Cyfrowa organizacja i automatyzacja pracy biura Doxis4 SmartOffice Plus Kluczowe informacje Doxis4 SmartOffice Plus umożliwia dostęp do zawartości pakietu Doxis4 iecm (programu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie) z poziomu aplikacji Microsoft Office. Obsługiwane są produkty z rodziny Microsoft Office: Word, Excel i PowerPoint. Doxis4 SmartOffice Plus umożliwia archiwizację dokumentów Office bezpośrednio w Doxis4 iecm, dzięki czemu dokumenty te są natychmiast dostępne dla wszystkich osób zajmujących się edycją. Bezpośrednio z poziomu aplikacji MS Office możliwe jest wyszukiwanie (dokonywane również przez innych użytkowników) zarchiwizowanych dokumentów, oraz ich edycja i ponowna archiwizacja. Wszystkie funkcje są zintegrowane z aplikacjami MS Office i mogą być używane bez konieczności opuszczania tego środowiska.
Streszczenie Doxis4 SmartOffice Plus opiera się na mechanizmie integrującym Add-In i osadzany jest w obsługiwanych produktach Microsoft Office (Word, Excel i PowerPoint) jako nowa, niezależna wstążka. Stanowi to tym samym punkt startowy pracy z funkcjami Doxis4. Rys. 1: Nowa wstążka w MS Word W Doxis4 pliki Office mogą być bezpośrednio archiwizowane bez konieczności opuszczania aplikacji Microsoft. Konwersja dokumentów do PDF lub PDF/A odbywa się w trakcie archiwizacji. Użytkownik może wyszukiwać zarchiwizowane dokumenty i przeglądać znalezione pliki także, gdy nie są one dostępne w formacie Microsoft Office. Zarchiwizowane dokumenty Microsoft Office mogą być poddawane dalszej edycji niezależnie od tego, który użytkownik dokonał ich archiwizacji. Archiwizacja W pakiecie Doxis4 iecm-suite dla każdego dokumentu i każdej innej treści ujęte zostają informacje dodatkowe (metadane/dane indeksowe). Jeżeli dokument zostanie zarchiwizowany w Doxis4 za pośrednictwem Doxis4 Smart Office Plus, wówczas w aplikacji Office wyświetli się odpowiedni formularz archiwizacji. W Doxis4 można umieszczać różne formularze przeznaczone dla różnych przypadków archiwizacji. Zawierają one rozmaite pola wpisu służące do definiowania metadanych archiwizowanego dokumentu Office. Podczas archiwizacji możliwe jest również przejmowanie właściwości dokumentu Office lub elementów do kontroli treści jako właściwości indeksu. Rys. 2: Formularz archiwizacji (po prawej stronie) w programie MS Word Strona 2
Edycja dokumentów Po zarchiwizowaniu dokumentu jest on nadal wyświetlany w aplikacji Office. W takim przypadku nie chodzi już o plik lokalny, lecz o zabezpieczony przed zapisem dokument, do zarządzania którym służy teraz Doxis4. Doxis4 SmartOffice Plus automatycznie pokazuje wszystkie funkcje dostępne dla właśnie zarchiwizowanego dokumentu. Rys. 3: Dynamiczna wstążka Doxis4 SmartOffice Plus po archiwizacji dokumentu Office Doxis4 SmartOffice Plus umożliwia dodawanie pliku PDF do zarchiwizowanego dokumentu pakietu Office. Funkcja ta może być używana zarówno bezpośrednio podczas archiwizacji, jak i podczas późniejszego wywołania dokumentu z systemu DMS. Na tym etapie także obecny dokument może pełnić rolę elementu źródłowego dla nowo tworzonego dokumentu. Możliwe jest przy tym przejęcie już istniejących danych indeksowych. Użytkownicy, który oprócz Doxis4 SmartOffice Plus korzystają także z Doxis4 wincube, będącego działającym pod systemem Windows klientem pakietu Doxis4 iecm-suite, mogą przekazywać do niego swoje pliki także w celu dokonania archiwizacji. Wyszukiwanie W celu umożliwienia użytkownikom Doxis4 SmartOffice Plus wygodnego dostępu do już istniejących w Doxis4 dokumentów i pracy z nimi, bezpośrednio w aplikacji MS Office dostępna jest funkcja wyszukiwania. Rys. 4: Wybór formularza wyszukiwania Dalsza edycja dokumentu jest możliwa wyłącznie po sprawdzeniu wersji przez Doxis4 za pomocą mechanizmu wypożyczania i zwracania (check-out/check-in). Możliwe jest przy tym tworzenie zarówno wersji roboczych ( minor versions ) jak i wersji głównych. W oknie dialogowym wyświetlanym w programie Office możliwa jest również modyfikacja danych indeksowych dokumentu. Nowe funkcje dostępne w Doxis4 SmartOffice Plus pozwalają w razie potrzeby na dokonanie korekty dokumentu lub metadanych. Rys. 5: Okno dialogowe wyszukiwania w Office Strona 3
