Załącznik Nr 1 OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH 1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe Urzędu Gminy w Śliwicach prowadzone są w Referacie Księgowości w Urzędzie Gminy w Śliwicach, ul. Ks. Dr St. Sychowskiego 30, 89-530 Śliwice 2. Określenie roku obrachunkowego oraz okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których sporządza się: - deklarację ZUS, - sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2010 r Nr 20 poz. 103): Księgi rachunkowe prowadzi się języku polskim i walucie polskiej przy zastosowaniu technik ręcznych i komputerowych. Za okresy miesięczne sporządza się: Za okresy kwartalne sporządza się: sprawozdanie Rb N sprawozdanie Rb Z sprawozdanie Rb 27ZZ sprawozdanie Rb 50D sprawozdanie Rb 50W sprawozdanie Rb NDS Za okresy półroczne sporządza się: sprawozdanie Rb N sprawozdanie Rb Z sprawozdanie Rb 27ZZ sprawozdanie Rb 50D
Za rok składa się: sprawozdanie Rb 50W sprawozdanie Rb NDS sprawozdanie Rb PDS sprawozdanie Rb 30 S sprawozdanie Rb N sprawozdanie Rb Z sprawozdanie Rb27ZZ sprawozdanie Rb 50D sprawozdanie Rb 50W sprawozdanie Rb NDS sprawozdanie Rb PDS sprawozdanie Rb ST sprawozdanie Rb WS sprawozdanie Rb WN sprawozdanie Rb WZ sprawozdanie Rb WN sprawozdanie Rb ZN bilans Bilans z wykonania budżetu według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont. Łączny bilans obejmujący dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Łączny rachunek zysków i strat obejmujący dane wynikające z rachunków zysków i strat samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, Łączne zestawienie zmian w funduszu, obejmującego dane wynikające z zestawień zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego według wzoru stanowiącego załącznik nr 10 do rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont. 3. Wykaz ksiąg rachunkowych i technika ich prowadzenia Księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera.
Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: 1) dziennik, 2) konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) 3) konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna), 4) zestawienie obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych, 5) wykaz składników aktywów i pasywów. Dziennik służy do ewidencji w porządku chronologicznym, danych o operacjach gospodarczych i finansowych według poszczególnych operacji. Zapisy w dzienniku podlegają kolejnej numeracji, a obroty liczeniu w sposób ciągły w skali całego roku. Sposób zapisu umożliwia jego jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Obroty dziennika powinny być zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. W przypadku prowadzenia dzienników cząstkowych, grupujących operacje według ich rodzajów, sporządza się zestawienie obrotów z tych dzienników za każdy miesiąc. Konta księgi głównej służą do ewidencji syntetycznej operacji gospodarczych w porządku systematycznym i chronologicznym, z uwzględnieniem ich treści ekonomicznej. Systematyka kont syntetycznych jest ustalona w zakładowym planie kont. Chronologia zapisów oznacza księgowanie operacji gospodarczych i finansowych kolejno datami tj. w dniu, w którym operacja wystąpiła. Na konta księgi głównej wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje się za kolejne miesiące zapisów, zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku. W księdze głównej, co miesiąc podsumowuje się obroty każdego konta syntetycznego i wylicza się salda końcowe. Jeżeli księga główna jest prowadzona oddzielnie od dziennika, wówczas należy uzgodnić zgodność sumaryczną obrotów każdego konta. Konta ksiąg pomocniczych służą do uszczegółowienia i uzupełnienia zapisów kont syntetycznych księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne) prowadzi się w porządku systematycznym w postaci wyodrębnionych ksiąg, kartotek, zbiorów danych do wybranych kont syntetycznych księgi głównej (suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych powinna stanowić salda początkowe i obroty odpowiedniego konta syntetycznego),. Konta ksiąg pomocniczych ( analityczne) prowadzi się w szczególności dla: konto 011 środki trwałe - w postaci książki środków trwałych (księga znajduje się w Referacie Księgowości w Urzędzie Gminy w Śliwicach) konto 013 pozostałe środki trwałe w użytkowaniu- księga inwentarzowa w jednostceewidencja ilościowo-wartościowa
konto 020 wartości niematerialnych i prawnych księga inwentarzowa w jednostce ewidencja ilościowo-wartościowa konto 071 umorzenie środków trwałych - tabele umorzenia środków trwałych konto 072 umorzenie pozostałych środków trwałych - księga inwentarzowa w jednostceewidencja ilościowo-wartościowa konto 080 inwestycje - ewidencja szczegółowa dla poszczególnych zadań inwestycyjnych konto 130 rachunek bieżący jednostki - według klasyfikacji budżetowej konto 133 rachunek budżetu - według ewidencjonowanych i wykorzystanych rachunków konto 140 środki pieniężne w drodze według środków pieniężnych konto 201 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - według rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami konto 221 należności z tytułu dochodów budżetowych - według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej konto 223 rozliczenie wydatków budżetowych - według jednostek organizacyjnych konto 224 rozrachunki budżetu - według otrzymywanych wpływów konto 225 rozrachunki z budżetami- według poszczególnych rodzajów podatków konto 229 pozostałe rozrachunki publicznoprawne- według poszczególnych tytułów i podmiotów rozrachunków oraz rodzajów zobowiązań konto 231 rozrachunki z tytułu wynagrodzeń- imienne karty wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników według składników istotnych z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków, według rodzaju pracowników, konto 240 pozostałe rozrachunki - według tytułów rozrachunków i rozliczeń oraz instytucji z którymi dokonywane są rozliczenia konto 290 odpisy aktualizujące należności - według dłużników, od których należności dokonano odpisu aktualizującego konto 310 materiały według rodzajów materiałów, konto 720 przychody z tytułów budżetowych- według rodzaju dochodów konto 901 dochody budżetu - według poszczególnych rodzajów wszystkich dochodów ewidencjonowanych w budżecie i źródeł dochodów Zestawienie obrotów i sald księgi głównej sporządzane jest na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, tj. na koniec każdego miesiąca. Zestawienie obrotów i sald księgi głównej zawiera: - symbole i nazwy kont syntetycznych, - salda kont i sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, - obroty i sumę obrotów za miesiąc, - obroty narastające i ich sumę od początku roku obrotowego, - salda kont i sumę sald na koniec miesiąca, - obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Zestawienie obrotów i sald wszystkich ksiąg pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, natomiast na dzień inwentaryzacji sporządza się zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno - kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani inny urządzeniem ewidencyjnym.
