nr ref.: DOA-ZP-V.271.46.2015 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Na przygotowanie Analizy politologicznej przy ubieganiu się Rzeczypospolitej Polskiej o przyznanie praw do organizacji wystawy International EXPO 2022 w Łodzi
Spis treści 1 Wstęp 1 1.1 Informacje o International EXPO 2022 1 1.2 Informacje o przedmiocie Zamówienia 3 1.3 Definicje przyjęte w Zamówieniu 5 2 Zakres prac - Analiza politologiczna 6 3 Termin realizacji Zamówienia 9 3.1 Forma przekazania Zamówienia 9 4 Zasady współpracy Zamawiającego z Wykonawcą 10 5 Zestawienie dokumentów przekazywanych Wykonawcy 12 i
1 Wstęp 1.1 Informacje o International EXPO 2022 1.1.1 Informacje ogólne Rzeczpospolita Polska i Miasto Łódź zamierzają ubiegać się o organizację Wystawy International EXPO w 2022 roku. Zaplanowano, że tematem Wystawy będzie kompleksowa rewitalizacja obszarów miejskich. EXPO to największa światowa wystawa organizowana cyklicznie, prezentująca dorobek kulturowy, naukowy i techniczny narodów świata. Pierwsza wystawa EXPO, zorganizowana przez Międzynarodowe Biuro Wystaw Światowych (franc. Bureau International des Expositions, dalej: BIE), została otwarta w 1851 roku w Londynie. BIE powstało w wyniku umowy międzynarodowej ratyfikowanej przez większość państw Ligi Narodów. Działa w oparciu o Konwencję Paryską z 1928 roku, która nadała ramy prawne Wystawom Światowym. To właśnie BIE przyznaje prawa do organizacji Wystaw i nadzoruje przygotowania do nich. Prawo głosu w BIE mają kraje członkowskie (obecnie jest ich 168) po jednym głosie każdy kraj. Szczegółowe regulacje dotyczące organizacji EXPO i oddawania głosów poparcia dla organizacji EXPO w danym kraju zawarte są w regulaminie wewnętrznym BIE. Więcej informacji pod adresem: http://www.bie-paris.org/site/en/. Od początku powołania BIE i organizacji wystaw EXPO, ich głównym celem miało być prezentowanie własnych osiągnięć naukowych oraz dzielenie się wiedzą i nowymi możliwościami techniki. Wystawy miały także stwarzać okazję do wspólnej debaty światowej dotyczącej prezentowanych technologii, materiałów i pomysłów. Począwszy od pierwszej wystawy w Londynie, każda kolejna miała swój temat przewodni odpowiadający najważniejszym, zdaniem organizatorów, bieżącym trendom światowym. Mianem EXPO określa się dwa rodzaje wystaw. Co pięć lat organizowana jest wystawa światowa tzw. World EXPO, która trwa maksymalnie 6 miesięcy, nie ma ograniczeń w zakresie obszaru wystawy i jej tematyka jest ogólna. Najbliższe World EXPO odbędzie się w Mediolanie w 2015 roku, a jego tematem przewodnim będzie Wyżywienie Planety, Energia dla Życia. Drugim rodzajem są wystawy tematyczne, czyli tzw. International EXPO, organizowane pomiędzy wystawami światowymi. Najbliższa taka wystawa zostanie zorganizowana w Astanie (Kazachstan) w 2017 roku. Polska jak dotąd nie gościła jeszcze wystawy EXPO. Miasto Wrocław starało się o organizację World EXPO 2010 (wygrał Szanghaj Chiny) i International EXPO 2012 (wygrało Yesou Korea Południowa). Tym samym inicjatywa Rzeczypospolitej Polskiej i Miasta Łodzi dotycząca ubiegania się o zorganizowanie International EXPO w 2022 roku ma szansę doprowadzić do zrealizowania pierwszej wystawy EXPO w Polsce. 1
