ARCHIWUM PAŃSTWOWE W OLSZTYNIE ul. Partyzantów 18 10-521 Olsztyn tel. (089) 527-60-96 fax (089) 535-92-72 olsztyn. archiwa, gov. pl e-mail: sekretariat@olsztyn.ap.gov.pl znak 1-402- A. /II PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Olsztynie ul. Kajki 10/12 10-547 Olsztyn Podstawę prawną przeprowadzonej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 171, poz. 1396). I. Informacje wstępne 1. Kontrolę przeprowadził w dniu 27 lutego 2011 r., Mariusz Korejwo, kierownik Oddziału I Nadzoru Archiwalnego Archiwum Państwowego w Olsztynie, nr upoważnienia do kontroli 2/11. Kontrolę przeprowadzono w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej Emilii Iwaniuk - inspektora. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona w 1990 r. Obecnie kieruje nią Prezes Bogdan Muzyczuk. Organ nadrzędny jednostki: instancją odwoławczą od decyzji Kolegium jest Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie. 3. Statut, regulamin organizacyjny jednostki kontrolowanej: - jednostka kontrolowana nie posiada statutu, Kolegium działa na podstawie Ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (Dz. U. nr 79, poz. 856, z późniejszymi zmianami); - Regulamin organizacyjny - wprowadzony jako załącznik do uchwały nr II/1/6/2003 Zgromadzenia Ogólnego Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Olsztynie. 4. Zmiany organizacyjne w przeszłości: od czasu ostatniej kontroli zmian nie przeprowadzano. l
5. Jednostka kontrolowana nie znajduje się w stanie likwidacji, upadłości, przekształcenia. 6. Ostatnią kontrolę archiwum państwowe przeprowadziło w dniu 25 lutego 2008 r. 7. Archiwum zakładowe nie było kontrolowane przez inne instytucje. 8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno - archiwalne: a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem nr 15 or/2006 Prezesa Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Olsztynie z dnia 19 września 2006 r. (zmiana Instrukcji zaaprobowana pismem AP Olsztyn z dnia 28 kwietnia 2008 r. o znaku 1-401-21/08); b) jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarządzeniem nr 11 or/2005 Prezesa Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Olsztynie (zmiana: zarządzenie nr 1 Prezesa Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Olsztynie z dnia 4 stycznia 2010 r.); c) instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem nr 11 or/2005 Prezesa Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Olsztynie; d) inne normatywy kancelaryjno - archiwalne: nie występują. II. Ustalenia kontroli 1. Stosowanie przepisów kancelaryjno - archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego. System kancelaryjny (obieg pism): w SKO obowiązuje dwutorowość w postępowaniu z dokumentacją, lecz dotyczy ona wyłącznie tzw. dokumentacji orzeczniczej. Polega ona na prowadzeniu równoległego postępowania z dokumentacją (aktami sprawy) w systemie tradycyjnym oraz przy użyciu elementów EZD 1. Do rejestracji i ewidencjonowania wpływów służy aplikacja dedykowana ResAK". Przesyłki wpływające (dotyczące spraw orzeczniczych) rejestruje się w aplikacji nanosząc jednocześnie w obrębie pieczęci wpływu właściwą adnotację na przesyłkę (data wpływu, znak sprawy). W ten sposób punkt kancelaryjny stanowi miejsce, w którym tworzy się znak sprawy - korespondencja, w formie papierowej przekazywana jest następnie do dekretacji, a potem do komórki merytorycznej - już ze znakiem sprawy. Referent odbierając przesyłkę, dysponuje podglądem aplikacji z danymi dot. jej rejestracji. Komórka merytoryczna przechowuje przesyłki wpływające w formie 1 Terminy: system tradycyjny, EZD w rozumieniu Rozporządzenia. Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. ws. instrukcji kancelaryjnej [...], Dz. U. 2011.14.67.
