MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI WN-III.431.7.2012 Kraków, dnia 16 LIP.2012 Pan Piotr Krok Wójt Gminy Grybów ul. Jakubowskiego 33 33-330 Grybów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W związku z pismem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Biura do Spraw Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych nr BUSKŻ-I-095-3-1/12 z dnia 17 stycznia 2012 r. oraz na podstawie art. 150 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 20 do 24 lutego 2012 r. oraz w dniu 3 kwietnia 2012 r. (wizytacja terenowa) Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Gminie Grybów kontrolę problemową, której przedmiotem było wykorzystanie środków Funduszu Solidarności Unii Europejskiej na usuwanie skutków powodzi z maja i czerwca 2010 r. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Danuta Żurek starszy inspektor w Wydziale Nadzoru Prawnego i Kontroli, - Grzegorz Gach starszy inspektor w Wydziale Nadzoru Prawnego i Kontroli, - Danuta Gałysa starszy inspektor w Wydziale Rolnictwa, - Barbara Połomska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Rolnictwa. Zakres kontroli obejmował: I. Prawidłowość wykonania realizowanego zadania - zgodność wykorzystania środków z przeznaczeniem. II. Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. III. Prawidłowość wykorzystania środków pod względem księgowym i rachunkowym. Realizację zadań we wskazanym wyżej zakresie ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Kontrolą merytoryczną objęto dwa zadania dotyczące: - remontu drogi Molówka Pańskie nr 1062 w m. Siołkowa w km 0+000 0+800, - remontu drogi Przyczki nr 379 w m. Polna w km 1+200 1+600. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 210 * fax 12 39 21 510 http://www.malopolska.uw.gov.pl
Kompletny (po uzupełnieniu), wniosek o przekazanie środków publicznych złożono w terminie określonym w promesie MSWiA do Wojewody Małopolskiego, dokumenty są potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną do tego osobę. Po rozpatrzeniu wniosku sporządzono dwie umowy dotacji. Szczegółową kontrolą objęto umowę nr WR.III.US.3121-1-34-FS-11 z dnia 16 sierpnia 2011 r. Straty na odcinkach dróg objętych ww. umową spowodowane były intensywnymi opadami atmosferycznymi z maja 2010 r. Zakresy robót, zgłoszonych do dofinansowania w 2011 r. mieściły się i były zgodne z zakresami strat określonymi w zweryfikowanych protokołach strat z maja 2010 r. Zadania wykonano terminowo i odebrano komisyjnie. Protokołem rzeczowo-finansowym końcowego odbioru zadań potwierdzono, iż zakresy, cena i termin wykonanych robót są zgodne z umową z wykonawcą i z umową dotacji z Wojewodą Małopolskim. Rozliczenie dwóch umów objętych ww. wnioskiem z wymaganymi załącznikami sporządzono i przesłano do Wojewody Małopolskiego, za pośrednictwem Wydziału Rolnictwa MUW, w terminie określonym w umowie dotacji. Aneksem nr 2 do umowy nr WR.III.US.3121-1-34-FS-11 z dnia 16 sierpnia 2011 r. - zakwalifikowano zadania objęte ww. umową do dofinansowania ze środków Funduszu Solidarności Unii Europejskiej (FSUE) oraz sprecyzowano warunki i termin rozliczenia umowy dotacji, w przypadku gdy środki FSUE nie wpłyną w terminie do 14 dni od dnia wykonania zadania. Po przekazaniu środków FSUE z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego na konto Gminy, w dniu 25 listopada 2011 r. sporządzono skorygowane i uzupełnione rozliczenie końcowe umowy dotacji i przesłano, za potwierdzeniem odbioru, również w dniu 25 listopada 2011 r. do Wojewody Małopolskiego. Do rozliczenia dołączono wszystkie wymagane Procedurą MSWiA załączniki. Na podstawie przedłożonych Wojewodzie dokumentów, zgodnie z art. 152 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) z upoważnienia Wojewody Małopolskiego Dyrektor Wydziału Rolnictwa MUW, zatwierdził w zakresie rzeczowym i finansowym, rozliczenie środków FSUE przyznanych Jednostce na podstawie umowy nr WR.III.US.3121-1-34-FS-11 z dnia 16 sierpnia.2011 r. i Aneksu nr 2 z dnia 10 listopada 2011 r. Podczas wizji terenowej, w dniu 3 kwietnia 2012 r. stwierdzono zgodność zakresów robót ujętych w zestawieniach rzeczowo finansowych zadań przedstawionych do dofinansowania z zakresami robót wykonanych