INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU Erasmus+ Młodzież Akcja 2 (KA2) Partnerstwa Strategiczne aktualizacja: 20/03/2014
Uwagi ogólne Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku należy go zapisać na swoim komputerze i dopiero wówczas rozpocząć jego wypełnianie. Nie ma możliwości otwarcia i wypełnienia wniosku otwartego na stronie internetowej. Formularz wniosku można wypełnić tylko w Programie Adobe Reader. Zaleca się korzystanie z najnowszej wersji Programu, czyli 11.0, którą można pobrać ze strony: http://get.adobe.com/reader/otherversions/. Wypełniając wniosek, należy pamiętać o poniższych zasadach: W momencie o wpisywania numeru/numerów PIC do wniosku, o wypełniania części budżetowej wniosku, o składania ostatecznej wersji wniosku online musi być zapewniona stała łączność internetowa urządzenia (np. komputera), na którym wypełniany jest wniosek. Wniosek eform jest aktywnym formularzem, w którym niektóre pola pojawiają się, a niektóre znikają po wybraniu konkretnej opcji w danym pytaniu. Wnioskodawca może sam dodawać pewne części wniosku np. instytucje partnerskie. We wszystkie pola opisowe w formularzu wniosku można wpisać tekst o długości maksie przekraczającej 5000 znaków. Wypełniając formularz, należy podać wyczerpujące informacje, pamiętając, że eksperci oceniający wniosek będą formułowali swoje opinie jedynie w oparciu o jego treść. Wypełnienie pól z czerwonym obramowaniem jest obowiązkowe. Wypełnienie pól bez czerwonego obramowania nie jest obowiązkowe. Pola o szarym tle, których nie można edytować, są polami, w których automatycznie pojawia się wcześniej wprowadzone dane (np. dane wnioskodawcy po wpisaniu numeru PIC) lub zsumują się na podstawie wskazanych wcześniej informacji. Przyciski + oraz - pozwalają odpowiednio dodać lub usunąć rubrykę. W przypadku ubiegania się o dofinansowanie Międzynarodowej Inicjatywy Młodzieżowej nie trzeba wypełniać wszystkich pól we wniosku. Szczegółowa informacja na ten temat znajduje się na ostatniej stronie instrukcji. 2
B. Informacje o projekcie B.1. Dane identyfikacyjne projektu Tytuł projektu należy podać krótki, interesujący tytuł, charakteryzujący Państwa projekt. Data rozpoczęcia projektu dla projektu złożonego w terminie 30 kwietnia2014 r: najwcześniejsza data rozpoczęcia projektu: 01.09.2014 r. najpóźniejsza data rozpoczęcia projektu: 28.02.2015 r. Łączny czas trwania projektu (w miesiącach) od 6 do 24 miesięcy. B.2. Narodowa Agencja instytucji wnioskującej Należy wybrać z listy PL01 (POLSKA). C. Instytucje uczestniczące w projekcie C.1. Instytucja wnioskująca Po wpisaniu numeru PIC dane instytucji wnioskującej zostaną automatycznie zaimportowane do wniosku z Portalu Użytkownika URF. Nie ma możliwości edytowania i poprawiania danych, które zostały zaimportowane do wniosku. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w części C.1 Instytucja wnioskująca i C.1.1. Profil instytucji należy je skorygować w profilu użytkownika na Portalu Użytkownika URF (wchodząc w zakładkę Organisations, kolejnie w opcję My organisations i poprzez funkcję Modify Organisations ) a następnie ponownie wpisać numer PIC do wniosku. C.1.2 Akredytacja Ta część dotyczy tylko instytucji posiadających Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE, Erasmus Charter for Higher Education). Instytucje niebędące szkołami wyższymi nie wypełniają jej. Wypełniają natomiast część Cele, działania i doświadczenia instytucji (C.1.3/C.2.3/C.3.3 itd.) Wszystkie szkoły wyższe biorące udział w projekcie muszą posiadać Kartę Erasmusa dla szkolnictwa (ECHE) wyższego i podać jej dane w tej części wniosku. Aby to zrobić, należy 3