International EXPO, czyli tzw. małe EXPO to wystawa organizowana cyklicznie, prezentująca cywilizacyjny i techniczny dorobek regionu. International EXPO trwa od co najmniej trzech tygodni do maksymalnie trzech miesięcy i odbywa się na obszarze maksymalnie 25 ha (nie wliczając parkingów) i ma tematykę zawężoną do jednego konkretnego zagadnienia. Utarta praktyka organizacji International EXPO, wskazuje, że organizatorzy wykorzystują obszar wystawy o powierzchni 25 ha (co jest założeniem Zamawiającego), ponadto obok terenów wystawy zazwyczaj znajdują się tereny rekreacyjne, które nie wchodzą bezpośrednio w zakres terenu wystawy, lecz uzupełniają jej układ funkcjonalny. Dokładny wybór daty organizacji wystawy jest płynny. Według wytycznych BIE, International EXPO odbywa się pomiędzy wystawami World EXPO. W przypadku Łodzi możliwa jest zatem organizacja Wystawy w latach 2022-2023, ponieważ World EXPO odbędzie się w 2020 roku w Dubaju, a kolejne jest planowane na 2025 rok. Rzeczpospolita Polska i Miasto Łódź zdecydowały, że chcą zorganizować Wystawę w 2022 roku, której tematyką będzie szeroko pojmowana rewitalizacja obszarów miejskich. Konkretny termin otwarcia wystawy także zależy od organizatora, jednak zwyczajowo przyjmuje się, że są to miesiące turystyczne: czerwiec październik. Wystawę otwiera i zamyka ceremonia przypominająca ceremonię olimpijską, jednak zorganizowana na mniejszą skalę. Główną atrakcją wystawy są pawilony przygotowane przez różnych uczestników, głównie są to kraje, ale także organizacje międzynarodowe, organizacje pozarządowe oraz korporacje i firmy (komercyjni uczestnicy wystawy). EXPO towarzyszy program kulturalno-rekreacyjny, który podnosi atrakcyjność turystyczną m.in. miasta organizatora, tj. imprezy towarzyszące takie jak mecze, pokazy, koncerty, turnieje itp. Część punktów tego programu zapewniana jest przez organizatorów International EXPO, a część przez uczestników ekspozycji (wystawców). 1.1.2 Informacje o Łodzi w kontekście EXPO 2022 Łódź jest miastem niezwykłym w skali europejskiej. XIX wiek przyniósł jej niesamowity rozwój cywilizacyjny i to właśnie Łódź była miejscem zmaterializowania się awangardy, postępu technicznego i społecznego XIX wieku. Dynamiczny rozwój Łodzi można porównać jedynie do rozwoju miast na wschodnim wybrzeżu Stanów Zjednoczonych. Dorobek architektoniczny Miasta stał się dziedzictwem kulturowym Europy, jednak II Wojna Światowa definitywnie przecięła ciągłość ewolucji społecznej i gospodarczej Miasta. Po wojnie, przez prawie 50 lat władzy komunistycznej secesyjne kamienice w centrum były zapomniane, co spowodowało ich degradację i destrukcję. Obecnie nikt w Europie nie wątpi w wartość zabytków z XIX wieku. Jednak świadomość wartości Łodzi ciągle pozostaje elitarna, tożsamość tego Miasta ciągle nie jest odkryta. Powoli przekonują się do tego przyjezdni, którzy zachwycają się detalami architektonicznymi i wielkością, a przede wszystkim liczbą kamienic w centrum. Strefa Wielkomiejska stanowi jedyny przypadek w Polsce, gdzie gęsta i do tego wartościowa zabudowa jest zachowana. Stanowi to ewenement na skalę całego kraju. Struktura łódzkiego centrum jest porównywalna z wiedeńską, londyńską czy berlińską. Centrum Łodzi to prawie 4000 kamienic frontowych, 27 pałaców, 47 willi i 300 fabryk oraz tereny zielone sprzężone w jednym miejscu. Łódź stanowi obecnie swoisty poligon prac rewitalizacyjnych, w ramach których podejmowany jest szereg działań mających na celu przywrócenie dawnej świetności 2
