REGULAMIN TARGÓW I EDYCJA DNI ALERGII I NIETOLERANCJI POKARMOWEJ 1. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Organizatorem pierwszej edycji Dni Alergii i Nietolerancji Pokarmowej zwanymi dalej targami, jest 4Trade Group Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowogrodzka 31, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000495578,NIP:701-041-08-55 E-mail: kontakt@4tradegroup.pl Sprzedaż: Dominika Banaszkiewicz - d.banaszkiewicz@4tradegroup.pl ; 606 924 241 Anna Jakubowska - a.jakubowska@4tradegroup.pl ; 696 736 234 Marketing: marketing@4tradegroup.pl ; 530 218 760 1.2. Postanowienia niniejszego regulaminu dotyczą wszystkich podmiotów, które korzystają z usług spółki 4Trade Group zwaną dalej Organizatorem, i zwanych dalej Uczestnikiem targów - Wystawcą. 1.3. Uczestnikiem targów może być podmiot gospodarczy w rozumieniu przepisów o prowadzeniu działalności gospodarczej (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego itd.) 1.4. Miejscem ekspozycji jest Stadion Narodowy w Warszawie. Szczegółowe informacje zamieszczone są na stronie internetowej targów. 1.5. Na teren targów wstęp mają wyłącznie osoby pełnoletnie oraz dzieci pod opieką dorosłego. 1.6. Termin trwania targów sobota 22 listopada 2014 niedziela 23 listopada 2014 1.7. Czas otwarcia dla zwiedzających 22-23 listopada 2014 od 10.00 do 18.00
1.8. Czas otwarcia dla wystawców 22 listopada 2014 od 8.00 do 19.00 23 listopada 2014 od 8.00 do 21:00 wystawcy z zabudową systemową. Wystawcy z zabudową indywidualną do 2:00 24 listopada. 1.9. Montaż stoisk Zabudowa indywidualna - czwartek 20.11.2014 od 12.00 do 22.00 piątek 21.11.2014 od 8.00 do 22.00 Zabudowa systemowa piątek od 14:00 do 22:00 1.10.Odbiór stoisk piątek 21.11.2014 w godzinach 14:00 20:00. 1.11.Demontaż stoisk niedziela 23.11.2014 od 18.00 do 2.00 UWAGA: Firmy budujące indywidualne stoiska dla wystawców są zobowiązane do uiszczenia opłaty licencyjnej w wysokości 15 zł netto za metr kwadratowy w przypadku jeśli nie mają podpisanej stosownej umowy ze Stadionem Narodowym w Warszawie. 2. UDZIAŁ W TARGACH 2.1. 1. Udział w Targach Wystawca zgłasza, przesyłając zeskanowaną umowę uczestnictwa pocztą elektroniczną, a następnie dwa oryginały pocztą tradycyjną, tym samym zamawiając powierzchnię wystawienniczą, zabudowę oraz podłączenia mediów i usługi reklamowe. 2.2. Potwierdzeniem udziału Wystawcy w targach jest umowa podpisana przez obie strony. 2.3. W razie zamówień dodatkowych Wystawca jest zobowiązany do załączenia odpowiednich dokumentów przesłanych przez organizatora. 2.4. Uczestnictwo w targach oraz rozpoczęcie zabudowy możliwe jest wyłącznie po uregulowaniu wszystkich zobowiązań finansowych wobec Organizatora. Przesłanie
wypełnionych i podpisanych dokumentów jest równoznaczne z akceptacją wszystkich treści zawartych w umowie oraz niniejszym regulaminie i stanowi zobowiązanie do pokrycia wszystkich kosztów związanych z uczestnictwem w targach. 2.5. Organizator może odstąpić od umowy w przypadku podania przez Wystawcę nieprawdziwych lub niepełnych danych. Organizator uprawniony jest do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Wystawcę przepisów umowy: a) nieuregulowania jakichkolwiek należności na rzecz organizatora. b) podnajęcie lub przekazanie osobom trzecim stoiska bez zgody organizatora. c) nie zachowania wskazanego w informacji technicznej terminu budowy stoiska. 