Protokół OKK

Transkrypt

1 OKK Protokół kontroli przeprowadzonej w Policealnej Szkole Usług Kosmetycznych w Przemyślu przy ul. Piotra Skargi 7 przez głównego specjalistę Wydziału Organizacji Kadr i Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu na podstawie upoważnienia Nr 167/2013 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 29 listopada 2013 r. do przeprowadzenia kontroli. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 4-9 grudnia 2013 r. Razem 4 dni kontroli. Na podstawie art. 37 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz w związku z art. 90 ust 3e i 3f ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.) przed przystąpieniem do czynności kontrolnych osoby kontrolujące uzyskały imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest Policealna Szkoła Usług Kosmetycznych w Przemyślu, ul. Piotra Skargi 7. (zał. Nr 1 do protokołu kontroli). Zakres kontroli: 1. Sprawdzenie zgodności ze stanem faktycznym liczby uczniów wykazywanych w informacjach, o których mowa w 7 ust. 1 i ust. 3 uchwały Nr 149/2009 Rady Miejskiej w Przemyślu z dnia 3 września 2009 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych na terenie miasta Przemyśla przez inne niż Miasto Przemyśl osoby prawne i osoby fizyczne oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystania. 2. Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania dotacji zgodnie z zasadami określonymi w art. 90 ust. 3d ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty /Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm./. Ustalenia ogólne Policealna Szkoła Usług kosmetycznych w Przemyślu jest szkołą policealną dla dorosłych, umożliwiającą osobą posiadającym wykształcenie średnie uzyskanie dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe po zdaniu egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, w rozumieniu ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty / Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z poźn. zm./ oraz świadectwa ukończenia szkoły policealnej. Policealna Szkoła Usług Kosmetycznych kształci w systemie zaocznym w zawodzie technik usług kosmetycznych podbudowa programowa: szkoła dająca wykształcenie średnie. Okres nauczania w szkole trwa 2 lata i dzieli się na cztery semestry. Nadzór pedagogiczny nad szkołą sprawuje Podkarpacki Kurator Oświaty. Osobą prowadzącą szkołę jest Pani Do zadań osoby prowadzącej szkołę należy ( 4 Statutu): - nadanie szkole statutu i dokonywanie zmian w statucie, - powoływanie i odwoływanie dyrektora szkoły, - zatwierdzanie preliminarza wydatków finansowych szkoły, 1

2 - zarządzanie majątkiem szkoły, - zatwierdzanie decyzji dyrektora szkoły w sprawie zatrudniania nauczycieli i pracowników administracji, zasad i stawek ich wynagrodzenia oraz organizacji wewnętrznej szkoły, - zapewnienie warunków działania szkoły w zakresie kadrowym i organizacyjnym w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, - wyposażenie szkoły w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania i innych zadań statutowych. Policealna Szkoła Usług Kosmetycznych posiada numer REGON nadany przez Główny Urząd Statystyczny. Dyrektorem Policealnej Szkoły Usług Kosmetycznych jest Pani... Funkcja dyrektora została powierzona Pani przez organ prowadzący szkołę na podstawie zawartej umowy o pracę. Szkoła ma siedzibę przy ul. Piotra Skargi 7 w Przemyślu. Policealna Szkoła Usług Kosmetycznych w Przemyślu działa w oparciu o Statut z dnia r. Szkoła realizuje cele i zadania określone w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty / Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z poźn. zm./ i przepisach wydanych na jej podstawie, w szczególności: - umożliwia słuchaczom uzyskanie dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe w zawodzie technik usług kosmetycznych, - umożliwia zdobycie wiedzy, umiejętności i kompetencji niezbędnych do wykonywania zawodu, - umożliwia absolwentom dokonanie świadomego wyboru dalszego kształcenia, - daje możliwość rozwoju umysłowego, - umożliwia rozwój zainteresowań, - przygotowuje do prowadzenia samodzielnej działalności, - kształci pożądane cechy osobowości, określone charakterystyką zawodową absolwentów i przyjętymi normami, - organizuje dla słuchaczy dodatkowe zajęcia zwiększające szansę ich zatrudnienia we współpracy z Urzędem Pracy i innymi placówkami, - przygotowuje uczniów do przystąpienia do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Organami szkoły są: - Dyrektor Szkoły, - Rada Pedagogiczna, - Samorząd Słuchaczy. Statut szkoły określa szczegółowo poszczególne obowiązki organów szkoły. Szczegółowa organizacje nauczania, wychowania, i opieki w danym roku szkolnym określa arkusz organizacji szkoły opracowany przez dyrektora najpóźniej do 15 maja każdego roku. Arkusz organizacji szkoły zatwierdza osoba prowadząca szkołę w terminie do 25 maja. Szkoła realizuje program nauczania w układzie semestralnym. Cykl nauki trwa 2 lata i dzieli się na 4 semestry. Szkoła kształci w systemie zaocznym. Zajęcia w szkole odbywają się wg rozkładu zajęć opracowanego na podstawie planu nauczania. Zasadnicza forma pracy szkoły są konsultacje zbiorowe. Rok szkolny rozpoczyna się w sesji zimowej w pierwszym powszednim dniu września, w sesji letniej w pierwszym powszednim dniu lutego. Statut szkoły określa w rozdziale VI wewnątrzszkolny system oceniania słuchaczy. W statucie opisano w rozdziale VII i VIII obowiązki i prawa nauczycieli i słuchaczy szkoły. Szkoła jest finansowana z wpłat czesnego oraz z dotacji zgodnie z ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Szkoła może pozyskiwać środki finansowe z darowizn osób prawnych i fizycznych. Odpłatność za szkołę ustalana jest na okres jednego roku. 2

