Wniosek o płatność końcową w ramach otwartego naboru nr 8 wniosków o granty - na projekty dotyczące wsparcia w zakresie rozwoju pszczelarstwa w ramach projektu Wieloaspektowy Program rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach Szwajcarskiego Programu Współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Kompendium informacji oraz instrukcja wypełniania Kwalifikowalność i ewidencja wydatków: Beneficjent zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących postanowień, zasad oraz reguł wynikających z procedur, wytycznych, instrukcji oraz informacji Operatora Dotacji, dostępnych m.in. na stronie internetowej www.portal.strug.net; Całkowite koszty kwalifikowalne projektu badane są na etapie budżetowania, jak również na etapie rozliczenia końcowego. Całkowitymi kosztami kwalifikowalnymi projektu na etapie rozliczenia projektu stają się wydatki, które zaraportowano w trakcie realizacji całego projektu; Warunkiem uznania wydatków za kwalifikowalne jest poniesienie ich przez Beneficjenta, w związku z realizacją Projektu zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności relacji nakładów do rezultatów. Beneficjent zobowiązany jest do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz powinien dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów, pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne w ramach realizowanego projektu, a więc Beneficjent przy wyborze osób/podmiotów realizujących działania projektowe lub przy wyłanianiu ich wykonawców nie może wybrać oferty od osoby/podmiotu, z którą pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności tych osób. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie; Beneficjent jest zobowiązany do osiągnięcia celu i wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie; Beneficjenci prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów w kolumnie Uwagi lub Adnotacje powinni dokonywać dodatkowego, odpowiedniego oznaczenia (symbol, numer, wyróżnik) operacji realizowanej w ramach projektu. Wybór oznaczenia, jego rodzaj i formę pozostawia się w gestii beneficjenta (np. numer umowy/kolejny numer porządkowy). Sposób prowadzenia ewidencji księgowej przez Beneficjentów powinien umożliwiać wyodrębnienie zdarzeń gospodarczych Strona1
związanych z otrzymaniem dotacji oraz z wydatkowaniem pochodzących z niej środków, sporządzanie sprawozdań, przeprowadzenie kontroli wykorzystania tych środków oraz o ewentualnej kwalifikowalności podatku VAT. Rekomendowany wykaz załączników do wniosku o płatność końcową: Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie narzędzi księgowych, które podmiot gospodarczy zobowiązany jest stosować na podstawie obowiązujących przepisów, tj. podatkowa księga przychodów i rozchodów (beneficjenci prowadzący działalność gospodarczą); Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów z podmiotami zewnętrznymi dostawcami, kopie zamówień; Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty (dowody zapłaty stanowią tylko i wyłącznie wyciągi bankowe, potiwerdzenai wykonania przelewu nie stanowią dowodu zapłaty). Należy złożyć opisane faktury lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej godnie z wymogami projektowymi. Opis musi znajdować się na oryginale faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej dotyczącego projektu. Z opisu musi jednoznacznie i bezpośrednio wynikać związek dokumentu z projektem. Wzór opisu dokumentu do pobrania ze strony Operatora Dotacji www.portal.strug.net; Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac/dostaw (protokoły zdawczo-odbiorcze) lub dokumenty potwierdzające przyjęcie środka trwałego na ewidencję środków trwałych (OT, tabele amortyzacyjne). W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowanekopie protokołów odbioru urządzeń, z podaniem miejsca ich składowania; Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie lub wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych, środków