EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY

EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY Opinia 12/05 wspólnego organu nadzorczego Europolu w sprawie zgłoszenia przez Europol operacji przetwarzania Czas pracy/elastyczny czas pracy/godziny nadliczbowe/gotowość do pracy/praca w systemie zmianowym ( Elastyczny czas pracy ) Wspólny organ nadzorczy Europolu przeanalizował zgłoszenie Elastyczny czas pracy przesłane przez Europol w celu przeprowadzenia kontroli wstępnej zgodnie z wymogami art. 28 i 30 decyzji dyrektora wprowadzającej w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001. Wspólny organ nadzorczy przeanalizował również następujące dokumenty związane z przedmiotową operacją przetwarzania: formularz wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy EDOC#523936, arkusz indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy EDOC#547667v10 oraz arkusz miesięcznego zestawienia bilansowego czasu pracy EDOC#547668. Ponadto uwzględniona została decyzja dyrektora w sprawie czasu pracy, elastycznego czasu pracy i pracy w godzinach nadliczbowych w Europolu EDOC#442783v35. 1. Kontekst Pomimo iż pierwotnie przedmiotowa operacja przetwarzania nie została przez Europol uznana za operację przetwarzania podlegającą kontroli wstępnej w rozumieniu art. 30 decyzji dyrektora wprowadzającej w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001, wydział do spraw ochrony danych wyraził pewne wątpliwości w kwestii zgodności proponowanej operacji z zasadami ochrony danych, zwracając się o opinię do wspólnego organu nadzorczego. W oparciu o udostępnioną dokumentację wspólny organ nadzorczy wyraził pogląd, iż w pyt. 8a zgłoszenia, które dotyczy tego, czy przetwarzane są określone dane szczególnie wrażliwe (w tym dane osobowe dotyczące stanu zdrowia), zamiast odpowiedzi nie należy zaznaczyć odpowiedź tak. Wynika to z faktu, że w oparciu o arkusze elastycznego czasu pracy, stanowiące część przedmiotowej procedury, gromadzone są dane osobowe dotyczące zwolnienia chorobowego i urlopu okolicznościowego. W związku z tym wspólny organ nadzorczy zalecił Europolowi przekazanie odpowiednich dokumentów w celu przeprowadzenia kontroli wstępnej. 1

2. Cel operacji przetwarzania Celem przedmiotowej operacji jest: ewidencja czasu pracy członków personelu w celu zapewnienia zgodności z regulaminem pracowniczym i przepisami wykonawczymi; umożliwienie członkom personelu korzystania z systemu elastycznego czasu pracy w celu lepszego zrównoważenia sfer życia zawodowego i prywatnego; ułatwienie obliczania wysokości należnej rekompensaty/wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (jeżeli dotyczy); ustalanie prawa członków personelu do dodatku z tytułu gotowości do pracy i określanie jego wysokości; oraz ustalanie prawa członków personelu do dodatku z tytułu pracy w systemie zmianowym. 3. Uwagi i zalecenia 3.1. Formularz zgłoszeniowy W pyt. 8a zaznaczono odpowiedź tak w związku z faktem, że w ramach przedmiotowej operacji gromadzone są dane osobowe dotyczące stanu zdrowia. W pyt. 8b, dotyczącym tego, czy dane osobowe są przetwarzane w celu oceny osobistych cech osoby, której dane dotyczą, w tym jej kwalifikacji, wydajności i zachowania, zaznaczono odpowiedź nie. Europol poinformował, że do takich ocen wykorzystywane są inne procedury. Wspólny organ nadzorczy pragnie podkreślić, że nawet w takim przypadku konieczna jest kontrola wsteczna (wykorzystywanie i kontrola rejestrów). W pyt. 10, dotyczącym podstawy prawnej, wymieniono wiele szczegółowych przepisów, na których opiera się przedmiotowa operacja przetwarzania. Należy jednak także uwzględnić odniesienie do decyzji dyrektora wprowadzającej w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001, która również jest mającą zastosowanie