3 Kserokopia Statutu stanowi zał. Nr 2 do protokołu kontroli. Kontrolę przeprowadzono w szczególności w oparciu o następujące przepisy prawa: 1. ustawę z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty /Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm./, 2. ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych /Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240/, 3. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz. U. z 2012 r. Nr 361 z późn. zm./, 4. ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm./, 5. uchwałę Nr 149/2009 Rady Miejskiej w Przemyślu z dnia 3 września 2009 r. sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych na terenie miasta Przemyśla przez inne niż Miasto Przemyśl osoby prawne i osoby fizyczne oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystania. 6. uchwała Nr 284/2011 Rady Miejskiej w Przemyślu z dnia 24 listopada 2011 r. zmieniająca uchwalę w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych na terenie miasta Przemyśla przez inne niż Miasto Przemyśl osoby prawne i osoby fizyczne oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystania. Ustalenia szczegółowe Na podstawie art. 90 ustawy z dnia 7 września 1991 o systemie oświaty Policealna Szkoła Usług Kosmetycznych w Przemyślu otrzymywała w 2012 r. środki w ramach dotacji podmiotowej z budżetu Gminy Miejskiej Przemyśl. I. Porównanie stanu faktycznego dot. liczby uczniów /wykazanych w ewidencji szkoły/ z liczbą uczniów wynikającą ze składanych informacji miesięcznych do Urzędu Miejskiego. Podstawowym kryterium dotacyjnym w 2012 r. była liczba uczniów dotowanej jednostki, zgłaszanych do Urzędu Miejskiego w Przemyślu w formie informacji o faktycznej liczbie uczniów. Zgodnie z 7 ust. 3 uchwały nr 149/2009 Rady Miejskiej w Przemyślu z dnia 3 września 2009 r. do 5 dnia każdego miesiąca osoba prowadząca składa do urzędu miejskiego informację o faktycznej liczbie uczniów sporządzonej na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania działalności wychowawczej i opiekuńczej odpowiednie dla danego typu i rodzaju przedszkola, szkoły i placówki oświatowej według stanu na pierwszy dzień danego miesiąca. Informacje za miesiące od stycznia do grudnia 2012 r. złożone przez osobę prowadzącą stanowią zał. Nr 3 do protokołu kontroli (plik 12 szt.) W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia zgodności liczby uczniów wykazywanych w przedstawianych informacjach, o których mowa wyżej ze stanem faktycznym wynikającym z księgi ewidencji uczniów oraz dzienników lekcyjnych na rok szkolny 2011/2012 oraz na rok szkolny 2012/2013. W wyniku porównania przedstawianych miesięcznych informacji ze stanem wynikającym z ewidencji szkoły stwierdzono, iż: 1. Ewidencja uczniów prowadzona jest w księdze uczniów założonej w 2006 roku, która zawiera 60 kolejno ponumerowanych stron. Uczniowie wpisani są w odrębnych pozycjach od 1 do

