PROTOKÓŁ z dodatkowych czynności kontrolnych w zakresie złożonych zastrzeżeń przeprowadzonych w szkołach prowadzonych w mieście Słupsk przez AP Edukacja Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 132. Działając na podstawie upoważnień: Nr 49/2013 z dnia 02.04.2013 r. i Nr 64/2013.2013 r. z dnia 25.04.2013 r., wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska zgodnie z 10 ust 3 pkt 2 i ust. 4 uchwały Nr XIX/253/12 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 29 lutego 2012 r. pracownicy Urzędu Miejskiego w Słupsku: Leszek Pińkowski kierownik Biura Kontroli, nr legitymacji służbowej 2/2009, Ewa Juralewicz główny specjalista Biura Kontroli, nr legitymacji służbowej 2/2007, Grażyna Derdzińska inspektor w Biurze Kontroli nr legitymacji służbowej - 6/2012 przeprowadzili w dniach od 12 kwietnia do 10 maja 2013 r. kontrolę dodatkową szkół należących do AP Edukacja Sp. z o.o. w Łodzi ul. Piotrkowska 132, prowadzonych na terenie Miasta Słupska. Dodatkowe czynności kontrolne przeprowadzono w związku z wniesieniem w dniu 25.03.2013 r. (wpływ do UM Słupsk 29.03.20013 r.) przez Prokurenta Spółki AP Edukacja panią Małgorzatę Michalską pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do ustaleń zawartych w protokole z kontroli przeprowadzonej w dniach 16.11.2012 r. - 28.02. 2013 r. Dodatkowe czynności kontrolne przeprowadzono w siedzibie szkół w Słupsku, przy ul. Kołłątaja 35/1. W trakcie dodatkowych czynności kontrolnych sporządzono protokoły z przeprowadzonych czynności kontrolnych w zakresie wniesionych przez AP Edukacja Sp. z o.o. w Łodzi zastrzeżeń, które stanowią załączniki do niniejszego protokołu: 1. Protokół z dnia 22.04.2013 r. (załącznik nr 1), 2. Protokół z dnia 23.04.2013 r. (załącznik nr 2), 3. Protokół z dnia 06.05.2013 r. (załącznik nr 3). Po przeprowadzeniu dodatkowych czynności kontrolnych ustalono co następuje: 1. Zastrzeżenia do części I.4 Protokołu (Gimnazjum dla Dorosłych) ponowna weryfikacja dokumentów wykazała, że wniesione przez AP Edukacja Sp. z o.o. w Łodzi zastrzeżenia są bezzasadne, w związku z czym podtrzymuje się ustalenia w sprawie braku danych osobowych słuchaczy V semestru. Na stronie 4 znajdują się dane słuchaczy IV semestru, natomiast brak jest danych słuchaczy widniejących w księdze pod numerami 66, 70, 71, 75, a dopisanych w dzienniku na semestr V, co potwierdzają przesłane kserokopie. Powyższe dane zostały zweryfikowane w trakcie kontroli w dniu 12.04.2013 r. Na potwierdzenie ustaleń kontroli oświadczenie złożyła pani xxxxxxxxxxxxxxxxx Kierownik Biura (załącznik nr 4 do niniejszego protokołu). 2. Zastrzeżenia do części I.5 Protokołu (Policealna Szkoła Medyczna dla Dorosłych) ponowna weryfikacja dokumentów wykazała, że wniesione przez AP Edukacja Sp. z o.o. w Łodzi zastrzeżenia są bezzasadne, w związku z czym podtrzymuje się ustalenia kontroli zawarte w protokole kontroli, że na kierunku Opiekun Medyczny zawyżono liczbę słuchaczy o 6 osób. Z zapisów w księdze słuchaczy i z uchwały Rady Pedagogicznej Nr 5/2011/2012 z dnia 05.01.2012 r. wynika, że osoby te ukończyły szkołę 05.01.2012 r. i zostały wykazane w informacji o liczbie
uczniów na dzień 16.01.2012 r., a co za tym idzie wypłacona została na te osoby dotacja. Tak więc kontrolujący zgadzają się, że w przypadku słuchaczy, którzy uczęszczają na zajęcia w semestrach programowo najwyższych dotacja przysługuje także na absolwenta za okres do końca semestru. Zgodnie z zapisami w 25 statutu AP Edukacja Policealnej Szkoły Medycznej dla Dorosłych w Słupsku z dnia 19 listopada 2011 r. semestr zimowy kończy się z dniem 31 stycznia lub do czasu rozpoczęcia się ferii zimowych w danym roku. W roku szkolnym 2011/2012 ferie zimowe w województwie pomorskim były się w terminie 30.01. - 12.02.2012 r. - zgodnie z komunikatem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu w sprawie terminów ferii zimowych w roku szkolnym 2011/2012. Ponadto w 24 ww. statutu zapisano, że absolwent szkoły może przystąpić do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Tak więc egzamin ten nie jest obowiązkowy i nie ma wpływu na ukończenie szkoły przez słuchacza. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że egzamin praktyczny potwierdzający kwalifikacje zawodowe w zawodzie Opiekun Medyczny odbył się w dniach 30-31.01.2012 r. w Wejherowie. Potwierdzeniem tego faktu jest zaświadczenie Dyrektora Wojewódzkiego Zespołu Szkół Policealnych w Wejherowie (załącznik nr 5 do niniejszego protokołu) oraz pismo Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku Nr OKE.078.52.2013 z dnia 30 kwietnia 2013 r. (załącznik nr 6 do nieniejszego protokołu). Prawidłowość ustaleń dotyczących zapisów w uchwale i w księdze słuchaczy potwierdziła pani Magdalena Wiśniewska (załącznik nr 7 do niniejszego protokołu). W związku z powyższym dotacja na ww. słuchaczy za miesiąc luty 2012 r. nie przysługuje. 3. Zastrzeżenia do części I Protokołu kontroli (str. 8 i 9 protokołu) - podtrzymuje się ustalenia kontroli zawarte w protokole kontroli, dotyczące wpisów w księgach słuchaczy: Policealnej Szkoły Zawodowej dla Dorosłych, tom I - założonej w dniu 01.09.2007r. i tom II - założonej w dniu 16.02.2012 r., Uzupełniającego Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych, tom I założonej w dniu 01.09.2007 r., Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych, tom I założonej w dniu 01.09.2007 r., Gimnazjum dla Dorosłych (brak daty założenia). Po przeprowadzeniu ponownej weryfikacji ksiąg w dniu 12.04.2013 r. z udziałem pani Magdaleny Wiśniewskiej Kierownika Biura AP Edukacja Oddział w Słupsku stwierdzono brak zasadności wniesionych zastrzeżeń. Potwierdzenie stanowi złożone przez panią Magdalenę Wiśniewską oświadczenie (załącznik nr 8 do niniejszego protokołu). 4. Zastrzeżenia do części II Protokołu Stwierdzenie zawarte w protokole na stronie 14: W wyniku dokonanej weryfikacji i oceny tej dokumentacji, przeprowadzonej z udziałem dyrektora szkół, stwierdzono szereg nieprawidłowości i uchybień oraz niezgodności uniemożliwiających określenie kwoty, jaka została rozliczona z dotacji. Nie przedstawiono list płac oraz pozostałych dokumentów związanych z wypłaconym wynagrodzeniem osób zatrudnionych na umowę o pracę. Umowy były niekompletne i nieaktualne. Brakowało udokumentowania wypłat wynagrodzeń jest zgodne ze stanem faktycznym, jaki kontrolujący zastali po rozpoczęciu kontroli. Pismem BK-I.1711.7.2012 z dnia 07.11.2012 Prezes Zarządu AP Edukacja Sp z o.o. w Łodzi pani Aleksandra Rynkiewicz została poinformowana, że pracownicy Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku przeprowadzą kontrolę szkół działających na terenie miasta Słupska. W piśmie tym określono zakres i okres objęty kontrolą oraz poproszono o przygotowanie i przedstawienie kontrolującym dokumentów związanych z organizacją szkół, przebiegiem nauczania i dokumentów finansowych, na podstawie których rozliczone zostały przekazane dotacje. Przedstawiona do kontroli dokumentacja była niekompletna, co utrudniało prowadzenie czynności kontrolnych. W trakcie kontroli była ona wielokrotnie uzupełniana, co zapisano w dalszej części protokołu zasadniczego (str. 14): Część dokumentacji została uzupełniona przez Dyrektora szkół w Słupsku, natomiast pozostałe wyjaśnienia w dniu 2
13.02.2013 r. złożyła pani Małgorzata Michalska - Dyrektor ds. Finansowych i Kadr Prokurent Spółki - załącznik Nr 13 do protokołu. Prawidłowy jest też zapis w protokole (str. 14): Kontrolę przeprowadzono na podstawie potwierdzonych wyciągów z list płac, umów zawartych z pracownikami, zestawień wynagrodzeń ujętych w rozliczeniu dotacji w okresie od maja 2009 do grudnia 2012 oraz kserokopii wyciągów bankowych potwierdzających wypłatę wynagrodzeń, bowiem dokumentacja ta została uzupełniona w trakcie kontroli. Kontrolowany zwrócił uwagę na nieprawidłowy (jego zdaniem) sposób kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń osobowych i bezosobowych. Nieprawdą jest, że zapisano w protokole, iż kontrolę wydatków bezosobowych oparto na sporządzonych przez Dyrektora ds. Finansowych i Kadr panią Małgorzatę Michalską zestawieniach z podziałem na poszczególne lata. W protokole zasadniczym widnieje na stronie 14 zapis: Wynagrodzenia bezosobowe zweryfikowano na podstawie przedstawionych do rozliczenia dotacji kserokopii rachunków oraz umów - zleceń i umów o dzieło, zawartych w kontrolowanym okresie. Natomiast kontrolę wynagrodzeń osobowych oparto na ww. zestawieniach, sporządzonych przez panią Michalską, bowiem z dokumentacji szkoły nie wynika, które kwoty wynagrodzeń zostały rozliczone