Zrównoważone zamówienia w praktyce Modelowe klauzule społeczne i środowiskowe

Zrównoważone zamówienia w praktyce Modelowe klauzule społeczne i środowiskowe

Spis treści Czym są zrównoważone zamówienia publiczne i jakie korzyści wynikają z ich stosowania?...5 Zrównoważone zamówienia publiczne w polityce Unii Europejskiej i Polski...8 Zrównoważone zamówienia publiczne w Europie Zachodniej i Norwegii jako element strategii zrównoważonego rozwoju...9 Jak rozpocząć wdrażanie zrównoważonych zamówień w instytucjach publicznych?...13 Jak stosować zrównoważone zamówienia na poszczególnych etapach postępowania?...16 Dobre praktyki przykłady zastosowania zrównoważonych zamówień w Polsce...21 Dobre praktyki przykłady zastosowania zrównoważonych zamówień w Europie...27 Modelowe klauzule społeczne i środowiskowe - wstęp...35 Modelowe klauzule społeczne...37 Modelowe klauzule środowiskowe...45

Czym są zrównoważone zamówienia publiczne i jakie korzyści wynikają z ich stosowania? Zamówienia publiczne odgrywają ogromną rolę w gospodarkach krajów Unii Europejskiej. Uwzględnianie przy ich realizacji kwestii społecznych i ekologicznych przynosi realne korzyści instytucjom zamawiającym, społeczeństwu i środowisku naturalnemu. Aby w pełni uzmysłowić sobie znaczenie zamówień publicznych w gospodarkach krajów Unii Europejskiej i Polski trzeba pamiętać, że poprzez zamówienia publiczne wydawane jest niemalże 19% PKB Unii Europejskiej. Rocznie oznacza to ogromną kwotę ponad 2. bilionów euro! 1 W Polsce w 2013 r. wartość zamówień publicznych wyniosła 142 miliardy zł., co stanowiło 8,76 % Produktu Krajowego Brutto. 2 Warto podkreślić, że odsetek ten znacząco wzrósł po wstąpieniu Polski do Unii Europejskiej. Jeszcze w 2004 roku było to jedynie 48 miliardów zł. Tak ogromne kwoty mogą służyć nie tylko zaspokajaniu bieżących potrzeb instytucji publicznych, ale również pomagać w realizacji innych celów. Może to dotyczyć polityki społecznej rządu, niwelowania problemów występujących na rynkach lokalnych, czy realizowania polityki pojedynczych instytucji takich jak urzędy pracy, szpitale lub wyższe uczelnie. Każda decyzja zakupowa ma bowiem wpływ na gospodarkę, społeczeństwo i środowisko. Począwszy od ilości energii jaką zużywają komputery, a skończywszy na warunkach pracy pracowników wykonujących zlecenia. Dlatego warto zwiększać efekty uzyskiwane z wydawania publicznych pieniędzy poprzez jednoczesne uwzględnianie aspektów społecznych i środowiskowych. Na tym właśnie polega idea zrównoważonych zamówień publicznych (ZZP). Zrównoważone zamówienia publiczne Uwzględnianie przy realizowaniu zamówień publicznych kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem. Oznacza to dokonywanie tylko dobrze przemyślanych i niezbędnych zakupów oraz nabywanie produktów i usług możliwie w najmniejszym stopniu oddziałujących na środowisko, a także uwzględniających społeczne i ekonomiczne skutki decyzji zakupowych. 3 1 Dane za portalem Komisji Europejskiej: http://ec.europa.eu/environment/gpp/what_en.htm 2 Sprawozdanie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2013 r., Warszawa, 2014, s. 26-27. 3 Definicja za: http://www.sustainable-procurement.org/about-spp/ 5

Społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne Zamówienia publiczne, w ramach których bierze się pod uwagę co najmniej jedną z następujących kwestii społecznych: możliwości zatrudnienia, godną pracę, zgodność z prawami społecznymi i z prawem do pracy, integrację społeczną (w tym także osób niepełnosprawnych), równość szans, dostępność, projektowanie dla wszystkich, uwzględnianie kryteriów zrównoważonego rozwoju, w tym kwestie etycznego handlu oraz szerszego dobrowolnego przestrzegania zasad społecznej odpowiedzialności biznesu, z jednoczesnym uwzględnieniem zasad ujętych w Traktacie UE oraz w dyrektywach dotyczących zamówień publicznych. 4 Zielone zamówienia publiczne Proces, w ramach którego instytucje publiczne starają się uzyskać towary, usługi i roboty budowlane, których oddziaływanie na środowisko w trakcie ich cyklu życia jest ograniczone w porównaniu do towarów, usług i robót budowlanych o identycznym przeznaczeniu, jakie zostałyby zamówione w innym przypadku. 5 Stosowanie zrównoważonych zamówień publicznych nie jest wymagane przez prawo 6, przynosi jednak liczne korzyści zarówno organizacji zamawiającej, jak i społeczeństwu oraz środowisku naturalnemu. Wśród pozytywnych efektów uwzględniania aspektów środowiskowych i społecznych wymienić należy: Poprawę jakości środowiska. Stosowanie zielonych zamówień publicznych prowadzi do zmniejszenia emisji CO2 i w ten sposób osłabia efekt cieplarniany (np. kupowanie energooszczędnych komputerów czy samochodów), zmniejsza ilość produkowanych odpadów (np. zamawianie opakowań podlegających recyklingowi albo rozkładających się w sposób naturalny). Dbałość o środowisko w oczywisty sposób przekłada się na jakość życia mieszkańców, ich zdrowie i zadowolenie. Redukcję kosztów. Wprowadzanie energooszczędnych rozwiązań (np. w zakresie oświetlenia, termoizolacji budynków, oszczędzania wody) czy kupowanie produktów wyższej jakości - o dłuższej gwarancji (np. komputerów) prowadzi do oszczędności, które w większej skali mogą mieć realny wpływ na budżet zamawiającego. Przyjazny środowisku produkt, nawet droższy przy zakupie, w dłuższej perspektywie może okazać się tańszy lub równie tani jak produkt dotychczas stosowany. 4 Kwestie społeczne w zakupach. Przewodnik dotyczący uwzględniania kwestii społecznych w zamówieniach publicznych, Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Równości Szans, Dyrekcja Generalna ds. Rynku Wewnętrznego i Usług, 2010. 5 Komunikat Komisji Europejskiej Zamówienia publiczne na rzecz poprawy stanu środowiska, COM (2008) 400, 2008, s. 4. 6 Z kilkoma wyjątkami dotyczącymi np. uwzględniania norm emisji spalin przy zakupach samochodów osobowych na mocy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych. 6 Zrównoważone zamówienia w praktyce

