WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 17 marca 2014 r. NK-KS.431.1.2.2014.MG Pan Zdzisław Grabowski Przewodniczący Rady Gminy Marcinowice Wystąpienie pokontrolne W dniach od 8 do 24 stycznia 2014 r. na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.: Dz. U. z 2013 r. poz. 267), zwanej dalej k.p.a. oraz imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 3 stycznia 2013 r. o sygn. NK-KS.0030.3.2014.MG oraz NK-KS.0030.4.2014.MG zespół kontrolny w składzie: Magdalena Gil inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu), Magdalena Kremienowska starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu) z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Radzie Gminy Marcinowice, z siedzibą przy ul. Tuwima 2, 58-124 Marcinowice, której tematyka obejmowała przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Czynności kontrolne w siedzibie kontrolowanego organu przeprowadzono w dniu 8 stycznia 2014 r. Kontrola została odnotowana w książce kontroli pod poz. 1 w 2014 r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o zatwierdzony w dniu 20 grudnia 2013 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego plan kontroli na I półrocze 2014 r. Przewodniczącym Rady Gminy Marcinowice jest Pan Zdzisław Grabowski, wybrany uchwałą nr I/1/2010 Rady Gminy Marcinowice z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Gminy Marcinowice. Ostania kontrola w przedmiotowym zakresie została przeprowadzona w grudniu 2009 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości. Wykonywanie zadań w przedmiocie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oceniam negatywnie. 1
Powyższą ocenę uzasadniam następująco: Tryb przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków przez Radę Gminy Marcinowice nie został formalnie określony. W trakcie kontroli ustalono, iż wszystkie skargi/wnioski zarówno te skierowane do Wójta Gminy Marcinowice jak i Rady Gminy Marcinowice wpływają do Sekretariatu Urzędu Gminy Marcinowice. Sekretarz Gminy Marcinowice kieruje skargi/wnioski do odpowiedniego merytorycznie referatu. Właściwy referat przygotowuje projekt uchwały Rady Gminy Marcinowice w sprawie rozpatrzenia skargi/wniosku. Projekt uchwały opiniują wszystkie komisje Rady Gminy Marcinowice, następnie projekt trafia na sesję Rady Gminy Marcinowice, która podejmuje stosowaną uchwałę w sprawie rozpatrzenia skargi/wniosku. O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego. [Dowód, akta kontroli, s. 16]. Stosowany przez organ kontrolowany tryb przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków nie narusza przepisów procesowych dotyczących rozpatrywania skarg i wniosków. Przewodniczący Rady Gminy Marcinowice przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach od 14 00 do 16 00. Należy wskazać, iż Urząd Gminy Marcinowice czynny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 30 do 15 30. Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, iż wyznaczone godziny przyjmowania interesantów w sprawie skarg i wniosków są zgodne z art. 253 3 k.p.a., w myśl którego: dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. Ponadto kontrola wykazała, iż w widocznym miejscu w siedzibie organu kontrolowanego znajduje się informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków. W związku z czym realizowany jest obowiązek wynikający z art. 253 4 k.p.a. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, iż zgodnie z dyspozycją 3 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) przyjmowanie oraz koordynowanie skarg i wniosków powierzono imiennie wyznaczonemu pracownikowi, tj. kierownikowi Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, który odpowiedzialny jest za prowadzenie rejestru skarg i wniosków. [Dowód, akta kontroli, s. 39]. W toku kontroli ustalono, iż w Radzie Gminy Marcinowice prowadzony jest w systemie kadencyjnym (2010-2014) rejestr skarg rozpatrywanych w trybie art. 229 kodeksu postępowania administracyjnego [dowód, akta kontroli s.11-12]. W związku z czym numeracja skarg prowadzona jest w sposób ciągły. W kontrolowanym okresie (tj. od dnia 1 stycznia 2013 r.) zarejestrowano dwie sprawy (poz. 22 i 23 rejestru). Przedmiotowy rejestr nie został oznaczony żadnym symbolem ani hasłem klasyfikacyjnym, mimo iż od dnia 1 stycznia, 2011 r., zgodnie z 7 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67), hasło klasyfikacyjne skargi i wnioski zostało sklasyfikowane pod symbolem klasyfikacyjnym 1510 (skargi i wnioski załatwienie bezpośrednio, w tym na 2