2.6. Wystawca zgłaszając uczestnictwo ma prawo wyboru formy w jakiej chce uczestniczyć w targach. Wszystkie informacje są omawiane podczas rozmów osobistych lub telefonicznych bezpośrednio z klientem. Uczestnik ma prawo wybrać jedną lub kilka spośród następujących form udziału: a) powierzchnia wystawiennicza bez zabudowy b) stoisko promocyjne z zabudową standardową o powierzchni od 4 m2 wzwyż c) pakiety sponsorskie d) umieszczenie produktów we wzorcowym domu dla alergika e) reklama podczas targów szczegóły w umowie uczestnictwa f) wynajem salki konferencyjnej. g) inne formy promocji indywidualnie uzgodnione z organizatorem 3. STOISKA 3.1. Wystawca wybiera w ramach możliwości (wolne miejsca) lokalizację stoiska, którą zatwierdza organizator. 3.2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska, jeżeli wymagają tego względy organizacyjno - techniczne lub przepisy związane z bezpieczeństwem. 3.3. Wystawcy otrzymują w odpowiednim czasie oraz sukcesywnie co jakiś czas szczegółowe informacje na temat rozdziału powierzchni wystawienniczej oraz wszelkich zmian związanych z lokalizacją. 3.4. Stoiska promocyjne oferowane przez Organizatora są zbudowane w standardzie (system oktanorma), szczegóły dotyczące zabudowy systemowej znajdują się w formularzu zamówień zabudowy. 3.5. Firmy wykonujące zabudowę stoisk na terenie targów mogą świadczyć usługi
zabudowy wyłącznie po nabyciu licencji właściciela obiektu Stadionu Narodowego w Warszawie. Koszt licencji wynosi 15 PLN netto/m kw. powierzchni zabudowywanej. Faktura wystawiana jest przez organizatora targów i uregulowanie faktury powinno nastąpić najpóźniej do dnia rozpoczęcia zabudowy stoiska. Nieuregulowanie płatności do tego terminu uniemożliwi wykonanie tej czynności. Dowodem nabycia licencji umożliwiającym rozpoczęcie zabudowy stoisk jest dowód zapłaty faktury o której mowa powyżej. 3.6. Prąd techniczny na Stadionie jest włączany w dniach 20 i 21.11.2014 w godzinach 8.00-22.00 a prąd stały w dniach 22-23.10.2014 w godzinach 08:00-19.00. 3.7. W przypadku zapotrzebowania na prąd całodobowy lub na prąd stały w dniach zabudowy należy złożyć pisemne zamówienie u Organizatora najpóźniej na 14 dni przed targami. 3.8. Wystawca zobowiązany jest do złożenia zamówienia na usługi techniczne, wpis do katalogu targowego oraz podpisania oświadczeń dotyczących zabudowy najpóźniej do dnia 10.10.2014r. (przyłącze prądu elektrycznego, wodę, Internet, parking, ochrona stoiska, sprzątanie stoiska) oraz uiszczenia stosowanych opłat zgodnych z przesłanym zamówieniem. 3.9. Wszelkie maszyny i urządzenia o większych wymiarach muszą być dostarczone na stoisko do godziny 12.00 pierwszego dnia zabudowy, po tym terminie organizator nie gwarantuje możliwości dostarczenia maszyn i urządzeń na stoisko. 3.10. Do wprowadzania na teren targów dużych elementów wyposażenia stoisk w tym maszyn i urządzeń o znacznych gabarytach wystawca musi otrzymać zgodę od organizatora. 3.11. Wysokość zabudowy h = 2,5m. 3.12. Wystawca w czasie przewidzianym dla montażu i demontażu w obrębie swojego stoiska ma prawo dokonywać tylko niezbędnych robót montażowych i ostatecznego retuszu związanych z przygotowaniem stoisk lub eksponatów. W szczególności zabronione są prace związane ze spawaniem, szlifowaniem drewna i gipsu oraz inne prace powodujące zapylenie. Wszelkie prace mogące powodować zanieczyszczenie sąsiadujących stoisk, mogą być wykonywane do godziny 20.00 pierwszego dnia zabudowy, kara za wykonywanie takich prac po tym terminie wynosi 3000 zł, którą ponosi wystawca. Przed wykonywaniem brudnych prac trzeba
