Podręcznik użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego do obsługi Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 2013 w zakresie wypełniania wniosków o dofinansowanie Wersja 1
Podręcznik Użytkownika LSI WRPO
Spis treści Strona 1 Spis treści 1 WSTĘP... 3 1. MODUŁ SKŁADANIA WNIOSKÓW... 4 1.1. FUNKCJONALNOŚCI... 4 Rejestracja beneficjenta... 4 1.2. Logowanie... 7 Zakładka konkursy... 8 Zakładka korespondencja wysłana... 12 Przestrzeń robocza... 13 Lista zadań... 14 Schemat blokowy... 16 SŁOWNIK POJĘĆ... 17
0BModuł składania wniosków informacje wstępne Strona 3 Wstęp Lokalny System Informatyczny do obsługi Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 2013 został stworzony dla bardziej efektywnego wykorzystania funduszy unijnych przeznaczonych dla Wielkopolski. System ma na celu wspomaganie beneficjentów podczas składania i wypełniania wniosków o dofinansowanie, a także pracowników uczestniczących w różnych etapach wspierania projektów WRPO.
Strona 4 Podręcznik Użytkownika Systemu LSI WRPO 1. Moduł składania wniosków informacje wstępne Moduł składania wniosków przez Beneficjenta (Front Office) obejmuje rejestrację beneficjenta, wypełnianie, wysyłanie formularzy, obsługę przestrzeni roboczej oraz współpracę z urzędem za pośrednictwem listy zadań. Moduł ten zapewnia wsparcie wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy beneficjentem a Instytucją Zarządzającą WRPO. Moduł dostępny jest pod adresem: http://lsi wrpo.umww.pl 1.1. Funkcjonalności Rejestracja beneficjenta Moduł składania wniosków umożliwia składanie elektronicznych dokumentów do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu (UMWW) jako Instytucji Zarządzającej przez beneficjenta. Aby możliwe było skorzystanie z tego modułu i złożenie dokumentu, należy się zarejestrować w systemie oraz potwierdzić rejestrację. Do rejestracji użytkownika udostępniony jest tzw. widok rejestracji podmiotu. W celu zarejestrowania nowego podmiotu na stronie głównej należy kliknąć przycisk Zarejestruj podmiot (Rysunek 1). Rysunek 1. Strona główna.
1BFunkcjonalności Strona 5 W kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno do rejestracji podmiotów /instytucji (Rysunek 2) lub osób (Rysunek 3) rodzaj należy wybrać za pomocą tzw. przycisku wyboru, w którym obowiązkowe jest wypełnienie białych pól (szare pola są opcjonalne). Rysunek 2. Dodanie podmiotu Instytucja.
Strona 6 Podręcznik Użytkownika Systemu LSI WRPO Rysunek 3. Dodanie podmiotu Osoba. Widok rejestracji podmiotu umożliwia zarejestrowanie beneficjenta w celu uzyskania możliwości elektronicznego składania dokumentów. Na formularzu rejestracji znajduje się zestaw pól, z których część to pola obowiązkowe, tzn. muszą zostać wypełnione przez beneficjenta. Pola te oznaczone są kolorem białym. Pola opcjonalne oznaczone są na szaro.
1BFunkcjonalności Strona 7 Po wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku Zarejestruj, weryfikowana jest kompletność wypełnienia pól. W przypadku braku wymaganych w formularzu informacji lub złego formatu wprowadzonych danych, wyświetlony zostaje komunikat Wystąpiły błędy walidacji formularza (Rysunek 4). Dodatkowo każde błędne pole oznaczone jest szczegółowym komunikatem w kolorze czerwonym. Rysunek 4. Błędy w formularzu rejestracji beneficjenta. W przypadku pozytywnej walidacji, system wygeneruje i wyśle do beneficjenta e mail zawierający link do potwierdzenia danych. Kliknięcie na ten link spowoduje automatyczną aktywację konta beneficjenta. Posiadając aktywne konto można składać wnioski oraz uzyskiwać informacje z UMWW i zadania do wykonania (np. poprawa wniosku) za pośrednictwem tzw. widoku listy zadań. 1.2. Logowanie W celu zalogowania się do systemu należy wprowadzić w oknie logowania (Rysunek 5) login, którym jest adres e mail oraz hasło podane podczas rejestracji. Można zaznaczyć opcję zapamiętywania hasła. Po kliknięciu przycisku Zaloguj następuje zalogowanie do systemu.
Strona 8 Podręcznik Użytkownika Systemu LSI WRPO Rysunek 5. Logowanie. Po zalogowaniu pokazuje się okno z zakładkami udostępniającymi poszczególne funkcjonalności modułu składania wniosków. Zakładka Drzewo konkursów Na zakładce konkursów (Rysunek 6) wyświetlone są wszystkie ogłoszone i opublikowane konkursy. Kliknięcie na wybrany konkurs powoduje przejście do okna formularza wniosku dedykowanego wybranemu konkursowi (Rysunek 7). W górnej części okna znajduje się informacja o rodzaju wniosku: wniosek podstawowy bez etapu preselekcji lub wniosek preselekcyjny. Rysunek 6. Zakładka konkursów.
1BFunkcjonalności Strona 9 Rysunek 7. Okno formularza wniosku. Kliknięcie na przycisku Wypełnij formularz powoduje wyświetlenie w nowym oknie przeglądarki formularza gotowego do wypełnienia (Rysunek 98). Rysunek 8. Formularz wniosku.
Strona 10 Podręcznik Użytkownika Systemu LSI WRPO Z lewej strony znajduje się menu odpowiadające stronom arkusza. Kliknięcie na wybraną pozycję menu powoduje przejście do danej strony formularza. Po częściowym lub całkowitym jego wypełnieniu możliwe jest kliknięcie jednego z przycisków: Zwaliduj i przejdź do Zapisu w celu zapisania formularza (system sprawdza poprawność wprowadzonych danych), Anuluj, by nie zapisywać zmian w formularzu i z niego wyjść. Przejdź do zapisu powoduje przeniesienie na stronę główną systemu i umożliwienie zapisania w tzw. przestrzeni roboczej. System nie sprawdza poprawności wypełnienia formularza. Zalecamy zapisywanie formularza dość często, aby w przypadku np. zerwania połączenia nie utracić wprowadzonych danych. Formularz może zostać częściowo wypełniony, a następnie zapisany w przestrzeni roboczej. W tym celu należy kliknąć przycisk Przejdź do zapisu, a następnie kliknąć przycisk Zapisz w przestrzeni roboczej (Rysunek 9). Domyślnie dostępny jest tzw. Folder domyślny, w którym beneficjent może przechowywać dokumenty w wersji roboczej. Rysunek 9. Wybór folderu przestrzeni roboczej. Po zapisaniu formularza, który został zwalidowany, wyświetlane jest okno formularza umożliwiające wysłanie wniosku (przycisk Wyślij) lub także zapisanie w przestrzeni roboczej (przycisk Zapisz w przestrzeni roboczej). Rysunek 10 prezentuje okno formularza wniosku po ostatecznym zapisaniu go z walidacją. Rysunek 10. Okno po zapisaniu formularza.
1BFunkcjonalności Strona 11 Po zapisaniu formularza można go ponownie wyświetlić do edycji klikając na przycisku Pokaż/Aktualizuj formularz lub dodać załącznik do wniosku klikając na przycisku Dodaj plik. Okno dodania pliku (Rysunek 11) umożliwia wybór pliku z dysku po kliknięciu przycisku Przeglądaj. Wypełnienie pozostałych pól jest opcjonalne. Po kliknięciu przycisku Zapisz plik wprowadzany jest na listę załączników do formularza (Rysunek 12). Rysunek 11. Dołączanie pliku do formularza. Rysunek 12. Plik dodany jako załącznik do formularza. Rysunek 13 prezentuje komunikat, który pojawia się po zapisaniu formularza w przestrzeni roboczej. Należy kliknąć przycisk Kontynuuj i kontynuować pracę w aplikacji.
Strona 12 Podręcznik Użytkownika Systemu LSI WRPO Rysunek 13. Komunikat o zapisie. Zakładka korespondencja wysłana Po wysłaniu korespondencji, formularz będzie widoczny na liście znajdującej się na zakładce korespondencji wysłanej (Rysunek 14). W kolumnie Korespondencja prezentowany jest numer kancelaryjny wysłanej korespondencji, czyli wniosku. Jest to unikalny numer, który korespondencja uzyskuje po zarejestrowaniu w rejestrze głównym. Po kliknięciu na numerze wybranej korespondencji, w tabeli widoczna jest nazwa, opis i ikona pozwalająca wyświetlić status korespondencji. W celu wyświetlenia danych o wysłanej korespondencji należy kliknąć na jej nazwie (Rysunek 15). Możliwe jest sortowanie zawartości tabeli poprzez kliknięcie na nagłówku kolumny Nazwa lub Opis. Pojawiająca się przy nazwach kolumn strzałka określa regułę sortowania: strzałka w górę oznacza sortowanie rosnąco, strzałka w dół malejąco (wg alfabetu). Rysunek 14. Wysłana korespondencja. Rysunek 15. Formularz i załączone pliki wysłanej korespondencji.
1BFunkcjonalności Strona 13 Przestrzeń robocza W przestrzeni roboczej przechowywane są formularze, które nie zostały jeszcze wysłane do urzędu. Beneficjent ma możliwość wielokrotnej edycji formularza, wprowadzania poprawek i uzupełnień do momentu wysłania korespondencji. Po wysłaniu, formularz zostaje przeniesiony z przestrzeni roboczej do zakładki Korespondencja wysłana. Rysunek 16 prezentuje zakładkę Przestrzeń robocza. Obszar ten składa się z folderów, którymi zarządza sam beneficjent. W folderach umieszczone są formularze. Kliknięcie na nazwę folderu powoduje wyświetlenie listy umiejscowionych w nim formularzy. Rysunek 16. Zakładka Przestrzeń robocza. W ramach zarządzania folderami możliwe jest dodanie nowego folderu, modyfikacja istniejącego folderu oraz usuniecie folderu. W celu dodania nowego folderu należy kliknąć ikonę, a następnie w oknie dodania folderu (Rysunek 17) wpisać jego nazwę i zdefiniować, czy ma on być otwarty, czy zamknięty. By utworzyć folder należy kliknąć na przycisku Zapisz.
Strona 14 Podręcznik Użytkownika Systemu LSI WRPO Rysunek 17. Dodawanie nowego folderu. Edycja i usunięcie istniejącego folderu dostępne są za pomocą odpowiadających ikon. Lista zadań Lista zadań umożliwia komunikację pomiędzy beneficjentem a urzędem. Rysunek 18 prezentuje zakładkę listy zadań. Rysunek 18. Zakładka Lista zadań. Lista zadań znajduje swoje wykorzystanie w przypadku kiedy beneficjent został poproszony o korektę wniosku (np. w przypadku błędów stwierdzonych podczas oceny) oraz w przypadku uzupełniania wniosku podstawowego na podstawie wniosku preselekcyjnego). W przypadku, gdy beneficjent nie przeszedł jeszcze do wykonania zadania, status zadania jest Przypisane. Po zaznaczeniu zadania na liście za pomocą wykluczającego pola wyboru i kliknięciu przycisku Przejdź do szczegółów zadania, następuje przejście do okna umożliwiającego wykonanie zadania (Rysunek 19).
1BFunkcjonalności Strona 15 Rysunek 19. Okno wykonania zadania. Po wejściu do szczegółów zadania i powrocie bez jego wykonania (przycisk Powrót), status zadania jest Otwarte. Po zakończeniu wykonania zadania, znika ono z listy zadań. Beneficjent ma możliwość podglądu/ aktualizacji wniosku (w zależności od zadania) oraz dodania załączników (Dodaj plik). W polu Wskazówki do wykonania zadania wyświetlane są informacje przekazane z urzędu. W celu zakończenia zadania należy kliknąć przycisk Zakończenie zadania. Zakończenie zadania jest równoznaczne z wysłaniem wniosku do Instytucji. Wniosek zostaje zablokowany do edycji. Następnie w zadaniach zakończonych należy wybrać zadanie które zostało zakończone i wydrukować wniosek. W przypadku kliknięcia przycisku Powrót następuje powrót do listy zadań, zadanie pozostaje na liście zadań w celu wykonania w innym terminie. Beneficjent otrzymuje informacje z urzędu, takie jak np. informacja o przydzielonym numerze sygnatury, wyniki oceny na adres email jakiego użył przy rejestracji.
Strona 16 Podręcznik Użytkownika Systemu LSI WRPO Schemat blokowy Zarejestrowanie się w systemie LSI WRPO Zalogowanie się Wybranie formularza do odpowiedniego konkursu Uzupełnianie formularza Zapis w przestrzeni roboczej Czy formularz wypełniony w całości (zwalidowany)? NIE NIE TAK Czy chcesz wysłać formularz? TAK Wysyłka formularza Wygenerowanie PDF z Korespondencji wysłanej Wydruk
Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. Strona 17 Słownik pojęć Pojęcie Folder Formularz UMWW Numer korespondencji Walidacja Definicja Logiczny katalog, w którym użytkownik może grupować ( przechowywać ) inne obiekty np. sprawy, korespondencję, dokumenty, dane o podmiotach. Użytkownik może budować strukturę drzewiastą folderów poprzez dołączanie kolejnych podfolderów. Wyświetlany na ekranie zbiór pól, które można wypełniać w podobny sposób jak dokumenty papierowe. Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu w którym wdrożony jest system. Unikalny numer korespondencji w danej jednostce organizacyjnej w ramach roku. Numer kancelaryjny. Sprawdzenie poprawności wypełnienia formularza pod względem prawidłowości wypełnienia wymaganych pól Tabela 1. Słownik pojęć.