Załącznik nr 1. Zakres prac:

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Załącznik nr 1. Zakres prac:"

Mariusz Król
8 lat temu
Przeglądów:

1 Zakres prac: Załącznik nr 1 1. Przygotowanie dokumentów do archiwizacji oraz przeprowadzenie archiwizacji cyfrowej dokumentacji i akt wytworzonych w trakcie realizacji zadań związanych z wdrażaniem funduszy europejskich w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury w siedzibie WFOŚiGW w Olsztynie. 2. Szczegółowy zakres prac obejmowałby: 2.1. uporządkowanie i sprawdzenie dokumentacji i wytworzonych akt przed archiwizacją, zgodnie z przygotowaną przez Wykonawcę metodyką, przy czym Wykonawca musi uwzględnić następujące uwarunkowania Zamawiającego: uporządkowanie materiałów archiwalnych polegałoby na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, zgodnie z załącznikiem nr 1, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu; materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę, poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją w przypadku stwierdzenia braków należy poinformować Zamawiającego; opisanie materiałów archiwalnych polegałoby na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki: nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały; znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej; tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego u Zamawiającego i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce; danych charakteryzujących dokumenty, tj. co najmniej nazwy beneficjenta środków, tytułu projektu i numer umowy/wniosku; rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce; sygnatury teczki, to jest numeru sprawy, zgodnie z wykazem akt, obowiązującym u Zamawiającego; symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria); liczby stron w teczce;

Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury w siedzibie WFOŚiGW w Olsztynie. 2. Szczegółowy zakres prac obejmowałby: 2.1.

2 2.2. przeprowadzenie archiwizacji cyfrowej uporządkowanej dokumentacji i wytworzonych akt, poprzez przetworzenie (skanowanie) dokumentów do ustalonego z Zamawiającym formatu elektronicznego pliku, Wykonawca w zakresie przetwarzania danych będzie korzystał ze sprzętu Zamawiającego, dostępnego w godzinach pracy Zamawiającego; skanowanie powinno odbywać się z rozdzielczością min. 200 dpi i wewnętrznej głębi koloru 24 bit; zeskanowane dokumenty i akta nie mogą być przechowywane na nośnikach należących do Wykonawcy Zamawiający udostępni miejsce zapisywania plików oraz określi sposób korzystania z udostępnionych nośników; wprowadzenia informacji o przetworzonych danych do elektronicznych zasobów Zamawiającego w sposób umożliwiający identyfikację oraz późniejsze przeszukiwanie zasobów; 2.3. przygotowanie dokumentacji i wytworzonych akt do przekazania do archiwum lub archiwum zakładowego Zamawiającego (składnicy akt) poprzez: przesznurowanie w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych; umieszczenie dokumentów i akt w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym dostarczonych przez Zamawiającego; zapakowanie opakowań w pudła zbiorcze, dostarczone przez Zamawiającego, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych w celu przekazania do archiwum lub archiwum zakładowego Zamawiającego (składnicy akt). 3. Dodatkowo, Zamawiający zastrzega, że: 3.1. porządkowanie dokumentacji, powinno być wykonane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, m.in.: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 672 i 673 z późn. zm.); Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375); Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. z 1997 r., Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) art. 268, art. 276 (sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym); Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);

200 dpi i wewnętrznej głębi koloru 24 bit; 2.2.3.

3 Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 1999 r. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r. Nr 10, poz. 35 z późn. zm.), oraz zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego przepisami wewnętrznymi dotyczącymi obiegu dokumentów, w szczególności z Zarządzeniem Nr 18/2010 Prezesa WFOŚiGW w Olsztynie z dnia r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej Dokumenty i akta będące przedmiotem zamówienia, zostaną przekazane do porządkowania bezpośrednio z komórek organizacyjnych Zamawiającego Zasób dokumentacji przewidzianej do archiwizacji wynosi łącznie 40 mb, w tym kat. B 40 mb w ramach RPO WiM 30 mb, w tym kat. B 30 mb w ramach PO IiŚ 10 mb, w tym kat. B 10 mb

dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596), 3.1.7. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. z 1991 r.

