UNIA EUROPEJSKA Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Kontrola na zakończenie realizacji projektu. Trwałość projektu Agnieszka Tomaszewska Ewa Sikora 21-23.10.2013r. Elbląg
Kontrola na zakończenie realizacji projektu jest realizowana na podstawie : Wytycznych w zakresie kontroli realizacji POIiŚ 2007-2013 ( 28.05.2013r. ) Instrukcji wykonawczej Instytucji Wdrażającej dla I,II,III oraz IV priorytetu POIiŚ ( 27.08.2013r. )
Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu jest obligatoryjne dla wszystkich projektów. Wyróżniamy dwa rodzaje kontroli: kontrola na dokumentach kontrola na miejscu realizacji projektu W przypadku realizacji kontroli na miejscu oraz na dokumentach należy je traktować jako etapy tej samej kontroli.
Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana na dokumentach: Kontrola na zakończenie realizacji projektu jest przeprowadzana po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed jego akceptacją przez IW. Kontrola jest obligatoryjna dla wszystkich projektów, a jej pozytywny wynik jest warunkiem przekazania beneficjentowi płatności końcowej.
Zakres kontroli na dokumentach obejmuje co najmniej: weryfikacja wniosku o płatność końcową i sprawdzenie jego zgodności z poprzednimi wnioskami o płatność sprawdzenie kompletności dokumentacji posiadanej przez IW, związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków weryfikację wykonania rzeczowego projektu w odniesieniu do wskaźników produktu zakładanych w umowie o dofinansowanie na podstawie dokumentów przedstawionych przez beneficjenta
Kontrole na zakończenie projektu w miejscu jego realizacji: Kontrole w miejscu realizacji projektu przeprowadzane na jego zakończenie są obligatoryjne w przypadku projektów dużych i indywidualnych. Dla pozostałych projektów kontrola na miejscu obejmuje co najmniej 5% liczby projektów dla każdego działania POIiŚ.
Kontrole na zakończenie projektu w miejscu jego realizacji: Wybór projektów typuje się na podstawie wyników przeprowadzonej analizy ryzyka, ze szczególnym uwzględnieniem czynników: możliwości generowania dochodu przez projekt, ryzyka związanego z realizacją projektów w ramach złożonej struktury składającej się z beneficjenta i podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, możliwości odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, liczby kontroli oraz okres realizacji kontroli na miejscu przeprowadzonych na wcześniejszym etapie realizacji projektu, kwoty dofinansowania dla projektu, stopnia stwierdzonych nieprawidłowości.
Zakres kontroli na zakończenie realizacji projektu przeprowadzonej na miejscu realizacji obejmuje m.in.: sprawdzenie czy dokumentacja przekazywana przez beneficjenta przy wnioskach o płatność jest zgodna z oryginalną sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji potwierdzenie fizycznego istnienia obiektów zgodnie z dokumentacją projektu weryfikację wykonania rzeczowego projektu w odniesieniu do wskaźników produktu weryfikację sposobu prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych weryfikację, czy nie zachodzą okoliczności mogące mieć wpływ na powstanie prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska w tym sprawdzenia realizacji zaleceń wynikających z decyzji środowiskowej weryfikację projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli
Na co zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowywania dokumentacji projektu do kontroli na zakończenie jego realizacji: W przedkładanej dokumentacji należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby: przedkładane dokumenty były kompletne; w dokumentacji projektu znajdowała się ostateczna wersja wniosku o dofinansowanie/wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego, a w przypadku dużych projektów - Decyzja KE; w dokumentacji projektu znajdował się oryginał umowy o dofinansowanie wraz z aneksami/decyzji wraz z załącznikami oraz dokumentami stanowiącymi zabezpieczenie wykonania umowy; dokumentacja zawierała kompletne dokumenty kontraktowe t.j. umowy, aneksy; w przypadku wydatków poniesionych na podstawie umów, do których nie miała zastosowania ustawa Pzp oraz tryb przetargu z K.c., przedstawić dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku lub wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku;
Na co zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowywania dokumentacji projektu do kontroli na zakończenie jego realizacji c.d. przedstawione dokumenty potwierdzały realizację poszczególnych elementów projektu wymienionych w Umowie o dofinansowanie z uwzględnieniem wielkości i jednostek charakterystycznych, którymi opisano te elementy, w tym wskaźników produktu i rezultatu: Dokumenty potwierdzające realizację poszczególnych elementów projektu: - zgodnie z zapisami kontraktowymi, podpisane przez osoby upoważnione: protokoły odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji, świadectwa przejęcia i wykonania, - zgonie z przepisami Prawa budowlanego: pozwolenie na budowę, zgłoszenia rozpoczęcia robót, pozwolenia na użytkowanie, zawiadomienie o zakończeniu budowy.
Na co zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowywania dokumentacji projektu do kontroli na zakończenie jego realizacji c.d. Dodatkowo należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby: wszystkie zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez NFOŚiGW zostały zrealizowane; posiadać dokumenty potwierdzające podjęcie działań mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości; archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ odbywała się zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006; w przypadku, gdy część dokumentów dotyczących projektu przechowywana jest poza siedzibą Beneficjenta (np. w siedzibie podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowanych), zabezpieczono do nich dostęp np. poprzez odpowiednie postanowienia umowy/porozumienia z podmiotem upoważnionym.
Trwałość projektu Każdy projekt współfinansowany w ramach środków FS musi zachować trwałość przez okres 5 lat od daty jego zakończenia. Przez datę zakończenia projektu należy rozumieć termin zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie projektu. Zgodnie z zapisami zawartymi w Umowie o dofinansowanie: Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia trwałości Projektu, w rozumieniu art.57 ust.1 rozporządzenia 1083/2006, w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji Projektu, pod rygorem obowiązku zwrotu środków. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję Wdrażającą o wszelkich okolicznościach mogących powodować zasadniczą modyfikację Projektu.
Kiedy projekt zachowuje trwałość? O ile nie zostanie poddany tzw. zasadniczej modyfikacji tj.: mającej znaczny wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności
Kontrola trwałości projektu przeprowadzana jest przynajmniej rok po zakończeniu realizacji projektu przeprowadzana jest na miejscu realizacji projektu może być przeprowadzona w trybie kontroli doraźnej przeprowadzana jest raz na danym projekcie przeprowadzana jest w danym roku na próbie co najmniej 5% liczby projektów dotychczas rozliczanych w ramach danego działania
Celem kontroli trwałości projektu jest potwierdzenie, że: w projekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje, a w szczególności czy majątek wytworzony w wyniku realizacji projektu jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem cel projektu został zachowany beneficjent wypełnia obowiązki w zakresie informacji i promocji projektu beneficjent przechowuje we właściwy sposób dokumentację związaną z projektem (kontrola w tym zakresie może być prowadzona w okresie do 3 lat od dnia zamknięcia POIiŚ) nie nastąpiła zmiana okoliczności powodujących możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT nie została złamana zasada zakazu podwójnego finansowania projekt nie wygenerował dochodu (kontrola do 3 lat od dnia zamknięcia POIiŚ)
Obowiązki Beneficjenta w okresie trwałości projektu Beneficjent ma obowiązek sporządzania 4 raportów z osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu Pierwszy raport Beneficjent przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był już realizowany. Beneficjent przekazuje raporty z osiągniętych efektów do IW do 5 lutego danego roku.
Dziękuję za uwagę