Załcznik do zarzdzenia nr 1096/03 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 19 grudnia 2003 r. 0 ZARZDZANIE 1 KADRY JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT 00 Organy kolegialne 01 Organizacja 02 Akty normatywne. Pomoc prawna 03 Planowanie i sprawozdawczo. Statystyka 04 Informatyka 05 Skargi i wnioski 06 Prace naukowo badawcze, wydawnictwa, popularyzacja 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 08 Współpraca z zagranic 09 Kontrole 10 Ogólne zasady pracy i płac 11 Zatrudnienie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczestwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Metody pracy- racjonalizacja i wynalazczo pracownicza 16 Dyscyplina pracy 17 Sprawy socjalno bytowe 18 Ubezpieczenia osobowe 2 RODKI RZECZOWE 20 Inwestycje i remonty 21 Administracja nieruchomoci 22 Gospodarka materiałowa 23 ródła zaopatrzenia 24 Transport i łczno 25 Ochrona zakładu pracy 3 EKONOMIKA 30 Finanse, ksigowo 31 Ksigowo finansowa 32 Rozliczenia płac 33 Ksigowo materiałowo-towarowa i kosztów 34 Inwentaryzacja 35 Dyscyplina finansowe 4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE 40 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej 1
41 Realizacja programów oraz wyniki nauczania i wychowania 42 Uczniowie i wychowankowie 43 Warsztaty szkół zawodowych 44 Nauczanie zawodu 5 RODKI NAUCZANIA 50 Pomoce naukowe 51 Biblioteka szkolna 52 Lektury szkolne 53 Czytelnictwo Symbole Hasła klasyfikacyjne Kategoria Uwagi klasyfikacyjne 1 2 3 4 5 6 7 0 ZARZDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Posiedzenia Rady Pedagogicznej Skład, porzdek obrad, lista uczestników, protokoły, uchwały, relacje z realizacji uchwał 002 Narady pracownicze Protokoły, sprawozdania, 01 Organizacja 010 Organizacja własnej jednostki Statuty, schematy organizacyjne, regulaminy, rejestracja własnej jednostki 011 Archiwum zakładowe 0110 Przepisy kancelaryjno - archiwalne Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego 0111 Formularze wzory 0112 Wzory odciskowe pieczci 0113 Dowody dorcze opłat pocztowych Bc 0114 Ewidencja archiwum zakładowego 0115 Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego 0116 Udostpnianie akt B2 012 Biblioteka 0120 Gromadzenie zasobu bibliotecznego 0121 Ewidencja zasobu bibliotecznego 0 Ksigi inwentarzowe, katalogi 0122 Udostpnianie zasobu Bc bibliotecznego 0123 Organizacja biblioteki szkolnej B10 2
02 Akty normatywne. Pomoc prawna 020 Zbiór aktów normatywnych władz B10 nadrzdnych 021 Zbiór aktów normatywnych własnej Zarzdzenia, Ksigi jednostki zarzdze, rozporzdzenia, okólniki, instrukcje, pisma okólne i wytyczne 022 Interpretacja przepisów prawnych Interpretacja własnych aktów normatywnych 023 Opiniowanie aktów prawnych Opinie prawne- 024 Sprawy cywilne B10 Okres przechowania liczy si od czasu uprawomocnienia wyroku 025 Sprawy arbitra owe B10 Jak przy klasie 024 026 Sprawy karne i karnoadministracyjne Jak przy klasie 024 03 Planowanie i sprawozdawczo. Statystyka 030 Sprawozdania ksigowe 0300 Sprawozdawczo finansowa Sprawozdania roczne własne, w wypadku braku planów rocznych plany kwartalne kat 0301 Bilanse z załcznikami Sprawozdania własne 0302 Plany finansowe Wersje ostateczne planów własnych w wypadku braku planów rocznych plany kwartalne kat, plany jednostkowe