S z c z e g ó ł o w y o p i s p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej (całodziennego serwisu kawowego oraz lunchu) dla uczestników zajęć podczas dwudniowych zjazdów organizowanych w Łodzi (woj. łódzkie) przez Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego w związku z realizacją projektu pn. NKCK - Nadzór nad komornikami i czynnościami komorników oraz kontroli finansowej kancelarii komorniczych szkolenia dla kadry sądów rejonowych, współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS. Punkt I Wykonanie zamówienia usługi cateringowej (całodziennego serwisu kawowego) - obejmuje w szczególności (dotyczy każdej edycji zajęć) - przygotowanie, dowóz i świadczenie usługi: w dni wskazane przez Zamawiającego do sali konsumpcyjnej na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego na 30 minut przed rozpoczęciem zajęć (w przypadku serwisu poczęstunkowego). W sali będzie można ustawić naczynia do serwowania poczęstunków dla uczestników zajęć. Planowana godzina rozpoczęcia zajęć w pierwszym dniu zjazdu to godz. 10:00, natomiast w drugim dniu zjazdu to godz. 09:00, przy czym o dokładnych godzinach świadczenia usługi, Zamawiający poinformuje Wykonawcę na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem rozpoczęcia każdej edycji zajęć. - odpowiednie świadczenie usługi cateringowej: Wykonawca powinien świadczyć usługi cateringowe: na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem sztućców platerowanych, serwetek papierowych, stół na którym będą serwowane posiłki powinien być nakryty obrusem (bielizna stołowa z tkaniny). Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji serwisu w stołu, obrusy, serwetki papierowe, krzesła, naczynia, sztućce i inne niezbędne elementy, które służą należytemu wykonania zamówienia. - estetykę usługi cateringowej: Wykonawca powinien zapewnić estetyczne podawanie napojów (zimnych i gorących) oraz poczęstunków, a także zbierać naczynia oraz resztki pokonsumpcyjne najpóźniej 15 minut po zakończeniu jedzenia, - zasady higieny: Wykonawca jest zobowiązany do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu/podawaniu posiłków Strona 1 z 5
Planowane terminy realizacji zamówienia: Planowane terminy realizacji Lp. zjazdów/zajęć 1 26 27 listopada 2018 r. Uwagi: 1 dzień w każdej z edycji - całodzienny serwis kawowy 2 3 4 03 04 grudnia 2018 r. * I gr. 03 04 grudnia 2018 r. *II gr. 03 04 grudnia 2018 r. *III gr. - lunch 2 dzień w każdej z edycji - całodzienny serwis kawowy - lunch 5 10 11 grudnia 2018 r. * W dniach 03-04 grudnia 2018 r. równolegle zaplanowane są szkolenia dla trzech grup, stąd Wykonawcy powinni to uwzględnić przy przystąpieniu do udziału w niniejszym postępowaniu tzn. - 03-04 grudnia 2018 r. pierwsza grupa - max. 15 osób, - 03-04 grudnia 2018 r. druga grupa - max. 15 osób, - 03-04 grudnia 2018 r. trzecia grupa - max. 15 osób. Uwaga: 1. Zamawiający zastrzega, że liczba osób korzystających z usługi cateringu (całodzienny serwis + lunch) obejmuje w każdym z ww. terminów: a/ zapewnienie całodziennego serwisu kawowego oraz lunchu pierwszego i drugiego dnia zajęć; b/ przewidywana liczba osób korzystających z usługi cateringu każdego dnia to max. 15 osób, przy czym 03-04 grudnia 2018 r. równolegle zaplanowane są szkolenia dla trzech grup, co oznacza że max. liczba osób w dniach 03-04 grudnia 2018 r. wynosi 45 osób (3 grupy x max. 15 osób) Wstępną liczbę osób Zamawiający przekaże Wykonawcy na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem każdego zjazdu. Zamawiający jednocześnie zastrzega, iż podczas każdego dnia zajęć liczba osób korzystających z usługi cateringowej może ulec zmianie (np. na skutek nieobecności uczestnika w danym dniu). O zmianie takiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę po potwierdzeniu przybycia uczestników na szkolenie i złożeniu podpisu na liście obecności w pierwszym dniu zajęć nie później niż do godz. 12:00 oraz w drugim dniu zajęć nie późnej niż do godz. 11:00. 2. Zamawiający zapłaci tylko za usługi faktyczne zrealizowane (zgodnie z listą obecności uczestników)według cen jednostkowych wskazanych w Formularzu Oferty, stanowiącym załącznik nr 2 Ogłoszenia, z zastrzeżeniem o którym mowa w pkt. 3. Strona 2 z 5
3. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia całodziennego serwisu kawowego oraz lunchu w każdym dniu zajęć dla uczestników z zastrzeżeniem: - zmniejszenia liczby uczestników w przypadku przybycia mniejszej liczby osób na zajęcia; - lub odwołania zajęć dla danej edycji, której zajęcie dotyczy. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników lub nieskorzystaniu niektórych osób z usługi jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny usługi w stosunku do ceny brutto w oparciu o faktyczną liczbę uczestników zajęć korzystających z serwisu kawowego i lunchu. 4. W sytuacji trudności związanej z rekrutacją uczestników, Zamawiający przewiduje możliwość rezygnacji z planowanego terminu zajęć. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem poszczególnych zajęć. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poinformowania na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem rozpoczęcia zajęć o zmianie daty wynikającej z uzasadnionej przyczyny. 6. Zamówienie będzie realizowane stosownie do potrzeb Zamawiającego (wskazanych w zamówieniu) w siedzibie Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Kopcińskiego 8/12, 90-232 Łódź. Punkt II W ramach świadczonej usługi cateringowej Wykonawca zapewni (dotyczy każdej edycji zajęć) a) Opis usługi cateringowej W ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni serwis kawowy, który świadczony będzie w systemie ciągłym, w nieograniczonej ilości (uzupełnianie brakujących składników będzie się odbywać na bieżąco, w razie potrzeby dla uczestników korzystających z usługi). Serwis kawowy dostępny będzie w sali szkoleniowej lub w bezpośrednim jej sąsiedztwie i obejmować będzie: gorącą kawę, podaną w termosach lub ekspresach ciśnieniowych, gorącą wodę do herbaty (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników wydarzenia), herbatę w torebkach minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej jeden rodzaj herbaty czarnej i jeden herbaty owocowej, wodę gazowaną i niegazowaną podawaną w butelkach max. 0,5 l, wybór ciastek kruchych min. 2 rodzaje, dodatki do napojów ciepłych cukier, mleczko do kawy, cytryna. Poczęstunek powinien być usytuowany w sali szkoleniowej lub sali wskazanej przez Zamawiającego i winien być dostępny przez cały czas trwania zajęć, stąd Wykonawca winien zadbać w trakcie trwania zajęć by uczestnik zajęć mógł w każdym czasie napić się gorącego napoju (kawa, herbata) Strona 3 z 5
w tym celu sugeruje się wystawienie warników lub termosów konferencyjnych stołowych z wrzątkiem o pojemności odpowiedniej do liczby godzin zajęć. b) Lunch w formie bufetu Lunch składać się będzie, co najmniej z: zupy 200 ml/osobę, dania głównego 2 rodzaje dania głównego do wyboru: mięsne i rybne z dodatkami skrobiowymi oraz przynajmniej dwoma surówkami/sałatkami, Uwaga: na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej) dań uwzględniających gramaturę w odniesieniu do jednej porcji: - danie mięsne z dodatkami skrobiowymi oraz surówką/sałatką: 150 g mięsa, 100 g dodatki skrobiowe, 150 g surówki/sałatki = 400 g/porcja, - danie rybne z dodatkami skrobiowymi oraz surówką/sałatką: 150 g ryby, 100 g dodatki skrobiowe, 150 g surówki/sałatki = 400 g/porcja, deseru 2 rodzaje deserów do wyboru (wyroby cukiernicze), napojów zimnych, składających się z: - wody niegazowanej podanej w dzbankach bez ograniczeń, - soków owocowych 100% - dwa smaki, podane w dzbankach bez ograniczeń. c) Nadto, Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do: 1. Przygotowania i przetransportowania zamawianych potraw, 2. Wyeksponowania potraw w sali konsumpcyjnej, bądź innym miejscu wskazanym przez organizatora, 3. Zapewnienia profesjonalnej obsługi, w tym minimum jednej osoby, odpowiedzianej za obsługę kelnerską. Zamawiający wymaga, aby osoba, odpowiedzialna za obsługę kelnerską, wyglądała schludnie (strój typu: biała koszula, czarne długie spodnie/spódnica lub czarny fartuch; ubrania muszą być czyste, wyprasowane i nieuszkodzone), 4. Przygotowania miejsca serwowania w postaci zabudowy pod bufet, Strona 4 z 5
5. Zapewnienia profesjonalnego sprzętu cateringowego, specjalistycznych urządzeń typu: termosy, podgrzewacze, itp., wyposażenie stołów wykorzystywanych podczas przerw w białe obrusy, dostarczenie niezbędnej zastawy w postaci naczyń (białe, porcelanowe filiżanki na kawę oraz herbatę ze spodkami, białe porcelanowe talerze na dania obiadowe i na desery, szklanki), stalowych sztućców, białych papierowych serwetek w serwetnikach. Liczba sprzętu, naczyń oraz papierowych serwetek mają gwarantować wszystkim uczestnikom sprawne korzystanie z bufetów w trakcie przerw; ilości dostosowane do liczebności uczestników danego wydarzenia, przy czym zastawa, sztućce, serwetki, itp. muszą być na bieżąco uzupełniane, 6. Utrzymywania w czystości miejsca poczęstunku i bufetów na bieżąco oraz sprzątania po realizacji usługi i wywożenia na własny koszt odpadów konsumpcyjnych i poprodukcyjnych, 7. Zapewnienia innych narzędzi, niezbędnych do wykonywania zamówienia. Punkt III Informacje dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1. Wykonawca zobowiązany będzie do ścisłego nadzoru każdego etapu prac i kontaktowania się z pracownikiem Uniwersytetu Łódzkiego. 2. Imię i nazwisko pracownika Uniwersytetu Łódzkiego wraz z danymi teleadresowymi zostaną wskazane w umowie o udzielenie zamówienia publicznego, której projekt stanowi załącznik nr 3 do Ogłoszenia o udzielanym zamówieniu na usługi społeczne. Strona 5 z 5