jednostki podległe, w tym ich rejestr), kategoria archiwalna A oraz pod symbolem 1511 (skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości, w tym ich rejestr, o ile został utworzony), kategoria archiwalna BE5, (zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, stanowiącym załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do ww. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Z uwagi na powyższe prowadzony rejestr skarg i wniosków w zakresie skontrolowanych skarg powinien zostać oznaczony symbolem klasyfikacyjnym 1510 (skargi i wnioski załatwienie bezpośrednio, w tym na jednostki podległe). Dla skarg przekazywanych według właściwości może zostać utworzony rejestr oznaczony symbolem klasyfikacyjnym 1511 bądź osobny spis spraw. Jak wykazano w toku kontroli powyższe uchybienie wynikło z przeoczenia. [Dowód, akta kontroli, s. 15]. Podczas kontroli stwierdzono, że prowadzony rejestr skarg nie ułatwia w pełni kontroli przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków, do czego zobowiązuje przepis art. 254 k.p.a., zgodnie z którym skargi i wnioski składane i przekazywane do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego i innych organów samorządowych i organów organizacji społecznych oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków, z przyczyn wskazanych poniżej. W prowadzonym rejestrze skarg nie wyodrębniono rubryk dot. sposobu załatwienia oraz daty zawiadomienia skarżącego o sposobie załatwienia skargi. W rejestrze wyodrębniono jedynie rubrykę zatytułowaną cyt. data rozpatrzenia skargi. W jednym przypadku rubryka ta nie została wypełniona (poz. 22). Jednakże w rubryce uwagi wpisano, iż cyt. sprawa skierowana do Prokuratury. Z wyjaśnień udzielonych przez kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich wynika, iż skarżący sam skierował sprawę do prokuratury, czego nie potwierdzają zapisy rejestru. W przypadku sprawy zarejestrowanej pod poz. 23 jako datę rozpatrzenia skargi wpisano dzień 27 września 2013 r. Jednakże na podstawie dokumentacji sprawy ustalono, iż skarżący o sposobie załatwienia skargi został poinformowany pismem z dnia 15 października 2013 r. [Dowód, akta kontroli, s. 12, 20,39]. W związku z czym należy stwierdzić, iż zapisy rejestru nie odzwierciedlają stanu faktycznego wynikającego z akt sprawy oraz z udzielonych wyjaśnień. W prowadzonym rejestrze skarg i wniosków w 2013 r. zarejestrowano 2 skargi (poz. 22 i 23). Analiza rejestru wykazała, iż w 2014 r. nie wpłynęła żadna skarga. Kontroli poddano wszystkie zarejestrowane w okresie objętym kontrolą skargi (tj. poz. 22 i 23). Ponadto na podstawie udostępnionej dokumentacji ustalono, iż w dniu 18 grudnia 2013 r. do Rady Gminy Marcinowice wpłynęła skarga, która nie została zarejestrowana w prowadzonym rejestrze skarg. W wyjaśnieniach kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich wskazał, iż cyt. skarga ( ) nie została na dzień przeprowadzenia kontroli zarejestrowana w prowadzonym rejestrze skarg i wniosków ponieważ zgodnie z zwyczajowym 3
postępowaniem dokumenty skierowane do Rady Gminy znajdowały się w posiadaniu Przewodniczącego Rady Gminy w celu zapoznania się i przeanalizowania. Czas ten nieco wydłużył się w związku z okresem świąteczny noworocznym i dużą ilością dni wolnych od pracy. W chwili obecnej skarga została wpisana do w/w rejestru [dowód, akta kontroli, s. 39]. Przedmiotowe wyjaśnienia zasługują na uwzględnienie. Postępowanie skargowe wszczęte z ww. skargi w dniu kontroli było w toku. Ponadto kontrola wykazała, iż organ kontrolowany nie przekazywał skarg do innych organów, celem ich załatwienia. W okresie objętym kontrolą nie zarejestrowano również wpływu żadnego wniosku. W toku kontroli ustalono, iż w jednym przypadku skarżącemu nie udzielono odpowiedzi na wniesione przez niego skargi (tj. pisma przekazane przez Ministra Administracji i Cyfryzacji poz. 22 rejestru oraz przez Marszałka Województwa Dolnośląskiego, które do Urzędu Gminy Marcinowice odpowiednio wpłynęły w dniu 8,9 stycznia 2013 r.), które wniesione zostały w tożsamym przedmiocie. W przedmiotowej sprawie ustalono, iż w zakresie spraw poruszanych w ww. pismach skarżący skierował również pismo do prokuratury. Zgodnie z art. 240 k.p.a. gdy skarga dotyczy sprawy, która nie podlega rozpatrzeniu według przepisów kodeksu (art. 3 1 i 2) albo nie należy do właściwości organów administracji publicznej, przepisy art. 233-239 stosuje się odpowiednio, z zastrzeżeniem, że w miejsce pozostałych przepisów kodeksu stosuje się przepisy postępowania właściwego dla danej sprawy. W myśl cytowanego przepisu postępowanie skargowe