centrum Miasta. Przykładami nowoczesnej rewitalizacji przestrzennej w Łodzi są m.in.: kompleks dawnej fabryki Izraela Poznańskiego, Program Nowe Centrum Łodzi rewitalizacja ponad 100-letniej elektrociepłowni EC1, czy rewitalizacja kamienic w centrum Miasta. Zrewitalizowane obszary są przestrzenią, której nadaje się nową funkcjonalność społeczną, ekonomiczną, kulturową i architektoniczną, powstają nowe lokale mieszkaniowe, przestrzeń biznesowa, komercyjna czy miejsca dla rozwoju kultury i sztuki. Łódź jako pierwsze miasto w Polsce podjęło się wypracowania mechanizmów umożliwiających kompleksowe rozwiązywanie problemów społecznych, gospodarczych i przestrzennych w ramach jednego, spójnego programu rewitalizacji obszarowej, skoncentrowanego na zdegradowanym obszarze o wysokim potencjale rozwojowym. W Łodzi, dzięki współpracy z administracją rządową, powstanie pierwsze w Polsce Lokalne Łódzkie Centrum Wiedzy w zakresie Rewitalizacji, w ramach którego inne samorządy będą mogły korzystać z doświadczeń Łodzi dotyczących przygotowania i prowadzenia procesów kompleksowej rewitalizacji obszarów miejskich. Problem zdegradowanych obszarów miejskich dotyka wielu miast na całym świecie, które nie wykorzystują w sposób optymalny swojego potencjału rozwojowego, co w efekcie wpływa negatywnie na jakość życia. Prezentacja dokonań Łodzi podczas EXPO 2022 będzie znakomitą okazją do zaprezentowania najlepszych rozwiązań umożliwiających wyzwalanie potencjałów zdegradowanych obszarów miejskich, a także budowania miast obywatelskich opartych na współpracy i partnerstwie. Zamiarem jest także wyeksponowanie podczas EXPO w Łodzi dokonań innych polskich miast w zakresie rewitalizacji, tak aby podkreślić kompleksowe i zintegrowane podejście do kształtowania przestrzeni miejskich w Polsce. Zorganizowanie International EXPO może przynieść wiele korzyści, m.in.: Pozyskanie dodatkowych środków na rewitalizację; Utworzenie nowych miejsc pracy; Podpisanie nowych kontraktów przez lokalne firmy; Przyciągnięcie większego zainteresowania inwestorów; Wzrost rozpoznawalności Łodzi, regionu łódzkiego oraz Polski na świecie; Wzrost zainteresowania turystycznego Łodzią, regionem łódzkim i Polską oraz innymi polskimi miastami i regionami, które zostaną wyeksponowane dzięki organizacji Wystawy. 3
1.2 Informacje o przedmiocie Zamówienia Przedmiotem Zamówienia jest przygotowanie Analizy politologicznej przy ubieganiu się Rzeczypospolitej Polskiej o przyznanie praw do organizacji wystawy International EXPO 2022 w Łodzi. Analiza będąca przedmiotem zamówienia jest elementem uzupełniającym i wspierającym przygotowania do Wystawy EXPO 2022. Informacje uzupełniające: 1. Rolą Wykonawcy w ramach realizacji przedmiotu Zamówienia będzie przede wszystkim zgromadzenie wiedzy, materiałów oraz informacji jakimi dysponują właściwe merytorycznie komórki MSZ, MIiR, PARP, PAIiIZ, a także Zamawiającego, przeanalizowanie tychże danych po kątem budowania poparcia dla kandydatury Rzeczypospolitej Polskiej i Miasta Łodzi przy ubieganiu się o przyznanie praw do organizacji EXPO 2022, a także ujęcie tychże danych wraz z kluczowymi wnioskami i rekomendacjami w skondensowanym dokumencie. Ponadto rolą Wykonawcy będzie poszerzenie zgormadzonej wiedzy o powszechnie dostępne informacje o państwach członkowskich BIE i ich celach oraz planach międzynarodowych, z tym zastrzeżeniem, iż informacje te muszą pochodzić z wiarygodnych źródeł jak np. dostępne publicznie raporty, analizy, czy też opracowania. 