Załącznik nr 5 do SIWZ Projekt Umowy dot. zamówienia publicznego na podstawie procedury przetargu nieograniczonego ZP. 26.04.2018.KT Zawarta w dniu.roku pomiędzy: 1. Powiatem Radomskim - Powiatowym Urzędem Pracy w Radomiu ul. Ks. Łukasika 3, 26-612 Radom reprezentowanym przez pełnomocnika Powiatu Radomskiego - Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu mgr Józefa Bakułę zwanym dalej Zamawiającym przy kontrasygnacie Głównego Księgowego Urzędu Pani Anny Radomskiej, a 2. z siedzibą.. NIP, REGON, posiadającą wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej/ KRS reprezentowaną/ym przez:.., reprezentowaną przez zwanym dalej Wykonawcą. Zawarcie niniejszej umowy następuje po dokonaniu wyboru oferty Wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 39 ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu materiałów eksploatacyjnych wymienionych w załączniku nr 1 do umowy, tożsamym z załącznikiem 2 do oferty, zgodnym z wymaganiami SIWZ postępowania ZP.26.04.2018.KT, zwanym dalej także,,przedmiotem zamówienia. 2. 1. Wykonawca gwarantuje, że wszystkie dostarczone materiały eksploatacyjne będą fabrycznie nowe, oryginalnie fabrycznie zamknięte. Dodatkowo materiały eksploatacyjne będą fabrycznie opakowane w sposób chroniący kasetę z tonerem po wyjęciu z opakowania zewnętrznego (opakowania wewnętrzne). Każda kaseta oraz opakowanie z tonerem będzie posiadać zabezpieczenie umożliwiające rozpoznanie czy materiał eksploatacyjny był otwierany/używany. 2. Wszystkie dostarczone materiały eksploatacyjne będą oznakowane nazwą producenta oraz kodem producenta umożliwiającym jednoznaczną identyfikację producenta oraz typ materiału eksploatacyjnego. Oznaczenia będą umieszczone trwale na opakowaniach zewnętrznych oraz bezpośrednio na kasecie z tonerem. 3. Wszystkie materiały eksploatacyjne, bezpośrednio na opakowaniu będą posiadać listę urządzeń kompatybilnych z oferowanym materiałem eksploatacyjnym. 4. Toner wraz z kasetą nie mogą pochodzić z procesu regeneracji i być wtórnie użyte w dostarczonym materiale eksploatacyjnym. 5. Zamawiający wymaga, aby dostarczone materiały eksploatacyjne były oryginalne, tzn. wyprodukowane przez producenta tego urządzenia, do którego dany materiał jest 1
przeznaczony lub aby były to materiały eksploatacyjne równoważne pod warunkiem, że nie posiadają gorszych parametrów od oryginalnych (wydajność, jakości wydruków) oraz posiadają oznaczenie CE. 6. Zamawiający wymaga, aby dostarczone materiały eksploatacyjne posiadały termin przydatności do użycia nie krótszy niż 24 miesiące, licząc od dnia podpisania protokołu odbioru. 7. Wykonawca gwarantuje poprawną jakość drukowania do wyczerpania środka barwiącego w okresie przydatności do użycia. 3. 1. W przypadku niezgodności dostarczonych materiałów co do asortymentu, ilości lub jakości, Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych dostarczyć Zamawiającemu na własny koszt materiały zgodne z umową. 2. W przypadku ujawnienia wad jakościowych po przyjęciu materiałów, Wykonawca zobowiązany będzie do wymiany dostarczonych materiałów na wolne od wad, na własny koszt, niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty zgłoszenia wad (telefonicznego, potwierdzonego faksem). Po wskazanym terminie Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do zakupu materiałów eksploatacyjnych oryginalnych, tzn. wyprodukowanych przez producenta tego urządzenia, do którego dany materiał jest przeznaczony tożsamych co do rodzaju i ilości zgłoszonych wad materiałów eksploatacyjnych, a Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu kosztów brutto zakupu tych materiałów, Zamawiający zachowa prawo do naliczenia kar umownych, za okres od daty zgłoszenia wad do daty zakupu oryginalnego materiału eksploatacyjnego. 3. W przypadku dostarczenia materiałów eksploatacyjnych, których użycie spowoduje konieczność częstszej konserwacji urządzenia (np. czyszczenie wnętrza drukarki spowodowane wysypywaniem się tonera lub wymianę materiałów eksploatacyjnych tj. rolek, wałków, fuser ów itp.) niż przewiduje to producent w instrukcji obsługi, Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia tych zobowiązań wraz z wymianą materiałów eksploatacyjnych na własny koszt w okresie stosowania dostarczonych materiałów eksploatacyjnych. Zobowiązania, o których mowa powyżej będą realizowane w terminie do 2 dni roboczych od daty telefonicznego potwierdzonego faksem zgłoszenia o konieczności przeprowadzenia konserwacji urządzenia. Zamawiającemu przysługuje prawo do przeprowadzenia konserwacji urządzeń wraz z wymianą materiałów eksploatacyjnych na koszt Wykonawcy w przypadku przekroczenia powyżej określonego terminu, z zachowaniem prawa do naliczania kar umownych, za okres od daty zgłoszenia wad do daty zakupu oryginalnego materiału eksploatacyjnego przeprowadzenia konserwacji urządzenia. 4. W przypadku dostarczenia materiałów, których użycie spowoduje uszkodzenie urządzenia drukującego, potwierdzone przez przedstawiciela autoryzowanego serwisu producenta urządzeń, Wykonawca zobowiązany będzie do usunięcia tych uszkodzeń w autoryzowanym serwisie producenta urządzeń na swój koszt w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty telefonicznego potwierdzonego faksem zgłoszenia 2
