Zapytanie ofertowe dotyczące produkcji 5 ekspozycji studiów przypadków (wystaw) towarzyszących warsztatom prowadzonym w okresie grudzień 2014 wrzesień 2015 w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14 Warszawa, 3. 11. 2014 r.
Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji projektu 1.06.2014 31.12.2015 r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa NIP: 525-00-12-484 Regon: 141244081 Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o.. 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 1.1. Przedmiot zapytania ofertowego dotyczy przygotowania przez Wykonawcę 5 ekspozycji studiów przypadków (wystaw) towarzyszących warsztatom prowadzonym w okresie grudzień 2014 wrzesień 2015 oraz wykonanie poniżej wskazanych, czynności wchodzących w zakres ich przygotowania: a) stworzenie projektu scenografii i koncepcji wystawienniczej ekspozycji na podstawie dostarczonej przez Zamawiającego listy ok. 25 produktów i briefu ekspozycji, 2
b) stworzenie identyfikacji wizualnej ekspozycji, c) wyprodukowanie elementów scenografii, plansz i opisów produktów z treściami dostarczonymi przez Zamawiającego, d) ubezpieczenie produktów, e) transport produktów na ekspozycję oraz transport zwrotny do producentów po jej zakończeniu ok. 25 produktów z ok. 15 lokalizacji na terenie Polski (maksymalna odległość transportu ok. 450 km). Największy produkt będzie mieć wymiary nie większe niż 800x600x2000 mm i będzie ważyć nie więcej niż 110 kg, f) opracowanie katalogu, na które składa się zaprojektowanie okładki, poddanie treści katalogu korekcie (wsad merytoryczny dostarcza Zamawiający) oraz wydrukowanie katalogu w ilości 150 egzemplarzy, g) przeprowadzenie montażu i demontażu ekspozycji, h) zapewnienie opieki nad ekspozycją i jej serwis podczas trwania warsztatów, i) przedstawienie harmonogramu prac. 1.2. Terminy warsztatów zostały określone w załączniku nr 1. 2. Tryb składania ofert 2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2.2. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (pod rygorem pozostania bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta). 2.3. Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności, z wykorzystaniem Formularza ofertowego stanowiącego załącznik numer 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 2.4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Kryteria dopuszczające: Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki, niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym: 3.1.1. Posiadać udokumentowane realizacje minimum 5 wystaw z zakresu wzornictwa przemysłowego dla instytucji, wykonane w przeciągu ostatnich 3 lat. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent wskaże w ofercie jakie wystawy zrealizował w przeciągu ostatnich 3 lat, przy czym poda na czyje zlecenie dana wystawa została realizowana, jej tytuł, czas jej trwania, miejsce oraz dostarczy dokumentację zdjęciową (po 5 zdjęć w wersji papierowej z każdej wystawy). 3
3.1.2. Zrealizowanie minimum 3 identyfikacji wizualnych. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent wskaże w ofercie jakie 3 (minimum) identyfikacje wizualne zrealizował i dołączy je (w wersji papierowej) do oferty. 3.1.3. Zaprojektowanie minimum 2 katalogów do przygotowanych wystaw. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent wskaże w ofercie jakie 2 (minimum) katalogi zaprojektował, przy czym poda na czyje zlecenie zostały one wykonane i jakich wystaw dotyczyły oraz dostarczy dokumentację zdjęciową (w wersji papierowej) okładki i wnętrza. 3.1.4. Musi dołączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS,CEIDG). Dokumenty o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. Oferty nie spełniające wymogów określonych w niniejszym punkcie będą pozostawione bez rozpatrzenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. 3.2. Kryterium rozstrzygające: 3.2.1. Cena Najniższa cena - stawka netto w złotych polskich za wykonanie Usługi. Każdorazowo wynagrodzenie będzie wypłacone w dwóch ratach odpowiednio: 40% - po oddaniu projektu scenografii i koncepcji wystawienniczej oraz identyfikacji wizualnej wystawy, 60% - po zakończeniu wystawy i zwrocie produktów do producentów w terminach określonych w harmonogramie prac. 4. Sposób oceny ofert: 4.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w ust. 5. 4.2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające o których mowa w ust. 3 pkt 3.1) będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania. 4
4.3. Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryterium ceny. 4.4. Maksymalną liczbę punktów (100) otrzyma Oferent, który zaoferuje najniższą cenę netto za świadczenie Usługi. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (C Najniższa /C Oceniana ) x 100 pkt gdzie: C - liczba przyznanych punktów Oferentowi C Najniższa cena oferty najniżej skalkulowanej C Oceniana cena oferty ocenianej. 5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 5.1. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku Formularz ofertowy (załącznik nr 2). Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta na zapytanie ofertowe dotyczące produkcji 5 ekspozycji studiów przypadków (wystaw) towarzyszącym warsztatom prowadzonym w okresie grudzień 2014 r.- wrzesień 2015 r. w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk. 5.2. Oferta musi być podpisana przez uprawioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także pełnomocnictwa. 5.3. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa (piętro II, pokój 200) 5.4. Termin składania ofert: do dnia 7 listopada 2014 roku, do godziny 16:00. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego. 5.5. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez rozpatrzenia. 5.6. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. 5
6. Istotne warunki zamówienia 6.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert. 6.2. Z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. otrzyma najwyższą liczbę punktów), zostanie zawarta umowa. 6.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową. 6.4. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. 6.5. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. 6.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 7. Kontakt z Zamawiającym 7.1. Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego. 7.2. Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem: wbz_oferty@iwp.com.pl. 7.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na pytania do dnia 06.11 do godz. 12:00. Załączniki: Załącznik 1 Harmonogram warsztatów Załącznik 2 Formularz ofertowy 6
Załącznik 1 Harmonogram warsztatów z ekspozycją studiów przypadków (wystawą) Rok: Terminy przeprowadzania warsztatów z ekspozycją studiów przypadków (wystawą) 2014 11-12 grudnia 2015 10-11 lutego 14-15 kwietnia 09-10 czerwca 15-16 września 7