papierowej (nie tworzy się odwzorowań cyfrowych dla wpływów). Pisma tworzone w SKO przechowywane są w dwóch formach: w postaci cyfrowej (przechowywane w aplikacji ResAK) i papierowej (jako podpisany i zaaprobowany wydruk). W ten sposób powstają akta spraw (tych samych): a) w formie papierowej (komplet); b) w zapisie cyfrowym (dane rejestrowe, projekty pism własnych - bez podpisów i oznakowań spedycyjnych). Należy zaznaczyć, że ResAK nie stanowi równoważnika rejestru wpływów - rejestracji podlegają wyłącznie sprawy, nie pisma. Codziennie dokonuje się wydruku spisów spraw zarejestrowanych w ww. aplikacji. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego: do archiwum przekazuje się wyłącznie akta spraw orzeczniczych. Sposób przygotowania akt przed przekazaniem do archiwum zakładowego, patrz: pkt II.6. 2. Zbiór dokumentacji. W archiwum jest przechowywana: a) dokumentacja własna - aktowa: kategorii A w ilości 1,30 mb., z lat 1990-2002; kategorii B w ilości 144,70 mb., z lat 1990-2008; nierozpoznana: nie występuje; -techniczna: nie występuje; elektroniczna na nośnikach występuje; kartograficzna: nie występuje; -audiowizualna: nie występuje; magnetycznych i optycznych: nie -bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: materiały archiwalne przechowywane w archiwum to 55 j.a., na które składają się: zbiór wokand z lat 1990-1994, sprawozdania z lat 1990-1998, akta spraw orzeczniczych wyłączonych do kat. A jako akta reprezentacyjne z lat 1990-1995 (40 j.a.) oraz - traktowane jako równorzędnik repertoriów - zbiory spisów spraw orzeczniczych z lat 1996-2002. W zasobie archiwum nie występuje (poza kilkoma rocznikami sprawozdań) dokumentacja inna niż orzecznicza - nie ma więc dokumentacji kadrowej, organizacyjnej, finansowej, itd. b) dokumentacja odziedziczona: nie występuje; c) dokumentacja zdeponowana /obca/: nie występuje. 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem 146,00 mb., w tym: -kat. A 1,30 mb; -kat. B 144,70 mb. 4. Stan zbioru: akta w dobrym stanie fizycznym, materiały archiwalne posiadają oprawy tekturowe z grzbietem, składowane są w pudłach archiwalnych. Akta kat. B (akta spraw orzeczniczych) to poszyty bez 3
grzbietów, bez twardych opraw. Całość zasobu przechowywana w systemie poziomym. Stan zasobu od czasu ostatniej kontroli nie uległ zmianie. 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe: w chwili obecnej nie występują. 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układu akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych): materiały archiwalne wyraźnie wyodrębnione od dokumentacji niearchiwalnej. Akta kat. A posiadają kompletny, poprawnie sporządzony opis, są uporządkowane wewnętrznie, zszyte w czterech punktach. Zdecydowaną większość materiałów archiwalnych stanowią akt spraw orzeczniczych wydzielanych na zasadzie reprezentacji (zgodnie z zapisami j.r.w.a. wprowadzonymi za zgodą Dyrektora AP Olsztyn pismem z dnia 17 lutego 2006 r. o znaku 1-401- 42/05). Dokumentacja niearchiwalna posiada układ rzeczowy (wg odpowiadających poszczególnym klasom j.r.w.a. rodzajów rozpatrywanych spraw) i chronologicznym. J.a. mają postać paczek, które formułuje się w chwili archiwizacji. Paczkę tworzy 20 akt spraw wyodrębnionych zgodnie z klasyfikacją archiwalną, o których układzie decyduje chronologia. Akta spraw są zszywane (powstają w ten sposób składki), a paczki - wiązane. Paczki (j.a.) nie posiadają opraw. Przestrzeń opisową tworzy niewzmacniana, drukowana karta z kompleksowym opisem (twórca akt, znak teczki, klasa, kwalifikacja, tytuł, daty skrajne, sygnatura archiwalna). 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym jest porządkowana na bieżąco, we własnym zakresie, w sposób prawidłowy. Akta nie były porządkowane przez osoby spoza Kolegium. 