uszkodzenia przez Zamawiającego oraz do zwrotu kosztów związanych z wydaniem opinii/ekspertyzy. 5. Dostarczone materiały eksploatacyjne nie mogą powodować ograniczeń funkcji i możliwości sprzętu oraz jakości wydruku opisanych w warunkach technicznych producenta sprzętu (pełna kompatybilność z oprogramowaniem drukarki, informowanie o liczbie wydrukowanych stron oraz poziomie zużycia tonera). 6. W przypadku, gdy czas naprawy urządzenia, o którym mowa w ust. 4 zostanie przekroczony, Wykonawca w terminie 2 dni roboczych dostarczy Zamawiającemu na czas naprawy sprawne urządzenie zastępcze o takich samych lub wyższych parametrach i funkcjonalności wraz z materiałami eksploatacyjnymi np. tonerami. W przypadku przekroczenia powyższego terminu (2 dni robocze) i niezapewnienia przez Wykonawcę urządzenia zastępczego, Zamawiający na czas naprawy wypożyczy urządzenie zastępcze a Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu kosztów brutto związanych z wypożyczeniem urządzenia zastępczego. Zamawiający zachowuje prawo do naliczania kar umownych za okres, w którym Wykonawca nie dostarczył urządzenia zastępczego. 7. W przypadku trwałego uszkodzenia urządzenia drukującego z przyczyn, o których mowa w ust. 4 (braku możliwości dokonania naprawy) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia w terminie 5 dni roboczych od daty telefonicznego potwierdzonego faksem zgłoszenia tego faktu, fabrycznie nowego urządzenia o takich samych lub wyższych parametrach (standardzie i funkcjonalności) lub w przypadku przekroczenia terminu 5 dni roboczych (o których mowa powyżej) Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do zakupu takiego samego urządzenia lub innego o takim samym lub nie gorszym standardzie i funkcjonalności oraz takich samych lub lepszych parametrach, a Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu kosztów brutto zakupu tego urządzenia. 8. W przypadku gdy liczba wad jakościowych jednego rodzaju materiału eksploatacyjnego (toneru) w stosunku do liczby zakupionych materiałów eksploatacyjnych danego rodzaju przekroczy 5%, Wykonawca wymieni na własny koszt całą dostawę danego produktu na produkt oryginalny, tzn. wyprodukowany przez producenta tego urządzenia, do którego dany materiał jest przeznaczony zgodnie z ilością zawartą w Załączniku nr 1 do umowy, bez względu na ilość zużytych materiałów, w terminie 7 dni od daty telefonicznego potwierdzonego faksem zgłoszenia tego faktu przez Zamawiającego. Zwrot wadliwego rodzaju materiału eksploatacyjnego do Wykonawcy nastąpi po protokolarnym odbiorze nowej dostawy. W przypadku przekroczenia terminu o którym mowa powyżej, Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do zakupu materiałów eksploatacyjnych oryginalnych, tzn. wyprodukowanych przez producenta tego urządzenia, do którego dany materiał jest przeznaczony tożsamych co do rodzaju i ilości zgodnie z Załącznikiem nr 1 do umowy bez względu na ilość zużytych materiałów eksploatacyjnych a Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu kosztów brutto zakupu tych materiałów. Zamawiający zachowuje prawo do naliczania kar umownych do czasu zakupu tych materiałów. Wykonawca oświadcza, iż wszystkie materiały objęte niniejszą umową są materiałami fabrycznie nieużywanymi, wolnymi od wad, kompletnymi i najwyższej jakości, oryginalnie zapakowanymi, nie noszącymi śladów otwierania, nie regenerowanymi, nie poddanymi procesowi ponownego napełniania, recyklingu, 3
