ZASADA PRZEWIDYWALNOŚCI Realizacja zadań publicznych odbywa się w sposób przewidywalny i planowany, mieszkańcy mają możliwość uczestniczenia w formułowaniu planów. Zadanie 1.: Opracowanie broszury przybliżającej mieszkańcom istniejący w gminie/powiecie aktualny strategiczny dokument rozwojowy Strategia rozwoju gminy/powiatu jest najważniejszym dokumentem planistycznym samorządu, który: - określa misję i priorytety działalności samorządu w ciągu następnych wielu lat, - porządkuje sprawy, które są do załatwienia, - wskazuje konkretne sposoby realizacji zadań, - pozwala na kontrolę wykonania przyjętych zadań, - umożliwia coroczną aktualizację planów i wydłużanie horyzontu planowania o kolejny rok. Zadanie polega na opracowaniu krótkiego materiału, w którym mieszkańcy zostaną skutecznie poinformowani o głównych założeniach rozwojowych gminy/powiatu. Nie może to więc być publikacja pełnego, zwykle kilkudziesięciostronicowego tekstu strategii. Minimalne formy dotarcia do mieszkańców to: zamieszczenie broszury na stronie internetowej samorządu, informacje prasowe (wkładki z pełnym tekstem broszury, artykuły, wywiady) oraz wyłożenie materiału w urzędzie i innych instytucjach. Wskazaną formą realizacji zadania jest przesłanie broszurki do każdego gospodarstwa domowego, jednak ze względu na wysokie koszty, nie we wszystkich samorządach będzie to możliwe. Podstawą do opracowania materiału musi być aktualny dokument planistyczny, taki jak strategia rozwoju lub plan rozwoju lokalnego. Za aktualny uważany jest dokument, który został uchwalony, zaktualizowany lub zweryfikowany nie wcześniej, niż na dwa lata przed opracowaniem materiału przybliżającego ów dokument. Cel zadania: Celem zadania jest skuteczne poinformowanie społeczności lokalnej o planach rozwoju gminy/powiatu. Każdy mieszkaniec powinien wiedzieć, jakie są najważniejsze samorządowe przedsięwzięcia do realizacji w najbliższych latach, bowiem będą one wpływać na warunki życia i pracy na terenie danego samorządu. Standard wykonania, czyli zadanie jest wykonane, gdy: broszura została opracowana w oparciu dokument rozwojowy, spełniający następujące kryteria: - obejmuje wszystkie obszary działania gminy / powiatu w perspektywie wieloletniej - jest aktualny uchwalony, zaktualizowany bądź zweryfikowany nie wcześniej, niż na dwa lata przed opracowaniem materiału przybliżającego ów dokument - został opracowany przy aktywnym udziale społeczności lokalnej - został zatwierdzony przez radę samorządu
opracowany materiał nie jest pełnym tekstem strategii, lecz jej streszczeniem, zawierającym co najmniej: - krótkie podsumowanie diagnozy stanu, np. w formie analizy SWOT - misję gminy/powiatu - cele strategiczne - projekty/zadania do realizacji - procedurę monitorowania i aktualizacji dokumentu strategicznego w broszurze zawarto jednocześnie informacje o tym, że każdy mieszkaniec ma prawo znać strategię rozwoju samorządu i w jaki sposób może on zgłaszać wnioski do jej aktualizacji w materiale podano także, w jaki sposób można uzyskać bardziej szczegółowe dane o dokumencie strategicznym informacje w broszurze zostały podane w przystępnej, czytelnej i możliwie atrakcyjnej wizualnie formie (rysunki, wykresy) wymagane formy dotarcia do mieszkańców to: - zamieszczenie broszury na stronie internetowej samorządu oraz - informacje prasowe (wkładki z pełnym tekstem broszury, artykuły, wywiady) oraz - wyłożenie materiału w urzędzie i innych instytucjach Wskazaną formą realizacji zadania jest przesłanie broszurki do każdego gospodarstwa domowego, jednak, ze względu na wysokie koszty, nie jest to forma obligatoryjna wprowadzona