kliknąć na przycisk ze znakiem +, wybrać z listy rozwijalnej Karta Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ERAPLUS-ECHE) (żadna inna pozycja na liście rozwijalnej nie jest właściwa), a następnie w polu Numer akredytacji/certyfikatu ( Accreditation Reference ) wpisać kod Erasmusa uczelni. Formularz nie weryfikuje tych danych, więc należy uważnie sprawdzić, czy wpisało się prawidłowy kod Erasmusa. C.1.3/C.2.3/C.3.3 (itd.) Cele, działania i doświadczenia instytucji Ta część wniosku znika, gdy dla danej instytucji uczestniczącej w projekcie wypełniono część C.1.2. Akredytacja. C.1.3 (lub C.1.4) Przedstawiciel prawny W tej części wniosku należy wpisać tę samą osobę, która podpisuje wydrukowaną część L. wniosku Oświadczenie ( Declaration of Honour ), załączaną w formie skanu do wniosku. C.2./C.3. (itd.) Instytucja partnerska Po wpisaniu numeru PIC dane instytucji partnerskiej zostaną automatycznie zaimportowane do wniosku. Nie ma możliwości edytowania i poprawiania danych, które zostały zaimportowane do wniosku. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w części C.2 Instytucja wnioskująca i C.2.1. Profil instytucji należy je skorygować w profilu użytkownika na Portalu Użytkownika URF URF (wchodząc w zakładkę Organisations, kolejnie w opcję My organisation i poprzez funkcję Modify Organisations ), a następnie ponownie wpisać numer PIC do wniosku. W niewypełnionym formularzu wniosku znajdują się pola do uzupełnienia tylko dla jednej instytucji partnerskiej - C.2. Aby dodać kolejnych partnerów projektu, należy kliknąć na przycisk Dodaj instytucję partnerską. D. Opis projektu Poza częścią opisową należy podać priorytety strategiczne i tematy, których dotyczy projekt. Można podać maksymalnie 2 priorytety i 3 tematy. F. Wdrażanie W tym polu należy jasno przedstawić rolę każdej instytucji uczestniczącej w projekcie. Należy także przygotować harmonogram działań projektowych i rezultatów i załączyć go do wniosku Formularz należy pobrać ze strony: http://erasmusplus.org.pl/eforms/. 4
F.2 Działania w ramach projektu F.2.1. Rezultaty pracy intelektualnej Rezultaty pracy intelektualnej zostały zdefiniowane w Przewodniku po programie Erasmus+. Powinny to być konkretne i wymierne rezultaty, które będą wdrażane lub promowane przez instytucje zaangażowane w projekt. Uwaga! Działania związane z wdrażaniem i zarządzaniem projektem powinny być ujęte w rubrykach wniosku dotyczących tych kategorii (są to m.in. koordynacja, tworzenie podstawowych materiałów informacyjnych, broszur, ulotek, stron internetowych, prowadzenie warsztatów). Nie należy ich uwzględniać w części Rezultaty pracy intelektualnej. Planując tworzenie rezultatów pracy intelektualnej można wnioskować o środki na wynagrodzenie pracowników zaangażowanych w wytwarzanie tych rezultatów w części H.3. wniosku ( Budżet ), a w części F.2.1 należy przedstawić wyczerpujący opis rezultatów pracy intelektualnej i działań prowadzących do ich osiągnięcia. Opis ten powinien udowadniać, że praca związana z wytworzeniem tych rezultatów nie stanowi typowej pracy związanej z zarządzaniem i wdrażaniem projektu, oraz że jej wykonanie jest niezbędne do osiągnięcia celów projektu. W niewypełnionym formularzu wniosku ta część (F.2.1.) jest pusta. Aby dodać rezultat, należy kliknąć na przycisk Dodaj rezultat Wówczas w formularzu pojawią się pola umożliwiające opisanie działania, które ma prowadzić do wytworzenia danego rezultatu. Można dodawać kolejne działania prowadzące do osiągnięcia tego rezultatu, klikając na przycisk ze znakiem +. Dla każdego takiego działania należy podać instytucję kierującą działaniem i instytucje w nim uczestniczące, aby w dalszej części wniosku (H.3.) można było wnioskować o środki dla pracowników tych instytucji pracujących nad osiągnięciem danego rezultatu. F.2.2. Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej Ta część wniosku służy do opisania wydarzeń, których celem jest popularyzowanie rezultatów pracy intelektualnej wytworzonych w projekcie. Należy ja wypełnić wyłącznie w przypadku tworzenia tego typu rezultatów i opisania ich w rubryce F.2.1. W opisie każdego wydarzenia upowszechniającego rezultat pracy intelektualnej należy podać miejsce (kraj), w którym będzie się ono odbywać. 5
F.2.3. Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami We wniosku należy uzasadnić potrzebę przeprowadzenia, działań związanych z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami. Jeśli projekt przewiduje działania związane z uczeniem się, nauczaniem lub szkoleniami należy z listy rozwijalnej wybrać dany rodzaj działania: długoterminowe wyjazdy osób pracujących z młodzieżą, krótkie programy szkoleniowe dla osób pracujących z młodzieżą mobilność łączona młodych ludzi. Jeśli wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie wsparcia językowego osób biorących udział w długoterminowych działaniach związanych z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami, we wniosku należy uzasadnić konieczność uzyskania takiego dofinansowania. H. Budżet H. 1. Zarządzanie projektem i jego wdrażanie Dane w tej części wniosku sumują się automatycznie dla instytucji uczestniczącychw projekcie, opisanych w części B i C wniosku. H. 2. Międzynarodowe spotkania projektowe Pole Wnioskowane dofinansowanie jest iloczynem pola Łączna liczba uczestników i pola Dofinansowanie na uczestnika. Pole Łączna liczba spotkań nie jest brane pod uwagę do wyliczenia kwoty w polu: Wnioskowane dofinansowanie. Kalkulator odległości W celu określenia dofinansowania organizacji spotkań projektowych przypadających na jednego uczestnika, odległości muszą zostać obliczone z wykorzystaniem kalkulatora on-line Komisji Europejskiej dostępnego pod linkiem: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm. H. 3. Rezultaty pracy intelektualnej W tej części wnioskuje się o pokrycie wyłącznie kosztów wynagrodzenia osób pracujących nad rezultatami pracy intelektualnej. Koszty kalkuluje się na podstawie: 6
liczby dni roboczych, które pracownik instytucji uczestniczącej w projekcie poświęci na opracowanie danego rezultatu pracy intelektualnej, kraju, w którym jest usytuowana instytucja uczestnicząca w projekcie zatrudniająca danego pracownika oraz kategorii, do jakiej należy dany pracownik (stawki dla poszczególnych kategorii pracowników zostały zdefiniowane na stronie 105-106 Przewodnika po programie Erasmus+ ). 7
Koszty pracy pracowników instytucji uczestniczących w projekcie związane z wdrażaniem i zarządzaniem projektem są dofinansowywane z kategorii budżetu na Zarządzanie projektem i jego wdrożenie. H. 4. Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej O dofinansowanie wydatków w tej kategorii można ubiegać się tylko gdy zaplanowano stworzenie rezultatów pracy intelektualnej. H.5. Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami W tej części należy podawać dane zgodne z danymi dotyczącymi działań związanych z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami, które zostały zamieszczone w części F.2.3 wniosku. H.5.1. Podróż Obliczeń należy dokonać przy użyciu kalkulatora odległości. H.5.3. Wsparcie językowe O dofinansowanie można ubiegać się w sytuacji zaplanowania w swoich działaniach mobilności uczestników trwających powyżej 2 miesięcy. Potrzebę otrzymania środków na Wsparcie językowe trzeba uzasadnić w części opisowej wniosku (F.2.3). H. 6. Specjalne potrzeby (ang. special needs) W tej części budżetu planuje się koszty rzeczywiste związane z udziałem w projekcie osób niepełnosprawnych. Mogą to być zarówno pracownicy instytucji uczestniczących w projekcie zaangażowani w jego zarządzanie i wdrażanie, jak i osoby biorące udział w działaniach związanych z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami. W tej części należy uzasadnić potrzebę uzyskania takiego dofinansowania. H. 7. Koszty nadzwyczajne W tej części budżetu wnioskuje się o pokrycie kosztów nadzwyczajnych wynikających z realizacji projektu, których nie można uwzględnić w pozostałych kategoriach kosztów (zarządzania projektem i rezultatami pracy intelektualnej). Chodzi np. o koszty podwykonawstwa, zakupu towarów czy usług, których partnerzy projektu nie są w stanie zapewnić samodzielnie. Takie wydatki będą rozliczane na podstawie kosztów rzeczywistych. W tej części należy bardzo wyraźnie uzasadnić potrzebę uzyskania takiego dofinansowania. 8
