ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI FE-IV.431.3.2014 Łódź, dnia września 2014 roku Pan Ryszard Rytter Starosta Poddębicki Wystąpienie pokontrolne Zgodnie z art. 175 ust.1 pkt 2 oraz ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), pracownicy ŁUW w Łodzi przeprowadzili kontrolę w trybie zwykłym, w przedmiocie potwierdzenia prawidłowości wydatkowania dotacji celowej udzielonej Powiatowi Poddębickiemu zgodnie z umową Nr 21/NPPDL/FE.IV/2013 z dnia 1 lipca 2013 r. na realizację, w ramach Narodowego Programu Przebudowy Dróg Lokalnych Etap II Bezpieczeństwo Dostępność Rozwój, projektu pn. Powierzchniowe utrwalenie nawierzchni dróg na terenie Powiatu Poddębickiego (akta kontroli str. 1-11). 1. Jednostka kontrolowana: Powiat Poddębicki Adres: 99-200 Poddębice, ul. Łęczycka 16 NIP: 828-135-60-97 W okresie objętym kontrolą oraz w okresie przeprowadzenia kontroli Starostą Poddębickim był Pan Ryszard Rytter. 2. Kontrolerzy: Kontrolę przeprowadzili pracownicy Wydziału Funduszy Europejskich i Certyfikacji ŁUW w Łodzi: - Magdalena Biłek starszy inspektor wojewódzki, kierownik Zespołu Kontrolerów, na podstawie upoważnienia nr 7/2014 z dnia 15 maja 2014 roku (akta kontroli str. 2-3), - Beata Skrydalewicz specjalista, członek Zespołu Kontrolerów, na podstawie upoważnienia nr 8/2014 z dnia 15 maja 2014 roku (akta kontroli str. 4-5). 3. Data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych: Kontrolę rozpoczęto w dniu 27 maja 2014 roku; zakończenie kontroli przewiduje się na dzień 31 grudnia 2014 roku. 4. Zakres kontroli: Ocena prawidłowości wykorzystania przez Powiat Poddębicki środków budżetowych na realizację zadania inwestycyjnego własnego pn. Powierzchniowe utrwalenie nawierzchni dróg na terenie Powiatu Poddębickiego zrealizowanego przez Powiat Poddębicki w 2013 roku. 5. Ocena skontrolowanego zadania inwestycyjnego własnego pn. Powierzchniowe utrwalenie nawierzchni dróg na terenie Powiatu Poddębickiego :
2 5.1. W zakresie finansowym (akta kontroli str. 12-45): Przedmiotowe zadanie zostało ujęte na Liście zmienionej nr 1 wniosków zakwalifikowanych do dofinansowania w 2013 roku w ramach Narodowego programu przebudowy dróg lokalnych Etap II Bezpieczeństwo Dostępność Rozwój, zatwierdzonej przez Ministra Administracji i Cyfryzacji w dniu 8 maja 2013 r. W związku z powyższym, w planie dotacji celowych pochodzących ze środków przyznanych dla części 85/10 województwo łódzkie decyzją Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2013 r. Nr MF/BP09/000706/173/BAQ/19508, dokonano zmian decyzją Wojewody Łódzkiego Nr FN-I.3111.2.145.2013 z dnia 17 lipca 2013 r. przydzielając dla Powiatu Poddębickiego kwotę dotacji w wysokości 1 208 474,00 zł na realizację zadania pn: Powierzchniowe utrwalenie nawierzchni dróg na terenie Powiatu Poddębickiego. W dniu 1 lipca 2013 r. pomiędzy Wojewodą Łódzkim, a Powiatem Poddębickim zawarta została Umowa Nr 21/NPPDL/FE.IV/2013 o dofinansowanie zadania środkami pochodzącymi z rezerwy celowej budżetu państwa, określająca wartość projektu w 2013 roku na kwotę 2 970 861,69 zł oraz wartość dotacji na kwotę 1 208 473,89 zł. Załącznikami do umowy jest Harmonogram rzeczowo finansowy realizacji zadania oraz plan finansowy realizacji zadania. Do w/w umowy zawarto w dniu 9 sierpnia 2013 Aneks Nr 1 zmieniający termin realizacji zadania. W dniu 19 grudnia 2012 roku zawarte zostało porozumienie Nr 164/WD/12 o współrealizacji zadnia pomiędzy Powiatem Poddębickim (Beneficjatem), a Gminą Pęczniew (Partnerem). Zgodnie z powyższym w dniu 27 sierpnia 2013 roku zawarto Umowę Nr 317/WD/13 na mocy, której Gmina Pęczniew zobowiązała się do udzielenia pomocy finansowej w wysokości 1 000,00 zł na wsparcie realizacji przedmiotowego zadania. Beneficjent złożył jeden wniosek o płatność na kwotę 1 208 473,89 