1 JOANNA GOLINIEWSKA Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe
2 Spis treści I. Zmiany w formularzach ubezpieczeniowych... 3 Dokumenty zgłoszeniowe... 3 Dokumenty rozliczeniowe.... 4 II. Zmiany kodów ubezpieczeniowych... 4 Kody tytułu ubezpieczenia.... 5 Kody osób pobierających emeryturę pomostową i nauczycielskie świadczenie kompensacyjne... 5 Kody osób korzystających z urlopów macierzyńskich i rodzicielskich... 5 Kody osób sprawujących osobistą opiekę nad dzieckiem... 6 III. Zasady przejściowe... 8
Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe 3 >> dokumentacja, rozliczenie, obowiązki płatnika, ZUS Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe Od listopada 2013 r. zaczną obowiązywać zmienione wzory druków ubezpieczeniowych zgłoszeniowych i rozliczeniowych, a także niektóre kody wykorzystywane przy wypełnianiu tych dokumentów. Jest to związane przede wszystkim z wprowadzeniem nowych uprawnień rodzicielskich. Osobna grupa zmian wynika z wprowadzenia pól do wykazania należnych składek według wszystkich źródeł ich finansowania. Nowe formularze i kody wprowadzono w celu prawidłowego wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych przez płatników składek, a tym samym prawidłowego zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz rozliczania składek. Nowe formularze umożliwią także rozszerzenie zakresu weryfikacji dokumentów rozliczeniowych, dokonywanej w programach informatycznych (program Płatnik, aplikacja e-płatnik). I. Zmiany w formularzach ubezpieczeniowych Dokumenty zgłoszeniowe Wzory dokumentów zgłoszeniowych: ZUS ZUA, ZUS ZCNA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA, ZUS ZSWA, dostosowano do zmian wprowadzonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych przez ustawę z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 171, poz. 1016). Zmiany te polegają przede wszystkim na usunięciu etykiety (opisu) dla pól, w których wpisywany był numer NIP osoby ubezpieczonej. Pola te zostały zaciemnione i nie należy ich wypełniać (rys. 1). Ustawa o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw wprowadziła przepisy, zgodnie z którymi odstąpiono od obowiązku posiadania numeru NIP przez osoby fizyczne objęte rejestrem PESEL, jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej lub nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Od 1 września 2011 r. płatnicy składek nie byli już zobowiązani do podawania numeru NIP osoby ubezpieczonej, ale dopiero teraz rozporządzenie dostosowano do zmienionego stanu prawnego. Rys. 1. Zmieniony fragment formularza ZUS ZUA
4 Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe Dokumenty rozliczeniowe We wzorach dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA zmiany polegają na wprowadzeniu pól do wykazania należnych składek według wszystkich źródeł ich finansowania (rys. 2). Zmiana ta ułatwi poprawne wypełnianie dokumentów rozliczeniowych przez płatników składek. W dokumentach ZUS RCA i ZUS RZA dodano pola uwzględniające wszystkie źródła finansowania składek (m.in. przez budżet państwa oraz Fundusz Kościelny). W deklaracji ZUS DRA i raporcie ZUS RCA rozdzielono podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe na dwie odrębne podstawy. Zapewni to jednoznaczność ewidencjonowania należnych składek w systemie informatycznym ZUS na kontach płatników składek oraz na kontach ubezpieczonych. Pozwoli również na wprowadzenie do programów informatycznych nowych mechanizmów weryfikacji, jeszcze w trakcie wypełniania formularzy u płatnika składek. Rys. 2. Zmieniony fragment formularza ZUS RCA Uchylony został wzór formularza ZUS RMUA, a w jego miejsce wprowadzono druki Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej i Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej. Zmiany te wynikają z nowelizacji art. 41 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczącej przekazywania informacji zawartych w raportach imiennych raz na rok lub na żądanie ubezpieczonego nie częściej niż raz na miesiąc. II. Zmiany kodów ubezpieczeniowych Kody wykorzystywane przy wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych znajdują się w załączniku nr 18 do rozporządzenia z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń Wprowadzone zmiany wynikają ze zmian przepisów dotyczących
Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe 5 podlegania ubezpieczeniom. Dla większości płatników składek znaczenie ma jedynie wprowadzenie kodów świadczeń Zobacz wskaźniki i stawki WSKAŹNIKI I STAWKI dostępne na www.inforfk.pl używanych przy rozliczaniu urlopów rodzicielskich. Kody tytułu ubezpieczenia Od 1 stycznia 2013 r. weszły w życie zmiany w zasadach podlegania dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, które powodują brak konieczności różnicowania kodów tytułu ubezpieczenia w przypadku poszczególnych grup osób podlegających tym ubezpieczeniom. Zmiany te skutkują zmianą opisu kodu 19 00, dodaniem kodu 19 10 oraz usunięciem niektórych kodów tytułu ubezpieczenia. Kod 19 00 otrzymał zmieniony opis: osoba podlegająca dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, na podstawie art. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Od 1 listopada 2013 r. kod 19 10 oznacza osobę podlegającą dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Usunięte kody to: 10 40, 15 00, 16 10, 17 00 i 18 10 opisy zlikwidowanych kodów przedstawia tabela 1. Kody osób pobierających emeryturę pomostową i nauczycielskie świadczenie kompensacyjne Od 1 kwietnia 2014 r. będą obowiązywać odrębne kody dla osób pobierających emeryturę pomostową i nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, zamieszkałych w Polsce oraz w innym niż Polska państwie członkowskim UE lub państwie członkowskim EFTA. Wynika to z konieczności prawidłowej identyfikacji osób uprawnionych do świadczeń zdrowotnych. Kodów tych będzie używał przy rozliczeniach wyłącznie ZUS. Nowe kody, używane wyłącznie przez ZUS, jako płatnika składek dla ww. osób to 26 00, 26 01, 27 00 i 27 01 opisy nowych kodów przedstawia tabela 1. Kody osób korzystających z urlopów macierzyńskich i rodzicielskich Od 17 czerwca 2013 r. weszła w życie ustawa z 28 maja 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, wprowadzająca Posłuchaj audiokomentarza Urlopy znaczne zmiany w zakresie uprawnień pracowniczych macierzyńskie i rodzicielskie nowe zasady Radio związanych z rodzicielstwem. Konsekwencją tych zmian dostępnego w Bibliotece INFORFK na www.inforfk.pl jest zmiana opisów dwóch kodów świadczenia/przerwy (tj. kodów 311, 315) oraz wprowadzenie nowych kodów (tj. kodów 319, 320, 325, 326, 327, 328). Kodów tych używają płatnicy rozliczający osoby korzystające z urlopów macierzyńskich i rodzicielskich. Zmienione zostały opisy kodów: 311 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 315 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.
6 Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe Wprowadzono nowe kody świadczenia/przerwy: 319 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, 320 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, 325 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 326 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 327 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego, 328 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. Kody osób sprawujących osobistą UWAGA! opiekę nad dzieckiem Od 1 listopada 2013 r. płatnicy będą mogli rozliczać pracowników korzystających z nowych upraw- W związku z wejściem w życie od 1 września 2013 r. ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektónień rodzicielskich z nowymi kodami świadczenia/ przerwy. rych innych ustaw, wprowadzającej nowe grupy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem przez okres 3 lat (6 lat w przypadku dziecka niepełnosprawnego), wprowadzono nowe kody tytułu ubezpieczenia. Kody te są używane wyłącznie przez ZUS, który tworzy dokumenty ubezpieczeniowe za te osoby. Kody weszły w życie 19 września 2013 r. Nowe kody to 12 50, 12 60, 12 70, 12 80, 12 90 opisy nowych kodów przedstawia tabela nr 1. Tabela 1. Kody tytułu ubezpieczenia wprowadzone i usunięte na mocy rozporządzenia z 9 września 2013 r. Używane przez ubezpieczonych (przedsiębiorców w okresie zawieszenia działalności gospodarczej) Używane przez ZUS Nowe kody tytułu ubezpieczenia 19 10 osoba podlegająca dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. 12 50 osoba sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem, która bezpośrednio przed podjęciem opieki podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność, 12 60 osoba sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem, która bezpośrednio przed sprawowaniem opieki podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako zleceniobiorca,
Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe 7 Używane przez ubezpieczonych, będących jednocześnie płatnikami składek na własne ubezpieczenia 12 70 osoba sprawująca osobistą opieką nad dzieckiem, która bezpośrednio przed podjęciem opieki podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność albo ze zleceniobiorcą, 12 80 osoba sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem, która bezpośrednio przed podjęciem opieki podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba duchowna, 12 90 osoba sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem, podlegająca wyłącznie ubezpieczeniu emerytalnemu, 26 00 osoba pobierająca nauczycielskie świadczenie kompensacyjne zamieszkała w Rzeczypospolitej Polskiej, 26 01 osoba pobierająca nauczycielskie świadczenie kompensacyjne zamieszkała w innym niż Rzeczypospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), 27 00 osoba pobierająca emeryturę pomostową zamieszkała w Rzeczypospolitej Polskiej, 27 01 osoba pobierająca emeryturę pomostową zamieszkała w innym niż Rzeczypospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA). Usunięte kody tytułu ubezpieczenia 10 40 alumn seminarium duchownego, nowicjusz, postulant, juniorysta przed ukończeniem 25. roku życia, objęty dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, 15 00 małżonek pracownika skierowanego do pracy w przedstawicielstwie dyplomatycznym, urzędzie konsularnym, stałym przedstawicielstwie przy ONZ lub w innej misji specjalnej za granicą, w instytucie, ośrodku informacji kultury za granicą, 16 10 obywatel polski wykonujący pracę w podmiocie zagranicznym za granicą lub w podmiocie zagranicznym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli podmiot nie posiada w Rzeczypospolitej Polskiej swojej siedziby ani przedstawicielstwa, 17 00 osoba sprawująca opiekę nad członkiem rodziny spełniającym warunki do przyznania zasiłku pielęgnacyjnego, podlegająca dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, 18 10 student, uczestnik studiów doktoranckich lub osoba odbywająca staż adaptacyjny, podlegająca z tego tytułu dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Tabela 2. Nowe kody świadczenia/przerwy wprowadzone na mocy rozporządzenia z 9 września 2013 r. Używane przez płatników i przez ZUS Nowe kody świadczenia/przerwy 319 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego,
8 Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe 320 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, 325 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 326 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 327 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego, 328 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. Tabela 3. Zestawienie zmian w opisach kodów wprowadzonych na mocy rozporządzenia z 9 września 2013 r. Zmiana opisu kodu Kod przed 1 listopada 2013 r. 311 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego 315 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego 19 00 osoba kontynuująca ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz osoba podlegająca dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego osoba podlegająca dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, na podstawie art. 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych III. Zasady przejściowe Wszystkie dotychczasowe formularze papierowe mogą być używane przez płatników składek do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2013 r. Również oprogramowanie interfejsowe, używane przez płatników do przekazywania dokumentów do ZUS, może zawierać dotychczasowe wzory dokumentów. Nowe wzory będą musiały pojawić się w tym oprogramowaniu od 1 stycznia 2014 r. Jeśli jednak płatnicy składek będą korzystali z dotychczasowych druków lub oprogramowania, muszą także używać dotychczasowych kodów tytułu ubezpieczenia i kodów świadczenia/przerwy.
Jak stosować nowe formularze i kody ubezpieczeniowe 9 W IV kwartale br. należy spodziewać się nowej wersji programu Płatnik i aplikacji e- -Płatnik. Jednak obowiązek używania nowej wersji programu Płatnik będzie bezwzględny dopiero od 1 stycznia 2014 r. Inaczej jest z aplikacją e-płatnik, która nie jest oprogramowaniem interfejsowym, tylko usługą elektroniczną, umożliwiającą składanie dokumentów ubezpieczeniowych za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej ZUS. bc0f3a75-5cc6-479c-ac05-ef53c339e976 PODSTAWA PRAWNA: UWAGA! Wszystkie dotychczasowe formularze papierowe mogą być używane przez płatników składek do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 września 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów Dz.U. z 2013 r., poz. 1101 Joanna Goliniewska specjalista i praktyk, od 20 lat zajmująca się stosowaniem prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji w zakresie rozliczeń składkowych