INSTRUKCJA ARCHIWALNA AKADEMII WYCHOWANIA FIZYCZNEGO IM. JERZEGO KUKUCZKI W KATOWICACH

INSTRUKCJA ARCHIWALNA AKADEMII WYCHOWANIA FIZYCZNEGO IM. JERZEGO KUKUCZKI W KATOWICACH KATOWICE 2010

SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne ROZDZIAŁ II Podział dokumentacji na kategorie archiwalne ROZDZIAŁ III Zakres działania archiwum zakładowego ROZDZIAŁ IV Personel archiwum zakładowego ROZDZIAŁ V Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego ROZDZIAŁ VI Tryb przyjmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego ROZDZIAŁ VII Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym RODZIAŁ VIII Udostępnianie dokumentacji ROZDZIAŁ IX Wydzielanie akt i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczeń RODZIAŁ X Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub ustania działalności jednostki uczelni ROZDZIAŁ XI Nadzór i kontrola archiwum zakładowego 2

WYKAZ OBOWIĄZUJĄCYCH AKTÓW PRAWNYCH Z ZAKRESU POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ SPRAW OSTATECZNIE ZAŁATWIONYCH I FUNKCJONOWANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. Nr 97 z 2006 roku poz. 1673 z późniejszymi zmianami) 2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. Nr 167 poz.1375) 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 76 z 2002r. poz. 694 z późniejszymi zmianami). 4. Ustawa z dnia 12 września 2002 roku o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. 169 poz. 1387) 5. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2006 roku w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów ( Dz. U. Nr 80 poz.563) 6. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych ( tekst jednolity Dz. U. Nr 101 z 2002 roku poz. 926 z późniejszymi zmianami) 7. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych ( Dz. U. Nr 11 poz. 95 z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców ( Dz. U. Nr 32 poz.) 3

ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw ostatecznie załatwionych, powstającymi w związku z działalnością jednostki uczelni. 2. Przedmiotem regulacji zawartych w instrukcji jest: a) tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych, przekazywanych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, b) zasady przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym, c) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej ( tj. przygotowania do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji, której okres przechowywania minął). 3. Instrukcja ustala zasady i sposób postępowania z dokumentacją zakończonych spraw jawnych. 4. Tryb postępowania z dokumentacją niejawną regulują odrębne przepisy 5. Archiwum Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach jest pozawydziałową, ogólnouczelnianą jednostką organizacyjną o zadaniach naukowych, usługowych związanych z podstawową działalnością uczelni. 6. Bezpośredni nadzór nad archiwum zakładowym sprawuje prorektor do spraw nauki. 7. Archiwum stanowi ogniwo państwowej sieci archiwalnej, 8. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: a) akta sprawy - całą dokumentację ( pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, b) archiwum państwowe - Archiwum Państwowe w Katowicach, c) archiwum zakładowe - stanowisko pracy powołane do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania, ewidencjowania i udostępniania dokumentacji spraw ostatecznie zakończonych. a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej ( akt kategorii B) w Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach. d) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - typowanie do zniszczenia dokumentacji o 4

czasowym okresie przechowywania, e) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych, f) dokumentacja niearchiwalna - wszelką dokumentację o czasowym okresie przechowywania, nie stanowiącą materiałów archiwalnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, g) jednolity rzeczowy wykaz akt - tematyczny podział akt powstających w toku w działalności jednostki organizacyjnej, określający w poszczególnych pozycjach symbol klasyfikacyjny i hasło rzeczowe oraz kategorię archiwalną, h) jednostka aktowa - tekturową teczkę wiązaną lub segregator służący do przechowywania akt spraw jednorodnych lub pokrewnych tematycznie (objętych tą samą grupą spraw ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt), i) uczelnia - Akademia Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach, j) kategoria archiwalna - oznaczenie wartości archiwalnej dokumentacji - historycznej lub czasowej przy pomocy symboli "A", "B", "BE", "Bc", k) komórka organizacyjna - dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze uczelni, l) kwalifikacja archiwalna - zaliczenie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych, m) materiały archiwalne - wszelkiego rodzaju dokumentację będąca źródłem informacji o wartościach historycznych, n) nośnik informatycznych - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp. o) nośnik papierowy - arkusz papieru zgody z polskimi normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp. p) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w jednostce organizacyjnej, prowadzonych w formie papierowej lub elektronicznej, q) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, r) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki 5

organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, s) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej do określonej grupy spraw, uzupełniony o liczbę porządkową ze spisu spraw i dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa została wszczęta. ROZDZIAŁ II PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE 1. Dokumentacja powstała w toku działalności uczelni dzieli się na dwie kategorie archiwalne: a) materiały archiwalne (kategoria A), b) dokumentację niearchiwalną (kategoria B). 2 3 1. Materiały archiwalne to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, w tym również elektroniczna, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, przechowywana wieczyście. 2. Do oznaczania materiałów archiwalnych używa się symbolu A. 1. Dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja inna niż określona w 3 ust.1, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. 2. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B. 4 3. W dokumentacji niearchiwalnej: a) symbolem B z dodaniem cyfr (liczb) arabskich (określających okres przechowywania w uczelni) oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu za zgodą właściwego terytorialnego archiwum państwowego. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po dacie wytworzenia dokumentacji i zamknięciu teczek aktowych. b) symbolem Bc oznacza się kategorię dokumentacji posiadające krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na 6

makulaturę przez komórki organizacyjne ( bez potrzeby przekazywania do archiwum zakładowego) za zgodą i wiedzą osoby sprawującej pieczę nad archiwum zakładowym oraz zgodą archiwum państwowego. c) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (wskazanego cyfrą) podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 5. 1. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne, o których mowa w 2 instrukcji, ustala jednolity rzeczowy wykaz akt jednostki. ROZDZIAŁ III ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 6. 1. Archiwum zakładowe gromadzi wszelkiego rodzaju dokumentację wytworzoną w czasie działalności uczelni tj. zarówno materiały archiwalne (dokumentację kategorii A) jak i dokumentację niearchiwalną (dokumentację kategorii B). 2. Do podstawowych zadań archiwum zakładowego należy: a)przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych, b)przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, c) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym, d) porządkowanie dokumentacji, e) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwum zakładowym, udział w komisyjnym jej brakowaniu, f) przekazywanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej - po uprzednim uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Katowicach do zniszczenia, g) współpraca z Archiwum Państwowym w Katowicach. 7

ROZDZIAŁ IV PERSONEL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Pracownik archiwum zakładowego powinien posiadać co najmniej średnie wykształcenie i odpowiednie przygotowanie archiwalne. 2. Pracownik archiwum zakładowego powinien znać strukturę organizacyjną uczelni oraz obowiązujący system kancelaryjny (instrukcję kancelaryjną i wykaz art. ). 3. W przypadku zmian kadrowych na stanowisku archiwisty, przekazanie archiwum zakładowego dokonuje się protokolarnie. 7 ROZDZIAŁ V LOKAL I WYPOSAŻENIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Archiwum zakładowe nie może być zawilgocone oraz znajdować sie w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. 2. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. 1. Archiwum zakładowe, jego warunki lokalowe, wyposażenie i urządzenie powinno odpowiadać wymogom określonym przez państwową służbę archiwalną, a w szczególności: a) archiwum winno być zlokalizowane możliwie na niskich kondygnacjach i należycie zabezpieczone przed włamaniem i pożarem. b) archiwum powinno składać się z oddzielnych pomieszczeń przeznaczonych na magazyny archiwalne i pokój biurowy z przeznaczeniem do pracy dla archiwisty i udostępniania dokumentacji. 8 9 10 1. Magazyn archiwalny powinien zajmować pomieszczenie: a) suche, b) chronione przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, c) z możliwością wietrzenia pomieszczeń, d) zabezpieczone przed włamaniem. 8

2. Temperatura powietrza w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być utrzymana w ciągu całego roku w granicach 14-20C (z dopuszczalnymi wahaniami w ciągu doby w granicach 2 stopni), a wilgotność 45-60% ( z dopuszczalnymi wahaniami dobowymi w granicach 5%). 11 1. Przechowywanie w archiwum zakładowym materiałów archiwalnych nie ujętych w spisach akt lub innych przedmiotów nie stanowiących mienia archiwum jest zabronione. 1. Palenie tytoniu w magazynach archiwalnych jest zabronione. Informacje o zakazie palenia należy umieścić w widocznym miejscu. 1. Prawo wstępu do magazynów archiwalnych posiada pracownik archiwum, jego bezpośredni przełożony oraz przedstawiciel organów uprawnionych do kontroli, po okazaniu stosowanego upoważnienia. 12 13 ROZDZIAŁ VI TRYB PRZEJMOWANIA DOKUMENTACJI Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację powstającą w poszczególnych komórkach organizacyjnych uczelni, po okresie nie dłuższym niż 2 lata, licząc od 1 stycznia następnego roku po zamknięciu teczek spraw, w terminie uzgodnionym z osobą sprawującą pieczę nad archiwum zakładowym. 2. Akta spraw zakończonych, które są potrzebne nadal do celów służbowych, można wypożyczyć komórce organizacyjnej na okres uzgodniony z pracownikiem archiwum zakładowego, po dokonaniu formalnego przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego, jej zewidencjonowaniu i umieszczeniu odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym akt. 3. Dokumentację przekazuje i przejmuje się do archiwum kompletnymi rocznikami. 14 9

4. Dokumentację przekazuje i przejmuje się do archiwum w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie dokumentacji należy rozumieć: a) w odniesieniu do akt kategorii A: w teczce powinny znajdować się sprawy jednorodne lub ewentualnie pokrewne treściowo ( zgodnie z hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt), sprawom w teczce i pismom w obrębie spraw należy nadać układ chronologiczny (od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie), należy usunąć wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.), strony zapisane należy ponumerować ( w prawym górnym rogu miękkim ołówkiem) jednostka aktowa powinna być zszyta i opisana b) w odniesieniu do akt kategorii B jednostki aktowe powinny być zszyte i opisane. 5. Do zamkniętych teczek akt przekazywanych do archiwum należy dołączyć ( jako pierwszą stronę) odpowiednie spisy spraw. 6. Właściwe opisanie jednostki aktowej polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie okładki następujących danych: a) na środku o góry - pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, b) poniżej nazwy jednostki - pełnej nazwy komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła, c) w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej z podaniem okresu przechowywania w przypadku akt kategorii B, d) w lewym górnym rogu - znaku akt, tj. symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt e) na środku okładki - tytułu, tj. hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt ewentualnie z dodatkowymi informacjami dotyczącymi dokumentacji zgromadzonej w teczce, f) poniżej tytułu - rocznej daty (dat skrajnych) wytworzenia dokumentacji, g) w przypadku akt kategorii A - poniżej daty - liczby stron znajdujących się w teczce, h) prawy lub lewy dolny róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie sygnatury archiwalnej jednostki. 15 1. Dokumentacja jest przekazywana przez komórki organizacyjne do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt (formularz Pu-A-30) stanowiących załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej sporządzonych w 4 egzemplarzach w przypadku akt kat. A, a w 3 egzemplarzach w przypadku akt kat. B. 2. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację oraz prowadzący archiwum zakładowe. 10

3. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt pozostaje, po potwierdzeniu przejęcia dokumentacji przez archiwistę, w komórce organizacyjnej. Pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwum zakładowe. 4. Jeden egzemplarza spisu zdawczo odbiorczego archiwum zakładowe przechowuje w zbiorze gromadzonym wg kolejności wpływu. Drugi egzemplarz spisu zdawczo odbiorczego archiwum zakładowe przechowuje w teczkach odrębnych dla każdej komórki organizacyjnej. 1. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe ma prawo odmówić przejęcia dokumentacji do archiwum, gdy: a) dokumentacja nie została uporządkowana zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) w spisie zdawczo-odbiorczym są błędy i niedokładności c) elementy opisu przekazywanej dokumentacji nie odpowiadają treści spisów zdawczo-odbiorczych. 16 ROZDZIAŁ VII PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM 1. Materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną przechowuje się odrębnie, jeśli to możliwe, w oddzielnych częściach magazynu archiwalnego. 17 18 1. Dokumentację w archiwum układa się: a) według podziału na komórki organizacyjne lub b) sukcesywnie - w miarę jej napływu 2. Teczki aktowe mogą być układane: a) pionowo - systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie lub b) poziomo - jedna na drugiej, układane od dołu ku górze według kolejności sygnatur. 19 1.Ewidencję archiwum zakładowego stanowią: a) spisy zdawczo-odbiorcze akt, formularz CWD-A-30, załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej, 11

b) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt, formularz CWD-A-31, załącznik nr 2 do instrukcji archiwalnej do którego archiwum zakładowe wpisuje poszczególne spisy zdawczo odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje im kolejną numerację. c) karty udostępniania akt, formularz CWD-A-32, załącznik nr 3 do instrukcji archiwalnej d) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, formularz CWD-A-34, załącznik nr 4 do instrukcji archiwalnej, e) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, formularz CWD-A-33, załącznik nr 5 do instrukcji archiwalnej. 2. Przyjęte do archiwum zakładowego akta oznacza się sygnaturą archiwalną tj. numerem spisu zdawczo odbiorczego łamanym przez kolejny numer pozycji teczki w spisie. 3. Ewidencja, o której mowa w ust.1 pkt. a, b, c, d, e stanowi materiały archiwalne, Przechowuje się ją w oddzielnych teczkach, które nie mogą być wynoszone poza pomieszczenia archiwum zakładowego. ROZDZIAŁ VIII UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI 20 1. Dokumentacja przechowywana w archiwum Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach udostępniana jest do celów służbowych, naukowobadawczych oraz urzędowych. 21 1. Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe, nie należy udostępniać pojedynczych dokumentów zawartych w teczkach. 1. Dokumentację udostępnia sie na miejscu w lokalu archiwum zakładowego. 2. Fakt udostępnienia akt wypożyczonych odnotowuje się w rejestrze akt czasowo wypożyczonych i czuwa nad ich zwrotem. 1. Dokumentację udostępnia pracownik archiwum zakładowego na podstawie karty 22 23 12

udostępniania ( załącznik nr 3). 2. W miejscu wyjętej dokumentacji umieszcza się zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki. 1. Pracownik archiwum zakładowego w obecności zwracającego dokumentację sprawdza stan akt i odnotowuje zwrot na karcie udostępniania. 24 1. Korzystający z dokumentacji ponosi odpowiedzialność za stan udostępnionych akt oraz ich zwrot w terminie. 25 26 1. Korzystanie z niepublikowanych prac doktorskich, magisterskich, licencjackich odbywa się na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem Rektora. ROZDZIAŁ IX WYDZIELANIE AKT I PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA 27 1. Każdego roku kalendarzowego dokonuje się przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych akt celem wydzielenia: a) dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął i którą można przekazać do zniszczenia, b) dokumentacji oznaczonej symbolem BE podlegającej w danym roku ekspertyzie archiwalnej przeprowadzonej przez Archiwum Państwowe w Katowicach. 28 1. Wydzielania dokumentacji dokonuje komisja powołana przez osobę odpowiedzialną za archiwum zakładowe. 2. W skład komisji wchodzą: a) kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum b) pracownik archiwum zakładowego, 13

