Instrukcja. Tytuł: Przygotowanie i podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie

Transkrypt

1 Załącznik nr Podręcznik procedur wdraŝania FS Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Instrukcja Numer: 00/24/NF/07 Uwaga: Niniejszy podręcznik dotyczy wdraŝania projektów Funduszu Spójności, zatwierdzonych do dofinansowania w okresie programowania (w tym projektów ISPA ). Podpisywanie umów o dofinansowanie / porozumień o realizacji Projektów z tego okresu programowania zakończyło się w marcu 2008 r. Dotychczasowa struktura organizacyjna oraz szczegółowy przebieg zawierania i podpisywania umów o dofinansowanie / porozumień o realizacji dostępne są w archiwalnych wersjach Podręcznika procedur wdraŝania Funduszu Spójności. Tytuł: Przygotowanie i podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie /porozumienia o realizacji projektu FS oraz zmiany niewymagające aneksu. Cel: Określenie działań, jakie muszą podejmować strony, aby realizacja Projektu przebiegała prawidłowo, m.in. w zakresie przeprowadzania przetargów, zawierania kontraktów oraz przekazywania środków z FS do Beneficjenta. Przedmiot: Określenie trybu postępowania w zakresie przygotowania i zawierania aneksu do umowy o dofinansowanie (zwanej dalej Umową) / porozumienia o realizacji (zwanego dalej Porozumieniem) przedsięwzięć dofinansowanych ze środków Funduszu Spójności oraz określenie zmian, niewymagających aneksu do Umowy / Porozumienia. Dalsze informacje dotyczące Umowy odnoszą się takŝe do Porozumienia. Przebieg postępowania 1. O zmianę Umowy moŝe wnioskować Beneficjent, komórka organizacyjna NFOŚiGW lub instytucja nadzorująca wdraŝanie FS w sektorze Środowisko. Postępowanie w sprawie zmian Umowy wprowadzanych aneksem koordynuje pracownik horyzontalny DP (zwany dalej Pracownikiem DP), takŝe w zakresie Umów realizowanych przez DZ i DA. 1/6

2 2. Kancelaria rejestruje dokumenty i przekazuje je do DP/DZ/DA. 3. Kierujący komórką DP przekazuje Pracownikowi DP wystąpienie w sprawie aneksu do Umowy. W przypadku Umów DZ/DA Kierujący komórką DZ/DA przekazuje stosowne wystąpienie w sprawie aneksu do Umowy do Kierującego komórką DP. Podział kompetencji 4. Następujące komórki organizacyjne NFOŚiGW uczestniczą w weryfikacji lub kompletowaniu poszczególnych elementów Umowy w związku z jej zmianą: a) Pracownik DP treść Umowy, typowe dokumenty formalno-prawne oraz Zał. nr 5, 7-8 i do Umowy, opisane w pkt 7-8 niniejszej Instrukcji. b) Koordynator DP/DZ/DA: Wykaz Przetargów (WP, Zał. nr 1a do Umowy), sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4; Harmonogram Procedur Przetargowych (HPP, Zał. nr 1b do Umowy), sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5; Plan Płatności (PP, Zał. nr 2 do Umowy) sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6, wypełniając Listę sprawdzającą plan płatności (według wzoru stanowiącego załącznik nr 7). Tryb przygotowania PP zawarty jest w Instrukcji przygotowania planu płatności stanowiącej załącznik nr 8; w zakresie zgodności z Decyzją - Harmonogram Rzeczowo-Finansowy (HRF, Zał. Nr 3 do Umowy), sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9, w zakresie wyliczenia efektu ekologicznego (EE, Zał. Nr 4 do Umowy), sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 10 c) Wydział Rozliczeń Zagranicznych (DKR) w zakresie Rachunku Bankowego Projektu u Beneficjenta; d) Główny Księgowy (GK) weryfikuje i akceptuje PP w zakresie wnioskowania o środki z poŝyczek inwestycyjnych i płatniczych pod kątem dostępności środków pienięŝnych pozostających w dyspozycji NFOŚiGW; e) Departament Planowania i Sprawozdawczości (DC) weryfikuje PP w zakresie planu wnioskowania o środki NFOŚiGW pod kątem zgodności z planem finansowym NFOŚiGW oraz prognozy wnioskowania do Komisji Europejskiej o środki Funduszu Spójności; f) Radca Prawny - dokumenty formalno-prawne oraz ewentualne dodatkowe klauzule Umowy. Pracownik DP jest osobą pośredniczącą w kontaktach z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi NFOŚiGW a Beneficjentem. 5. Podpisy na Zał. nr 1a-b 4 do Umowy składane są przez osoby reprezentujące Beneficjenta lub, na podstawie pełnomocnictwa osób reprezentujących Beneficjenta, przez MAO lub jego zastępcę oraz przez pracowników NFOŚiGW, na kaŝdej stronie. Dodatkowo Zał. nr 2 i 3 do Umowy są podpisywane przez osobę odpowiedzialną za finanse u Beneficjenta. W NFOŚiGW Zał. nr 1a-b i 2 do Umowy są podpisywane przez Koordynatora DP/DZ/DA i Dyrektora DP/DZ/DA, Zał. nr 2 do Umowy dodatkowo jest podpisywany przez Kierownika DKR i GK, Zał. nr 3 do Umowy podpisywany przez Koordynatora DP/DZ/DA i Dyrektora DP/DZ/DA oraz przez GK, 2/6