zł. Do wniosku załączono fakturę VAT RB NR 243 z dnia 4 września 2013 r. na kwotę 2 970 861,69 zł, zawierającą w opisie wszystkie elementy wymagane procedurą tj: opis pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, z zatwierdzeniem do wypłaty, z zamieszczonym zapisem, że zadanie realizowane jest przy udziale środków budżetu państwa, z opisem trybu wyłonienia wykonawcy oraz z umieszczeniem na fakturze pieczątki dotyczącej przyporządkowania danego wydatku do wydatku strukturalnego. Beneficjent oprócz faktury przekazał kontrolującym zgłoszenie wykonawcy gotowości odbioru końcowego robót z dnia 30 sierpnia 2013 r., protokół odbioru robót z dnia 4 września 2013 r. oraz umowę z wykonawcą Nr 259/WD/13 z dnia 28 maja 2013 r. i aneks do umowy nr 1 z dnia 26 lipca 2013 r. Powiat Poddębicki dokonał zapłaty za wykonane roboty zgodnie z terminem określonym w umowie tj. pierwszą transzę w kwocie 1 892 116,89 zł dokonał w dniu 30 września 2013 r. WB nr 182 oraz drugą transzę w wysokości 1 078 744,80 zł w dniu 2 października 2013 r. WB nr 183. Beneficjent otrzymał dotację w dniu 27 września 2013 r., natomiast przelew od Partnera Gminy Pęczniew w wysokości 1 000,00 zł nosi datę 16 września 2013 r. WB nr 179. Kontrolujący nie wnoszą uwag do realizacji finansowego zakresu zadania ponieważ: - przedstawiona faktura jest zgodna z harmonogramem i planem finansowym określonym w umowie i aneksie o dofinansowanie zadania środkami z budżetu państwa zawartej między Powiatem Poddębickim i Wojewodą Łódzkim,
3 - przedstawiona faktura jest zgodna z umową z wykonawcą i aneksem oraz z protokołem odbioru robót, w zakresie kwot obciążających Inwestora i terminu wystawienia faktury, - przedstawiona faktura została prawidłowo opisana; opisy zawierają wszystkie wymagane procedurą elementy, - przedstawiona faktura została zapłacona w roku 2013 r., co zostało potwierdzone przysłanymi wyciągami bankowymi, - Powiat Poddębicki wykorzystał dotację zgodnie z zapisami 5 umowy z Wojewodą Łódzkim tj. w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. Pozytywnie ocenia się realizację kontrolowanego zadania w zakresie finansowym. 5.2 Kontrola w zakresie prawidłowości wyboru wykonawców zadania pod względem zgodności z procedurami zamówień publicznych (akta kontroli str. 46-235) : W ramach realizacji zadania, Inwestor przeprowadził: 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego (art. 39 ustawy prawo zamówień publicznych tj. Dz.U z 2010 roku Nr 113 poz. 759 ze zmianami) na zadanie pn.: Powierzchniowe utrwalenie nawierzchni dróg na terenie Powiatu Poddębickiego. Postępowanie to zostało ogłoszone w dniu 20.03.2013 roku m.in. w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 112014-2013. Zamawiający określił kwotę, jaką może przeznaczyć na sfinansowanie zadania w wysokości 2 416 947,79 zł brutto. W terminie składania ofert wyznaczonym przez Zamawiającego złożono sześć ofert. Najniższa kwota oferty, złożonej przez firmę AGO Sp. z o.o. wyniosła 2 985 780,84 zł brutto. W związku z tym, na mocy art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP, postępowanie zostało unieważnione, ponieważ kwota oferty z najniższą ceną była wyższa niż kwota jaką może przeznaczyć Zamawiający na sfinansowanie zadania. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego (art. 39 ustawy prawo zamówień publicznych tj. Dz.U z 2010 roku Nr 113 poz. 759 ze zmianami) na zadanie pn.: Powierzchniowe utrwalenie nawierzchni dróg na terenie Powiatu Poddębickiego II Postępowanie. W związku z unieważnieniem pierwszego postępowania Zamawiający przeprowadził II Postępowanie, które zostało ogłoszone w dniu 8.04.2013 roku m.in. w Biuletynie Zamówień Publicznych. Starosta i Wicestarosta Poddębicki zatwierdzili SIWZ w marcu 2013 roku. Wykonawcy przekazali zapytania do SIWZ, na które Zamawiający odpowiedział, wysyłając pisma do Wykonawców i umieszczając korespondencję w BIP na swojej stronie internetowej. W terminie wyznaczonym przez Zamawiającego tj. do dnia 23.04.2013 r. złożonych zostało sześć ofert. Po otwarciu, weryfikacji i ocenie ofert wezwano Wykonawców do uzupełnienia dokumentów i poprawienia omyłek. W rezultacie odrzucono dwie oferty złożone przez Wykonawców wykluczonych z postępowania. Jeden z nich uzupełnił dokumenty, ale nie potwierdziły one braku podstaw do wykluczenia z postępowania. Drugi Wykonawca został wykluczony ponieważ nie wyraził zgody, w terminie 3 dni od daty zawiadomienia, na poprawienie omyłki rachunkowej. Z pozostałych niewykluczonych ofert najniższą cenę zawierała oferta PBD SA z Kalisza - 2 970 861,69 zł. Ponieważ zamawiający przeznaczył na realizację zadania kwotę 2 416 947,79 zł brutto (jak w postępowaniu pierwszym), Rada Powiatu w Poddębicach Uchwałą nr XXIX/171/13 z dnia 29.04.2013 r. dokonała zwiększenia środków finansowych na to zadanie do wysokości 3 015 001.86 zł. W dniu 14.05.2013 roku uchwała Zarządu Powiatu Poddębickiego Nr 104/859/13 zatwierdziła wynik postępowania o udzielenie zamówienia tj. wybór Wykonawcy PBD SA
4 z Kalisza. W tym samym dniu wysłano Ogłoszenie o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do wszystkich uczestników postępowania. W dniu 15.05.2014 roku wezwano czterech niewykluczonych uczestników postępowania do przedłużenia terminu związania ofertą PBD KALISZ SA, Trans-Masz Stargard Sz., PRD-M Piotrków Tryb., PD LAMBDAR Sp. z o. o. Łódź. Firma Trans-Masz nie wyraziła zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W wyniku przeprowadzonego postępowania w dniu 28.05.2013 roku zawarto umowę Nr 259/WD/13 na wykonanie zadania pn. Powierzchniowe utrwalenie nawierzchni dróg na terenie Powiatu Poddębickiego między PBD KALISZ SA, a Zarządem Powiatu w Poddębicach na kwotę 2 970 861,69 zł. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia ukazało się m.in. w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 29.05.2013 r. pod numerem 209864 2013. Do umowy podpisano Aneks Nr 1 w dniu 26.07.2013 r. zmieniający termin realizacji zadania z dnia 31.07.2013r. na dzień 30.08.2013 r. Zamawiający sporządził Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (ZP-PN) wraz z załącznikami, który został zatwierdzony przez Starostę i Wicestarostę Poddębickiego. Kontrolujący nie wnoszą uwag do powyższych postępowań ponieważ: zachowano jawny charakter postępowań publikując ogłoszenia o zamówieniach oraz o udzieleniu zamówień, opublikowano SIWZ, zawiadomiono o wyborze najkorzystniejszej oferty, zachowano terminy określone przepisami w zakresie terminu złożenia oferty, terminu zawarcia umowy, dochowano należytej staranności przy opracowaniu SIWZ i projektów umów, należycie udokumentowano postępowania zachowując zasadę pisemności m.in. poprzez sporządzenie protokołów ZP PN z załącznikami, zawarcie umowy z wykonawcą nastąpiło zgodnie z przepisami PZP. Pozytywnie ocenia się realizację kontrolowanego zadania w zakresie wyboru wykonawców zadania pod względem zgodności z procedurami zamówień publicznych. 5.3 Stan i zakres rzeczowy realizacji dotowanego zadania (akta kontroli str. 236-316) : We wniosku aplikacyjnym nr 86/2012/U złożonym do ŁUW w dniu 20.12.2012 r. Beneficjent określił zakres prac planowanych w ramach przedmiotowego zadania. Założono wykonanie na poszczególnych ciągach dróg, na wyznaczonych odcinkach, uszczelnienia nawierzchni poprzez powierzchniowe utrwalenie kationową emulsją asfaltową szybkorozpadową i grysem kamiennym. Projekt w obrębie wyznaczonych odcinków dróg obejmował wykonanie powierzchniowego utrwalenia nawierzchni, poszerzenie poprzez dwustronną ścinkę poboczy, usunięcie rosnących zakrzewień i wystających pni. Na remontowanych