Promowanie innowacyjnych rozwiązań. Wymagając od oferentów stosowania technologii chroniących środowisko lub zmniejszających szkodliwy wpływ na środowisko, zamawiający mobilizuje prywatne firmy do innowacyjnych działań w tym zakresie. Dotyczy to przede wszystkim dziedzin, w których zamówienia publiczne stanowią dużą część rynku, takich jak transport publiczny, segregacja odpadów, zdrowie czy edukacja. Rozwiązywanie problemów społecznych. Poprzez stosowanie społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych zamawiający mogą wpływać na politykę zatrudnienia w regionie. Mogą promować zatrudnianie osób niepełnosprawnych, młodocianych, które będą uczyć się zawodu, osób długotrwale bezrobotnych, ale również wszelkich innych grup, które na danym terenie potrzebują wsparcia (jak np. osoby wychodzące z alkoholizmu, byli więźniowie, uchodźcy). W ten sposób środki przeznaczone na realizację bieżących potrzeb instytucji służą jednocześnie likwidacji problemów społecznych istniejących na danym terenie. Kontrolę nad przestrzeganiem prawa przez wykonawcę. Stosując społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne można uniknąć nieuczciwych praktyk stosowanych wobec pracowników realizujących zamówienia publiczne. Dotyczy to w szczególności takich dziedzin jak sprzątanie, catering czy usługi ochroniarskie. Wykonawcy zdobywający zamówienia dzięki bardzo niskim cenom często zatrudniają pracowników na umowach cywilno-prawnych oferując stawki godzinowe poniżej pensji minimalnej. Wymagając od wykonawcy zatrudniania pracowników na umowy o pracę można unikać tego rodzaju sytuacji. Poprawę warunków pracy na całym świecie. Wiele produktów kupowanych przez polskie instytucje publiczne powstaje w krajach, w których naruszane są nawet najbardziej podstawowe prawa człowieka i prawa pracownicze. Społecznie odpowiedzialne zamówienia pozwalają na ograniczenie tego zjawiska poprzez nałożenie na wykonawcę obowiązku informowania o swoich poddostawcach i kontrolę przestrzegania przez nich konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy. Korzyści wizerunkowe i demonstrowanie wrażliwości społecznej. Stosowanie zrównoważonych zamówień publicznych w połączeniu z odpowiednią polityką informacyjną pozwala na przedstawienie instytucji jako nowoczesnej i dbającej o pracowników oraz zaangażowanej w rozwiązywanie problemów społecznych i środowiskowych. Pozwala również na unikanie sytuacji, gdy wykonawcy w nieuczciwy sposób wykorzystują swoich pracowników, oferują produkty zagrażające środowisku naturalnemu lub produkty niskiej jakości, wymagające szybkiej wymiany czy naprawy. 7

Realizację polityk zamawiającego. Zrównoważone zamówienia publiczne mogą być doskonałym narzędziem realizacji polityki instytucji zamawiającej dotyczącej kwestii środowiskowych lub społecznych. Uczelnie wyższe mogą promować w ten sposób innowacje, szkoły uwrażliwiać uczniów na problemy społeczne w krajach rozwijających się, urzędy miast odpowiadać na społeczne potrzeby mieszkańców. Tworząc strategie rozwoju i działania na kolejne lata instytucje powinny uwzględniać możliwość wykorzystywania zrównoważonych zamówień publicznych do własnych celów. Zrównoważone zamówienia publiczne w polityce Unii Europejskiej i Polski Stosowanie zrównoważonych zamówień publicznych promowane jest przez Komisję Europejską oraz Radę Ministrów RP i Urząd Zamówień Publicznych. Do 2016 r. skala stosowania w Polsce zielonych zamówień powinna wzrosnąć do 20%, a klauzul społecznych do 10%. O wdrażaniu ZZP mówi między innymi komunikat Komisji Europejskiej z 3 marca 2010 r.: Europa 2020, Strategia na rzecz inteligentnego i zrównoważonego rozwoj sprzyjającego włączeniu społecznemu. Według tego dokumentu zamówienia publiczne odgrywają kluczową rolę jako jeden z instrumentów rynkowych wykorzystywanych w celu osiągnięcia inteligentnego, trwałego wzrostu gospodarczego sprzyjającego włączeniu społecznemu, przy jednoczesnym zagwarantowaniu najbardziej efektywnego wykorzystania środków publicznych. Zachęta do wykorzystania zamówień publicznych do promocji zrównoważonego rozwoju, włączania społecznego oraz wywierania jak najmniejszego wpływu na środowisko widoczna jest również w preambule nowej dyrektywy 2014/24/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej poprzednią dyrektywę. Wyraźny wzrost znaczenia kwestii zrównoważonego rozwoju w porównaniu z poprzednim dokumentem pokazuje, że temat ten będzie odgrywał coraz większe znaczenie w polityce Unii Europejskiej i jej krajów członkowskich. Rozwój ZZP propagują również liczne dokumenty dotyczące rozwoju i przyszłości Polski. Należą do nich między innymi: Strategia Bezpieczeństwo Energetyczne i Środowisko - perspektywa do 2020 roku., która zakłada, że zielone zamówienia będą jednym z instrumentów wspierających poprawę stanu środowiska, a do 2020 r. powinny one stanowić połowę wszystkich zamówień w Polsce. 8 Zrównoważone zamówienia w praktyce

