ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 01/06/2012

Warszawa, dnia 29 czerwca 2012 Warszawa, dnia.. 2012 ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 01/06/2012 I. ZAMAWIAJĄCY: 1.1. NAZWA I ADRES:, ul. Złota 61 lok 108, 00-819 Warszawa Adres strony internetowej zamawiającego: www.multispektrum.pl 1.2. RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Firma prywatna 1.3. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Postępowanie prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności, o której mowa w sekcji 3.1.3.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z 15 grudnia 2011 r. 1.4. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM: jest profesjonalną firmą doradztwa finansowo-kredytowego. Specjalizujemy się w usługach kredytowych. Jesteśmy całkowicie niezależni. Współpracujemy z wieloma instytucjami finansowymi. Między innymi z największymi polskimi bankami, dzięki czemu zapewniamy klientom najkorzystniejszą ofertę kredytową. Nasi pracownicy są wykwalifikowanymi specjalistami, którzy działają na rynku od ponad 10 lat. Proponujemy rozwiązania dla firm, jak również dla klienta indywidualnego. Dla wygody naszych klientów stworzyliśmy specjalne Standardy Obsługi Klienta. Pomagamy w wyborze najkorzystniejszej oferty finansowania zewnętrznego. Naszymi partnerami są m.in. Allior Bank, Bank DnB Nord, DnB Nord Leasing, Bank Millennium, Millenium Leasing, BGŻ, BNP Paribas Fortis, BNP Paribas Leasing, BOŚ Bank, BZ WBK,BZ WBK Leasing, Deutsche Bank, Eurobank, Bank Pocztowy, Getin Noble Bank, GETIN Leasing, Idea Bank, ING Bank Śląski, ING Leasing, Kredyt Bank, Credit Agricole, mbank, Meritum Bank, MultiBank, Nordea Bank Polska, Pekao SA, czy PKO BP. II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: 2.1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oraz realizacja wizerunkowej kampanii reklamowej i public relations dla realizowanej w ramach projektu PARP Przetestowanie i wdrożenie usługi pilotażowej w zakresie finansowania zwrotnego dla mikro- i małych przedsiębiorców, w tym przygotowanie kompleksowej strategii wzmocnienia i rozszerzenia działań promocyjnych w celu zwiększenia efektywności w zdobywaniu nowych mikro - 1

i małych klientów firmowych oraz kształtowania profesjonalnego wizerunku firmy jako realizatora projektu finansowania zwrotnego. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2.2. RODZAJ ZAMÓWIENIA: usługi. 2.3. ZAKRES ZAMÓWIENIA: 2.3.1. Przygotowanie i wdrożenie kampanii z zakresu PR, reklamy i marketingu związanej z realizacją projektu, w tym w szczególności: 1. Przeprowadzenie badania, analiza wizerunku i tożsamości Multispektrum Sp. z o.o. 2. Przeprowadzenie analizy konkurencji. 3. Przygotowanie strategii PR w oparciu o odpowiednie grupy docelowe i cele projektu. 4. Organizacja biura prasowego, w tym m.in.: a. Przygotowywanie: publikacji prasowych, odpowiedzi na artykuły prasowe, komunikatów prasowych, komentarzy eksperckich b. Nadzór nad wszystkimi informacjami przekazywanymi do mediów, c. Przygotowywanie listy trudnych pytań i bezpiecznych odpowiedzi (tzw. Q&A). 5. Regularny monitoring mediów drukowanych i elektronicznych. 6. Opiniowanie prezentacji, materiałów informacyjnych, itp.. 7. Natychmiastowe reagowanie na niekorzystne lub krytyczne informacje związane z i projektem. 8. Pozycjonowanie konsultantów, jako ekspertów w zakresie finansowania zwrotnego dla mikro i małych firm poprzez komentarze eksperckie na temat finansowania zwrotnego mikro i małych firm. 9. Aktywny udział w konferencjach branżowych i biznesowych. 10. Wybór źródeł bazy danych i przygotowanie oraz realizacja e-mailingu do grupy docelowej. 11. Organizacja i monitoring kampanii linków sponsorowanych i pozycjonowania SEO. 12. Organizacja i nadzór działań graficznych. 13. Monitoring branży i/lub konkurencji, w tym również przygotowanie raportów nt. ekwiwalentów reklamowych. 14. Kompleksowe prowadzenie fan page na stronie Facebook. 15. Założenie i prowadzenie kanału na portalu Youtube. 16. Przygotowanie profilu firmy i jej ekspertów na portalach na przykład Link In, Google+. 2.3.2. Zamówienie będzie realizowane od podpisania umowy z Wykonawcą do 31 marca 2013. 2

