Klient internetowy pakietu Doxis4 iecm

Transkrypt

1 Klient internetowy pakietu Doxis4 iecm Doxis4 webcube Kluczowe informacje Doxis4 webcube, klient internetowy pakietu Doxis4 iecm (zintegrowanego systemu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie), umożliwia zarządzanie dokumentami, aktami i sprawami w ramach jednolitego i nowoczesnego interfejsu użytkownika. Dostępna jest archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Zintegrowana przeglądarka umożliwia przeglądanie i opisywanie wyszukanych dokumentów, ich edycję w oryginalnych aplikacjach oraz wersjonowanie w Doxis4. Istnieje możliwość wzajemnego powiązania pokrewnych informacji oraz opracowywania akt i spraw. Użytkownik otrzymuje swoje nowe zadania bezpośrednio w skrzynce poczty przychodzącej. Program Doxis4 webcube można dostosowywać zarówno do potrzeb organizacji jak i do wytycznych użytkownika. Funkcja ulubionych jest dostępna nie tylko dla pojedynczych obiektów, lecz także dla powtarzających się wyszukiwań. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii HTML5 i AJAX praca z Doxis4 webcube staje się tak wygodna, jak tylko jest to możliwe w zakresie oferowanym przez przeglądarkę. Dopełnieniem dostępnych funkcjonalności jest sterowanie Doxis4 webcube za pośrednictwem URL oraz integracja różnych widoków z innymi aplikacjami sieciowymi i portalami. Dzięki temu w każdym momencie możliwy jest dostęp do systemu Doxis4 oraz wymiana informacji w jego obrębie.

2 Streszczenie Klient Doxis4 webcube to wszechstronna aplikacja kliencka ECM przeznaczona do pracy w sieci www oraz codziennej pracy z dokumentami, faktami i procesami workflow. W ramach jednej aplikacji klienckiej możliwe jest korzystanie z wszechstronnych funkcji pakietu Doxis4 iecm. Użytkownik może wybierać spośród formularzy wyszukiwania i archiwizacji dokumentów, akt i zadań oraz skrzynek roboczych umożliwiających uczestnictwo w procedurach workflow. Są one konfigurowane przez program Doxis4 cubedesigner, który jest główną aplikacją kliencką służącą do projektowania dla pakietu Doxis4 iecm. Archiwa dokumentów, modele akt lub workflow mogą być zatem dowolnie definiowane oraz dopasowywane do różnych przypadków zastosowań. Funkcja ochrony dostępu pozwala na udostępnianie lub blokowanie wszystkich elementów klienta dla określonych użytkowników, ról, jednostek lub grup. Koncepcja obsługi Wspierane przeglądarki internetowe Program obsługuje przeglądarki Microsoft Internet Explorer 9 i 10, Mozilla Firefox oraz Google Chrome. Wstążka Dostępna w Doxis4 webcube wstążka umożliwia użytkownikowi centralny dostęp do obiektów i funkcji klienta. Rozwiązanie to jest znane już z pakietu Microsoft Office. Wiele zakładek wstążki ma charakter kontekstowy i grupuje elementy obsługowe aplikacji klienckiej w taki sposób, że przynależą one zawsze do jednej, określonej operacji. Tak więc np. dalsze funkcje niezbędne do wykonywania operacji wyszukiwania są dostępne dopiero wtedy, gdy jest to potrzebne. Pozwala to na intuicyjną i łatwą do opanowania obsługę. Centralna struktura klienta Doxis4 webcube pozwala na konfigurację wszystkich elementów paska obsługi oraz na ich aktywację lub dezaktywację dla określonej grupy użytkowników. Elementy te mogą być dowolnie definiowane oraz dopasowywane do różnych przypadków zastosowań. Pasek nawigacji W celu umożliwienia szybkiego przeglądu dostępnych funkcji oprócz wstążki dostępny jest także pasek nawigacji. Poza funkcją stricte nawigacyjną pozwala on także na zapisywanie treści (np. ulubionych, odnośników do zapytań wyszukiwania lub list wyników, elementów autostartu itd.). Nawigacja w obrębie klienta Na potrzeby wygodnego nawigowania w obrębie różnych okien dialogowych wyszukiwania i archiwizacji, list wyników, zadań itd. program Doxis4 webcube udostępnia funkcję umieszczania poszczególnych elementów w zakładkach (przypominającą nawigację w aktualnych przeglądarkach internetowych). Umożliwia to równoległy, szybki dostęp do wielu obiektów z zachowaniem przejrzystości. Karty zakładek mogą być aktywowane, przeorganizowywane i Rys. 1: Pełen widok klienta Doxis4 webcube Strona 2