z dotacji z budżetu Miasta Słupska. Podstawą do rozliczenia zawartych w zestawieniach kwot były przedstawione w trakcie kontroli dokumenty: potwierdzone wyciągi z list płac, umowy zawarte z pracownikami, zestawienia wynagrodzeń ujętych w rozliczeniu dotacji w okresie od maja 2009 r. do grudnia 2012 r. oraz kserokopie wyciągów bankowych potwierdzających wypłatę wynagrodzeń. Według kontrolowanego ww. zestawienia mają charakter klasyfikacyjny i porządkowy i miały ułatwić kontrolującemu przeprowadzenie kontroli i dotarcie do dokumentów źródłowych wyszczególnionych w zestawieniach. Kontrolowany ma obowiązek przedstawić kontrolującemu rzetelną dokumentację rozliczenia dotacji, a nie ułatwiać prowadzenie kontroli. Z dokumentów i prowadzonej ewidencji winno jasno wynikać, jaki dokument jest podstawą rozliczenia dotacji. W przypadku, gdy kwota wykazanego w rozliczeniu dotacji wydatku jest mniejsza niż wynika to z dokumentu, należy określić w jaki sposób ją ustalono (w szczególności, jeśli w danym dokumencie ujmowane są wydatki wspólne dla Spółki, Oddziału w Słupsku i innych oddziałów). Ponieważ kwoty z potwierdzonych przez panią Michalską wyciągów z list płac nie były w całości ujmowane w rozliczeniu dotacji, konieczne było oparcie rozliczeń na powyższych zestawieniach. Rozbieżności wykazane pomiędzy zestawieniami są faktem i wynikają z zestawień przedstawionych przez panią Małgorzatę Michalską Prokurenta Spółki oraz z zestawień przedstawionych do rozliczenia dotacji przez dyrektora szkół w Słupsku, co zapisano w protokole kontroli (str. 14 16). Poświadczeniem zaistniałych rozbieżności są dokumenty stanowiące załączniki protokołu kontroli nr 12, nr 15 i nr 17. W uzupełnieniu protokołu kontroli wyjaśnia się, że dane w tabeli na stronie 15 tego protokołu pochodzą z rozliczenia wg zestawienia przedstawionego przez dyrektora szkół i wynikają z załącznika nr 12, natomiast rozliczenie przedstawione przez Prokurenta wynika z załącznika Nr 17. Koryguje się zapis w tabeli dotyczący rozliczenia wg zestawienia przedstawionego przez dyrektora szkół w poz. grudzień, gdzie zapisano w kolumnach Kwota i Kwota do rozliczenia dotacji - 7 411,48 zł, a winno być - 7 924,47 zł. Wskutek tego anuluje się zapis ze strony 16 akapitu pierwszego w brzmieniu: grudzień 2011 r. - było 7 411,52; jest 7 924,47 zł. Podstawą rozliczenia kwot z dotacji były zestawienia z załącznika nr 15, co zapisano na stronie 14 protokołu kontroli. W trakcie dodatkowych czynności kontrolnych w dniu 22.04.2013 r. pani Michalska wyjaśniła, w jaki sposób są ustalane wysokości wynagrodzenia pracowników przyjmowane do rozliczeń. Stwierdziła, że dokumentem pomocniczym są złożone w trakcie kontroli zestawienia wynagrodzeń ujętych w rozliczeniach, co zapisano w protokole czynności kontrolnych z dnia 22.04.2013 r. Złożone w tym dniu zestawienia wynagrodzeń za rok 2009 i 2010 (załącznik nr 9 do niniejszego protokołu) oraz uzupełnione i poprawione przez p. Małgorzatę 3
Michalską w dniu 24.06.2012 r. zestawienia za rok 2011 i 2012 (załącznik nr 10 do niniejszego protokołu) stanowią podstawę do ostatecznego ustalenia kwestionowanych wydatków z tytułu wynagrodzeń. Poprawki dokonane przez AP Edukacja w powyższych zestawieniach dotyczyły wykazanych do rozliczenia dotacji kwot wynagrodzeń za miesiąc listopad 2011r., natomiast zapisy obu zestawień (za rok 2011 i 2012) zostały uzupełnione o podział kosztów wynagrodzeń pracowników na poszczególne szkoły. Ponadto korekcie ulega zapis na stronie 15, w akapicie czwartym protokołu kontroli: Zestawienia stanowią załącznik Nr 17 do protokołu. Wprowadza się zapis w brzmieniu: Zestawienia stanowią załącznik Nr 15 do protokołu. Kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami kontroli, że w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty ds. obsługi klienta zawyżono rozliczenie dotacji o kwotę 200,00 zł w miesiącach lipiec - listopad 2010 r. oraz styczeń 2011 zawyżono wynagrodzenie o kwotę 600,00 zł, a kwotę dotacji zawyżono o 400 zł. Powyższe stwierdzenie nie jest zasadne, bowiem kontrolowany nie dostarczył kontrolującym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia naliczonego na listach płac. Jako załącznik do pisma z dnia 31.03.2013 przekazano do Biura Kontroli kserokopię aneksu do umowy, podpisanego w dniu 01.09.2008 r. Jako załącznik do pisma z dnia 11.02.2013 r. przekazano aneks do umowy o pracę, podpisany w dniu 30.04.2009 r. Tak więc nieprawdą jest, że Kontrolowany przedstawił umowę o pracę, z której wynikała taka wysokość wynagrodzenia tego pracownika. Dopiero przekazana wraz z pismem z dnia 25.03.2013 r. w sprawie zastrzeżeń i wyjaśnień kserokopia aneksu do umowy o pracę z dnia 31.08.2008 r., podpisanego w dniu 31.05.2010 r. potwierdza wysokość kwestionowanego wynagrodzenia. Obowiązkiem kontrolowanego było przedstawienie pełnej dokumentacji poświadczającej wypłatę wynagrodzeń, rozliczanych ze środków dotacji. W związku z dostarczeniem brakującego dokumentu, uznano do rozliczenia dotacji zakwestionowaną w protokole kontroli kwotę zawyżonej wypłaty wynagrodzenia, a tym samym uznano rozliczenie kwoty 1 000,00 zł w roku 2010 (za miesiące lipiec - listopad) oraz 400,00 zł w roku 2011 (za miesiące styczeń i marzec). Kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami kontroli, że brak jest zasadności ujmowania do rozliczenia dotacji wydatków poniesionych na wynagrodzenia pracowników Spółki, zatrudnionych w Łodzi, gdyż wydatki te nie dotyczą funkcjonowania szkół AP w Słupsku i stanowią koszt Spółki. Pismem z dnia 10.04.2013 r. poproszono o przedstawienie w siedzibie szkół w Słupsku pełnej oryginalnej dokumentacji finansowej zakwestionowanych wydatków, w tym dokumentacji płacowej, faktur i wewnętrznej ewidencji kosztów. W trakcie czynności kontrolnych przeprowadzonych w dniach 22-23.04. 2013 r. i 06.05.2013 r. pani Małgorzata Michalska Prokurent Spółki przedłożyła listy płac o nazwie LP rozbudowana FP i FGŚP za poszczególne miesiące i lata, dotyczące kontrolowanego okresu. Listy te to wydruki komputerowe z datą wydruku 18.01.2013 r., nie zawierające daty sporządzenia ani żadnych podpisów potwierdzających ich sprawdzenie i zatwierdzenie do wypłaty. Pani Michalska nie potrafiła wyjaśnić dlaczego wydruki zawierają taką datę. Wyjaśniła natomiast, że są to listy płac pracowników AP Edukacja w Łodzi wykonujących czynności na rzecz szkół w Słupsku, a na zestawieniach wynagrodzeń (listach płac) jest prawdopodobnie błędna data wydruku. Ponadto wyjaśniła, że dokumentem pomocniczym są przedstawione w trakcie kontroli zestawienia wynagrodzeń ujętych w rozliczeniach za kontrolowany okres, co zostało zapisane w protokole z czynności kontrolnych z dnia 22.04.2013 r. Należy zwrócić uwagę, że zestawienia te, stanowiące załączniki nr 15 i 17 do protokołu kontroli, były kwestionowane w piśmie z dnia 25.03. 2013 r. w sprawie zastrzeżeń i wyjaśnień do ustaleń zawartych w protokole kontroli, ze względu na to, 4
że mają jedynie charakter klasyfikacyjny i porządkowy i że materiały te nie mają waloru dokumentu, a już na pewno dokumentu o charakterze przesądzającym o wyniku kontroli. Tak więc występuje sprzeczność pomiędzy ustaleniami w dniu 22.04.2013 r. a zastrzeżeniami zawartymi w piśmie z dnia 25.03.2013 r. Ponadto w przedstawionych przez Spółkę miesięcznych zestawieniach wynagrodzeń rozliczonych z dotacji za rok 2009 i 2010 r. wykazano koszty z podziałem na szkoły, natomiast w zestawieniach za rok 2011 i 2012 wykazano koszty ogółem (załącznik nr 15 do protokołu kontroli). Dane dotyczące podziału kosztów na szkoły zostały uzupełnione w dniu 24.06.2013 r. Stwierdzono, że w zestawieniach wynagrodzeń stanowiących załączniki nr 15 i nr 17 do protokołu kontroli, jak i w zestawieniach wynagrodzeń (załączniki nr 9 i 10 do niniejszego protokołu) przedłożonym przez panią Małgorzatę Michalską w dniu 22.04.2013 r. zapisano w rubryce Data dokumentu jako datę sporządzenia list płac w okresie od maja 2009 r. do grudnia 2012 r. we wszystkich okresach rozliczeniowych - 10 dzień każdego miesiąca. Natomiast kontrola wypłat wynagrodzeń na podstawie przedstawionych kserokopii wyciągów bankowych lub wydruków przelewów z elektronicznego systemu bankowego Banku Zachodniego WBK wykazała, że wypłaty wynagrodzeń odbywają się w dniach od 5 do 9 każdego miesiąca, to jest przed dniem sporządzenia list płac. Tylko w nielicznych wypadkach wypłata następowała w dniach 10 i 11 danego miesiąca: - 10.04.2010 r. - wynagrodzenie specjalisty ds. obsługi klienta, - 10.08.2010 r. - wynagrodzenie specjalisty ds. obsługi klienta, - 10.05.2011 