np. dochodów i wydatków bud etowych 0303 Analizy ekonomiczne Opracowania własne planów operacyjnych i sprawozda z ich realizacji 031 Plany i sprawozdania okresowe Plany miesiczne, kwartalne, półroczne 0310 Własne w wypadku braku planów rocznych plany kwartalne kat 032 Zmiany ustale planowych B10 Je eli zawieraj dane nie wystpujce w planach i sprawozdaniach długookresowych zalicza si do kat 033 ródłowe materiały statystyczne Publikacje, ankiety, karty i formularze statystyczne 034 Plany, sprawozdania, opracowania Sprawozdania z statystyczne działalnoci własnej 04 Informatyka 040 Eksploatacja systemów i wykorzystywanie opracowa jednostki 3
041 Wdra anie programów komputerowych 05 Skargi i wnioski 050 Analizy skarg i wniosków Interpretacja, wyjanienia, odpowiedzi na skargi i wnioski 051 Rejestr skarg 06 Prace naukowo badawcze, wydawnictwa, popularyzacja 060 Prace naukowo badawcze i popularyzacyjne Opracowania własne. Opracowania zewntrzne kat. 061 Wycinki prasowe O własnej działalnoci 062 Kroniki i monografie O działalnoci własnej 063 Imprezy własne Programy, projekty, 064 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 070 Z terenow administracj rzdow 0700 Korespondencja z Lubuskim Urzdem Wojewódzkim 071 Z organami samorzdu terytorialnego 0710 Korespondencja z Urzdem Marszałkowskim scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty, zdjcia Własne opracowania i sprawozdania z udziału w tych imprezach Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów. Pozostałe materiały kat. Jak przy klasie 0700 0711 Korespondencja z Urzdem Miasta Jak przy klasie 0700 072 Z innymi urzdami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi 073 Współpraca ze zwizkami zawodowymi 074 Reprezentacja B2 Zaproszenia, yczenia, podzikowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej 08 Współpraca z zagranic 080 Wspólne przedsiwzicia Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna 081 Wymiana osobowa Plany, programy 09 Kontrole 090 Kontrole zewntrzne własnej jednostki Protokoły z kontroli, decyzje, zalecenia, 4
wystpienia pokontrolne. Sprawozdania z realizacji zalece. 091 Kontrole wewntrzne Jak przy klasie 090 092 Ksi ka kontroli 1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac 100 Umowy zbiorowe i zakładowe 101 Taryfikatory kwalifikacyjne 102 Regulamin pracy 1020 Zmiany do regulaminu pracy 103 Zasady wynagradzania i premiowania 11 Zatrudnienie 110 Zatrudnienie i zwolnienia pracowników Siatki płac, stawek, dodatki itp. B2 Oferty kandydatów kat. Bc 111 Prace zlecone Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, ewidencja prac zleconych 112 Rozmieszczenie pracowników Bc Przeniesienia, zastpstwa itp. 113 Kontrakty B2 114 Nagrody, odznaczenia i kary B10 Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada si do akt osobowych 115 Wojskowe sprawy pracowników 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe 0 Dla ka dego pracownika prowadzi si odrbn teczk zawierajc podanie o prac, yciorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umow o prac, jej zmian, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), wiadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 13 Bezpieczestwo i higiena pracy 130 Przepisy prawne dot. bezpieczestwa i higieny pracy 131 Wypadki przy pracy B10 Wypadki miertelne 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 0 Ewidencja szkole, materiały ze szkole. Korespondencja dot. uzyskania zgody na udział w kursie, szkoleniu. Certyfikaty ze szkolenia 5