2. Zamawiający oświadcza, iż gwarantuje zapewnienie współpracy i przepływu informacji pomiędzy MSZ, MIiR, PARP, PAIiIZ, a Wykonawcą. 3. Rolą Wykonawcy będzie przygotowanie Analizy w oparciu o informacje dotyczące poszczególnych państw członkowskich BIE, z którymi Rzeczpospolita Polska utrzymuje stosunki międzynarodowe lub istnieją na ich temat ogólnodostępne, rzetelne dane i informacje, które to dane i informacje są możliwe do pozyskania racjonalnymi metodami i kanałami, m.in. dzięki współpracy z MSZ. 4. W chwili obecnej Miasto Łódź jest w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na przygotowanie Studium Wykonalności, Strategii Promocji oraz Aplikacji przy ubieganiu się Rzeczpospolitej Polskiej o przyznanie praw do organizacji Wystawy International EXPO 2022 w Łodzi, którego celem jest opracowanie kompletnej dokumentacji niezbędnej do prawidłowego aplikowania o prawo do organizacji Wystawy. Analiza politologiczna zostanie przekazana Wykonawcy wyłonionemu w drodze postępowania, o którym mowa w zdaniu poprzednim, celem przygotowania kompletnej dokumentacji aplikacyjnej. 5. W toku prac nad Analizą politologiczną Wykonawca uwzględni zapisy strategicznych dokumentów rządowych, mających znaczenie dla realizacji Zamówienia, które to dokumenty winien zidentyfikować Wykonawca. 4
6. W toku prac nad Analizą politologiczną Wykonawca będzie miał na uwadze, iż okresem właściwym dla budowania poparcia oraz opracowania planu działań przy ubieganiu się o przyznanie praw do Wystawy jest czas do momentu głosowania w sprawie przyznania Rzeczpospolitej Polskiej praw do organizacji International EXPO 2022 w Łodzi. 7. Wszystkie elementy Analizy politologicznej, w tym plan działań międzynarodowych oraz współpracy zagranicznej, muszą być efektywne i zgodne z tematyką Wystawy, tak aby wyeksponować jej temat przewodni jakim jest rewitalizacja. 8. Zamawiający nie oczekuje od Wykonawcy realizacji działań określonych w Analizie politologicznej. Przygotowanie Analizy nie obejmuje realizacji przez Wykonawcę działań dotyczących wdrażania strategii budowania poparcia. Wykonawca nie przewiduje konieczności przeprowadzania wizyt zagranicznych przez Wykonawcę. 9. Przedmiotowe zamówienie nie ma wpływu na możliwość uczestniczenia w trwającym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na przygotowanie Studium Wykonalności, Strategii Promocji oraz Aplikacji przy ubieganiu się Rzeczpospolitej Polskiej o przyznanie praw do organizacji Wystawy International EXPO 2022 w Łodzi. 1.3 Definicje przyjęte w Zamówieniu Użyte w niniejszym OPZ pojęcia i sformułowania mają następujące znaczenie: 1) Analiza - analiza politologiczna przy ubieganiu się Rzeczypospolitej Polskiej o przyznanie praw do organizacji wystawy International EXPO 2022 w Łodzi; 2) BIE - Międzynarodowe Biuro Wystaw Światowych (franc. Bureau International des Expositions); 3) MSZ Ministerstwo Spraw Zagranicznych; 4) MIiR Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju; 5) OPZ Opis przedmiotu zamówienia w Postępowaniu, stanowiący Załącznik do SIWZ; 6) Postępowanie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na przygotowanie Analizy politologicznej przy ubieganiu się Rzeczypospolitej Polskiej o przyznanie praw do organizacji wystawy International EXPO 2022 w Łodzi; 7) PARP Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości; 5