3 a Zał. nr 4 do Umowy przez Koordynatora DP/DZ/DA i Dyrektora DP/DZ/DA. Dyrektor DP/DZ/DA składa podpisy na ostatniej stronie załączników. Podpisy naleŝy opatrzyć datą i pieczątką imienną. Data przystawiona przez Koordynatora DP/DZ/DA jest datą załącznika. 6. Załącznikami do Umowy są ponadto: kopia Memorandum Finansowego (Zał. nr 5 do Porozumienia) lub kopia Decyzji KE (Zał. nr 5 do Umowy), wydruk formularza Oceny stanu przygotowania (Zał. nr 7 do Umowy), wydruk formularzy list sprawdzających dla POZR do weryfikacji merytorycznej i formalno-rachunkowej faktur dotyczących wydatków kwalifikowanych (Zał. nr 10 do Umowy, załącznik nr 11a,b,c,d), wersja elektroniczna Podręcznika FS (Zał. nr 11 do Umowy), Zasady kontroli udzielania zamówień publicznych przez POZR na realizację zadań w projektach Funduszu Spójności, wykonywanej przez NFOŚiGW i SUZ (Zał. nr 12 do Umowy, załącznik nr 12). W przypadku korzystania przez Beneficjenta z moŝliwości prefinansowania ze środków budŝetu Państwa, poprzez Bank Gospodarstwa Krajowego, Umowa uzupełniana jest o wzór zestawienia faktur i kwot wydatków kwalifikowanych do refundacji (Zał. nr 14* do Umowy, załącznik nr 15). 7. Zał. 5, 10, 12 i 14 do Umowy są podpisywane na kaŝdej stronie przez osoby reprezentujące Beneficjenta lub, na podstawie pełnomocnictwa osób reprezentujących Beneficjenta, przez MAO lub jego zastępcę, a dodatkowo Zał. nr 10 i 14 do Umowy przez osobę odpowiedzialną u Beneficjenta za finanse. Podpisywanie załączników jest dowodem zapoznania się z nimi przez Beneficjenta. Ponadto Beneficjenci, którzy otrzymali Decyzję w 2004 roku, dostarczają Oświadczenie Beneficjenta o kwalifikowalności VAT (Zał. nr 13 do Umowy, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 13a lub 13b). Załącznikiem do Porozumienia moŝe być takŝe Pełnomocnictwo do przeprowadzania przetargów udzielone NFOŚiGW (Zał. nr 8 do Porozumienia, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 14). * w indywidualnych przypadkach załącznik w Umowie moŝe otrzymać inny numer kolejny Aktualizacja Umowy 8. Zgodnie z art. 15 ust 3 wzoru Umowy aktualizacja załączników do Umowy nie wymaga sporządzania aneksu do Umowy. Aneksowanie Umowy 9. W przypadku, gdy zmiana Umowy wymaga aneksu, Pracownik DP uzgadnia z Beneficjentem jego treść. W tym celu Pracownik DP moŝe zwracać się o opinię do innych komórek organizacyjnych. 10. Pracownik DP informuje Beneficjenta o dokumentach wymaganych do aneksu. Dokumenty formalno-prawne określa Lista dokumentów przedkładanych w celu zawarcia umowy o dofinansowanie projektu lub umowy poŝyczki ze środków NFOŚiGW (załącznik nr 2). 11. W przypadku, gdy uzgodniony projekt aneksu do Umowy odbiega w sposób znaczący od pozytywnie zaopiniowanego przez SUZ, IP oraz IZ wzoru umowy o dofinansowanie (załącznik nr 1) / porozumienia o realizacji (załącznik nr 1a), Pracownik DP przygotowuje projekt uchwały Zarządu NFOŚiGW wraz z uzasadnieniem w sprawie przyjęcia odstępstw od wzoru umowy o dofinansowanie / porozumienia o realizacji w przygotowywanym aneksie do Umowy. Uchwała i projekt aneksu parafowane są przez Radcę Prawnego NFOŚiGW. 3/6