4 Załącznik nr 1 Układ akt w dokumentacji archiwalnej Lp. Dokument Archiwizacja cyfrowa A. Część dot. wniosku o dofinansowanie 1. wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami Tak 2. potwierdzenie złożenia wniosku Tak 3. pismo o nadaniu numeru Tak 4. korespondencja dotycząca pomocy publicznej z Beneficjentem Tak 5. test pomocy publicznej Tak 6. karta oceny formalnej i listy sprawdzającej 2X Tak 7. korespondencja wzywająca do uzupełnienia Tak 8. uzupełnienie przez Beneficjenta Tak 9. karta oceny formalnej, listy sprawdzające Tak 10. informacja, że przeszedł ocenę formalną Tak protokół z posiedzenia KOP, deklaracja bezstronności i 11. poufności Tak 12. karta oceny merytorycznej Tak 13. pismo wzywające do uzupełnienia Tak 14. odpowiedz, korespondencja przychodząca Tak 15. protokół z KOP ( drugi) Tak 16. deklaracje bezstronności, dotyczy osób nowych Tak 17. karta oceny 0-1, dwie listy Tak 18. karta oceny punktowa, 2X Tak 19. deklaracje prezesów (2 lub 3) Tak 20. karta oceny strategicznej (2 lub 3) Tak 21. pismo do Beneficjenta o wynikach oceny (meryt. i strat.) Tak 22. protest Tak 23. decyzja o powołaniu zespołu Tak 24. deklaracja poufności i bezstronności Nie 25. protokół przekazania Tak 26. opinie Zespołu do Uchwały Tak 27. uchwała Tak 28. informacja o niezasadności protestu Tak 29. korespondencja do protestu Tak 30. informacja do IZ Nie 31. zawiadomienie o rozprawie Tak 32. wezwanie Tak 33. doręczenie opisu skargi Tak 34. opis postanowienia Tak 35. doręczenie prawomocnego orzeczenia Tak 36. zwrot akt Tak B. Część dotycząca umowy o dofinansowanie 37. pisma przychodzące do umowy ( ZUS,US, KRS, pozwolenia) Tak 38. lista sprawdzająca do umowy Tak

karta oceny formalnej i listy sprawdzającej 2X Tak 7. korespondencja wzywająca do uzupełnienia Tak 8. uzupełnienie przez Beneficjenta Tak 9. karta oceny formalnej, listy sprawdzające Tak 10.

5 39. wezwanie do uzupełnienia do umowy Tak 40. lista sprawdzająca przed podpisaniem umowy Tak 41. Uchwała zatwierdzająca do umowy (Zarządu WF) Tak 42. projekt umowy Tak 43. lista sprawdzająca do umowy Tak 44. umowa o dofinansowanie Tak 45. korespondencja, KP, KW Tak 46. uchwały Tak 47. aneksy umów Tak 48. projekt aneksu, Tak 49. ostatni aneks do umowy o dofinansowanie Tak C. Część dotycząca wniosków o płatność 50. wezwanie do złożenia wniosku Tak 51. pismo wraz z załącznikami Tak 52. wniosek o płatność wraz z załącznikami (MAKS) Tak 53. lista sprawdzająca Tak 54. o uzupełnienie/ popraw. Tak 55. uzupełniony wniosek Tak 56. lista sprawdzająca Tak 57. informacja o wypłacie Tak 58. audyt ( może być lista sprawdzająca) Tak 59. UKS Nie 60. korespondencja ( wezwania) Tak wszczęcie postępowania administracyjnego (uchwała, pismo Tak 61. do Benef., korespondencja) 62. projekt decyzji Nie 63. uchwała o wydaniu decyzji Tak 64. decyzja Tak 65. odwołanie Tak 66. decyzja IZ Tak 67. wyrok sądu Tak D. Część dotycząca kontroli 68. wniosek o powołanie zespołu Nie 69. decyzja Tak 70. upoważnienie Tak 71. program kontroli Nie 72. pismo informujące o kontroli Tak 73. deklaracje Tak 74. korespondencja ( , wyjaśnienia) Tak 75. dokumentacja przetargowa i finansowa Nie 76. informacja pokontrolna, Tak 77. listy sprawdzające ( ogólne, postępowanie) Tak 78. zwrot informacji podpisanej lub odwołanie Tak 79. odpowiedź na odwołanie plus nowa informacja Tak 80. zwrot podpisanej lub odmowa Tak 81. wydruk z KSI (kończący 50%, 100%) Nie

ostatni aneks do umowy o dofinansowanie Tak C. Część dotycząca wniosków o płatność 50. wezwanie do złożenia wniosku Tak 51. pismo wraz z załącznikami Tak 52.

Podobne dokumenty

Kontrola na miejscu realizacji projektu Procedury i zarządzanie projektem Archiwizacja

1 Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Kontrola na miejscu realizacji projektu Procedury i zarządzanie projektem Archiwizacja 2 Procedury, do których posiadania i stosowania Beneficjent