SPIS TREŚCI Rozdział 1. Cel i zakres procedury... 3 Rozdział 2. Dokumenty związane... 4 Rozdział 3. Zasady odpowiedzialności... 6 Rozdział 4. Opis postępowania... 10 Rozdział 5. Wykaz załączników... 20 Rozdział 6. Tabela zmian... 21 Załącznik 1. Wniosek o powołanie Zespołu dla dokonania oceny znaczenia zmiany zgodnie z procedurą... 24 Załącznik 2. Wzór Decyzji o powołaniu zespołu ds. oceny znaczenia zmiany... 25 Załącznik 3. Wzór Notatki z posiedzenia Zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany... 26 Załącznik 4. Wzór Raportu z oceny znaczenia zmiany... 28 Załącznik 5. Wniosek o powołanie Zespołu dla dokonania oceny ryzyka znaczącej zmiany zgodnie z procedurą... 29 Załącznik 6. Wzór Decyzji o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany... 30 Załącznik 7. Wzór Raportu z oceny ryzyka znaczącej zmiany... 31 Załącznik 8 Wzór wniosku o powołanie niezależnej jednostki oceniającej... 32 Załącznik 9 Wzór decyzji o powołaniu niezależnej jednostki oceniającej... 33 Załącznik 10. Wzór Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem... 34 Strona 2
Rozdział 1. Cel i zakres procedury 1. Celem procedury jest określenie procesu zarządzania zmianą w systemie kolejowym począwszy od oceny znaczenia zmiany dla tego systemu do momentu wdrożenia tej zmiany. 2. 1. Procedurę stosuje się w celu określenia znaczenia planowanej zmiany dla systemu kolejowego oraz określenia trybu postępowania w przypadkach, gdy: 1) zmienia ona warunki prowadzenia działalności Spółki, powodujące nowe ryzyko dla infrastruktury lub prowadzonej działalności Spółki jako zarządcy infrastruktury lub jako podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie pojazdów kolejowych; 2) wprowadza ona nowe materiały powodujące nowe ryzyko dla infrastruktury lub prowadzonej działalności Spółki jako zarządcy infrastruktury lub jako podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie pojazdów kolejowych; 3) przygotowywana inwestycja zakłada odstępstwo od obowiązujących regulacji wewnętrznych Spółki lub przepisów powszechnie obowiązujących (wg instrukcji Ia-7); 4) planowana zmiana zakłada odstępstwo od obowiązujących regulacji wewnętrznych Spółki (wg instrukcji Ia-7); 5) dokonano zmian lub aktualizacji zapisów w obowiązujących w Spółce regulacjach wewnętrznych ujętych w 50 (Tabela 7) Księgi Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem ; 6) planowana zmiana zakłada konieczność uzyskania odstępstwa od zapisów w obowiązującej Dokumentacji Systemu Utrzymania (DSU) dla pojazdów kolejowych. 2. Zmiany o których mowa w ust. 1 mogą mieć charakter: a) techniczny, b) eksploatacyjny, Strona 3
c) organizacyjny - dotyczy wyłącznie zmian, które mogą mieć wpływ na warunki eksploatacji. 3. Procedura dotyczy wszystkich jednostek organizacyjnych Spółki. 3. Rozdział 2. Dokumenty związane Dokumentami związanymi z niniejszą procedurą są w szczególności: 1) Dyrektywa 2004/49/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie bezpieczeństwa kolei wspólnotowych oraz zmieniająca dyrektywę Rady 95/18/WE w sprawie przyznawania licencji przedsiębiorstwom kolejowym oraz dyrektywę 2001/14/WE w sprawie alokacji zdolności przepustowej infrastruktury kolejowej i pobierania opłat za użytkowanie infrastruktury kolejowej oraz certyfikację w zakresie bezpieczeństwa (Dz. Urz. UE L. 164 z 30.04.2004 r., z późń. zm.); 2) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/57/WE z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie interoperacyjności systemu kolei we Wspólnocie (Dz. U. L. 191/1 z 18.7.2008 r. z późn. zm.); 3) Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) Nr 352/2009 z dnia 24 kwietnia 2009 r. w sprawie przyjęcia wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka o której mowa w art. 6 ust. 3 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L Nr 108 z dnia 29.04.2009r.); 4) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 402/2013 z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka i uchylające rozporządzenie (WE) nr 352/2009 (Dz. Urz. UE L 121 z 03.05.2013r.); 5) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011 z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie w zakresie obejmującym wagony towarowe oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 653/2007; 6) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1169/2010 z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w odniesieniu Strona 4