oraz wiadectwa uzyskania wy szego stopnia zawodowego dołcza si do akt osobowych. 140 Organizacja szkolenia i Zasady, metody, plany doskonalenia zawodowego 141 Pomoce szkoleniowe i naukowe` Opracowania, uwagi, opinie 142 Ewidencja szkolonych 0 143 Protokoły egzaminacyjne i 0 wiadectwa nauki 144 Sta e zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja 145 Warsztaty metodyczne nauczycieli 15 Metody pracy racjonalizacja i Tematyka, formy, oceny wynalazczo pracownicza 16 Dyscyplina pracy Bc 160 Dowody obecnoci w pracy B2 Listy obecnoci 161 Absencje B3 Dotyczy tylko zwolnie lekarskich. Urlopy okolicznociowe, usprawiedliwienia nieobecnoci kat. Bc 162 Urlopy pracownicze B2 Listy i karty urlopowe 1620 Urlopy wypoczynkowe B2 163 Ewidencja delegacji słu bowych 17 Sprawy socjalno - bytowe 170 Zakładowy Fundusz wiadcze Socjalnych 1700 Regulamin ZFS Własne ustalenia 1701 Mieszkania pracownicze Obejmuje mieszkania słu bowe 1702 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników Bc Posiłki regeneracyjne, ubranie ochronne itp. 1703 Wypoczynek pracowników B3 171 Komisja Socjalna 1710 Posiedzenia Komisji Socjalnej Protokoły z posiedze 1711 Korespondencja wychodzca i przychodzca Pisma i wnioski wpływajce do Komisji Socjalnej oraz odpowiedzi na nie 1712 Lista potrce do kasy po yczkowo mieszkaniowej 1713 Umowy na po yczki mieszkaniowe 1714 Kartoteki imienne 172 Dojazdy do pracy Bc 173 Owiata i kultura pracowników Bc Czytelnictwo, sport, turystyka itd. 18 Ubezpieczenia osobowe 180 Przepisy ubezpieczeniowe Instrukcje i wyjanienia ZUS i PZU oraz innych 6
181 Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne 1810 Polisy ubezpieczeniowe ubezpiecze zbiorowych i osobowych instytucji ubezpieczeniowych B10 Okres przechowywania liczy si od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej 1811 Legitymacje ubezpieczeniowe Rejestry wydanych 1812 Zawiadczenia na potrzeby ZUS i innych instytucji 182 Uprawnienia do zasiłków 1820 Owiadczenia do zasiłków opiekuczych 1821 Kartoteki zasiłkowe zasiłków 0 chorobowych 1822 Dokumenty zasiłków chorobowych 1823 Zasiłki rodzinne, pielgnacyjne, wychowawcze 2 RODKI RZECZOWE 20 Inwestycje i remonty legitymacji 200 Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów Wytyczne własne, analizy potrzeb 201 Dokumentacja techniczna obiektów Dla ka dego obiektu prowadzi si odrbn teczk 2010 Budowle typowe 2011 Budowle zabytkowe 202 Modernizacja i przebudowa obiektów Projekty, umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac, dokumentacja przebiegu modernizacji, narady itp. 203 Ewidencja inwestycji 204 Przetargi na roboty budowlane Oferty, korespondencja merytoryczna, 205 Remonty kapitalne szkół placówek owiatowo wychowawczych i innych obiektów 206 Koszty inwestycji Analiza kosztów, sprawozdania, wyceny 207 Wykonawstwo inwestycji i remontów 21 Administracja nieruchomoci 210 Nabywanie i zbywanie nieruchomoci Dokumentacja prawna i techniczna 211 Eksploatacja nieruchomoci B2 Konserwacja, owietlenie, ogrzewanie 212 Najem nieruchomoci i lokali Umowy najmu itp. okres przechowywania liczy si 7