r. - wynagrodzenie specjalisty ds. obsługi klienta, - 10.11.2011 r. - wynagrodzenie p.o. dyrektora oddziału w Słupsku, - 10.04.2012 r. - wynagrodzenie p.o. dyrektora oddziału w Słupsku, - 10.08.2012 r. - wynagrodzenie p.o. dyrektora oddziału w Słupsku, - 10.09.2012 r. - wynagrodzenia pracowników ujętych do rozliczenia dotacji, z wyjątkiem wynagrodzenia kierownika biura, wypłaconego w dniu 11.09.2012 r., Należy nadmienić, że pani Małgorzata Michalska złożyła w dniu 11.02.2012 r. oświadczenie, stanowiące załącznik nr 16 do protokołu kontroli, w którym oświadczyła, że: każdorazowo lista płac podlega zatwierdzeniu przez Zarząd Spółki i stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzeń. W trakcie czynności kontrolnych w dniach 22-23.04.2013 r. i 06.05.2013 r. nie okazano dokumentów zawierających akceptację Zarządu Spółki. Przedstawiono tylko jeden wydruk z poczty elektronicznej (załącznik nr 11 do niniejszego protokołu), który według pani Małgorzaty Michalskiej jest potwierdzeniem, że lista płac została zaakceptowana przez Prezesa Zarządu panią Danutę Rynkiewicz. W dniu 22.04.2013 r. stwierdzono, że zapisy dotyczące rozliczenia dotacji otrzymanej z UM Słupsk, na przedstawionych oryginałach dokumentów dotyczących zakwestionowanych podczas kontroli wydatków, różnią się od przekazanych kontrolującym kserokopii tych dokumentów. Część tych kserokopii została potwierdzona za zgodność z oryginałem tylko na pierwszej stronie. Pani Michalska wyjaśniła, że ze względu na ogrom przygotowywanej na cele kontroli dokumentacji nie jest w stanie odpowiedzieć w tej chwili co było przyczyną zaistniałego faktu, co zostało zapisane w protokole z czynności kontrolnych z dnia 22.04.2013 r.. Nie wyjaśniono dlaczego kserokopie dokumentów różnią się od oryginałów w zakresie zapisów dotyczących rozliczenia dotacji z UM Słupsk. W piśmie AP Edukacja Sp. z o.o. Łódź z dnia 27.02.2013 r. pani Małgorzata Michalska napisała: kontrolowany wyjaśnia, że każda faktura VAT bądź rachunek opatrzony jest informacją naniesioną w sposób trwały o pokryciu wydatku wynikającego z tego dokumentu ze środków pochodzących z dotacji otrzymanej z Urzędu Miejskiego w Słupsku, wraz z dodatkowym wskazaniem w jakiej części ujawnione na dokumencie kwoty poniesione zostały przez każdą z prowadzonych przez kontrolowanego placówek, co potwierdzane było dodatkowo podpisem 5
składanym przez dyrektora ds. finansowych i kadr Małgorzatę Michalską, co oznacza poświadczenie nieprawdy. Nie uwzględnia się zastrzeżeń wniesionych pismem z dnia 25.03.2013 r. do ustaleń, że brak jest zasadności ujmowania do rozliczenia dotacji wydatków poniesionych na wynagrodzenia pracowników Spółki, zatrudnionych w Łodzi. Zakwestionowane wynagrodzenia dotyczą osób zatrudnionych na następujących stanowiskach: - specjalista ds finansowych, - specjalista ds. obsługi klienta, - koordynatora regionalnego, - wizytator wewnętrzny. W ww. piśmie z dnia 25.03.2013 r. kontrolowany zwrócił uwagę na treść art. 90 ust. 3 d ustawy o systemie oświaty, który stanowi, że dotacje są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań szkoły lub placówki w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej. Ustawodawca wyraźnie zaznaczył, że dotacje przeznaczone są na dofinansowanie zadań szkoły, a co za tym idzie nie zadań organu prowadzącego. Zgodnie z art. 5 ust. 7 pkt. 1-4 ustawy o systemie oświaty do zadań organu prowadzącego szkołę lub placówkę należy w szczególności: 1) zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki; 2) wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie; 3) zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej, w tym w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), i organizacyjnej szkoły lub placówki; 4) wyposażenie szkoły lub placówki w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, programów wychowawczych, przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów oraz wykonywania innych zadań statutowych. W art. 84 ustawy o systemie oświaty zapisano, że szkoła lub placówka działa na podstawie statutu nadanego przez osobę prowadzącą. Przepis określa między innymi, że statut winien zawierać prawa i obowiązki pracowników. Kontrola wykazała, że Prezes Zarządu pani Danuta Rynkiewicz zatwierdziła statuty dla wszystkich szkół działających w Słupsku. Statuty były składane do Wydziału Oświaty obecnie Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Słupsku. W dokumentacji prowadzonej przez Wydział Oświaty, Kultury i Sportu znajdują się następujące statuty szkół: 1) statut AP Edukacja Policealna Szkoła Medyczna dla Dorosłych w Słupsku - wprowadzony z dniem 07.09.2009 r., - wprowadzony z dniem 19.11.2010 r,. - statut z dnia 05.11.2012 r. z mocą obowiązującą od 1 września 2012 r. 2) statut AP Edukacja Policealna Szkoła Zawodowa dla Dorosłych w Słupsku - wprowadzony z dniem 14.09.2007 r. - wprowadzony z dniem 19.11.2010 r, 3) statut AP Edukacja Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Słupsku - wprowadzony z dniem 14.03.2007 r., - zatwierdzony uchwałą nr 11/2008/2009 w dniu 27.02.2009 r., - wprowadzony z dniem 19.11.2010 r,. - wprowadzony z dniem 05.11.2012 r. 4) statut AP Edukacja Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Słupsku - wprowadzony z dniem 14.03.2007 r., - zatwierdzony uchwałą nr 11/2008/2009 w dniu 27.02.2009 r., - wprowadzony z dniem 19.11.2010 r,. - wprowadzony z dniem 05.11.2012 r. 6
5) statut AP Edukacja Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Słupsku - statut bez daty, - wprowadzony 14.09.2012 r. - wprowadzony z dniem 19.11.2010 r,. - wprowadzony z dniem 05.11.2012 r. Z zapisów w poszczególnych statutach wynikają zadania i obowiązki Dyrektora Szkoły, a tym samym Dyrektora Oddziału w Słupsku. Zgodnie ze statutem Dyrektor Szkoły między innymi: 1) reprezentuje szkołę na zewnątrz, 2) zatrudnia oraz zwalnia nauczycieli oraz innych pracowników szkoły, organizuje i nadzoruje obsługę administracyjną, finansową i gospodarczą szkoły, 3) dysponuje i ponosi odpowiedzialność za prawidłowe dysponowanie środkami finansowymi, zgodnie z zasadami określonymi przez Zarząd Osoby Prowadzącej, 4) organizuje bazę lokalową i dydaktyczną Szkoły, w tym wyposażenie Szkoły w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, zapewnienie możliwości odbycia praktycznej nauki zawodu, 6) zapewnia warunki do prawidłowego działania Szkoły, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki. Dyrektor ds. dydaktycznych organizuje i kieruje bieżącą działalnością dydaktyczno-wychowawczą szkoły. Do jego obowiązków, zgodnie ze statutem należy między innymi: 1) reprezentowanie Szkoły w zakresie zadań związanych z organizacją procesu dydaktycznego, 2) organizowanie i sprawowanie wewnątrzszkolnego nadzoru pedagogicznego, w tym nad prawidłową realizacją programów nauczania w zakresie kształcenia ogólnozawodowego i ogólnokształcącego w zakresie podstaw przedsiębiorczości, 3) przedstawianie informacji o realizacji planu nadzoru pedagogicznego, 4) właściwa organizacja procesu dydaktycznego, 5) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji Szkoły i nadzoru nad dokumentacją szkoły. Ponadto w sprawach dotyczących procesu dydaktycznego, które wykraczają poza realizację ramowych planów nauczania, dyrektor ds. dydaktycznych podejmuje decyzje wspólnie z dyrektorem szkoły. Nadzór pedagogiczny prowadzony przez dyrektora ds. dydaktycznych realizowany jest w szczególności przez: 1) ocenianie stanu i warunków działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej szkoły, 2) analizowanie i ocenianie efektów działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej szkoły, 3) udzielanie pomocy nauczycielom w wykonywaniu ich zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, 4) inspirowanie nauczycieli do innowacji pedagogicznych, metodycznych i organizacyjnych, 5) gromadzenie informacji o pracy nauczycieli. Nadzorowi podlega w szczególności: 1) zgodność zatrudniania nauczycieli a wymaganymi kwalifikacjami, 2) realizacja podstaw programowych i szkolnych planów nauczania 3) przestrzeganie zasad oceniania, klasyfikowania i promowania słuchaczy Dyrektor ds. dydaktycznych opracowuje na każdy rok szkolny plan nadzoru uwzględniający wyniki nadzoru z lat poprzednich oraz plan nadzoru pedagogicznego na dany rok szkolny, przedstawianego przez Pomorskiego Kuratora Oświaty. Plan nadzoru zawiera zakres, szczegółową tematykę i organizacje przewidywanych badań, tematykę i terminy narad i szkoleń organizowanych dla nauczycieli oraz harmonogram obserwacji. 7