odcinkach zaplanowano odtworzenie istniejącego oznakowania poziomego, wyznaczenie i oznakowanie trzech nowych przejść dla pieszych, montaż płyt ryflowanych na przejściach dla pieszych, wymianę oznakowania pionowego i montaż punktowych elementów odblaskowych, tzw. kocie oczka. Przewidywany efekt inwestycji zawarty w w/w wniosku to poprawa stanu nawierzchni na remontowanych odcinkach dróg, zwiększenie bezpieczeństwa ruchu drogowego i pieszego. Roboty remontowe zaplanowano na następujących drogach powiatowych Nr Nr 1700E, 2531E, 3706E, 3707E 3711E, 3712E, 3714E, 3715E, 3717E,3720E, 3722E, 3723E, 3727E, 3731E, 3732E, 3733E, 3734E, 3737E, 3741E oraz drodze gminnej Nr 111105E. Na każdej z w/w dróg wybrano do remontu po klika odcinków. W załączeniu
5 do wniosku aplikacyjnego przedłożono mapy powiatu poddębickiego, na których zaznaczono odcinki przeznaczone do remontu na wybranych drogach. Powiat Poddębicki zgłosił zamiar wykonania remontu dróg powiatowych składając Zgłoszenie wykonania robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę z dnia 26 września 2012 r. oraz remontu drogi gminnej składając Zgłoszenie wykonania robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę z dnia 11 grudnia 2012 r. Wyżej opisane zamierzenia inwestycyjne określone we wniosku aplikacyjnym były przedmiotem oględzin przeprowadzonych w terenie. W tym celu kontrolujący wytypowali do sprawdzenia: - na DP 3720E cztery odcinki - na DP 3715E trzy odcinki - na DP 1700E cztery odcinki - na DP 3712 cztery odcinki. Uzasadnienie wyboru: Powiat Poddębicki zamierzał kontynuować roboty remontowe w ramach NPPDL na w/w drogach w 2014 roku. Dlatego też złożył do ŁUW wniosek aplikacyjny dotyczący remontu kolejnych odcinków. Załączone do tego wniosku materiały wykazały nieścisłości, dlatego też wybrano powyższe odcinki dróg do kontroli. Kontrola odbyła się w terenie w oparciu o załączone do wniosku mapy z zaznaczonymi do remontu odcinkami na wybranych drogach. Szczegółowy opis stanu rzeczowego skontrolowanego w terenie zadania znajduje się w Protokole oględzin stanowiącym integralną część wystąpienia pokontrolnego (akta kontroli str. 240-242). Kontrolujący wnoszą uwagi do realizacji rzeczowego zakresu zadania: - na skontrolowanym odcinku czwartym DP 3720E o całkowitej długość 217 m w kierunku miejscowości Zalesie od łuku drogi na dwóch odcinkach (2 x 36 m = 72 m) stanowiących rozjazd do miejscowości Zalesie stwierdzono spękania, liczne nierówności i wgłębienia nawierzchni. - na skontrolowanym odcinku drugim DP 1700E o długości 365 m w miejscowości Brzeg (wzdłuż brzegów zbiornika Jeziorsko) na łuku drogi stwierdzono liczne spękania i nierówności nawierzchni. Kontrolujący podczas oględzin w terenie poinformowali beneficjenta o konieczności naprawy uszkodzonych nawierzchni na wskazanych odcinkach dróg powiatowych Nr 3720E i 1700E. Beneficjent w piśmie z dnia 22.07.2014 r., znak: WD.7013.8.2014, stwierdził, że stan nawierzchni na drogach, na których było wykonane powierzchniowe utrwalenie jest zadowalający. Kontrolujący nie zgadzają się z tą opinią, ponieważ na w/w odcinkach dróg stwierdzono liczne spękania i ubytki nawierzchni. Na pozostałych odcinkach dróg wytypowanych do sprawdzenia kontrolujący stwierdzają wykonanie powierzchniowego utrwalenia nawierzchni drogi oraz ścinkę poboczy w celu ich wyprofilowania. Powierzchnia tych odcinków nie posiada spękań czy ubytków. W związku z powyższym do pozostałych, nie wymienionych w zastrzeżeniach, dróg kontrolujący nie wnoszą uwag. Beneficjent, w odpowiedzi na przekazany mu Projekt wystąpienia pokontrolnego z dnia 11 września 2014 r., stwierdził konieczność naprawy odcinków drogi wskazanych przez kontrolujących. W piśmie z dnia 19.09.2014 r. znak. WD.7013.8.2014, zaproponował termin wykonania naprawy do dnia 31.08.2015 r.