Strategia sprawne Państwo 2020 mówiąca, że upowszechnienie stosowania ZZP pozwoli na efektywniejsze gospodarowanie zasobami rzeczowymi i finansowymi urzędów administracji publicznej. Strategia Innowacyjności i Efektywności Gospodarki na lata 2012 2020 Dynamiczna Polska 7, zgodnie z którą zamówienia publiczne powinny służyć utrwalaniu zachowań proekologicznych, umożliwiając tym samym rozwój wyrobów i usług charakteryzujących się wysokimi standardami środowiskowymi i społecznymi. Strategia Rozwoju Kapitału Społecznego 8 postulująca poszerzenie zakresu stosowania klauzul społecznych w zamówieniach publicznych. Stosowanie ZZP promuje również Urząd Zamówień Publicznych. Zgodnie z opracowanym przez tę instytucję Krajowym Planem Działań w zakresie zrównoważonych zamówień publicznych na lata 2013-2016, do końca tego okresu poziom zielonych zamówień publicznych na szczeblu krajowym powinien wzrosnąć do 20%, a odsetek zamówień społecznie odpowiedzialnych do 10 % ogółu udzielonych w Polsce zamówień. 9 W tej chwili wskaźniki te są znacznie niższe. W 2012 r. całkowity odsetek stosowania zielonych zamówień publicznych wyniósł w Polsce 12 %, a w 2013 r. klauzule społeczne zastosowano w 4,5 % zamówień 10. Zrównoważone Zamówienia Publiczne w Europie Zachodniej i Norwegii jako element strategii zrównoważonego rozwoju Stosowanie ZZP w Europie Zachodniej i Norwegii dotyczy nie tylko pojedynczych zamówień, ale jest ważnym elementem kompleksowych strategii zrównoważonego rozwoju i coraz częściej obejmuje swoim zasięgiem również kwestie gospodarki globalnej. Zrównoważone zamówienia publiczne odgrywają w Europie coraz większą rolę. Podstawowa baza prawna, na której opierają się rozwiązania stosowane w poszczególnych państwach jest podobna jak w Polsce. Jest to przede wszystkim dyrektywa 2004/18/ WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi. Jednak praktyka stosowania zrównoważonych zamówień publicznych w Kajach Europy Zachodniej i Skandynawii znacznie wykracza poza krajowy kontekst zamawiającego i realizowanie pojedynczych zamówień spełniających kryteria zielonych lub społecznie odpowiedzialnych. 7 Uchwała nr 7 Rady Ministrów z dnia 15 stycznia 2013 r. w sprawie Strategii Innowacyjności i Efektywności Gospodarki Dynamiczna Polska 2020, Monitor Polski z 13 lutego 2013 r., poz. 73 http://monitorpolski.gov.pl/mp/2013/73/1 8 Uchwała z dnia 26.03.2013 r. w sprawie przyjęcia Strategii Rozwoju Kapitału Społecznego 2020, przedłożoną przez ministra kultury i dziedzictwa narodowego http:// ks.mkidn.gov.pl/media/download_gallery/20130520srks_na_stronie_internetowej.pdf 9 Według stosowanej przez Urząd Zamówień Publicznych metodologii. Krajowy Plan Działań w zakresie zrównoważonych zamówień publicznych na lata 2013-2016, Warszawa 2013, s. 47 i 72. 10 Aspekty społeczne w zamówieniach publicznych, Urząd Zamówień Publicznych, 2014 r. s. 9