W trakcie przeprowadzanych w dniach 22-23.04.2013 r. i 06.05.2013 r. czynności kontrolnych pani Michalska przedłożyła oryginały umów o pracę i zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników zatrudnionych w Oddziale w Słupsku oraz osób zatrudnionych w Łodzi, których wynagrodzenia rozliczane były z dotacji UM Słupsk. Ponadto złożyła oświadczenia czterech pracowników zatrudnionych w Łodzi (załączniki nr 12, nr 13, nr 14, nr 15 do niniejszego protokołu) oraz zestawienia obrazujące rzekomy czas pracy świadczonej na rzecz szkół w Słupsku przez pracowników Spółki w Łodzi sporządzone przez panią Michalską, na podstawie informacji od pracowników (załącznik nr 16 do niniejszego protokołu). Pani Michalska oświadczyła, że dane te mają charakter odtworzeniowy (z pamięci pracowników). Ustalenia te zostały zapisane w protokołach z przeprowadzonych dodatkowych czynności kontrolnych, stanowiących załączniki nr 1-2 do niniejszego protokołu. W toku kontroli ustalono, że w umowach o pracę koordynatorów regionalnych zatrudnionych przez AP Edukacja Spółka w Łodzi Region Północny obejmujący oddziały: Słupsk, Gdańsk, Olsztyn, Łódź, Konin, Poznań, Warszawa, Radom, Siedlce zawartych w dniu: 15.06.2011 r., 14.06.2010 r., 04.03.2010 r. oraz 02.10.2012 r. zapisano, że miejscem wykonywania pracy jest Łódź. Z zakresów obowiązków z dnia 04.03.2010 r. (obowiązującego od dnia 15.03.2010 r.) oraz z dnia 02.07.2012 r. (obowiązującego od 29.06.2012 r.) wynika, że w zakresie finansów koordynator sprawuje nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów finansowych w podległych oddziałach oraz nadzór nad optymalizacją wydatków w oddziale. Pozostałe obowiązki związane między innymi z administracją, dydaktyką, marketingiem i sprzedażą dotyczą w swym zakresie nadzoru i kontroli podległych oddziałów oraz udzielania im pomocy. Koordynator Regionalny odpowiada w szczególności za wynik planu sprzedaży podległych oddziałów, realizację w oddziałach standardów przyjętych w spółce, procedur, instrukcji, dokumentów jakości oraz zarządzeń i poleceń, a także przestrzeganie dyscypliny pracy zgodnie z kodeksem pracy, przepisami BHP i PPOŻ. W umowach o pracę specjalisty ds. finansowych zawartych w dniu 01.09.2008 r. i 01.10.2008 r. zapisano, że miejscem wykonywania pracy jest Łódź, ul. Piotrkowska 66, a w umowie zawartej w dniu 30.04.2009 r. jako miejsce wykonywania pracy określono: Łódź. Z zakresu obowiązków (brak daty, od której obowiązuje ten zakres) wynika, że specjalista ds. finansowych p.o. asystenta biura Zarządu wykonuje prace na rzecz Spółki, dla Zarządu i Rady Nadzorczej. Obowiązki dotyczące oddziałów polegają wyłącznie na monitorowaniu oddziałów pod względem terminowej wysyłki dokumentacji oraz na monitorowaniu i uzupełnianiu braków w dokumentacji finansowej oddziałów, a także na zapewnieniu przepływu informacji pomiędzy Prezesem Zarządu a kadrą zarządzającą (komunikacja zarządzeń i decyzji Prezesa Zarządu do oddziałów, zbieranie informacji z oddziałów). W umowach o pracę wizytatora wewnętrznego zawartych: w dniu 02.01.2012 r. i w dniu 09.07.2012 r. zapisano miejsce pracy: Łódź. W zakresie obowiązków wizytatora wewnętrznego (brak daty powierzenia obowiązków) zapisano, że wizytator wewnętrzny wykonuje pracę na terenie całego kraju. Obowiązkiem tego pracownika jest reprezentacja, nadzór dydaktyczny nad wszystkimi szkołami/placówkami AP Edukacja, kontrola oddziałów w zakresie dydaktyki, realizacja szkoleń, proponowanie i wdrażanie innowacji i zmian z zakresu dydaktyki. W umowie o pracę z dnia 18.09.2006 r. specjalisty ds. obsługi klienta na okres próbny zapisano miejsce wykonywania pracy: Łódź., ul. Piotrkowska 66, w umowie z dnia 29.12.2006 r. na czas nieokreślony zapisano miejsce pracy: Łódź. Z zakresu obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień z dnia 18.09.06 r. wynika, że specjalista ds. obsługi klienta jest pracownikiem Oddziału w Łodzi i podlega bezpośrednio Dyrektorowi tego Oddziału, w związku z czym nie może wykonywać obowiązków związanych z Oddziałem w Słupsku. Należy nadmienić, że umowy o pracę 8
z pracownikami oddziałów zawierane są pomiędzy pracownikiem a AP Edukacja Spółką z o.o. w Łodzi, reprezentowaną przez panią Danutę Rynkiewicz - Prezesa Zarządu. Podobna sytuacja występuje w Oddziale Słupsk. Jest to sytuacja nieprawidłowa, bowiem ze statutów szkół wynika, że to Dyrektor Oddziału Słupsk, będący jednocześnie dyrektorem szkół zatrudnia oraz zwalnia nauczycieli i innych pracowników szkół. Zapisy Statutu zgodne są z przepisami Kodeksu Pracy, bowiem zgodnie z art. 3 pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników. Tak więc to dyrektor szkoły winien zatrudniać pracowników, a szkoła stanowić w zakresie spraw związanych ze stosunkiem pracy odrębny podmiot od organu ją prowadzącego. Z zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień osób pełniących kolejno obowiązki dyrektora Oddziału w Słupsku wynika, że obowiązkiem dyrektora jest: - w zakresie finansów - prowadzenie kontroli dokumentów finansowych oddziału, kompletowanie dokumentów finansowych oraz nadzór nad należytym przechowywaniem tych dokumentów, sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości finansowej, sporządzanie analiz i informacji z zakresu planowania i realizacji wydatków oddziału oraz rozliczanie finansowe dotacji, - w zakresie administracji rekrutacja personelu, nadzór nad pracą personelu, nadzór nad współpracą oddziału z firmami zewnętrznymi, przygotowanie miesięcznych wniosków o dotację, - w zakresie marketingu i sprzedaży planowanie i kontrola poszczególnych działań marketingowych, kontrola wszelkich działań handlowych oddziału, utrzymanie kontaktów z kluczowymi klientami oddziału, nadzór nad działaniami PR, - w zakresie dydaktyki nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem szkoły, reprezentowanie Szkoły w kontaktach z Wydziałem Edukacji i Kuratorium Oświaty, kontrola dokumentów Szkoły, uczestnictwo w zebraniach Rady Pedagogicznej. Ponadto Dyrektor odpowiada w szczególności za wynik finansowy Oddziału, ponosi odpowiedzialność materialną i służbową za powierzone środki finansowe, mienie i zabezpieczenie dokumentów Szkoły. Z dniem 01.08.2011 r. Dyrektor Oddziału pani xxxxxxxxxx powołała panią xxxxxxxxxxxx xxxxxxxx na stanowisko dyrektora ds. dydaktycznych szkół AP Edukacja: Policealnej Szkoły Zawodowej dla Dorosłych w Słupsku, Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych w Słupsku, Uzupełniającego Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych w Słupsku, Gimnazjum dla Dorosłych w Słupsku oraz Policealnej Szkoły Medycznej dla Dorosłych w Słupsku. Dyrektor ds. dydaktycznych zatrudniany jest na podstawie umów o dzieło. W kontrolowanym okresie zawierane były również umowy o dzieło autorskie w celu wykonywania planów pracy szkoły i dokumentacji szkoły oraz przeprowadzania nadzoru zajęć objętych ww. planami. Zgodnie z zawieranymi umowami wykonawcy przysługiwało miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe. Przy wykonaniu dzieła wykonawca umów zobowiązuje się do przestrzegania harmonogramów pracy, regulaminów placówki oraz do zapewnienia odpowiedniej bazy dydaktycznej do realizacji prowadzonych zajęć, co stanowi podstawę do uznania prawidłowości wykonania dzieła. Ponadto każdy Dyrektor Oddziału, a tym samym dyrektor Szkół AP Edukacja Oddział w Słupsku zadania statutowe wykonuje przy pomocy podległych mu pracowników. W kontrolowanym okresie zatrudniano w oddziale w Słupsku pracowników na stanowiskach: - specjalista ds. dydaktycznych do którego obowiązków należy między innymi zakładanie dzienników, wpisywanie danych wynikających z realizacji procesu nauczania, kontrola wypełniania dzienników, prowadzenie dokumentacji procesu nauczania (arkusze ocen, legitymacje, indeksy, dokumentacja praktyk zawodowych, rejestry wydanych dokumentów potwierdzających realizację procesu nauczania i uczęszczania do szkoły), prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania, 9