c) kierownicy (przedstawiciele) komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu. 1. Do zakresu działania komisji należy: a) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub ustalenia dłuższego okresu jej przechowywania b) sporządzanie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz jej spisu - w dwóch egzemplarzach. 29 2. Zmiana kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne (kategoria A) może być dokonana wyłącznie przez Archiwum Państwowe w Katowicach. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez uczelnię odbywa się wyłącznie na podstawie zgody. 30 31 1. Wnioski o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, składa Rektor Akademii Wychowania Fizycznego Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Katowicach. 2. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się: a) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 4 do instrukcji archiwalnej), b) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenia ( załącznik nr 5 do instrukcji archiwalnej) 3. Protokół i spis dokumentacji niearchiwalnej w dwóch egzemplarzach, sporządza komisja powołana w trybie i składzie określonym w 28 ust. 2 4. Jeden egzemplarz dokumentów brakowania, przesyła się do Archiwum Państwowego w Katowicach. 32 1. Po uzyskaniu zgody, pracownik archiwum zakładowego, nadzoruje przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia i na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w rubryce nr 8 spisu zdawczo-odbiorczego akt (załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej). 2. Dokumenty brakowania wraz ze stosownymi zgodami Archiwum Państwowego w Katowicach oraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokołami jej zniszczenia przechowuje się w archiwum zakładowym. 14

ROZDZIAŁ X POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB USTANIA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ 33 1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, archiwum zakładowe przejmuje akta spraw zakończonych likwidowanej komórki, w stanie uporządkowanym na podstawie ewidencji w postaci spisów zdawczoodbiorczych ( załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej). 2. Dokumentację spraw niezakończonych przekazuje się na podstawie spisów zdawczoodbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania komórki zreorganizowanej. Kopię spisu przekazuje sie do archiwum zakładowego. 34 1. W przypadku ustania działalności uczelni materiały archiwalne przekazuje sie do Archiwum Państwowego w Katowicach zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. nr 167 poz. 1375 ). 35 1. Archiwum Zakładowe ulega likwidacji po całkowitym zaprzestaniu działalności uczelni. ROZDZIAŁ XI NADZÓR I KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 36 1. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym sprawuje Archiwum Państwowe w Katowicach. 2. Przedstawiciele Archiwum Państwowego w Katowicach sporządzają protokoły z przeprowadzonych kontroli oraz - w razie konieczności - wydają zalecenia pokontrolne. 3. Protokół z kontroli podpisuje Rektor Akademii oraz pracownik archiwum zakładowego. 15

4. Dokumentacja archiwalna przechowywana jest wieczyście w archiwum AWF Katowice na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. nr 171, poz. 1396 z pózn. zm.). W związku z powyższym nie przewiduje się z wyjątkiem likwidacji AWF Katowice przekazywania dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego w Katowicach. 16

Załącznik nr 1 spis zdawczo odbiorczy akt. Załącznik nr 2 wykaz spisów zdawczo odbiorczych. Załącznik nr 3 karta udostępniania akt. Załącznik nr 4 protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Załącznik nr 5 spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie 17

Załącznik nr 1 Spis zdawczo-odbiorczy akt nr.. (nazwa jednostki organizacyjnej)... (Nazwa komórki organizacyjnej) Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od.. do.. Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w archiwum Data zniszczenia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 18

Załącznik nr 2 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych Nr spisu Data przyjęcia akt Nazwa komórki przekazującej akta Liczba poz. spisu Liczba teczek Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 19

Załącznik nr 3 Karta udostępniania akt Pieczątka komórki organizacyjnej Nr.. Data. Termin zwrotu Proszę o udostępnienie- wypożyczenie akt powstałych w komórce organizacyjnej z lat..o znakach... Podpis 20

Załącznik nr 4 (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) dnia Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie (imiona, nazwiska, i stanowiska członków komisji): Przewodniczący.. Członkowie..... dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub znacznie dokumentacji niearchiwalnej w ilości mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentacje niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych uczelni oraz, że upłynęły terminy jej przekazywania określone w wykazie akt lub w wykazie kwalifikacyjnym dokumentacji technicznej. Podpisy członków komisji: Przewodniczący Członkowie.. 21

Załącznik nr 5 Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. L. p. Nr spisu zdawczo - odbiorczego Symbol z wykazu akt TYTUŁ TECZKI Daty skrajne Liczba tomów UWAGI 22