XI WW 4191-23/12 S P R A W O Z D A N I E z kontroli Biura Dowodów Rzeczowych Sądu Rejonowego w Tarnowskich Górach przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości Sądu Okręgowego w Gliwicach Janinę Macha w dniach od 01 października do 5 października 2012r.,od dnia 22.10.do24.10.2012 r., oraz od dnia 05.11.2012 do dnia 07.11.2012r., zgodnie z delegacją Pana Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach nr 1530-733/12 z dnia 25 września 2012r., w ramach planu pracy na rok 2012. Kontrolą objęto całokształt zadań Biura Dowodów Rzeczowych, za okres od 1997roku do 7 listopada 2012r. stosownie do wytycznych zawartych w: Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r. w sprawie trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U..Nr 187 z 2002r., poz.1564 z późn. Zm.); Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych(dz.u.nr.38, z 2007r., poz.249)- zwanym dalej Regulaminem sądowym, Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działaniu sekretariatów sądowych oraz innych działówo administracji sądowej( Dz. Urz.Min.Spr. z dnia 31 grudnia 2003 r. z późn. zm.) zwanej dalej Zarządzeniem M.S.. Zakres czasowy i tematyczny kontroli 1.Sprawy organizacyjne, warunki lokalowe 2.Stan i sposób prowadzenia urządzeń ewidencyjnych 3. Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich 4. Wnioski końcowe 1
Wnioski końcowe Przeprowadzona kontrola wykazała, nieprawidłowości i niedokładności w funkcjonowaniu Biura Dowodów Rzeczowych. Okoliczności które mogą usprawiedliwić niedociągnięcia, niedokładności w funkcjonowaniu Biura, z uwagi iż jest to pierwsza kontrola Biura Dowodów Rzeczowych. Uwagi jakie zawarłam w niniejszym sprawozdaniu w odniesieniu do całości funkcjonowania Biura Dowodów Rzeczowych. Z całą pewnością należy zwiększyć wysiłki aby poprawić funkcjonowanie Biura Dowodów Rzeczowych na odcinku poszczególnych sekretariatów Wydziałów. W wizytowanym Biurze Dowodów Rzeczowych na dzień zakończenia kontroli znajdowało się 301 niezlikwiodowanych dowodów rzeczowych. Stanowi to duży problem. Zasadnicze przyczyny dla których niezlikwidowano dowodów rzeczowych, to sprawy w toku, lub brak orzeczeń w przedmiocie dowodów rzeczowych. Usuwanie stwierdzonych w trakcie kontroli niedokładności w zakresie prowadzenia księgi rozpoczęto jeszcze trakcie trwania kontroli, również wskazówki odnośnie niezwłocznego przedkładania akt sędziom dla wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych znajdowały odzew i były bezzwłocznie wprowadzone do codziennej praktyki. Widoczne jest duże zaangażowanie zastępcy Kierownika Oddziału Administracyjnego-prowadzącego Biuro i Pana Kierownika sekretariatu II Wydziału Karnego (zmniejszyła się zaległość dowodów rzeczowych niezlikwidowanych). Daje to podstawę do przypuszczeń, iż w przyszłości uchybienia te w pracy Biura już nie będą występowały. Niewątpliwie na pochwałę zasługuję wykorzystanie systemu informatycznego Sawa spółki Currenda modułu pionu karnego, do którego ma dostęp pracownik Biura. Na pewno usprawni to funkcję kontrolną nad sprawami w których postępowanie zakończono. W sprawach zakończonych znajdują się potwierdzenia odbioru dowodów rzeczowych przez uprawnione osoby, względnie znajdują się adnotacje o ich zniszczeniu. Podjąć niezbędne działania mające na celu likwidację niezakreślonych pozycji dowodów rzeczowych w księdze przechowywanych przedmiotów, w szczególności poprzez niezwłoczne przedstawienie akt dla wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięć co do dowodów rzeczowych, zgodnie z treścią przepisu 9ust.1 pkt.8 zarządzenia M.S. 2
W przypadku skierowania akt do sekcji wykonawczej celem wykonania zarządzenia wyroku odnośnie osoby skazanej w którym to orzeczeniu było rozstrzygnięcie co do dowodów rzeczowych,niezwłocznie przekazywanie prawomocnych orzeczeń do Biura Dowodów Rzeczowych. W sytuacji przepisu art. 3 kkw odnoszącego się do właściwości miejscowej sądu wykonywania orzeczeń, wydział orzekający zarządzenia wykonania wyroku bezpośrednio do właściwego wydziału wykonawczego Sądu równoznacznym miejsca pobytu skazanego lub sprawcy,zawiadomić pracownika Biura o przekazaniu dowodów rzeczowych w ślad za aktami. Usprawnić kierowanie orzeczeń w kwestii dowodów rzeczowych do wykonania. Wskazane byłoby opracowanie procedury z dowodami rzeczowymi począwszy od ich wpływu do tutejszego sądu, jak również regulujące zasady