do zgodności z wymogami dotyczącymi uzyskania kolejowych autoryzacji w zakresie bezpieczeństwa; 7) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1078/2012 z dnia 16 listopada 2012 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w odniesieniu do monitorowania, która ma być stosowana przez przedsiębiorstwa kolejowe i zarządców infrastruktury po otrzymaniu certyfikatu bezpieczeństwa lub autoryzacji bezpieczeństwa oraz przez podmioty odpowiedzialne za utrzymanie; 8) Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1594, z późn. zm.); 9) Rozporządzenie Ministra Transportu w sprawie systemu zarządzania bezpieczeństwem w transporcie kolejowym z dnia 19 marca 2007r. (Dz. U. 2007 r. Nr 60, poz. 407, z późn. zm.); 10) Procedura SMS/MMS-PR-02 Ocena ryzyka technicznego oraz operacyjnego ; 11) Procedura SMS-PD-05 Działania korygujące i zapobiegawcze ; 12) Wykaz zgodności procedury względem wymagań załącznika II do rozporządzenia Komisji (UE) 1169/2010 z dnia 10.12.2010 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w odniesieniu do zgodności z wymogami dotyczącymi uzyskania kolejowych autoryzacji w zakresie bezpieczeństwa; Lp. Pkt. załącznika II do Rozporządzenia Komisji (UE) 1169/2010 1. Pkt. M) procedury i metody przeprowadzania oceny ryzyka i wdrażania środków kontroli ryzyka w sytuacjach, kiedy zmiana warunków prowadzenia działalności lub wprowadzenie nowego materiału powoduje nowe ryzyko dla infrastruktury lub prowadzonej działalności 13) Wykaz zgodności procedury względem wymagań załącznika III do rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011 z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie w zakresie obejmującym wagony towarowe oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 653/2007; Lp. Pkt. załącznika III do Rozporządzenia Komisji (UE) 445/2011 1. Pkt. 2.3 Organizacja musi posiadać procedury w zakresie oceny ryzyka do celów zarządzania zmianami dotyczącymi wyposażenia, procedur, organizacji, obsady stanowisk lub interfejsów, a także stosowania rozporządzenia Komisji (WE) nr 352/2009 Strona 5
Rozdział 3. Zasady odpowiedzialności 4. Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 1) Powołanie w formie Decyzji w Biurze Bezpieczeństwa niezależnej jednostki oceniającej stosowanie procesu zarządzania ryzykiem; 1. Członek Zarządu Spółki właściwy ds. SMS IE 2) Akceptacja Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem; 3) Przekazanie dokumentacji związanej ze zmianą istotną Prezesowi Urzędu Transportu Kolejowego (zwanego dalej UTK). 1) Powołanie i nadzór nad pracą zespołu: ds. oceny znaczenia zmiany oraz zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany, 2) Sporządzenie i podpisanie Wniosku do Członka Zarządu Spółki właściwego ds. SMS o powołanie w Biurze Bezpieczeństwa niezależnej jednostki oceniającej 2. Dyrektor Biura Bezpieczeństwa IBR 3) Zatwierdzenie Raportu z oceny znaczenia zmiany oraz oceny ryzyka znaczącej zmiany dla ocen dokonywanych przez Zespół powołany w Biurze Bezpieczeństwa; 4) Zatwierdzenie Notatki z oceny znaczenia zmiany dla ocen dokonywanych przez Zespół powołany w Biurze Bezpieczeństwa; 5) Akceptacja Raportu z oceny znaczenia zmiany oraz oceny ryzyka znaczącej zmiany dla ocen dokonywanych przez Zespół powołany w jednostce/ komórce Strona 6
Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 organizacyjnej Spółki; 6) Zatwierdzenie Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem 7) Uruchamianie procedury działań korygujących lub zapobiegawczych (SMS- PD-05). 1) Nadzór nad pracami Zespołu: ds. oceny znaczenia zmiany oraz zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany w zakresie MMS; 3. Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania Utrzymaniem ILK19 2) Sporządzenie i podpisanie Wniosku do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa o powołanie niezależnej jednostki oceniającej w zakresie MMS; 3) Opiniowanie wniosku na Zarząd o odstępstwo od zapisów Dokumentacji Systemu Utrzymania 4) Uruchamianie procedury działań korygujących lub zapobiegawczych zgodnie z procedurą SMS/MMS-PD-05. 4. Kierownik jednostki / komórki organizacyjnej Spółki - 1) Podpisanie Wniosku kierowanego do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa o powołanie Zespołu dla dokonania oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 2) Zatwierdzenie Raportu z oceny znaczenia zmiany oraz oceny ryzyka znaczącej zmiany dla ocen dokonywanych przez Zespół powołany w jednostce / komórce organizacyjnej Spółki. 5. Wyznaczony pracownik komórki / jednostki organizacyjnej Spółki - 1) Nadzór nad pracą Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 2) przekazanie Raportu (wraz z Notatką) Strona 7
Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 do zatwierdzenia do kierownika jednostki / komórki organizacyjnej w której powołano Zespół; 3) przekazanie Raportu (wraz z Notatką) do akceptacji przez dyrektora Biura Bezpieczeństwa. 1) Określenie charakteru zmiany; 2) Wyznaczenie członków do Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany dla zmian o których mowa w 5 ust. 6 / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 6. Komórka/jednostka organizacyjna Spółki (lub koordynator ds. SMS bądź / koordynator ds. MMS) - 3) Wystąpienie do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa z pisemnym wnioskiem o weryfikację formalną dokumentacji dla dokonania oceny znaczenia zmiany oraz o powołanie Zespołu oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 4) Przygotowanie oraz przekazanie do Przewodniczącego Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany dokumentacji niezbędnej do dokonania oceny znaczenia zmiany; 5) Archiwizacja dokumentacji z przeprowadzonej oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 6) Przygotowanie oraz przekazanie do niezależnej jednostki oceniającej wymaganej dokumentacji niezbędnej dla przeprowadzenia oceny. 7. Członkowie Zespołu do spraw oceny znaczenia zmiany oraz Zespołu do spraw oceny ryzyka znaczącej zmiany - 1) Poprawne, rzetelne i obiektywne przeprowadzenie procesów oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 2) Przygotowanie Notatki z posiedzenia Zespołu dokonującego oceny znaczenia Strona 8
Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 zmiany oraz zaakceptowanie jej przez Przewodniczącego Zespołu; 3) Przygotowanie Raportu z oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany; 4) Przekazanie przez Przewodniczącego Zespołu Raportu z oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany do zatwierdzenia kierownikowi komórki / jednostki organizacyjnej Spółki w której powołano zespół (wraz z Notatką); 5) Przekazanie przez Przewodniczącego Zespołu wyznaczonemu pracownikowi komórki / jednostki organizacyjnej Spółki Raportu oraz Notatki do przesłania do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa celem akceptacji przez niego Raportu z oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany. 1) Wnikliwe przeanalizowanie otrzymanej dokumentacji umożliwiające przeprowadzenie niezależnej oceny; 8. Niezależna jednostka oceniająca - 2) Obiektywne i rzetelne przeprowadzenie procesów związanych z niezależną oceną prawidłowości stosowania zarządzania ryzykiem oraz zapewnienie poprawności ich wyników; 3) Przygotowanie raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem; 4) Określenie czy zmiana jest zmianą istotną; 5) Podpisanie raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami oraz przedłożenie raportu Strona 9
