Szkolenie dla Beneficjentów RPOWP z zakresu kontroli Karolina Pakuła Rafał Jórczykowski Referat Kontroli Departament Rozwoju Regionalnego Departament Innowacji i Przedsiębiorczości Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Białystok, 26 kwietnia 2019 r.
Podstawy prawne kontroli w ramach RPOWP na lata 2014-2020 Art. 72 i następne Rozporządzenia Rady (WE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2016
Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 - (Dz. U. z 2018 r., poz. 1431 z późniejszymi zmianami) art. 22 i następne Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 (wydane na podstawie art. 5 ust. 1 pkt. 3 ww. ustawy) z dnia 3 marca 2018r. Umowa o dofinansowanie projektu.
l KONTROLA PROJEKTÓW Kontrola na zakończenie realizacji projektu Kontrole projektów w miejscu ich realizacji Kontrola krzyżowa Kontrola po zakończeniu realizacji Kontrola w trakcie realizacji projektu Kontrola doraźna Kontrola trwałości projektu
KONTROLA NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU polega na sprawdzeniu na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę, kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji (w tym dokumentacji w wersji elektronicznej), dotyczącej wydatków ujętych we wnioskach beneficjenta o płatność, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, złożenie wniosku o płatność końcową pozwala na skierowanie projektu to kontroli, jeśli został wcześniej objęty próbą projektów wybranych do kontroli. Kontrolą objęte są wszystkie projekty realizowane w oparciu o zawarte umowy o dofinansowanie projektu/podjęte decyzje o dofinansowaniu projektu.
KONTROLA KRZYŻOWA obejmuje cały program operacyjny służy wykrywaniu i eliminowaniu podwójnego finansowania wydatków w ramach RPOWP 2014-2020 Beneficjent nie uczestniczy w tej kontroli prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym może jednak zostać poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania
KONTROLA W MIEJSCU REALIZACJI może być przeprowadzona w siedzibie Beneficjenta i/lub w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu Kontrola projektów w miejscu jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że: współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi faktyczny stan realizacji projektu jest zgodny z umową/decyzją o dofinansowanie i odpowiada informacjom ujętym we wnioskach o płatność oraz w innych dokumentach przekazywanych do instytucji kontrolującej Kontrole w miejscu realizacji mają przede wszystkim na celu potwierdzenie, że zakładany jest zgodny z umową o dofinansowanie.
KONTROLA PO ZAKOŃCZENIU REALIZACJI PROJEKTU W perspektywie 2014-2020 kontrole w miejscu po zakończeniu realizacji projektu prowadzone są na próbie projektów wybranych w oparciu o metodykę określoną przez IZ RPOWP, zaakceptowaną przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Kontrola po zakończeniu realizacji projektu oznacza kontrolę w miejscu realizacji projektu po złożeniu w IZ RPOWP przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową.
METODYKA DOBORU PRÓBY Plan kontroli ustalany corocznie, z kwartalnymi aktualizacjami Analiza ryzyka dla projektów z terminem finansowego zakończenia od 01.04. roku poprzedzającego dany RPK do dnia 31.03 roku na który jest sporządzany RPK. Każdy projekt o całkowitej wartości powyżej 15 mln PLN Czynnika ryzyka: całkowita wartość projektu typ Beneficjenta kwalifikowalność VAT czas trwania projektu realizacja innych projektów kontrole projektu przeprowadzone przez inne instytucje
KONTROLA PO ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU Kontroli po zakończeniu realizacji podlegają wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki poniesione w ramach projektu oraz całkowity 100% efekt rzeczowy.
KONTROLA W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU IZ RPOWP prowadzi dodatkowo kontrole w miejscu realizacji projektu w trakcie realizacji projektów, których całkowita wartość przekracza 15 mln PLN. Kontrolę w trakcie realizacji projektu dla projektów, których całkowita wartość przekracza 15 mln PLN przeprowadza się po realizacji 40% ale nie więcej niż 70% wydatków. Jeżeli poziom wydatkowania osiągnął 40% całkowitej wartości projektu, a do zakończenia finansowego realizacji projektu pozostało mniej niż 4 miesiące kontroli w trakcie realizacji nie przeprowadza się..
KONTROLA DORAŹNA przeprowadzana jest w szczególności, gdy IZ RPOWP ma lub uzyskała z zewnątrz uzasadnione podejrzenie występowania nieprawidłowości w projekcie. O kontroli doraźnej Beneficjent nie musi być informowany z wyprzedzeniem.