Nowoczesne postrzeganie zrównoważonych zamówień każe widzieć je w bardziej kompleksowy sposób. Coraz popularniejsze jest zwracanie uwagi na problemy globalne i kontrolę wytwarzania zamawianych produktów w całym cyklu ich produkcji. Począwszy od wydobycia surowców potrzebnych do ich wytworzenia, poprzez wszystkie elementy produkcji, transport, aż po utylizację. Obejmuje zatem kontrolę całego łańcucha dostaw nie tylko z punktu widzenia kwestii środowiskowych, ale również warunków pracy osób zatrudnionych przy wytwarzaniu zamawianych produktów. Dlatego warto przyjrzeć się stosowanym tam rozwiązaniom, które zapewniają zwiększenie odsetka stosowania klauzul społecznych i środowiskowych oraz skuteczność ich stosowania. 1. Pełne wsparcie dla zrównoważonych zamówień ze strony rządów i władz lokalnych. Jednym z ważnych elementów wprowadzania zrównoważonych zamówień jako powszechnej praktyki w instytucjach publicznych jest oficjalna promocja na szczeblu rządowym oraz lokalnym na poziomie władz miast. Prowadzenie takiej polityki jest jasnym sygnałem dla pozostałych instytucji. Dobrym przykładem są różnego rodzaju plany działań na rzecz implementacji zrównoważonych zamówień przedstawiane na wysokim szczeblu rządowym. Przykładem może być Wielka Brytania, gdzie istnieje spójna polityka dotycząca zrównoważonych zamówień obejmująca przede wszystkim publicznych zamawiających, ale włączająca również przedstawicieli biznesu, wspólnoty lokalne i poszczególnych obywateli. 28 lutego 2011 r. przedstawiony został dokument określający wizję rządu w kwestii zrównoważonego rozwoju (The Coalition Government`s Vision for Sustainable Development). Ważnym elementem tej polityki są zrównoważone zamówienia publiczne. Założenia te nie ograniczają się jedynie do teorii, ale idą również za nimi praktyczne działania mające na celu promocję i ułatwienie stosowania zrównoważonych zamówień. Do prezentowanych narzędzi należą m. in. rządowe standardy zakupowe (Government Buying Standards) zestaw łatwych do wdrożenia specyfikacji umożliwiających zrównoważone zamówienia. Dotyczą około 50 produktów. Są sporządzone w ten sposób, że mogą zostać bezpośrednio implementowane do dokumentów dotyczących zamówień. Warto podkreślić, że instrument ten został wprowadzony na szczeblu rządowym i wszystkie jednostki rządowe i podlegające im mają obowiązek stosowania tych minimalnych kryteriów przy nabywaniu produktów i usług. 2. Zrównoważone zamówienia jako element kompleksowego podejścia do zrównoważonego rozwoju. Kolejnym elementem widocznym w polityce krajów Unii Europejskiej na szczeblu rządowym i lokalnym jest tendencja do kompleksowego postrzegania kwestii zrównoważonego rozwoju, którego elementem są zrównoważone zamówienia 10 Zrównoważone zamówienia w praktyce

publiczne. Ich stosowanie jest postrzegane nie jako cel sam w sobie, ale jako środek do osiągnięcia pewnego założonego celu związanego na przykład ze zmniejszeniem negatywnego oddziaływania na środowisko. Dobrym przykładem na szczeblu lokalnym może być Kopenhaga. Władze miasta mają ambicję by do 2025 r. miasto stało się pierwszą stolicą neutralną pod względem emisji CO2 do atmosfery. Cel cząstkowy zakłada redukcję wytwarzania CO2 o 20 % do 2015 r. Na potrzeby jego realizacji opracowano miejski plan działań dotyczący zmian klimatu, który obejmuje ponad 50 inicjatyw. Zgodnie z prezentowanym założeniem, że zielone zamówienia są kluczem do zielonego wzrostu, oczywistym elementem tej kampanii jest włączenie działań i zakupów realizowanych przez miejskie władze. Wśród przykładów można wymienić kwestie transportu, które obejmują zarówno zakupy autobusów spełniających restrykcyjne normy dotyczące emisji spalin, promocję ruchu rowerowego, jak i stosowanie parkomatów zasilanych energią słoneczną. Miasto promuje również energooszczędne budownictwo, co oznacza, że wszystkie nowo powstające budynki publiczne wznoszone są w tej technologii. Zastosowanie bardziej kompleksowego podejścia do zrównoważonego rozwoju, w którym zrównoważone zamówienia publiczne są tylko jednym z elementów, pozwala na osiągnięcie większych korzyści i ułatwia działania związane z promocją nowoczesnych rozwiązań. 3. Uwzględnianie kwestii globalnych przy realizacji zamówień. W praktyce stosowania zrównoważonych zamówień przez instytucje publiczne widoczna jest również tendencja by zwracać uwagę na kwestie globalne. Odnosi się to zarówno do zagadnień środowiskowych takich jak emisja CO2 prowadząca do ocieplenia klimatu, jak i społecznych - naruszanie praw człowieka w krajach, gdzie produkuje się komputery lub odzież kupowaną przez instytucje publiczne w Europie. W zapisach umów dotyczących realizacji zamówień uwzględniane są kwestie odpowiedzialności dostawcy za powstawanie produktu w całym łańcuchu dostaw. Bardzo często zdarza się bowiem, że dostawca nie jest producentem zamawianych produktów, a jedynie zamawia je u producenta. Nie może to jednak zwalniać go z odpowiedzialności za warunki w jakich dany produkt powstał. Najczęściej zapisy stosowane przez zamawiających dotyczą przestrzegania przy produkcji konkretnych konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy lub zasad ONZ Global Compact. 11