nie może być konkurencyjne w stosunku do żadnej innej prawnie uregulowanej procedury stosowanej przed organami państwowymi i społecznymi. Oznacza to że skarga może zostać zakwalifikowana jako innego rodzaju środek prawny przez przepisy pozakodeksowe lub może zostać wykorzystania w ramach postępowania pozakodeksowego, jej wniesienie powinno wywierć skutki w sferze odpowiedniego postępowania. W związku z tym, jeżeli Rada Gminy Marcinowice powzięła informację o prowadzonym postępowaniu pozakodeksowym przez prokuraturę, powinna udzielić skarżącemu niezbędnych informacji i wyjaśnień, a następnie zwrócić skargę lub przekazać je właściwemu organowi. W wyjaśnieniach kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich wskazał, iż cyt. pisma ( ) pozostawiono bez odpowiedzi z uwagi na skierowanie sprawy przez zainteresowanego do Prokuratury [dowód, akta kontroli, s. 39]. Ponadto w jednym przypadku (sprawa 23) analiza dokumentacji sprawy wykazała, iż w rejestrze skarg Rady Gminy Marcinowice pod poz. 23 zarejestrowano de facto pismo NK-KS.1410.71.2013.GP, w którym Wojewoda Dolnośląski zwrócił się jedynie o ustosunkowanie się do podniesionych w stosunku do Rady Gminy Marcinowice zarzutów w związku z wszczętym postępowaniem skargowym. Rada Gminy Marcinowice, na skutek błędnego uznania, iż Wojewoda Dolnośląski przekazał jej do rozpatrzenia skargę, podjęła uchwałę Nr XXXVIII/205/13 z dnia 27 września 2013 r. w sprawie rozpatrzenia skargi. Podkreślenia wymaga, iż Wojewoda Dolnośląski rozstrzygnięciem nadzorczym NK-N.4731.75.8.2013.SS1 z dnia 31 października 2013 r. stwierdził nieważność przedmiotowej uchwały jako podjętej z naruszeniem przepisu art. 229 pkt 1 k.p.a. w związku z art. 7 Konstytucji RP. 4
W świetle powyższego należy stwierdzić, iż podejmując przedmiotową uchwałę Rada Gminy Marcinowice naruszyła przepisy o właściwości organów do rozpatrzenia przedmiotowej skargi. Jak wynika z wyjaśnień kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich przyczynę powyższego stanowi fakt, iż cyt. pismo Wojewody NK-KS.1410.71.2013.GP mylnie zostało zakwalifikowane jako skarga na bezczynność Rady Gminy i również mylnie rozpatrzone przez Radę Gminy Marcinowice Uchwałą Nr XXXVIII/205/13 z dnia 27 września 2013 r. W powyższym przypadku skontrolowano także czynność materialno-techniczną dokonaną przez Przewodniczącego Rady Gminy Marcinowice, tj. zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi, za które uznano pismo OR.1511.12.2013 r. z dnia 27 września 2013 r. skierowane do Wojewody Dolnośląskiego, które skarżącemu zostało wysłane do wiadomości. Zgodnie z art. 237 3 k.p.a. o sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego. W myśl art. 238. 1 k.p.a. zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi lub, jeżeli zawiadomienie sporządzone zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239. Należy stwierdzić, iż zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi zawierało większość elementów o jakich mowa w art. 238 k.p.a., nie zawierało natomiast pouczenia o treści art. 239, mimo że organ kontrolowany uznał podniesione przez skarżącego zarzuty za bezzasadne. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz przekazano Przewodniczącemu Rady Gminy Marcinowice. Na podstawie ustaleń kontroli, w celu usprawnienia sposobu rozpatrywania skarg i wniosków należy: 1. Prowadzić przedmiotowy rejestr skarg i wniosków zgodnie z dyspozycją art. 254 k.p.a., tj. w taki sposób, aby w pełni umożliwiał on kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. 2. Przestrzegać zasady, iż po stronie organu administracji publicznej, do którego wpłynęła skarga powstaje obowiązek: a) rozpatrzenia skargi w ramach posiadanej właściwości i zawiadomienia skarżącego o sposobie jej załatwienia albo b) jej przekazania według właściwości innemu organowi bądź alternatywnie zawiadomienia skarżącego o właściwym organie albo c) zawiadomienia skarżącego, że skarga dotyczy sprawy, która nie podlega rozpatrzeniu według przepisów kodeksu (art. 3 1 i 2) albo nie należy do właściwości organów administracji publicznej. 3. Przestrzegać właściwości organu do rozpatrzenia zarzutów składanych skarg. 5
4. W zawiadomieniu o odmownym załatwieniu skargi zawierać m.in. pouczenie o treści art. 239 k.p.a. O sposobie wykorzystania materiałów pokontrolnych i podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu, a także o przyczynach ich niepodjęcia, proszę mnie poinformować w terminie do dnia 7 kwietnia 2014 r. WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI / - / Tomasz Smolarz 6