Wyszukiwanie Użytkownik nie musi również opuszczać aplikacji Office w celu wyszukania dokumentów w Doxis4. Dostępne są tutaj znane z Doxis4 wincube/webcube dowolnie definiowane formularze wyszukiwania ze wszystkimi swoimi możliwościami. Wybrane okno dialogowe wyszukiwania jest widoczne w aplikacji Office w przesuwanym okienku zadań (standardowo z prawej strony). Ma ono strukturę analogiczną do formularza archiwizacji z tą różnicą, że pola pełnią w tym przypadku rolę kryteriów wyszukiwania. Elementy takie jak znaki zastępcze oraz podpowiedzi systemowe mogą pomóc użytkownikowi w przeprowadzeniu dokładniej operacji wyszukiwania. Oprócz kryteriów wyszukiwania decydujący wpływ na ilość wyników ma także zakres wyszukiwania. Jest on predefiniowany, natomiast użytkownik może go samodzielnie modyfikować. Poza wyszukiwaniem indeksowym Doxis4 Smart Office Plus obsługuje także wyszukiwanie pełnotekstowe, które może być używane samodzielnie lub w połączeniu z indeksami. Lista wyników Doxis4 SmartOffice Plus wyświetla rezultat wyszukiwania na liście wyników. Ma ona postać tabeli zawierającej trafienia, przy czym każde z nich zawiera dane atrybuty (wartości indeksowe) znalezionego dokumentu. Lista wyników może znajdować się z lewej/ prawej strony lub w obrębie aplikacji Office. Ikona symbolu pliku umieszczona przed danym trafieniem ułatwia wybór szukanego dokumentu. W celu zapewnienia lepszej przejrzystości obszernej listy wyników możliwe jest sortowanie, grupowanie lub filtrowanie trafień. Użytkownik może także zmienić kolejność kolumn w liście wyników. Możliwe jest także dopasowanie szerokości pojedynczej kolumny. Dla każdego trafienia możliwe jest wykonanie następujących działań: Wyświetlanie: Istnieje możliwość wyświetlania wszystkich dokumentów z listy wyników, dla których na lokalnym komputerze dostępna jest pasująca aplikacja otwierająca odpowiedni typ pliku. W tym celu Doxis4 Smart Office Plus w razie potrzeby otwiera właściwy program. Wypożyczanie: W celu dokonania edycji zawartości dokumentu konieczne jest jego uprzednie wypożyczenie (check-out) w systemie. Użytkownik rezerwuje (wypożycza) dokument do edycji zapobiegając w ten sposób jego jednoczesnemu modyfikowaniu przez innego użytkownika. Edycja: Opcja ta pełni analogiczną funkcję w stosunku do wypożyczania z tą różnicą, że pozwala ona użytkownikowi na bezpośrednie rozpoczęcie modyfikacji dokumentu. Zwracanie: Wyświetlony dokument może zostać zwrócony (check-in) po zakończeniu edycji lub w celu zabezpieczenia jego stanu przejściowego w systemie Doxis4. Podczas zwracania zachodzi tworzenie nowej wersji dokumentu oraz anulowanie blokady edycji dla innych użytkowników. Anulowanie wypożyczenia: Jeżeli zmiany nie mają być przejmowane, a dokument ma zostać przywrócony do stanu sprzed wypożyczenia, wówczas istnieje możliwość anulowania tego procesu. Funkcja ta jest także przydatna w sytuacji, gdy użytkownik pomyłkowo dokonał wypożyczenia dokumentu. Rys. 6: Lista wyników Doxis4 w aplikacji Office Archiwizacja kopii: Na tym etapie obecny dokument może pełnić rolę elementu źródłowego dla nowo tworzonego Strona 4