kasacja druków ścisłego zarachowania oraz porządkowanie dokumentacji zgodnie z zaleceniami koordynatora regionalnego i wizytatora wewnętrznego, - specjalista ds. Obsługi Klienta do którego obowiązków między innymi należy kompleksowa i profesjonalna obsługa klientów, realizowanie celów sprzedażowych wyznaczonych przez Zarząd firmy, organizowanie zapisów słuchaczy, przygotowywanie korespondencji, projektów raportów i analiz oraz innych dokumentów zleconych przez Dyrektora Oddziału, - asystent specjalisty ds. obsługi klienta obowiązki takie jak specjalista. Z pracownikami Oddziału AP Edukacja w Słupsku zawierane były umowy o pracę z oznaczeniem miejsca wykonywania pracy Słupsk lub AP Edukacja Oddział w Słupsku. W zawieranych umowach pracodawcą jest AP Edukacja Sp. z o.o. w Łodzi, reprezentowana przez Prezesa Zarządu panią Danutę Rynkiewicz. W zakresach obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień określono ich bezpośrednią podległość służbową Dyrektorowi Oddziału w Słupsku, z wyjątkiem zakresu specjalisty ds. dydaktycznych, w którym nie określono zależności służbowej (w umowie zapisano miejsce wykonywania pracy AP Edukacja Oddział w Słupsku). Z dokumentacji organizacyjnej Szkoły wynika, że szkoły Oddziału w Słupsku są samodzielne w wykonywaniu swych zadań statutowych. Stan osobowy oraz zakresy obowiązków pracowników zatrudnionych w Oddziale Słupsk w pełni zabezpieczają i gwarantują prawidłowe funkcjonowanie szkół. Rozliczone z dotacji wydatki na wynagrodzenia pracowników Spółki, zatrudnionych w Łodzi dotyczą zadań AP Edukacja Spółka z o.o., jako organu prowadzącego i nie są bezpośrednio związane z realizacją zadań szkół w Słupsku. Oświadczenia pracowników (załączniki nr 12-15 do niniejszego protokołu) oraz zestawienia obrazujące ich rzekomy czas pracy świadczonej na rzecz szkół w Słupsku (załącznik nr 16 do niniejszego protokołu) nie mogą być podstawą do zakwalifikowania tych wydatków do rozliczenia z dotacji. Zgodnie ze statutami szkół AP Edukacja w Słupsku oraz zakresami obowiązków dyrektora Oddziału, to dyrektor szkół organizuje i nadzoruje obsługę administracyjną, finansową i gospodarczą szkoły, prowadzi kontrolę dokumentów finansowych Oddziału, kompletuje dokumenty finansowe i nadzoruje ich przechowywanie, sporządza sprawozdawczość i analizę oraz sporządza informacje z zakresu planowania i realizacji wydatków Oddziału. W związku z tym niezasadne jest rozliczanie z dotacji kosztów wynagrodzeń specjalisty ds. finansowych, zatrudnionego w Łodzi. Podobnie jest w sytuacji rozliczania ze środków dotacji wynagrodzeń specjalisty ds. dydaktycznych, zatrudnionego w Spółce w Łodzi oraz specjalisty ds. obsługi klienta, zatrudnionego w Oddziale w Łodzi, bowiem to do obowiązków dyrektora Oddziału, zgodnie z jego zakresem obowiązków, należy nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem szkół w zakresie dydaktyki oraz planowanie, kontrola i nadzór nad działaniami marketingowymi i handlowymi Oddziału. W Oddziale w Słupsku zatrudniono także na umowę o dzieło pracownika, któremu powierzono obowiązki dyrektora ds. dydaktycznych oraz pracowników na stanowiskach specjalisty ds. dydaktycznych i specjalisty ds. obsługi klienta/asystenta specjalisty ds. obsługi klienta. Wobec powyższego nie ma potrzeby powielania obowiązków w wykonywaniu zadań Oddziału w Słupsku przez pracowników Spółki w Łodzi. Jednocześnie należy podkreślić, że z dotacji rozliczono również wynagrodzenie specjalisty ds. obsługi klienta, zatrudnionego według przedłożonych dokumentów w Oddziale w Łodzi. Zadania wykonywane przez koordynatora regionalnego i wizytatora wewnętrznego dotyczą nadzoru nad szkołami i należą do zadań Spółki jako organu prowadzącego. Jeżeli organ uznał za zasadne, że takie osoby powinny być zatrudnione, to powinien ponosić koszty związane z ich zatrudnieniem. Zgodnie z zapisami ustawy o systemie oświaty do obowiązków organu prowadzącego szkołę należy 10
sprawowanie nadzoru nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych (art. 34a u.s.o.). Natomiast nadzór pedagogiczny sprawuje kurator oświaty (art. 31 ust.1, pkt 1). W związku z powyższym nie zostały uwzględnione zastrzeżenia dotyczące rozliczenia z dotacji wydatków na wynagrodzenia pracowników Spółki zatrudnionych w Łodzi, a także rozliczanych z dotacji UM Słupsk kosztów rozmów telefonicznych pracowników Spółki w Łodzi, co opisano w dalszej części niniejszego protokołu. Należy wskazać, że określone w zakresach obowiązków pracowników i dyrektora Oddziału w Słupsku, związane z marketingiem i sprzedażą, nie są zadaniami szkół i są sprzeczne z zapisami ustawy o systemie oświaty. Po ponownej weryfikacji rozliczonych z dotacji wynagrodzeń kwestionuje się wykazane poniżej kwoty wynagrodzeń pracowników Spółki zatrudnionych w Łodzi: ROK 2010 Luty lista płac za miesiąc styczeń płatna luty 2010 r. poz. 2 - specjalista ds. finansowych - 47,12 zł. (rozliczono z dotacji LO,ULO) - WB 029/2010 z dnia 09.02.2010 r., Razem luty 47,12 zł Maj lista płac za miesiąc kwiecień płatna maj 2010 r. poz. 2 - specjalista ds. finansowych - 1 000,00 zł, (rozliczono z dotacji LO,ULO 500,00 zł, z PSZ 500,00 zł), WB 093/2010 z dnia 06.05.2010 r., poz. 5 - specjalista ds. obsługi klienta 959,54 zł, (rozliczono z dotacji LO,ULO 559,54 zł, z PSZ 400,00 zł), WB 093/2010 z dnia 06.05.2010 r., Razem maj 1 959,54 zł Sierpień lista płac za miesiąc lipiec płatna sierpień 2010 r. poz. 2 - specjalista ds. finansowych 2 000,00 zł. (rozliczono z dotacji LO,ULO 1 410,88 zł, z PSZ 589,12 zł), WB 160/2010 z dnia 07.08.2010 r., poz. 5 - specjalista ds. obsługi klienta 1 800,00 zł. (rozliczono z dotacji LO,ULO 1 200,00 zł, z PSZ 600,00 zł), WB 160/2010 z dnia 07.08.2010 r., Razem sierpień 3 800,00 zł Wrzesień lista płac za miesiąc sierpień płatna wrzesień 2010 r. poz. 2 - specjalista ds. finansowych 257,00 zł. (rozliczono z dotacji LO,ULO), WB 184/2010 z dnia 09.09.2010 r., Razem wrzesień 257,00 zł Ogółem za rok 2010 6 063,66 zł ROK 2011 Styczeń lista płac za miesiąc grudzień płatna styczeń 2011 r. poz. 2 - specjalista ds. finansowych 100,00 zł. (rozliczono z dotacji LO, ULO) - WB 004/2011 z dnia 07.01.2011 r, poz. 3 - koordynator regionalny 150,00 zł. (rozliczono z dotacji LO, ULO) - WB 004/2011 11
z dnia 07.01.2011 r, poz. 6 - specjalista ds. obsługi klienta 125,52 zł. (rozliczono z dotacji LO, ULO) - WB 004/2011 z dnia 07.01.2011 r, Razem styczeń - 375,52 zł Maj lista płac za miesiąc kwiecień płatna maj 2011 r. poz. 2 specjalista ds. finansowych 350,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 200,00 zł; LO, ULO 150,00zł) - WB 090/2011 z dnia 06.05.2011 r, poz. 3 koordynator regionalny 350,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 150,00 zł; LO, ULO 150,00 zł, PSM 50,00 zł)- WB 090/2011 z dnia 06.05.2011 r, poz. 5 specjalista ds. obsługi klienta (rozliczono z dotacji PSZ) 350,00 zł - WB z dnia 06.05.2011 r, Razem maj 1 050,00 zł Czerwiec lista płac za miesiąc maj płatna czerwiec 2011 r. poz. 2 specjalista ds. finansowych 800,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 600,00 zł; LO, ULO 200,00 zł) WB 114/2011 z dnia 08.06.2011 r, poz. 3 koordynator regionalny 1 600,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 800,00 zł; LO, ULO 800,00 zł) WB 114/2011 z dnia 08.06.2011 r, poz. 5 specjalista ds. obsługi klienta 700,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 350,00 zł; LO, ULO 350,00 zł) WB 114/2011 z dnia 08.06.2011 r, Razem czerwiec 3 100,00 zł Lipiec lista płac za miesiąc czerwiec płatna lipiec 2011 r. poz. 3 specjalista ds. finansowych 1 600,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 1 000,00 zł; LO, ULO 600,00zł) - WB 135/2011 z dnia 08.07.2011 r, poz. 4 koordynator regionalny 1 100,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 650,00 zł; LO, ULO 450,00 zł) - WB 135/2011 z dnia 08.07.2011 r, poz. 6 specjalista ds. obsługi klienta 800,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ) - WB 135/2011 z dnia 08.07.2011 r, Razem lipiec 3 500,00 zł Sierpień lista płac za miesiąc lipiec płatna sierpień 2011 r. poz. 2 specjalista ds. finansowych 700,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 300,00 zł; LO, ULO 300,00 zł; PSM 100 zł) - WB 158/2011 z dnia 09.08.2011 r, poz. 3 koordynator regionalny 2 300,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 1 500,00 zł; LO, ULO 500,00 zł; PSM 300,00 zł) - WB 158/2011 z dnia 09.08.2011 r, poz. 5 specjalista ds. obsługi klienta 500,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 200,00 zł; PSM 300,00zł) - WB 158/2011 z dnia 09.08.2011 r, Razem sierpień 3 500,00 zł Wrzesień lista płac za miesiąc sierpień płatna wrzesień 2011 r. poz. 2 specjalista ds. finansowych 798,55 zł (rozliczono z dotacji PSZ 399,30 zł; LO, ULO 399,25 zł) WB 180/2011 z dnia 08.09.2011 r. poz. 3 koordynator regionalny 1 000,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 400,00 zł; LO, ULO 400,00 zł; PSM 200,00 zł) WB 180/2011 z dnia 08.09.2011 r. Razem wrzesień 1 798,55 zł Październik lista płac za miesiąc wrzesień płatna październik 2011 r. poz. 2 specjalista ds. finansowych 3 536,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 2 536,00 zł; LO, ULO 1 000,00 zł) WB 200/2011 z dnia 06.10.2011 r. poz. 3 koordynator regionalny 4 215,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 2 000,00 zł; LO, ULO 12
