O autorach... XXVII Wykaz skrótów... XXXI Wprowadzenie... XXXIX Część I. Dokumentacja z zakresu tworzenia, organizacji i działania jednostki Rozdział I. Dokumentacja z zakresu tworzenia instytucji kultury (Ambroży Mituś)... 3 1. Akt utworzenia instytucji kultury (artystycznej) i wzór uchwały w sprawie nadania statutu instytucji kultury i wyposażenia w nieruchomości niezbędne do ich działalności... 3 1.1. Komentarz... 3 1.2. Wzory... 5 1.2.1. Wzór uchwały w sprawie utworzenia i nadania statutu samorządowej instytucji kultury... 5 1.2.2. Akt utworzenia samorządowej instytucji kultury biblioteki gminnej... 6 2. Porozumienie w sprawie powierzenia gminie zadań powiatowej biblioteki publicznej... 8 2.1. Komentarz... 8 2.2. Wzór... 8 3. Uchwała w sprawie zamiaru połączenia samorządowych instytucji kultury i uchwała w sprawie połączenia samorządowych instytucji kultury... 11 3.1. Komentarz... 11 3.1.1. Informacje ogólne... 11 3.1.2. Zamiar połączenia instytucji kultury... 11 3.1.3. Połączenie instytucji kultury... 12 3.2. Wzory... 13 3.2.1. Wzór uchwały w sprawie połączenia samorządowych instytucji kultury... 13 3.2.2. Wzór uchwały w sprawie zamiaru połączenia samorządowych instytucji kultury... 16 4. Statut instytucji kultury (instytucji artystycznej)... 18 V
4.1. Komentarz... 18 4.1.1. Informacje ogólne... 18 4.1.2. Forma i elementy statutu... 18 4.1.3. Statut muzeum... 20 4.1.4. Statut biblioteki publicznej... 21 4.2. Wzory... 22 5. Regulamin organizacyjny instytucji kultury oraz pisma o zasięgnięcie opinii organizatora, działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców... 25 5.1. Komentarz... 25 5.2. Wzory... 26 5.2.1. Wzór regulaminu organizacyjnego... 26 5.2.2. Wzór wniosku o zaopiniowanie regulaminu organizacyjnego... 29 Rozdział II. Program działania instytucji kultury (Robert Barański)... 31 31 31 1.2. Uwarunkowania statutowe... 31 1.3. Ustawowe uwarunkowania prawne... 36 1.4. Zasady konstrukcji programów instytucji kultury... 37 1.4.1. Zakres informacji zawartych w programach... 37 1.4.2. Misja i wizja instytucji kultury... 39 1.4.3. Diagnoza środowiska lokalnego... 41 1.4.4. Diagnoza bieżącej sytuacji instytucji kultury... 43 1.4.5. Analiza problemów... 45 1.4.6. Cele strategiczne i operacyjne instytucji kultury... 46 1.4.7. Szacunkowy harmonogram realizacji działań... 49 1.5. Rezultaty i ich wskaźniki... 50 51 52 3.1. Wzór umowy w sprawie warunków organizacyjno-finansowych działalności oraz programu działania instytucji kultury... 52 3.2. Wzór programu działania instytucji kultury... 56 Rozdział III. Zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej w instytucji kultury (Agata Kumpiałowska)... 59 59 59 1.2. Obszar i zakres działania systemu kontroli zarządczej w jednostce... 60 1.2.1. Zagadnienia ogólne... 60 1.2.2. Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi... 61 1.2.3. Skuteczność i efektywność działania... 61 VI
1.2.4. Wiarygodność sprawozdań... 62 1.2.5. Ochrona zasobów... 63 1.2.6. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania... 64 1.2.7. Efektywność i skuteczność przepływu informacji... 64 1.2.8. Zarządzanie ryzykiem... 64 1.3. Obowiązki dyrektora instytucji kultury w zakresie kontroli zarządczej... 64 1.4. Rola i odpowiedzialność pełnomocnika do spraw kontroli zarządczej... 65 1.5. Rola kadry kierowniczej i pracowników instytucji kultury w kontroli zarządczej... 67 1.6. Standardy kontroli zarządczej Ministra Finansów jako źródło podstawowych wymagań przy budowie systemu kontroli zarządczej w instytucji kultury... 67 1.6.1. Zakres standardów... 67 1.6.2. Środowisko wewnętrzne... 68 1.6.3. Cele i zarządzanie ryzykiem... 68 1.6.4. Mechanizmy kontroli... 68 1.6.5. Informacja i komunikacja... 69 1.6.6. Monitorowanie i ocena... 69 2. Wyjaśnienia do wzoru... 69 2.1. Bloki tematyczne... 69 2.2. Postanowienia ogólne... 70 2.3. Funkcje kontroli zarządczej... 70 2.4. Odpowiedzialność... 70 2.5. Stosowanie standardów kontroli zarządczej w instytucji kultury... 71 2.6. Koordynacja kontroli zarządczej... 71 3. Wzór... 72 Rozdział IV. Regulamin zarządzania ryzykiem w samorządowej instytucji kultury ogólne zasady tworzenia regulaminu (Agata Kumpiałowska)... 85 85 85 1.2. Osoby odpowiedzialne za zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej, w tym systemu zarządzania ryzykiem, w samorządowej instytucji kultury... 86 1.3. Zarządzanie ryzykiem jako element kontroli zarządczej... 87 1.4. Dokumentowanie systemu zarządzania ryzykiem... 87 1.5. Standardy kontroli zarządczej jako wytyczne do budowania modelu zarządzania ryzykiem w instytucji kultury... 88 1.6. Wytyczne dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem... 89 1.7. Regulamin zarządzania ryzykiem w instytucji kultury jako kluczowy element systemu kontroli zarządczej... 90 1.8. Treść regulaminu zarządzania ryzykiem w instytucji kultury... 91 VII