3 zamykane, a ich zawartość może być wyświetlana w oddzielnym oknie (rozłączanie). Wystarczy jedno kliknięcie myszy i możliwe staje się szybkie przejście np. z archiwum korespondencji do formularza wyszukiwania akt klientów. Funkcja przeciągnij i upuść dla archiwizacji Import danych staje się prostszy dzięki funkcji przeciągnij i upuść, która umożliwia przemieszczanie danych z systemu plików do aplikacji. Jest ona dostępna dla przeglądarek obsługujących HTML5. Zarządzanie dokumentami Okna dialogowe wyszukiwania i archiwizacji Jeżeli podczas archiwizacji lub wyszukiwania użytkownik wprowadza wartości do systemu Doxis4 webcube, wówczas odbywa się to za pomocą indywidualnych okien dialogowych lub masek. W celu umożliwienia szybkiego i wygodnego wypełniania tych masek zastosowano specjalne elementy kontrolne. Wspomagają one użytkownika w ten sposób, że np. podczas archiwizacji dokumentów może on wprowadzać wyłącznie prawidłowe metadane (np. archiwizowanie akt personalnych zawierających tylko prawidłowe nazwisko pracownika i numer identyfikacyjny) oraz wypełniać pola obowiązkowe. Oprócz pól czysto tekstowych pola wpisu i/lub wyboru aplikacji Doxis4 webcube mogą również dopuszczać wprowadzanie wartości wielokrotnych, składać się z listy wartości, a także być powiązane z zapytaniem do bazy danych. Możliwe jest zdefiniowanie podpowiedzi dla różnych pól wprowadzania danych i powiązanych z nimi danych indeksowych. Wyposażenie wielu pól w funkcję powoduje, że ograniczają się one wzajemnie, a ilość wyników dla sugestii automatycznie ulega redukcji. Rys. 3: Przeciąganie i upuszczanie plików w archiwum Szablony nowych dokumentów Istnieje możliwość tworzenia nowych dokumentów na bazie szablonów. Dane indeksowe dokumentów (np. autor, temat itd.) mogą być przy tym automatycznie przejmowane z szablonów do programu Doxis4 pod postacią metadanych. Zarządzanie szablonami odbywa się za pośrednictwem Doxis4. Wyszukiwanie dokumentów Istnieje możliwość elastycznego wyszukiwania dokumentów zarchiwizowanych w Doxis4 w oparciu o kryteria indeksowania podawane w trakcie archiwizacji. Możliwe jest przy tym przeszukiwanie danych indeksowych oraz opcjonalnie pełnego tekstu dokumentów. Dostępna opcjonalnie w Doxis4 funkcja wyszukiwania pełnotekstowego umożliwia przeszukiwanie według zawartości dokumentów, a także według kombinacji treści i wartości indeksowych. Zostało to ułatwione dzięki funkcji automatycznego ograniczania wprowadzanych wartości, która sugeruje terminy powiązane z wyszukiwaną frazą. Powoduje to ograniczenie ilości wyników przy każdej kolejnej sugestii wyszukiwania. Dodatkowo w liście wyników może być widoczne najlepsze odniesienie (aktywny punkt, hotspot ). Dodatkowo tworzony jest ranking najlepszych trafień. Wyszukiwanie szybkie Dzięki funkcji szybkiego wyszukiwania możliwe jest bezpośrednie wprowadzanie zapytań w polu aplikacji klienckiej Doxis4 bez konieczności korzystania z formularza wyszukiwania, co pozwala na bardzo szybkie wynajdywanie treści. Proces ten ułatwia zdefiniowanie słów kluczowych określających, według jakich deskryptorów odbywa się wyszukiwanie w bazie danych i klasie dokumentów lub w pełnym tekście. Rys. 2: Funkcja podpowiedzi w polach indeksowych Listy wyników Listy wyników dla zapytań wyszukiwania mogą być bardzo obszerne. Doxis4 webcube oferuje zatem różne funkcje Strona 3