2 000,00zł; PSM 215,00 zł) WB 200/2011 z dnia 06.10.2011 r. poz. 4 specjalista ds. obsługi klienta 2 924,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 2 200,00 zł; LO, ULO 724,00 zł) WB 200/2011 z dnia 06.10.2011 r. Razem październik 10 675,00 zł Listopad lista płac za miesiąc październik płatna listopad 2011 r. * poz. 3 specjalista ds. finansowych 310,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 210,00 zł, LO, ULO 100,00 zł) WB 224/2011 z dnia 09.11.2011 r. poz. 4 koordynator regionalny 288,49 zł (rozliczono z dotacji PSZ 210,00 zł, LO, ULO 78,49 zł) WB 224/2011 z dnia 09.11.2011 r. Razem listopad 598,49 zł *Jako podstawę do zakwestionowania kwot wynagrodzeń rozliczonych z dotacji za miesiąc listopad 2011 r., dotyczących listy płac za miesiąc październik 2011 r., przyjęto skorygowane przez AP Edukacja Sp. z o.o. w Łodzi kwoty, ujęte w zestawieniu stanowiącym załącznik nr 10 do niniejszego protokołu.w związku z powyższym kwota kwestionowanych w protokole kontroli wydatków zmniejszyła się o o 21,51 zł. Grudzień lista płac za miesiąc listopad płatna grudzień 2011 r. ** poz. 3 specjalista ds. finansowych 734,80 zł (rozliczono z dotacji LO, ULO) WB 244/2011 z dnia 08.12.2011 r. poz. 4 koordynator regionalny 540,00 zł (rozliczono z dotacji LO, ULO) - WB 244/2011 z dnia 08.12.2011 r. poz. 5 specjalista ds. obsługi klienta 540,00 zł (rozliczono z dotacji LO, ULO) - WB 244/2011 z dnia 08.12.2011 r. Razem grudzień 1 814,80 zł ** Jako podstawę do zakwestionowania kwot wynagrodzeń rozliczonych z dotacji za miesiąc grudzień 2011 r., dotyczących listy płac za miesiąc listopad 2011 r., przyjęto skorygowane przez AP Edukacja Sp. z o.o. w Łodzi kwoty, ujęte w zestawieniu stanowiącym załącznik nr 10 do niniejszego protokołu. W związku z powyższym kwota kwestionowanych w protokole kontroli wydatków zwiększyła się o 414,80 zł. Ogółem za rok 2011 26 412,36 zł. ROK 2012 Styczeń lista płac za miesiąc grudzień płatna styczeń 2012 r. poz. 4 specjalista ds. finansowych 1 500,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 550,00 zł; LO, ULO 550,00 zł; PSM 200,00 zł; Gim 200,00 zł) WB 005/2012 z dnia 06.01.2012 r. poz. 5 koordynator regionalny 2 550,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 1 009,86 zł; LO, ULO 1 000,00 zł; PSM 275,00 zł; Gim 265,14 zł) WB 005/2012 z dnia 06.01.2012 r. poz. 7 specjalista ds. obsługi klienta 700,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 350,00 zł; LO, ULO 350,00 zł) WB 005/2012 z dnia 06.01.2012 r. Razem styczeń 4 750,00 zł Marzec lista płac za miesiąc luty płatna marzec 2012 r. poz. 4 koordynator regionalny 1 100,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 400,00 zł; LO 400,00 zł; ULO 300,00 zł) przelew 08.03.2012 r poz. 6 wizytator wewnętrzny 1 900,00 zł rozliczono z dotacji PSZ 640,00 zł; LO 630,00 zł; ULO 630,00 zł) - przelew 08.03.2012 r Razem marzec 3 000,00 zł Czerwiec lista płac za miesiąc maj płatna czerwiec 2012 r. 13
poz. 3 specjalista ds. finansowych 20,00 zł (rozliczono z dotacji LO) WB 113/2012 z dnia 08.06.2012 Razem czerwiec - 20,00 zł Wrzesień lista płac za miesiąc sierpień płatna wrzesień 2012 r. poz. 3 specjalista ds. finansowych 880,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 240,00 zł; LO 500,00 zł; ULO 140,00 zł) WB 180/2012 z dnia 10.09.2012 r. poz. 6 wizytator wewnętrzny (skorygowano stanowisko, było koordynator regionalny) 800,00 zł (rozliczono z dotacjilo) WB 180/2012 z dnia 10.09.2012 r. poz. 7 specjalista ds. obsługi klienta 300,00 zł (rozliczono z dotacji LO) WB 180/2012 z dnia 10.09.2012 r. Razem wrzesień 1 980,00 zł Październik lista płac za miesiąc wrzesień płatna październik 2012 r. poz. 3 specjalista ds. finansowych 850,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 425,00 zł; LO 425 zł) WB 202/2012 z dnia 09.10.2012 r. poz. 4 koordynator regionalny 700,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 350,00 zł; z LO 350,00 zł) WB 202/2012 z dnia 09.10.2012 r. poz. 6 wizytator wewnętrzny (skorygowano stanowisko, było koordynator regionalny) 500,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 250,00 zł; z LO 250,00 zł) WB 202/2012 z dnia 09.10.2012 r. Razem październik 2 050,00 zł Listopad lista płac za miesiąc październik płatna listopad 2012 r. poz. 3 specjalista ds. finansowych 1 400,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 382,61 zł; z LO 1 017,39 zł) WB 224/2012 z dnia 09.11.2012 r. poz. 4 koordynator regionalny 2 500,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 617,39 zł; z LO 1 382,61 zł; PSM 500,00 zł) WB 224/2012 z dnia 09.11.2012 r. poz. 6 wizytator wewnętrzny (skorygowano stanowisko, było koordynator regionalny) 1 800,00 zł (rozliczono z dotacji PSZ 712,66 zł; z LO 587,34 zł; PSM 500,00 zł) WB 224/2012 z dnia 09.11.2012 r. Razem listopad 5 700,00 zł Grudzień lista płac za miesiąc listopad płatna grudzień 2012 r. poz. 3 specjalista ds. finansowych 1 000,00 zł (rozliczono z dotacji LO) WB 246/2012 z dnia 07.12.2012 r. poz. 4 koordynator regionalny 1 987,26 zł (rozliczono z dotacji LO 1 000,00 zł; PSM - 987,26 zł) WB 246/2012 z dnia 07.12.2012 r. poz. 6 wizytator wewnętrzny (skorygowano stanowisko, było koordynator regionalny) 1 800,00 zł (rozliczono z dotacji LO 1 000,00 zł; PSM 800,00 zł) brak potwierdzenia zapłaty wynagrodzenia w przedstawionej do kontroli dokumentacji, poz.7 specjalista ds. obsługi klienta 500,00 zł (rozliczono z dotacji LO 400,00 zł; PSM - 100,00 zł) WB 246/2012 z dnia 07.12.2012 r. Razem grudzień 5 287,26 zł Ogółem za rok 2012 22 787,26 zł Uwaga: Wykazane powyżej numery pozycji pochodzą z przedstawionych i potwierdzonych przez panią Małgorzatę Michalską wyciągów list płac. Ponadto w toku kontroli stwierdzono, że wypłata wynagrodzeń podobnie jak wszystkie inne wydatki dokonywane z konta AP Edukacja Spółka z o.o. w Łodzi, a nie z kont szkół prowadzonych w Oddziale Słupsk, co potwierdzają dowody zapłaty z wyciągów bankowych. 14
Powyższe ustalenia świadczą o niespełnianiu przez organ prowadzący obowiązku wynikającego z art. 5 ust. 7 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tj. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) to jest zapewnienia szkołom odrębności i samodzielnego funkcjonowania w obrocie prawnym, między innymi w stosunku do zatrudniania pracowników administracji i pokrywania z dotacji wydatków bieżących szkół bezpośrednio z ich rachunków bankowych. W konsekwencji to AP Edukacja, a nie szkoły, była stroną stosunków prawnych, których realizacja pociągała za sobą zaciąganie zobowiązań i ponoszenie wydatków. WERYFIKACJA POZOSTAŁYCH ZAKWESTIONOWANYCH WYDATKÓW BIEŻĄCYCH Po przeprowadzeniu czynności kontrolnych, w trakcie których pani Małgorzata Michalska złożyła dodatkowe wyjaśnienia dotyczące zakwestionowanych kwot wydatków rozliczonych na podstawie faktur, kontrolujący uznali jako zasadne następujące wydatki poniesione na usługi telekomunikacyjne: 1. Fa VAT Nr 1001912/I/11.04/7037 z dnia 14.04.2011 r. TP SA, Warszawa na kwotę ogólną 1 722,00 zł. Rozliczono z dotacji kwotę 86,10zł 2. Fa VAT Nr 1001912/I/11.05/9222 z dnia 16.05.2011 r. TP SA, Warszawa na kwotę ogólną 1 722,00 zł. Rozliczono z dotacji kwotę 87,00zł 3. Fa VAT Nr 1001912/I/11.07/13544 z dnia 14.07.2011 r., wystawiona przez TP SA, Warszawa za opłaty abonamentowe na kwotę 1 722,00 zł. Rozliczono z dotacji 86,10 zł 4. Fa VAT Nr 1001912/I/12.01/386 z dnia 16.01.2012 r., wystawiona przez TP SA, Warszawa za opłaty abonamentowe i opłaty za połączenia na kwotę 1 722,00zł. Rozliczono z dotacji 86,10 zł 5. Fa VAT Nr 1001912/I/12.07/12606 z dnia 13.07.2012 r. wystawiona przez TP SA, Warszawa, ul. Twarda 18 za opłaty abonamentowe i opłaty za połączenia w wysokości 1 722,00 zł. Rozliczono z dotacji 86,10 zł 6. Fa VAT Nr 1001912/I/12.08/14562 z dnia 14.08.2012 r. wystawiona przez TP SA, Warszawa, ul. Twarda 18 za opłaty abonamentowe i opłaty za połączenia w wysokości 1 722,00 zł. Rozliczono z dotacji 86,10 zł 7. Fa VAT Nr 1001912/I/12.09/16463 z dnia 13.09.2012 r. wystawiona przez TP SA, Warszawa, ul. Twarda 18 za opłaty abonamentowe i opłaty za połączenia w wysokości 1 722,00 zł. Rozliczono z dotacji 86,10 zł 8. Fa VAT Nr 1001912/I/12.11/20108 z dnia 14.11.2012 r. wystawiona przez TP SA, Warszawa, ul. Twarda 18 za opłaty abonamentowe i opłaty za połączenia w wysokości 1 722,00 zł. Rozliczono z dotacji 172,20 zł. Zakwestionowana kwota 86,10 zł 9. Fa VAT Nr 1001912/I/12.12/21916 z dnia 13.12.2012 r. wystawiona przez TP SA, Warszawa, ul. Twarda 18 za opłaty abonamentowe i opłaty za połączenia w wysokości 1 722,00 zł. Rozliczono z dotacji 172,20 zł (w protokole kontroli zakwestionowano omyłkowo 172,00 zł) Razem: 861,90 zł. Według oświadczenia pani Michalskiej i wyjaśnień złożonych w piśmie z dnia 11.02.2013 r. wydatek ten stanowi koszt utrzymania infolinii nr 0801400300, a celem utrzymania infolinii jest ułatwienie słuchaczom szkół prowadzonych przez Oddział AP Edukacja w Słupsku kontaktu telefonicznego w celu uzyskania niezbędnych informacji, jak na przykład o toku kształcenia, zmian w planie. Pani Michalska oświadczyła również, że jest to numer bezpłatny dla słuchacza i służy uzyskaniu informacji przydatnych zainteresowanemu, a rozliczenie miesięczne następuje proporcjonalnie do ilości oddziałów; jest to rodzaj opłaty abonamentowej. Infolinia obsługuje tylko telefony stacjonarne z połączenia kierunkowego zaczynającego się od cyfr kierunkowych 59, przekierowywane są na telefon znajdujący się sekretariacie szkół w Słupsku. Wobec powyższego 15