ewidencjonowania w wykonywania orzeczeń w przedmiocie dowodów rzeczowych. Procedury te powinny m.in. wyeliminować rejestrowania dowodów rzeczowych przed wpływem sprawy do tutejszego Sądu, a tym samym zlikwidować obecne problemy przy ustalaniu spraw. Pracownikowi Biura udzielono wskazówek i instruktażu co do prawidłowego funkcjonowania Biura Dowodów Rzeczowych; 1.Dowody rzeczowe wpływające do Sądu przyjmowane są przez pracownika Biura w wyznaczonym do tego celu pomieszczeniu i sprawdzane są przez pracownika Biura w wyznaczonym do tego celu pomieszczenie i sprawdzane z dołączonymi do nich wykazem. W przypadku zaistnienia niezgodności, a także jeśli dowody rzeczowe są niewłaściwie opakowane, pracownik Biura odmawia ich przyjęcia( sekretariat poszczególnych wydziałów nie odbiera fizycznie dowodów rzeczowych). 2.Dowody rzeczowe, które wpłynęły do Sądu wraz z pismem wszczynającym postępowanie sądowe ( akt oskarżenia, wniosek o ukaranie, pozew, wniosek) lub do sprawy, która już wpłynęła i jej akta znajdują się w Sądzie Rejonowym w Tarnowskich Górach powinny podlegać wstępnej kontroli Przewodniczącego Wydziału obejmującej sprawdzenie ich rodzaju i przydatności w sprawie oraz określenie sposobu i kosztów ich przechowania. 3.Pracownik Biura otrzymuje z Sekretariatu Wydziału kopię wykazu, o którym mowa w 431 ust.4 zarządzenia M.S. z dnia 12 grudnia 2003r. zawierającego wskazania co do zaewidencjonowania przyjętych dowodów rzeczowych ( 431 ust.3 na okładkach akt, poza sygnaturą umieszcza się właściwe dla danej sprawy oznaczenia np. dowód rzeczowy lub d.rz. podaje się numer karty obejmującej wykaz zabezpieczonych lub przechowywanych przedmiotów. Ust.4 w wykazie przechowywanych przedmiotów należy wymienić wszystkie przedmioty przechowywane w aktach sprawy,jak również przedmioty przekazane do depozytu sądowego albo oddane na przechowanie właścicielowi przedmiotu lub innej osobie,) 3
4)Pracownik Biura dokładnie oznacza dowody rzeczowe poprzez opisanie cech je charakteryzujących w sposób umożliwiający ich bezbłędną identyfikację. Przedmioty przekazane w tej samej sprawie wpisuje się pod jednym numerem. Następnie przedmioty są odpowiednio zabezpieczane i umieszczane we właściwym pomieszczeniu przeznaczonym do przechowywania dowodów rzeczowych. 5)Po zaewidencjonowaniu dowodów w Księdze pracownik Biura przekazuje informację Wydziałowi o numerze pod jakim zostały one wpisane do Księgi. 6.)Do każdej sprawy pracownik Biura prowadzi oddzielną teczkę, którą po wykonaniu orzeczeń co do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie przekazuje Wydziałowi celem wszycia do akt. 7)przedmioty znajdujące się w pomieszczeniu, o o którym mowa w pkt.4, wydaje się Kierownikowi właściwego Sekretariatu na pisemny wniosek. O wydaniu przedmiotu pracownik Biura czyni stosowną wzmiankę w Księdze. W dalszej pracy funkcjonowania Biura Dowodów Rzeczowych wyeliminować należy: w pozycjach spraw starych należy dążyć do ustaleń sygnatur spraw co do których przekazywane były dowody rzeczowe, wyeliminować opóźnienia w przekazywaniu prawomocnych orzeczeń w których orzeczono co do dowodów rzeczowych, wyeliminować opóźnienia w przedkładaniu akt sprawy sędziom celem podjęcia stosownych decyzji w sprawach, w których nie zostało wydane orzeczenie w w/w zakresie. W zakresie prowadzenia Księgi przechowywania przedmiotów, zwrócono pracownikowi Biura szczególną uwagę, na konieczność bezzwłocznego założenia: - Księgę depozytów zgodną z obowiązującym wzorem (MS/Ksr 6. Księga depozytów) i prowadzenie jej zgodnie z przepisami 78 i 79 zarządzenia M.S. Wskazane jest też podjęcie działań zmierzających do zwiększenia bezpieczeństwa i poprawy warunków pracy osób wykonujących obowiązki związane z dowodami rzeczowymi, pomieszczenia wymagają remontu, brak dezynfekcji pomieszczeń (lamp antybakteryjnych). Zobowiązuję Kierowników Sekretariatów Wydziałów II, VI, III do niezwłocznego przedstawiania Przewodniczącemu Wydziału akt dla wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych. Na zakończenie kontroli omówiono z zastępcą kierownika Oddziału Administracyjnego zajmującą się prowadzeniem Biura Dowodów Rzeczowych 4
szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono instruktażu co do sposobu ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu Rejonowego w Tarnowskich Górach. Gliwice, dnia30 listopada 2012r. St. Inspektor ds. biurowości (-)Janina Macha 5
6
7