Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Zakładu Narodowego im. Ossolińskich we Wrocławiu

Transkrypt

1 Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Zakładu Narodowego im. Ossolińskich we Wrocławiu Wrocław 2009

2 Spis treści Wykaz obowiązujących aktów prawnych z zakresu postępowania z dokumentacją spraw ostatecznie załatwionych i funkcjonowania archiwum zakładowego... 3 I Postanowienia ogólne... 4 II Podział dokumentacji na kategorie archiwalne... 5 III Zakres działania i personel archiwum zakładowego... 6 IV Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego... 7 V Tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego VI Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym VII Przechowywanie i ewidencja akt osobowych VIII Udostępnianie dokumentacji IX Wydzielanie akt i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia X Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego XI Zasady przeprowadzania ekspertyzy akt XII Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji Zakładu Narodowego im. Ossolińskich XIII Kontrola archiwum zakładowego XIV Postanowienia końcowe Wykaz załączników

3 Wykaz obowiązujących aktów prawnych z zakresu postępowania z dokumentacją spraw ostatecznie załatwionych i funkcjonowania archiwum zakładowego 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. nr 97 poz z późniejszymi zmianami). 2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167 poz. 1375). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 152 poz z późniejszymi zmianami). 4. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2006 roku w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. nr 80 poz. 563). 5. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. nr 101 z 2002 r. poz. 926 z późniejszymi zmianami). 6. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. nr 196 poz z późniejszymi zmianami). 7. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. nr 32 poz. 284). 8. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 roku w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. nr 156 poz. 970) 3

4 I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego Zakładu Narodowego im. Ossolińskich we Wrocławiu, tryb postępowania z dokumentacją spraw ostatecznie załatwionych, powstającą w związku z działalnością Zakładu i przekazywaną do archiwum, zasady przechowywania, udostępniania i ewidencjonowania dokumentacji oraz przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: a. archiwum zakładowe komórkę organizacyjną w jednostce organizacyjnej, objętej nadzorem właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego, powołaną do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B) i przekazania materiałów archiwalnych (akt kategorii A) do Archiwum Państwowego, b. jednostka organizacyjna Zakład Narodowy im. Ossolińskich we Wrocławiu, zwany dalej Zakładem c. komórka organizacyjna dział, gabinet, samodzielne stanowisko pracy, wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Zakładu, d. jednolity rzeczowy wykaz akt tematyczny podział akt powstających w toku działalności Zakładu, określający w poszczególnych pozycjach symbol klasyfikacyjny i hasło rzeczowe oraz kategorię archiwalną, e. teczka aktowa tekturowa teczka wiązana lub segregator służący do przechowywania akt spraw jednorodnych lub pokrewnych tematycznie (objętych tą samą grupą spraw ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt). 3. Tryb postępowania z aktami zawierającymi informacje niejawne regulują odrębne przepisy. 4

5 II Podział dokumentacji na kategorie archiwalne 2 1. Dokumentacja powstała w toku działalności Zakładu dzieli się na dwie kategorie: materiały archiwalne (kategoria A) i dokumentację niearchiwalną (kategoria B) Materiały archiwalne to dokumentacja mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, przechowywana wieczyście. 2. Do oznaczania kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu A Dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja inna, niż określona w 3 ust. 1, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. 2. Do oznaczania kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B. 3. W dokumentacji niearchiwalnej: a. symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (informujących o okresie przechowywania w jednostce organizacyjnej) oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu za zgodą Dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po dacie wytworzenia dokumentacji i zamknięciu teczek aktowych, b. symbolem Bc oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę przez komórki organizacyjne (bez potrzeby przekazywania do archiwum zakładowego) za zgodą i wiedzą osoby sprawującej pieczę nad archiwum zakładowym oraz zgodą Dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu, 5