wydatki te zostały uznane przez kontrolujących jako zasadne. Ponadto uznano wydatek za zakup usługi szkoleniowej udokumentowany fakturą VAT Nr RTO/EDU/0000144/10/2012 z dnia 08.10.2012 r., wystawioną przez Rzeszowskie Towarzystwo Oświatowe Sp. z o.o., Rzeszów, ul. Kolejowa 1, na kwotę 3.444,00 zł (zapłacono przelewem 10.10.2012 r.). Jako dodatkowy dokument pani Michalska przedstawiła listę obecności oraz program szkolenia, które odbyło się w terminie 29.09.2012r., jak również oświadczenie z dnia 17.04.2013r. pani Katarzyny Pawłowskiej, Prezesa Rzeszowskiego Towarzystwa Oświatowego Sp. z o.o., o przeprowadzeniu tego szkolenia, w związku z czym kontrolujący uznali ten wydatek jako wydatek bieżący, możliwy do rozliczenia z otrzymanej dotacji. Łączna kwota uznanych do rozliczenia dotacji w kontrolowanym okresie pozostałych wydatków wynosi: 4 305,90 zł. W toku czynności kontrolnych, po dokonaniu weryfikacji i oceny dodatkowej dokumentacji, oraz po wysłuchaniu wyjaśnień pani Małgorzaty Michalskiej, kontrolujący uznali za niezasadne rozliczenie z dotacji UM Słupsk, zakwestionowanych w protokole kontroli następujących pozostałych wydatków bieżących: PAŹDZIERNIK 2009 1. Fa VAT Nr 9090813356044 z dnia 14.09.2009 r. wystawiona przez PTK Centertel Sp. z o.o. Warszawa, ul. Skierniewicka 10 - za usługi telefoniczne na kwotę brutto 5 856,96 zł. Zapłacono przelewem 2.10.2009 r. Rozliczono z dotacji kwotę 409,99 zł (LO i ULO 257,43 zł, PSZ 152,56 zł).według dokumentów załączonych do wyjaśnienia z dnia 13. 02. 2013 roku wydatki dotyczące szkół w Słupsku wynoszą 389,30 zł. Na pytanie kontrolujących czy są to wszystkie dokumenty potwierdzające celowość wydatku pokrytego ze środków uzyskanych z dotacji dla szkół w Słupsku, pani Michalska oświadczyła, że dodatkowym dokumentem jest oświadczenie pracowników zatrudnionych w AP Edukacja w Łodzi. Pracownicy Ci, według pani Michalskiej, wykonują zadania na rzecz szkół w Słupsku, a tym samym korzystają z telefonów, dlatego koszty ich rozmów zostały ujęte w rozliczeniu. Są to wszystkie dokumenty jakie na potwierdzenie tego wydatku posiada Spółka a kwota rozliczana z dotacji jest określana przez pracowników w formie zarówno ustnej jak i pisemnej (elektronicznej). Według kontrolujących wydatek ten nie jest związany z działalnością szkół w Słupsku i nie spełnia przesłanek wskazanych w art. 90 ust. 3d ustawy o systemie oświaty. Zakwestionowano pozostałą rozliczoną z dotacji kwotę wydatku 20,69 zł. 2. Fa VAT Nr 458/2009 z dnia 22.09.2009 r. wystawiona przez Firmę MASZ xxxxxxxxxxx, Łódź za druk materiałów edukacyjnych na kwotę brutto 21 081,60 zł. Rozliczono z dotacji kwotę 3 786,29 zł. (LO i ULO 2 543,24 zł, PSZ 1 243,05 zł) Zapłacono przelewem 21.10.2009 r. Do faktury załączono rozdzielnik z wyszczególnionymi przedmiotami, na potrzeby których drukowano materiały dydaktyczne. Rozdzielnik ten opatrzony jest datą 25.09.2009 i podpisem pani xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Wątpliwości budzi jednak fakt, że część materiałów ( tj. 13 350 szt. ) wydrukowana została na potrzeby kierunku florysta, który utworzony został dopiero w 2012 r. ( dowód: Decyzja Nr 6/2012 z dnia 15.10.2012 r. ). W tej kwestii pani Michalska nie potrafiła złożyć wyjaśnień. Pani Prokurent nie umiała 16
również wyjaśnić różnicy pomiędzy ceną jednostkową z faktury ( wyszczególnione dwie ceny jednostkowe bez oznaczenia których druków materiałów dotyczą: 0,00732 zł + 22% VAT i 0,01098 zł + 22% VAT), a ceną jednostkową z rozdzielnika do tej faktury (0,02416 zł). Na pytanie czy są to wszystkie dokumenty potwierdzające, że wydatek dotyczy szkół w Słupsku, pani Michalska stwierdziła, że innych dokumentów nie posiada i nie pamięta czy takie istnieją. W dniu 06.05.2013 r. pani Michalska złożyła dodatkowo oświadczenia: dyrektora szkół w Słupsku (załącznik nr 17 do niniejszego protokołu), zastępcy dyrektora (załącznik nr 18 do niniejszego protokołu) oraz dwóch pracowników (załączniki nr 19 i 20 do niniejszego protokołu). Wymienione osoby oświadczają, że na potrzeby szkół prowadzonych przez Oddział AP Edukacja w Słupsku do sekretariatu szkoły są na bieżąco dostarczane lub przesyłane materiały biurowe jak na przykład długopisy, papier ksero, koperty i inne a także druki dydaktyczne czyli materiały przeznaczone dla słuchaczy na zajęcia oraz arkusze ocen, dzienniki, indeksy, księgi słuchacza. Kontrolujący nie kwestionowali wydatków związanych z zakupem materiałów biurowych oraz zakupem druków na podstawie faktur, z których ewidentnie wynikało że są to materiały niezbędne do realizacji zadań szkoły. Okazane przez panią Michalską dowody na okoliczność prawdziwości twierdzenia, że wydatek związany z drukiem materiałów edukacyjnych wyszczególnionych w załączniku do faktury związany był z bieżącą działalnością szkoły, są niewystarczające i budzą wątpliwości co do ich autentyczności (dowód: nieistniejący kierunek florystyki oraz wykazane różnice w cenie jednostkowej zakupionych druków). W związku z powyższym kwestionuje się całość rozliczenia na kwotę 3 786,29 zł 3. Fa VAT Nr 00022/2009 z dnia 03.10.2009 r. wystawiona przez PHU Dromader xxxx xxxxx, Łódź, ul. xxxxxxx za usługę pedagogiczną na kwotę 3 913,00 zł. Rozliczono z dotacji kwotę 1 000,00 zł (LO i ULO 500,00 zł, PSZ 500,00 zł). Zapłacono przelewem 12.10.2009 r. W toku kontroli pani Michalska podtrzymała wyjaśnienia zawarte w piśmie z dnia 11.02.2013 r., gdzie wyjaśniła, że usługa dotyczyła przeszkolenia pracowników szkół prowadzonych przez AP Edukacja Oddział w Słupsku z zakresu kompletowania, archiwizowania i wypełniania dokumentacji dydaktycznej oraz zmian w prawie oświatowym. Pani Michalska oświadczyła ponadto, że koszt usługi został skalkulowany dla szkół w Słupsku przez PHU Dromader właśnie na kwotę 1 000 zł. Na pytanie, czy taka kalkulacja jest w posiadaniu AP, pani Michalska odpowiedziała, że nie pamięta. Poza oświadczeniem sporządzonym w dniu 16.04.2013 r. przez Panią xxxxx i złożonym kontrolującym w dniu 22.04.2013 r., innych dokumentów w toku dalszych czynności kontrolnych pani Prokurent nie przedstawiła. Skalkulowanie poprzez stwierdzenie, że koszt usługi wykonanej na rzecz szkół w Słupsku wynosi 1 000,00 zł nie stanowi kalkulacji kosztów, może zatem posłużyć Spółce do jej wewnętrznych rozliczeń, ale nie w celu uznania wydatku jako realizację ustawowego zadania na rzecz szkół w Słupsku. Również zakres powyższego szkolenia choć pośrednio nawiązuje do działalności dydaktycznej to jednak jego istota nie wiąże się z realizacją ustawowego zadania wynikającego z art. 90 ust. 3d u.s.o. lecz stanowi wydatek związany z obsługą administracyjno-organizacyjną Spółki. Obsługa taka należy do obowiązków organu prowadzącego szkołę, to jest do Spółki. Niewiadomym jest również fakt, którzy pracownicy szkół AP w Słupsku mieliby brać udział w powyższym szkoleniu. Zakwestionowano rozliczenie z dotacji kwoty wydatku - 1 000,00 zł. Razem za miesiąc październik 2009 r. 4 806,98 zł 17
