z systemu Simple ERP. Pole Obowiązkowe. Pole uzupełniane na pierwszym kroku Procesu. Blokowane po pierwszym kroku.. Pole pojawia się w przypadku wskazania w polu typ rezerwacji warto: Wniosek o rezerwację środków w budżecie/nieplanowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków w budżecie/planowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków/projekty Dwie pierwsze wartości tymczasowa są ukryte. Wartości zostaną uaktywnione po uruchomieniu budżetowania przez UMB Pole pojawia się w przypadku kiedy Typ Rezerwacji zostanie uzupełniony wartością Wniosek o rezerwację środków w budżecie/nieplanowane.pole Obowiązkowe. Pole uzupełniane na pierwszym kroku Procesu. Blokowane po pierwszym kroku.. Pole pojawia się w przypadku wskazania w polu typ rezerwacji warto: Wniosek o rezerwację środków w budżecie/nieplanowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków w budżecie/planowane (Wartość ukryta) Powyższe wartości tymczasowa są ukryte. Wartości zostaną uaktywnione po uruchomieniu budżetowania przez UMB Pole słownikowe. Wartości słownika pobierane z systemu Simple ERP. Pole uzupełniane przez użytkownika. Pole pojawia się w przypadku kiedy Typ Rezerwacji zostanie uzupełniony wartością Wniosek o rezerwację środków/projekty.pole Obowiązkowe. Pole uzupełniane na pierwszym kroku Procesu. Blokowane po pierwszym kroku AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 8

Nazwa pola Budżet Projektu Etap Zasób Grupa asortymentowa Opis Pole słownikowe. Wartości słownika pobierane z systemu Simple ERP. Pole uzupełniane przez użytkownika. Wartości słownika zależne od uzupełnienie pola Identyfikator Projektu. Pole pojawia się w przypadku kiedy Typ Rezerwacji zostanie uzupełniony wartością Wniosek o rezerwację środków/projekty. Wartości uzależnione od uzupełnienia pola Projekt. Pole Obowiązkowe. Pole uzupełniane na pierwszym kroku Procesu. Blokowane po pierwszym kroku Pole słownikowe. Wartości słownika pobierane z systemu Simple ERP. Pole uzupełniane przez użytkownika. Wartości słownika zależne od uzupełnienie pola Identyfikator Projektu. Pole pojawia się w przypadku, kiedy Typ Rezerwacji zostanie uzupełniony wartością Wniosek o rezerwację środków/projekty". Wartości uzależnione od uzupełnienia pola Projekt. Pole Obowiązkowe. Pole uzupełniane na pierwszym kroku Procesu. Blokowane po pierwszym kroku Pole słownikowe. Wartości słownika pobierane z systemu Simple ERP. Pole uzupełniane przez użytkownika. Wartości słownika zależne od uzupełnienie pola Identyfikator Projektu. Pole pojawia się w przypadku, kiedy Typ Rezerwacji zostanie uzupełniony wartością Wniosek o rezerwację środków/projekty". Wartości uzależnione od uzupełnienia pola Projekt. Pole Obowiązkowe. Pole uzupełniane na pierwszym kroku Procesu. Blokowane po pierwszym kroku Pole słownikowe. Wartości słownika pobierane z systemu Simple ERP. Pole uzupełniane przez użytkownika. Wartości słownika zależne od uzupełnienie takich pól jak: Rodzaj zapotrzebowania Rodzaj dostawy Rodzaj Roboty budowlanej Zawężanie grup asortymentowych zależne jest od drzewa grup w systemie Simple ERP Dla jednego zapotrzebowania może być wskazana tylko jedna grupa asortymentowa. System blokuje wskazanie innej grupy asortymentowej na pozostałych pozycjach zamówienia. Mechanizm wykorzystany do agregacji zapotrzebowań w zamówienia. Pole Obowiązkowe. Pole Uzupełniane na pierwszym kroku procesu i blokowane po nim. Pozostały limit/rezerwacja Produkt Kody CPV Nazwa kodu CPV Ilość na Magazynie Cena z Umowy Pole wyświetlające informacje ile środków pozostało i ile zostało już zarezerwowanych. Informacja pobierana z systemu Simple ERP.. Pole pojawia się w przypadku wskazania w polu typ rezerwacji warto: Wniosek o rezerwację środków w budżecie/nieplanowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków w budżecie/planowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków/projekty Dwie pierwsze wartości tymczasowa są ukryte. Wartości zostaną uaktywnione po uruchomieniu budżetowania przez UMB Pole słownikowe. Wartości pobierane z systemu Simple ERP. W polu wyświetlają się produkty. Pole słownikowe z możliwością wskazania kodu cpv.. Pole opcjonalne. Blokowane po kroku branżysty Pole słownikowe z możliwością wskazania nazwy kodu CPV. Pole opcjonalne. Blokowane po kroku branżysty Pole wyświetlające stan magazynowy wskazanego produktu. Informacja pobierana z systemu Simple ERP Pole wyświetlające cenę produktu z wskazanej umowy AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 9