2.3.3. Wykonawca ma obowiązek delegowania dwóch ekspertów do stałej obsługi projektu. Do oceny potencjału wykonawcy będą brani pod uwagę wyłącznie delegowani przez wykonawcę eksperci. Zmiana ekspertów obsługujących projekt będzie możliwa wyłącznie za zgodą Zamawiającego oraz przy założeniu, iż nowy ekspert posiada co najmniej podobne doświadczenie do eksperta wykazanego w ofercie. 2.3.4. Strategia powinna być przygotowana w oparciu o kalendarz działań. 2.3.5. Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z kodami CPV 79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe 79341100-7 Doradcze usługi reklamowe 79341400-0 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych 79416000-3 Usługi public relations 22462000-6 Materiały reklamowe 79810000-5 Usługi drukowania 2.3.6. Cele do zrealizowania przez wykonawcę: Pozyskanie Klientów na potrzeby projektu, czyli dotarcie do grup docelowych takich jak: firmowi klienci indywidualni z obszaru mikro i małych przedsiębiorstw Edukacja mikro- i małych przedsiębiorców w zakresie finansowania zwrotnego 2.4. BUDŻET PROJEKTU: Budżet określono na kwotę powyżej 14 tys. euro. 2.5. OFERTA CZĘŚCIOWA: Nie przewidziana. 2.6. OFERTA WARIANTOWA: Nie przewidziana. III. INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM: 3.1. WARUNKI UDZIAŁU 3.1.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 3

wskażą dwóch ekspertów z odpowiednim doświadczeniem do obsługi zamówienia. Wraz z formularzem Wykonawca powinien przedstawić zobowiązanie ekspertów do współpracy na wzorze stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zapytania (każdy ekspert składa jedno zobowiązanie). Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy są w przypadku niniejszego zapytania Jacek Pawlak oraz Paweł Wrotek członkowie Zarządu W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań na wzorze przedstawionym w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania. Niedostarczenie oświadczenia będzie skutkowało odrzuceniem oferty. 3.1.2. Sposób przygotowania oferty: Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie. Ceny przedstawiane są w wartościach brutto (zawierających podatek VAT) Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 3.2. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ: 3.2.1. Formularz ofertowy (na wzorze stanowiącym załącznik 1 do niniejszego zapytania) 3.2.2. Oświadczenie o braku występowania powiązań z Zamawiającym (na wzorze stanowiącym załącznik 2 do niniejszego zapytania) 4

3.2.3. Przedstawienie zespołu (na wzorze stanowiącym załącznik 3 do niniejszego zapytania) 3.2.4. Zobowiązania ekspertów do współpracy (na wzorze stanowiącym załącznik 4 do niniejszego zapytania) 3.2.5. Przedstawienie strategii i planu działań komunikacyjnych oraz odpowiednich narzędzi PR 3.2.6. Kosztorys (w złotych polskich). 3.2.7. Harmonogram prac rozłożony na 9 miesięcy 3.2.8. Aktualny odpis z właściwego rejestru (nie starszy niż 3 miesiące od daty złożenia oferty) albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności), 3.3. Wszystkie przekazane w zamówieniu dane i informacje dotyczące firmy Multispektrum Sp z o.o. są poufne. Oferta będzie traktowana jako poufna, a informacje w niej zawarte nie będą udostępniane podmiotom innym niż personel firmy zaangażowany w niniejszy projekt. IV. PROCEDURA: 4.1. KRYTERIA OCENY OFERT: Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: 4.1.1. Cena (30%, tj. maksymalnie 30 punktów): Zamawiający podporządkuje najkorzystniejszej ofercie, czyli najniższej cenie, maksymalną liczbę punktów proporcjonalnie, stosując wzór: C = cena najniższa / cena badanej oferty x 30 =. punktów (dokładność do dwóch miejsc po przecinku) 4.1.2. Ocena merytoryczna oferty i kreacji (60%, tj. maksymalnie 60 punktów): Kryterium oceny merytorycznej oferty - będą w szczególności wzięte pod uwagę następujące parametry: 4.1.2.1. Adekwatność doboru narzędzi PR do idei (0-15 punktów) Jakie narzędzia zostały dobrane, wraz z argumentacją Spodziewana skuteczność wprowadzanych narzędzi 4.1.2.2. Wielokanałowość komunikacji z rynkiem (0-15 punktów) Czy strategia zawiera on line i off line W jakim stopniu przenikają się dwa obszary, jak będą połączone 4.1.2.3. Sposoby mierzenia efektów (0-15 punktów) Jakich narzędzi zewnętrznych używa Agencja Kryterium oceny skuteczności działania w mediach Jak Agencja połączy działania z ich mierzalnością 4.1.2.4. Dedykowany zespół do projektu (0-15 punktów) Wykształcenie kierunkowe Doświadczenie w branży PR 5