zabezpieczyć podłogę, gdyż jest wykonana z drewna. Wszelkie powstałe zniszczenia podłogi będą usuwane na koszt wystawcy. 3.13. Każdy uczestnik targów, jeżeli zachodzi taka konieczność, powinien umożliwić przeprowadzenie przez własne stoisko instalacji stoisk sąsiednich w celu ich podłączenia do urządzeń technicznych. 3.14. Elementy zabudowy: fryzy, transparenty, markizy, opisy stoisk i eksponatów oraz znaki firmowe i towarowe nie mogą przekraczać przyznanej powierzchni wystawienniczej, blokować w żaden sposób przejść i ciągów komunikacyjnych oraz zatwierdzonej wysokości zabudowy. 3.15. Organizator bez konsultacji z Wystawcą ma prawo umieścić na konstrukcji stoiska tabliczkę z numeracją, zgodną z ogólnym planem rozmieszczenia stoisk. 3.16. Zabrania się bez uzgodnienia, zawieszania i naklejania elementów stoisk, transparentów, flag, reklam i dekoracji do konstrukcji obiektu (stropów, ścian, poręczy, balustrad, szyb itp.). 3.17. Wystawca targów, wykupując powierzchnię wystawienniczą lub stoisko z zabudową standardową zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska i ścianek w dniu zakończenia targów i pozostawi stoisko w takim stanie w jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 90zł netto za jedną ściankę (1x2,5m) zabudowy standardowej i w przypadku zabudowy własnej 35 zł netto za mb nie usuniętej taśmy z posadzki 3.18. Stoisko targowe nie może zostać w całości lub częściowo uprzątnięte i opuszczone przed regulaminową godziną rozpoczęcia demontażu. Wystawca, który się tego dopuści zostanie obciążony karą w wysokości połowy kosztów wynajmu stoiska. 3.19. Organizator jest uprawniony do interweniowania w przypadku zakłócania przez hałas powodowany na poszczególnych stoiskach pracy innych stoisk lub całości wystawy. W przypadkach szczególnych, organizator zastrzega sobie prawo całkowitego zakazu prezentacji wyposażenia powodującego nadmierny poziom hałasu, pracy systemów nagłaśniających, prezentacji muzycznych i filmowych w przypadku niemożności uzyskania polubownego rozwiązania sporu przez zainteresowanych wystawców. 3.20. Organizator nie odpowiada za przerwy w dostawie mediów lub usług spowodowane okolicznościami od niego niezależnymi, w takiej sytuacji zobowiązuje
się podjąć wszelkie niezbędne działania aby przywrócić niezakłócony dostęp do mediów i usług. 4. BEZPIECZEŃSTWO 4.1. Zabronione jest wnoszenie na teren targów broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na terenach targowych. 4.2. Zabronione jest wprowadzanie (wnoszenie) na teren targów zwierząt. 4.3. Do zabudowy stoisk należy używać wyłącznie materiałów, które są niepalne, trudno zapalne bądź zostały zabezpieczone przed ogniem. Na stoisku należy przechowywać stosowne certyfikaty i zaświadczenia. Nie wolno stosować takich materiałów jak bambus, sitowie itp., które paląc się eksplodują. 4.4. Stoiska targowe powinny być budowane zgodnie z prawem budowlanym oraz z innymi przepisami i normami obowiązującymi w Polsce. 4.5. Organizator zastrzegają sobie prawo do przeprowadzania kontroli sprawdzających zgodność prowadzonych na terenie targów działań uczestników targów i wykonawców stoisk z przepisami technicznymi i przeciwpożarowymi. Nieprzestrzeganie niniejszych przepisów może spowodować wstrzymanie prac, a w powtarzających się przypadkach może być podstawą do rozwiązania umowy. 4.6. Zabrania się organizowania pokazów pirotechnicznych. 4.7. Użytkownicy terenów targowych zobowiązani są do zaniechania wszelkich czynności mogących obniżyć stopień bezpieczeństwa przeciwpożarowego. W przypadku specyficznej ekspozycji, stwarzającej poważne zagrożenie pożarowe, na uczestnikach imprez organizowanych na terenie targów spoczywa obowiązek dodatkowego zabezpieczenia przeciwpożarowego we własnym zakresie, w sposób uzgodniony z Inspektoratem Ochrony Przeciwpożarowej Stadionu Narodowego w Warszawie. 4.8. Zarówno firmy budujące stoiska jak i uczestnicy targów (wystawcy) ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, wykonujących roboty na terenie targów i odpowiadają za wszelkie wypadki wynikłe wskutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy w okresie montażu, eksploatacji i demontażu ekspozycji.
