Instrukcja procesowa. DocuSafe Dokument. Wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Data dokumentu COM-PAN System Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Instrukcja procesowa DocuSafe Dokument Wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP Data dokumentu Przygotowany dla Akademia Morska w Szczecinie Autor COM-PAN System Sp. z o.o. 1.0 Wersja dokumentu COM-PAN SYSTEM sp. z o.o., ul. Legionowa 19, Warszawa, tel.: +48 (22) , fax.: +48 (22) ,

2 Aby uzyskać dodatkowe informacje, które nie są zawarte w niniejszej instrukcji lub informacje na temat innych rozwiązań oferowanych przez firmę COM-PAN, proszę kontaktować się z biurem pod numerem (22) lub pod adresem: info@docusafe.pl 1

3 Spis treści Wstęp Rejestracja wniosku o ujęcie ewidencji księgowej WNiP Weryfikacja zasadności Opinia UCI Opinia Kwestury Opinia Kwestora Propozycja ostatecznej wartości WNiP Zatwierdzenie WNiP Uzupełnienie opisu Potwierdzenie przyjęcia Druk metryczki

4 Rysunek 1. Rejestracja wniosku o ujęcie ewidencji księgowej WNiP... 5 Rysunek 2. Weryfikacja zasadności... 7 Rysunek 3. Opinia UCI... 8 Rysunek 4. Opinia Kwestury... 9 Rysunek 5. Opinia Kwestora...10 Rysunek 6. Propozycja ostatecznej wartości WNiP...11 Rysunek 7. Zatwierdzenie WNiP...12 Rysunek 8. Uzupełnienie opisu...14 Rysunek 9. Potwierdzenie przyjęcia...16 Rysunek 10. Druk metryczki

5 Wstęp Niniejsza instrukcja jest wprowadzeniem do pracy z systemem Docusafe Dokument związanym z dokumentami, których procesy są niezmienne (ściśle określone w systemie). Z instrukcja powinien zapoznać się każdy nowy użytkownik systemu Docusafe Dokument, gdyż zawiera on niezbędne do pracy informacje. Niniejsza instrukcja zakłada umiejętność posługiwania się komputerem i znajomość zasad korzystania z przeglądarki www. 4

6 1 Rejestracja wniosku o ujęcie ewidencji księgowej WNiP W celu zarejestrowania zapytania ofertowego użytkownik musi wykonać następujące kroki: 1. Przejść do zakładki Kancelaria > Pismo wewnętrzne 2. Z pola Rodzaj dokumentu wybrać wartość Wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP Rysunek 1. Rejestracja wniosku o ujęcie ewidencji księgowej WNiP W dokumencie występują dwa rodzaje pól: obowiązkowe, oznaczone oraz nieobowiązkowe. Wskazane jest jednak wypełnianie wszystkich pól. 3. Uzupełniamy następujące pola: Data obowiązywania 5

7 Data wniosku Typ operacji Opis wniosku Osoba odpowiedzialna za środek trwały Kierownik pionu Środek trwały o Nazwa o Nazwa rodzajowa o Wartość początkowa o Umorzenie początkowe o Formy własności majątku o Przeznaczenie majątku o Forma przyjęcia środka trwałego o Opis Do rejestrowanego pisma możemy dołączyć załącznik poprzez wybranie przycisku Przeglądaj. W celu dodania kolejnego załącznika należy kliknąć w przycisk Dołącz kolejny. Po wypełnieniu wszystkich pól klikamy w przycisk Zapisz. 6

8 2 Weryfikacja zasadności Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 2. Weryfikacja zasadności Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Akceptuj wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania Anuluj dokument odrzucenie wniosku Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Akceptuj. Wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania. 7

9 3 Opinia UCI (krok alternatywny w przypadku zaznaczenia checkboxa Wymagana opinia Uczelnianego Centrum Informatycznego) Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 3. Opinia UCI Użytkownik uzupełnia pole Opinia UCI. Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Wydaj opinię wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania Anuluj dokument odrzucenie wniosku Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Wydaj opinię. Wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania. 8

10 4 Opinia Kwestury Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 4. Opinia Kwestury Użytkownik uzupełnia pole Opinia kwestury. Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Wydaj opinię wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania Anuluj dokument odrzucenie wniosku Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Wydaj opinię. Wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania. 9

11 5 Opinia Kwestora Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 5. Opinia Kwestora Użytkownik uzupełnia pole Opinia kwestora. Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Wydaj opinię wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania Anuluj dokument odrzucenie wniosku Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Wydaj opinię. Wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania. 10

12 6 Propozycja ostatecznej wartości WNiP Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 6. Propozycja ostatecznej wartości WNiP Użytkownik w polu Ekspertyza poprzez przycisk Przeglądaj dodaje plik zawierający ekspertyzę. Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Akceptuj wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania Anuluj dokument odrzucenie wniosku Przekaż do poprawy (Do wybranego użytkownika) dokument zostanie przekazany do użytkownika biorącego udział w procesie opracowywania pisma Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Akceptuj. Wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania. 11

13 7 Zatwierdzenie WNiP Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 7. Zatwierdzenie WNiP Użytkownik w polu Ekspertyza poprzez przycisk Przeglądaj dodaje plik zawierający ekspertyzę. Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Akceptuj wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania Anuluj dokument odrzucenie wniosku 12

14 Przekaż do poprawy (Do wybranego użytkownika) dokument zostanie przekazany do użytkownika biorącego udział w procesie opracowywania pisma Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Akceptuj. Wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania. 13

15 8 Uzupełnienie opisu Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 8. Uzupełnienie opisu Użytkownik uzupełnia następujące pola: Klasyfikacja GUS Rodzaj majątku Miejsce powstawania kosztu Stawka amortyzacji [%] Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Akceptuj wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania 14

16 Anuluj dokument odrzucenie wniosku Przekaż do poprawy (Do wybranego użytkownika) dokument zostanie przekazany do użytkownika biorącego udział w procesie opracowywania pisma Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Akceptuj. Dokument przechodzi do dalszego procesowania. 15

17 9 Potwierdzenie przyjęcia Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 9. Potwierdzenie przyjęcia Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Akceptuj wniosek zostaje przekazany do dalszego procesowania Anuluj dokument odrzucenie wniosku Przekaż do poprawy (Do wybranego użytkownika) dokument zostanie przekazany do użytkownika biorącego udział w procesie opracowywania pisma Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane 16

18 Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Akceptuj. Dokument przechodzi do dalszego procesowania. 17

19 10 Druk metryczki Wybieramy zakładkę Kancelaria > Pisma wewnętrzne a następnie klikamy w wybrany z listy wniosek o ujęcie ewidencji księgowej WNiP. Rysunek 10. Druk metryczki Operacje jakie może wykonać osoba opracowująca dokument: Akceptuj. Wyślij do ERP dokument zostaje wysłany do ERP. Anuluj dokument odrzucenie wniosku Przekaż do poprawy (Do wybranego użytkownika) dokument zostanie przekazany do użytkownika biorącego udział w procesie opracowywania pisma Zapisz zmiany na dokumencie zostają zapisane 18

20 Zapisz i przejdź na listę zadań zmiany na dokumencie zostają zapisane a użytkownik zostanie przeniesiony na swoją listę zadań Po pozytywnym zweryfikowaniu zawartości wniosku użytkownik klika w przycisk Akceptuj. Wyślij do ERP. Dokument zostaje wysłany do ERP. 19