Zrealizowane projekty z zakresu PR, w tym zwłaszcza kompleksowe projekty z zakresu obsługi małych i średnich firm 4.1.3. Ocena harmonogramu działań kampanii PR (10%, tj. maksymalnie 10 punktów) Przy kryterium oceny harmonogramu działań kampanii PR oferty będą w szczególności wzięte pod uwagę następujące parametry: 4.1.3.1. Intensywność prowadzonych działań (0-4 punkty) W oparciu, o jaki dokument ma pracować Agencja 4.1.3.2. Ogólne rozłożenie poszczególnych działań czasie (0-6 punktów) Założenia strategiczne a timing całej kampanii. 4.2. Oceny merytorycznej i oceny harmonogramu wskazanych w pkt 4.1.2 i 4.1.3 dokona powołana przez Zamawiającego Komisja Konkursowa. Członkowie Komisji przed przystąpieniem do prac złożą oświadczenia o braku powiązań z Wykonawcami, którzy przedstawili oferty. Przyznane ofercie punkty będą średnią z ocen dokonanych niezależnie przez członków Komisji. 4.3. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT: 13 lipca 2012 r. do godz. 15.00 w siedzibie Multispektrum Sp z o. o., ul. Złota 61 lok 108, 00-819 Warszawa 4.4. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT: Ofertę należy złożyć w siedzibie Multispektrum Sp z o. o., ul. Złota 61 lok 108, 00-819 Warszawa. Oferta powinna być zaadresowana do zamawiającego i oznaczona hasłem: Zapytanie ofertowe nr 01/06/2012 Rozstrzygnięcie zapytania nastąpi w terminie 7 dni od terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia tego terminu w sytuacji, gdy w odpowiedzi na zapytanie otrzyma więcej niż 5 ofert. O wynikach zapytania Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkich wykonawców w formie pisemnej lub e-mailowej. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 4.5. UMOWA: Umowa zostanie podpisana niezwłocznie po ogłoszeniu zwycięzcy 4.6. REALIZACJA USŁUG 4.6.1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zrealizowania jedynie części usług wskazanych w ofercie wówczas płatność zostanie dokonana zgodnie z cenami jednostkowymi przedstawionymi przez Wykonawcę w szczegółowym kosztorysie stanowionym element przedstawianej przez Wykonawcę oferty. 4.6.2. Faktury VAT za usługę wystawiane będą przez Wykonawcę w okresach miesięcznych po przedstawieniu przez Wykonawcę raportu ze zrealizowanych działań. Płatność będzie realizowana po zaakceptowaniu raportu przez Zamawiającego. 6

4.6.3. Płatność za usługę zostanie zrealizowana w terminie 60 dni od daty przedstawienia (wpływu do biura Zamawiającego w Warszawie, ul Złota 61 lok. 108, 00-819 Warszawa) poprawnej faktury VAT, o ile na koncie projektowym wskazanym w umowie z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, na podstawie której realizowany jest projekt znajdują się środki w odpowiedniej wysokości pozwalające na rozliczenie się z Wykonawcą. Jeżeli natomiast środki takie nie będą dostępne na koncie projektowym, Zamawiający zrealizuje płatność niezwłocznie po otrzymaniu wspomnianych środków, tj. najpóźniej w terminie trzech dni roboczych po wpływie środków na konto projektowe. W takim wypadku Wykonawcy nie będą przysługiwać odsetki za opóźnienie. Wspomniane zapisy nie podlegają negocjacjom na etapie przygotowania umowy. 4.7. INFORMACJE DODATKOWE 4.7.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia konkursu ofert bez dokonania wyboru Wykonawcy w każdym czasie, aż do momentu podpisania umowy z podmiotem, którego oferta okaże się najkorzystniejsza (zwłaszcza zaś w przypadku zbyt wysokiej ceny bądź niespełnienia wymogów przez oferentów). Zamawiający nie jest zobowiązany do podania uzasadnienia swojej decyzji. 4.7.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, o czym poinformuje Oferentów, do których zostało skierowane zapytanie, oraz umieści odpowiednie informacje na stronie internetowej projektu oraz w biurze projektu. W przypadku dokonania znaczących zmian w zapytaniu, Zamawiający ma możliwość przedłużenia terminu składania ofert. 4.7.3. W przypadku braku możliwości wynegocjowania warunków umowy z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę, Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisania umowy z kolejnym Wykonawcą zgodnie z wynikiem oceny przedstawionych ofert. 4.8. INFORMACJE ADMINISTRACYJNE: Szczegóły dotyczące zapytania ofertowego oraz realizacji zamówienia można uzyskać: Mailowo - pod adresem biuro@multispektrum.pl z dopiskiem Projekt PARP, Telefonicznie pod numerem 22 403 89 82 W siedzibie spółki Multispektrum Sp z o. o., ul. Złota 61 lok 108, 00-819 Warszawa 7