Z uwzględnianiem tego rodzaju kwestii wiąże się kilka ważnych problemów: 1. Kontrola zobowiązań dostawcy. Wymóg przestrzegania określonych standardów pracy Międzynarodowej Organizacji Pracy musi dotyczyć pracowników wytwarzających zamówione produkty. Warto zwrócić uwagę, że nie jest możliwe wpisanie wymogu stosowania konkretnej polityki społecznej odpowiedzialności biznesu przez dostawcę, gdyż wymagania określone w zamówieniu muszą odnosić się stricte do zamawianych produktów. Ponadto w umowie konieczne jest zawarcie zapisu dotyczącego sposobu kontroli wywiązywania się dostawcy ze swoich zobowiązań. Jednym z takich sposobów są certyfikaty takie jak Fair Trade dla produktów żywnościowych czy Forest Stewardship Council (FSC) dla drewna wykorzystywanego przy robotach budowlanych lub produkcji mebli. Określają one w jaki sposób powstawały dane produkty i udowadniają przestrzeganie przy ich produkcji określonych zasad (na przykład dotyczących wynagradzania producentów). Trzeba jednak pamiętać, iż nie ma możliwości wpisania posiadania certyfikatu jako warunku niezbędnego przy opisie zamówienia. Wynika to z faktu, że nie można wymagać od firm posiadania certyfikatów nadawanych często przez prywatne firmy lub niezależne organizacje. Dlatego przygotowując zamówienie można korzystać jedynie z kryteriów, jakie trzeba spełnić aby uzyskać certyfikat. Potwierdzeniem spełniania tych kryteriów może być właśnie certyfikat lub jakikolwiek inny wiarygodny dowód przedstawiony przez wykonawcę. Kontrolą przestrzegania przez wykonawcę zobowiązań zawartych w umowie zajmują się również prywatne firmy audytujące i niezależne organizacje. Można wśród nich wymienić Ethical Trading Initiative Norway lub Electronics Watch. 2. Ujawnianie podwykonawców w ramach łańcucha dostaw. Możliwość sprawdzenia warunków pracy u podwykonawców wiąże się z koniecznością ujawnienia podwykonawców pracujących dla dostawcy w ramach całego łańcucha dostaw. Jest to obowiązek leżący po stronie dostawcy, ale wiąże się z ujawnieniem delikatnych informacji dotyczących zasad prowadzenia działań biznesowych. Dlatego niezwykle istotne jest zachowanie poufności danych przekazanych przez dostawcę. Warto zwrócić uwagę, że im więcej instytucji będzie stosowało wymóg ujawniania poddostawców w łańcuchu dostaw, tym łatwiejsze i mniej kosztowne będzie to dla dostawców, którzy będą mogli przygotowywać jednakowy pakiet dokumentów dla zamawiających. 3. Konsekwencje nieprzestrzegania zapisów umowy. W umowie konieczne jest zawarcie informacji dotyczących zasad kontroli i egzekwowania wymagań wobec dostawcy. Ostatecznym zagrożeniem powinna być możliwość odstąpienia od umowy w przypadku nieprzestrzegania zapisanych w umowie zasad i braku chęci poprawienia wykrytych naruszeń. Warto jednak dać dostawcy możliwość poprawy, gdyż często rezultaty audytów przeprowadzanych w krajach działania podwykonawców są zaskakujące także dla samych dostawców. Z tego 12 Zrównoważone zamówienia w praktyce

względu powinni oni mieć możliwość i czas by wpłynąć na podwykonawców w taki sposób, aby naprawić zaistniałe naruszenia. Uwzględnianie aspektów globalnych jest niewątpliwie kierunkiem, w którym będzie podążała praktyka realizacji zamówień publicznych w Europie. Nie można ograniczać pozytywnego wpływu stosowania zrównoważonych zamówień tylko krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W warunkach zglobalizowanej gospodarki ogromna część produktów powstaje w krajach rozwijających się, gdzie naruszanie praw człowieka i praw pracowniczych jest ogromnym problemem. Dlatego stosowanie zrównoważonych zamówień publicznych powinno poprawiać warunki życia i pracy ludzi na całym świecie. Jak rozpocząć wdrażanie zrównoważonych zamówień w instytucjach publicznych? Stosowanie zrównoważonych zamówień publicznych, poza drobnymi wyjątkami, nie jest w Polsce obowiązkowe. Zależy przede wszystkim od zaangażowania osób odpowiedzialnych za realizację zamówień publicznych i ich świadomości w zakresie korzyści jakie społeczeństwo, środowisko naturalne, a przede wszystkim sama instytucja mogą odnieść z ich stosowania. Prawo zamówień publicznych nie ogranicza możliwości ich stosowania, a w preambule dyrektywy 2004/18/WE wielokrotnie podkreślane jest znaczenie zrównoważonych zamówień. Jeszcze dosadniej zapisano te kwestie w preambule nowej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/18/WE z dnia 26 lutego 2014 r., która w ciągu najbliższych dwóch lat będzie implementowana do polskiego prawa. Oznacza to, że instytucje mają dużą dowolność w stosowaniu klauzul społecznych i środowiskowych. Wśród zdiagnozowanych problemów które wpływają na małą skalę stosowania klauzul społecznych i środowiskowych wymienić należy: brak wiedzy i doświadczenia osób przeprowadzających proces realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, brak osób koordynujących proces wdrażania zrównoważonych zamówień, obawę przed orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej na niekorzyść stosowania zrównoważonych zamówień, obawę przed zarzutami o preferowanie wybranych wykonawców. Wdrażanie zasad zrównoważonego rozwoju w procesie realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego warto rozpocząć w sposób zorganizowany, aby proces ten był powiązany z polityką i celami działania danej instytucji. 13