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: a) wykazy spisów zdawczo - odbiorczych: tak; b) spisy zdawczo - odbiorcze: tak, w podziale na kat. A i kat. B: tak; c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego: nie; d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej: tak; e) ewidencję wypożyczeń: nie; f) inne środki ewidencyjne: nie występują. 9. Ocena prowadzenia ewidencji: ewidencja prowadzona jest systematycznie, starannie i prawidłowo. Spisy sygnowane są przez osoby zdające i przyjmujące akta. Nie powadzi się zapisów dot. oznakowań 4
topograficznych. Spisy zdawczo - odbiorcze prowadzone są w dwóch egzemplarzach - obydwa w układzie numerycznym (ze względu na formę organizacji wewnętrznej SKO układ strukturalny ewidencji nie znajduje uzasadnienia). Spisy, posiadające drobne uchybienia w poprzednich latach, obecnie prowadzone są wzorcowo. Materiały archiwalne są wyodrębnione ewidencyjnie. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego: wszystkie akta objęte ewidencją archiwalną znajdują się w lokalu archiwum zakładowego. 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt): dokumentację udostępnia się na miejscu (w lokalu archiwum zakładowego), w obecności archiwisty. Nie prowadzi się ewidencji udostępniania. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się nieregularnie, za zezwoleniem archiwum państwowego, ostatnio w 2006 r. (zgoda nr 125/06). Od czasu ostatniej kontroli akt nie brakowano. Jednostka kontrolowana nie ma zezwolenia generalnego na brakowanie. 13. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego: akt nie przekazywano. 14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest: Anna Kowalska zatrudniona na pełnym etacie, posiadająca wykształcenie wyższe oraz ukończony w 2003 r. kurs archiwalny 1. W chwili obecnej (w związku z długotrwałą nieobecnością Anny Kowalskiej) osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest Emilia Iwaniuk zatrudniona na stanowisku inspektora, posiadająca wykształcenie wyższe, nie posiadająca przygotowania zawodowego (jest w trakcie jego zdobywania). 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są dobre, ponieważ: pomieszczenie jest przestronne, bardzo dobrze utrzymane, dobrze oświetlone, czyste, posiada zorganizowane miejsce do pracy archiwisty. 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami): składa się z dwóch piwnicznych pomieszczeń o powierzchni ok. 40 m 2. Wejście do pomieszczenia jest zabezpieczone metalowymi drzwiami oraz kratą. Zainstalowano system monitoringu z czujnikami ruchu. Okna prowadzące do archiwum - matowane, okratowane. Podłoga wyłożona kaflami terakotowymi. Stwierdzono obecność sprzętu p.poż. oraz termometru i higrometru. W pomieszczeniu znajduje się biurko oraz krzesło. Archiwum jest 5
wyposażone w regały metalowe. Archiwum posiada ok. 50 mb. rezerwy magazynowej. Zaprowadzono klarowną topografię zasobu. Pomieszczenie jest przestronne, dobrze oświetlone, wzorowo utrzymane - widoczna jest dbałość o dobre warunki pracy i przechowalnictwa akt. 17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oświadczenia przedstawiciela jednostki kontrolowanej ustne): - w trakcie kontroli dokonano czynności związanych z planowaną weryfikacją obowiązujących przepisów kancelaryjno - archiwalnych. O ich wyniku Kolegium zostanie powiadomione odrębnym pismem. 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzedniej kontroli: zaleceń nie wydano. III Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli: zaleceń nie wydaje się. Protokół podpisali: P R EZES KIEROWNIK OgpZiAŁU I (kierownik jednostki kontrolowanej) (archiwista zakładowy) załączniki: protokół sporządzono w 2 egz. egz. nr 1 - jednostka kontrolowana egz. nr 2 - Archiwum Państwowe w Olsztynie