w 2011 r. w terenie w zakresie możliwym do oceny bez dokonania specjalistycznych ekspertyz. Załączone zdjęcia obrazują uszkodzenia dróg po powodzi w 2010 r. oraz stan po odbudowie w 2011 r. Kontrola w zakresie merytorycznym ww. zadań, związanych z usuwaniem skutków intensywnych opadów atmosferycznych z maja 2010 r. wykazała, iż środki FSUE zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z Zasadami wykorzystania przez jednostki samorządu terytorialnego środków z FSUE przyznanych na podstawie umowy w sprawie wdrażania decyzji Komisji Europejskiej z dnia 6 czerwca 2011 r. przyznającej grant z Funduszu Solidarności Unii Europejskiej na finansowanie działań nadzwyczajnych w Polsce związanych z powodzią z maja i czerwca 2010 roku. Kontrolą w zakresie przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) objęto postępowanie znak: INW.271.9.2011 pn. Usuwanie skutków klęsk żywiołowych remont infrastruktury drogowej, wykonanie nawierzchni bitumicznej w ciągu dróg gminnych: Polna Przyczki 1200 m 2 Siołkowa Molówka Pańskie 2450 m 2 przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego w celu wyłonienia wykonawcy zadań 2
objętych szczegółową kontrolą. Wartość zamówienia ustalono na 230.430,80 zł na podstawie kosztorysu inwestorskiego i przeliczono na euro (60.025,65) zgodnie z obowiązującymi przepisami. Postępowanie wszczęto w dniu 10 marca 2011 r. poprzez zamieszczenie ogłoszeń o zamówieniu w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP). Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia złożyły na druku ZP-1 stosowne oświadczenia o braku okoliczności powodujących wyłączenie osób występujących po stronie zamawiającego. Oferty złożyło dwóch wykonawców, w terminie wyznaczonym zgodnie z przepisami. Nie wykluczono żadnego z wykonawców, nie odrzucono też żadnej z ofert. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano w oparciu o ustalone kryteria. O wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadomiono wszystkich wykonawców. Umowa z wykonawcą została zawarta w ustawowym terminie w dniu 6 kwietnia 2011 r., na kwotę jak w złożonej ofercie (224.494,68 zł brutto). Protokół postępowania sporządzono na właściwym druku ZP-PN. Oprócz ustaleń pozytywnych stwierdzono pewne nieprawidłowości, dotyczące ogłoszenia o zamówieniu, do których zaliczyć należy: - różnice między treścią ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego w BZP a treścią ogłoszenia zamieszczonego na stronie internetowej i w siedzibie zamawiającego dotyczące: zmian umowy, informacji o zamiarze zawarcia umowy ramowej, terminu otwarcia ofert, numeru faksu, nazwy zamawiającego, osób wskazanych do kontaktu, zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wskazanie w ogłoszeniu zamieszczonym w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej informacji innych niż w ogłoszeniu zamieszczonym w BZP jest niezgodne z art. 40 ust. 6 pkt 2 ustawy Pzp; - brak w ogłoszeniu zamieszczonym w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej informacji o dniu jego zamieszczenia w BZP, co stanowi naruszenie art. 40 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp. Stwierdzono również, iż zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu w odniesieniu do dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia żądał zaświadczenia potwierdzającego, iż kierownik budowy jest członkiem właściwej izby samorządu zawodowego, co było niezgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Kontrola wykazała również niespójność zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia z załącznikiem nr 4 do specyfikacji w zakresie potwierdzenia ww. warunku udziału w postępowaniu. Zgodnie z pkt 9.2.2) specyfikacji wykonawca winien potwierdzić zaświadczeniem, spełnienie warunku członkowstwa w izbie samorządu zawodowego, podczas gdy załącznik nr 4 jest oświadczeniem wykonawcy w zakresie uprawnień i przynależności do właściwej izby samorządu zawodowego. Zaznaczyć należy, iż postanowienia i zapisy zawarte w dostępnej dla wykonawców dokumentacji postępowania nie mogą przez swoją sprzeczność budzić wątpliwości co do wymogów stawianych przez zamawiającego potencjalnym wykonawcom. Zgodnie z zawartą umową dotacji nr WR.III.US.3121-1-34-FS-11 z dnia 16 sierpnia 2011 r. Wojewoda Małopolski na podstawie promesy Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji jak i po rozpatrzeniu wniosku Gminy z dnia 8 kwietnia 2011 r. udzielił dotacji w wysokości 100% na dofinansowanie zadań związanych z usuwaniem skutków powadzi z czerwca 2010 roku w kwocie 818.552,28 zł. Aneksem Nr 2 z dnia 10 listopada 2011 r. do 3