4 2. Uczniowie wykazywani w przedstawianych miesięcznych informacjach przedkładanych do Wydziału Edukacji w 2012 r. ujęci byli w prowadzonej przez szkołę księdze ewidencji uczniów. 3. Słuchacze wykazani w księdze ewidencji uczniów ujęci byli w poszczególnych dziennikach zajęć w roku szkolnym 2011/2012 i 2012/ Obecność uczniów na zajęciach w szkole w danym semestrze w roku szkolnym 2011/2012 i 2012/2013 odnotowywana była w dziennikach zajęć prowadzonych w szkole. 5. Nie stwierdzono uchybień w prowadzonej przez szkołę ewidencji słuchaczy uczęszczających do szkoły. II. Rozliczenie dotacji przekazanej dla Policealnej Szkoły Usług Kosmetycznych w Przemyślu w okresie od dnia r. do dnia r. Kontrolowana jednostka nie prowadzi ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia o rachunkowości ( Dz. U. Nr poz. z późn. zm.). W 2012 r. ewidencja dokumentów finansowych prowadzona była w celach podatkowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przy pomocy programu komputerowego. Policealna Szkoła Usług Kosmetycznych w Przemyślu posiada rachunek bankowy w PKO BP w Przemyślu nr:., na który przekazywana była dotacja podmiotowa. Na powyższym rachunku bankowym gromadzone były również środki finansowe z innych tytułów (m. innymi wpłaty własne organu prowadzącego przedszkole). Z powyższego rachunku bankowego kontrolowana jednostka dokonywała wydatków między innymi na bieżąca działalność szkoły. Kwota przekazanej dotacji w 2012 r. dla Policealnej Szkoły Usług Kosmetycznych w Przemyślu wynosiła ,00 zł. Kwota przedstawiona do rozliczenia przez szkołę jako wydatkowana w 2012 r. ze środków dotacji m. Przemyśla wynosiła ,00 zł i miała odzwierciedlenie w prowadzonej ewidencji finansowej. Wydatki dokonane w 2012 r. ze środków dotacji udokumentowane zostały odpowiednio dokumentami finansowymi. Przedstawione do kontroli dokumenty finansowe (źródłowe) dotyczące rozliczenia otrzymanej w 2012 r. dotacji opiewały na kwotę równą otrzymanej dotacji. Wysokość przekazanej dotacji w 2012 r. obrazuje poniższe zestawienie: Nazwa miesiąca Liczba uczniów wykazywana w miesięcznych informacjach o liczbie uczniów (wg stanu na 1 dzień danego miesiąca) Liczba uczniów, na których została przekazana dotacja x kwota dotacji przypadająca na jednego ucznia Kwota dotacji przekazanej styczeń x 88, ,56 luty x 88, ,36 marzec x 88,36 0,00 kwiecień x 88, ,32 maj x 88, ,68 czerwiec x 88, ,32 lipiec x 88, ,32 sierpień x 88, ,60 Uwagi 4