Lp. Stanowisko/funkcja Symbol Zakres odpowiedzialności 1 2 3 odpowiednio do dyrektora Biura Bezpieczeństwa celem zatwierdzenia. 5. Strona 10 Rozdział 4. Opis postępowania 1. Komórka/ jednostka organizacyjna Spółki wprowadzająca zmianę zobowiązana jest do określenia charakteru wprowadzanej zmiany zgodnie z 2 ust. 2 niniejszej procedury. W przypadku stwierdzenia jednego z ww. charakterów zmiany koordynator ds. SMS lub MMS w danej komórce/jednostce organizacyjnej zobowiązany jest do: a) przygotowania wniosku do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa o wydanie Decyzji powołującej Zespół dla przeprowadzenia oceny znaczenia zmiany, b) zaproponowania składu Zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany, który zostanie powołany przez Dyrektora Biura Bezpieczeństwa; 2. Kompletny wniosek zatwierdza kierownik komórki/jednostki organizacyjnej wprowadzającej zmianę. 3. Kierownik komórki/jednostki organizacyjnej wprowadzającej zmianę występuje z pisemnym wnioskiem do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa o wydanie Decyzji powołującej Zespół ds. oceny znaczenia zmiany zwanego dalej Zespołem (Załącznik 1). Oryginał wniosku przekazuje się do Biura Bezpieczeństwa w formie papierowej. Dopuszcza się przekazywanie wniosku w formie elektronicznej. 4. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek zwracany jest kierownikowi komórki/jednostki organizacyjnej celem uzupełnienia. 5. Po pozytywnym zweryfikowaniu przedłożonego wniosku, Dyrektor Biura Bezpieczeństwa w formie Decyzji (Załącznik 2) powołuje Zespół ds. oceny znaczenia zmiany wskazując w Decyzji pracownika Biura Bezpieczeństwa a w przypadku zmian dotyczących pojazdów kolejowych - Pełnomocnika
Zarządu ds. systemu Zarządzania Utrzymaniem, odpowiedzialnego za sprawowanie nadzoru nad pracami Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany. W uzasadnionych przypadkach w pracach Zespołu mogą uczestniczyć pracownicy Biura Bezpieczeństwa po wcześniejszym uzgodnieniu. Decyzja o powołaniu Zespołu jest wydawana na czas określony. 6. Jednostki / komórki organizacyjne Spółki dokonują oceny znaczenia zmiany oraz oceny ryzyka dla zagadnień leżących w zakresie prowadzonej działalności oraz posiadanych kompetencji. W przypadku zmian wprowadzanych przez Zakłady Linii Kolejowych i/lub Centrum Realizacji Inwestycji w skład Zespołu każdorazowo powinni wchodzić przedstawiciele właściwej terytorialnie Sekcji Eksploatacji jako gospodarza terenu najlepiej znającego warunki lokalne. W przypadku zmian przewidzianych do wprowadzenia przez Centrum Realizacji Inwestycji w skład Zespołu dodatkowo, każdorazowo powinni wchodzić przedstawiciele wykonawcy. 7. W skład Zespołu mogą być powoływani kompetentni pracownicy z innych komórek/ jednostek organizacyjnych Spółki jak również eksperci spoza Spółki. 8. Wszystkie propozycje zmian zapisów w dokumentacji SMS jak również MMS oceniane są przez Zespół powoływany w Biurze Bezpieczeństwa. 9. Zespół dokonuje oceny zgromadzonego materiału pod kątem zawartości merytorycznej dla oceny znaczenia zmiany. 10. W przypadku powołania Zespołu w Biurze Bezpieczeństwa nadzór nad jego pracą sprawuje Dyrektor Biura Bezpieczeństwa. 11. Zespół dokonuje oceny znaczenia zmiany zgodnie z 7 niniejszej procedury. 6. Zawartość dokumentacji stanowiąca podstawę opracowania Notatki z przeprowadzonej oceny znaczenia zmiany. 1. Opis istniejącego systemu. W przypadku zmiany dotyczącej modernizacji odcinka linii kolejowej wraz ze zmianą urządzeń srk oraz zmianą kategorii przejazdów kolejowodrogowych w poziomie szyn należy oddzielnie opisać każdy z obszarów, np. 1) nawierzchnia kolejowa; 2) urządzenia srk; 3) obiekty inżynieryjne; 4) przejazdy kolejowo-drogowe; itp. Uwaga:. Analogiczny układ należy zachować przy opisie punktów 2 i 3. Strona 11
