Egzemplarz nr 2 1 Numer kontroli 2 Nazwa jednostki kontrolowanej Gmina Kołbaskowo 3 Adres jednostki kontrolowanej Urząd Gminy Kołbaskowo Kołbaskowo 106 72-001 Kołbaskowo 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 6 Termin kontroli 18 kwietnia 2014 r. 7 Osoby przeprowadzające kontrolę 8 Zakres kontroli Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Andrzej Bell kierownik Oddziału EWT w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu nr INT-10-0044 Ochrona przeciwpowodziowa w Dolinie Dolnej Odry, na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta oraz wizji lokalnej przedsięwzięcia. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 14.06.2010 r. do dnia 18 kwietnia 2014 r. funkcje w jednostce kontrolowanej jn. sprawowali: Małgorzata Schwarz - Wójt Gminy Kołbaskowo (od grudnia 2010 r.); Józef Żukowski - Wójt Gminy Kołbaskowo; 1
Irena Ostrowska - Skarbnik Gminy Kołbaskowo; Anna Wierzbicka inspektor ds. pozyskiwania środków z funduszy unijnych i promocji gminy. 9.1. Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Głównym celem projektu jest poprawa stanu ochrony przeciwpowodziowej, przeciwpożarowej, przed awariami przemysłowymi, innymi klęskami żywiołowymi i wielkoobszarowymi pożarami lasów na terenie objętym projektem po obu stronach granicy (szczególnie z uwzględnieniem ochrony obszarów NATURA 2000, w tym Doliny Dolnej Odry), poprzez modernizację zaplecza techniczno szkoleniowego i organizację wspólnych ćwiczeń, szkoleń oraz ścisłą współpracę między służbami ratowniczymi partnerów projektu. Zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, wykonano polbruk między wjazdem a drogą, wykonano chodnik, poszerzono parking, wykonano ogrodzenie. Są to o tyle istotne kwestie z uwagi na dogodny wyjazd samochodów strażackich oraz stworzenie możliwości bezpiecznego magazynowania sprzętu. Zakupiono również łódź ratowniczą dla Straży Pożarnej, w celu usprawnienia akcji ratowniczych na rzece Odrze. Efekt końcowy przedstawia dokumentacja fotograficzna wykonana przez Zespół Kontrolujący, podczas kontroli projektu na miejscu inwestycji w dniu 18 kwietnia 2014 r. (Raport z oględzin Załącznik 1). 9.2. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy/ zlecenia: 1) Umowa nr 261/2012 z dnia 14.11.2012 r. zawarta pomiędzy Gminą Kołbaskowo a Andrzejem Soroko prowadzącym działalność gospodarczą pn. SORBA z siedzibą w Skwierzynie przy ul. Międzyrzeckiej 14h. Przedmiotem umowy było dostarczenie łodzi motorowo-wiosłowej wraz z wyposażeniem oraz uzupełniającym sprzętem ratowniczym o parametrach zgodnych z przedstawiona ofertą z dnia 02.11.2012 r. Wartość umowy: 47 156,43 zł brutto. 2) Umowa nr 177/2011 z dnia 02.08.2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Kołbaskowo a Stanisławem Męczyńskim przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe REMONT z siedzibą w Szczecinie przy ul. Niemcewicza 26. Przedmiotem umowy było wykonanie robót uzupełniających przy przebudowie budynku garażowego na remizę OSP i świetlicę wiejską w miejscowości Kołbaskow wykonanych na podstawie umowy Nr 219/2010 z dnia 30.12.2010 r. Wartość umowy: 196 233,89 zł brutto. 3) zlecenie z dnia 16.11.2011 r. dla Pędzel Reklama na dwie tablice informacyjne na obiekt Remiza OSP w Kołbaskowie; wartość zlecenia: 420,17 zł brutto. 4) zlecenie z dnia 27.12.2011 r. dla Kaczyński Service na wykonanie oprawy tablicy pamiątkowej oraz transport; wartość zlecenia: 1 230,00 zł brutto. 9.3. Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Zarządzeniem Nr 100/2010 z dnia 31 grudnia 2010 r., Wójt Gminy Kołbaskowo wprowadził zasady polityki rachunkowości wraz z zakładowym planem kont dla budżetu gminy oraz dla jednostki budżetowej. Środki na finansowanie projektu pn. Ochrona przeciwpowodziowa w Dolinie Dolnej Odry, Beneficjent zabezpieczył w Uchwale Nr XXXIII/389/2010 Rady Gminy Kołbaskowo z dnia 28 czerwca 2010 roku w sprawie zmian w budżecie gminy na 2010 rok, Uchwale Nr XIV/138/2011 Rady Gminy Kołbaskowo z dnia 30 grudnia 2011 roku w sprawie zmian w budżecie gminy na 2011 rok oraz Uchwale Nr XV/151/2012 Rady Gminy Kołbaskowo z dnia 6 lutego 2012 roku w sprawie zmian w budżecie gminy na 2012 rok. Dla Gminy Kołbaskowo zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równych 60 599,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%, tj. kwotę 51 509,00 EUR. 2
Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała Raport partnera za okres: 14.06.2010-15.12.2013 na kwotę 227.342,20 PLN. Kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona w raporcie została potwierdzona dowodami księgowymi ujętymi w zestawieniu wydatków Załączniku nr 2 do raportu, których oryginały przedstawiono kontrolującym. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach umieszczono opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013 (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunku bankowego Beneficjenta. Kontrola potwierdziła, że partner polski w projekcie Gmina Kołbaskowo spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczących badanego projektu, które pozwalają na identyfikację danego projektu, poprzez wprowadzenie kodu księgowego 24. Operacje dotyczące realizowanego projektu zaewidencjonowano na kontach: - 011: Środki trwałe; - 080: Inwestycje (Środki trwałe w budowie) - w podziale na czwartą cyfrę paragrafu 7 i 9 ; - 130: Rachunek bieżący jednostki - w podziale na czwartą cyfrę paragrafu 7 i 9 ; - 201: Zobowiązania z tytułu dostaw i usług z analityką dla poszczególnych kontrahentów. Beneficjent zastosował błędną czwartą cyfrę paragrafu 7, zamiast prawidłowej 8, wskazującej wydatki współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007 2013);Wszystkie zapisy na kontach księgowych pokrywają się z przedstawionymi dowodami księgowymi badanego projektu. W ramach robót budowlanych robót uzupełniających przy przebudowie budynku garażowego na remizę OSP i świetlicę wiejską, zgodnie z umową nr 177/2011 z dnia 02.08.2011 r., wykonano przyłącze wraz z układem pomiarowym zasilającym Remizę i Świetlicę. Zakres ten był niekwalifikowalny i nie podlegał dofinansowaniu z EFRR. Transakcja dostawy przyłącza energetycznego przez Gminę na rzecz operatora sieci (podlegająca opodatkowaniu VAT) nie ma wpływu na kwalifikowalność podatku VAT w ramach wydatków Gminy na Inwestycję. Przyjmując, iż Gminie przysługiwałoby prawo do odliczenia VAT naliczonego od wydatków na wykonanie przyłącza (w związku z opodatkowaną sprzedażą tego majątku), to podatek naliczony od wydatków na przyłącze nie stanowił przedmiotu dofinansowania w ramach Projektu. Ponadto, potencjalne prawo Gminy do odliczenia VAT naliczonego od wydatków na wykonanie przyłącza energetycznego nie ma wpływu na uznanie podatku VAT od wydatków na Inwestycję jako kosztu niekwalifikowanego (podlegającego odzyskaniu). Gmina nie zamierza wykorzystywać majątku powstałego w ramach Inwestycji (w tym chodników, placu przy remizie OSP, łodzi motorowej etc.) do wykonywania jakichkolwiek czynności opodatkowanych VAT, a tym samym Gmina nie będzie uprawniona na gruncie obowiązujących przepisów ustawy o podatku od towarów i usług do odliczenia podatku naliczonego od wydatków na Inwestycję. Majątek powstał w ramach Inwestycji, zgodnie z jego przeznaczeniem na cele ochrony przeciwpożarowej/przeciwpowodziowej, zostanie w całości udostępniony nieodpłatnie przez Gminę na rzecz właściwej jednostki OSP, a czynność taka nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT i nie umożliwia tym samym odzyskania tego podatku. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on, więc koszt projektu. Partner jest płatnikiem podatku VAT. Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. 3
Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. Do dnia kontroli Beneficjent nie otrzymał refundacji poniesionych wydatków. Dla powstałych środków trwałych w ramach zrealizowanego projektu utworzono dokumenty OT. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do Informacji pokontrolnej. 9.4. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską Miejsce inwestycji zostało oznaczone tablicą informacyjną. Tablica zawiera logo i nazwę Programu, emblemat Unii Europejskiej, a także informację o finansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Tablica informacyjna została umieszczona w widocznym miejscu i spełnia normy graficzne. Na dokumentach znajdują się informacje dotyczące Programu. Strona internetowa Beneficjenta zawiera informację o Projekcie http://kolbaskowo.pl/index.php/pl/gmina/realizowane-inwestycje-i projekty /zrealizowane-projekty/1161-projekt-ochrona-przeciwpowodziowa-w-dolinie-dolnej-odry-int-10-0044. 