W pozycję wnioskowane dofinansowanie należy wpisać kwotę stanowiącą 75% przewidywanych kosztów nadzwyczajnych. 25% kwoty musi pochodzić ze źródeł innych niż projektu dofinansowanie z programu Erasmus+. Maksymalna kwota, o którą można wnioskować to 50 000 EUR. I. Streszczenie projektu Prosimy o przygotowanie streszczenia w języku polskim i angielskim. I.1 Instytucje uczestniczące (zestawienie), I.2 Podsumowanie budżetu Części: I.1 Instytucje uczestniczące (zestawienie) oraz I.2 Podsumowanie budżetu wypełniają się automatycznie na podstawie danych wprowadzonych we wcześniejszych częściach wniosku. I.2.1 Budżet projektu - całkowita kwota dofinansowania Pole Obliczone dofinansowanie uzupełnia się automatycznie. W polu Wnioskowane dofinansowanie należy wpisać wnioskowaną kwotę dofinansowania, która nie może być wyższa niż kwota w polu Obliczone dofinansowanie. J. Lista kontrolna, L. Oświadczenie PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU ONLINE wnioskodawca OBOWIĄZKOWO musi wydrukować cześć L. wniosku Oświadczenie ( Declaration of Honour ), klikając przycisk Wydrukuj oświadczenie / Print Declaration of Honour, przekazać je przedstawicielowi prawnemu do podpisu, a następnie zeskanować podpisane oświadczenie i OBOWIĄZKOWO załączyć w postaci zeskanowanego pliku w tabeli M. Załączniki Prawny przedstawiciel podpisujący oświadczenie powinien być tą samą osobą, której dane podano w części C.1.3 (lub C.1.4) wniosku Przedstawiciel prawny. Do wniosku należy również załączyć: uprzednio wypełniony harmonogram działań projektowych i rezultatów sporządzony na obowiązującym szablonie ( http://erasmusplus.org.pl/wpcontent/uploads/2014/02/gantt-chart-template_en.xls) 9
pełnomocnictwa udzielone wnioskodawcy przez każdego partnera, podpisane przez obie strony (http://erasmusplus.org.pl/wpcontent/uploads/2014/02/mandate_pl.doc) N. Złożenie wniosku i załączniki Przed złożeniem i wysłaniem wniosku drogą elektroniczną (za pomocą przycisku Złóż i prześlij online / Submit Online ), należy sprawdzić jego poprawność - w tym załączniki w części M - i zatwierdzić go. Liczba załączników (plików), które można załączyć to maksymalnie pięć. Dokument składający się z wielu stron powinien zostać zeskanowany do jednego pliku (np. PDF). Pełnomocnictwa (twz. Mandate) od organizacji partnerskich powinny zostać zeskanowane do jednego pliku. Pamiętajmy o załączeniu harmonogramu. Wniosek eform należy złożyć wyłącznie elektronicznie: przycisk Złóż i prześlij online / Submit Online w części N.2 nie jest wymagane wysłanie wydruku wniosku do NA. W przypadku wystąpienia problemów technicznych związanych z wypełnianiem i składaniem wniosku online, prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem adresu e-mail: eforms@erasmusplus.org.pl. W przypadku pytań dotyczących spraw merytorycznych związanych z zawartością wniosku, prosimy o kontakt z zespołem Partnerstw strategicznych dla sektora Młodzieży (KA2 Y) w Narodowej Agencji: http://erasmusplus.org.pl/kontakt-mlodziez/ Po złożeniu wniosku eform wnioskodawca nie otrzymuje automatycznego mailowego potwierdzenia potwierdzeniem złożenia wniosku jest informacja w stopce Ten formularz został złożony on-line [data i godz]. Status: OK. [nr] oraz w części N.4 Status OK.. Po złożeniu wniosku eform zmieni się Kod kontrolny wniosku (Form hash code) widoczny w stopce. Kod kontrolny złożonego wniosku i Oświadczenia () dołączonego wcześniej do wniosku zawsze będą różne. Jest to poprawy stan rzeczy. Informacja dla ubiegających się o dofinansowanie Międzynarodowej Inicjatywy Młodzieżowej: Nie jest konieczne wypełnienie wszystkich części opisowych i finansowych wniosku: Całego pola F.2 Działania w ramach projektu Należy wpisać sformułowanie nie dotyczy: w polu G.2. Upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów projektu, w polu G.3 Trwałość rezultatów projektu. 10
W ramach Międzynarodowych Inicjatyw Młodzieżowych można ubiegać się o dofinansowanie w ramach kategorii: Zarządzanie projektem i jego wdrażanie Międzynarodowe spotkania projektowe Koszty nadzwyczajne Specjalne potrzeby 11