5 5 301,60 wrzesień x 88, ,04 październik x 88, ,16 listopad x 88, ,52 grudzień x 88, ,52 Razem ,00 W dniu r. zostało przedstawione przez Policealna Szkołę Usług Kosmetycznych w Przemyślu do Urzędu Miejskiego w Przemyślu roczne rozliczenie wykorzystania dotacji otrzymanych w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2012 r. podpisane przez osobę prowadzącą Panią. Kserokopia rocznego rozliczenia wykorzystania dotacji otrzymanych w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2012 r. stanowią zał. Nr 4 do protokołu kontroli. Zestawienie wydatków poniesionych przez Policealną Szkołę Usług Kosmetycznych w Przemyślu przedstawiało się następująco: Lp. Nazwa wydatku Kwota wydatku sfinansowana środkami z dotacji podmiotowej 1. Wynagrodzenia nauczycieli brutto ,00 2. Wynagrodzenia pozostałych pracowników brutto ,00 3. Wynagrodzenia bezosobowe 9 388,00 4. Pochodne od wynagrodzeń /składki US i FP/ 9 624,00 5. Opłaty za media 0,00 6. Zakupy materiałów i wyposażenia 0,00 7. Zakupy pomocy naukowych i dydaktycznych 0,00 8. Wynajem pomieszczeń 0,00 9. Naprawy i remonty bieżące 0, Inne 0,00 Suma wydatków sfinansowanych z dotacji ,00 W ramach kontroli wydatków dokonanych w 2012 r. przez Policealną Szkołę Usług Kosmetycznych w Przemyślu prowadzoną przez Panią pokrywanych ze środków otrzymanej dotacji w 2012 r. sprawdzono koszty i wydatki bieżące przedstawione w rocznym rozliczeniu wykorzystania dotacji otrzymanej w okresie od stycznia do grudnia 2012 r. Porównano dokumentację finansową w w/w zakresie z informacjami przedstawionymi w rocznym rozliczeniu dotacji. Na podstawie przedstawionych dokumentów finansowych szkoły tj. ewidencji podatkowej, dowodów źródłowych ( list wynagrodzeń, wyciągów bankowych, poleceń księgowych, rachunków) sprawdzono prawidłowość wydatkowania środków z przekazanej przez Urząd Miejski dotacji w 2012 roku sprawdzono jak niżej: I. Wynagrodzenia pracowników Policealna Szkoła Usług Kosmetycznych w Przemyślu finansowała ze środków dotacji w 2012 roku wynagrodzenia jednego nauczyciela zatrudnionego na umowę o pracę 5

6 oraz jednego pracownika administracyjnego zatrudnionego na umowę o pracę oraz wynagrodzenia ośmiu pracowników zatrudnionych na umowy cywilno-prawne. W ramach kontroli wypłaconych wynagrodzeń sfinansowanych ze środków dotacji sprawdzono kwoty wypłaconych w 2012 roku wynagrodzeń w/w pracowników. Porównano wielkości wynikające z list wynagrodzeń z danymi wykazanymi w rocznym rozliczeniu wykorzystania dotacji otrzymanej w okresie od stycznia do grudnia 2012 r. Stwierdzono, że zatrudnieni w szkole pracownicy pobierali wynagrodzenie przelewem na osobiste rachunki bankowe. Pracownicy zatrudnieni na umowy cywilno-prawne otrzymywali wynagrodzenie gotówką potwierdzając własnoręcznym podpisem na wystawianych rachunkach za usługę. Kontroli poddano listy wynagrodzeń, rachunki wystawiane przez osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilno-prawnych oraz wyciągi bankowe za okres 2012 r. Sprawdzono jak niżej: Tabela przedstawiająca wysokość wypłacanych w 2012 r. wynagrodzeń pracowników sfinansowanych ze środków dotacji: Wynagrodzenia nauczycieli i pozostałych pracowników Kwota wynagrodzeń nauczycieli i pozostałych pracowników zakwalifikowana do rocznego rozliczenia dotacji (wykazana w sprawozdaniu) wynikająca z opisanych dokumentów (listy płac) 2012 r. Imie i nazwisko.- nauczyciel.. pracownik administracji styczeń 2 070, ,00 luty 2 070, ,00 marzec 2 070, ,00 kwiecień 2 070, ,00 maj 2 070, ,00 czerwiec 2 070, ,00 lipiec 2 070, ,00 sierpień 2 070, ,00 wrzesień 2 070, ,00 październik 2 070, ,00 listopad 2 070, ,00 grudzień 2 070, ,00 Razem , ,00 Wynagrodzenia bezosobowe Kwota wynagrodzeń bezosobowych zakwalifikowana do rocznego rozliczenia dotacji (wykazana w sprawozdaniu) wynikająca z opisanych dokumentów (rachunków za usługę) Razem 2012 r. Imie i nazwisko styczeń 824,00 824,00 luty 0,00 marzec 1 364, ,00 kwiecień 297,00 297,00 maj 297, , ,00 czerwiec 1 168,00 625, ,00 lipiec 0,00 sierpień 0,00 wrzesień 0,00 październik 890, , ,00 listopad 592,00 818, ,00 grudzień 141,00 141,00 Razem 9 388,00 Przedstawiona w rocznym rozliczeniu wykorzystania dotacji otrzymanej w 2012 r. kwota wydatkowana na wynagrodzenia: 6

