Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 34 Ministra Finansów z dnia 30 października 2003r. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach skarbowych i składnic akt w urzędach skarbowych Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn.zm.) ustala się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w izbach skarbowych, zwanych dalej izbami, i składnicy akt w urzędach skarbowych, zwanych dalej urzędami, oraz postępowanie z materiałami archiwalnymi i niearchiwalnymi w izbach i urzędach skarbowych. 2. Postępowanie z materiałami archiwalnymi stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową określają odrębne przepisy. 3. Do składnicy akt stosuje się przepisy niniejszej instrukcji, z wyłączeniem 15 o przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz tych przepisów, w których bezpośrednio tak się stanowi. 4. W przypadku kiedy urząd skarbowy zostanie wyznaczony przez Archiwum Państwowe jako wytwarzający materiały archiwalne kategorii A, stosuje się do niego przepisy odnoszące się izb skarbowych. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 2. 1) dokumentacja materiały archiwalne i niearchiwalne powstające w izbach i urzędach oraz wpływające do nich, 2) metr bieżący dokumentacji ilość dokumentacji, jaka mieści się na jednym mb półki przy ułożeniu dokumentacji przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, grzbietem teczki zwrócone do frontu półki, 3) brakowanie dokonywanie oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej dla celów praktycznych i wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej. Rozdział 2 Podział dokumentacji na kategorie 1. Dokumentację dzieli się pod względem wartości archiwalnej na dwie kategorie: 3. 1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, oznaczone w wykazie akt symbolem A, 2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt: a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich - oznacza się tak kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego po utracie przez -1-
dokumentacją praktycznego znaczenia dla potrzeb izby lub urzędu skarbowego oraz dla celów kontrolnych. W szczególnie uzasadnionych wypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne kategorii A, b) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich - oznacza się tak dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne kategorii A, c) symbolem BC - oznacza się tak kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Dokumentację tę można przekazać na makulaturę lub zniszczyć po całkowitym jej wykorzystaniu. Likwidację można przeprowadzić w komórce organizacyjnej nie przekazując dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt, jednak za zgodą pracownika prowadzącego archiwum lub składnicę, 2. Szczegółowy podział dokumentacji na kategorie i okresy jej przechowywania reguluje instrukcja w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz jednolity rzeczowy wykaz akt izb i urzędów skarbowych. Rozdział 3 Terminy przechowywania dokumentacji w archiwach zakładowych Archiwa zakładowe przechowują: 4. 1) materiały archiwalne kategorii A przez okres 25 lat, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375), 2) dokumentację niearchiwalną kategorii B przez okresy ustalone w rzeczowym wykazie akt dla izb i urzędów skarbowych. Rozdział 4 Organizacja archiwum zakładowego 5. 1. Archiwum zakładowe wchodzi w skład komórki spraw ogólnych izby i jest prowadzone przez wyznaczonego pracownika. 2. Urząd prowadzi w swojej siedzibie składnicę akt nadzorowaną przez kierownika komórki spraw ogólnych. 3. Czynności związane z prowadzeniem składnicy akt wykonuje pracownik wyznaczony przez naczelnika urzędu. 4. Archiwum zakładowe może prowadzić pracownik posiadający co najmniej średnie wykształcenie, który odbył przeszkolenie w zakresie prowadzenia archiwów zakładowych, wyznaczony przez dyrektora izby. Rozdział 5 Zakres działania archiwum zakładowego 6. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy: 1) przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych, 2) prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz jej przechowywanie i zabezpieczenie, 3) udostępnianie dokumentacji, -2-
4) przekazywanie materiałów archiwalnych kategorii A do archiwum państwowego, 5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii B i udział w komisyjnym ich brakowaniu, 6) opracowywanie rocznych sprawozdań dotyczących wykonanych czynności w archiwum. Rozdział 6 Obowiązki pracowników archiwum zakładowego 7. 1. Pracownik archiwum zakładowego obowiązany jest dbać o całość mienia archiwum i jego zabezpieczenie, a w szczególności o zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, zniszczeniem mechanicznym lub chemicznym i przed szkodnikami. 2. Pracownik archiwum zakładowego obowiązany jest znać strukturę organizacyjną jednostki, jak również instrukcję w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według których prowadzi się akta. 3. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy w szczególności: 1) przyjmowanie uporządkowanej dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych, 2) prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji, dokonywanie zmian w ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczanie środków ewidencyjnych, 3) udostępnianie przechowywanej dokumentacji, 4) przekazywanie materiałów archiwalnych kat. A do archiwum państwowego, (nie dotyczy urzędów skarbowych), 5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych akt na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego, 6) udzielanie instruktażu komórkom organizacyjnym w zakresie przygotowywania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, 7) utrzymywanie stałego kontaktu z właściwym archiwum państwowym, 8) opracowywanie rocznych sprawozdań z wykonania czynności w archiwum. Sprawozdanie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla kierownika jednostki, a drugi pozostaje w archiwum. Sprawozdanie w szczególności powinno wykazywać ilość dokumentacji w metrach bieżących: a) przyjętych do archiwum zakładowego, b) przekazanych do archiwum państwowego (nie dotyczy to urzędów skarbowych), c) wydzielonych na makulaturę, d) przekazanych do zbiornicy surowców wtórnych. Sprawozdanie powinno także wykazywać ilość dokumentacji udostępnionej na podstawie kart udostępnienia. 4. W razie zmiany na stanowisku pracownika archiwum przekazanie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie. 5. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego poza czynnościami związanymi z prowadzeniem archiwum należy stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych, zapoznawanie się i stosowanie nowych przepisów dotyczących zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną. Rozdział 7 Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie 8. -3-
1. Lokal archiwum zakładowego powinien składać się: 1) z pomieszczenia biurowego, służącego do pracy biurowej personelu archiwum i do udostępniania dokumentacji, 2) z magazynu służącego do przechowywania dokumentacji, 3) z pomieszczenia przeznaczonego na skład dokumentacji wydzielonej na makulaturę, 2. Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny i w zasadzie powinien mieścić się na parterze. W suchej suterenie mogą mieścić się jedynie magazyn i skład makulatury. Lokal powinien posiadać mocne drzwi obite blachą i zamki, okratowane okna, odpowiednio zabezpieczoną instalację elektryczną i dobrą wentylację. Temperatura i wilgotność w magazynie archiwalnym powinna wynosić odpowiednio od 16-19 o C oraz 55-65%. 3. Wyboru lokalu przeznaczonego dla archiwum zakładowego powinien dokonać kierownik jednostki po porozumieniu się z właściwym archiwum państwowym. 4. Archiwum zakładowe powinno być wyposażone w biurka lub stoły, szafy, stół do prac archiwalnych, półki, regały, drabiny, schodki itp. 5. Regały w magazynie powinny być metalowe lub kompaktowe dostosowane do wymiaru dokumentacji. 6. Regały powinny być ustawione wzdłuż ścian prostopadłych do otworów okiennych. Odstęp między regałami powinien wynosić nie mniej niż 70 cm. 7. W magazynie archiwum nie wolno ustawiać żelaznych pieców, otwartych grzejników ani też palić tytoniu. 8. Lokal archiwum zakładowego powinien być wyposażony w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice proszkowe). 9. W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie. 10. W magazynie należy przeprowadzać co najmniej dwa razy w roku gruntowne odkurzanie dokumentacji. Rozdział 8 Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe 9. 1. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określa instrukcja w sprawie obsługi czynności kancelaryjnych izb i urzędów skarbowych. 2. Szczegółowy terminarz przekazywania dokumentacji przez komórki organizacyjne do archiwum zakładowego opracowuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe w porozumieniu z kierownikami właściwych komórek organizacyjnych, a zatwierdza kierownik komórki spraw ogólnych. 3. Komórki organizacyjne przekazują uporządkowaną zgodnie z instrukcją kancelaryjną dokumentację do archiwum zakładowego: 1) według ustalonego terminarza, 2) na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt; spis sporządza komórka organizacyjna przekazująca dokumentację oddzielnie dla dokumentacji kategorii A i kategorii B. Spis dla dokumentacji kategorii A sporządza się w 4 egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce zdającej, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe, z tego jeden egzemplarz spisu otrzymuje właściwe archiwum państwowe. Spis dla dokumentacji kategorii B sporządza się w trzech egzemplarzach, jeden dla komórki zdającej, a dwa dla pracownika prowadzącego archiwum zakładowe. Spis podpisują kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację lub upoważniony przez niego pracownik oraz pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Materiały należy wykazywać w spisie według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. Spis akt kategorii B-25 sporządza się oddzielnie. -4-
4. Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez komórki organizacyjne. Rozdział 9 Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym 10. 1. Archiwum zakładowe oznacza przejętą dokumentację swoją sygnaturą, tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu, np. dokumentację wymienioną w spisie nr 32 pod poz. 62 oznacza się sygnaturą 32/63. 2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wszywa się w kolejności numerów do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum. Drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych. 3. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są: 1) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich napływu i nadaje się im kolejną numerację (zał. 1); 2) spisy zdawczo-odbiorcze akt (zał. 2); 3) karty udostępnienia akt na miejscu w archiwum lub wypożyczenia ich poza jego obręb; 4) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji; 5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do archiwum państwowego (zał. 4), (nie dotyczy urzędów skarbowych); 6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (zał. 5) wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (zał. 6). 4. Środki ewidencyjne wymienione w ust. 3, z wyjątkiem pkt 3, należą do materiałów kategorii A. Karty udostępnienia akt niszczy się po dwóch latach od daty zwrotu akt do archiwum. Rozdział 10 Sposób przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym 11. 1. Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala należy przeznaczyć oddzielne miejsce w archiwum na dokumentację każdej komórki organizacyjnej. W przeciwnym razie należy układać dokumentację w kolejności jej otrzymania z różnych komórek organizacyjnych w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych. 2. Dokumentację układa się na półkach pionowo systemem bibliotecznym, albo poziomo jedne na drugich od dołu do góry i od lewej strony do prawej w kolejności sygnatur. 3. Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją. 4. W magazynie archiwum zakładowego powinien być wywieszony szkic sytuacyjny wskazujący sposób rozmieszczenia dokumentacji. Rozdział 11 Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym 12. 1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację dla celów służbowych i naukowo-badawczych. 2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępnienia za zgodę kierownika tej komórki organizacyjnej z której dokumentacja pochodzi. Na udostępnienie dokumentacji komórki organizacyjnej zlikwidowanej, zgodę wyraża kierownik komórki, który przejął jej zakres działania lub jeśli takiej komórki ustalić nie można kierownik komórki spraw ogólnych. -5-
3. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95, z późn.zm.), ustawie z dnia 26 stycznia 1984 r-. Prawo prasowe (Dz.U. Nr 5, poz. 24 z późn.zm.), rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji państwowej (Dz.U. Nr 4, poz. 36). 4. Udostępnianie dokumentacji archiwum zakładowego odbywa się w pomieszczeniu biurowym archiwum, w obecności pracownika prowadzącego archiwum. 5. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren jednostki organizacyjnej, po uzyskaniu zezwolenia jej kierownika. Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować oraz sporządzić jej opis (np. załączniki w postaci planów, plansz itp. dokumenty luźne, stan dokumentacji, braki). 6. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać: 1) dokumentacji zastrzeżonej przez komórkę organizacyjną, która ją przekazała; 2) dokumentacji uszkodzonej; 3) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego. 7. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym dokonuje wyłącznie pracownik tego archiwum. 8. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą z sygnaturą i opisem teczki. Rozdział 12 Odpowiedzialność osób korzystających z udostępnionej dokumentacji 13. 1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą odpowiedzialność za całość udostępnionych im materiałów i ich zwrot w wyznaczonym terminie. 2. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia, w obecności osoby zwracającej. 3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji pracownik prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisują: 1) pracownik prowadzący archiwum zakładowe; 2) wypożyczający dokumentację; 3) kierownik komórki organizacyjnej, której pracownikiem jest wypożyczający dokumentację; 4) kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. 4. Protokół sporządza się w 3-ch egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zgubionej dokumentacji lub dołącza się do uszkodzonej dokumentacji, drugi przechowuje się w archiwum w odrębnej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. 5. Kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji ( 12 ust. 2), przeprowadza postępowanie wyjaśniające, w celu ustalenia przyczyn zagubienia lub zniszczenia akt. Rozdział 13 Wydzielanie dokumentacji 14. 1. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe corocznie dokonuje przeglądu i wydzielania dokumentacji. Przez wydzielanie rozumie się: 1) wyłączenie materiałów archiwalnych kategorii A, podlegających przekazaniu do archiwum państwowego (nie dotyczy urzędów skarbowych); -6-
2) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B na makulaturę lub do zniszczenia; 3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE przeznaczonej do ekspertyzy. 2. Wydzielanie dokumentacji odbywa się komisyjnie. Komisja składa się z przewodniczącego, wyznaczonego przez kierownika komórki spraw ogólnych, przedstawiciela zainteresowanej komórki organizacyjnej dobrze znającego całość pracy tej komórki oraz pracownika prowadzącego archiwum zakładowe. 3. Termin rozpoczęcia wydzielania dokumentacji ustala pracownik prowadzący archiwum zakładowe w porozumieniu z kierownikiem zainteresowanej komórki organizacyjnej i kierownikiem komórki spraw ogólnych. 4. Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie obowiązującego rzeczowego wykazu akt. 5. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do materiałów archiwalnych kategorii A. Może przedłużyć okres przechowywania akt kategorii B oraz wystąpić do archiwum państwowego z wnioskiem o przekwalifikowanie dokumentacji kategorii B do materiałów archiwalnych kategorii A. 6. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji komisja sporządza protokół, do którego dołącza się spisy dokumentacji. 7. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do zatwierdzenia kierownikowi komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi oraz kierownikowi komórki spraw ogólnych. Rozdział 14 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego 15. 1. Po upływie terminu przechowywania materiałów archiwalnych kategorii A archiwum zakładowe przekazuje te materiały do właściwego archiwum państwowego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375). 2. W uzasadnionych wypadkach, za zgodą właściwego archiwum państwowego, w archiwum zakładowym mogą być przechowywane materiały archiwalne kategorii A przez dłuższy okres czasu. 3. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego następuje na podstawie spisu sporządzonego przez archiwum zakładowe w 3-ch egzemplarzach podpisanego przez kierownika zainteresowanej komórki organizacyjnej oraz kierownika komórki spraw ogólnych lub osobę przez niego upoważnioną; jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe, pozostałe dwa przekazuje się do archiwum państwowego. 4. Przy pierwszym przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego należy do spisów zdawczo-odbiorczych dołączyć strukturę organizacyjną i wykaz akt jednostki. Przy dalszych przekazywaniach materiałów do spisu należy dołączyć informację o zmianach w strukturze organizacyjnej lub w wykazie akt, jeżeli nastąpiły one w okresie miedzy kolejnymi przekazaniami. 5. Archiwum zakładowe wpisuje datę przekazania materiałów archiwalnych w odpowiednich pozycjach spisu zdawczo-odbiorczego. 6. Koszty przekazania materiałów ponosi przekazujący. Rozdział 15 Przekazywanie dokumentacji na makulaturę lub do zniszczenia 16. -7-
1. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę lub do zniszczenia należy przesłać do właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania zezwolenia na uznanie tej dokumentacji za podlegającą wybrakowaniu oraz w celu uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. 2. Po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę lub do zniszczenia powinna być przekazana do właściwej zbiornicy surowców wtórnych, w stanie uniemożliwiającym odtworzenie jej treści lub powinna być zniszczona w komórce organizacyjnej. Rozdział 16 Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki bądź jednostki organizacyjnej 17. 1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji powstałej w toku jej działalności. 2. W przypadku przejęcia części lub całej komórki organizacyjnej przez inną komórkę organizacyjną należy jej przekazać (na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego) akta spraw niezakończonych, kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Akta spraw zakończonych przejmuje archiwum zakładowe. 3. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej postępowanie z dokumentacją tej jednostki określa 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375). Rozdział 17 Nadzór nad archiwum zakładowym 18. 1. Kontrolę archiwum zakładowego przeprowadzają upoważnieni pracownicy Ministerstwa Finansów i izby, właściwego archiwum państwowego i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz innych państwowych organów kontroli. 2. Przynajmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna archiwum zakładowego, mająca na celu porównanie stanu zawartości dokumentacji w archiwum zakładowym z prowadzoną ewidencją oraz w celu sprawdzenia prawidłowej pracy archiwum. Rozdział 18 Przepisy przejściowe 19. Akta, które były założone do 31 grudnia 2001 r., powinny być archiwizowane według zasad określonych w instrukcji nr 4/OR Ministerstwa Finansów z dnia 19 lutego 1987 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz ich ekspozytur w urzędach skarbowych. Rozdział 19 Postanowienia końcowe 20. Uchyla się instrukcję Nr 4/OR Ministerstwa Finansów z dnia 19 lutego 1987 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz ich ekspozytur w urzędach skarbowych. -8-