4 12. W przypadku odrzucenia projektu uchwały przez Zarząd NFOŚiGW naleŝy powrócić do ponownego uzgadniania treści aneksu do Umowy (pkt 9). 13. Aneks do Umowy sporządzany jest w czterech egzemplarzach, po dwa dla kaŝdej ze stron, załączniki do Umowy sporządzane są w dwóch egzemplarzach, po jednym dla kaŝdej ze stron. 14. Pracownik DP rejestruje aneks poprzez nadanie numeru i drukuje go. Na pierwszym egzemplarzu na kaŝdej stronie gromadzone są podpisy następujących pracowników NFOŚiGW: Pracownika DP, Koordynatora DP/DZ/DA, Dyrektora DP/DZ/DA, Kierownika DKR oraz Radcy Prawnego. 15. Pracownik DP uzgadnia ze stronami miejsce, termin i tryb podpisania aneksu do Umowy (podczas spotkania stron lub obiegowo). Pracownik DP uzupełnia aneks o datę zawarcia zgodnie z datą podpisania przez NFOŚiGW. 16. W przypadku ustalenia trybu obiegowego, aneks do Umowy podpisywany jest najpierw przez osoby reprezentujące NFOŚiGW. Następnie jednostronnie podpisany aneks jest przesyłany do Beneficjenta w celu złoŝenia podpisów. Dwa egzemplarze podpisanego aneksu Beneficjent przesyła z powrotem do NFOŚiGW. 17. Pracownik DP sprawdza sposób i aktualność reprezentacji oraz prawidłowość złoŝonych podpisów. Następnie przesyła kopię aneksu Umowy do Departamentu Weryfikacji Rozliczeń (DR). 18. W NFOŚiGW pozostają dwa egzemplarze podpisanego aneksu do Umowy: jeden, parafowany przez pracowników NFOŚiGW wraz z dokumentacją, jest przechowywany w Departamencie Ochrony Wód (DP), a drugi w Wydziale Rozliczeń Zagranicznych (DKR). 19. Pracownik DP przygotowuje pismo do SUZ przekazujące kserokopię aneksu do Umowy. Pismo jest parafowane przez Pracownika DP, Koordynatora DP/DZ/DA i podpisywane przez Dyrektora DP/DZ/DA. W przypadku, gdy zawarty aneks powoduje w treści Umowy znaczącą zmianę w stosunku do wzoru umowy o dofinansowanie / porozumienia o realizacji, pismo przekazujące kserokopię zawiera wniosek do SUZ o zaopiniowanie wprowadzonych zmian. 20. W przypadku negatywnej opinii SUZ, konieczne jest aneksowanie treści Umowy zgodnie z propozycją SUZ. Pracownik DP uzgadnia z Beneficjentem treść aneksu do Umowy, postępując analogicznie do pkt W trakcie realizacji Projektu do teczki Umowy mogą być dołączane oficjalnie przekazane aktualizacje Zał. nr 1a-b 4 do Umowy. Wszystkie aktualizacje Zał. nr 1a-b 4 do Umowy są przechowywane w teczkach prowadzonych przez Koordynatora DP/DZ/DA. 22. W celu uruchomienia środków z FS Beneficjent wystawia zabezpieczenie zgodne z wymogami NFOŚiGW określonymi w Umowie. Pracownik DP przedstawia zabezpieczenie do akceptacji Departamentu Analiz Finansowych (DF) w celu zbadania jego prawidłowości. W przypadku braku akceptacji dokumenty zabezpieczenia są zwracane Beneficjentowi ze wskazówkami, jakie usterki powinny zostać usunięte. 23. Przyjęte zabezpieczenie z odpowiednią adnotacją DP/DZ/DA i DF przekazywane jest do DKR (papiery wartościowe deponowane są w kasie NFOŚiGW). 4/6