od wyganicia umowy najmu 213 Podatki i opłaty publiczne B10 Bez dowodów ksigowych 22 Gospodarka materiałowa 220 Zaopatrzenie Zapotrzebowanie, zamówienia 221 Dokumentacja techniczna i B10 eksploatacyjna 222 Konserwacja i remonty rodków B3 trwałych 223 Zbywanie i likwidacja rodków trwałych i nietrwałych 224 Odpadki u ytkowe 23 ródła zaopatrzenia 230 Zamówienia publiczne 2300 Dotyczce usług 2301 Dotyczce dostaw 24 Transport i łczno 240 Eksploatacja własnych i obcych rodków transportowych 241 Eksploatacja rodków łcznoci B2 25 Ochrona zakładu pracy 250 Przepisy prawne dot. Spraw obronnych i obrony cywilnej 251 Organizacja formacji obrony cywilnej 252 Baza słu ca obronie cywilnej 253 Plan obrony cywilnej 2530 Ewakuacja załogi 254 Nadzór nad organizacj i realizacj zada obrony cywilnej oraz jej koordynowanie 255 Szkolenia obronne i wiczenia 256 wiadczenia na rzecz obronnoci 257 Ochrona mienia Umowy z firmami ochroniarskimi.przepustki, dzienniki słu by, meldunki- Bc 258 Ochrona przeciwpo arowa 259 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Od ognia, kradzie y itp. 3 EKONOMIKA 30 Finanse, ksigowo 300 Kredyty bankowe 301 Raporty kasowe 31 Ksigowo finansowa 310 Dowody ksigowe 3100 Dowody bankowe 3101 Dowody finansowo ksigowe 3102 Rejestry VAT 3103 Deklaracje VAT 311 Dokumentacja ksigowa Ksigi, rejestry, dzienniki B2 8
itp. 3110 Umowy i rozliczenia dotacji 3112 Wydruki rejestrów ksigowych 3113 Wydruki z ksigi głównej- dzienniki 3114 Wydruki z ksigi głównej konta 3115 Umowy i rozliczenia dotacji 3116 Druki cisłego zarachowania 312 Rozliczenia Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, 3120 Rozliczenia z Urzdem Skarbowym 3121 Rozliczenia z ZUS-em 313 Zestawienia obrotów i sald 32 Rozliczenia płac 320 Dokumentacja płac 3200 Anga e 3201 Zajcia sdowe i bankowe z wynagrodze 3202 Dobrowolne potrcenia na Zwizki Zawodowe 321 Deklaracje podatkowe 3210 Deklaracje ZUS RCA, RSA, RZA, DRA 3211 Deklaracje PIT-4, PIT-11 322 Po yczki 323 Oryginały list płac 0 3230 Kopie list płac z dokumentacj 324 Karty wynagrodze pracowników 0 33 Ksigowo materiałowotowarowa i kosztów 330 Dowody i urzdzenia ksigowe 331 Koszty i ceny Kalkulacja analizy 34 Inwentaryzacja 330 Spisy inwentaryzacyjne rodków trwałych 331 Inwentaryzacja powszechna Formularze sprawozdawcze 35 Dyscyplina finansowe 350 Orzecznictwo w sprawach naruszenia dyscypliny finansowej Obejmuje równie decyzje władz nadrzdnych 351 Rewizja finansowa Analizy, protokoły, sprawozdania i wnioski biegłych, zarzdzenia porewizyjne oraz ich realizacja, decyzja władz nadrzdnych 4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE 40 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej 400 Wytyczne organizacyjnoprogramowe jednostek nadrzdnych B10 401 Organizacja i plany pracy 9
dydaktyczno-wychowawczoopiekuczej w jednostkach owiatowych 402 Organizacja roku szkolnego 403 Eksperymenty dydaktycznowychowawcze, programowe i organizacyjne 404 Badania naukowe w szkołach Własne, zewntrzne BE10 Własne placówkach owiatowych 405 Druki szkolne 4050 Wzory druków szkolnych BE10 4051 Wykaz druków szkolnych 4052 Arkusze ocen 0 Arkusze ocen uczniów, którzy opucili szkoł 0 41 Realizacja programów oraz wyniki nauczania i wychowania 410 Egzaminy wstpne, dojrzałoci, eksternistyczne BE10 Organizacja i przebieg. W razie potrzeby oddzielne