2. Opis wprowadzanej zmiany w oparciu o dokumenty źródłowe. To powinien być najszerzej i najdokładniej opisany punkt. Powyższy punkt musi zawierać szczegółowy opis wprowadzanej zmiany. Szczególny nacisk należy położyć na punkty styku pomiędzy różnymi obszarami / podsystemami. 3. Opis systemu po wprowadzeniu zmiany. 4. Zidentyfikowane zagrożenia dla systemu z podziałem na: a) zagrożenia dla działań związanych z wprowadzaniem zmiany, b) zagrożenia mogące wystąpić po wprowadzeniu zmiany, ze szczególnym wyróżnieniem nowych zagrożeń. 7. Ocena znaczenia zmiany 1. W oparciu o przedstawione dokumenty Zespół kierując się fachowym osądem dokonuje wstępnej definicji systemu mającej na celu stwierdzenie, czy zmiana ma wpływ na bezpieczeństwo. W przypadku stwierdzenia, że zmiana ma wpływ na bezpieczeństwo Zespół dokonuje oceny znaczenia zmiany wg kryteriów, zgodnie z Rozporządzeniem Komisji Europejskiej (WE) Nr 352/2009. 2. Po dokonaniu oceny członkowie Zespołu sporządzają oraz podpisują Raport z oceny znaczenia zmiany (Załącznik 4) podając w nim uzasadnienie podjętej decyzji a Przewodniczący Zespołu przedkłada go do zatwierdzenia kierownikowi / jednostki organizacyjnej w której powołano Zespół wraz z Notatką z posiedzenia Zespołu (Załącznik 3). 3. Zatwierdzony przez kierownika jednostki / komórki organizacyjnej Raport (wraz z Notatką) każdorazowo przesyłane są w formie pisemnej do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa. Pozostałe dokumenty stanowiące podstawę prac Zespołu należy nagrać na płytę CD i przesłać wraz z ww. dokumentami Ponadto w przypadku zmiany kategorii lub utworzenia nowego przejazdu kolejowo-drogowego lub przejścia w poziomie szyn w formie pisemnej należy przesyłać zaparafowane projekty metryk przejazdów i/lub przejść oraz regulaminu obsługi przejazdu kat. F. 4. Raport z przeprowadzonej oceny znaczenia zmiany każdorazowo podlega akceptacji przez Dyrektora Biura Bezpieczeństwa. Strona 12
5. W przypadku braku akceptacji, Raport zwracany jest do jednostki / komórki Spółki w której powołano Zespół, celem dokonania weryfikacji lub podania szczegółowego uzasadnienia decyzji podjętej przez Zespół. 6. W przypadku nieprzedłożenia do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa Raportu z oceny znaczenia zmiany lub Raportu z oceny ryzyka znaczącej zmiany przed upływem terminu wskazanego w Decyzji o powołaniu Zespołu, wymagane jest wystąpienie do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa z wnioskiem o wydanie nowej Decyzji powołującej Zespół. 7. Kopie elektroniczne zaakceptowanego Raportu wraz z Notatką załączane są do dokumentacji znajdującej się w Biurze Bezpieczeństwa. W przypadku ocen znaczenia zmiany dla pojazdów kolejowych, kopie elektroniczne (skany) ww. dokumentów przekazywane są do Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Zarządzania Utrzymaniem. 8. Dokumentacja z oceny znaczenia zmiany w formie papierowej i elektronicznej przechowywana jest w komórce / jednostce organizacyjnej Spółki w której powołano Zespół. W przypadku, gdy zmiana nie została uznana za znaczącą należy na tym etapie zakończyć postępowanie. 9. W przypadku uznania zmiany za znaczącą, na pisemny Wniosek komórki/ jednostki organizacyjnej Spółki (Załącznik 5), Dyrektor Biura Bezpieczeństwa w drodze Decyzji (Załącznik 6) powołuje interdyscyplinarny Zespół ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany, który niezwłocznie przystępuje do zdefiniowania systemu oraz realizacji procesu oceny ryzyka zgodnie z Rozporządzeniem Komisji Europejskiej (WE) Nr 352/2009. 10. Definicja systemu umieszczana jest w Raporcie z oceny ryzyka znaczącej zmiany (Załącznik 6) i obejmuje: 1) cel systemu (zamierzone przeznaczenie); 2) funkcje i elementy systemu, jeżeli ma to zastosowanie (w tym element ludzki, techniczny, operacyjny, itp.); 3) granicę systemu, z uwzględnieniem innych systemów, z którymi system ten wzajemnie oddziałuje; 4) interfejsy fizyczne (systemy, z którymi system ten wzajemnie oddziałuje) i funkcjonalne (planowane nakłady i efekty dotyczące działania); 5) otoczenie systemu (np. przepływy energii i przepływy termiczne, wstrząsy, wibracje, zakłócenia elektromagnetyczne, przeznaczenie eksploatacyjne); Strona 13