podstawą prawną. W pyt. 14, dotyczącym kategorii przechowywanych danych, wskazano, iż przechowywane jest imię i nazwisko, a następnie wymienia się następujące dodatkowe dane gromadzone na podstawie dokumentów stanowiących część procedury: Arkusz indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy: wydział, pracownik tymczasowy/kontraktowy, grupa zaszeregowania, numer służbowy, czas pracy, elastyczny czas pracy/godziny nadliczbowe, gotowość do pracy/praca w systemie zmianowym/urlop (zwolnienie), przeniesiony kredyt oraz usprawiedliwione nieobecności. Formularz wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy: jak wyżej, przy czym łącznie z uzasadnieniem i przyczynami negatywnego wpływu na bilans. Arkusz miesięcznego zestawienia bilansowego czasu pracy: brak szczegółowego rozbicia. 2

W indywidualnej ewidencji czasu pracy najwyraźniej nie jest wymagane podanie grupy zaszeregowania członków personelu. We wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy taki wymóg podania grupy zaszeregowania członków personelu jednak się pojawia; jeżeli zasady dotyczące elastycznego czasu pracy nie różnią się w zależności od grupy zaszeregowania, informacje na temat grupy zaszeregowania nie są w przedmiotowym procesie wymagane i nie ma potrzeby ich gromadzenia przy wykorzystaniu tego arkusza. W przypadku miesięcznego zestawienia bilansowego czasu pracy brak jest szczegółowego rozbicia; dane gromadzone przy wykorzystaniu tego arkusza należą jednak do kategorii danych, które wymieniono jako dane gromadzone dla potrzeb indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy. W pyt. 10 formularza zgłoszeniowego uwzględnić decyzję dyrektora wprowadzającą w życie zasady określone rozporządzeniem 45/2001 jako jedną z podstaw prawnych. Zmienić treść formularza zgłoszeniowego w celu uwzględnienia faktu, że w indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy nie jest wymagane podanie grupy zaszeregowania członka personelu. Wyjaśnić, czy zasady dotyczące elastycznego czasu pracy różnią się w zależności od grupy zaszeregowania. Jeżeli nie, należy usunąć pole dotyczące grupy zaszeregowania z formularza wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy, a także usunąć odniesienie do gromadzenia danych dotyczących grupy zaszeregowania w pyt. 14 formularza zgłoszeniowego. Jeżeli zasady dotyczące elastycznego czasu pracy różnią się w zależności od grupy zaszeregowania, a tym samym konieczne jest ich gromadzenie, należy zmienić treść zgłoszenia w celu uwidocznienia faktu, że takie dane są gromadzone przy wykorzystaniu wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy. 3.2. Indywidualna miesięczna ewidencja czasu pracy Jest to arkusz kalkulacyjny programu Excel wykorzystywany przez poszczególnych członków personelu do ewidencjonowania dziennego czasu pracy, usprawiedliwionych nieobecności, gotowości do pracy/pracy w systemie zmianowym, bilansu elastycznego czasu pracy, godzin nadliczbowych oraz przeniesionego kredytu. Jak wspomniano powyżej w pkt 3.1, zgodnie z informacją w formularzu zgłoszeniowym, gromadzone są również dane dotyczące grupy zaszeregowania; w samym arkuszu najwyraźniej brak jest jednak wymogu podania takich informacji. Personel drukuje, podpisuje i przesyła uzupełnione arkusze do administracji wydziału. W początkowych fazach przedmiotowej operacji arkusze indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy były dołączane do arkusza miesięcznego zestawienia bilansowego czasu pracy poszczególnych wydziałów. Oznaczało to, że miesięczna ewidencja czasu pracy poszczególnych członków personelu była dostępna dla całego zatrudniającego ich wydziału. Praktyka taka była niezgodna z obowiązującymi zasadami dotyczącymi ochrony danych i powodowała wiele problemów, np.: 3