6 Kontrolujący wnoszą również zastrzeżenia do map stanowiących załączniki do wniosku aplikacyjnego. Po skonfrontowaniu, podczas kontroli w terenie, map z rzeczywistym wykonaniem wytypowanych do sprawdzenia remontowanych odcinków kontrolujący stwierdzają, iż mapy wykonane są nierzetelnie. Oznaczenia na mapie nie wskazują na DP 3720E w odcinku m. Pęczniew - m. Zadzim, na DP 3712E w odcinku m. Otok m. Zalesie, i DP 1700E w odcinku m. Brzeg m. Lubola prawidłowego umiejscowienia wyremontowanych odcinków. Jednakże długość skontrolowanych odcinków wskazanych do remontu we wniosku aplikacyjnym na wytypowanych do skontrolowania drogach jest prawidłowa i kontrolujący nie wnoszą do tego uwag. Pozytywnie z uchybieniami ocenia się realizację kontrolowanego zadania w zakresie rzeczowym i wykorzystania środków z budżetu państwa. 6. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: 1. W zakresie finansowym: Nie stwierdza się uchybień i nieprawidłowości. 2. W zakresie stosowania PZP: Nie stwierdza się uchybień i nieprawidłowości. 3. W zakresie wykonania robót budowlanych i wykorzystania środków z budżetu państwa na finansowanie inwestycji przez jednostkę samorządu terytorialnego: Stwierdza się uchybienia w wykonaniu robót budowlanych na odcinku czwartym DP 3720E w kierunku miejscowości Zalesie od łuku drogi na dwóch odcinkach (2 x 36 m = 72 m) stanowiących rozjazd do miejscowości Zalesie i odcinku drugim DP 1700E w miejscowości Brzeg (wzdłuż brzegów zbiornika Jeziorsko) na łuku drogi. Na w/w drogach stwierdzono liczne spękania i nierówności nawierzchni. Ustalono, że udzielona dotacja została wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem na wszystkie odcinki dróg poza odcinkami drogi DP 3720 i DP 1700, na których stwierdzono usterki. 7. Wnioski: a) Zgodnie z ustaleniami Kontrolujących i Kontrolowanego, opisanymi w Protokole oględzin z dnia 30 maja 2014 r., nawierzchnia na końcowym odcinku drogi DP 3720 i drogi DP 1700 w m. Brzeg (wzdłuż zbiornika Jeziorsko) jest popękana, nierówna i posiada liczne ubytki. W związku z powyższym zobowiązuje się beneficjenta do usunięcia wad stwierdzonych na nawierzchni dróg DP3720E i DP 1700E oraz przekazania Protokołu z usunięcia usterek do dnia 30 czerwca 2015 roku pod rygorem zwrotu części dotacji. b) Kontrolujący wskazali beneficjentowi konieczność dotrzymania należytej staranności przy sporządzaniu dokumentacji tj: w szczególności map, które stanowią załączniki służące do udokumentowania realizacji robót. Kierownik jednostki kontrolującej....