Zapytanie ofertowe dotyczące: tłumaczenia symultanicznego z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski na potrzeby realizacji IV Seminarium na potrzeby projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk (nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14), oraz tłumaczenia pisemnego i pisemnego przysięgłego z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski na potrzeby przygotowania i publikacji zamawianych artykułów na portal WBZ prowadzony w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk (nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14) Warszawa, 17.11.2015 r.
Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji projektu 1.06.2014 r. 31.12.2015 r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa NIP: 525-00-12-484 Regon: 141244081 Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. 2
1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 1.1 Na potrzeby realizacji IV Seminarium: a. Tłumaczenie symultaniczne oraz pisemne; b. Termin realizacji IV Seminarium: 26.11.2015 r. w godzinach: 10.00-16.00; c. Miejsce Seminarium IV: Warszawa, ul. Świętojerska 5/7; Instytut Wzornictwa Przemysłowego, sala im. Wandy Telakowskiej; d. Język tłumaczenia: tłumaczenie z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na polski w odniesieniu do tłumaczeń symultanicznych; e. Tematyka seminarium: Wzornictwo to zysk to wydarzenie mające charakter informacyjnodyskusyjny, którego przedmiotem będzie dyskusja na temat designu jako jednego z krytycznych czynników sukcesu firm, które poprzez wdrożenie strategii wzorniczej i rozwój innowacyjności swoich produktów, konkurują z powodzeniem na polskim i zagranicznych rynkach; f. Formuła seminarium: 3 panele dyskusyjne (każdy trwający 1 godz. dydaktyczną, tj. 45 minut, z udziałem 5-8 panelistów, jednocześnie występujących na scenie); 3 bloki prezentacyjne (wystąpienie 3 zagranicznych gości specjalnych 3x30 minut); otwarcie oraz zamknięcie seminarium; g. Liczba uczestników seminarium: - około 175 osób (ostateczna liczba osób zostanie podana na 2 dni przed wydarzeniem); h. Rodzaj tłumaczenia na potrzeby IV Seminarium: symultaniczne, które trwać będzie 270 min.;. Zamawiający przekaże materiały, które pomogą tłumaczowi przygotować się do tłumaczenia, w tym opis zakresu merytorycznego i program seminarium, tematy paneli dyskusyjnych oraz - w miarę możliwości treść prezentacji zagranicznych gości specjalnych; i. Zamawiający przedstawi do Zapytania ofertowego wstępny rozkład godzinowy IV Seminarium, który stanowi załącznik nr 1; j. Oferent zapewni środki niezbędne do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego w odniesieniu do IV Semianirum tj.: odbiorniki w ilości około 175 sztuk, słuchawki w ilości około 175 sztuk, kabiny, pozostały sprzęt dla tłumaczeń symultanicznych, w tym panel dla tłumacza oraz niezbędną liczbę tłumaczy o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych adekwatnych do założeń wydarzenia opisanych w pkt.1.1.d-i. Mikrofony bezprzewodowe oraz nagłośnienie sali o powierzchni 480m 2 zostanie zapewnione przez Zleceniodawcę. W celu przeprowadzenia tłumaczenia symultanicznego należy podłączyć się do istniejącego nagłośnienia. k. Ofertent dokona niezbędnego montażu kabin dla potrzeb tłumaczeń symultanicznych oraz podłączeń sprzętu nagłośnieniowego w dniu poprzedzającym IV Seminarium tj. 25.11.2015 r. l. Ofertent dedykuje jedną osobę do obsługi technicznej tłumaczeń oraz dystrybucji odbiorników wśród uczestników IV Seminarium. 1.2 Na potrzeby przygotowania i publikacji zamawianych artykułów na portal projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk.: a. Tłumaczenie pisemne i pisemne przysięgłe na potrzeby przygotowania i publikacji zamawianych artykułów na portal projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk ; b. Termin realizacji tłumaczeń artykułów: w ciągu dwóch dni od dnia przekazania materiałów; 3
c. Termin realizacji tłumaczenia pisemnego przysięgłego: 1 dzień kalendarzowy od daty otrzymania materiałów. d. Język tłumaczenia: z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na polski w odniesieniu do tłumaczenia symultanicznego i tłumaczeń pisemnych i pisemnych przysięgłych; e. Rodzaj tłumaczenia na potrzeby przygotowania i publikacji artykułów: pisemne przysięgłe na potrzeby tłumaczenia umów o współpracy oraz pisemne na potrzeby tłumaczenia artykułów; f. Oferent zapewni niezbędną liczbę tłumaczy o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia. 2. Termin wykonania zamówienia: 2.1 Na potrzeby realizacji IV Seminairum: a. Tłumaczenie symultaniczne - 26.11.2015 r., w godz. 10.00-16.00 (montaż sprzętu w dniu 25.11.2015r.) 2.2. Na potrzeby przygotowania i publikacji zamawianych artykułów na portal projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk : a. Tłumaczenie pisemne - w ciągu dwóch dni od dnia przekazania materiałów b. Tumaczenie pisemne przysięgłe - w ciągu jednego dnia kalendarzowego od dnia przekazania materiałów W odniesieniu do wyżej wymienionych tłumaczeń, materiały zostaną przekazane w formie elektronicznej. 3. Tryb składania ofert a. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). b. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta. c. Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności. d. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 4. Kryteria oceny ofert: a. Kryteria dopuszczające: Oferent osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, musi załączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru lub ewidencji. Dokumenty, o których 4
mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. Oferent zobowiązany jest do dołączenia dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji tłumaczy języka angielskiego przez osoby, które będą dokonywały tłumaczeń symultanicznych oraz pisemnych, a w przypadku przysięgłego tłumaczenia pisemnego dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień tłumacza przysięgłego. Oferent musi oświadczyć, że dysponuje środkami niezbędnymi do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego (odbiorniki, słuchawki, kabiny, pozostały sprzęt dla tłumaczeń symultanicznych, np. panel dla tłumacza) oraz że współpracuje z tłumaczami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych. Oferent musi oświadczyć, iż zapoznał się z zapytaniem ofertowym, przyjmuje warunki w nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń. Oferent musi oświadczyć, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym zapytaniem ofertowym. Oferent musi oświadczyć, iż znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Oferent musi oświadczyć, iż informacje zawarte w złożonej ofercie są zgodne ze stanem faktycznym. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. b. Kryteria rozstrzygające: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: L.p. 1 Kryterium Cena za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego Maksymalna liczba punktów 60 4 Liczba wydarzeń podczas których wykonano tłumaczenia potwierdzona referencjami. 40 Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać Oferent na podstawie kryteriów rozstrzygających wynosi 100. 5. Sposób oceny ofert: a. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w pkt. 6. 5
b. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające), o których mowa w pkt. 4 lit. a. będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania. c. Oferty spełniające kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygających. d. Sposób oceny ofert w ramach kryterium rozstrzygającego: - Cena za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego Maksymalną liczbę punktów (60) otrzyma Oferent, który zaoferuje najniższą całkowitą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia dotyczącego realizacji: - tłumaczeń symultanicznych (pkt 1.1.). - tłumaczeń pisemnych przysięgłych 12 000 znaków ze spacjami +/- 10% - tłumaczenie pisemne 20 000 znaków ze spacjami +/- 10% Pozostali oferenci otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:. Tłumaczenie symultaniczne trwać będzie 270 min. W kwocie tłumaczenia symultanicznego należy ująć wszystkie koszty związane z wykonaniem tłumaczenia symultanicznego, tj.: odbiorniki w ilości około 175 sztuk, słuchawki w ilości około 175 sztuk, kabiny, pozostały sprzęt dla tłumaczeń symultanicznych, w tym panel dla tłumacza oraz niezbędną liczbę tłumaczy o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych adekwatnych do założeń wydarzenia opisanych w pkt.1.1.d-i. Mikrofony bezprzewodowe oraz nagłośnienie sali o powierzchni 480m 2 zostanie zapewnione przez Wykonawcę. W celu dokonania tłumaczenia symultanicznego należy podłączyć się do istniejącego nagłośnienia. Tłumaczenie pisemne przysięgłe należy wykonać w terminie 1 dnia kalendarzowego od daty otrzymania materiałów do tłumaczenia. - Liczba wydarzeń podczas których wykonano tłumaczenia potwierdzona referencjami. Maksymalną liczbę punktów (40) otrzyma Oferent, który przedstawi największą liczbę referencji, biorąc pod uwagę referencje nie starsze niż od 01.01.2013 r. Pozostali Oferenci otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: 6
6. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: Ofertę należy sporządzić na Formularzu ofertowym (załącznik nr 2). a. Ofertę należy złożyć w wersji papierowej bądź w wersji elektronicznej na adres wbz_oferty@iwp.com.pl. b. Ofertę w wersji papierowej należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której będzie umieszczony zapis: Oferta na tłumaczenie Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa (piętro II, pokój 200) c. Ofertę w wersji elektronicznej należy przesłać w postaci skanu podpisanych dokumentów, wpisując w tytule e-maila: Oferta na tłumaczenie d. Termin składania ofert: do 20 listopada 2015 roku, do godziny 10:00. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki bądź e-maila do siedziby Zamawiającego. e. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia bez rozpatrzenia Oferty. f. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. g. Do oferty należy dołączyć odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS) lub ewidencji (np. CEIDG). Dokumenty, o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. h. Oferta musi być podpisana przez uprawnioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także pełnomocnictwa. 7. Istotne warunki zamówienia a. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 15 dni, licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako końcowego terminu składania ofert. b. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie nie zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. 7
c. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową. d. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 8. Kontakt z Zamawiającym a. Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego. b. Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem: wbz_oferty@iwp.com.pl. c. Zamawiający będzie udzielał odpowiedzi na ewentualne pytania do dnia 19.11.2015 r. do godz. 12:00. d. Dla celów prawidłowego wykonania usługi Zamawiający umożliwi Oferentowi obejrzenie sali, w której odbędzie się ww. wydarzenie uzgadnianie terminu spotkania telefonicznie 22 860 03 68 Załączniki: Załącznik nr 1 - Rozkład godzinowy Seminarium Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy 8
Załącznik nr 1 Rozkład godzinowy Seminarium Rozkład godzinowy Program seminarium 9.30 10.00 rejestracja uczestników 10.00 10.15 powitanie, prezentacja IWP 10.15 10.45 blok prezentacyjny 1 wystąpienie gościa specjalnego 1 10.45 11.30 panel dyskusyjny 1 11.30 12.00 przerwa kawowa 12.00 12.30 blok prezentacyjny 2 wystąpienie gościa specjalnego 2 12.30 13.15 panel dyskusyjny 2 13.15 14.00 panel dyskusyjny 3 14.00 14.45 lunch 14.45 15.15 blok prezentacyjny 3 wystąpienie gościa specjalnego 3 15.15 15.45 podsumowanie projektu WBZ 15.45 - rozmowy kuluarowe 9