Ujmowane są w nich: zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego, zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat, plan finansowy wydatków budżetowych wydatki strukturalne, Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić: 1) automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald, 2) wydruki ksiąg rachunkowych w formie kolejno ponumerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym, nie później niż na koniec roku obrotowego, przy czym za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych, 3) niedostępność zbioru do modyfikacji poza wprowadzeniem, w razie potrzeby, dowodów korekt księgowych. 4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych Sposoby i terminy przeprowadzania inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz zakładowej instrukcji inwentaryzacji - znajdującej się w siedzibie każdej obsługiwanej jednostki opracowanej na potrzeby tej jednostki. W Urzędu Gminy w Śliwicach występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji: 1) spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic inwentaryzacyjnych 2) uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic, 3) porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami a realnej wartości tych składników Za przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z terminami, powołanie komisji inwentaryzacyjnej, wydanie arkuszy spisowych odpowiedzialni jest wójt jednostki poprzez wydanie stosownych zarządzeń. Spisowi z natury zgodnie z zakładową instrukcją inwentaryzacji podlegają rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak: materiały oraz towary określone wart. 17 ust 2 pkt 4 ustawy, tj. te, które zgodnie z decyzją kierownika jednostki obciążają koszty w dniu ich zakupu, natomiast na dzień bilansowy ustalany jest stan tych składników w drodze spisu i dokonywana jest ich wycena. Wartość tych składników wprowadzana jest na odpowiednie konto: 640 "Rozliczenie międzyokresowe kosztów:, oraz korygowane są koszty w wartości tego stanu. Spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Kopie
tego spisu wysłać należy do jednostki będącej ich właścicielem. Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnego potwierdzenia informacji o stanie środków na rachunkach bankowych, stanie należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom. Potwierdzenie zgodności stanu podpisuje kierownik jednostki. Uzgodnienie stanu dotyczy: - aktywów pieniężnych na rachunkach bankowych, - należności od kontrahentów, - należności z tytułu udzielonych pożyczek, - wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów; potwierdzenie powinno dokonać się w drodze pisemnej i powinno dotyczyć : nazwy i rodzaju składnika, jego ilości, ceny jednostkowej i wartości bilansowej. Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, w tym z tytułu udzielonych pożyczek, oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez jednostki uzgadniane są przez pisemne wysyłanie informacji i pisemne potwierdzanie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości. Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się do: - należności spornych i wątpliwych, - należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, - należności od pracowników, - należności z tytułów publiczno prawnych, - innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie przyczyn nie było możliwe. Porównywanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów nie podlegających spisowi z natury i jego uzgodnieniu. Ta forma inwentaryzacji dotyczy m.in.: - wartości niematerialnych i prawnych, - środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń, - materiałów, - należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz publiczno prawnych, - należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, - aktywów i pasywów wymienionych wart. 26 ust. 1 pkt 1-2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe, - funduszy własnych i funduszy specjalnych, - rezerw i przychodów przyszłych okresów, - innych rozliczeń międzyokresowych. Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu: - weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, - sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności ustaleń kierownika jednostki z okresami amortyzacji przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym. Grunty i budynki wykazywane w aktywach bilansu jednostki budżetowej pod warunkiem, że zostały jej przekazane w trwały zarząd, tzn. że jednostka posiada odpowiednie dokumenty w
postaci decyzji organu wykonawczego o przekazaniu w trwały zarząd, protokołów zdawczo odbiorczych potwierdzających przekazanie nieruchomości jednostce, potwierdzenia wpisu do ksiąg wieczystych. Inwentaryzacja rozliczeń międzyokresowych przychodów polega na weryfikacji ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów tych przychodów w oparciu o zawarte umowy i decyzje w przypadku długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych. Należności długoterminowe to należności, których termin płatności przypada na następny rok budżetowy i lata kolejne. Inwentaryzacja rezerw na zobowiązania polega na weryfikacji stanu księgowego z odpowiednimi dokumentami, np. rezerwy z tytułu przeznaczenia środków dochodów własnych jednostki budżetowej na inwestycje na podstawie planu finansowego dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych. Terminy inwentaryzowania składników majątkowych 1) Ustala się następujące terminy inwentaryzowania składników majątkowych: a) co 4 lata: znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, b) co 2 lata: zapasy materiałów, znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, c) co rok: pozostałe składniki aktywów i pasywów. 2) Ustala się z uwzględnieniem częstotliwości określonej w punkcie 1), następujące terminy inwentaryzacji: a) na dzień bilansowy każdego roku: - aktywów pieniężnych, - materiałów, towarów, które bezpośrednio z zakupu obciążają koszty działalności, - składników aktywów i pasywów, których stan ustala się drogą weryfikacji; b) w ostatnim kwartale roku: - środków trwałych w budowie, - materiałów w magazynie, - stanu należności, - aktywów będących własnością innych jednostek; c) zawsze: - w dniu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej minie, - w sytuacji wystąpienia wypadków losowych i innych, w wyniku których nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku.