Informacja na temat przeprowadzania w Niemczech kontroli działalności przedsiębiorców przez uprawnione organy kontroli 2015-12-25 21:38:28

Informacja na temat przeprowadzania w Niemczech kontroli działalności przedsiębiorców przez uprawnione organy kontroli 2015-12-25 21:38:28

2 Niemieccy przedsiębiorcy nie tylko podlegają kontrolom typowym i dla polskich przedsiębiorców (np. w zakresie podatkowym czy ubezpieczeń społecznych), ale obejmuje ich także szereg innych kontroli wynikających ze specyficznych dla Niemiec regulacji prawnych bądź praktyki gospodarczej. Niemieccy przedsiębiorcy nie tylko podlegają kontrolom typowym i dla polskich przedsiębiorców (np. w zakresie podatkowym czy ubezpieczeń społecznych), ale obejmuje ich także szereg innych kontroli wynikających ze specyficznych dla Niemiec regulacji prawnych bądź praktyki gospodarczej. Do takich specyficznych i często bardzo dokuczliwych kontroli - z którymi spotykają się i polskie firmy działające na rynku niemieckim - należy w pierwszej kolejności kontrola przez urzędy celne (uprawnione w tym zakresie organa kontroli) legalności zatrudnienia (szczególnie cudzoziemców) i przestrzegania warunków obowiązującej w Niemczech płacy minimalnej dla określonych branż przy oddelegowaniu czy użyczaniu pracowników, a także w przypadku budownictwa opłacania składek na specjalną kasę urlopową. Ponadto kontrolowane jest prowadzenie niektórych rodzajów działalności gospodarczej (np. handel obwoźny czy sprzedaż kiermaszowo-targowa), rejestracja czy zgłoszenia wykonywania zawody rzemieślniczego w Izbie Rzemiosła, opłacania oddzielnych składek od następstw nieszczęśliwych wypadków przy pracy. Kontrolowane mogą być nawet kwatery dla pracowników delegowanych do Niemiec (przez urząd ds. porządku - niem. Ordnungsamt). Niezależnie od specyfiki ww. rodzajów kontroli, organizacje niemieckich przedsiębiorców uskarżają się, że średni czas kontroli np. podatkowej w przedsiębiorstwach w Niemczech wynosi dla dużych firm od 3 do 5 lat, firm średniej wielkości od 1-3 miesięcy, a małych firm ok. tygodnia, co jest okresem znacznie dłuższym niż porównywalnie np. we Francji czy Niderlandach. Organa kontrolne natomiast wskazują, że w praktyce (m.in. ze względu na niewystarczającą ilość kontrolerów) duże przedsiębiorstwa są kontrolowane co 4 lata, średnie co 13 lat, a te małe nawet co 26 lat. Wskazują też na efekty budżetowe kontroli skarbowych (np. w 2009 r. w ich wyniku ściągnięto dodatkowe podatki i opłaty w wysokości 21 mld EUR, z czego 73% było wpływami z kontroli dużych przedsiębiorstw, a tylko ok. 3 % z małych firm). 1. Czy w Niemczech istnieje ustawa horyzontalna" na wzór polskiej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, która reguluje ogólne zasady przeprowadzania kontroli? Jeśli tak - proszę o przedstawienie tych zasad oraz o wskazanie, jakie obowiązują od tych zasad wyjątki. W niemieckiej ustawie o działalności gospodarczej nie ma porównywalnych zapisów regulujących ogólne zasady przeprowadzania kontroli. Podstawą prawną dokonywania czynności kontrolnych są ustawy i rozporządzenia szczegółowe odpowiednio do zakresu przedmiotowego i organu kontroli, którymi są najczęściej organa właściwe dla danego kraju związkowego. Interesujące jednak dla analizy i oceny skutków regulacji w Polsce mogą być niemieckie rozwiązanie przyjęte w przepisach szczegółowych dot. kontroli skarbowych oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych. I tak regulacje ogólne dot. przeprowadzania kontroli podatkowym zawarte są w poszczególnych ustawach podatkowych (o podatku dochodowym, obrotowym itp.), natomiast szczegółowo określa je niemiecka ordynacja podatkowa (niem. Abgabenordnung - AO) w 193-207, wydane na jej podstawie zarządzenie o zasadach przeprowadzania kontroli w przedsiębiorstwach (niem. Betriebsprüfungsordnung - BpO), ostatnio znowelizowane w 2011 r. oraz inne liczne wewnętrzne wytyczne urzędowe dot. stosowania przepisów podatkowych. Ustawa AO określa m.in. warunki dopuszczalności kontroli, jej rzeczowy zakres, formę wydania decyzji US o przeprowadzeniu kontroli, zasady powiadomienia o planowanej kontroli, współdziałania podatnika z