6 c. symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (wskazanego cyfrą) podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe terytorialnie Archiwum Państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne Podział dokumentacji na kategorie archiwalne, o których mowa w 2 instrukcji, ustala jednolity rzeczowy wykaz akt Zakładu. 2. Należy przestrzegać zasady, by w teczce aktowej znajdowały się tylko akta kategorii A lub tylko akta kategorii B o jednakowym okresie przechowywania. 3. W razie konieczności łączenia w jednej teczce aktowej akt kategorii A i B lub akt kategorii B o niejednakowym okresie przechowywania, całą zawartość teczki kwalifikuje się do dłuższego okresu przechowywania. III Zakres działania i personel archiwum zakładowego 6 1. W Zakładzie Narodowym im. Ossolińskich istnieje jedno archiwum zakładowe podlegające organizacyjnie Dyrektorowi Zakładu Archiwum zakładowe gromadzi wszelkiego rodzaju dokumentację wytworzoną w czasie działalności Zakładu tj. zarówno materiały archiwalne (dokumentację kategorii A) jak i dokumentację niearchiwalną (dokumentacja kategorii B). 2. Do zadań archiwum zakładowego Zakładu należy: a. przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych, b. przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, w szczególnych przypadkach porządkowanie dokumentacji, 6

7 c. udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym, d. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, e. przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, f. współpraca z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym Pracownik archiwum zakładowego (osoba sprawująca pieczę nad archiwum) powinien posiadać co najmniej średnie wykształcenie oraz przeszkolenie archiwalne. 2. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należą zadania wyszczególnione w 7 ust. 2 instrukcji, a ponadto: a. udzielanie pomocy komórkom organizacyjnym przy przygotowywaniu akt do przekazania do archiwum zakładowego, b. sporządzenie rocznego zestawienia ilościowego akt przyjętych do archiwum w podziale na kategorie A i B, akt udostępnianych i wypożyczonych oraz akt wybrakowanych, c. dbanie o mienie i bezpieczeństwo archiwum zakładowego. 3. Pracownik archiwum powinien znać strukturę organizacyjną Zakładu oraz obowiązujący system kancelaryjny (instrukcję kancelaryjną i wykaz akt). 4. W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym przekazuje się protokolarnie osobie przejmującej stanowisko pracy w archiwum. IV Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego 9 1. Archiwum Zakładu składa się z pomieszczenia biurowego oraz pomieszczenia magazynowego. 7

8 10 1. Pomieszczenia biurowe archiwum powinny spełniać warunki umożliwiające pracownikowi archiwum wykonywanie obowiązków oraz zapewniające możliwość korzystania z dokumentacji osobom upoważnionym Magazyn archiwalny powinien zajmować pomieszczenie: a. suche, b. chronione przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, c. z możliwością wietrzenia, d. zabezpieczone przed włamaniem w sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia, wskazane jest zastosowanie drzwi antywłamaniowych, e. chronione przed dostępem osób niepowołanych. 2. Przez magazyn archiwalny nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne ani gazowe Magazyn archiwalny zaopatrzony jest w : a. regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt (odstępy miedzy regałami nie powinny być mniejsze niż 70 cm) regały i półki regałów są ponumerowane regały cyframi rzymskimi, półki cyframi arabskimi, co umożliwia dokładne określenie miejsca złożenia akt, b. sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice proszkowe i koce gaśnicze), c. sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza (higrometr włosowy z termometrem), d. schemat rozmieszczenia akt, umieszczony w widocznym miejscu W magazynie archiwalnym należy utrzymywać temperaturę powietrza na poziomie C, a wilgotność na poziomie 45-60%. 8

9 2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być systematycznie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane. 3. Pracownik archiwum zakładowego dokłada starań aby chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie W magazynie archiwalnym jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania ultrafioletowego. Natężenie światła nie powinno przekraczać 200 luksów. Punkty świetlne powinny znajdować się między regałami. 2. W magazynie archiwalnym należy eliminować światło słoneczne stosując rolety, żaluzje lub folie chroniące przed promieniowaniem ultrafioletowym Prawo dostępu do magazynu archiwalnego posiada wyłącznie pracownik archiwum zakładowego (osoba sprawująca pieczę nad archiwum) oraz jego przełożeni Po zakończeniu pracy magazyn archiwalny jest zamykany i plombowany W archiwum zakładowym nie mogą znajdować się przedmioty ani urządzenia, które nie stanowią jego wyposażenia lub nie są bezpośrednio związane z przechowywaniem dokumentacji. 2. W archiwum zakładowym zabrania się palenia tytoniu. 9

10 V Tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację, powstającą w poszczególnych komórkach organizacyjnych Zakładu, po dwóch latach, licząc od 1 stycznia następnego roku po zamknięciu teczek spraw, w terminie uzgodnionym z pracownikiem archiwum zakładowego. 2. Z akt spraw zakończonych, które są potrzebne do prac bieżących, można korzystać nadal w komórce organizacyjnej, po dokonaniu formalnego ich przekazania do archiwum zakładowego, tj. po przekazaniu środków ewidencyjnych (spisów zdawczo-odbiorczych) akt wypożyczonych z zaznaczeniem terminu wypożyczenia. 3. Dokumentację przekazuje się i przejmuje do archiwum kompletnymi rocznikami. 4. Dokumentację przekazuje się i przejmuje do archiwum w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie dokumentacji należy rozumieć: a. w odniesieniu do akt kategorii A: w teczce znajdują się sprawy jednorodne lub ewentualnie pokrewne treściowo (zgodnie z hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt), sprawom w teczce i pismom w obrębie spraw należy nadać układ chronologiczny (od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie), należy usunąć wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.), strony zapisane należy ponumerować (w prawym górnym rogu, a na odwrocie w lewym górnym rogu, miękkim ołówkiem), teczka aktowa powinna być zszyta i opisana, b. w odniesieniu do akt kategorii B: zszycie i opisanie teczki. 5. Właściwe opisanie teczki aktowej polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie okładki następujących danych: a. na środku u góry pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, 10

11 b. poniżej nazwy jednostki pełnej nazwy komórki organizacyjnej, która daną dokumentację wytworzyła, c. w prawym górnym rogu kategorii archiwalnej z podaniem okresu przechowywania w przypadku akt kategorii B, d. w lewym górnym rogu znaku akt, tj. symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, e. na środku okładki tytułu, tj. hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, rozszerzonego o dodatkowe informacje dotyczące rodzaju i treści akt, f. poniżej dat skrajnych wytworzenia dokumentacji, g. w przypadku akt kategorii A poniżej daty liczby zapisanych stron znajdujących się w teczce, h. prawy lub lewy dolny róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie sygnatury archiwalnej teczki. 6. Grubość teczki aktowej nie powinna przekraczać 5-6 cm. 7. Przekazywanym do archiwum zakładowego teczkom aktowym należy nadać układ odpowiadający kolejności symboli haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt Dokumentacja przekazywana jest przez komórki organizacyjne do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt (formularz Pu-A-30) załącznik nr 1 sporządzonych osobno dla materiałów archiwalnych (kategoria A) w 4 egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B) w 3 egzemplarzach, podpisanych przez pracownika przekazującego dokumentację. 2. Pracownik archiwum zakładowego, jeżeli nie stwierdzi żadnych uchybień, przyjmuje akta i ich odbiór potwierdza swoim podpisem, umieszczonym na końcu spisu. 3. Jeżeli pracownik archiwum zakładowego stwierdzi, ze akta nie zostały należycie przygotowane do przekazania do archiwum zakładowego, wstrzymuje ich przyjęcie i domaga się uzupełnienia braków. W przypadku odmowy ze strony przekazującej akta komórki organizacyjnej, informuje o zaistniałej sytuacji swojego bezpośredniego przełożonego. 11

12 4. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt zostaje, po potwierdzeniu przejęcia dokumentacji przez pracownika archiwum zakładowego, w komórce organizacyjnej, pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwum zakładowe. 5. W spisie zdawczo-odbiorczym pod jedną pozycją zapisuje się tylko jedną teczkę aktową. Numer pozycji spisu, odpowiadający danej teczce, nanosi na przednią stronę okładki pracownik komórki organizacyjnej, przekazującej akta. Po przejęciu dokumentacji, pracownik archiwum zakładowego uzupełnia sygnaturę archiwalną o numer spisu zdawczo-odbiorczego. VI Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna przechowywane są oddzielnie w odrębnych częściach magazynu (jeśli jest to możliwe) lub na osobnych regałach Dokumentację w archiwum zakładowym układa się według podziału na komórki organizacyjne. W ramach komórek organizacyjnych teczki aktowe układa się wg kolejności sygnatur archiwalnych. 2. Pracownik archiwum zakładowego powinien przygotować odpowiednią ilość wolnego miejsca na półkach regałów na dalszy dopływ dokumentacji. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są określić planowaną ilość dokumentacji co najmniej dwa tygodnie przed jej przekazaniem. 3. W zależności od kształtu i formatu akt, można stosować następujące systemy układania akt: a. pionowy (biblioteczny) dla ksiąg, akt oprawionych oraz teczek, b. pionowo-płaski jedna teczka obok drugiej na przemian grzbietem do góry i ku dołowi, c. poziomy teczka na teczce. 12

13 22 1. Materiały archiwalne (kategoria A) oraz dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) długiego okresu przechowywania powinny być w miarę potrzeby poddawane konserwacji w uzgodnieniu z właściwym Archiwum Państwowym Akta przechowywane w archiwum zakładowym są objęte ewidencją na bieżąco aktualizowaną. Staranna ewidencja akt stanowi czynnik kontrolny stanu przechowywanych akt oraz umożliwia szybkie odszukanie miejsca złożenia akt na półkach. 2. Ewidencję archiwum zakładowego stanowią: a. spisy zdawczo-odbiorcze akt, załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej, b. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt, załącznik nr 2 do instrukcji archiwalnej, c. karty udostępniania akt, załącznik nr 3 do instrukcji archiwalnej, d. spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, załącznik nr 4 do instrukcji archiwalnej, e. protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, załącznik nr 5 do instrukcji archiwalnej, f. spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Państwowego, załącznik nr 6 do instrukcji archiwalnej, g. protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie dokumentacji, załącznik nr 7 do instrukcji archiwalnej, h. skorowidz alfabetyczny dla akt osobowych. 3. Ewidencja, o której mowa w ust. 2 pkt. a, b, d, e, f, g stanowi materiały archiwalne. Przechowuje się ją w oddzielnych teczkach, które nie mogą być wynoszone poza pomieszczenia archiwum zakładowego Karty udostępniania akt (załącznik nr 3) otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące, według których są przechowywane przez dwa lata licząc od daty zwrotu akt, a następnie brakowane. 13

14 25 1. Spisy zdawczo-odbiorcze akt rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych akt (załącznik nr 2) według kolejności wpływu i nadaje im się kolejne numery z tego wykazu. Upływ roku kalendarzowego nie powoduje zmiany numeracji w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych. 2. Po naniesieniu numeru na spisach zdawczo-odbiorczych akt, jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przekazuje się komórce organizacyjnej oddającej akta, a pozostałe przechowuje się w archiwum zakładowym Archiwum zakładowe prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt: a. pierwsze egzemplarze spisów (oryginały) ułożone są według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczoodbiorczych, w oddzielnych teczkach spisy akt kategorii A i spisy kategorii B, b. drugie egzemplarze (kopie) przechowuje się w oddzielnych teczkach założonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych. 2. Ponadto jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt kategorii A przesyłany jest do Archiwum Państwowego Archiwum zakładowe może posługiwać się również innymi pomocami ewidencyjnymi niż wymieniono w 23, np. indeksami lub skorowidzami Przed umieszczeniem akt na regałach na każdej teczce aktowej uzupełnia się sygnaturę archiwalną o numer spisu zdawczo-odbiorczego. 2. Po umieszczeniu teczek na regałach, numer regału i półki na regale, na których znajdują się akta odnotowuje się w rubryce nr 7 spisu zdawczo-odbiorczego akt. 14

15 VII Przechowywanie i ewidencja akt osobowych Akta osobowe pracowników Zakładu, z którymi umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła, powinny być przekazywane, na zasadach ogólnych do archiwum zakładowego. 2. Akta osobowe, o których mowa w ust. 1, powinny być odpowiednio zarchiwizowane. Przez zarchiwizowanie (uporządkowanie) akt osobowych należy rozumieć: a. wyłączenie nieistotnej dokumentacji o charakterze manipulacyjnym, b. wyłączenie oryginalnych dokumentów lub ich uwierzytelnionych odpisów i przekazanie ich pracownikowi lub jego krewnym, a jeżeli nie jest to możliwe pozostawienie ich w aktach, c. ułożenie dokumentów dotyczących danej osoby w porządku chronologicznym (pisma najstarsze na wierzchu, najnowsze na spodzie) przy uwzględnieniu następującej kolejności: podanie o przyjecie do pracy, życiorys, kwestionariusz osobowy, świadectwa z poprzednich miejsc pracy (w układzie chronologicznym), odpisy aktów stanu cywilnego (kopie), świadectwa szkolne (odpisy, kopie) sprzed okresu zatrudnienia, świadectwa szkolenia zawodowego (kopie), sprzed okresu zatrudnienia, umowa o pracę, dokumentacja dotycząca przebiegu pracy zawodowej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych, angaże, osiągnięcia zawodowe pracownika, odznaczenia, pochwały, dyplomy, rozwiązanie stosunku pracy, świadectwo pracy, opinia końcowa, d. usunięcie wszystkich metalowych części (spinaczy, zszywek itp.), 15

16 e. zszycie akt po uprzednim wzmocnieniu ich grzbietu tekturką, f. ponumerowanie każdej zapisanej strony ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, g. włożenie akt do kopert lub teczek, h. opisanie kopert lub teczek z aktami osobowymi poprzez naniesienie: nazwy jednostki i komórki organizacyjnej u góry na środku, znaku akt w lewym górnym rogu, kategorii archiwalnej w prawym górnym rogu, tytułu akt na środku, nazwiska i imienia pracownika oraz imienia ojca na środku, poniżej tytułu, dat skrajnych zatrudnienia poniżej nazwiska i imienia, dat skrajnych dokumentacji poniżej dat skrajnych zatrudnienia, ilości zapisanych stron (ołówkiem) poniżej dat skrajnych, numeru, pod którym koperta lub teczka figuruje w ewidencji archiwalnej w lewym dolnym rogu, i. ułożenie akt osobowych w układzie alfabetyczno-numerycznym, j. sporządzenie ewidencji dla akt osobowych w postaci skorowidza alfabetycznego. 3. Akta osobowe przekazywane są do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. 4. Sygnatura archiwalna akt osobowych nadawana jest na podstawie skorowidza alfabetycznego dla akt osobowych. VIII Udostępnianie dokumentacji Dokumentacja przechowywana w archiwum Zakładu udostępniana jest do celów służbowych. 2. Udostępnianie dokumentacji w celach innych niż służbowe wymaga zgody Dyrektora Zakładu lub osoby przez niego upoważnionej. 16

17 1. Archiwum Zakładu nie udostępnia pojedynczych dokumentów z teczek aktowych Dokumentację udostępnia się na miejscu, w lokalu archiwum zakładowego. 2. W uzasadnionych przypadkach pracownikom Zakładu pożycza się dokumentację na czas określony, nie dłuższy niż jeden miesiąc, do korzystania poza pomieszczeniami archiwum zakładowego. Wymaga to zgody kierownika komórki organizacyjnej, z której dana dokumentacja została przekazana. 3. Korzystanie z dokumentacji poza siedzibą Zakładu możliwe jest w szczególnych przypadkach i wymaga zgody Dyrektora Zakładu lub osoby przez niego upoważnionej Nie wypożycza się poza pomieszczenia archiwum zakładowego: a. dokumentacji uszkodzonej, b. ewidencji archiwum zakładowego Dokumentację udostępnia pracownik archiwum zakładowego na podstawie karty udostępniania (załącznik nr 3), za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, której akta są udostępniane. 2. W miejscu wyjętej dokumentacji umieszcza się zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki Pracownik archiwum zakładowego w obecności zwracającego dokumentację sprawdza stan akt i odnotowuje zwrot na karcie udostępniania Korzystający z dokumentacji ponosi odpowiedzialność za stan udostępnionych akt oraz ich zwrot w terminie. 17

18 37 1. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostępnianych akt, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół (załącznik nr 7), który podpisuje korzystający z akt, jego bezpośredni przełożony i pracownik archiwum zakładowego. 2. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakujących akt, drugi przechowuje się w przeznaczonej do tego celu teczce, a trzeci przekazuje się Dyrektorowi Zakładu Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym do celów innych niż służbowe odbywa się stosownie do przepisów: Ustawy z dnia 28 lutego 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. nr 196 poz z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 12 stycznia 1984 roku Prawo prasowe (Dz. U. nr 5 poz. 24 z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U r. nr 101 poz. 926 z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112 poz. 1198), Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 roku w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. nr 156 poz. 970) IX Wydzielanie akt i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia W drugim półroczu każdego roku kalendarzowego dokonuje się przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych akt celem: 18

19 a. wydzielenia na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, b. wydzielenia dokumentacji oznaczonej symbolem BE podlegającej w danym roku ekspertyzie archiwalnej, c. wydzielenia materiałów archiwalnych podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego Wydzielenia dokumentacji dokonuje komisja powołana przez Dyrektora Zakładu na wniosek pracownika archiwum zakładowego. 2. W skład komisji wchodzą: a. przedstawiciel Dyrekcji delegowany przez Dyrektora Zakładu, b. pracownik archiwum zakładowego, c. kierownicy (przedstawiciele) komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu Do zakresu działania komisji należy: a. wytypowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub ustalenia dłuższego okresu jej przechowywania, b. sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz jej spisu w dwóch egzemplarzach, c. wytypowanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego Archiwum Państwowego. 2. Komisja może dokonać zmiany kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne (kategoria A) 3. Zmiana kwalifikacji materiałów archiwalnych na dokumentację niearchiwalną może być dokonana wyłącznie przez Archiwum Państwowe. 19

20 42 1. Jeden egzemplarz protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 5) wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (załącznik nr 4) należy przesłać do właściwego Archiwum Państwowego. 2. Drugi egzemplarz protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie przechowuje się w odrębnej teczce w archiwum zakładowym Do czasu otrzymania zgody właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego, akta przeznaczone do brakowania należy wydzielić i przechowywać w kolejności umieszczenia ich w spisie. 2. Archiwum Państwowe może przeprowadzić ekspertyzę wybrakowanej dokumentacji oraz zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania. 3. Po uzyskaniu zgody właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego, pracownik archiwum zakładowego przekazuje dokumentację na makulaturę lub zniszczenie Po przekazaniu dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub zniszczenie pracownik archiwum zakładowego umieszcza odpowiednie adnotacje w rubryce nr 8 spisu zdawczo-odbiorczego akt (załącznik nr 1) oraz dołącza protokół fizycznego zniszczenia akt do dokumentacji brakowania. 20

21 X Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego Materiały archiwalne (kategoria A) przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres nie dłuższy niż 25 lat od daty ich wytworzenia. Po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazywane są do Archiwum Państwowego. 2. Archiwum Państwowe przyjmuje materiały archiwalne tylko w stanie uporządkowanym. Przygotowanie akt do przekazania do Archiwum Państwowego wymaga: a. skompletowania wszystkich akt kategorii A, które w danym okresie maja być przyjęte przez Archiwum Państwowe, b. sprawdzenia prawidłowości kwalifikacji akt do kategorii A, c. skontrolowania stanu uporządkowania materiałów archiwalnych i prawidłowości ich opisu, d. nadania aktom układu strukturalno-rzeczowo-chronologicznego, tzn. w obrębie poszczególnych komórek organizacyjnych akta należy ułożyć w porządku zgodnym z kolejnością haseł i symboli klasyfikacyjnych w wykazie akt, natomiast w obrębie poszczególnych grup rzeczowych chronologicznie, e. sporządzenia w trzech egzemplarzach spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego, odzwierciedlających wyżej przedstawiony układ akt. Jeden egzemplarz spisu pozostaje w archiwum zakładowym, na podstawie drugiego i trzeciego egzemplarza akta przekazywane są do Archiwum Państwowego, f. dołączenia rysu historycznego i notatki dotyczącej struktury organizacyjnej Zakładu. 3. Przed przyjęciem materiałów archiwalnych Archiwum Państwowe sprawdza stan ich uporządkowania i w razie stwierdzenia uchybień może odmówić ich przyjęcia i żądać dokonania poprawek, do czego Zakład jest obowiązany. 21

22 4. Przekazanie materiałów archiwalnych odnotowuje się w ewidencji archiwum zakładowego, w rubryce nr 8 spisów zdawczo-odbiorczych, na podstawie których przyjęto te materiały do archiwum zakładowego. 5. Materiały archiwalne przekazywane do Archiwum Państwowego powinny być zabezpieczone i uporządkowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167 poz. 1375). XI Zasady przeprowadzania ekspertyzy akt Akta kategorii BE, po upływie określonego czasu przechowywania, podlegają ekspertyzie w celu ewentualnej zmiany okresu przechowywania lub zmiany kategorii archiwalnej. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe. 2. Pracownik archiwum zakładowego przygotowuje do ekspertyzy akta kategorii BE, których okres przechowywania mija z końcem danego roku. W tym celu wyjmuje akta z regałów i składa je w osobnym miejscu do czasu uzgodnienia terminu przeprowadzenia ekspertyzy. 3. Po przeprowadzeniu ekspertyzy akta kategorii B, zakwalifikowane do dalszego przechowywania, umieszczane są w poprzednim miejscu ich przechowywania, przy czym pracownik archiwum zmienia ich kwalifikację archiwalną, stosownie do ustaleń ekspertyzy. Zmianę kwalifikacji archiwalnej odnotowuje się w spisie zdawczoodbiorczym. 4. Akta przekwalifikowane z kategorii B do kategorii A należy, po uporządkowaniu, dołączyć do wydzielonych akt kategorii A. W związku ze zmianą kwalifikacji archiwalnej powinien być sporządzony dla nich odrębny spis zdawczo-odbiorczy. 5. Pozostałe akta kategorii BE, co do których ekspertyza nie wykazała potrzeby zmiany kwalifikacji archiwalnej, przekazywane są na makulaturę lub zniszczenie wg zasad ogólnych. 22

23 XII Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji Zakładu Narodowego im. Ossolińskich W przypadku reorganizacji Zakładu dokumentację spraw ostatecznie załatwionych, uporządkowaną zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji, przekazuje się do archiwum zakładowego. 2. Dokumentację spraw nie zakończonych przekazuje się na podstawie spisów zdawczoodbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania komórki zreorganizowanej W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej: a. materiały archiwalne należy przekazać w stanie uporządkowanym do Archiwum Państwowego. Jeżeli nie upłynął 25-letni okres przechowywania materiałów archiwalnych i są one niezbędne do dalszej działalności sukcesora należy przekazać je sukcesorowi, a ich ewidencję przesłać do Archiwum Państwowego. b. akta kategorii B, których okres przechowywania nie upłynął, należy przekazać sukcesorowi. c. w przypadku braku sukcesora całość dokumentacji, w stanie uporządkowanym, przekazywana jest do właściwego rzeczowo organu administracji rządowej. XIII Kontrola archiwum zakładowego Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej Zakładu sprawuje Dyrektor Zakładu i Archiwum Państwowe we Wrocławiu. 23

24 2. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają osoby legitymujące się upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli. 3. Celem kontroli archiwum zakładowego przez państwową służbę archiwalną jest kontrola funkcjonowania archiwum zakładowego oraz udzielanie na miejscu porad i wskazówek metodycznych. 4. Z każdej kontroli archiwum zakładowego sporządza się protokół, który podpisują Dyrektor Zakładu, pracownik archiwum zakładowego i osoby kontrolujące. Dyrektor Zakładu jest zobowiązany ustosunkować się do zaleceń pokontrolnych oraz zapewnić ich realizację. XIV Postanowienia końcowe Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Zakładu Narodowego im. Ossolińskich we Wrocławiu może być nowelizowana na podstawie zarządzenia Dyrektora Zakładu, w porozumieniu z Archiwum Państwowym we Wrocławiu. 24

25 Wykaz załączników 1. Spis zdawczo-odbiorczy akt 2. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt 3. Karta udostępniania akt 4. Spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie 5. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej 6. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Państwowego 7. Protokół stwierdzający brak lub uszkodzenie dokumentacji 8. Karta zastępcza akt 9. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 10. Wzór opisu teczki aktowej 11. Wzór opisu koperty z aktami osobowymi 25