trwałych niskocennych lub z ewidencji wartościowoilościowej; Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta potwierdzające poniesienie wydatku; Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie raportów kasowych, dowodów kasowych KP i KW, potwierdzenia zasilenia i wypłaty środków pieniężnych z rachunków bankowych oraz równoważne potwierdzenia dokonanych płatności gotówkowych; Dokumentacja fotograficzna potwierdzająca wywiązanie się z wydatkowania środków zgodnie z przeznaczeniem (zdjęcia zakupionych środków trwałych, sprzętu, wyposażenia, miejsca realizacji projektu, inwestycji budowlanych z każdego etapu Strona2
prac) z widocznym oznakowaniem zgodnym z Wytycznymi informacji i promocji dla SPPW; Próbki/egzemplarze materiałów informacyjno-promocyjnych: foldery, ulotki, wydruki ze stron internetowych, itp. z widocznym oznakowaniem zgodnym z Wytycznymi informacji i promocji dla SPPW; Dokumentacja potwierdzająca zgodność realizacji wydatków w ramach realizacji zamówień współfinansowanych ze środków publicznych krajowych i zagranicznych, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych (zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie oraz zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach SPPW, do których nie ma zastosowania ustawa z 29.01.2004 - Prawo zamówień publicznych), tj. dokumentacja z przeprowadzonego postępowania ofertowego: zapytania ofertowe, oferty, załączniki do ofert- specyfikacja, notatki z wyboru oferty, oświadczenia, klauzule, kosztorysy; Kosztorys powykonawczy- w przypadku robót budowlanych; Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację całości projektu, zgodnie z zakresem rzeczowo - finansowym projektu; Elektroniczna wersja wniosku o płatność na nośniku CD (tożsama z wersja papierową). Poświadczanie za zgodność z oryginałem oraz podpisywanie dokumentów: Kopie załączników sporządzane przez Beneficjenta muszą być poświadczane za zgodność z oryginałem na każdej stronie. Poświadczanie zgodności z oryginałem powinno zawierać: klauzulę np. za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem oraz czytelny podpis osoby /jednej z osób podpisujących umowę, lub innej osoby do tego upoważnionej (wówczas należy dołączyć odpowiednie pełnomocnictwo) lub parafkę z imienną pieczątką. W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się możliwość potwierdzania za zgodność z oryginałem na pierwszej stronie dokumentu zamieszczając: klauzulę np. za zgodność z oryginałem od strony X do strony X oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z imienną pieczątką osoby upoważnionej. Załączniki wielostronicowe powinny być zszyte i mieć ponumerowane strony (dopuszczalna jest forma odręczna numeracji- nie dotyczy faktur i wyciągów bankowych. Kopie faktur oraz dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy potwierdzać za zgodność z oryginałem na każdej stronie oddzielnie avers i revers); Wniosek o płatność końcową powinien być czytelnie podpisany (lub parafowany z imienną pieczątką) przez osoby upoważnione, tj. osoby podpisujące umowę lub przez pełnomocnika osobę legitymująca się stosownym upoważnieniem. Strona3
Kompletowanie załączników do wniosku o płatność końcową: Zaleca się ułożenie załączników do wniosku o płatność końcową w sposób przejrzysty i logiczny, w następującej kolejności: - faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, - wyciąg z rachunku bankowego, - protokół odbioru dostaw/usług lub wykonania prac, - umowa z wykonawcą/zamówienie, - dokumentacja dotycząca rozeznania rynku. Dokumenty dotyczące kilku faktur należy skopiować i dołączyć do właściwej faktury. Formularz wniosku o płatność: Formularz wniosku o płatność dostępny jest do porania na stronie internetowej Operatora Dotacji www.portal.strug.net; Wniosek o płatność należy wypełnić elektronicznie. Wnioski sporządzone odręcznie nie będą przyjmowane. Sposób, miejsce oraz termin złożenia wniosku o płatność: Wszystkie kwoty