4 pozwalające na odnalezienie poszukiwanego dokumentu na liście. Lista wyników to tabela zawierająca kolumny i wiersze, której zadaniem jest tabelaryczna prezentacja wyników. Podobnie jak w przypadku arkusza kalkulacyjnego użytkownik ma tutaj do dyspozycji operacje sortowania, grupowania i filtrowania. Lista wyników posiada kilka funkcji specjalnych: Pierwszą jest możliwość grupowania hierarchicznego (także wielokrotnego), która pozwala na bardzo elastyczne generowanie wirtualnych hierarchii. Druga umożliwia zaznaczanie wyników w liście na kolorowo, co zwiększa przejrzystość. Po trzecie możliwa jest łatwa modyfikacja danych indeksowych bezpośrednio z listy wyników także dla kilku trafień. instalowania żadnego oprogramowania w kliencie. W przypadku serwera Windows niezbędna jest usługa Doxis4 Imaging Service. Adnotacje mogą być stosowane dla wszystkich formatów. 2. Wyświetlanie przez wtyczkę ActiveX dla przeglądarki Doxis4 Viewer: W aplikacji klienckiej zainstalowana jest przeglądarka Doxis4 Viewer jako wtyczka OCX/ActiveX (tylko dla IE), dzięki której dostępna jest większość funkcji. 3. Wyświetlanie za pomocą zintegrowanej z przeglądarką aplikacji z konwersją PDF dla formatów graficznych (read-only) W związku z tym wyświetlanie odbywa się za pomocą przeglądarki. Doxis4 webcube potrafi jednak konwertować do PDF w locie ( on-the-fly ) formaty graficzne (także np. wiele plików JPG) oraz dokumenty CI. Do pliku PDF można także przekazywać/dodawać adnotacje. W ten sposób formaty archiwalne można wyświetlać we wtyczce Adobe PDF przeglądarki. Zintegrowana przeglądarka dokumentów HTML5 obsługuje ponad 250 formatów, które mogą być wyświetlane bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Lista ta obejmuje wszystkie popularne formaty takie jak grafiki czy dokumenty Office. Są one przygotowywane do wyświetlania stronami, dzięki czemu do przeglądarki przenoszona jest tylko aktualnie wyświetlana strona. Zachowane zostają funkcje takie jak przewijanie, powiększanie i dodawanie adnotacji. Proces drukowania jest realizowany za pośrednictwem oryginalnej aplikacji. Przeglądarka dokumentów oferuje szereg narzędzi, dzięki którym w dokumencie można nanosić adnotacje. Można je pokazywać/ukrywać lub chronić przed dostępem. Każda adnotacja może zawierać komentarze. Program obsługuje następujące rodzaje adnotacji: Rys. 4: Przykład pogrupowanej listy wyników Wyświetlanie dokumentów Po otwarciu dokumentu w kliencie Doxis4 webcube jest on ładowany do zintegrowanej przeglądarki plików. Ma to na celu prezentację zawartości dokumentu oraz dodatkowych informacji na jego temat. Doxis4 webcube obsługuje różne typy widoku dokumentów. Zakres funkcji zależy przy tym od zainstalowanej przeglądarki: 1. Wyświetlanie w przeglądarce HTML5 Viewer aplikacji Doxis4 webcube: W tym przypadku na serwerze odbywa się renderowanie wszystkich formatów wspieranych także przez przeglądarkę Doxis4. Nie ma konieczności Marker Prostokąt, strzałka i linia odręczna Notatka ( żółta karteczka zawierająca dowolne informacje) Kolorowy tekst wprowadzany bezpośrednio w dokumencie Odnośnik prowadzący do adresu w Internecie lub ścieżki. Stempel (zgodnie z uprzednio zdefiniowaną listą) Edycja dokumentów Dokumenty zarchiwizowane w Doxis4 mogą być poddawane blokowaniu lub wersjonowaniu w celu zapobieżenia ich niezamierzonemu usunięciu lub edycji. W kliencie Doxis4 webcube możliwe jest z zachowaniem mechanizmów blokowania i usuwania edytowanie zarówno treści, jak i dodatkowych informacji o dokumencie. Jeżeli treść ma być Strona 4

5 poddana edycji, wówczas dokument zostaje wypożyczony (check-out) w Doxis4. Ma to zapobiec modyfikacji tego samego dokumentu przez innego użytkownika. Gdy dokumenty są edytowane i ponownie zwracane (check-in) w Doxis4, wówczas dzięki funkcji zarządzania wersjami klient Doxis4 webcube ułatwia użytkownikowi skuteczne śledzenie historii dokumentów. Operacja zwracania/wypożyczania jest także możliwa bez apletu Java, jednak jego wykorzystanie znacznie ułatwia procedurę. Wydawanie dokumentów Klient Doxis4 webcube umożliwia wydawanie dokumentów i list dokumentów w drodze eksportu, przesyłania i wydruku. W celu wykorzystania np. w arkuszu kalkulacyjnym możliwy jest eksport kryteriów indeksowania listy dokumentów jako pliku CSV. indeksów dokumentu. Dzięki temu lista jest bardziej czytelna. Usuwanie dokumentów Niepotrzebne dokumenty mogą być usuwane ręcznie. Oprócz ręcznego wykonywania takiej operacji usuwanie może także odbywać się w sposób automatyczny za pośrednictwem serwera. Warunkiem umożliwiającym przeprowadzenie takiego działania jest jednak zakończenie okresu retencji przyjętego dla danego dokumentu. Schematy klasyfikacji, katalogi i akta elektroniczne Oprócz funkcji normalnego wyszukiwania i wyświetlania treści (dokumentów, spraw itd.) klienta Doxis4 webcube jako list wyników możliwa jest także ich prezentacja pod postacią akt, schematów klasyfikacji lub katalogów. Schematy klasyfikacji Schemat klasyfikacji to określenie systematycznego porządku (definicja struktury) całości dokumentacji (akta i dokumenty) organizacji. Rys. 5: Opcje eksportu w kliencie Doxis4 webcube Podczas eksportu dokumentów z klienta Doxis4 webcube może mieć miejsce przekształcenie formatu. Dokumenty mogą być eksportowane z list wyników, z akt, zadań lub przeglądarki dokumentów. Podczas takiej operacji możliwe jest eksportowanie kolejno pojedynczych dokumentów z opcjonalną konwersją do pliku PDF (wymaga konwersji do PDF na serwerze) lub też jednorazowy eksport grupowy kilku dokumentów do pliku ZIP. Okno dialogowe eksportu W przypadku eksportu do pliku ZIP istnieje możliwość zgromadzenia różnych formatów dokumentów w jednym kontenerze ZIP (np. pliki Office, grafiki itd.). Dokumenty są wtedy eksportowane w formacie oryginalnym. Opcjonalnie można także wyeksportować odpowiednie adnotacje (o ile dokumenty są dostępne w formacie PDF lub jako grafika). Klient Doxis4 webcube pozwala na przyporządkowanie schematu klasyfikacji do akt i dokumentów w celu umożliwienia ich odszukania poprzez strukturę podobnie jak ma to miejsce w przypadku spisu treści. Istnieje możliwość określenia specjalnych uprawnień do schematu klasyfikacji ograniczających dostęp do jego określonych obszarów. Dokumenty i akta są umieszczane w zdefiniowanym na stałe schemacie klasyfikacji. Katalogi W kliencie Doxis4 webcube katalogi pozwalają na taką organizację dokumentów i akt, jak ma to miejsce w przypadku programu Windows Explorer. W związku z tym katalogi mogą być grupowane w folderach. Katalogi zawierają odniesienia do zarchiwizowanych dokumentów lub akt i służą do prezentowania różnych widoków zgromadzonych plików. Obsługiwane są dwa rodzaje katalogów: katalogi osobiste (dostępne wyłącznie dla właściciela) i katalogi publiczne (dostępne dla kilku użytkowników). Okno dialogowe umożliwia także eksport poszczególnych reprezentacji lub obiektów treści (w przypadku dokumentów z wieloma załącznikami) przykładowo w sytuacji, gdy potrzebny jest tylko jeden załącznik. Dla każdego elementu można określić, czy ma on zostać poddany eksportowi i w jakim formacie ma on się odbyć (format oryginalny, plik PDF lub PDF z adnotacjami). Aby zapewnić użytkownikowi orientację w oknie dialogowym eksportu, oprócz nazwy można także wyświetlać wartości Strona 5