3 kontrolerami oraz tzw. protokołu pokontrolnego. W zarządzeniu BpO uszczegółowiono ww. zasady z ordynacji podatkowej, z czego najbardziej interesujące wydaje się być: podział przedsiębiorstw wg ich wielkości i zależnie od tego określenie okresów podlegających kontroli oraz wyznaczenie terminów dla powiadomienia zainteresowanych firm o decyzji o przeprowadzeniu kontroli. Zostały ustalone następujące klasy wielkości przedsiębiorstw: - duże przedsiębiorstwa (niem. Großbetriebe): obrót roczny > 7,3 mln EUR lub > 4,3 mln dla zakładów produkcyjnych; alternatywnie podstawą kwalifikacji jest zysk do opodatkowania odpowiednio od > 280 tys. EUR lub > 250 tys. EUR; - średnie (niem. Mittelbetriebe): obrót roczny > 0,9 mln EUR lub >0,51 mln dla zakładów produkcyjnych; alternatywnie podstawą kwalifikacji jest zysk do opodatkowania > 56 tys. EUR; - małe (niem. Kleinbetriebe): obrót roczny > 170 tys. EUR lub alternatywnie zysk do opodatkowania > od 36 tys. EUR; - mikro (niem. Kleinstbetriebe): wszystkie pozostałe osiągające obroty lub zysk mniejszy niż firmy małe. Wielkość obrotu czy zysku dla danej grupy przedsiębiorstw określa okresowo (co 3 lata) Federalne Ministerstwo Finansów (ww. obowiązują od 1.01.2013 r. na podstawie okólnika niemieckiego Ministerstwa Finansów nr IV A 4- S 1450/09/10001 z dnia 22.06.2012 r.). W dużych przedsiębiorstwach kontrolowane są wszystkie okresy rozrachunkowe. Najczęściej kontrola obejmuje jednorazowo okres 4 lat, a następne kontrole muszą objąć kolejne 4 lata. Przy średnim czasie kontroli dużych firm oznacza to w praktyce, że kontrole trwają tam niemal cały czas. W średnich i małych firmach kontrole obejmują też 3 następujące po sobie lata, lecz nie ma wymogu kontrolowania wszystkich okresów obrachunkowych. To US decyduje, które lata będą kontrolowane. Przy najmniejszych podmiotach prawdopodobieństwo kontroli jest znacznie niższe. Od 1.01.2012 r. istnieje możliwość (nowy 4a BpO) tzw. skróconego do 1 roku okresu kontrolnego. Warunkiem jest złożenie wszystkich rozliczeń podatkowych za rok, który ma podlegać kontroli. Zgodnie z 5 BpO za właściwy termin dla powiadomienie przedsiębiorcy o dacie rozpoczęcia kontroli uważa się 4 tygodnie w przypadku dużych przedsiębiorstw i 2 tygodniu dla pozostałych. W przypadku kontroli ze strony niemieckiego ZUS, zainteresowany musi być powiadomiony najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem kontroli. Zgodnie z 28p IV ustawy o zabezpieczeniu społecznym, przedsiębiorstwa muszą być kontrolowane w zakresie prawidłowości naliczania składek na ubezpieczenia społeczne przynajmniej raz na 4 lata. Na żądanie zainteresowanego kontrole takie mogą być przeprowadzane częściej (aby być pewnym prawidłowości naliczania składek), a od 1.10.2010 r. na