8) PAIiIZ Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych; 9) SIWZ Specyfikacja istotnych warunków zamówienia w Postępowaniu; 10) Strony Zamawiający i Wykonawca łącznie; 11) Wystawa wystawa International EXPO 2022; 12) Zamawiający Miasto Łódź. 6
2 Zakres prac Analiza politologiczna Kompletna Analiza politologiczna zostanie opracowana nie później niż do 20 sierpnia 2015 roku. Opracowanie Analizy politologicznej służy przeprowadzeniu skutecznej kampanii rozwoju współpracy międzynarodowej, zmierzającej do pozyskania poparcia państw członkowskich BIE dla kandydatury Rzeczypospolitej Polskiej i Miasta Łodzi przy ubieganiu się o przyznanie praw do organizacji EXPO 2022, w tym w szczególności: - opracowaniu bazy informacji dotyczących poszczególnych państw członkowskich BIE oraz zbadaniu relacji Rzeczypospolitej Polskiej z każdym z krajów; - przygotowaniu ofert rozwoju współpracy międzynarodowej, skierowanych do poszczególnych państw członkowskich BIE; - wykreowaniu zainteresowania państw członkowskich BIE kandydaturą Rzeczypospolitej Polskiej i Miasta Łodzi. Rolą Wykonawcy będzie: 1. Zidentyfikowanie źródeł informacji dotyczących poszczególnych krajów członkowskich BIE przydatnych do opracowania strategii budowania poparcia, które służyć będą realizacji Zamówienia. 2. Przygotowanie zestawienia państw członkowskich BIE wraz z opracowaniem charakterystyki oraz opisu podstawowych informacji o każdym z państw, z uwzględnieniem uwarunkowań społecznych, ekonomicznych, politycznych, geograficznych, a także głównych celów ich polityki międzynarodowej ze szczególnym uwzględnieniem stosunku krajów członkowskich do Europy Środkowo-Wschodniej i Rzeczypospolitej Polskiej. 3. Charakterystyka państw członkowskich BIE pod kątem zainteresowania tychże krajów tematyką rewitalizacji obszarów miejskich. Ponadto Wykonawca przygotuje zestawienie państw z podziałem na kraje, co do których dostępne są informacje na temat realizowanych przez nie programów, procesów, projektów, działań rewitalizacyjnych lub obszarów/miejsc wartych rewitalizacji w tych krajach. 4. Przygotowanie zestawienia oraz charakterystyki podmiotów i gremiów decyzyjnych w sprawie udzielenia poparcia kandydaturze Rzeczpospolitej Polskiej oraz Łodzi w każdym z państw członkowskich, a także zestawienia 7
oraz charakterystyki podmiotów, organizacji, stowarzyszeń, itp. międzynarodowych o charakterze regionalnym (np. UE, NAFTA, ASEAN, UA) i globalnym (np. PECD, UNESCO, ONZ, UN-HABITAT). 5. Diagnoza stanu relacji bilateralnych Rzeczypospolitej Polskiej z każdym z państw członkowskich BIE, w tym w szczególności identyfikacja zależności bilateralnych, analiza bieżącego stanu relacji bilateralnych, zestawienie punktów spornych i zbieżnych stanowisk w relacjach międzynarodowych, wskazanie oczekiwań danego państwa wobec Rzeczypospolitej Polskiej (chodzi o wymianę przysług w zakresie powszechnie spotykanym w działaniach międzynarodowych - np. rozwój współpracy gospodarczej, kulturalnej, ruchu transgranicznego, wymian studenckich). W ramach diagnozy Wykonawca opracuje wytyczne dla budowy sieci wymiany poparć i przysług międzynarodowych w celu uzyskania praw do organizacji Wystawy w Łodzi, z uwzględnieniem dorobku w zakresie współpracy międzyjądrowej Rzeczpospolitej Polskiej. Zamawiający raz jeszcze podkreśla, iż tego typu analizy przeprowadzane będą przez Wykonawcę na podstawie materiałów zgromadzonych przez Zamawiającego, uzyskanych z MSZ, MIiR, PARP, PAIiIZ oraz ogólnodostępnych informacji. 