Praktyczne aspekty i mechanizmy zarządzania cyklem życia dokumentów elektronicznych w administracji publicznej Magdalena Sawicka, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych System Tradycyjny Sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw - gromadzenie i tworzenie dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw - gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych ezd system teleinformatyczny narzędzie informatyczne
Dokument w postaci papierowej jest przechowywany w składzie chronologicznym SCP SCP przesyłki w pełni odwzorowane SCN Przesyłki nie w pełni odwzorowane SCW SCW Elementy akt Sprawy wytworzonych Wewnątrz (w tym zwrotne potwierdzenie odbioru) SCN Sprawy dokumentowane elektronicznie EZD 1. Rejestracja w RPW, metadane, wykonanie odwzorowań cyfrowych przesyłek w postaci papierowej 2. Rozdzielenie przesyłek 3. Dekretacja przesyłek 4. Rejestracja sprawy 5. Kompletowanie akt w sprawie (notatki, opinie, pisma, decyzje itp.) 6. Korespondencja wewnętrzna Sprawy dokumentowane tradycyjnie w papierowych teczkach aktowych z wykorzystaniem EZD jako narzędzia Wspierajacego czynności kancelaryjn 1. Rejestracja RPW, metadane, wykonanie odwzorowań cyfrowych przesyłek w postaci papierowej 2. Rozdzielenie przesyłęk 3. Dekretacja z uwzględnieniem dekretacji zastępczej 4. Rejestracja sprawy (prowadzenie spisów spraw) 5. Przygotowanie projektów pism (z ewentualną akceptacją) 6. Akceptacje e-dokumentów przy e- wysyłce przez 7. Korespondencja wewnętrzna 8. E-korespondencja/korespondencja 9. Możliwość prowadzenia metryki sprawy Kompletowanie akt sprawy w teczce aktowej- postać papierowa Po 2 latach Archiwum Zakładowe 7. Akceptacje projektów 8. E-korespondencja/korespondencja 9. Metryka sprawy Dokumentacja podlegająca rejestracji w RPW
W związku z wprowadzeniem w urzędach systemu EZD jako podstawowego narzędzia do wykonywania czynności kancelaryjnych oraz sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, do archiwum zakładowego jest przekazywana dokumentacja z czterech źródeł i w dwóch postaciach (papierowej i elektronicznej): 1) akta spraw dokumentowanych elektronicznie, zgromadzone i przechowywane w systemie EZD; 2) dokumentacja zgromadzona w składzie chronologicznym; 3) dokumentacja zgromadzona na informatycznych nośnikach danych w postaci elektronicznej, przechowywana w składzie informatycznych nośników danych; 4) akta spraw dokumentowanych tradycyjnie, przechowywane w teczkach aktowych.
W związku z przyjmowaniem na stan archiwum zakładowego dokumentacji w różnej postaci i przechowywanej w urzędzie w różny sposób, archiwum zakładowe stoi przed wyzwaniem zmiany organizacji pracy, która będzie uwzględniać sprawne przeprowadzenie corocznego procesu archiwizacji.
Rola i przykładowe Narzędzia Koordynatora Czynności Kancelaryjnych
Archiwum Zakładowe a EZD ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz.1518) 7. System teleinformatyczny, o którym mowa w 6, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt. INSTRUKCJA ARCHIWALNA stanowiąca załącznik Nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr14, poz. 67 ze zm.) 4 ust. 4 Instrukcji archiwalnej: Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcje archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.
Instrukcja Archiwalna 11.1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do: 1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej; 2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej; 3) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego; 4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba. 2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w 37 instrukcji kancelaryjnej. 3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym. 4. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 1.
Skład chronologiczny i jego archiwizacja 1. Dokumentacja gromadzona w trzech zbiorach składu chronologicznego jest ułożona chronologicznie. W przypadku przesyłek wpływających według kolejnego numeru z rejestru przesyłek wpływających RPW. 2. Przygotowano skrypt, umożliwiający weryfikację kompletności dokumentacji w postaci papierowej, stanowiącej akta spraw dokumentowanych elektronicznie, zgromadzonej w składzie chronologicznym. 3. Przekazywanie dokumentów ze składu chronologicznego do Archiwum Zakładowego poprzedzało zaczytanie kodów kreskowych umieszczonych na kolejnych dokumentach znajdujących się w kartonie
System EZD PUW pozwala nam na wygenerowanie spisu zdawczoodbiorczego wskazującego liczbę kartonów z dokumentacją składu chronologicznego przekazywaną na stan Archiwum Zakładowego
Przed przekazaniem do Archiwum Zakładowego kartonów, zawierających dokumenty stanowiące zasób składu chronologicznego, na każdym z nich zostaje umieszczona, wygenerowana z systemu EZD, nalepka. Zawiera ona m. in. informacje o liczbie dokumentów znajdujących się w kartonie, oraz o skrajnych numerach z rejestru przesyłek wpływających, które zostały przyporządkowane dokumentom znajdującym się w kartonie.
Pomocnicza dokumentacja zgromadzona w EZD W systemie EZD pomocniczo wykonywane są określone czynności kancelaryjne, dotyczące spraw, stanowiących materiały archiwalne, dokumentowanych w sposób tradycyjny, m.in. zakładanie spraw. Praktyka pomocniczego zakładania spraw prowadzonych papierowo i częściowego odzwierciedlania przebiegu załatwiania tych spraw w EZD jest powszechna w jednostkach administracji publicznej, które korzystają z sytemu EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. W związku z tym rodzi się pytanie, czy nie należy także objąć archiwizacją pomocniczej dokumentacji.
Dziękuję za uwagę Magdalena Sawicka msawicka@bialystok.uw.gov.pl