została procedura badania i analizy reakcji mieszkańców, uwzględniająca ich opinie, dotyczące co najmniej: - skuteczności docierania broszury do mieszkańców - przystępności i czytelności treści broszury - treści merytorycznej dokumentu strategicznego Opis dobrej praktyki: Broszura przybliżająca mieszkańcom strategię rozwoju. Urząd Miasta Dzierżoniów Strategia Rozwoju Lokalnego Miasta Dzierżoniowa została opracowana i uchwalona przez Radę Miejską w 1996 roku. W 2003 roku została przeprowadzona jej ewaluacja (ocena) i aktualizacja. Dokonał tego zespół powołany przez Burmistrza Dzierżoniowa. W skład zespołu weszli pracownicy Urzędu Miasta, radni, przedstawiciele Społecznej Rady Przedsiębiorców oraz organizacji pozarządowych. Zespół korzystał również z pomocy eksperta zewnętrznego. Po przeprowadzeniu wnikliwej analizy SWOT (w czym tkwiła siła i szansa oraz jakie były słabości i zagrożenia miasta), wytyczono główne kierunki rozwoju miasta do 2013 roku. Wyznaczono wizję, misję, cel nadrzędny oraz cele główne. Raport Ewaluacji Strategii Rozwoju Lokalnego Dzierżoniowa został zatwierdzony na podstawie uchwały Rady Miejskiej Dzierżoniowa z dnia 31 marca 2003 roku. Układ dokumentu strategii jest następujący: 1. Wstęp 2. Streszczenie strategii 3. Diagnoza obszarów strategicznych 4. Analiza SWOT wyliczenie silnych i słabych stron oraz możliwości i zagrożeń, a następnie skwantyfikowanie tych czynników, czyli nadanie im wartości liczbowych w celu określenia hierarchii ich ważności 5. Prognoza zmian sił i słabości oraz szans i zagrożeń - w celu przygotowania najlepszego scenariusza rozwoju miasta przeprowadzono prognozowanie sił i słabości oraz szans i zagrożeń dla Dzierżoniowa do 2010 roku 6. Określenie wizji i scenariuszy rozwoju miasta 7. Misja rozwoju Dzierżoniowa 8. Cel nadrzędny i główne cele rozwojowe 9. Zadania priorytetowe rozwoju Dzierżoniowa 10. Monitoring i ewaluacja strategii.
Procedura monitoringu i ewaluacji Strategii Rozwoju Lokalnego Dzierżoniowa została wprowadzona 18.11.2005 roku. Wyniki monitoringu strategii stanowią podstawę do doboru zadań zawartych w Wieloletnim Planie Inwestycyjnym i Planie Rozwoju Lokalnego. Procedura obejmuje działania związane z corocznym monitorowaniem realizacji strategii oraz jej okresowej ewaluacji. Zakres procedury obejmuje czynności od powołania zespołu do publikacji dokumentu. Określono w niej zakres odpowiedzialności poszczególnych osób i wydziałów Urzędu Miasta. Monitoring realizacji strategii odbywa się corocznie i trwa od początku maja, kiedy powoływany jest zespół, składający się z pracowników Urzędu Miasta i radnych. Proces kończy się prezentacją multimedialną Raportu Monitoringu Strategii dla Radnych RM Dzierżoniowa na październikowej sesji. Do 15 listopada raport jest publikowany na stronie internetowej Urzędu, w BIP-ie i w prasie lokalnej. Niezmiernie istotne jest, że w procesie monitoringu wykorzystywane są mierniki, których zestaw stanowi załącznik do procedury monitoringu i ewaluacji. W trakcie corocznego procesu monitoringu, poszczególne wydziały merytoryczne Urzędu ustalają do tych mierników wskaźniki, dzięki którym można mierzyć stopień realizacji poszczególnych celów strategicznych. Z kolei procedura ewaluacji jest przeprowadzana nie częściej niż raz na 6 lat. Proces ewaluacji trwa przez całą pierwszą połowę roku. Do prac w powołanym zespole są zapraszani radni oraz przedstawiciele Społecznej Rady Przedsiębiorców i organizacji pozarządowych, także wszyscy chętni mieszkańcy miasta. Po dokonaniu ewaluacji dokumentu strategicznego wydłuża się jego horyzont planowania tak, aby był stale aktualny