26 Załącznik nr 1 Spis zdawczo-odbiorczy akt Spis zdawczo-odbiorczy akt nr Nazwa jednostki organizacyjnej Nazwa komórki organizacyjnej Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania Data zniszczenia lub przekazania akt w archiwum do archiwum zakładowym państwowego

27 Załącznik nr 2 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt Liczba Nr Data Nazwa komórki przekazującej akta Poz. Uwagi spisu teczek spisu

28 Załącznik nr 3 Karta udostępniania akt Pieczęć komórki organizacyjnej Data Karta udostępniania akt nr.. Termin zwrotu akt Proszę o udostępnienie/wypożyczenie akt powstałych w komórce organizacyjnej z lat. o znakach i upoważniam do ich wykorzystania/odbioru Panią/Pana... (podpis) Zezwalam na udostępnienie/wypożyczenie akt wymienionych wyżej. (podpis) Potwierdzam odbiór wymienionych akt (podpis) Akta zwrócono do archiwum w dniu.. Podpis oddającego akta Podpis odbierającego akta. 28

29 Załącznik nr 4 Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie L.p. Nr spisu zdawczoodbiorcze go Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi 29

30 Załącznik nr 5 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej). (miejsce, data) Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji): Przewodniczący Członkowie... Dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości...mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w wykazie akt lub w wykazie kwalifikacyjnym dokumentacji technicznej. Podpisy członków komisji: Przewodniczący. Członkowie.. 30

31 Załącznik nr 6 Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego (pieczęć jednostki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy nr materiałów archiwalnych Zakładu Narodowego im. Ossolińskich przekazywanych do Archiwum Państwowego we Wrocławiu L.p. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne Uwagi

32 Załącznik nr 7 Protokół stwierdzający brak lub uszkodzenie dokumentacji Protokół o braku/uszkodzeniu udostępnionych akt sporządzony dnia..... w sprawie: 1. zaginięcia 2. uszkodzenia 3. stwierdzonych braków w wypożyczonych z archiwum zakładowego akt* Akta o sygnaturze nr. wypożyczone przez (imię i nazwisko stanowisko służbowe pracownika) 1. zaginęły 2. uległy uszkodzeniu 3. mają niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze tych akt Wyjaśnienie przyczyn zaginięcia/uszkodzenia akt. (archiwista) (wypożyczający akta).. (zwierzchnik wypożyczającego akta) *niepotrzebne skreślić 32

33 Załącznik nr 8 Karta zastępcza akt KARTA ZASTĘPCZA AKT Nazwa akt L.p. Data wypożyczenia Nazwisko i imię wypożyczającego akta. Komórka organizacyjna Termin zwrotu Zwrócono dnia Akta wydał Akta odebrał 33

34 Załącznik nr 9 Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Zgoda nr... na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) przez (nazwa jednostki organizacyjnej) Na podstawie 5 ust.2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167 poz. 1375) wyrażam zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej objętej wnioskiem z dnia.. znak.. i wyszczególnionej w załączonym do wniosku spisie w ilości mb (słownie:. mb), z wyjątkiem dokumentacji określonej w dołączonym do zgody piśmie*.. (miejsce, data) Pieczęć okrągła archiwum (dyrektor) Otrzymują: 1. adresat 2egz. (w tym jeden dla zbiornicy surowców wtórnych lub podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie niszczenia dokumentacji). 2. aa *niepotrzebne skreślić 34

35 Załącznik nr 10 Wzór opisu teczki aktowej Nazwa jednostki organizacyjnej Nazwa komórki organizacyjnej Znak akt Kategoria archiwalna Tytuł teczki Daty skrajne (Liczba zapisanych stron dla kat. A) Sygnatura archiwalna 35

36 Załącznik nr 11 Wzór opisu koperty z aktami osobowymi Nazwa jednostki organizacyjnej Nazwa komórki organizacyjnej Znak akt BE50 AKTA OSOBOWE Nazwisko i imię pracownika Imię ojca Daty zatrudnienia Daty skrajne Liczba zapisanych stron Numer ewidencyjny 36