6. Opracowanie w konsultacji z MSZ i Zamawiającym ofert rozwoju współpracy międzynarodowej skierowanych do każdego z państw członkowskich BIE, które pozwolą na skuteczne dotarcie do właściwych przedstawicieli tychże krajów oraz podjęcie negocjacji w zakresie udzielenia poparcia kandydaturze Rzeczypospolitej Polskiej i Miasta Łodzi przy ubieganiu się o przyznanie praw do organizacji EXPO 2022. Oferty zostaną przygotowane w oparciu o wnioski wynikające z analizy dostępnych i przekazanych materiałów oraz danych, a także na podstawie informacji wypracowanych na etapie diagnoz i współpracy z Zamawiającym oraz MSZ. 7. Wskazanie i scharakteryzowanie metod, scenariuszy postępowania oraz modeli prowadzenia negocjacji w zakresie udzielenia poparcia w zależności od rejonu świata (np. kulturowego), które zostaną dobrane pod konkretne oferty rozwoju współpracy międzynarodowej opracowane dla danego rejonu i kraju członkowskiego. 8. Przygotowanie planu, metod oraz kanałów dotarcia (np. poprzez rządowe organizacje międzynarodowe) i zaprezentowania opisanych powyżej ofert rozwoju współpracy międzynarodowej zidentyfikowanym podmiotom, przedstawicielom, osobom decyzyjnym (w tym zakresie) w każdym z państw członkowskich. Wykonawca opracuje plan działań międzynarodowych (w oparciu o wytyczne MSZ), które winny być prowadzone przez dedykowane podmioty po stronie Rzeczpospolitej Polskiej i Miasta Łodzi w celu wykreowania zainteresowania państw członkowskich kandydaturą Rzeczpospolitej Polskiej i Łodzi w zakresie tematu przewodniego jakim jest rewitalizacja obszarów miejskich. W ramach przygotowywania planu Wykonawca uwzględni współpracę zagraniczną prowadzoną dotychczas przez 8
Zamawiającego i działania w zakresie współpracy międzynarodowej prowadzone przez MSZ, a także zidentyfikuje działania, które należy zrealizować w celu skutecznej budowy poparcia międzynarodowego dla kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej oraz Miasta Łodzi, ze wskazaniem podmiotów odpowiedzialnych za realizację, niezbędnych zasobów, harmonogramu oraz kosztów tychże działań. 9. Zidentyfikowanie wydarzeń międzynarodowych, a także rekomendowanych spotkań roboczych i tematycznych (sympozja, konferencje, misje gospodarcze, itp.), w których winien wziąć udział Zamawiający w celu prowadzenia i umocnienia oddziaływania działań międzynarodowych w perspektywie do momentu głosowania nad przyznaniem praw do organizacji Wystawy. Dla każdego ze zidentyfikowanych wydarzeń/spotkań Wykonawca wskaże cel udziału w danym wydarzeniu/spotkaniu, grupę(y) interesariuszy z którymi winien odbyć spotkanie/rozmowy Zamawiający, wartość dodaną dla Polski i/lub Łodzi wynikającą z udziału w danym wydarzeniu/spotkaniu, grono ekspertów rekomendowane do udziału w podróży ze strony Zamawiającego lub też Rządu RP (dobrane w sposób optymalny z uwagi na kwestie merytoryczne, a także finansowe), a także szacunkowy koszt udziału w wydarzeniu/spotkaniu. Prace w ramach Analizy politologicznej zakończą się: 1. Przygotowaniem prezentacji Wykonawca opracuje prezentację multimedialną dotyczącą Analizy. Prezentacja pozwoli w szczególności na przedstawienie zbiorczych informacji dotyczących państw członkowskich BIE, ich relacji z Rzeczpospolitą Polską oraz na zaprezentowanie proponowanych przez Wykonawcę rozwiązań w zakresie budowania poparcia. Scenariusz prezentacji zostanie opracowany w uzgodnieniu z Zamawiającym. 