Dane osobowe wprowadzane do arkuszy były dostępne dla szerszej niż to konieczne grupy osób, a powinny być dostępne jedynie dla osób odpowiedzialnych za kontrolę/zatwierdzanie urlopów (zwolnień) itp. (mogliby to być kierownicy wydziałów, kierownicy zespołów, wyznaczeni pracownicy do spraw personalnych). Duże prawdopodobieństwo zmiany danych przez osoby wypełniające niewłaściwe pola (co jest typowe w przypadku Excela). Jeżeli personel miał możliwość zapisywania arkuszy na własnych komputerach, prawdopodobnie zapisywano arkusze całego wydziału (i zapewne na czas nieokreślony). Kolejnym problemem związanym z arkuszem indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy w pierwotnej formie była obecność w nim kolumny nieobecność, urlop okolicznościowy lub zwolnienie chorobowe wyszczególnionej kolorem niebieskim. Uwzględniono w nim również kolumnę uwagi, w której należało wpisywać wszelkie informacje istotne dla ewidencji czasu pracy, w szczególności dotyczące danych wpisywanych w niebieskich kolumnach. Fakt, iż korzystano z arkusza wydziałowego, a nie indywidualnego, oznaczał, że informacja o przyczynach zwolnienia chorobowego była potencjalnie dostępna dla członków personelu z całego wydziału. Choć według wyjaśnień Europolu nie zamierzano gromadzić danych dotyczących przyczyn zwolnień chorobowych, ponieważ odbywa się to przy wykorzystaniu innej procedury, to instrukcja zawarta w treści formularza mogła skłonić niektórych członków personelu do podawania takich informacji. Niektóre wydziały dzieliły arkusz wydziałowy na arkusze indywidualne, aby uniknąć sytuacji, w której dane osobowe członków personelu są dostępne dla całego wydziału. Po pewnym czasie udostępniono zmienioną wersję arkuszy. Arkusz indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy ma obecnie formę osobnego arkusza dla każdego członka personelu. Eliminuje to wiele z opisanych powyżej problemów związanych z pierwotnym formatem. Arkusze indywidualne są w użyciu od dnia 1 sierpnia 2011 r. W dniu 17 października 2011 r. Europol poinformował jednak, że analitycy służby operacyjnej chwilowo nie korzystają z arkuszy indywidualnych z przyczyn technicznych, opisanych jako brak zgodności pomiędzy administracyjnym i operacyjnym systemem zarządzania danymi. Europol zaproponował możliwe obejście problemu w ten sposób, że pracownicy mieliby przechowywać arkusze indywidualne na osobistym dysku i przesyłać je do administracji wydziału na koniec miesiąca w celu wprowadzenia do systemu zarządzania danymi. Europol informuje, że jego wydział personalny otrzymywał indywidualne karty pracy ze wszystkich wydziałów, co pokazuje, że praktyka wykorzystywania arkuszy indywidualnych zamiast wydziałowych została z powodzeniem wdrożona. Europol wskazuje jednak także, że wydział personalny nie kontroluje sposobu, w jaki wydziały zestawiają swoje arkusze w praktyce, a jedynie otrzymuje zeskanowaną kopię na koniec każdego miesiąca. 4

Zmieniony arkusz posiada kolumnę przeznaczoną do wprowadzania pozycji danych dotyczącej liczby wykorzystanych godzin urlopu wypoczynkowego, zwolnienia chorobowego i urlopu okolicznościowego (w zawiadomieniu określonych jako usprawiedliwione nieobecności). Jest to kolumna koloru niebieskiego, podobnie jak inne kolumny dotyczące, np. godzin nadliczbowych, zadań itp. Podobnie jak w pierwszej wersji arkusza, uwzględniono również kolumnę uwagi, w której powinny się znaleźć wszelkie informacje ogólne istotne dla ewidencji czasu pracy, w szczególności dotyczące danych wpisywanych w niebieskich kolumnach. Wymagane jest podanie po prostu sygnatur dokumentów uzasadniających takie nieobecności. W kolumnie uwagi pojawiła się dodatkowa instrukcja wyraźnym czerwonym drukiem o treści nie należy podawać szczegółowych danych dotyczących urlopu okolicznościowego lub