1.9. Role i obowiązki w systemie zarządzania ryzykiem... 92 1.10. Właściciel ryzyka... 92 1.11. Zespół do spraw zarządzania ryzykiem... 92 1.12. Pełnomocnik do spraw zarządzania ryzykiem... 93 1.13. Kierownictwo najwyższego szczebla... 93 1.14. Kierownicy liniowi (operacyjni)... 94 1.15. Pracownicy liniowi... 94 95 2.1. Ogólne zasady zarządzania ryzykiem... 95 2.2. Elementy systemu zarządzania ryzykiem... 95 2.3. Identyfikacja ryzyka... 96 2.4. Ocena ryzyka... 99 2.5. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka oraz jego skutki... 99 2.6. Istotność ryzyka... 100 2.7. Akceptowalny poziom ryzyka... 100 2.8. Rodzaj reakcji na ryzyko i wyznaczenie właściciela ryzyka... 100 2.9. Mechanizmy kontroli... 101 2.10. Odpowiedzialność... 102 2.11. Rejestr ryzyka... 102 2.12. Terminy i tryb pracy... 102 2.13. Monitorowanie i raportowanie... 103 103 3.1. Wzór regulaminu zarządzania ryzykiem w samorządowej instytucji kultury wersja uproszczona... 104 3.2. Wzór regulaminu zarządzania ryzykiem w samorządowej instytucji kultury wersja rozbudowana... 112 Rozdział V. Instrukcja kancelaryjna (Ewa Perłakowska)... 123 123 123 1.2. Podstawowe zasady tworzenia instrukcji kancelaryjnej... 123 1.3. Podmioty zobowiązane do opracowania i wdrożenia instrukcji kancelaryjnej... 125 1.4. Procedura wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej... 126 1.5. System kancelaryjny i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych... 127 1.6. Status instytucji kultury na gruncie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach... 128 129 2.1. Zarządzenie wprowadzające instrukcję kancelaryjną... 129 2.2. Instrukcja kancelaryjna dla instytucji kultury, która wybrała system tradycyjny... 129 129 VIII
3.1. Zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej... 129 3.2. Instrukcja kancelaryjna dla instytucji, która wybrała system tradycyjny... 130 Rozdział VI. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum instytucji kultury (Ewa Perłakowska)... 159 159 159 1.2. Podstawowe zasady tworzenia instrukcji archiwalnej... 159 1.3. Podmioty zobowiązane do opracowania i wdrożenia instrukcji kancelaryjnej... 161 1.4. Procedura wprowadzania w życie instrukcji archiwalnej... 161 161 2.1. Zarządzenie wprowadzające instrukcję archiwalną... 162 2.2. Instrukcja archiwalna dla instytucji kultury, która wybrała system tradycyjny... 162 163 3.1. Przepisy w akcie wprowadzającym instrukcję archiwalną... 163 3.2. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt w instytucji, która wybrała system tradycyjny. 164 Część II. Dokumentacja z zakresu gospodarki finansowej Rozdział I. Plan finansowy instytucji kultury (Teresa Krawczyk)... 179 179 179 1.2. Podział i łączenie instytucji kultury... 180 1.3. Zasady funkcjonowania instytucji kultury... 183 1.4. Procedura ustalenia planu finansowego instytucji kultury... 184 1.5. Przychody instytucji kultury... 186 1.5.1. Pojęcie przychodów... 186 1.5.2. Dotacje jako źródło przychodów... 186 1.5.3. Rozliczanie dotacji podmiotowych w instytucji kultury... 187 1.5.4. Ewidencja księgowa dotacji podmiotowej... 190 1.5.5. Rozliczanie dotacji celowych w instytucji kultury... 192 1.6. Pojęcie wydatków majątkowych... 194 1.7. Zastosowanie klasyfikacji budżetowej w zakresie planowania finansowego 195 1.8. Plan finansowy jako budżet zadaniowy narzędzie zarządzania w sektorze publicznym... 195 1.9. Zmiany w planie finansowym... 196 1.10. Plan finansowy jako limit zaciąganych zobowiązań... 197 1.10.1. Pojęcie zobowiązania oraz zobowiązania do sfinansowania... 198 1.10.2. Pojęcie zobowiązania do sfinansowania w danym roku... 198 IX
2. Wyjaśnienia do wzoru... 199 3. Wzór... 200 Rozdział II. Zamówienia publiczne w instytucji kultury (Andrzela Gawrońska-Baran) 203 203 203 1.2. Odpowiedzialność kierownika instytucji kultury... 204 1.3. Zadania komisji przetargowej... 204 1.4. Wyłączenia szczególne dla zamówień instytucji kultury... 205 1.5. Gromadzenie materiałów bibliotecznych i muzealiów... 207 1.6. Zamówienia związane z materiałami archiwalnymi... 208 1.7. Reguły formalne udzielania zamówień z art. 4d ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych... 209 1.8. Udzielanie usług społecznych w zakresie kultury o wartości mniejszej od 750 000 euro... 211 1.9. Ustalenie wartości zamówienia... 213 1.10. Zamówienia finansowane ze środków unijnych... 214 215 2.1. Wyjaśnienia do wzoru dokumentu z rozeznania cenowego rynku... 215 2.2. Wyjaśnienia do regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro... 216 217 3.1. Zapotrzebowanie na zamówienie o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro... 217 3.2. Notatka służbowa z rozeznania cenowego rynku... 219 3.3. Regulamin udzielania przez instytucję kultury zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 30 000 euro... 220 3.4. Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu na podstawie art. 37a ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej... 224 3.5. Ogłoszenie o zamówieniu na usługi kultury (usługi społeczne), udzielanym na podstawie art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych... 225 Rozdział III. Regulamin korzystania ze służbowych kart płatniczych (Elżbieta Iglińska, Teresa Krawczyk)... 229 229 230 231 3.1. Zarządzenie w sprawie określenia zasad, sposobu oraz trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu... 231 X