11. Po zdefiniowaniu systemu Zespół przystępuje do identyfikacji zagrożeń w oparciu m.in. o Rejestr zagrożeń oraz wiedzę i doświadczenie członków Zespołu a następnie dokonuje klasyfikacji ryzyka celem ustalenia, czy ryzyko jest zasadniczo dopuszczalne. Klasyfikacja ryzyka ma charakter ekspercki i wymaga udokumentowania decyzji podjętej przez Zespół. 12. W przypadku uznania przez Zespół, że ryzyko jest zasadniczo dopuszczalne należy powyższą decyzję uzasadnić wypełniając Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany (Załącznik 7) w punktach od A do C3 i podpisując go a następnie przesyłając do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa wraz z dokumentacją źródłową stanowiącą podstawę podjętej decyzji. 13. W przypadku uznania przez Zespół, że ryzyko zasadniczo nie jest dopuszczalne Zespół dokonuje wyboru metody akceptacji ryzyka. W trakcie przeprowadzania procesu oceny ryzyka ww. Zespół dokonuje wyboru zasady akceptacji ryzyka spośród trzech następujących metod: - kodeksy postępowania; - systemy odniesienia; - szacowanie ryzyka jawnego. 14. Wybór jednej z powyższych metod Zespół uzasadnia w Raporcie z oceny ryzyka zmiany znaczącej (Załącznik 7). W przypadku modernizacji infrastruktury kolejowej jak również zakresu objętego Technicznymi Specyfikacjami Interoperacyjności (TSI), wybór metody należy rozpocząć od Kodeksów postępowania poprzez Systemy odniesienia a w przypadku ich niekompletności lub braku należy zastosować metodę Szacowania ryzyka jawnego, czyli FMEA. W pozostałych przypadkach o wyborze metody akceptacji ryzyka decyduje Zespół. Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany każdorazowo zatwierdzany jest przez kierownika jednostki / komórki organizacyjnej w której powołano Zespół oraz akceptowany przez Dyrektora Biura Bezpieczeństwa. 15. W przypadku szacowania ryzyka jawnego Zespół stosuje metodę opisaną w procedurze SMS/MMS-PR-02, korzystając z Karty Oceny Ryzyka z ww. procedury. 16. W przypadku gdy znaczące zmiany dotyczą podsystemów strukturalnych, do których ma zastosowanie Dyrektywa 2008/57/WE procedurę stosuje się jeżeli ocena ryzyka wymagana jest w odpowiednich technicznych Strona 14
specyfikacjach interoperacyjności (TSI). W takim razie stosowanie poszczególnych elementów procedury zależy od zapisów w TSI. 17. W przypadku przyjęcia przez Zespół szacowania ryzyka jawnego metodą FMEA i określenia ryzyka na poziomie dopuszczalne komórka / jednostka organizacyjna Spółki kompletuje dokumentację dotyczącą wprowadzanej zmiany, zawierającą, co najmniej: - opis organizacji i specjalistów wyznaczonych do przeprowadzenia procesu oceny ryzyka; - wyniki poszczególnych etapów oceny ryzyka, tj. wypełnioną Kartę Oceny Ryzyka ; Kopię dokumentacji (w wersji elektronicznej) przekazuje się do Biura Bezpieczeństwa. 18. W przypadku stwierdzenia ryzyka na poziomie tolerowane lub nieakceptowane stosuje się procedurę SMS/MMS-PD-05. Po określeniu działań korygujących Zespół przystępuje do ponownej oceny ryzyka zgodnie procedurą SMS-PR-02. 8. Opis postępowania w przypadku uzyskiwania zgody na odstępstwo od instrukcji wewnętrznych oraz przepisów powszechnie obowiązujących 1. W przypadku wniosków w sprawie uzyskania zgody na odstępstwo od regulacji wewnętrznych Spółki lub przepisów powszechnie obowiązujących (wg instrukcji Ia-7) wymagane jest każdorazowo wcześniejsze dokonanie oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany. W powyższych przypadkach postępowanie powinno być zgodne z postanowieniami 5-7 niniejszej procedury. 2. Przygotowany zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Spółki wniosek na Zarząd w sprawie uzyskania zgody na odstępstwo od regulacji wewnętrznych lub przepisów powszechnie obowiązujących (wg instrukcji Ia-7) przed złożeniem na Zarząd każdorazowo uzgadnia Dyrektor Biura Bezpieczeństwa. 3. Przygotowany wniosek na Zarząd w sprawie uzyskania zgody na odstępstwo od zapisów Dokumentacji Systemu Utrzymania, przed złożeniem na Zarząd każdorazowo uzgadnia Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania Utrzymaniem. Strona 15