2. Przygotowaniem spójnego i kompletnego dokumentu, uwzględniającego wszystkie wskazane powyżej elementy Analizy, zawierającego szczegółowy spis treści i wykaz załączników. 9
3 Termin realizacji Zamówienia Termin realizacji przedmiotu Zamówienia 20 sierpnia 2015 r. Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu do odbioru spójny i kompletny przedmiot Zamówienia we wskazanym terminie. 3.1 Forma przekazania Zamówienia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiały w wersji papierowej i elektronicznej. Jako dokumentacja uzupełniająca Wykonawca przekaże wykaz dokumentów, aktów normatywnych, opracowań, etc., które zostały wykorzystane przez Wykonawcę do wykonania przedmiotu Zamówienia, ze wskazaniem źródeł. Liczba egzemplarzy Analizy 3 egzemplarze w wersji papierowej i elektronicznej Wersja elektroniczna opracowania na nośniku elektronicznym powinna zawierać: - teksty w formacie MS Office, - zestawienia w formacie MS Excel, - prezentacja w formacie Power Point. Przedmiot zamówienia zostanie przekazany przez Wykonawcę w wersji edytowalnej, numerycznej (formaty plików: MS Office) i nieedytowalnej (formaty plików: pdf, jpg). Dopuszczalne są również inne formaty plików, po wcześniejszym uzgodnieniu tego z Zamawiającym. 10
4 Zasady współpracy Zamawiającego z Wykonawcą 1. Komunikacja w trakcie realizacji Zamówienia odbywać się będzie co do zasady w języku polskim, chyba, że strony uzgodnią inaczej. 2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Zamawiającym, MSZ, MiiR, PARP, PAIiIZ w tym do udziału w spotkaniach projektowych oraz posiedzeniach koordynacyjnych, mających na celu dokonanie uzgodnień istotnych dla realizacji przedmiotu zamówienia. 3. Spotkania projektowe i posiedzenia koordynacyjne polegające na osobistym uczestnictwie przedstawicieli stron, będą się odbywać w siedzibie Zamawiającego, w dni robocze, w godzinach pracy Urzędu Miasta Łodzi. Za zgodą Zamawiającego spotkania mogą odbywać się w innym miejscu. 4. W terminie 7-10 dni po podpisaniu umowy Wykonawca i Zamawiający wezmą udział w spotkaniu otwierającym projekt. 5. Posiedzenia koordynacyjne odbywać się będę w zależności od potrzeb, w terminach uzgodnionych przez strony. 6. Spotkania projektowe odbywać się będą w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na trzy tygodnie, w terminach uzgodnionych przez strony. 7. Terminy spotkań projektowych oraz posiedzeń koordynacyjnych zostaną określone w harmonogramie uzgodnionym i zaakceptowanym przez Zamawiającego, który Wykonawca przedłoży na trzy dni robocze przed spotkaniem otwierającym projekt. 8. Przewiduje się możliwość koordynowania i uzgadniania wszelkich zagadnień oraz kwestii problemowych za pośrednictwem telekonferencji, bądź w zależności od potrzeb, za pośrednictwem rozmów telefonicznych i korespondencji przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. 