zwolnienia chorobowego. Dzięki temu członkowie personelu nie wpisują w tym miejscu szczególnie chronionych danych osobowych. W związku z tym gromadzenie danych dotyczących zwolnienia chorobowego lub urlopu okolicznościowego w ramach przedmiotowej procedury powinno zostać ograniczone do liczby wykorzystanych dni/godzin. Formularz zgłoszeniowy dokładnie odzwierciedla proces gromadzenia danych dotyczących stanu zdrowia w pyt. 8a (jak opisano w pkt. 3.1 powyżej) i w pyt. 16, dotyczącym danych szczególnie chronionych; w tym przypadku Europol opisuje gromadzone dane jako dane na temat stanu zdrowia osoby, której dane dotyczą, ze ścisłym ograniczeniem do danych wskazujących na stan chorobowy, lecz z wyłączeniem danych poufnych zawierających diagnozę lekarską dotyczącą stanu zdrowia osoby, której dane dotyczą. Zgodnie z instrukcją w karcie pracy, w polu uwag nie należy podawać danych szczegółowych dotyczących urlopu okolicznościowego lub zwolnienia chorobowego. Zgodnie z zaleceniem w pkt. 3.1 powyżej zmienić treść formularza zgłoszeniowego w celu odzwierciedlenia faktu, że w indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy nie jest wymagane podanie grupy zaszeregowania członka personelu. Wdrożyć niezbędne rozwiązania techniczne, dzięki którym cały personel będzie mógł korzystać z arkuszy indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy zgodnie z przeznaczeniem (tj. jeden osobisty arkusz dla każdego członka personelu, który nie jest dołączany do grupowego arkusza wydziałowego). Tymczasem należy zadbać o to, by członkowie personelu niemający możliwości korzystania z kart indywidualnych w ten sposób przechowywali arkusz indywidualny na osobistym dysku i przesyłali do administracji swojego wydziału na koniec miesiąca w celu wprowadzenia do systemu zarządzania danymi. 3.3. Miesięczne zestawienie bilansowe czasu pracy Jest to arkusz kalkulacyjny programu Excel wykorzystywany przez kierowników wydziałów. Wypełniony arkusz każdego kierownika wydziału powinien zawierać następujące dane podległych mu członków personelu, przekazywane z wykorzystaniem indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy: nazwisko i imię, numer służbowy, odbyty dyżur, system elastycznego czasu pracy, niepełny wymiar czasu pracy, kredyt/debet miesięczny oraz liczba przepracowanych godzin. Arkusz posiada również 5

kolumnę uwag, z której należy korzystać przy sporządzaniu zestawienia czasu pracy, szczególnie w przypadku, gdy zatwierdzony został przeniesiony kredyt przekraczający 16 godzin. Każdego miesiąca arkusz powinien zostać uzupełniony danymi każdego z członków personelu, podpisany przez kierownika wydziału i wicedyrektora, przeskanowany i przesłany do wydziału personalnego. W opinii wspólnego organu nadzorczego przedmiotowy dokument nie budzi wątpliwości w kwestii zgodności z zasadami ochrony danych. 3.4. Wniosek w sprawie elastycznego czasu pracy (zgoda kierownika wydziału/bezpośredniego przełożonego) Jest to formularz, za pomocą którego występuje się o przyznanie elastycznego urlopu (dotyczy nieobecności w czasie normalnych godzin pracy, urlopu wyrównawczego, przeniesionego kredytu przekraczającego 16 godzin). Członkowie personelu podają następujące dane: imię i nazwisko, numer służbowy, grupa zaszeregowania, system pracy, kredyt w ramach elastycznego czasu pracy, rodzaj nieobecności, której dotyczy wniosek (pole do zaznaczenia), wykorzystane dni/godziny nieobecności w danym miesiącu, liczba dni/godzin nieobecności, których dotyczy wniosek wraz z uzasadnieniem (w szczególności w przypadku, gdy wykorzystano już całkowicie przysługujący wymiar urlopu) oraz powód przeniesienia kredytu przekraczającego 16 godzin. Wypełnione formularze są przechowywane w biurze administracyjnym każdego wydziału. Jak wspomniano