4.9. Uruchamianie maszyn i urządzeń nie odpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie ich przez personel nieuprawniony jest zabronione. 4.10. W zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy nie objętych niniejszymi przepisami, mają zastosowanie ogólne, obowiązujące w Polsce przepisy, oraz przepisy zawarte w regulaminie Stadionu Narodowego w Warszawie, które powinni przestrzegać wszyscy uczestnicy targów i wykonawcy stoisk. 5. REKLAMACJE 5.1. Wszelkie reklamacje dotyczące stoisk z zabudową standardową należy zgłaszać pisemnie organizatorowi najpóźniej do godziny 10.00 pierwszego dnia targów. 5.2. Wszelkie reklamacje związane ze stoiskiem i serwisem technicznym będą rozpatrywane tylko na podstawie wcześniejszego zgłoszenia w Dziale Technicznym podczas targów. 6. ANULOWANIE UDZIAŁU 6.1. W przypadku gdy Wystawca odstąpi od umowy w terminie krótszym niż 90 dni do targów z przyczyn, za które organizator nie ponosi odpowiedzialności zobowiązany jest do zapłaty na rzecz organizatora wszystkich należności wynikających z umowy. W przypadku rezygnacji z udziału w targach w terminie dłuższym niż 90 dni do rozpoczęcia targów wystawca jest zobowiązany do zapłaty 50% kosztów wynikających ze złożonych zamówień. Wystawca ma prawo odstąpić od umowy bez ponoszenia kosztów w terminie do 14 dni od podpisania umowy. 6.2. W przypadku nie zabudowania zamówionej powierzchni targowej, wystawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 200 zł netto za metr kwadratowy zamówionej powierzchni. 7. INNE FORMY PROMOCJI POCZAS TARGÓW 7.1. Reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucja wszelkich materiałów promocyjnych poza wykupionym miejscem, jest możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora i po dokonaniu stosownych opłat. Rozpowszechnianie materiałów poza stoiskiem bez pisemnego zezwolenia organizatora zagrożona jest karą w wysokości 2000 zł za każdą ujawnioną formę dystrybucji.
7.2. Jeśli na stoisku wystawia się więcej niż jedna firma, każda z nich jest zobowiązana do uiszczenia opłaty rejestracyjnej i zamówienia wpisu do katalogu. 7.3. Plakaty, naklejki i inne drukowane materiały reklamowe umieszczone w na terenie targów bez zezwolenia będą usuwane na koszt wystawcy w trakcie targów. 7.4. Reklamowanie na stoisku firm trzecich, nie będących wystawcami jest niedozwolone, również w przypadku firm współpracujących z wystawcą. Nie dotrzymanie tych warunków jest zagrożone karą w wysokości 2000 zł. 7.6. Loterie, konkursy, quizy itp. mogą być organizowane po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora oraz przy zachowaniu wymogów wynikających ze stosownych przepisów. 8. OCHRONA ZNAKÓW TOWAROWYCH, PATENTÓW ITP. 8.1. Organizator nie odpowiada za ochronę znaków towarowych, patentów, itp. eksponatów prezentowanych na targach. 8.2. Organizator oczekuje od uczestników przestrzegania i nienaruszania praw innych wystawców. Udokumentowane naruszenia praw innego wystawcy, uprawnia organizatora do wykluczenia uczestnika z bieżącej i/lub kolejnych edycji targów, jednakże nie jest to jego obowiązkiem. 9. UBEZPIECZENIE 9.1. Wystawca zobowiązuje się do ubezpieczenia eksponatów na swój koszt i ryzyko jak również posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. 9.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież, ubytek, uszkodzenie lub zniszczenie eksponatów przed, podczas i po imprezie itd., niezależnie od okoliczności. 9.3. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich przepisów obowiązujących w miejscu trwania imprezy, szczególnie przeciwpożarowych, BHP itp.
9.4. Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie obiektu, umeblowania, instalacji dokonane przez niego lub osoby jego reprezentujące lub zatrudnione bezpośrednio lub pośrednio. 10. OCHRONA 10.1. Organizator zapewnia ogólną ochronę terenu targów. Nie ponosi on jednak żadnej odpowiedzialności za uszkodzenia i straty w eksponatach. 10.2. Wystawca może zlecić organizatorowi wynajęcie strażnika z firmy odpowiedzialnej za ochronę. 10.3. Wystawcy i jego personel nie mogą przebywać na stoisku w nocy. 11. IDENTYFIKATORY 11.1. Bezpośrednio po przyjeździe na teren targowy Wystawca, powinien się stawić w biurze targowym po odbiór identyfikatorów upoważniających do wejścia na stoisko. 12. TRANSPORT I SPEDYCJA 12.1. Transport, wyładunek, rozpakowywanie, montaż, demontaż, spakowanie i załadunek eksponatów oraz innych materiałów wystawowych wykonywane są przez wystawcę, na jego koszt i ryzyko. 13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 13.1 Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, przełożenia terminu lub częściowego zamknięcia Targów w przypadku zaistnienia okoliczności, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, w tym wskutek działania siły wyższej, w szczególności pożaru, wichury, zalania, uderzenia pioruna, eksplozji, strajku, manifestacji, ataku terrorystycznego. 13.2 W przypadku, gdy Targi nie odbędą się z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Organizator, Organizator niezwłocznie zwróci na swój koszt kwoty wpłacone przez Wystawców na wskazane przez nich konta bankowe. 13.3 W przypadku, gdy Targi nie odbędą się z przyczyn, za które Organizator odpowiedzialności nie ponosi, kwoty wpłacone przez Wystawców zostaną zwrócone, po potrąceniu poniesionych przez Organizatora kosztów związanych z organizacją Targów. Kosztami, o których mowa w zdaniu powyżej, Organizator obciąży każdego
Wystawcę proporcjonalnie do wartości zamówionych przez każdego z Wystawców usług związanych z uczestnictwem w Targach. 13.4. W przypadku, gdy Organizator zmuszony jest skrócić, przełożyć termin lub częściowo zamknąć Targi, Wystawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot wpłaconych przez nich kwot. 13.5. W przypadkach określonych w ust. od 1 do 4 powyżej, Wystawcom nie przysługuje uprawnienie do żądania od Organizatora jakiegokolwiek odszkodowania. 13.6. Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem, a Wystawcą będą rozpatrywane przez Sąd właściwy dla siedziby Organizatora. 13.7. Organizator zastrzega sobie prawo do dodania lub usunięcia, z oferty określonej w Umowie Uczestnictwa poszczególnych usług. 13.8. Doręczenia pism pomiędzy Stronami w ramach realizacji Umowy Uczestnictwa odbywać się będą na adresy Stron wskazane w Umowie Uczestnictwa. W czasie trwania Targów pisma mogą być doręczane, za pokwitowaniem upoważnionej osoby, również na terenie Targów, w odniesieniu do Organizatora w Biurze Targów, a w odniesieniu do Wystawcy w miejscu wynajętej powierzchni wystawienniczej (stoiska). W przypadku wątpliwości, co do ustalenia terminu dokonania określonej w Umowie, w tym w niniejszym Regulaminie, czynności, za datę dokonania czynności uważa się, w przypadku czynności dokonywanych przez Organizatora, dzień wysłania pisma listem poleconym lub pocztą kurierską albo doręczenie pisma za pokwitowaniem Wystawcy, a w przypadku czynności dokonywanych przez Wystawcę dzień doręczenia pisma Organizatorowi. 13.9. Poprzez podpis na Umowie Uczestnictwa Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Wystawcą a Organizatorem. 13.10. W sprawach nie uregulowanych w Umowie Uczestnictwa, Formularzach Zamówień i niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy Regulaminu Obiektu, Instrukcji Użytkowania Obiektu, przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego oraz przepisy Kodeksu Cywilnego. 13.11. Do rozstrzygnięcia ewentualnych sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst regulaminu w języku polskim. Prawem obowiązującym przy interpretacji regulaminu jest prawo polskie.