6 Foldery katalogu mogą zawierać albo pojedynczo dodawane dokumenty i akta, lub też wyniki wyszukiwania tych elementów. Akta elektroniczne Akta elektroniczne to swego rodzaju dokumenty-kontenery. Mają one na celu gromadzenie danych pokrewnych pod względem treści. Akta dzielą się na klasy stanowiące zbiór podobnych akt (np. akta klientów, akta dostawców, akta personalne itd.). Dokumenty mogą być przy tym powiązane w różnych aktach (powiązanie wielokrotne), także w przypadku, gdy zostały zarchiwizowane tylko jeden raz. Aby umożliwić podział zawartości akt elektronicznych ich wewnętrzna struktura ma charakter rejestru. Można ją predefiniować dla klasy akt, dzięki czemu również dziesiątki tysięcy akt będą posiadać zawsze ten sam układ w odróżnieniu od chaotycznych struktur folderów w systemach plików. Strony tytułowe akt Akta elektroniczne dysponują oknem dialogowym, w którym prezentowane są metadane (strona tytułowa akt). Dodatkowo na stronie tytułowej akt można umieszczać funkcje, jak np. standardowe elementy kontrolne dostępu do bazy danych, lub też obsługiwane skryptami wywołania i obliczenia. Rys. 6: Przykład zwykłych akt partnera biznesowego Uprawnienia do akt i poziom rejestru Akta dysponują oprócz ochrony dostępu odnoszącej się do klasy akt także oddzielnym mechanizmem przydzielania uprawnień na poziomie rejestru. Dzięki temu możliwe jest (np. zależnie od uprawnień użytkownika) pokazywanie lub ukrywanie poszczególnych rejestrów. Podczas wyszukiwania we wszystkich rejestrach uwzględniane są także ograniczenia widoczności. W celu uzyskania bliższych informacji zachęcamy do zapoznania się z broszurą informacyjną: Doxis4 Records & Relationship Service Struktura rejestru Doxis4 oferuje szereg możliwości definiowania struktury akt. Oprócz rejestrów statycznych, w których dokumenty są trwale połączone, można także definiować rejestry dynamiczne wywołujące dokumenty z bazy danych. Tego rodzaju dynamiczne struktury użytkownik może bardzo łatwo tworzyć w aktach na bazie wyszukiwania, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść. Dla całej struktury rejestrów statycznych w widoku akt można wyświetlić liczbę elementów danego rejestru. Możliwe jest również automatyczne ukrywanie pustych rejestrów. Opcje te znacząco zwiększają użyteczność i wydajność pracy użytkownika. Inną cechą charakterystyczną jest to, że oprócz rejestrów globalnych określanych przez definicję struktury dla klasy akt, jednocześnie mogą istnieć także rejestry lokalne, które są dodatkowo tworzone w aktach (funkcja kontrolowana uprawnieniami). Sprawy / Procedury robocze (Workflow) Zarządzanie sprawami i procesami za pomocą zintegrowanego systemu procesów biznesowych (BPM) pakietu Doxis4 iecm stanowi konsekwentną kontynuację systemu cyfrowego zarządzania dokumentami. Dzięki Doxis4 webcube za pośrednictwem osobistej skrzynki roboczej oraz skrzynek grupowych użytkownik ma bezpośredni dostęp do wszystkich przydzielonych mu zadań. Może on tworzyć nowe sprawy oraz wyszukiwać, kontrolować i rzecz jasna edytować te już istniejące. Podobnie jak w przypadku dokumentów w kliencie Doxis4 webcube także i sprawy oraz zadania mogą otrzymywać opisowe metadane (indeksy). Procesy Doxis4 pozwala na graficzne modelowanie procesów biznesowych jako definicji procesu za pomocą odpowiedniego schematu. Proces lub workflow składa się z kroków (np. Strona 6