w pkt 3.1 powyżej, w formularzu wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy wymagane jest podanie grupy zaszeregowania członka personelu. Jeżeli zasady dotyczące elastycznego czasu pracy nie różnią się w zależności od grupy zaszeregowania, informacje dotyczące grupy zaszeregowania nie są w przedmiotowym procesie wymagane i nie ma potrzeby ich gromadzenia przy wykorzystaniu formularza wniosku. W opinii wspólnego organu nadzorczego formularz z wyjątkiem omówionego powyżej problemu grupy zaszeregowania jest zgodny z obowiązującymi zasadami ochrony danych. W niniejszym przypadku zastosowanie mają zalecenia przedstawione w pkt. 3.1 w związku z problemem grupy zaszeregowania: Wyjaśnić, czy zasady dotyczące elastycznego czasu pracy różnią się w zależności od grupy zaszeregowania. Jeżeli nie, należy usunąć pole dotyczące grupy zaszeregowania z formularza wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy, a także usunąć odniesienie do gromadzenia danych dotyczących grupy zaszeregowania w pyt. 14 formularza zgłoszeniowego. Jeżeli zasady dotyczące elastycznego czasu pracy różnią się w zależności od grupy zaszeregowania, a tym samym konieczne jest ich gromadzenie, należy zmienić treść zgłoszenia w celu uwidocznienia faktu, że takie dane są gromadzone przy wykorzystaniu wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy. 6

4. Oświadczenia o ochronie prywatności Oświadczenie o ochronie prywatności wchodzi w skład każdego z trzech dokumentów omówionych w pkt. 3.2 3.4. Oświadczenia o ochronie prywatności są jasne, zwięzłe i zawierają większość informacji, jakie należy udostępnić osobom, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych z dwoma wyjątkami. Po pierwsze, brak jest odniesienia do faktu, że jedną z mających zastosowanie podstaw prawnych jest decyzja dyrektora wprowadzająca w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001. Po drugie, choć w oświadczeniach o ochronie poufności stwierdza się wyraźnie, iż wszystkie pytania są obowiązkowe, to zgodnie z art. 14 ust. 7 decyzji dyrektora w sprawie czasu pracy, elastycznego czasu pracy i pracy w godzinach nadliczbowych w Europolu przedstawione informacje powinny również wskazywać na obowiązkowy charakter składania kart pracy oraz konsekwencje ich niezłożenia (jeśli dotyczy). Wymóg taki wynika również z art. 12 ust. 1 lit. d) decyzji dyrektora wprowadzającej w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001. Zadbać o to, by w oświadczeniach o ochronie prywatności dołączonych do formularza wniosku w sprawie elastycznego czasu pracy (zgoda kierownika wydziału/bezpośredniego przełożonego), arkusza kalkulacyjnego stanowiącego wzór indywidualnej miesięcznej ewidencji czasu pracy oraz do arkusza kalkulacyjnego stanowiącego wzór miesięcznego zestawienia bilansowego czasu pracy : 5. Wnioski 1. wskazano w sposób wyraźny decyzję dyrektora wprowadzającą w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001 jako jedną z mających zastosowanie podstaw prawnych; oraz 2. uwzględniono informację wskazującą na obowiązkowy charakter składania kart pracy oraz konsekwencje ich niezłożenia, odpowiednio, zgodnie z wymogami art. 14 ust. 7 decyzji dyrektora w sprawie czasu pracy, elastycznego czasu pracy i pracy w godzinach nadliczbowych w Europolu oraz art. 12 ust. 1 lit. d) decyzji dyrektora wprowadzającej w życie zasady określone w rozporządzeniu 45/2001 jeśli dotyczy. Wspólny organ nadzorczy wzywa Europol do przedstawienia uwag na temat niniejszej opinii oraz, w szczególności, do udokumentowania faktu wprowadzenia w życie zaleceń, w terminie dwóch miesięcy od daty sporządzenia niniejszej opinii. Bruksela, dnia 4 stycznia 2012 r. Isabel Cruz Przewodnicząca wspólnego organu nadzorczego Europolu (Podpisano: Sekretarz ds. ochrony danych) 7