dokumentu. Możliwe jest przy tym przejęcie już istniejących danych indeksowych. Dodawanie PDF: Funkcja ta umożliwia dodatkowe zarchiwizowanie dokumentu Office jako PDF. Otwieranie za pomocą Doxis4 wincube: W celu umożliwienia wyświetlenia dokumentu, dla którego na lokalnym komputerze brak jest zainstalowanej aplikacji, można go przekazać do klienta Doxis4 wincube (o ile jest dostępny). Poza tym przeglądarka dokumentów Doxis4 wincube dysponuje wszystkimi innymi funkcjami Doxis4 (adnotacje, referencje, dowody użycia, komentarze, opcje eksportu itd.) Administrowanie Wymagania systemowe Doxis4 SmartOffice Plus posiada następujące wymagania systemowe: Microsoft Windows XP SP3, Vista, 7, 8 Microsoft Office 2007 od SP2 (wersja 32-bitowa) lub Microsoft Office 2010 (wersja 32-bitowa) Do archiwizacji wersji PDF dokumentu Office konieczny jeden z poniższych programów do tworzenia dokumentów PDF: Rozszerzenie Microsoft Office 2010 do zapisywania plików w formacie PDF (dostępne standardowo) Rozszerzenie Microsoft Office 2007 do zapisywania plików w formacie PDF (dostępne standardowo od dodatku SP2) Instalacja produktu DOXiS4 PDF & TIFF Producer (dostępnego oddzielnie), który również obsługuje format PDF/A. Projektowanie okien dialogowych Dostępne okna dialogowe archiwizacji i wyszukiwania są zarządzane centralnie w pakiecie Doxis4 iecm, a ich generowanie lub aktualizacja odbywa się za pomocą klienta do projektowania Doxis4 cubedesigner. Pozwala on także na przyznawanie praw dostępu do okien dialogowych. Obsługa skryptów Zintegrowany ze SmartOffice Plus mechanizm obsługi skryptów umożliwia np. określenie sposobu działania podczas archiwizacji lub też reagowanie na określone zdarzenia. Logowanie i wylogowanie W celu korzystania z funkcji ECM aplikacja Doxis4 SmartOffice Plus wymaga zalogowania do Doxis4. Warunkiem tego jest utworzenie użytkownika posiadającego Rys. 7: Umiejscowienie Doxis4 wincube wśród produktów Doxis4 Strona 5
uprawnienia do korzystania ze Smart Office Plus. Logowanie odbywa się w jeden z następujących sposobów: Standardowe okno logowania: Okno logowania jest dostępne we wstążce Doxis4 SmartOffice Plus. Logowanie odbywa się poprzez podanie nazwy użytkownika i hasła lub też z wykorzystaniem uwierzytelniania systemu Windows (SSO, logowanie pojedyncze). Zamknięcie aplikacji Word, Excel lub PowerPoint powoduje automatyczne wylogowanie. Przejmowanie loginu przez Doxis4 wincube: Użytkownicy, którzy oprócz Doxis4 SmartOffice Plus korzystają także z Doxis4 wincube, mogą używać loginu bezpośrednio z poziomu Doxis4 wincube. Przejmowanie loginu przez Doxis4 LoginManager: Użytkownicy, którzy pracują na kilku aplikacjach klienckich Doxis4 lub często logują się do różnych jednostek systemu Doxis4 mogą uprościć proces logowania korzystając z menedżera logowania Doxis4. Doxis4 SmartOffice Plus może korzystać z loginu, który został wcześniej wygenerowany przez Doxis4 LoginManager. Dzięki temu login jest dostępny także po zamknięciu programu Word, Excel lub PowerPoint w przypadku ponownego uruchomienia aplikacji Office. Zmiana ról Jeżeli użytkownik dysponuje kilkoma rolami, wówczas jedna z nich zostaje wybrana automatycznie podczas logowania. Zazwyczaj jest to ta rola, dla której użytkownik był ostatnio zalogowany. Dodatkowo można dokonywać ręcznej zmiany ról w celu uzyskania praw dostępu odpowiednich dla danej czynności. Produkty powiązane z Doxis4 SmartOffice Plus W niniejszej broszurze informacyjnej omówione są następujące usługi lub komponenty: Doxis4 Smart Office Plus (CLI_ SMARTOFF_PLUS) Do eksploatacji konieczne są poniższe usługi: Doxis4 Kernel i Basis Services (CSB_BASE) Doxis4 Archiv & DMS-Basis Service (ADM_BASE) Doxis4 Archiv Service (ADM_ARFULL) lub Doxis4 DMS Service (ADM_LIVDOC) Doxis4 Storage Service (SSV_ILM) Doxis4 Storage Adapter File System (STR_FILE) Doxis4 cubedesigner (CLI_DESIGNER) Pozostałe opcjonalne funkcje wspomniane w broszurze informacyjnej można wykonywać korzystając z następujących komponentów: Doxis4 TextMining Service (TXM_TMFULL) Doxis4 Smart Outlook Plus (CLI_SMARTOUT) Doxis4 TIFF & PDF Producer (CLI_PDF) Doxis4 wincube (CLI_WINCUBE) lub Doxis4 webcube (CLI_WEBCUBE) Klasyfikacja w ofercie produktowej Doxis4 SmartOffice Plus jest elementem platformy Doxis4. Zgodnie z zasadą budowy modułowej w każdym