1. Określenie polityki dotyczącej zrównoważonych zamówień obowiązującej w instytucji. Społecznie odpowiedzialne i zielone zamówienia publiczne mogą być stosowane w każdego rodzaju zamówieniach. Dlatego instytucja powinna opracować własną politykę jasno określającą stosowanie zrównoważonych zamówień. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za proces postępowania o udzielenie zamówień publicznych będą wiedziały na jakich obszarach powinny się koncentrować i będą mogły odpowiednio przygotować się merytorycznie do tego procesu. Przy opracowaniu polityki dotyczącej ZZP instytucja powinna wziąć pod uwagę swoją misję i zadania, gdyż dzięki temu będzie mogła wykazać, że jest zaangażowana w ich realizację, a jednocześnie uzyska dodatkowe efekty. Na przykład instytucje odpowiedzialne za wparcie dla osób wykluczonych społecznie mogą stosować zamówienia społecznie odpowiedzialne, dzięki którym znajdą zatrudnienie osoby bezrobotne czy niepełnosprawne. Obszar stosowania ZZP powinien być sukcesywnie rozszerzany. 2. Określenie procedur związanych z realizacją zrównoważonych zamówień. Określenie klarownych procedur postępowania przy realizacji poszczególnych zamówień, w których mają zostać zastosowane społeczne lub środowiskowe klauzule ułatwi ich stosowanie. Dzięki nim poprawi się koordynacja pomiędzy poszczególnymi działami odpowiedzialnymi za realizację procesu przeprowadzania zamówienia. Możliwa też będzie powtarzalność stosowania tych klauzul, co jest bardzo ważnym aspektem, gdyż trwałość jest kluczowym czynnikiem pozwalającym na uzyskanie rzeczywistych efektów stosowania ZZP. Opracowanie i wdrożenie określonych procedur uniezależni także instytucję od wiedzy posiadanej przez konkretnych pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu nawet osoby nowozatrudnione będą mogły sprawnie wdrożyć się w stosowanie ZZP. 3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację zrównoważonych zamówień. Częstym problemem w stosowaniu ZZP jest rozmycie odpowiedzialności pomiędzy poszczególne osoby odpowiedzialne za realizację procesu przeprowadzania zamówienia publicznego poprawną pod względem formalnym, osoby opisujące produkt bądź usługę pod względem merytorycznym, osoby odpowiedzialne za finanse, radców prawnych itp. Pomysł zastosowania klauzul społecznych lub środowiskowych wystosowany przez jedną z tych stron może zostać podważony przez pozostałe, nie posiadające odpowiedniej wiedzy w tym zakresie. Dlatego powinna zostać powołana osoba, która w ramach swoich obowiązków będzie analizować zamówienia pod względem możliwości zastosowania w trakcie ich przeprowadzania klauzul społecznych bądź środowiskowych i dbać aby zostały one wdrożone podczas przygotowań do realizacji zamówienia. 14 Zrównoważone zamówienia w praktyce

4. Stosowanie sprawdzonych i pewnych rozwiązań. W celu uniknięcia ewentualnych wątpliwości związanych ze stosowaniem ZZP warto zacząć od implementacji rozwiązań sprawdzonych i pewnych pod względem prawnym. Najlepsze w tym zakresie jest odwołanie się do klauzul istniejących bezpośrednio w ustawie Prawo zamówień publicznych, takich jak na przykład art. 22 ust. 2, art. 29 ust. 4 pkt. 1. w przypadku zamówień społecznie odpowiedzialnych, lub kryteriów GPP opracowanych na zlecenie Komisji Europejskiej i promowanych przez Urząd Zamówień Publicznych. Pozwoli to na przetestowanie stosowania zrównoważonych zamówień i umożliwi dalsze stosowanie bardziej złożonych rozwiązań w przyszłości. 5. Zwiększenie wiedzy w zakresie zrównoważonych zamówień wśród pracowników różnego szczebla odpowiedzialnych za proces realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zwiększanie wiedzy pracowników na temat możliwości stosowania zrównoważonych zamówień jest kluczowym elementem ich prawidłowego i efektywnego wdrażania. Ważne jest, aby wiedza ta była na bieżąco aktualizowana w miarę pojawiania się nowych rozwiązań i możliwości. Kluczowe jest także by szkolone były nie tylko osoby odpowiadające za prawidłowy pod względem formalnym przebieg realizacji procesu o udzielenie zamówienia publicznego, ale również osoby odpowiedzialne za politykę zrównoważonego rozwoju stosowaną w instytucji, a także osoby przygotowujące merytoryczne założenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). 6. Współpraca z zewnętrznymi podmiotami posiadającymi wiedzę nt. stosowania zrównoważonych zamówień. Kolejnym możliwym rozwiązaniem jest zwrócenie się do zewnętrznej jednostki wyspecjalizowanej w doradztwie w zakresie stosowania ZZP. Warto również korzystać z możliwości współpracy międzynarodowej w tym zakresie, zwłaszcza z miastami partnerskimi, które mogą mieć opracowane własne polityki stosowania odpowiedzialnych społecznie i środowiskowo zamówień publicznych. Zastosowanie tych zasad pozwoli na sprawne wdrożenie zrównoważonych zamówień publicznych w bieżącej aktywności instytucji i umożliwi stopniowe rozszerzanie zakresu ich stosowania na kolejne rodzaje produktów i usług. Ponadto warto zwrócić uwagę, że cały proces zakupowy musi być przemyślany i odzwierciedlać rzeczywiste potrzeby. Dlatego przed podjęciem decyzji o realizacji zakupów ważne jest aby odpowiedzieć na podstawowe pytania: 1. Czy naprawdę potrzebuję tego produktu? Czy nie ma możliwości ograniczenia zużycia materiałów, np. zmniejszenia ilości drukowanych dokumentów, dłuższego wykorzystywania sprzętu itp. Dotyczy to rów- 15