i dawał perspektywę rozwoju na lata przyszłe. W maju Raport Ewaluacji Strategii Rozwoju Lokalnego Dzierżoniowa jest uchwalany, a w terminie do 30 czerwca publikowany na stronie internetowej, w BIP-ie, na łamach prasy lokalnej oraz wydawany w formie broszury informacyjnej dla mieszkańców. Ostatnia broszura pn. Strategiczne Plany Rozwoju Lokalnego Dzierżoniowa została wydana w sierpniu 2006 roku w nakładzie 2 tys. egzemplarzy. Dystrybucja odbywa się na bieżąco w zależności od potrzeb klienta poprzez Biuro Obsługi Klienta Urzędu Miasta w Dzierżoniowie, Gminne Centrum Informacji, zamieszczenie na stronie internetowej Urzędu Miasta oraz na tablicy ogłoszeń UM. W broszurze zaprezentowano misję, cel nadrzędny oraz cele szczegółowe, których realizacja ma przyczyniać się do rozwiązania największego problemu władz miasta, a przede wszystkim mieszkańców, jakim jest bezrobocie. Dla każdego celu szczegółowego przedstawiono zadania już wykonane oraz te, które są planowane na następne lata. W skrócie opisano także proces monitorowania i ewaluacji strategii, zapraszając mieszkańców do udziału w procesie oceny i podając kontakt do Wydziału Rozwoju Gospodarczego Urzędu Miasta. W broszurze należało by poświęcić nieco miejsca diagnozie stanu miasta. Wskazane jest także badanie skuteczności docierania broszury do mieszkańców oraz jej przystępności i czytelności. Prawie wszystkie polskie samorządy posiadają strategię rozwoju, a znaczna ich część przekazuje mieszkańcom najważniejsze tezy dokumentu strategicznego. Przykład miasta Dzierżoniowa może uchodzić za wzorcowy głównie dlatego, że procedura monitorowania, oceny i aktualizacji strategii miasta nie jest martwym dokumentem, ale jest faktycznie wdrażana z udziałem przedstawicieli społeczności lokalnej, a jej wyniki są przekazywane do wiadomości wszystkim mieszkańcom. - Strategia Rozwoju Lokalnego Dzierżoniowa - procedura monitoringu i ewaluacji Strategii Rozwoju Lokalnego Dzierżoniowa - mierniki i wskaźniki monitoringu - raport z monitoringu strategii Inne dobre praktyki (z komentarzem eksperckim):
Urząd Miasta i Gminy Halinów Atrakcyjna forma broszury, uwzględnienie w niej wewnętrznych i zewnętrznych uwarunkowań rozwoju gminy. Urząd Gminy Osiecznica Atrakcyjna forma broszury, wyjaśnienie powodów i korzyści tworzenia strategii, wyraźne i wyczerpujące zaproszenie mieszkańców do zgłaszania uwag i wniosków. Urząd Miasta i Gminy Piaseczno Atrakcyjna forma broszury (zdjęcia), opis przebiegu prac nad strategią, wyczerpujące omówienie problemów gminy. Urząd Miasta i Gmina w Krapkowicach Atrakcyjna forma broszury (zdjęcia), opis przebiegu prac nad Planem Rozwoju Lokalnego, szczegółowe omówienie możliwości przeglądu planu przez mieszkańców, załączono ankietę oceniającą broszurę. Urząd Miejski w Pińczowie Atrakcyjna forma broszury (zdjęcia), prezentacja pełnych wyników analizy SWOT.
Urząd Miasta Zielonka Wyjaśnienie istoty dokumentu strategii, opis przebiegu prac nad strategią, prezentacja wyników analizy SWOT. Urząd Gminy Nieporęt Prezentacja wyników analizy SWOT, zrozumiała forma prezentacji istoty planu i zadań. Gmina Stare Babice Atrakcyjna forma broszury na temat Planu Rozwoju Lokalnego, opis przebiegu prac, zawartości planu, celów jakim służy, monitoringu. Urząd Miejski w Bytomiu Bardzo atrakcyjna forma (rysunki satyryczne), omówienie istoty, głównych tez i celów stworzenia najważniejszych dokumentów rozwojowych miasta, omówienie procesu realizacji planów. Urząd Miasta Tczewa
Bardzo ciekawa forma prezentacji strategii w formie plakatu/komiksu - materiał o strategii Autor opisów zadań i komentarzy: Radosław Szarleja