7 - nauczycieli wynosiła ,00 zł, - pozostałych pracowników wynosiła18 000,00 zł - bezosobowe wynosiła ,00 zł Powyższe kwoty znajdowały odzwierciedlenie w dokumentach finansowych (źródłowych) szkoły. II. Pochodne od wynagrodzeń W ramach kontroli wydatków pokrytych ze środków dotacji w 2012 roku przeznaczonych przez kontrolowaną jednostkę na sfinansowanie pochodnych od wynagrodzeń sprawdzono listy wynagrodzeń w poszczególnych miesiącach w roku 2012 zatrudnionych pracowników. Kontroli poddano listy płac za poszczególne miesiące w 2012 r. oraz wewnętrzne dokumenty księgowe. Z powyższych dokumentów wynika, że pochodne od wynagrodzeń pokryte ze środków dotacji stanowiły kwotę 9 624,00 zł. Wydatkowana kwota dotacji na pochodne od wynagrodzeń wykazana w sprawozdaniu znajdowała odzwierciedlenie w dokumentach źródłowych. Analiza dowodów źródłowych wykazała, iż środki z dotacji zostały przeznaczone na wydatki bieżące w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej zgodnie z art. 90 ust 1 pkt 3d ustawy z dnia o systemie oświaty / Dz. U z 2004 r. Nr 256 poz 2572 z późn. zm./. Operacje gospodarcze były ewidencjonowane chronologicznie oraz kolejno numerowane. Dokumenty finansowe dotyczące rozliczenia dotacji zgromadzone były w zbiorze łącznie z innymi dokumentami działalności gospodarczej prowadzonej przez Panią.. Jednakże, na dokumentach źródłowych finansowanych ze środków dotacji znajdował się odpowiedni opis z zaznaczeniem, iż wypłatę wynagrodzenia sfinansowano ze środków dotacji. Sprawdzone dowody finansowe zawierały datę dokonania operacji, jej wartość oraz zostały zaakceptowane przez osobę prowadzącą. Integralną część protokołu stanowią niżej wymienione załączniki: 1. Upoważnienia imienne do przetwarzania danych osobowych w zakresie prowadzonej kontroli 2. Kserokopia Statutu, 3. Kserokopia miesięcznych informacji o liczbie uczniów (12 szt.) 4. Kserokopia rocznego rozliczenia wykorzystania dotacji otrzymanych w okresie od r. do r. Na tym protokół zakończono. Kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole kontroli. Zastrzeżenia należy zgłosić kontrolującemu na piśmie w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, kontrolujący dokona ich analizy i w miarę potrzeby podejmie dodatkowe czynności kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń zmieni lub uzupełni odpowiednią część protokołu kontroli. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, kontrolujący przekazuje na piśmie swoje stanowisko. Zgłaszający zastrzeżenia podpisuje protokół w terminie 7 dni od dnia otrzymania stanowiska kontrolującego. Kontrolowany może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie właściwym do jego podpisania, wyjaśnienie tej odmowy. 7

8 Odmowa podpisania protokołu przez kontrolowanego nie stanowi przeszkody do realizacji ustaleń kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono osobie prowadzącej Policealną Szkołę Usług Kosmetycznych w Przemyślu Pani.. Protokół pozostawiono w kontrolowanej jednostce w dniu 12 grudnia 2013 r. P o d p i s y Kontrolujący: Kontrolowany:... Anonimizacji dokonała Monika Szpilek główny specjalista w Wydziale Organizacji Kadr i Kontroli 8

9 9