3.2. Regulamin w sprawie określenia zasad, sposobu oraz trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników... 232 3.3. Decyzja o przyznaniu służbowej karty płatniczej... 236 3.4. Umowa o korzystanie z karty płatniczej do celów służbowych... 237 3.5. Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem... 239 3.6. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu wykorzystania służbowej karty płatniczej niezgodnie z regulaminem... 240 3.7. Zasady, sposób oraz tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich wykorzystaniu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych Gminy... 241 Część III. Dokumentacja związana z gospodarowaniem składnikami majątku Rozdział I. Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w instytucji kultury (Teresa Krawczyk)... 247 247 247 1.2. Kryteria zaliczenia danego składnika do środków trwałych... 249 1.2.1. Kryteria zaliczenia danego składnika do środków trwałych zgodnie z ustawą o rachunkowości... 249 1.2.2. Kryteria zaliczenia danego składnika do środków trwałych zgodnie z KSR 11... 251 1.3. Kryteria zaliczenia danego prawa majątkowego do wartości niematerialnych i prawnych... 252 1.3.1. Kryteria zaliczenia danego prawa majątkowego do wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z ustawą o rachunkowości i prawem podatkowym... 252 1.3.2. Kryteria zaliczenia danego prawa majątkowego do wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z KSR 11... 254 1.4. Składnik majątku (obiekt inwentarzowy)... 256 1.4.1. Warunki uznania składnika majątku za środek trwały... 256 1.4.2. Wyodrębnienie pojedynczego obiektu inwentarzowego... 257 1.4.3. Wyodrębnienie zbiorczego obiektu inwentarzowego... 258 1.5. Księgi inwentarzowe i szczegółowe karty obiektów inwentarzowych... 261 1.5.1. Obowiązek prowadzenia ksiąg pomocniczych dla środków trwałych... 261 1.5.2. Księgi inwentarzowe... 261 1.5.3. Szczegółowe karty obiektów inwentarzowych... 262 1.6. Zmiany w składnikach majątku... 264 1.6.1. Zwiększenia i zmniejszenia środków trwałych... 264 1.6.2. Forma przekazania nieruchomości... 265 1.6.3. Nieruchomości i działki gruntowe pojęcia... 266 XI
1.6.4. Sposób przekazania instytucji kultury majątku przez organizatora.. 267 1.6.5. Wycena nieruchomości oddanej w użytkowanie wieczyste... 269 1.6.6. Użytkowanie w instytucji kultury... 271 1.7. Niskocenne środki trwałe w instytucji kultury... 272 1.7.1. Niskocenne środki trwałe w instytucji kultury w świetle ustawy o rachunkowości... 272 1.7.2. Niskocenne środki trwałe w instytucji kultury według KSR 11... 273 1.7.3. Ewidencja środków trwałych niskocennych... 275 1.8. Wartość początkowa środków trwałych w świetle ustawy o rachunkowości i KSR 11... 279 1.9. Amortyzacja... 281 1.9.1. Pojęcie amortyzacji... 281 1.9.2. Amortyzacja środków trwałych zgodnie z ustawą o rachunkowości. 282 1.9.3. Amortyzacja środków trwałych zgodnie z KSR 11... 285 288 2.1. Definicje używanych pojęć... 288 2.2. Odpowiedzialność materialna za mienie powierzone pracownikowi... 289 2.3. Wspólna odpowiedzialność za powierzone mienie... 290 2.4. Inwentaryzacja... 291 2.5. Zasady przekazywania posiadanego majątku osobom trzecim... 294 2.6. Likwidacja majątku... 294 295 3.1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie... 295 3.2. Instrukcja w sprawie gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie... 296 3.3. Powierzenie obowiązków w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi załącznik Nr 1 do instrukcji... 314 3.4. Protokół przekazania sprzętu do użytkowania załącznik Nr 2 do instrukcji... 315 3.5. Dokument przemieszczenia załącznik Nr 3 do instrukcji... 316 3.6. Wniosek o likwidację środków trwałych, pozostałych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych załącznik Nr 4 do instrukcji... 316 3.7. Oświadczenie, że składniki majątkowe zostały wykorzystane na potrzeby warsztatowe załącznik Nr 5 do instrukcji... 317 3.8. Karta użytkownika urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia załącznik Nr 6 do instrukcji... 318 3.9. Wniosek o ocenę przydatności składników majątku ruchomego i uznanie go za zbędny załącznik Nr 7 do instrukcji... 319 Rozdział II. Klasyfikacja środków trwałych (Artur Hołda, Teresa Krawczyk)... 321 321 1.1. Informacje wstępne... 321 XII
1.2. Podstawowa jednostka ewidencyjna... 321 1.3. Zmiany w KŚT w 2018 r. w stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów... 323 1.4. Problemy związane ze zmianą numeru inwentarzowego środka trwałego.. 330 1.5. Problem określenia obiektu inwentarzowego z punktu widzenia rachunkowości... 331 1.6. Problem określenia obiektu inwentarzowego z punktu widzenia prawa podatkowego... 333 1.6.1. Zasady prawidłowego określania obiektu inwentarzowego... 333 1.6.2. Przykłady określenia pojedynczego obiektu inwentarzowego części dodatkowej lub peryferyjnej... 335 1.6.2.1. Odłączenie i przełączenie części dodatkowej lub peryferyjnej.. 336 1.6.2.2. Obiekty typu laptop, desktop (komputer stacjonarny), notebook, stacja dokująca, monitor, terminal komputerowy, zaliczane do rodzaju 487 Zespoły komputerowe... 339 1.6.2.3. Części składowe budynków... 342 1.6.2.4. Obiekty pomocnicze obsługujące dany budynek (chodniki, place, dojazdy)... 344 1.6.2.5. Sieciowe środki trwałe... 344 1.6.2.6. Urządzenie stanowiące pojedynczy obiekt inwentarzowy... 346 1.6.2.7. Pozostałe narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane, oraz wyposażenia techniczne do prac biurowych... 347 2. Wyjaśniania do wzorów... 348 2.1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i klasyfikacji środków trwałych w zakresie stosowania KŚT... 348 2.1.1. Osoby odpowiedzialne... 348 2.1.2. Cel... 348 2.1.3. Procedury... 349 2.1.4. Terminy... 349 2.1.5. Przechowywanie dokumentów... 349 349 3.1. Zarządzenie dyrektora instytucji kultury w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji środków trwałych (zgodnie z KŚTR, obowiązującym od 1.1.2018 r.)... 349 3.2. Instrukcja ewidencji środków trwałych... 350 Rozdział III. Instrukcja magazynowa (Teresa Krawczyk)... 353 353 354 2.1. Podstawa prawna i merytoryczna... 354 2.2. Istota i pojęcie magazynu... 354 2.3. Obowiązki magazyniera... 355 2.4. Przyjmowanie materiałów do magazynów i wydawanie ich z magazynu... 355 XIII
2.5. Dokumentowanie obrotu magazynowego... 356 2.6. Kontrola gospodarki magazynowej... 357 2.7. Postanowienia końcowe... 357 358 3.1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji magazynowej... 358 3.2. Instrukcja magazynowa... 359 Rozdział IV. Instrukcja kasowa (Teresa Krawczyk)... 365 365 365 1.2. Ewidencja środków pieniężnych... 366 1.3. Ograniczenia w zakresie obrotu gotówkowego nieobowiązkowe prowadzenie kasy... 367 1.4. Limit dla transakcji gotówkowych dokonywanych między przedsiębiorcami za pośrednictwem rachunku bankowego... 367 368 2.1. Akty prawne... 368 2.2. Miejsce funkcjonowania kasy... 368 2.3. Pozostałe techniczne środki ochrony... 373 2.4. Sposób transportu gotówki... 373 2.5. Stanowisko kasjera... 373 2.6. Przepływ gotówki w kasie... 374 2.7. Udokumentowanie operacji kasowych... 374 2.8. Obieg dokumentów kasowych... 374 2.9. Raport kasowy... 374 2.10. Inwentaryzacja kasy... 375 2.11. Inne obowiązki... 375 376 3.1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej... 376 3.2. Instrukcja kasowa... 377 Rozdział V. Instrukcja w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania (Teresa Krawczyk)... 389 389 389 1.2. Podstawowe zasady gospodarowania drukami ścisłego zarachowania... 390 1.3. Księga druków ścisłego zarachowania... 390 1.4. Przechowywanie druków... 391 1.5. Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania... 391 1.6. Inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania... 392 393 395 XIV
3.1. Zarządzenie w sprawie instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania... 395 3.2. Instrukcja w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania... 396 3.3. Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę... 401 3.4. Upoważnienie do pobrania druków ścisłego zarachowania... 402 3.5. Księga druków ścisłego zarachowania... 403 3.6. Rejestr upoważnień do pobrania druków ścisłego zarachowania... 404 3.7. Zasady rozliczania druków ścisłego zarachowania w jednostce... 404 3.8. Formularz rozliczenia druków ścisłego zarachowania... 405 3.9. Formularz spisu z natury druków ścisłego zarachowania... 406 3.10. Protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania... 407 3.11. Protokół z likwidacji druków ścisłego zarachowania... 408 Część IV. Dokumentacja związana z procesem pracy Rozdział I. Zgoda dyrektora instytucji kultury na podjęcie dodatkowego zatrudnienia poza instytucją przez pracownika (Marek Rotkiewicz)... 413 413 1.1. Informacje wstępne... 413 1.2. Zakres podmiotowy ograniczenia z art. 31a ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej... 414 1.3. Zakres przedmiotowy ograniczenia z art. 31a ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej... 414 2. Wyjaśnienia do wzoru... 415 3. Wzór... 416 Rozdział II. Umowa o praktykę absolwencką (Marek Rotkiewicz)... 417 417 417 1.2. Przepisy mające zastosowanie do praktykanta... 418 2. Wyjaśnienia do wzoru... 419 3. Wzór... 421 Rozdział III. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (Marek Rotkiewicz)... 423 1. Uwagi ogólne... 423 2. Tworzenie funduszu i rezygnacja z niego... 423 3. Finansowanie funduszu... 426 4. Świadczenia z funduszu a ubezpieczenia społeczne... 429 5. Świadczenia z funduszu a podatek dochodowy... 430 6. Ustalenie regulaminu funduszu wyjaśnienia do wzoru... 431 6.1. Warunki przyznawania świadczeń... 431 6.2. Osoby uprawnione do korzystania z funduszu... 433 XV
6.3. Działalność socjalna w regulaminie... 436 6.4. Kryteria wydatkowania środków socjalnych... 439 6.5. Przetwarzanie i udostępnianie danych osobowych... 443 7. Wzór regulaminu gospodarowania środkami ZFŚS... 444 Rozdział IV. Dokumentacja związana z podróżami służbowymi (Marek Rotkiewicz).. XVI 449 1. Komentarz wprowadzający... 449 1.1. Cechy niezbędne, aby uznać świadczoną pracę za podróż służbową... 449 1.2. Ograniczenia w możliwości zlecenia wyjazdu... 452 1.3. Zakres dokumentacji związanej z podróżą służbową... 453 1.4. Termin rozliczenia kosztów delegacji... 454 1.5. Dokumenty potwierdzające wydatki... 455 1.5.1. Podstawowe dokumenty potwierdzające wydatek... 455 1.5.2. Dodatkowe informacje, jakie pracodawca musi pozyskać od pracownika w celu pełnego rozliczenia delegacji... 456 1.6. Wypłata należności pracownikowi... 457 457 2.1. Polecenie wyjazdu w podróż służbową... 457 2.1.1. Oznaczenie pracownika... 458 2.1.2. Cel wyjazdu... 458 2.1.3. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży... 458 2.1.4. Czas podróży... 460 2.1.5. Potwierdzenie pobytu służbowego... 461 2.1.6. Środki lokomocji... 461 2.1.7. Zaliczka... 462 2.2. Rozliczenie podróży służbowej... 465 2.2.1. Delegacje krajowe... 465 2.2.1.1. Diety w delegacjach krajowych... 465 2.2.1.2. Koszty przejazdów... 470 2.2.1.3. Noclegi... 472 2.2.1.4. Przejazdy lokalne... 474 2.2.2. Delegacje zagraniczne... 476 2.2.2.1. Diety w delegacjach zagranicznych... 476 2.2.2.2. Koszty przejazdów... 477 2.2.2.3. Noclegi... 477 2.2.2.4. Przejazdy lokalne... 477 2.2.2.5. Przewóz bagażu i koszty leczenia... 479 2.2.3. Inne wydatki... 481 2.2.3.1. Wydatek na pranie odzieży... 481 2.2.3.2. Opłata wizowa... 482
2.3. Oświadczenie pracownika o okolicznościach mających wpływ na świadczenia związane z podróżą służbową... 482 3. Wzory dokumentów... 483 3.1. Polecenie wyjazdu w podróż służbową... 483 3.2. Rozliczenie podróży służbowej... 485 3.2.1. Rachunek kosztów podróży na terenie kraju... 485 3.2.2. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej... 486 3.3. Oświadczenie pracownika o okolicznościach mających wpływ na świadczenia związane z podróżą służbową... 489 Rozdział V. Zasady podnoszenia kwalifikacji dokumentowanie podróży na szkolenia (Marek Rotkiewicz)... 491 491 2. Wyjaśnienia do wzoru... 493 3. Wzór dokumentu... 494 Rozdział VI. Minimalna stawka godzinowa w umowach zlecenia (Marek Rotkiewicz) 499 1. Zakres zmian w zakresie minimalnej stawki godzinowej... 499 2. Umowa zlecenia i umowa o dzieło... 500 3. Zleceniobiorcy i zleceniodawcy, do których ma zastosowanie minimalna stawka godzinowa... 501 4. Zlecający będący przedsiębiorcą lub jednostką organizacyjną... 501 5. Osoba fizyczna niewykonująca działalności gospodarczej... 502 6. Zleceniobiorca przedsiębiorca... 502 7. Wysokość wynagrodzenia... 505 8. Roszczenie o wypłatę w minimalnej wysokości... 506 9. Zakaz zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia... 508 10. Wypłata w pieniądzu... 509 11. Minimalna częstotliwość wypłat... 510 12. Potwierdzanie liczby godzin wykonywania usług... 511 13. Okres objęty ewidencją... 514 14. Przechowywanie dokumentów... 516 15. Wyłączenia... 516 16. Miejsce, czas i prowizja... 517 17. Konkretne usługi... 518 18. Przykładowy wzór umowy... 519 Rozdział VII. Regulamin wynagradzania w instytucji kultury (Marek Rotkiewicz)... 523 523 523 1.2. Obowiązek wyjaśniania pracownikowi treści regulaminu wynagradzania.. 524 1.3. Ustalanie zasad wynagradzania w regulaminie wynagradzania... 524 XVII
1.4. Tryb ustalania regulaminu wynagradzania... 525 1.5. Treść regulaminu wynagradzania... 527 2. Wyjaśnienia do wzoru... 527 3. Wzór regulaminu wynagradzania... 529 Rozdział VIII. Regulamin pracy w instytucji kultury (Marek Rotkiewicz )... 533 533 533 1.2. Obowiązywanie postanowień regulaminu odbiegających od zasad wynikających z przepisów powszechnych... 534 1.3. Tryb ustalania regulaminu pracy... 534 1.4. Treść regulaminu pracy... 535 537 2.1. Postanowienia ogólne... 537 2.2. Obowiązki pracownika... 538 2.3. Obowiązki pracodawcy... 538 2.4. Organizacja pracy... 538 2.5. System i rozkład czasu pracy... 538 2.6. Wypłata wynagrodzenia... 542 2.7. Nieobecność w pracy... 542 2.8. Zasady udzielania urlopów... 543 2.9. Odpowiedzialność porządkowa i dyscyplinarna... 544 2.10. Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona przeciwpożarowa... 544 2.11. Postanowienia końcowe... 544 2.12. Załączniki do regulaminu pracy... 545 546 3.1. Regulamin pracy... 546 3.2. Wykaz prac wzbronionych kobietom... 561 3.3. Tabela norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz przedmiotów i środków higieny... 562 3.4. Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym... 563 Rozdział IX. Powierzenie mienia (Marek Rotkiewicz)... 565 1. Uwagi ogólne... 565 2. Umowa dotycząca powierzenia mienia... 566 3. Przesłanki odpowiedzialności za mienie powierzone... 569 4. Dochodzenie naprawienia szkody... 570 Rozdział X. Zarządzenie w sprawie wewnętrznej polityki antymobbingowej (Michał Culepa)... 575 575 2. Wyjaśnienia do wzoru... 576 XVIII
3. Wzór zarządzenia w sprawie wewnętrznej polityki antymobbingowej... 577 Rozdział XI. Zarządzenie w sprawie planowania i organizowania szkoleń (Michał Culepa )... 583 583 2. Wzór zarządzenia w sprawie planowania i organizowania szkoleń... 584 Część V. Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości Rozdział I. Polityka rachunkowości w instytucji kultury (Teresa Krawczyk)... 591 1. Podstawa prawna... 591 2. Elementy obowiązkowe dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości... 592 2.1. Obowiązek określenia roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych... 593 2.2. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.. 594 2.2.1. Wycena środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie lub w formie darowizny przez instytucje kultury... 594 2.2.2. Zasady umarzania lub amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych... 597 2.2.2.1. Amortyzacja według zasad rachunkowych... 598 2.2.2.2. Amortyzacja według zasad KSR 11... 599 2.2.2.3. Amortyzacja podatkowa... 599 2.2.2.4. Metody amortyzacji według KSR 11... 600 2.2.2.5. Odpisy amortyzacyjne od obiektów zbiorczych według KSR 11 603 2.2.3. Jednorazowe umorzenie... 603 2.2.4. Ewidencja środków trwałych... 606 2.2.5. Odpisy aktualizujące wartość należności... 607 2.2.6. Dotacja podmiotowa rozliczenie... 609 2.2.7. Określenie zasad ustalania wyniku finansowego... 611 2.3. Prowadzenie ksiąg rachunkowych... 621 2.3.1. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych... 621 2.3.2. Określenie techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych... 621 2.3.3. Szczególne rozwiązania ewidencyjne... 622 2.3.4. Podstawowa dokumentacja dotycząca sposobu prowadzenia rachunkowości... 622 2.3.5. Wykaz ksiąg rachunkowych... 622 2.4. Opis systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego)... 623 2.5. Uproszczenia w zasadach (polityce) rachunkowości... 627 2.6. Pozostałe zapisy ujmowane w zasadach (polityce) rachunkowości... 630 2.6.1. Wartości niematerialne i prawne o wartości poniżej 10 000 zł... 630 2.6.2. Aktualizacja wartości aktywów... 630 2.6.3. Określenie daty tzw. zamknięcia miesiąca, po której operacje gospodarcze dotyczące tego miesiąca nie będą już ujmowane... 631 XIX
2.7. Formalne uregulowanie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości instytucji kultury... 631 2.8. Zakładowy plan kont... 633 2.8.1. Ewidencja bilansowa... 633 2.8.1.1. Opracowanie planu kont instytucji kultury... 633 2.8.1.2. Opis zasad funkcjonowania kont... 633 2.8.1.3. Określenie zasad prowadzenia ewidencji analitycznej... 634 2.8.2. Ewidencja pozabilansowa... 635 2.9. Dokumentacja dodatkowa jako uzupełnienie zasad (polityki) rachunkowości... 639 2.9.1. Instrukcja inwentaryzacyjna... 639 2.9.2 Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych... 643 644 3.1. Zarządzenie w sprawie zasad (polityki) prowadzenia rachunkowości... 644 3.2. Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej na kontach ksiąg pomocniczych... 648 3.3. Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania i rozliczania wyniku finansowego... 659 3.4. Częstotliwość i zasady inwentaryzacji oraz weryfikacji aktywów i pasywów... 666 3.5. Wykaz programów komputerowych... 669 3.6. Zasady archiwizowania i ochrony danych... 672 3.7. Zakładowy plan kont... 675 3.8. Opis funkcjonowania kont syntetycznych i zasady księgowania operacji gospodarczych... 677 Rozdział II. Inwentaryzacja w instytucji kultury (Teresa Krawczyk)... 729 1. Definicja inwentaryzacji... 729 2. Regulacje prawne w zakresie inwentaryzacji... 729 3. Wymóg posiadania instrukcji inwentaryzacyjnej... 732 4. Osoby odpowiedzialne w procesie inwentaryzacji... 732 5. Osoby odpowiedzialne a centra usług wspólnych... 734 6. Instrukcja inwentaryzacyjna... 736 6.1. Cel inwentaryzacji oraz zasady działania komisji inwentaryzacyjnej... 736 6.1.1. Cel inwentaryzacji... 736 6.1.2. Komisja inwentaryzacyjna i zespoły spisowe... 737 6.1.3. Outsourcing procesu inwentaryzacji... 739 6.2. Metody (techniki) inwentaryzacji... 740 6.3. Metody inwentaryzacji a zakres inwentaryzacji... 741 6.4. Terminy ustawowe... 743 6.5. Etapy inwentaryzacji... 750 6.5.1. Czynności przygotowawcze... 750 XX
6.5.2. Czynności właściwe... 752 6.5.3. Czynności rozliczeniowe... 753 6.5.4. Czynności poinwentaryzacyjne... 753 7. Organizacja inwentaryzacji... 754 8. Metody inwentaryzacji... 755 8.1. Spis z natury... 755 8.2. Uzgadnianie sald... 759 8.3. Weryfikacja stanów księgowych... 763 8.4. Uproszczenia... 766 9. Zakres inwentaryzacji... 766 10. Różnice inwentaryzacyjne... 767 10.1. Niedobory zawinione i niezawinione... 768 10.2. Niedobory zawinione i nadwyżki a przepisy podatkowe... 771 10.3. Ustalanie różnic inwentaryzacyjnych... 775 10.4. Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych... 776 10.5. Wycena niedoborów... 778 11. Inwentaryzacja w szczególnych przypadkach... 779 11.1. Inwentaryzacja paliw w bakach samochodów... 779 11.2. Inwentaryzacja a technologia RFID... 779 11.3. Inwentaryzacja za pomocą dronów... 780 12. Dokumentowanie inwentaryzacji i zasady przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej... 780 13. Instrukcja inwentaryzacyjna... 783 13.1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej... 783 13.2. Instrukcja inwentaryzacyjna... 784 Rozdział III. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych (Teresa Krawczyk)... 799 799 799 1.2. Pojęcie i funkcje dowodu księgowego... 800 1.3. Podstawa prawna instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych... 803 805 807 3.1. Zarządzenie w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.. 807 3.2. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych... 808 3.3. Upoważnienie pracownika do dokonywania kontroli merytorycznej dowodów księgowych... 854 Część VI. Dokumentacja podatkowa Rozdział I. Mechanizm podzielonej płatności w instytucji kultury (Teresa Krawczyk) 857 857 857 XXI
1.2. Zasady działania mechanizmu podzielonej płatności... 858 1.3. Wydzielony rachunek VAT... 861 1.3.1. Warunki otwarcia i prowadzenia rachunku VAT... 861 1.3.2. Ograniczenia w korzystaniu z rachunku VAT... 862 1.3.2.1. Zamknięty katalog uznawania i obciążania rachunku VAT... 862 1.3.2.2. Realizacja polecenia przelewu w systemie podzielonej płatności... 865 1.3.2.3. Brak środków lub niewystarczające środki na rachunku VAT... 866 1.3.3. Uwolnienie środków pieniężnych zamrożonych na rachunku VAT w instytucji kultury... 868 1.3.4. Zamykanie rachunków... 869 1.3.5. Możliwość wypłaty pieniędzy z rachunku VAT... 869 1.4. Korzyści ze stosowania mechanizmu podzielonej płatności... 870 1.4.1. Niestosowanie ewentualnych sankcji wobec podatnika, który skorzysta z mechanizmu podzielonej płatności... 870 1.4.2. Inne korzyści dla podatników odprowadzających VAT do urzędu skarbowego i korzystających z mechanizmu podzielonej płatności... 871 1.4.3. Wyłączenie odpowiedzialności odbiorcy, który przez pomyłkę otrzymał przelew z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności... 873 1.5. Mechanizm podzielonej płatności zamiast odwrotnego obciążenia VAT... 873 1.6. Zmiany w rachunkowości wynikające z wprowadzenia mechanizmu podzielonej płatności... 875 1.6.1. Ewidencja VAT w instytucjach kultury utworzenie nowego konta Rachunek bankowy VAT... 875 1.6.2. Ujmowanie środków na rachunku VAT w sprawozdaniu finansowym... 876 1.7. Księgowanie operacji w mechanizmie podzielonej płatności... 876 878 2.1. Osoby odpowiedzialne za wykonywanie i ewidencjonowanie transakcji z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności... 878 2.2. Cel stosowania mechanizmu podzielonej płatności... 878 2.3. Procedury związane z wprowadzeniem mechanizmu podzielonej płatności... 879 2.4. Terminy... 879 2.5. Przechowywanie dokumentów... 879 880 3.1. Zarządzenie w sprawie stosowania mechanizmu podzielonej płatności... 880 3.2. Instrukcja stosowania mechanizmu podzielonej płatności... 881 3.3. Wniosek o przekazanie środków z rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy powiązany z rachunkiem VAT... 884 Rozdział II. Instrukcja odliczania podatku naliczonego na podstawie proporcji w instytucji kultury (Teresa Krawczyk)... 887 XXII
887 1.1. Uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego... 887 1.2. Stosowanie proporcji dla celów odliczenia podatku naliczonego... 888 1.3. Sposób określania proporcji... 889 1.4. Sposób wyliczenia proporcji w instytucji kultury... 893 1.4.1. Pojęcie usług kulturalnych na gruncie prawa podatkowego... 893 1.4.2. Usługi kulturalne zwolnione z VAT... 894 1.4.3. Towary ściśle związane z usługami kulturalnymi... 897 1.4.4. Usługi kulturalne niepodlegające zwolnieniu, opodatkowane... 898 1.5. Roczna i wieloletnia korekta podatku naliczonego VAT... 900 1.5.1. Zasady dokonywania korekty podatku naliczonego VAT... 900 1.5.2. Korekta roczna podatku naliczonego VAT... 902 1.5.3. Korekta wieloletnia podatku naliczonego VAT... 904 1.5.4. Roczna korekta podatku VAT w kosztach i przychodach podatkowych instytucji kultury... 906 2. Wyjaśnienie do wzoru... 908 2.1. Stosowanie instrukcji... 908 2.2. Podmioty stosujące instrukcję... 908 2.3. Akty prawne stosowane w instrukcji... 908 3. Wzór instrukcji ustalania wartości podatku naliczonego na podstawie proporcji 909 Rozdział III. Instrukcja odliczania podatku od towarów i usług na podstawie prewspółczynnika w instytucji kultury (Teresa Krawczyk)... 911 911 1.1. Uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego... 911 1.2. Ustalenie kwoty podatku naliczonego na podstawie prewspółczynnika... 914 1.2.1. Opodatkowanie usług świadczonych odpłatnie i nieodpłatnie... 914 1.2.2. Sposób określenia proporcji... 915 1.3. Metody określania prewspółczynnika... 917 1.4. Prewspółczynnik w instytucji kultury... 919 1.4.1. Obowiązek ustalania prewspółczynnika w instytucji kultury... 919 1.4.2. Rozbieżności interpretacyjne organów podatkowych i sądów w sprawie stosowania prewspółczynnika przez instytucje kultury... 921 1.4.3. Sposób wyliczenia proporcji samorządowych instytucji kultury według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników... 923 1.4.4. Możliwość wyboru metody ustalania prewspółczynnika... 925 1.5. Roczna korekta podatku naliczonego... 927 2. Wyjaśnienie do wzoru... 930 2.1. Stosowanie instrukcji... 930 XXIII
2.2. Podmioty stosujące instrukcję... 930 2.3. Akty prawne stosowane w instrukcji... 930 3. Wzór instrukcji w zakresie ustalania prewspółczynnika dla celów realizacji uprawnienia do obniżenia podatku należnego o wartość podatku naliczonego.. 930 Rozdział IV. Instrukcja wdrożenia procedury odbioru faktur ustrukturyzowanych (Marek Piotrowski, Andrzela Gawrońska-Baran)... 933 933 1.1. Formy wystawiania i przesyłania faktur zagadnienia ogólne... 933 1.2. Szczególna faktura elektroniczna faktura ustrukturyzowana... 934 1.3. Aspekt podmiotowy i przedmiotowy faktury ustrukturyzowanej... 935 1.4. Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych... 937 1.5. Wymagane elementy treści faktury ustrukturyzowanej... 938 1.6. Inne dokumenty ustrukturyzowane... 939 1.7. Regulacje o charakterze przejściowym... 940 1.8. Obowiązek przechowywania faktur... 940 1.9. Postanowienia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia... 942 1.10. Faktura ustrukturyzowana w scentralizowanym systemie rozliczeń VAT... 943 2. Wyjaśnienia do wzoru... 944 2.1. Stosowanie instrukcji... 944 2.2. Podmioty stosujące instrukcję... 944 2.3. Akty prawne stosowane w instrukcji... 945 3. Wzór instrukcji wdrożenia procedury odbioru faktur ustrukturyzowanych... 945 Rozdział V. Kasy rejestrujące online (Wojciech Kaczmara)... 947 1. Uwagi ogólne... 947 2. Kasy rejestrujące online nowe regulacje w ustawie o podatku od towarów i usług... 948 3. Kasy online główne założenia nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, wprowadzającej kasy online... 949 4. Nowe obowiązki i zasady związane z wprowadzeniem kas online... 950 5. Inne przepisy wprowadzające zmiany w zakresie kas rejestrujących i ewidencji sprzedaży... 953 6. Znaczenie zmian dla instytucji kultury... 955 Rozdział VI. Instrukcja zaliczania w koszty wydatków przy działalności twórczej (Anna Staszel)... 957 957 1.1. Zamknięty katalog zawodów twórczych... 958 1.1.1. Interpretacje w zakresie uznawania zawodów twórczych... 960 1.1.2. Interpretacje negatywne w zakresie możliwości stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów z tytułu działalności twórczej... 961 1.2. Zasady naliczania 50% kosztów uzyskania przychodów... 963 XXIV
1.3. Deklaracje i informacje o dochodach uzyskanych przez twórców... 964 2. Wyjaśnienia do wzoru instrukcji... 965 2.1. Osoby odpowiedzialne... 965 2.2. Cel... 965 2.3. Procedury... 965 2.4. Terminy... 966 2.5. Przechowywanie dokumentów... 966 3. Instrukcja podatkowego stosowania 50% KUP... 966 Rozdział VII. Raportowanie schematów podatkowych (MDR) w instytucjach kultury (Agnieszka Bieńkowska)... 969 969 969 1.2. Przepisy o raportowaniu schematów podatkowych a instytucje kultury... 970 1.3. Krąg podmiotów zobowiązanych do przekazywania informacji o schematach podatkowych... 970 1.3.1. Promotor... 970 1.3.2. Korzystający... 971 1.3.3. Wspomagający... 971 1.4. Podatki, których dotyczy obowiązek informacyjny... 972 1.5. Przepisy przejściowe i obowiązek retrospektywnego raportowania schematów podatkowych... 972 1.6. Schemat podatkowy, czyli co podlega raportowaniu... 973 1.6.1. Schemat podatkowy a unikanie opodatkowania... 973 1.6.2. Rodzaje schematów podatkowych... 974 1.6.2.1. Schemat podatkowy (tzw. krajowy)... 974 1.6.2.2. Schemat podatkowy transgraniczny... 979 1.6.2.3. Schemat podatkowy standaryzowany... 980 1.6.3. Raportowanie schematu podatkowego... 981 1.6.3.1. Kryterium kwalifikowanego korzystającego... 981 1.6.3.2. Korzystający w instytucji kultury... 982 1.6.4. Podsumowanie... 983 1.7. Zobowiązani do przekazania informacji o schemacie podatkowym... 984 1.7.1. Schematy wdrażane we współpracy z promotorem... 984 1.7.2. Schematy wdrażane przez instytucję kultury... 988 1.8. Obowiązki instytucji kultury jako korzystającego... 988 1.8.1. Obowiązek przekazania informacji MDR-1... 988 1.8.2. Obowiązek przekazania informacji MDR-3... 998 1.9. Instytucja kultury jako promotor lub wspomagający... 1006 1.9.1. Instytucja kultury jako promotor lub wspomagający... 1006 1.9.2. Przykłady działań nietypowych dla promotora... 1007 XXV
XXVI 1.9.3. Obowiązek posiadania wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazania informacji o schematach podatkowych... 1008 1.10. Konsekwencje naruszenia obowiązków związanych z przekazywaniem informacji o schematach podatkowych... 1009 2. Wyjaśnienia do wzoru... 1009 3. Wzór wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych... 1010