7 zatwierdzenie faktury) i warunków (np. czy udzielono zatwierdzenia?). Można wyróżnić kroki ręczne i automatyczne. Sprawa zawiera kilka etapów prac, które muszą zostać wykonane w określonej kolejności (lub też jednocześnie). Spektrum możliwych spraw oraz ich definicji procesów jest bardzo szerokie. Do typowych zastosowań zaliczamy sprawdzanie faktur, kontrole umów, procedury dopuszczeń a także zwykłe przekazywanie pomiędzy skrzynkami roboczymi. Skrzynki robocze W obrębie skrzynek roboczych możliwe jest podobnie jak dla listy wyników w przypadku dokumentów wykonywanie operacji filtrowania, sortowania i grupowania. W celu umożliwienia szybkiego opracowywania kilku zadań można je wybrać i otworzyć korzystając z funkcji Auto- Open. Po zakończeniu zadania Doxis4 webcube automatycznie otwiera kolejne zadanie. Zastępcy mogą otrzymać dostęp do własnej skrzynki roboczej. Dodatkowo w przypadku nieobecności można zdefiniować zasadę przekazywania zadań. Powiadomienia Oprócz prezentacji zadań procesowych w skrzynce roboczej klienta Doxis4 webcube możliwe jest także przesyłanie uczestnikom procesu informacji dotyczącej zadania w modelu procesu w wiadomości . Jeżeli np. odbiorca wiadomości nie zareaguje na przydzielone zadanie, wówczas można utworzyć automatyczne przypomnienie wysyłane po upływie określonego czasu lub też zasady dla zastępców. Widok sprawy Obsługa workflow jest wyjątkowo łatwa dla użytkownika. Po otwarciu zadania użytkownik uzyskuje pełny przegląd swojego zadania oraz całej sprawy. Posiada on dostęp do przynależnych dokumentów, historii sprawy oraz graficznej prezentacji procesu. Może delegować lub zamykać zadania i zależnie od określonych w modelu procesu uprawień może określać kolejne etapy lub odbiorców. Istnieje możliwość modyfikowania dokumentu bezpośrednio w sprawie lub też tworzenia nowych dokumentów również w oparciu o szablony specyficzne dla działania. Terminy Do procesów (workflow) można przydzielać terminy. Są one kontrolowane w sposób automatyczny; tak więc np. w razie przekroczenia czasu przewidzianego dla danego działania (np. faktura wymaga kontroli) uczestnik procesu otrzymuje wiadomość z przypomnieniem. Rys. 7: Przegląd sprawy z podglądem dokumentu, opisem procesu i listą dokumentów W celu umożliwienia każdemu użytkownikowi uczestniczenia w procedurach workflow aplikacja kliencka Doxis4 udostępnia elektroniczną skrzynkę roboczą. Służy ona do prezentacji poszczególnych zadań i spraw. Oprócz dostępu do własnej skrzynki roboczej oraz skrzynki zastępowanego pracownika istnieją także skrzynki grupowe, umożliwiające opracowywanie zadań przed kilku pracowników posiadających taką samą rolę. Synchronizację tego procesu przejmuje Doxis4. W celu uzyskania bliższych informacji zachęcamy do zapoznania się z broszurą informacyjną: Doxis4 Workflow Strona 7

8 Zwiększanie wydajności Doxis4 webcube oferuje liczne, ułatwiające pracę funkcje, które można stosować niezależnie od tego, czy użytkownik pracuje z dokumentami, aktami czy sprawami. Subskrypcje W ramach subskrypcji użytkownik jest informowany o zdarzeniach odbywających się w środowisku dokumentu, akt lub wyszukiwania. Przykładowo, gdy następuje modyfikacja dokumentu, uzupełnienie akt lub zmiana wyników wyszukiwania, wówczas system przesyła wiadomość zawierającą odpowiednie powiadomienie. Subskrypcje mogą mieć charakter publiczny np. dla określonej grupy odbiorców, lub osobisty. Aby odbiorca mógł otrzymać powiadomienie, konieczne jest użycie aplikacji . Dalsze opracowywanie odbywa się potem na poziomie klienta Doxis4 webcube. Skuteczny dostęp do dokumentów Doxis4 webcube oferuje możliwość dostępu do ostatnio używanych obiektów oraz ich ponownego otwarcia jednym kliknięciem myszy. Dotyczy to dokumentów, akt, zadań i wyników wyszukiwania. Rys. 10: Przykład listy ulubionych Zaletą ulubionych jest bezpośredni dostęp użytkownika do dokumentów, które są np. opracowywane lub obserwowane. Wyjątkową cechą ulubionych są funkcje wyszukiwania: Możliwe jest zapisywanie także całych list wyników jako ulubionych i wykorzystywanie ich w