STYCZEŃ 2010 4. Fa VAT Nr VW 00258/E1802/00049800/G/01/10 z dnia 22.01.2010 r. wystawiona przez Pocztę Polską Łódź za frankowanie na kwotę 206,25 zł. Zapłacono przelewem 22.01.2010r. Rozliczono z dotacji 206,25 zł (LO i ULO - 206,25 zł). Pani Michalska nie wniosła zastrzeżeń co do zakwestionowania przez kontrolujących rozliczenia tego wydatku z otrzymanej dotacji. Zakwestionowana kwota wydatku - 206,25 zł. Razem za miesiąc styczeń - 206,25 zł MAJ 2010 5. Fa VAT Nr 00018/2010 z dnia 28.05.2010 r. wystawiona przez PHU Dromader xxxxxxxxxx, Łódź, ul. xxxxxxxxxx za usługę pedagogiczną na kwotę 1 681,00 zł. Rozliczono z dotacji kwotę 1 500,00 zł (LO i ULO 500,00 zł, PSZ 1 000,00 zł) i taką kwotę jako zaliczkę wpłacono dnia 07.05.2013r. na konto PHU DROMADER (dowód: wyciąg z rachunku bankowego Nr 2010/094). W toku kontroli pani Michalska stwierdziła, że podtrzymuje wyjaśnienia zawarte w piśmie z dnia 11.02.2013 r., iż usługa ta dotyczy nadzoru nad prawidłową realizacją procesu nauczania w szkołach prowadzonych przez AP Edukacja Sp z o.o. w Słupsku. W dniu 22.04.2013r. pani Michalska złożyła kontrolującym oświadczenie pani xxxxxxxxxx z dnia 16.04.2013r. (załącznik Nr 11 niniejszego protokołu).w oświadczeniu tym pani xxxxxx w sposób ogólny wyjaśnia zakres wszystkich usług świadczonych na rzecz szkół AP Edukacja Oddział Słupsk, informując że w ramach działalności gospodarczej wykonywała usługi pedagogiczne na rzecz szkół w Słupsku. Zgodnie z oświadczeniem zakres tych usług obejmował między innymi szkolenia pracowników, nadzór nad prawidłową realizacją procesu nauczania, kontrolę i ocenę jakości kształcenia, a także koordynację i organizację procesu dydaktycznego w Słupsku. Innych dokumentów na potwierdzenie, że koszt usługi jest zasadny i dotyczy szkół Oddziału Słupsk, nie złożono. Zgodnie z zapisami ustawy o systemie oświaty sprawowanie nadzoru pedagogicznego należy do obowiązków kuratora oświaty (art. 31 ust.1 pkt 1 u.s.o.) a do organu prowadzącego szkołę należy sprawowanie nadzoru nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych (art. 34a u.s.o.). Toteż powierzenie zadań organu prowadzącego firmie zewnętrznej nie znajduje podstaw prawnych do zaliczenia w koszty szkół prowadzonych przez Oddział AP Edukacja w Słupsku i nie może stanowić uzasadnienia dla pokrycia wydatku z otrzymanej przez szkoły dotacji. Zakwestionowana kwota wydatku 1 500,00 zł. 6. Fa VAT Nr 02/05/2010 z dnia 04.05.2010 r. wystawiona przez PHU PRO-System xxxxxxxxxxxxxxxx, Szczecin, ul. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx za usługi informatyczne na kwotę 13 908,00 zł. Z dotacji rozliczono 5 500,00 zł (LO i ULO 3 666,67 zł, PSZ 1 833,33 zł). W toku kontroli przedstawiono oryginał dowodu wpłaty dokonanej przez AP Edukacja w Łodzi dowód KP z dnia 07.05.2010 r. wystawiony przez PHU PRO-SYSTEM xxxxxxxxxxxx na kwotę 13 908,00 zł z oznaczeniem: faktura nr 02/05/2010. Pani Michalska stwierdziła, że zakres usług wykonywanych przez pana xxxxxxxxxxxxxxx jest zgodny z umową a potwierdzenie stanowią załączniki przedstawione do każdej z faktur, 18
uzasadniające wydatkowanie danej kwoty na rzecz szkół AP Edukacja w Słupsku (okazano oryginały umów, faktur i załączników do faktur). Równocześnie pani Michalska oświadczyła, że nie jest informatykiem i tym samym nie może dokładnie stwierdzić czego dotyczyła usługa. Z załącznika można przyjąć, że jest to usługa serwisowa. Na pytanie kontrolujących w jaki sposób dokumentowane jest wykonywanie usług, pani Michalska stwierdziła, że pracownik oddziału zgłasza zapotrzebowanie na usunięcie bieżących usterek, a stały serwis dokonywany jest bez zgłoszenia, zgodnie z umową. Uwagę kontrolujących zwrócił zapis w umowie, że faktury za wykonane usługi będą wystawiane każdego miesiąca obowiązywania umowy. W załączniku do ww. faktury zapisano: usługa serwisowa standard (marzec, kwiecień 2010 r.) na kwotę 3.500 zł. Faktura dotyczyła więc rozliczenia dwóch miesięcy, co nie jest zgodne z zapisami w umowie. Ponadto pani Michalska wyjaśniła, że ceny usług są negocjowane zgodnie z umową, wydatek jest zobrazowany w załączniku do ww. faktury, usługa ma charakter ciągły, a zakres usługi powinna określić osoba, która ją wykonywała. Pani Michalska oświadczyła również, że potwierdzeniem wykonania usługi jest wymiana informacji między pracownikami Spółki, a w piśmie z dnia 11.02.2013 r. zawarta jest informacja, że w cenę usługi wliczany jest również dojazd do klienta, koszty robocizny oraz zużytych materiałów. Nie przedstawiono żadnej innej dokumentacji, w formie pisemnej bądź elektronicznej, potwierdzającej wykonanie usług na rzecz szkół AP Odział Słupsk. Brak jest również potwierdzenia zapotrzebowania na wykonanie usług na rzecz szkół w Słupsku czy też potwierdzenia, że takie usługi faktycznie miały miejsce. Z uwagi na to, iż nie wskazano w istocie na czym miałyby polegać wykonane usługi i że pokryty z dotacji wydatek stanowi bieżący wydatek szkół w Słupsku, poniesiony na realizację zadań ustawowych, został on zakwestionowany. Zakwestionowana kwota wydatku 5 500,00 zł. Razem za miesiąc maj - 7 000,00 zł. STYCZEŃ 2011 7. Fa VAT Nr 03/01/2011 z dnia 03.01.2011 r. wystawiona przez PRO-System xxxxxxxxxxxxx, Szczecin, ul. xxxxxxxxxxxxxxxxxxx - za usługi informatyczne na kwotę 14 022,00 zł. Do faktury okazano oryginał pokwitowania Nr 13/2011 z dnia 07.01.2011 wpłaty gotówki przez AP Edukacja w Łodzi dla PHU PRO-SYSTEM xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Szczecin za fakturę VAT Nr 03/01/2011 na kwotę 14 022,00 zł. W rozliczeniu dotacji ujęto kwotę 10 184,15 zł (LO i ULO 5 716,41 zł, PSZ 4 467,74 zł). Do faktury przedstawiono oryginały załączników. Na pytanie kontrolujących dlaczego w miesiącu styczniu 2011 r. jednorazowo rozliczono usługi serwisowe za 7 miesięcy (tj. za okres VI XII.2010) w kwocie 10 000,00 zł, pani Michalska wyjaśniła, że umowa ma charakter ogólny, a wydatki faktycznie związane ze szkołami w Słupsku ujęte są na tej fakturze oraz załączniku. Pozostały wydatek w kwocie 184,15 zł dotyczył listwy zasilającej. Na pytanie dotyczące sprawowania kontroli nad wydatkami dokonywanymi z dotacji UM Słupsk na podstawie faktur wystawionych przez PRO-SYSTEM E.P. xxxxxxxxxxxxx Szczecin i załączników do tych faktur oraz sposobu ich weryfikacji ze stanem rzeczywistym, pani Michalska wyjaśniła, że zlecenia wykonania usług weryfikowane są z fakturą zbiorczą, sprawdzane są czy kwota na fakturze jest zgodna ze zleceniami i wartościami zleceń ustalonych w negocjacjach. Jednak w toku prowadzonych czynności 19
kontrolnych nie przedstawiono kontrolującym żadnych dokumentów potwierdzających, że usługi te faktycznie były wykonywane na rzecz szkół w Słupsku. Wobec braku właściwego udokumentowania wydatków poniesionych na zakup usług świadczonych przez PRO-SYSTEM E.P. xxxxxxxxxxxxxx Szczecin, wydatek uznany został za niemożliwy do rozliczenia z dotacji. Kwestionuje się kwotę wydatku - 10 184,15 zł. Razem za miesiąc styczeń - 10 184,15 zł. KWIECIEŃ 2011 8. Fa VAT Nr 11040442019426 z 14.04.2011 wystawiona przez PTK Centertel Sp z o.o. za usługi telekomunikacyjne na kwotę 6 656,76 zł. Według dokumentów załączonych do wyjaśnienia z dnia 13.02.2013r. wydatki dotyczące szkół w Słupsku wynoszą 190,72 zł Z dotacji rozliczono 191,55 zł (LO i ULO 95,78 zł, PSZ 47,89 zł, GIM 23,94 zł, PSM 23,94 zł). Zapłacono przelewem 27.04.2011 r. Na pytanie kontrolujących czy są to wszystkie dokumenty potwierdzające celowość poniesienia wydatku ze środków uzyskanych z dotacji dla szkół w Słupsku, pani Michalska oświadczyła, że dodatkowym dokumentem jest złożone w dniu 22.04.2013 r. oświadczenie pracowników, którzy stwierdzają wykonywanie zadań na rzecz szkół w Słupsku, korzystając tym samym z telefonów. Kwota rozliczana z dotacji wynika z oświadczeń składanych w formie ustnej bądź pisemnej (elektronicznej) przez pracowników. Innych dokumentów na potwierdzenie tego wydatku nie przedstawiono. Zakwestionowano pozostałą rozliczoną z dotacji kwotę wydatku 0,83 zł. Razem za miesiąc kwiecień 0,83 zł. MAJ 2011 9. Fa VAT Nr 11050476129633 z 14.05.2011 wystawiona przez PTK Centertel Sp z o.o. na kwotę 6 656,76 zł za usługi telekomunikacyjne. Zapłacono przelewem 31.05.2011 r. Z dotacji rozliczono 215,00 zł (PSZ 215,00 zł). Zgodnie z dokumentami załączonymi do wyjaśnienia z dnia 13.02.2013r. wydatki dotyczące szkół w Słupsku wynoszą 110,43 zł. Odnośnie powyższej faktury pani Michalska użyła tych samych wyjaśnień jakie składała do poprzednich faktur wystawionych przez PTK Centertel Sp. z o.o. Warszawa, ul. Skierniewicka 10a. Innych dokumentów i wyjaśnień nie przedstawiono. Zakwestionowano pozostałą rozliczoną z dotacji kwotę wydatku 104,57 zł. Razem za miesiąc maj 104,57 zł. CZERWIEC 2011 10. Fa VAT Nr 11-FVS/0813 z dnia 17.06.2011 r. wystawiona przez Kancelarię Rachunkowości Piotrowska Sp. z o.o. Łódź, ul Gdańska 91/93 za sporządzenie sprawozdania finansowego za rok 2010 na kwotę 7 995,00 zł. Rozliczono z dotacji - 599,75 zł (PSM 599,75zł). Zapłacono przelewem 29.06.2011 r. Do zakwestionowania tego wydatku przez kontrolujących AP Edukacja Sp. z o.o. w Łodzi nie wnosiła zastrzeżeń. 20