ww. umowy zmieniono źródło dofinansowania określając, iż przekazane środki będą pochodzić z Funduszu Solidarności Unii Europejskiej. Dofinansowaniem zostały objęte zadania dotyczące remontu dróg, a to: - droga do Siołkowej nr 248 w m. Chodorowa, - droga Podlesie Kościół nr 952/1, 844 w m. Gródek, - droga Molówka Pańskie nr 1062 w m. Siołkowa, - droga Nalepówki Koguty nr 850, 833, 618 w m. Krużlowa Wyżna, - droga gminnej 96 Krzemionki w m. Krużlowa Niżna, - droga Pagórek Niżna nr 439 w m. Ptaszkowa, - droga Przyczki nr 379 w m. Polna. Środki w kwocie 818.552,28 zł zostały przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy poleceniem przelewu w dniu 25 listopada 2011 r. Zadania realizowane były przez dwóch wykonawców, którzy za wykonane prace wystawili faktury i tak: - Fa VAT Nr FUB-4 z dnia 31 maja 2011 r. na kwotę ogółem 1.125.128,79 zł w tym za zadania objęte dofinansowaniem ze środków FS UE w kwocie 594.057,60 zł wystawiona przez firmę Mo-BRUK Spółka Akcyjna Korzenna Niecew 68. Zapłacona poleceniem przelewu w dniu 8 czerwca 2011 r., - Fa VAT Nr FVS 012/09/11/NS z dnia 20 października 2011 r. na kwotę ogółem 224.494,68 zł wystawiona przez firmę DROGBUD Podkarpacki Holding Budowy Dróg Sp. Z o.o. ze Strzyżowa (umowa cesji wierzytelności z dnia 29 sierpnia 2011 r. Fa VAT Nr TU 118/2011 z dnia 20 września 2011 r. wystawiona prze Cesjonariusza tj. Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe GODROM Gorlice na kwotę 224.494,68 zł zapłacona poleceniem przelewu w dniu 4.10.2011 r. Obydwie faktury zostały zapłacone ze środków zgromadzonych na rachunku bieżącym jednostki, przekazanych w ramach dotacji celowej i ujętych w księgach rachunkowych w rozdziale 60078, 2030 po stronie dochodów i 4270 po stronie wydatków. Natomiast zgodnie z ustaleniami zawartymi w aneksie Nr 2 z dnia 10 listopada 2011 r. określającymi źródło pochodzenia środków na dofinansowanie jako środki pochodzące z Funduszu Solidarności UE poleceniami księgowań Nr PK 882/12/2011 oraz Nr PK 3698/12/2011 z dnia 7 grudnia 2011 r. jednostka dostosowała do właściwej klasyfikacji otrzymane środki w rozdziale 60078 2701 po stronie dochodów i 4271 po stronie wydatków. Faktury zostały zapłacone w terminie i na wskazane rachunki, a środki wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Dowody księgowe objęte kontrolą (faktury) spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. z.) sprawdzone są pod względem merytorycznym jak i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. W związku z powyższymi ustaleniami, proszę Pana Wójta o podjęcie stosownych działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) dotyczących zamieszczania i publikacji ogłoszeń o zamówieniu, szczególnie: 4
- art. 40 ust. 6 pkt 2 poprzez podawanie w ogłoszeniu zamieszczanym w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej informacji spójnych z treścią informacji zawartych w ogłoszeniu zamieszczanym w Biuletynie Zamówień Publicznych, - art. 40 ust. 6 pkt 3 dotyczącego zamieszczania w ogłoszeniu opublikowanym w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej informacji o dniu zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. 2. Żądania od wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego dokumentów zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817) w związku z art. 25 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Zachowania staranności przy sporządzaniu dokumentacji postępowania przetargowego, w tym szczególnie specyfikacji istotnych warunków zamówienia i załączników do tego dokumentu, zwłaszcza poprzez zamieszczanie tożsamych informacji. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o przesłanie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zaleceń. DYREKTOR WYDZIAŁU (-) Sławomir Dyl... (podpis i pieczęć kierownika jednostki kontrolującej) 5