teczki dla poszczególnych typów egzaminów 4100 Prace pisemne egzaminów 411 Dokumentacja egzaminów 0 Protokoły egzaminacyjne, duplikaty wiadectw, ewidencja wydanych wiadectw i dyplomów 412 Wyniki nauczania, wyniki egzaminów, promowanie, klasyfikacje Oceny, analizy, sprawozdania, notatki słu bowe 4120 Dzienniki lekcyjne W wypadku braku arkuszy ocen za dane lata szkolne kat 0 4121 Klasyfikacja zbiorcza BE10 Podsumowanie klas, wymogi oceny 4122 Sprawdzian umiejtnoci uczniów Arkusze klasyfikacyjne 413 Zajcia pozalekcyjne, imprezy, sport, turystyka, konkursy, olimpiady, młodzie owe domy kultury, ogniska pracy pozaszkolnej 414 Praktyki zawodowe uczniów, studentów szkół pedagogicznych, uniwersytetów w szkołach i placówkach owiatowowychowawczych 415 Organizacje społeczne w szkołach i placówkach oswiatowowychowawczych 416 Nadzór Pedagogiczny nad realizacj programów i wyników nauczania BE10 Dzienniki zaj, wyniki Działalno wychowawcza organizacji młodzie owych, innych organizacji społecznych, samorzdów i spółdzielni uczniowskich, szkolnych kas oszczdnoci, kół naukowych 10
417 Rady Rodziców, opiekucze i wychowawcze, komitety współdziałania 418 Weryfikacja wiadectw i zwolnienia z nauki 42 Uczniowie i wychowankowie 420 Obowizek szkolny, obowizek dokształcenia młodzie y 421 Rekrutacja, przyjmowanie do szkół i placówek oswiatowowychowawczych 422 Przeniesienia, rekwalifikacje uczniów 423 wiadczenia dla uczniów i wychowanków 0 Akcje opiekucze, opłaty w szkołach i innych placówkach owiatowych Ogólne zasady, realizacja, regulaminy uczniowskie Stypendia, zasiłki, legitymacje, do ywianie i pomoc materialna i rzeczowa dzieciom w rodzinach własnych i zastpczych, internaty, bursy, stancje, wietlice 424 Opieka nad dziemi i młodzie BE10 Domy dziecka, ogniska wychowawcze i pogotowia opiekucze, adopcja i rodziny zastpcze, poszukiwanie rodzin i dzieci, opieka nad dziemi z rodzin zaniedbanych 425 Poradnictwo zawodowowychowawcze B10 426 Przestpczo dzieci i młodzie y BE10 Profilaktyka i resocjalizacja 427 Opinie dotyczce uczniów m.in. Pedagoga szkolnego 428 Opieka higieniczno-lekarska, B10 bezpieczestwo uczniów 429 Organizacja zaj pozalekcyjnych B10 Plan pracy i tematyka zaj pozalekcyjnych 4290 Wychowanie fizyczne i turystyka B10 Organizacja zawodów sportowych, wycieczek, obozów, kolonii, wczasów organizacja własna 43 Warsztaty szkół zawodowych 430 Organizacja kształcenia praktycznego 431 Wyposa enie warsztatów szkolnych 432 Produkcja warsztatów szkolnych 433 Zbyt produkcji BE10 44 Nauczanie zawodu 440 Nauczanie zawodu w zakładach pracy 441 Nauczanie zawodu w orodkach dokształcania zawodowego 11
442 Nauczanie na kursach zawodowych 443 Tytuły kwalifikacyjne i mistrza w 0 zawodzie 444 Nauczanie na kursach niezawodowych Sprawozdania z egzaminów wiadectwa, dyplomy ( duplikaty ) Kursy nauczania pocztkowego, kursy jzyków obcych, inne kursy 5 RODKI NAUCZANIA 50 Pomoce naukowe 500 Filmy Opinie własne o pomocach kat. 501 Sprzt audiowizualny i laboratoryjny 502 Podrczniki 51 Biblioteka szkolna 510 Dobór i kwalifikacja ksi ek i czasopism do bibliotek szkolnych B10 511 Informacje o ksi kach 52 Lektury szkolne BE10 53 Czytelnictwo B10 * Jednostki organizacyjne bdce pod nadzorem archiwalnym Archiwum Pastwowego w Zielonej Górze maja podwy szona kategori na Kat.A 12