9.5. Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych 1) zamówienie uzupełniające na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych dotyczące przetargu nieograniczonego na przebudowę wraz ze zmianą sposobu użytkowania istniejącego budynku garażowego na remizę OSP i świetlicę wiejską na dz. nr ew. 179/2 postępowanie nr ZP.271.14.2011. Wybrany wykonawca Stanisław Męczyński przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe REMONT z siedzibą w Szczecinie przy ul. Niemcewicza 26. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu 02.08.2011 r. na kwotę: 196 233,89 zł brutto. Wydatki na zakup łodzi motorowo-wiosłowej wraz z wyposażeniem oraz uzupełniającym sprzętem ratowniczym zostały poniesione w oparciu o procedurę analizy/ rozeznania rynku w celu zachowania zasady konkurencyjności, racjonalności i oszczędności. W przypadku zakupu tablicy informacyjnej oraz oprawienia i transportu tejże tablicy, Beneficjent nie przedstawił dokumentacji z przeprowadzonego badania rynku. W związku z powyższym została nałożona korekta finansowa w wysokości 25% wartości kwoty kwalifikowalnej, tj. 307,75 zł. Wykaz poniesionych wydatków stanowi Zestawienie wydatków poniesionych w czasie realizacji projektu (Załączniki nr 2) do końcowego Raportu partnera. b. Prawa budowlanego Roboty budowlane będące przedmiotem projektu przeprowadzono na podstawie: - Projektu budowlanego przebudowa budynku garażowego na remizę OSP i świetlicę wiejską, opracowanego przez Pracownię architektoniczną Dekton; - Projektu budowlano wykonawczy - przebudowa budynku garażowego na remizę OSP i świetlicę wiejską, opracowanego przez Pracownię architektoniczną Dekton; - Projektu wykonawczy - przebudowa budynku garażowego na remizę OSP i świetlicę wiejską, opracowanego przez Pracownię architektoniczną Dekton; - Decyzji nr 1394/2008 z dnia 21.10.2008 r. wydanej przez Starostę Polickiego zatwierdzającą projekt budowlany i udzielającą pozwolenia na budowę Gminie Kołbaskowo inwestycji polegającej na przebudowie wraz ze zmianą sposobu użytkowania istniejącego budynku garażowego na remizę OSP i świetlicę wiejską na dz. nr ewid. 179/2, przebudowie układu komunikacji wewnętrznej na dz. nr ewid. 179/2 i 70/1oraz budowie zewnętrznych instalacji: gazu i kanalizacji sanitarnej na dz. nr ewid. 179/2, kanalizacji deszczowej do istniejącego odpływu poprzez obejście osadnika, wody oraz elektrycznej na dz. 4
nr ewid. 179/2 i 70/1 w Kołbaskowie, gm. Kołbaskowo. Egzemplarz nr 2 9.6. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Dokumenty znajdują się w następujących wydziałach Urzędu Gminy w Kołbaskowie: 1) Referat Organizacyjny (pok. 19); 2) Samodzielne stanowisko ds. pozyskiwania środków z funduszy unijnych i promocji gminy (pok. 18); 3) Samodzielne stanowisko specjalisty ds. planowania przestrzennego i inwestycji (pok. 7); 4) Referat Spraw Finansowych (pok. 14 i 15). Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 10 11 9.7. Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9.8. Wskaźniki. Realizacja projektu pozwoliła na osiągnięcie wszystkich zaplanowanych wskaźników. STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI W przypadku zakupu tablicy informacyjnej oraz oprawienia i transportu tejże tablicy, Beneficjent nie przedstawił dokumentacji z przeprowadzonego badania rynku. W związku z powyższym została nałożona korekta finansowa w wysokości 25% wartości kwoty kwalifikowalnej, tj. 307,75 zł, o którą Kontroler pomniejszy kwotę wydatków kwalifikowalnych w Poświadczeniu wydatków zgodnie z art. 16 Rozporządzenia 1080/2006. KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW Kontrola objęła oryginały dokumentów znajdujące się w siedzibie Beneficjenta: - faktury, rachunki; - umowy, zlecenia; - protokoły odbioru, dokument OT; - dokumentacja przetargowa; - wyciągi bankowe; - ewidencja księgowa. Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data...... Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 5