5 24. Pracownik DP przygotowuje pismo do Beneficjenta, informujące o zaakceptowaniu przez NFOŚiGW złoŝonego zabezpieczenia. Pismo to jest parafowane przez Pracownika DP, Koordynatora DP/DZ/DA, pracownika DKR oraz podpisywane przez Dyrektora DP/DZ/DA. 25. Beneficjent moŝe zwrócić się do NFOŚiGW o zmniejszenie zabezpieczenia złoŝonego uprzednio w kwocie wyŝszej niŝ wymagana Umową. W tym przypadku Pracownik DP przygotowuje aneks do Umowy w celu wpisania do niej właściwych informacji nt. kwoty / formy zabezpieczenia. 26. Pracownik DP ustala z Beneficjentem najdogodniejszy sposób uzupełnienia złoŝonych uprzednio dokumentów zabezpieczenia, względnie ustala złoŝenie nowych dokumentów zabezpieczenia, przy jednoczesnym anulowaniu i odesłaniu do Beneficjenta starych dokumentów. 27. W przypadku rozwiązania Umowy i przejęcia realizacji Projektu przez inny podmiot, procedurę zawarcia aneksu do Umowy stosuje się takŝe odpowiednio do zawarcia nowej Umowy. 28. W przypadku zgłoszenia przez Beneficjenta zamiaru przekazania części obowiązków wynikających z realizacji Projektu innemu podmiotowi zastosowanie mają Wytyczne w sprawie delegowania realizacji projektu FS przez Beneficjenta na inny podmiot (załącznik nr 3). Załączniki: Załącznik nr 1 Wzór Umowy o dofinansowanie projektu (NFOŚiGW Beneficjent). Załącznik nr 1a Wzór Porozumienia o Realizacji Projektu (NFOŚiGW Beneficjent). Załącznik nr 2 Lista dokumentów przedkładanych w celu zawarcia Umowy o dofinansowanie projektu lub umowy poŝyczki ze środków NFOŚiGW. Załącznik nr 3 Wytyczne w sprawie delegowania realizacji projektu FS przez Beneficjenta na inny podmiot. Załącznik nr 4 Wykaz Przetargów (Zał. nr 1 a do Umowy). Załącznik nr 5 Harmonogram Procedur Przetargowych przykładowy (Zał. nr 1 b do Umowy). Załącznik nr 6 Plan Płatności (Zał. nr 2 do Umowy). Załącznik nr 7 Lista sprawdzająca plan płatności. Załącznik nr 8 Instrukcja przygotowania planu płatności. Załącznik nr 9 Harmonogram rzeczowo finansowy (Zał. nr 3 do Umowy) wraz z instrukcją sporządzania. Załącznik nr 10 Wyliczenie efektu ekologicznego (Zał. nr 4 do Umowy). Załącznik nr 11 a,b,c,d Formularze list sprawdzających dla POZR do weryfikacji merytorycznej i formalno rachunkowej faktur dotyczących wydatków kwalifikowanych (Zał. nr 10 a-d do Umowy). Załącznik nr 12 Zasady kontroli udzielania zamówień publicznych przez POZR na realizację zadań w projektach Funduszu Spójności, wykonywanej przez NFOŚiGW i SUZ (Zał. nr 12 do Umowy). Załącznik nr 13a i 13 b Oświadczenie beneficjenta o kwalifikowalności VAT (Zał. nr 13 do Umowy) dotyczy tylko Beneficjentów, którzy otrzymali Decyzję w roku /6

6 Załącznik nr 14 Pełnomocnictwo udzielone NFOŚiGW (Zał. nr 8 do Umowy) stosowane tylko dla projektów, zatwierdzonych do dofinansowania w ramach ISPA. Załącznik nr 15 Wzór zestawienia faktur i kwot wydatków kwalifikowanych do refundacji. 6/6