Ilość Nazwa pola Jednostka Miary Stawka VAT Cena (brutto) Wartość (brutto) Opis uzasadnienie zakupu Pracownik Potwierdzający źródło finansowania L.p. pozycji Źródło finansowania /pozostały limit Zadanie Udział [%] Udział [PLN] Skieruj do dodatkowego opisu Pracownik dokonujący dodatkowego opisu Osoba akceptująca Data Status akceptacji Uwagi Wartość (netto) Brutto zamówienia Wartość zamówienia netto (netto euro) Kurs Tryb Postępowania Opis Ilość zamawianego produktu wypełniane przez Użytkownika Jednostka miary, w której jest wyrażony produkt. Jednostka lub jednostki są przypisane do produktu Stawka VAT. Pole obowiązkowe na kroku branżysty Cena (netto) pojedynczego produktu Wartość całej pozycji. System przelicza cenę netto jednostki oraz stawkę VAT mnożąc razy ilość. Pole Opisowe. Pole opcjonalne na etapie rejestracji zapotrzebowania przez wnioskującego Pole słownikowe z możliwością wskazania pracownika potwierdzającego źródło finansowania. Liczba porządkowa pozycji Źródło pochodzenia środków. Pole pojawia się w przypadku wybrania wartości w polu Rodzaj rezerwacji ERP Wniosek o rezerwację środków w budżecie/nieplanowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków w budżecie/planowane (Wartość ukryta) Wniosek o rezerwację środków/projekty Dwie pierwsze wartości tymczasowa są ukryte. Wartości zostaną uaktywnione po uruchomieniu budżetowania przez UMB Zadanie pole występuje tylko przy zapotrzebowanych związanych z projektami. Pole opcjonalne Udział Źródła finansowania lub zadania w pozycji zapotrzebowania wyrażona procentowo Udział Źródła finansowania lub zadania w pozycji zapotrzebowania wyrażona w kwocie Opcja umożliwiająca wyznaczenie dodatkowej osoby do opisu. Opcja dostępna na kroku branżysty i po tym kroku blokowana. Pole opcjonalne Pole słownikowe umożliwiające wskazanie dodatkowej osoby do opisu. Pole pojawia się tylko w przypadku, kiedy zostanie zaznaczona opcja Skieruj do dodatkowego opisu Pole zablokowane do edycji. Uzupełniane automatycznie przez system Data akceptacji pole uzupełniane automatycznie przez system Status akceptacji pole uzupełniane automatycznie przez system Ewentualne uwagi przy akceptacji Pole automatyczne wypełniane na podstawie pozycji zapotrzebowania. Pole zostanie wyliczone po podaniu stawki VAT. Pole automatyczne wypełniane na podstawie pozycji zapotrzebowania Pole automatyczne wypełniane na podstawie pozycji zapotrzebowania. Wartość według kursu dla trybu postępowania Kurs euro ustawiany administracyjnie raz do roku Pole słownikowe. Słownik Edytowalny przez Administratora. Wartości słownika zostaną uzupełnione na etapie wdrożenia. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 10

Nazwa pola Planowany postepowania przetargowego Nie sumuj Umowa Nr Umowy z ERP RW z magazynu termin Opis Data planowanego postępowania przetargowego. Pole pojawia się w przypadku Postępowania przetargowego. Pole uzupełniane na kroku pracownika działu Zamówień Publicznych Opcja umożliwiająca wykluczenie zapotrzebowania z raportu wskazującego agregację. Pole dostępne na kroku branżysty Opcja umożliwiająca wskazanie że zapotrzebowanie dotyczy Umowy sukcesywnej. Pole dostępne na kroku branżysty. Pole Opcjonalne Pole słownikowe pobierane z systemu Simple ERP, Pole pojawia się tylko w przypadku kiedy zostanie oznaczona opcja Umowa. Pole dostępne na kroku branżysty. Pole Opcjonalne Opcja umożliwiająca oznaczenie zapotrzebowania jako, takie dla którego towar ma zostać wydany z magazynu. Opcja umożliwia zarezerwowanie towaru na magazynie. Opcja ukrywa takie pola jak: Stawka VAT Cena (brutto) Wartość Brutto Pole dostępne na kroku branżysty. Pole Opcjonalne 6 Realizacja procesu Akceptacji zapotrzebowania 6.1 Opis czynności wykonywanych w procesie komercjalizacji. Użytkownik rejestrujący i pracujący z wniosek o Akceptacje zapotrzebowania w systemie spotka się z dwoma rodzajami pól polami obowiązkowymi oznaczonymi czerwoną gwiazdką oraz polami nieobowiązkowymi. Aby pismo zostało zapisane/przekazane na kolejny krok procesu powinien wypełnić minimum pola obowiązkowe. Jeżeli znane są informacje z pozostałych pól należy je także wpisać. 6.1.1 Podstawowe czynności wykonywane przez użytkownika. 6.1.1.1 Użytkownik rejestrujący wniosek. Użytkownik rejestrujący pismo po zalogowaniu się do systemu przechodzi do zakładki kancelaria > pismo wewnętrzne > z rodzaju dokumentu wybiera Akceptacje zapotrzebowania. 6.1.1.2 Użytkownik pracujący z pismem. Użytkownik pracujący z pismem po zalogowaniu się do systemu przechodzi do zakładki kancelaria > Lista zadań > pisma wewnętrzne > z listy zadań wybiera wniosek AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 11