9. Przed każdym spotkaniem, bądź zaplanowaną telekonferencją Wykonawca prześle Zamawiającemu drogą elektroniczną plan, założenia oraz wszelkie materiały będące podstawą do rozmów w trakcie spotkania/telekonferencji. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania notatki po każdym spotkaniu bądź telekonferencji w terminie 3 dni roboczych po zakończeniu spotkania (telekonferencji) i przesłania jej do uczestników spotkania celem zgłoszenia uwag. 10. Zamówienie obejmuje udział w spotkaniach i prezentacje wyników uzyskanych na poszczególnych etapach Zamówienia. W tym celu Wykonawca będzie opracowywał prezentacje (Power Point) lub w inny przystępny sposób przedstawi wyniki prac lub zagadnienia do omówienia na danym spotkaniu. Harmonogram i raportowanie 1. Wykonawca najpóźniej na trzy dni robocze przed spotkaniem otwierającym projekt, przedłoży szczegółowy harmonogram prac, obejmujący wszystkie punkty z OPZ z uwzględnieniem proponowanych terminów spotkań projektowych i posiedzeń 11
koordynacyjnych. W harmonogramie Wykonawca uwzględni akceptacje kierunkowe o których mowa w OPZ. Harmonogram zostanie omówiony na spotkaniu otwierającym projekt i wymaga akceptacji Zamawiającego. 2. Jeśli w trakcie realizacji zamówienia zaistnieją okoliczności powodujące konieczność aktualizacji harmonogramu, Wykonawca przedłoży jego aktualizację Zamawiającemu wraz z uzasadnieniem wprowadzanych zmian oraz oceną ich wpływu na termin wykonania całego zamówienia. 3. Wykonawca, aby zapewnić Zamawiającemu uczestnictwo w monitorowaniu i ocenie postępu prac związanych z wykonaniem zamówienia, ich ewentualną korektę, itp., jest zobowiązany do przygotowania i przesłania Zamawiającemu, w terminie do piątego dnia każdego miesiąca, za pośrednictwem poczty elektronicznej, uzupełnionego i zaktualizowanego raportu z zaznaczonym statusem poszczególnych prac (zadań) tzw. raport statusowy (ze wskazaniem prac wykonanych zgodnie z terminem, prac zagrożonych oraz prac opóźnionych). Raporty, o których mowa powyżej zostaną przygotowane zgodnie ze wzorem uzgodnionym z Zamawiającym. 12
5 Zestawienie dokumentów przekazywanych Wykonawcy 1. Zamawiający udostępni Wykonawcy dokumenty i opracowania związane z realizacją zamówienia, którymi dysponuje. 2. Wykaz dokumentów i opracowań, które Zamawiający przekaże Wykonawcy przy podpisaniu umowy: Ankiety z placówek dyplomatycznych nt. rewitalizacji i EXPO 2022 (sporządzone w okresie październik 2014 luty 2015). 3. Ww. dokumenty lub ich kopie zostaną przekazane na cyfrowym nośniku danych lub bądź w wersji papierowej. 4. Zamawiający przekaże również inne dokumenty i materiały mające znaczenie dla wykonania przedmiotu zamówienia, którymi będzie dysponował w trakcie wykonywania przedmiotu umowy. Nie zwalnia to Wykonawcy z poszukiwania innych powszechnie dostępnych źródeł informacji o państwach członkowskich BIE i ich celach oraz planach międzynarodowych, które służyć będą realizacji zamówienia. 5. Wykonawca winien przygotować analizy będące przedmiotem zamówienia w oparciu o aktualne, najnowsze dostępne opracowania i dokumenty i informacje. 6. Zamawiający wskazuje, iż na stronach internetowych MSZ dostępne są dokumenty i opracowania o charakterze strategicznym dla Rzeczpospolitej Polskiej, które Wykonawca powinien wziąć pod uwagę przy opracowywaniu przedmiotu zamówienia. 13