9. Niezależna ocena 1. W PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. przeprowadzana jest niezależna ocena prawidłowości stosowania procesu zarządzania ryzykiem opisanego w Rozporządzeniu Komisji (WE) Nr 352/2009 z dnia 24 kwietnia 2009 r. w sprawie przyjęcia wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka, o której mowa w art. 6 ust. 3 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L. 108 z 29.04.2009 r.). 2. Do dnia 21 maja 2015 r., tj. ostatecznego wejścia w życie Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) Nr 402/2013 z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka i uchylające rozporządzenie (WE) nr 352/2009 (Dz. Urz. UE L. 121 z 03.05.2013 r.), niezależną jednostką oceniającą w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. prawidłowość stosowania procesu zarządzania ryzykiem dla ocen znaczenia zmian przeprowadzonych przez jednostki / komórki organizacyjne Spółki jest Biuro Bezpieczeństwa. 3. Niezależną jednostkę oceniającą w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Biurze Bezpieczeństwa może stanowić kompetentny, niezależny pracownik lub zespół kilku pracowników, pod warunkiem, że ich zakres obowiązków nie pokrywa się z obszarem, w którym dokonują niezależnej oceny znaczenia zmiany dla procesu przeprowadzonego uprzednio na poziomie jednostek lub komórek organizacyjnych Spółki. 4. Na Wniosek (Załącznik 8) Dyrektora Biura Bezpieczeństwa, decyzją Członka Zarządu Spółki ds. SMS (Załącznik 9) powoływana jest w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. niezależna jednostka oceniająca. 5. Niezależna jednostka dokonuje wnikliwej i bezstronnej oceny w oparciu o materiały źródłowe przekazane do Biura Bezpieczeństwa przez Zespoły, które dokonały oceny znaczenia zmiany / oceny ryzyka znaczącej zmiany w poszczególnych komórkach/ jednostkach organizacyjnych Spółki. 6. Po zakończeniu procesu oceny, niezależna jednostka oceniająca sporządza Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem (Załącznik 10), podając w nim uzasadnienie podjętej decyzji oraz określając czy proponowana zmiana jest zmianą istotną w rozumieniu Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 352/2009 z dnia 24 kwietnia 2009 r. oraz ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz. U. z 2013 r. poz. Strona 16
1594, z późn. zm.) i przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Bezpieczeństwa. 7. Dyrektor Biura Bezpieczeństwa zatwierdza Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem oraz przedkłada go do akceptacji Członkowi Zarządu właściwemu ds. SMS. 8. Członek Zarządu Spółki właściwy ds. SMS przekazuje niezwłocznie informacje dotyczące zmiany istotnej do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego. 9. Dokumentacja z przeprowadzonej niezależnej oceny prawidłowości stosowania procesu zarządzania ryzykiem w formie papierowej lub elektronicznej przechowywana jest w Biurze Bezpieczeństwa a w przypadkach obejmujących pojazdy kolejowe dodatkowo kopia elektroniczna (skan) przekazywana jest do Pełnomocnika Zarządu ds. systemu Zarządzania Utrzymaniem. 10. W PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. dopuszcza się możliwość dokonywania niezależnej oceny przez jednostki / podmioty zewnętrzne spełniające wymogi określone w Załączniku II Rozporządzeń Komisji Nr 352/2009 lub Nr 402/2013. 10 Graficzny schemat postępowania przedstawiono na poniższym rysunku. Strona 17