momencie można dodawać kolejne rozwiązania z rodziny ECM. Zestawienie funkcji Doxis4 SmartOffice Plus Zachęcamy do zapoznania się z zestawieniami funkcji naszych produktów w celu porównania Państwa oczekiwań z funkcjonalnościami rozwiązań Doxis4 iecm: Doxis4 SmartOffice Plus Obsługuje integrację z Microsoft Office Word 2007 i 2010 Excel 2007 i 2010 PowerPoint 2007 i 2010 Obsługa Office 2013 Obsługa Office 2013 jest możliwa od wersji V7.0 Obsługa Outlook 2007 i 2010 Aplikacja ta jest obsługiwana przez komponent Doxis4 SmartOutlook Plus, który nie jest objęty zakresem dostawy Doxis4 SmartOffice Plus Funkcje ECM są dostępne za pośrednictwem wstążki Zarządzanie i administracja Integracja z pakietem Office umożliwia różne sposoby logowania użytkownika Okno dialogowe logowania z nazwą użytkownika/hasłem Uwierzytelnianie z wykorzystaniem logowania do systemu operacyjnego (SSO) Korzystanie z lokalnego menedżera logowania, który zarządza loginami / sesjami i udostępnia je Zmiana ról jest możliwa w obrębie środowiska Office bez konieczności ponownego logowania Strona 6
Możliwość swobodnego kształtowania okien dialogowych archiwizacji i wyszukiwania Centralne zarządzanie oknami dialogowymi, użytkownikami i uprawnieniami w systemie ECM Prezentacja najlepszego odniesienia w liście wyników po zakończeniu wyszukiwania pełnotekstowego Edycja Obsługa środowiska skryptów umożliwiająca obsługę zdarzeń oraz szersze możliwości adaptacji Zarządzanie wersjami (wypożyczanie/zwracanie, check-out/check-in) dokumentów z MS Office Archiwizacja Bezpośrednia edycja w pakiecie Office Archiwizacja odbywa się bezpośrednio z poziomu pakietu Office i nie wymaga zmiany okien Obsługa predefiniowanych formularzy archiwizacji Obsługa atrybutów wielokrotnych Możliwość zapisywania predefiniowanych list wyboru Konwertowanie dokumentów pakietu Office do formatu PDF z wykorzystaniem funkcji Office oraz ich archiwizacja jako drugiej reprezentacji Konwertowanie dokumentów pakietu Office do formatu PDF, PDF/A i TIFF za pomocą opcjonalnej aplikacji Doxis4 PDF & TIFF Producer Możliwość uzupełniania pól wpisu z wykorzystaniem definiowanych w systemie list podpowiedzi Obsługa maskowanych pól wprowadzania danych (tzn. za pomocą zasad lub ograniczeń dla formatów) Obsługa pól obowiązkowych i zablokowanych Przejmowanie właściwości dokumentów z pakietu Office jako wartości indeksu Konfigurowalne mapowanie tych właściwości na deskryptory danej klasy dokumentów Przypisywanie szablonów dokumentów do klas dokumentów Wyszukiwanie i lista wyników Wyszukiwanie atrybutów dokumentów Pełnotekstowe wyszukiwanie treści dokumentów Podpowiedzi systemowe dla pól wyszukiwania Funkcja łączonego wyszukiwania jednocześnie za pośrednictwem indeksu i treści Obsługa funkcji wyszukiwania połączonego z operatorami logicznymi lub bez Wyświetlanie dokumentów za pomocą aplikacji oryginalnej Przełączenie się i wyświetlanie w Doxis4 wincube Lista wyników wspiera funkcję sortowania, grupowania oraz filtrowania użytkowników Informacja o dokumencie Niniejsza broszura informacyjna dotyczy wersji V02.04 Doxis4 SmartOffice Plus Wydawca SERgroup Holding Europe GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D-53227 Bonn Tel: +49 228 90896-0 Internet: www.ser.de E-mail: info@ser.de S.E.R. Solutions Polska Sp. z o.o. ul. Grzybowska 2/81 PL-00-131 Warszawa Tel: +48 22 4365695 Fax: +48 22 4365692 Internet: www.ser-solutions.pl E-Mail: info@ser-solutions.pl Zastrzegamy sobie prawo do modyfikacji technicznych, pomyłek i błędów w druku. Wszystkie znaki towarowe są znakami towarowymi ich właścicieli. Informacje na temat przepisów ustawowych, prawnych i podatkowych nie mają charakteru wiążącego. Wszystkie dane zawarte w katalogu mają charakter przybliżony. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w strukturze i zakresie dostawy. (V02.04,PL) SERgroup Holding Europe GmbH Strona 7