demontażu lub wymiany jakichkolwiek elementów. Wszystkie elementy danego materiału eksploatacyjnego nie wchodziły wcześniej (pierwotnie) w całości ani w części w skład innych materiałów, są wyrobami fabrycznie nowymi, nieużywanymi, nieregenerowanymi, nierefabrykowanymi, a ich zastosowanie nie może spowodować utraty gwarancji producenta sprzętu. 3. W przypadku zaproponowania zamiast materiału eksploatacyjnego producenta sprzętu, równoważnego materiału eksploatacyjnego, Wykonawca oświadcza, iż: 1) proces produkcji i stosownie wyprodukowanych materiałów eksploatacyjnych nie narusza praw patentowych producentów oryginalnych materiałów, 2) producent oferowanego materiału eksploatacyjnego spełnia przepisy związane z ochroną środowiska oraz potwierdza, że materiały są produkowane w sposób bezpieczny i nie wpływający negatywnie na środowisko, 3) w przypadku usterki wywołanej przez stosownie produktów równoważnych zobowiązuje się do zagwarantowania serwisu sprzętu i pokrycia kosztów serwisowania, 4) zaproponowany równoważny materiał eksploatacyjny jest w pełni kompatybilny z urządzeniem, do jakiego jest przeznaczony tzn. pozwala na pełną obsługę urządzenia, w tym na monitorowanie stanu zużycia tonera w urządzeniach wyposażonych w taką funkcję, 5) zaproponowany równoważny materiał eksploatacyjny działa analogicznie jak materiał oryginalny producenta urządzenia. 4. Przedmiot zamówienia musi być umieszczony w oryginalnym opakowaniu fabrycznym z etykietą, musi posiadać znak firmowy producenta, etykietę zawierającą numer katalogowy, termin ważności i listę kompatybilności. 4. 1. Dostawa zostanie zrealizowana nie później niż w ciągu 20 dni (ewentualnie termin krótszy jeżeli Wykonawca w ofercie zadeklarował krótszy termin dostawy za co otrzymał dodatkowe punkty przy ocenie oferty) od daty podpisania umowy w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 2. Odbiór ostateczny przedmiotu zamówienia zostanie potwierdzony podpisaniem dwóch protokołów odbioru materiałów: a) protokołem ilościowym - stwierdzającym kompletność dostawy i brak zewnętrznych uszkodzeń materiałów, b) protokołem jakościowym - stwierdzającym zgodność parametrów dostarczonego przedmiotu zamówienia z warunkami SIWZ. 3.Zamawiający dokona odbioru jakościowego w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania protokołu odbioru ilościowego. 4. Wykonawca w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania protokołu jakościowego, wskazującego na wady przedmiotu zamówienia, zobowiązuje się wymienić towar na wolny od wad. 5. 1. Wydanie przedmiotu zamówienia nastąpi w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 4
2. Rozładunku dostarczonych materiałów dokonuje Wykonawca. O przygotowaniu do wydania przedmiotu zamówienia Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego z dwudniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem dostawy. 3. Zamawiający, bez jakichkolwiek roszczeń finansowych ze strony Wykonawcy z tym związanych, może odmówić przyjęcia dostawy w całości lub w części jeżeli: a) termin dostawy nie został uzgodniony z Zamawiającym. b) jakikolwiek element przedmiotu zamówienia nie będzie oryginalnie zapakowany i oznaczony zgodnie z SIWZ i obowiązującymi przepisami, lub jego opakowanie będzie naruszone. c) pracownicy Wykonawcy odmówią rozładunku i złożenia dostarczanych towarów w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w jego siedzibie. 6. Dostarczony przedmiot zamówienia musi być zgodny z prawem autorskim i musi odpowiadać parametrom określonym w ustawie z dnia 30 sierpnia 2002r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. z 2017r. Nr 1226, z późn. zm.) oraz ustawie z 12 września 2002r. o normalizacji (Dz. U. z 2015r. Nr 1483, z późn. zm.) a ponadto być zgodny z wymogami ustawy z 17.02.2005r. O informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017r. Nr 570 z późn. zm.). 7. 1. Za przedmiot umowy określony w 1 umowy Strony ustaliły łączną cenę w wysokości... zł (słownie:...) brutto. 2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy, w tym koszt opakowania, dostarczenia, rozładunku dostarczonego asortymentu do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, ubezpieczenia na czas transportu oraz wszelkie naliczone cła i podatki, w tym podatek od towarów i usług VAT. 3. Płatność nastąpi po wykonaniu dostawy w ciągu 21 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury wraz z protokołem bezusterkowego odbioru materiałów eksploatacyjnych. 4. W przypadku, o którym mowa w 4 ust. 4 umowy termin zapłaty określony w ust. 3 będzie liczony od dnia dostarczenia materiałów wolnych od wad zgodnych z umową i protokolarnego ich odbioru. 5. Strony za dzień zapłaty wskazują dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy należną mu kwotą. 8. 1. Dla zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustala się zabezpieczenie wynoszące 8 % wartości brutto oferty. 2. Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania przedmiotu umowy najpóźniej do dnia podpisania umowy w formie.. 5