4 wniosek zainteresowanego przedsiębiorstwa, w czasie kontroli niemieckiego ZUS (niem. Rentnerversicherungträger) może być jednocześnie kontrolowana dokumentacja dot. odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy pracownika. Rozwiązanie to przyjęto w ramach specjalnej ustawy o odbiurokratyzowaniu systemu podatkowego. Po otrzymaniu zawiadomienia dacie rozpoczęcia kontroli (z wyprzedzeniem w ww. terminach), podatnik może poprosić o przesuniecie terminu kontroli np. z uwagi na chorobę, remont w firmie, a nawet w przypadku kolizji terminu kontroli z planowanym urlopem. Trzeba jednak do prośby takiej dołączyć dokument potwierdzający stan faktyczny (kopie zwolnienia lekarskiego czy wykupionego biletu lotniczego). Zasada ta nie obowiązuje w przypadku kontroli wynikających z uzasadnionego podejrzenia o popełnieniu przez kontrolowanego przestępstwa podatkowego. Od 1.01.2013 r. w przypadku uzasadnionego podejrzenia o zatrudniania pracowników na czarno" kontrola podatkowa w zakresie odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy, może być przeprowadzana bez jakiekolwiek wcześniejszego powiadomienia. Podmiot kontrolowany może dokonać do urzędu skarbowego doniesienie na samego siebie. Doniesienie takie (niem. Selbstanzeige) dostarczone przed pojawieniem się kontrolera w firmie i przed rozpoczęciem kontroli, a jednocześnie przed sporządzeniem protokołu pokontrolnego, może uchronić przed odpowiedzialnością karną. Zgodnie z 29 BpO, kontroler powinien okazać w momencie pojawienia się u kontrolowanego przedsiębiorcy swoją legitymację. Musi ona zawierać: nazwę instytucji, która wydała legitymację, fotografię właściciela, jego imię i nazwisko, numer bieżący dokumentu, datę ważności oraz uprawnienia kontrolera. 2. Czy przedsiębiorca może żądać od organu kontroli zwrotu kosztów, jakie poniósł w związku z przeprowadzaną kontrolą (np. za czynności obsługi kontrolera - przygotowywanie analiz i zestawień, pobieranie próbek, korzystanie z faksu, ksero, korzystanie ze środków transportu przedsiębiorcy, zapewnienie pomieszczenia dla kontrolera)? Zgodnie z 200 AO kontrolowany podmiot jest prawnie zobowiązany do uczestniczenia w postępowaniu kontrolnym. Zgodnie z zapisem ust.2 ww. paragrafu, kontrolowany musi udostępnić nieodpłatnie kontrolerowi nadające się do tego pomieszczenie lub miejsce pracy. Pojęcie pomieszczenie" nie oznacza jednak, że kontroler ma mieć do dyspozycji własne zamykane pomieszczenie biurowe. Ponadto musi udostępnić nieodpłatnie potrzebne środki" do przeprowadzenia kontroli. Dotyczy to jednak zwykle niezbędnych środków technicznych (oprogramowania) dla odczytania elektronicznych zapisów księgowych. Jeśli kontroler zażąda ich wydruku, to koszt wydruku ponosi przedsiębiorca. Jedynie w przypadku kontroli ubezpieczeń społecznych, zgodnie z 7 rozporządzenia o procedurach rozliczania składek na ubezpieczenia, koszt kopiowania potrzebnych dokumentów ponosi instytucja ubezpieczeniowa. Z informacji różnych kancelarii doradztwa podatkowego wynika, że w praktyce ww. zapisy w AO oznaczają także, że przedsiębiorca nie jest zobowiązany do udostępnienia kontrolerom materiałów biurowych, kserokopiarki, środków lokomocji, a bezpłatne korzystanie z telefonu czy faksu może nastąpić tylko po wyraźnej zgodzie kontrolowanego. Kontrolowany jest wprawdzie zobowiązany do wskazania osób udzielających wyjaśnień i przygotowujących odpowiednie dokumenty (koszt przedsiębiorcy), ale w żadnym przypadku nie oznacza to bezpłatnego użyczenia własnych pracowników jako pomocy biurowej czy sekretarskiej. 3. Jak długo trwa kontrola podatkowa u przedsiębiorcy?