wyszukiwaniu dynamicznym, ponieważ aktualizacja list odbywa się w sposób automatyczny. Wiki w Doxis4 webcube Doxis4 cubewiki (połączenie nazwy Doxis4 webcube z pojęciem Wiki) umożliwia w przypadku pakietu Doxis4 iecm-suite tworzenie stron wiki, do zawartości których można uzyskać dostęp bezpośrednio z Doxis4 webcube. Wiki pozwalają na swobodną edycję treści w Internecie tworząc tym samym platformę umożliwiającą ich wspólne opracowywanie. Stały się one istotnym elementem zarządzania wiedzą. Rys. 8: Lista ostatnio używanych obiektów Doxis4 webcube zapisuje strony wiki w taki sposób, aby użytkownik mógł dokonywać ich modyfikacji także bezpośrednio w aplikacji klienckiej. Także i te treści mogą korzystać z zalet wersjonowania, dzięki czemu możliwe jest ponowne wywoływanie także i starszych wersji. Dane indeksowe są aktualizowane automatycznie w oparciu o zawartość strony wiki w celu ułatwienia użytkownikowi indeksowania podczas modyfikowania jej treści. Wyszukiwanie stron wiki może odbywać się poprzez dane indeksowe plików lub zawartość poszczególnych stron. W przypadku tego wyszukiwania pełnotekstowego szukane pojęcia są podświetlane bezpośrednio na stronie wiki. Rys. 9: Zapisywanie dynamicznej listy wyników w ulubionych W Doxis4 webcube wszystkie obiekty można także zapisywać jako ulubione, co zapewnia szybki dostęp do nich. Do ulubionych mogą należeć np. dokumenty, akta, zadania, wyszukiwania a także listy wyników. Dodawanie wybranych obiektów do ulubionych odbywa się w łatwy sposób dzięki funkcji przeciągnij i upuść. Portlety Doxis4 webcube kontrola webcube przez URL Serwery portalowe umożliwiają dostęp do różnych aplikacji za pośrednictwem jednolitego interfejsu w sieci. Portlet to obszar strony portalu, w którym aplikacja udostępnia swoje funkcje. Portlety Doxis4 webcube umożliwiają wyszukiwanie, wyświetlanie i archiwizację dokumentów oraz prezentację i opracowywanie zadań. Strona 8

9 Gotowe komponenty pakietu Doxis4 mogą być ponownie używane na stronach portalu bez konieczności wykorzystywania umiejętności programistycznych. Na potrzeby uwierzytelniania dostępne są wszystkie procedury uwierzytelniające Doxis4 webcube (zalecamy procedurę logowania pojedynczego SSO na bazie usługi Kerberos) W ten sposób użytkownicy uzyskują jednolity i spersonalizowany dostęp do często używanych funkcji w połączeniu z zaletami Doxis4 webcube. Serwer portalowy pełni przy tym funkcję centralnego punktu dostępowego ( single point of access ) w celu udostępnienia funkcji Doxis4 z poziomu portalu. Przykładowo portlety Doxis4 webcube umożliwiają dostęp do skrzynki roboczej Doxis4 przez portal. Produkty powiązane z Doxis4 webcube W niniejszej broszurze informacyjnej omówione są następujące usługi i komponenty: Doxis4 webcube (CLI_WEBCUBE) Klasyfikacja w ofercie produktowej Doxis4 webcube jest elementem platformy Doxis4. Zgodnie z zasadą budowy modułowej w każdym momencie można dodawać kolejne rozwiązania z rodziny ECM. Obsługa aplikacji typu mashup Ponieważ bardzo niewiele środowisk portalowych bazuje na prawdziwym serwerze portalowym obsługującym standard portletów Javy, dodawanie widoków Doxis4 webcube na stronie internetowej może odbywać się za pośrednictwem URL oraz iframe jak ma to miejsce np. w przypadku Google Maps. Integracja z WCMS, stronami php czy MediaWiki jest dzięki temu dziecinnie prosta! Rys. 11: Klasyfikacja Doxis4 webcube w ofercie produktowej Doxis4 Strona 9