START Projekt zmiany Jednostka/komórka organizacyjna Spółki Określenie charakteru zmiany Koordynator ds. SMS w jednostce/komórce organizacyjnej Spółki Przygotowanie wniosku i niezbędnej dokumentacji, zaproponowanie składu zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany Wniosek o weryfikację dokumentacji oraz Kierujący jednostką/komórką organizacyjną Spółki Zatwierdzenie dokumentacji Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Weryfikacja przedłożonej dokumentacji NIE Czy dokumentacja jest kompletna i prawidłowa? TAK Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Wydanie decyzji powołującej zespół ds. oceny znaczenia zmiany Decyzja o powołaniu Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany Materiały żródłowe Zespół ds. oceny znaczenia zmiany Dokonanie oceny zaczenia zmiany Notatka z oceny znaczenia zmiany Zespół ds. oceny znaczenia zmiany Przygotowanie Notatki oraz Raportu z oceny znaczenia zmiany Raport z oceny znaczenia zmiany Przewodniczący Zespołu Podpisanie Notatki z posiedzenia Zespołu dokunującego oceny znaczenia zmiany Kierujący jednostką/komórką organizacyjną Spółki Zatwierdzenie Raportu z oceny znaczenia zmiany Jednostką /komórką organizacyjna Spółki Przesłanie do Dyrektora Biura Bezpieczeństwa Notatki i Raportu z oceny znaczenia zmiany Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Akceptacja Raportu oceny znaczenia zmiany KONIEC Nie Czy zmiana jest znacząca? 1 Tak Strona 18
1 Kierownik jednostki / komórki organizacyjnej spółki Wystąpienie z wnioskiem do Dyrektora Biura Bezpieczenstwa o powołanie zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany Wniosek o powołanie zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Wydanie Decyzji o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka ryzka znaczącej zmiany Dycycja o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka ryzka znaczącej zmiany PROCEDURA SMS-PR-02 Zespół ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany Dokonanie oceny ryzyka znaczącej zmiany Zespół ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany Przygotowanie raportu z oceny ryzyka znaczącej zmiany Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany PROCEDURA SMS-PD-05 Kierujący jednostką/komórką organizacyjną Spółki Zatwierdzenie dokumentacji Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Akceptacja dokumentacji Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Wystąpienie z wnioskiem o powołanie niezależnej jednostki oceniającej Wniosek o powołanie niezależnej jednostki oceniającej Członek Zarządu właściwy ds. SMS Wydanie decyzji o powołaniu niezależnej jednostki oceniajacej Decyzja o powołaniu niezaleznej jednostki oceniającej Materiały żródłowe Niezależna Jednostka Oceniająca Dokonanie niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Niezależna Jednostka Oceniajaca Sporządzenie Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Zatwierdzenie Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Członek Zarządu właściwy ds. SMS Akceptacja Raportu z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem Nie Czy zmiana jest istotna? Tak Członek Zarządu właściwy ds. SMS Zgłoszenie zmiany istotnej oraz niezbędnej dokumentacji związanej ze zmianą Autoryzacji Bezpieczeństwa do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego Dokumentacja KONIEC Strona 19
Rozdział 5. Wykaz załączników 10. 1. Wzór: Wniosek o dokonanie weryfikacji zawartości merytorycznej dokumentacji oraz powołanie Zespołu dla dokonania oceny znaczenia zmiany zgodnie z procedurą SMS-PR 03 Zarządzanie Zmianą. 2. Wzór: Decyzja o powołaniu Zespołu ds. oceny znaczenia zmiany. 3. Wzór: Notatka z posiedzenia Zespołu dokonującego oceny znaczenia zmiany. 4. Wzór: Raport z oceny znaczenia zmiany. 5. Wzór: Wniosek o powołanie Zespołu dla dokonania oceny ryzyka znaczącej zmiany. 6. Wzór: Decyzja o powołaniu Zespołu ds. oceny ryzyka znaczącej zmiany. 7. Wzór: Raport z oceny ryzyka znaczącej zmiany. 8. Wzór: Wniosek o powołanie niezależnej jednostki oceniającej. 9. Wzór: Decyzja o powołaniu niezależnej jednostki oceniającej. 10. Wzór: Raport z przeprowadzonej niezależnej oceny stosowania procesu zarządzania ryzykiem. Strona 20