nież unikania sytuacji, gdy zakupy są dokonywane tylko po to, aby wypełnić założenia zapisane w budżecie. 2. Czy muszę kupić ten produkt? Czy nie ma możliwości innego pozyskania produktów na przykład poprzez leasing. Czy zamiast kupować nowy sprzęt komputerowy nie można poprawić jego możliwości przez wymianę poszczególnych części, albo poprzez obrót komputerami wewnątrz instytucji? 3. Czy nie ma możliwości zmniejszenia zużycia energii bądź surowców? Warto rozważyć pozyskanie urządzeń i rozwiązań energooszczędnych, oszczędzających ciepło, energię elektryczną, wodę. Konieczne jest zwracanie uwagi na rodzaj używanej energii, aby zmniejszać zużycie tej uzyskiwanej z surowców kopalnych na rzecz energii słonecznej. W szerszej skali rozwiązanie to dotyczy optymalizacji dostaw tworzenia centrów zakupów wspólnych, dzięki którym będzie możliwe zmniejszenie ilości liczby kursów pomiędzy dostawcami i instytucjami zamawiającymi. 4. Czy można zmienić specyfikację produktów aby były bardziej przyjazne środowisku i społeczeństwu? Warto sprawdzić możliwości zastosowania nowych technologii i specyfikacji przy zakupach, a także opracowanie nowych kryteriów przy formułowaniu SIWZ, aby zamówienia były bardziej przyjazne środowisku. Możliwe jest również, że część zapisów jest niepotrzebna bądź nieaktualna i dzięki temu możliwe będzie radykalne ograniczenie kosztów. Jak stosować zrównoważone zamówienia na poszczególnych etapach postępowania? Stosowanie zrównoważonych zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych 11 możliwe jest w każdego rodzaju zamówieniach. Istniejące przepisy wymagają jedynie, aby respektowane były naczelne zasady zamówień publicznych, tj. zasada uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości. Nie stoją one w sprzeczności z możliwością stosowania zrównoważonych zamówień publicznych, wymagają jedynie odpowiedniego sformułowania wymagań. 11 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Dz.U. 2004 Nr 19 poz. 177 ze zm. 16 Zrównoważone zamówienia w praktyce

W Prawie zamówień publicznych istnieją konkretne odniesienia do zamówień społecznie odpowiedzialnych (tzw. klauzule społeczne) oraz zielonych zamówień (bezpośrednio wpisana w ustawie możliwość uwzględniania oddziaływania ekologicznego przy ocenie ofert). Jednakże zrównoważone zamówienia stosować można również w innych przypadkach, jeżeli uda się w ten sposób odnieść korzyści środowiskowe lub społeczne. Zasady ZZP mogą być stosowane na każdym etapie postępowania. 1. Rodzaj zamówienia. Niektóre rodzaje zamówień z definicji spełniają warunki zrównoważonych zamówień publicznych. Dotyczy to takich postępowań jak opieka nad osobami starszymi lub niepełnosprawnymi czy termomodernizacja budynków prowadząca do ograniczenia zużycia energii. W innych przypadkach zasady ZZP stosować można na pozostałych etapach postępowania. 2. Warunki udziału w postępowaniu. Na tym etapie ZZP mogą odnosić się do takich kwestii, jak dysponowanie przez wykonawcę odpowiednim potencjałem do realizacji zamówień spełniających warunki zrównoważonych, np. dysponowanie personelem mogącym realizować zadania związane z opieką nad osobami starszymi. Warto jednak zwrócić uwagę na wprowadzoną bezpośrednio do Prawa zamówień publicznych klauzulę o zamówieniach zastrzeżonych (art. 22 ust 2). Zakłada ona, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się jedynie wykonawcy, u których ponad 50% zatrudnionych pracowników stanowią osoby niepełnosprawne. 12 Stosowanie tej klauzuli umożliwia ubieganie się o zamówienie przede wszystkim takim instytucjom jak spółdzielnie socjalne i zakłady aktywności zawodowej. Na tym etapie postępowania pamiętać trzeba o kwestii weryfikacji przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający może wymagać jedynie oświadczeń i dokumentów wymienionych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane. 3. Opis przedmiotu zamówienia Na tym etapie zamawiający ma znacznie większą swobodę w stosowaniu ZZP, gdyż możliwe jest stosunkowo swobodne określenie jakie warunki muszą spełniać zamawiane produkty, usługi czy roboty budowlane i można wymagać, aby spełniały kryteria zrównoważonych zamówień publicznych. 12 W rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 17

Istnieje szeroki wachlarz możliwości stosowania zielonych zamówień publicznych. Można oprzeć się na opracowanych na zlecenie Komisji Europejskiej kryteriów GPP (Green Public Procurement), które pokazują jakie zapisy należy stosować aby zakupione wybrane produkty w jak najmniejszym stopniu oddziaływały na środowisko. 13 Możliwe jest również stosowanie takich rozwiązań jak ocena kosztów cyklu życia produktu, które pozwalają na rzetelną ocenę wpływu produktu na środowisko i oszacowanie rzeczywistych kosztów jego użytkowania w oderwaniu od najniższej ceny 14. Warto także przyjąć założenia dotyczące stosowania zielonych zamówień jako elementu polityki organizacji. Może to dotyczyć na przykład stosowania ekologicznych rozwiązań w transporcie miejskim czy stosowania innowacyjnych rozwiązań przy segregacji śmieci. Wśród kwestii dotyczących społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych warto wymienić takie jak dostosowanie zamawianych produktów czy robót budowlanych do potrzeb wszystkich użytkowników, w tym osób niepełnosprawnych ruchowo, niewidomych, rodziców z dziećmi itp. Inną z możliwości jest skorzystanie z klauzuli społecznej wpisanej do Prawa zamówień publicznych (art. 29 ust. 4 p. 1) mówiącej, że zamawiający wymaga aby przy realizacji zamówienia zatrudniono osoby bezrobotne lub młodociane w celu przygotowania zawodowego, niepełnosprawne i inne, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym czy we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego 15. Jednak podobnie jak w przypadku zielonych zamówień, możliwe jest rozwinięcie katalogu wymagań społecznie odpowiedzialnych w zależności od potrzeb i chęci instytucji. Przykładem może być wymóg zatrudniania pracowników realizujących zamówienie na podstawie umowy o pracę 16. Warunkiem, jaki musi być spełniony przy tego rodzaju opisach, jest powiązanie wymagań z przedmiotem zamówienia. Oznacza to, że nie można w opisie odnosić się np. do polityki prowadzonej przez przedsiębiorstwo wykonawcę, ani do cech przedmiotu niezwiązanych z zamówieniem. Ważne jest przy tym, aby określenie przedmiotu zamówienia nie utrudniało uczciwej konkurencji i dopuszczało rozwiązania równoważne do proponowanych ilekroć posłużono się znakami towarowymi, patentem lub pochodzeniem określonego dobra. 4. Ocena ofert Ocena ofert obok opisu przedmiotu zamówienia daje największe możliwości zastosowania zrównoważonych zamówień publicznych. Zgodnie z art. 91 PZP kryterium 13 Kryteria GPP dostępne są na stronie Urzędu Zamówień Publicznych: http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?d;975;kryteria_srodowiskowe_-_gpp.html 14 Patrz: Zielone zamówienia publiczne, Urząd Zamówień Publicznych, Warszawa, 2009 15 Ustawa z dnia 29 stycznia 2014 Prawo zamówień publicznych, Dz.U. 2004 Nr 19 poz. 177 z popr., art. 29 p. 4. 16 Zgodnie z przyjętą przez Sejm 25 lipca 2014 r. zmianą ustawy Prawo zamówień publicznych zapis ten zostanie włączony do treści ustawy jako kolejna klauzula społeczna. 18 Zrównoważone zamówienia w praktyce

oceny ofert musi być cena, ale oprócz niej można zastosować inne kryteria takie jak jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. Katalog wymienionych w ustawie kryteriów jest otwarty, co oznacza, że można stosować również inne kryteria. Muszą one jedynie odnosić się do przedmiotu zamówienia. Kryteria stosowane przez zamawiającego mogą być uznaniowe, ale obiektywne. Oznacza to, że można dowolnie ustalić kryterium odnoszące się do przedmiotu zamówienia, ale musi ono umożliwiać obiektywną ocenę, która z ofert jest najkorzystniejsza. Stosowanie innych kryteriów niż cena przy ocenie ofert jest w Polsce stosowane zaskakująco rzadko. 17 Jest to o tyle dziwne, że wprowadzenie dodatkowych kryteriów umożliwia dopasowanie zamówienia do potrzeb zamawiającego i pozwala na uzyskanie znacznych korzyści przy pozyskaniu dostaw lub usług. Przy jednakowej cenie za produkt lub usługę można uzyskać materiał lepszej jakości, z dłuższą gwarancją lub bardziej energooszczędny. Stosowanie kryterium ceny jest wygodne ze względu na dużą obiektywność. Jednak przy właściwym określeniu pozostałych kryteriów również można w przejrzysty sposób wybrać najkorzystniejszą ofertę. Należy w takiej sytuacji określić jaką wagę będą miały poszczególne kryteria i podać sposób wyliczenia oceny końcowej. Dodanie pozacenowych kryteriów jest szczególnie wygodne w sytuacji, gdy ceny zamawianych produktów czy usług są relatywnie stałe lub istnieje zagrożenie zastosowania przez oferentów cen dumpingowych. Wtedy rywalizacja przenosi się na inne obszary jak na przykład jakość, długość gwarancji czy termin zrealizowania zamówienia. Wymaganie przez instytucje publiczne cen niższych od rynkowych sprawia niejednokrotnie, że nawet firmy, które zdobywają zamówienia, nie są w stanie ich wykonać. 18 Podsumowanie. W polskim prawie istnieje obecnie wiele możliwości zastosowania zrównoważonych rozwiązań we wszystkich rodzajach zamówień. Istnieje również coraz więcej przykładów stosowania zarówno społecznie odpowiedzialnych, jak i zielonych zamówień publicznych. Wciąż jednak odsetek ich stosowania jest w Polsce niewielki. Dlatego kluczowe jest aby instytucje sektora publicznego miały zarówno świadomość istniejących możliwości stosowania takich zamówień, jak i widziały korzyści płynące z ich stosowania, które w Polsce są nie do przecenienia, szczególnie w aspekcie społecznym. 17 W 76 % wszczętych postępowań o wartościach powyżej progów UE i 92 % postępowań o wartościach poniżej progów UE cena była jedynym kryterium wyboru oferty. (Sprawozdanie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2012 roku, Warszawa, 2013 r.) 18 Zgodnie z przyjętą przez Sejm 25 lipca 2014 r. zmianą ustawy Prawo zamówień publicznych kryterium ceny będzie mogło być stosowane jako jedyne kryterium oceny ofert jeżeli przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny, oraz ma ustalone standardy jakościowe. W innych przypadkach powinna to być zarówno cena, jak i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, a szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji. 19

Dobre praktyki przykłady zastosowania zrównoważonych zamówień w Polsce