10 Zestawienie funkcji Doxis4 webcube Zachęcamy do zapoznania się z zestawieniami funkcji naszych produktów w celu porównania Państwa oczekiwań z funkcjonalnościami rozwiązań Doxis4 iecm: Doxis4 webcube Technologia wstążki dostępna także w sieci Oparte na zakładkach przeglądanie katalogów i obiektów Osobiste ulubione w pasku Outlooka Funkcja logowania pojedynczego poprzez autoryzację Windows (Kerberos) Archiwizacja i indeksowanie Archiwizacja dowolnych formatów dokumentów Obsługa funkcji przeciągnij i upuść dla plików Wersjonowanie dokumentów Uwzględnianie wersji formatów (reprezentacje / odtworzenia) Organizacja procesu archiwizacji bazująca na aktach Indeksowanie uwzględniające typ dokumentu Adnotacje: komentarz, notatka, strzałka, pieczątka, marker, linia odręczna Adnotacje dla wszystkich formatów dokumentów Przegląd adnotacji dla wszystkich znajdujących się w dokumencie uzupełnień Konwersja plików graficznych do PDF w locie Połączenie wielu dokumentów w jeden PDF w celu umożliwienia wyświetlania zbiorczego (dla formatów graficznych i PDF) Wyszukiwanie Rozmaite metody wyszukiwania wykorzystujące referencje logiczne Wyszukiwanie za pośrednictwem wartości indeksów Wyszukiwanie pełnotekstowe bazujące na treści Połączenie metadanych i wyszukiwania pełnotekstowego Funkcja szybkiego wyszukiwania bez okien dialogowych oraz w rejestrach akt Zapisywanie zapytań wyszukiwania jako ulubionych Indeksowanie zawartości treściowej Podpowiedzi kontekstowe z systemu DMS Funkcja sugestii dla indeksowania kontekstowego w formularzach wyszukiwania i archiwizacji Atrybuty wielokrotne w indeksacji Ograniczenia formatu dla pól atrybutów oraz definiowanie pól obowiązkowych Wyszukiwanie szybkie globalne oraz w aktach Elastyczna, hierarchiczna lista wyników z filtrami Zaznaczanie trafień na kolorowo Eksport listy wyników jako pliku CSV Akta elektroniczne Edycja dokumentów Więcej informacji w broszurze informacyjnej Doxis4 Records & Relationship Service Skrzynki robocze i workflow! Edytowanie dokumentów Zarządzanie wersjami oraz mechanizm zwracania/wypożyczania (check-in/check-out) Więcej informacji w broszurze informacyjnej Doxis4 Workflow Wyświetlanie! Wersje major i minor Dopuszczanie/Wstrzymywanie zmian bez wersjonowania Przeglądarka internetowa do wyświetlania dokumentów bez aplikacji pierwotnej Dokumenty złożone składające się z kilku obiektów treści i reprezentacji Wyświetlanie ponad 250 obsługiwanych formatów Tworzenie reguł retencji oraz blokad kasowania Przenoszenie do Kosza i odtwarzanie Strona 10

11 Przydzielanie uprawnień do pojedynczych dokumentów Eksport Eksport w formacie oryginalnym Eksport kilku dokumentów w archiwum ZIP Eksport kilku dokumentów do PDF (dla formatów graficznych i PDF) Eksport pojedynczych reprezentacji lub obiektów treści Przekazywanie/Dodawanie adnotacji w PDF Wiki Zintegrowane funkcje wiki Dodawanie danych indeksowych do dokumentu wiki Łączenie dokumentu wiki z aktami/sprawą Wskazywanie normalnych dokumentów w dokumencie wiki Dynamiczne generowanie tabeli wiki na podstawie wyszukiwania w Doxis4 Portlety / Mashupy Elastyczne i wydajne sterowanie za pośrednictwem URL Integracja komponentów internetowych jako iframe Obsługa portletów Wydawca SERgroup Holding Europe GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D Bonn Tel: Internet: info@ser.de Informacja o dokumencie Niniejsza broszura informacyjna dotyczy wersji V06.03 Doxis4 webcube. S.E.R. Solutions Polska Sp. z o.o. ul. Grzybowska 2/81 PL Warszawa Tel: Fax: Internet: info@ser-solutions.pl Zastrzegamy sobie prawo do modyfikacji technicznych, pomyłek i błędów w druku. Wszystkie znaki towarowe są znakami towarowymi ich właścicieli. Informacje na temat przepisów ustawowych, prawnych i podatkowych nie mają charakteru wiążącego. Wszystkie dane zawarte w katalogu mają charakter przybliżony. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w strukturze i zakresie dostawy. (V06.03,PL) SERgroup Holding Europe GmbH Strona 11