we wniosku należy podać zapisem arytmetycznym z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (nie należy zaokrąglać do pełnych złotych); Żadne pole we wniosku o płatność z realizacji projektu nie może pozostać puste; W polach, które beneficjenta nie dotyczą należy wpisać n/d lub 0,00; Wniosek o płatność końcową należy złożyć w wersji papierowej i tożsamej wersji elektronicznej w 1 egzemplarzu; Załączniki do wniosku o płatność końcową należy złożyć w wersji papierowej w 1 egzemplarzu; Komplet dokumentów, czyli wniosek o płatność końcową w wersji papierowej i elektronicznej wraz z załącznikami w wersji papierowej w należy złożyć w opisanym segregatorze; Wniosek o płatność końcową musi być przedłożony przez Beneficjenta do biura Operatora Dotacji w terminie 14 dni od zakończenia finansowego realizacji projektu określonego w umowie o dofinansowanie projektu. Wyjaśnienia do wybranych punktów wniosku o płatność końcową: Strona4
punkt 3.1. Informacja finansowa: - należy wykazać wszystkie wydatki poniesione w ramach realizacji projektu zgodnie z zakresem rzeczowo finansowym projektu; - kwota wydatków całkowitych należy wpisać kwoty z danej faktury lub innego dowodu ; - koszty kwalifikowalne należy wpisać kwoty z danej faktury lub innego dowodu. W przypadku, gdy np. faktura opiewa w całości na wydatki związane z realizacją projektu, które są kwalifikowalne, to kwota wydatków kwalifikowalnych jest równa kwocie dokumentu netto. Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego, jeśli może być odzyskiwany. W przypadku, gdy Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, może on stanowić wydatek kwalifikowalny, wówczas kwota wydatków kwalifikowalnych przedstawionych do refundacji może być równa kwocie dokumentu brutto; - kwota dofinansowania należy wpisać kwoty obliczone jako kwota wydatków kwalifikowalnych * przyznany udział procentowy dofinansowania SPPW, np. 1000*60,00%= 600 zł. W przypadku, gdy faktura lub inny dowód księgowy dotyczy zarówno wydatków związanych z realizacją projektu, które są kwalifikowalne, jak i innych wydatków, które projektu nie dotyczą, należy wpisać tylko tę kwotę, która stanowi koszt kwalifikowalny. punkt 3.2. Zestawienie dokumentów - Lp. - należy wpisać liczbę porządkową. - Kategoria wydatków - należy wpisać rodzaj wydatku zgodnie z zakresem rzeczowofinansowym - Numer dokumentu należy wpisać numer faktury lub innego dowodu - Data wystawienia - należy wpisać datę wystawienia faktury lub innego dowodu - Data zapłaty - należy wpisać datę zapłaty wynikającą z potwierdzenia zapłaty - Nazwa towaru lub usługi - należy wpisać nazwę z faktury lub innego dowodu - Kwota dokumentu brutto - należy wpisać wartość brutto z faktury lub innego dowodu - Kwota dokumentu netto - należy wpisać wartość netto z faktury lub innego dowodu - Kwota wydatków kwalifikowalnych - należy wpisać kwotę wydatków kwalifikowalnych z danej faktury lub innego dowodu. W przypadku, gdy np. faktura opiewa w całości na wydatki związane z realizacją projektu, które są kwalifikowalne, to kwota wydatków kwalifikowalnych jest równa kwocie dokumentu netto. Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego, jeśli może być odzyskiwany. W przypadku, gdy Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczenia Strona5
VAT, może on stanowić wydatek kwalifikowalny, wówczas kwota wydatków kwalifikowalnych przedstawionych do refundacji może być równa kwocie dokumentu brutto. W przypadku, gdy faktura lub inny dowód księgowy dotyczy zarówno wydatków związanych z realizacją projektu, które są kwalifikowalne, jak i innych wydatków, które projektu nie dotyczą, należy wpisać tylko tę kwotę, która stanowi koszt kwalifikowalny. punkt 4. Rozliczenie kwoty dofinansowania - Całkowita kwota dofinansowania kwota do pobrania z wiersza Razem kolumny 7 Kwota dofinansowania z pkt. 3. 1 INFORMACJA FINANSOWA - wykaz wydatków zrealizowanych zgodnie z zakresem rzeczowo finansowym projektu Strona6