5 W niemieckich przepisach nie ma regulacji określających dopuszczalną długość kontroli. Zgodnie z 7 BpO kontrola u przedsiębiorcy powinna ograniczyć się do zagadnień istotnych, a jej trwanie powinno być ograniczone do niezbędnego czasu". Tym samym zasadniczo nie kontroluje się wszystkiego w firmie, a czas jej trwania zależy od sprawności samego kontrolera, jak i od sprawności w dostarczaniu dokumentów i odpowiednich wyjaśnień przez kontrolowanego przedsiębiorcę. Średni czas kontroli np. podatkowej w przedsiębiorstwach w Niemczech wynosi dla dużych firm od 3 do 5 lat, firm średniej wielkości od 1-3 miesięcy, a małych firm ok. 1 tygodnia. W przypadku tzw. kontroli zusowskiej" w małych firmach jej czas trwania nie przekracza 1-2 dni. Kontrolowany nie ma prawa wystąpienia o ograniczenie czasu trwania kontroli. W wielu przypadkach, szczególnie w zakresie kontroli ze strony instytucji ubezpieczeń społecznych, obciążenia dla przedsiębiorcy są zminimalizowane dzięki stosowaniu tzw. kontroli zakładowej wspartej elektroniczne. 4. Czy przedsiębiorcy narzekają, na przykład: a) na uciążliwości związane z długotrwałymi kontrolami - jeśli tak, to na jakie rodzaje kontroli narzekają najczęściej, Narzekania dotyczą głównie niezapowiedzianych kontroli legalności zatrudnienia i prawidłowości oddelegowania, głównie w budownictwie. Już w przypadku podejrzenia przedsiębiorstwa o nieprawidłowości (np. płacowe) stosowane są wysokie zabezpieczenia finansowe, mogące spowodować utracenie przez przedsiębiorstwo możliwości kontynuowania działalności w Niemczech. Poza tym przedsiębiorstwa uskarżają się na nadmierną częstotliwość kontroli i drastyczne metody ich przeprowadzenia np. na budowach. Duże przedsiębiorstwa narzekają zwykle na długotrwałość przeprowadzanych u nich kontroli skarbowych. Jednak współsprawcą" długich okresów kontroli, są w opinie przedsiębiorców zbyt długie w Niemczech terminy przedawnienia dla niektórych wykroczeń czy czynów podlegających karze. b) na powtarzalność kontroli jednego organu ( 2-4 kontrole jednego organu w skali roku) - jeśli tak, to w przypadku jakiego rodzaju kontroli ma to miejsce. Zasadniczo element uciążliwej powtarzalności kontroli występuje tylko w przypadku dużych przedsiębiorstw. W 34 ww. BpO mówiącym o potrzebie sporządzania okresów planów kontroli przez US, stwierdza się, że kontrole w dużych przedsiębiorstwach nie powinny się powtarzać w okresie krótszym niż 6 miesięcy, ale nie dłuższym niż 12 miesięcy. Nie wspomina się o małych firmach. Zresztą nie mają one specjalnie powodów do narzekań, gdyż w praktyce (m.in. ze względu na niewystarczającą ilość kontrolerów) duże przedsiębiorstwa są kontrolowane co 4 lata, średnie co 13 lat, a małe nawet co 26 lat! W przypadku kontroli prawidłowości naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, kontrole we wszystkich firmach niezależnie od wielkości, muszą przeprowadzane przynajmniej raz na 4 lata. Kontrole prawidłowości naliczania podatku od dochodów pracowniczych w firmach > 100 zatrudnionych odbywają się w zwykle w taki sposób, że praktycznie żaden okres działalności gospodarczej nie podlega wyłączeniu spod kontroli. Regułą jest, że kontrola obejmuje dany rok podatkowy i 2 lata poprzednie. Inaczej mówiąc kontroli płacowej można się spodziewać w dużych firmach co 3 lata. Firmy o zatrudnieniu < 100 osób kontrolowane są w tym zakresie znacznie rzadziej.

6 Generalnie bolączką niemieckiego systemu kontroli przedsiębiorców jest nadal brak wystarczającego wzajemnego zaufania obu stron, a realizowane w niektórych landach projekt tzw. tax compliance pozostają nadal w sferze pilotażowej. Wprowadzenie od 2002 r. uprawnień do kontroli danych na elektronicznych nośnikach informacji ułatwiło wprawdzie i odciążyło przedsiębiorców od praco- i czasochłonnych czynności w zakresie współpracy z kontrolerem, ale jednocześnie pozwoliło na stosowanie znaczenie szerszego zakresu kontroli niż tylko na podstawie dokumentów papierowych. Opracował: Jan Masalski, Radca WPHI Berlin, 15.05.2013 r.

7