3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy do pokrycia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia. 4. Zwrot wniesionego zabezpieczenia: a) 70 % ustalonej wartości zabezpieczenia gwarantująca należyte wykonanie przedmiotu umowy, zostanie zwrócona w ciągu 30 dni od dnia wykonania zamówienia, tj. podpisania protokołu jakościowego. b) 30 % wartości zabezpieczenia zwrócona zostanie nie później niż wciągu 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady, która wynosi niż 24 miesiące, licząc od dnia podpisania protokołu jakościowego odbioru. 9. 1. Z tytułu zwłoki w realizacji całości lub części dostawy Zamawiający może obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 0,2 % wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w 7 ust. 1 niniejszej umowy, za każdy dzień zwłoki. 2. Zamawiający ma prawo zrezygnować z dostawy opóźniającej się z winy Wykonawcy o więcej niż 5 dni roboczych. W tym przypadku Zamawiający odstępuje od umowy po upływie 2 dni od zawiadomienia Wykonawcy drogą faxową lub mailową. W przypadku odstąpienia Zamawiającego od umowy z Wykonawcy zostanie naliczona kara umowna w wysokości 10% wynagrodzenia brutto Wykonawcy, określonego w 7 ust. 1 niniejszej umowy. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w przypadku stwierdzenia w protokole odstępstw od wymogów zawartych w umowie oraz jeżeli Wykonawca nie usunie wady w terminie 3 dni od daty zgłoszenia przez Zamawiającego niezgodności. W przypadku odstąpienia Zamawiającego od umowy z powyższych przyczyn Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w 7 ust. 1 niniejszej umowy. 4. Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia odszkodowań uzupełniających na zasadach ogólnych. 5.Wykonawca wyraża zgodę na pokrycie naliczonych przez Zamawiającego kar umownych z zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 6.W przypadku gdy kwota zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie wystarczy na zaspokojenie naliczonych przez Zamawiającego kar umownych lub na wniosek Wykonawcy, Wykonawca wyraża zgodę na dokonanie przez Zamawiającego potrącenia naliczonych przez Zamawiającego kar umownych z należności wynikającej z faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. 10. Wszelkie zmiany niniejszej umowy muszą być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Strony zastrzegają możliwość zmiany powyższej umowy za obopólną zgodą w następujących przypadkach: -zmiany w terminach dostawy, z przyczyn niezależnych lub usprawiedliwionych przez Wykonawcę a także na wniosek Zamawiającego. 6
- inne z zastrzeżeniem art. 140 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 11. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Zamawiający informuje a Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż: 1) administratorem danych osobowych Wykonawcy podanych w związku z realizacją niniejszej umowy jest Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu, z siedzibą ul. Ks. Łukasika 3, 26-612 Radom. Na dzień podpisania umowy Zamawiający nie wyznaczył Inspektora ochrony danych osobowych. 2) Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą w celu realizacji niniejszej umowy, na podstawie dobrowolnej zgody wyrażonej przez Wykonawcę poprzez podpisanie niniejszej umowy. 3) Dane osobowe Wykonawcy nie będą przekazywane odbiorcom ani nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej. 4) Dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane przez okres przechowywania dokumentów finansowych związanych z realizacją zamówienia tj. 5 lat od zakończenia roku w którym udzielono zamówienia. 5) Wykonawca posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania; 6) Wykonawca ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego GIODO/ Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych Wykonawcy narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. 7) Podanie przez Wykonawcę danych osobowych jest warunkiem podpisania niniejszej umowy przez Zamawiającego i Wykonawca jest zobowiązany do ich podania a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości podpisania umowy z winy Wykonawcy. 8) Dane Wykonawcy nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany ani też w formie profilowania. 13. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową zastosowanie mieć będą przepisy Kodeksu Cywilnego i Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz inne właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego. 14. W razie sporów właściwy będzie do jego rozstrzygnięcia Sąd właściwy rzeczowo i miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 7
15. Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Wykonawca Zamawiający 8