Rysunek 1. Rysunek przedstawiający schemat postępowania wyboru wniosku. 6.1.2 Czynności wykonywane przez użytkownika na poszczególnych krokach. 6.1.2.1 Upoważniony Pracownik - Rejestracja zapotrzebowania w systemie. Czynności wykonywane podczas rejestracji: 1. Pracownik rejestruje zapotrzebowanie w systemie wypełnia następujące pola: Rodzaj zapotrzebowania, Nazwa jednostki wnioskującej, Sekcje pól pozycja 2. Po wypełnieniu pól obowiązkowych dodaje załącznik z opisem inicjatywy i wciska przycisk zapisz. 3. Pracownik UMB przechodzi do zakładki kancelaria > lista zadań pisma wewnętrzne > wybiera wniosek. 4. Sprawdza poprawność pisma i wciska przycisk przekaż dalej. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 12

Rysunek 2. Formatka rejestrująca zapotrzebowanie. 6.1.2.2 Kierownik Jednostki - Akceptacja/Odrzucenie. Czynności wykonywane przez Kierownika jednostki: 1. Kierownika jednostki może akceptować lub odrzucić wniosek. W przypadku odrzucenia: Kierownika jednostki wciska przycisk odrzuć, Wpisuje uwagę, Wciska przyciska dodaj uwagę. W przepadku akceptacji: Kierownika jednostki wypełnia pola z sekcji pól pozycja, Wciska przycisk zaakceptuj. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 13

Rysunek 3. Formatka kierownika jednostki. 6.1.2.3 Pracownik (Użytkownik) - poprawa. Czynności wykonywane przez Pracownika: 1. Pracownik przechodzi do zakładki Uwagi i zapoznaje się z treścią uwagi. 2. Pracownik przechodzi do zakładki Archiwizacja. 3. Pracownik dokonuje poprawy zapotrzebowania. 4. Pracownik wciska przycisk przekaż dalej. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 14

Po poprawie wniosek trafia do kierownika jednostki. Rysunek 4. Formatka pracownika - poprawa zaopatrzenia. 6.1.2.4 Branżysta - Uzupełnienie zapotrzebowania. Czynności wykonywane przez Pracownika działu merytorycznego (branżysta): 1. Branżysta może akceptować lub odrzucić wniosek. W przypadku odrzucenia: Branżysta wciska przycisk odrzuć, Wpisuje uwagę, Wciska przyciska dodaj uwagę. W przepadku akceptacji: W przypadku: Branżysta uzupełnia pola z sekcji pół Pozycja. Branżysta uzupełnia pola z sekcji pól źródło finansowania/udział. Branżysta wciska przycisk przekaż dalej lub odrzuć. Akceptacji zapotrzebowanie trafia do następnego kroku procesu. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 15

Odrzucenia zapotrzebowanie trafia do poprzedniego kroku procesu, czyli w zależności od opcji procesu do Kierownika Jednostki. Rysunek 5. Formatka Branżysty. 6.1.2.5 Pracownik potwierdzający Źródło finansowania - Akceptacja/Odrzucenie. Czynności wykonywane przez Pracownik potwierdzający Źródło finansowania: 1. Pracownik potwierdzający Źródło finansowania może akceptować lub odrzucić wniosek. W przypadku odrzucenia: Pracownik potwierdzający Źródło finansowania wciska przycisk odrzuć, Wpisuje uwagę, Wciska przyciska dodaj uwagę. W przepadku akceptacji: AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 16

Pracownik potwierdzający Źródło finansowania wciska przycisk zaakceptuj. Rysunek 6. Formatka Pracownik potwierdzający Źródło finansowania. 6.1.2.6 Osoba potwierdzająca finansowanie - Akceptacja/Odrzucenie. Czynności wykonywane przez Pracownik potwierdzającego finansowanie: 1. Pracownik potwierdzający finansowanie może akceptować lub odrzucić wniosek. W przypadku odrzucenia: Pracownik potwierdzający finansowanie wciska przycisk odrzuć, Wpisuje uwagę, Wciska przyciska dodaj uwagę. W przepadku akceptacji: Pracownik potwierdzający finansowanie wciska przycisk zaakceptuj. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 17

Rysunek 7. Formatka Pracownik potwierdzający finansowanie. 6.1.2.7 Branżysta - Uzupełnienie danych zapotrzebowania. Czynności wykonywane przez Pracownika działu merytorycznego (branżysta): 1. Branżysta wciska przycisk przekaż dalej. Po uzupełnieniu danych następuje koniec procesu i przesłanie zapotrzebowania, jako wniosek o rezerwację do systemu SimpleERP. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 18

Rysunek 8. Formatka Branżysty. AKCEPTACJI ZAPOTRZEBOWANIA Strona 19