Zamówienia objęte ustawą PZP Zasada konkurencyjności Weryfikacja zamówień publicznych oraz procedura wyboru oparta o zasadę konkurencyjności objęta jest osobną procedurą.
KONTROLA TRWAŁOŚCI Obejmuje: coroczną weryfikację Ankiety trwałości projektu zrealizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, wizyty monitorujące w miejscu realizacji projektu. Wizyty monitorujące przeprowadzane są na próbie projektów wytypowanej zgodnie z określoną przez IZ RPOWP metodologią
KONTROLA TRWAŁOŚCI przeprowadzana jest w miejscu realizacji projektu i służy sprawdzeniu, czy w odniesieniu do współfinansowanych projektów nie zaszła jedna z okoliczności, o których mowa w art. 71 rozporządzenia 1303/2013 (ogólnego): brak okoliczności potwierdzających zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar objęty programem zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści istotna zmiana wpływająca na charakter operacji, jej cele lub warunki wdrażania, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jej pierwotnych celów Kontroli trwałości podlegają, co do zasady, projekty obejmujące inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne.
KONTROLA TRWAŁOŚCI Korekty finansowe związane z naruszeniem zasady trwałości projektu, stosuje się proporcjonalnie do okresu, w którym nie spełniono wymogów trwałości projektu. Kontrola trwałości projektu może być rozszerzona o kontrolę innych elementów podlegających weryfikacji po zakończeniu realizacji projektu, a w szczególności o: weryfikację występowania podwójnego finansowania, zwłaszcza w kontekście możliwości zmiany kwalifikowalności podatku od towarów i usług, weryfikację generowania dochodu w projekcie, sprawdzenie zachowania celu projektu, definiowanego poprzez osiągnięcie i utrzymanie wskaźników rezultatu, sprawdzenie poprawności przechowywania dokumentów, weryfikację zachowania zasad informacji i promocji projektu, weryfikację zachowania zasad udzielania pomocy publicznej.
KONTROLA PO ZAKOŃCZENIU REALIZACJI PROJEKTU CEL KONTROLI sprawdzenie faktycznego stanu realizacji projektu sprawdzenie czy charakter projektu jest zgodny z założonym we wniosku aplikacyjnym sprawdzenie czy realizacja projektu następuje zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym zawartym we wniosku aplikacyjnym zidentyfikowanie potencjalnych problemów na możliwie wczesnym etapie realizacji projektu i udzielenie zaleceń mających na celu podjęcie działań korygujących, określenie efektywnych i skutecznych rozwiązań oraz tzw. dobrych praktyk
KONTROLA PO ZAKOŃCZENIU REALIZACJI PROJEKTU ZAKRES PRZEDMIOTOWY weryfikacja zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu, a w szczególności: prawidłowość rozliczeń finansowych, zgodność z politykami horyzontalnymi, sposób realizacji działań informacyjnych i promocyjnych, sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu (przez okres 2 lat od 31.12 roku następującego po złożeniu do KE zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu. IZ RPOWP poinformuje o dacie rozpoczęcia tego okresu. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej 10 lat od momentu jej przyznania).
KONTROLA ROZLICZEŃ FINANSOWYCH weryfikacja oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały zweryfikowane w zatwierdzonych wnioskach o płatność, w tym weryfikacja opisu dokumentów księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu weryfikacja dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona/odrębna ewidencja wydatków dla projektu ewidencja środków trwałych (czy dana inwestycja została ujęta w ewidencji środków trwałych)
INNE OBSZARY Proces budowlany (m. in. pozwolenie na budowę, pozwolenie na użytkowanie, dziennik budowy) Potwierdzenie poziomu realizacji wskaźników produktu i rezultatu
ETAPY KONTROLI NA MIEJSCU PO ZAKOŃCZENIU REALIZACJI PROJEKTU 1. Zaplanowanie czynności kontrolnych 2. Przekazanie Beneficjentowi zawiadomienia o kontroli (co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli, przy kontroli doraźnej 1 dzień lub brak zawiadomienia) 3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych 4. Sporządzenie i przekazanie Beneficjentowi Informacji Pokontrolnej oraz sformułowanie i przekazanie ewentualnych zaleceń pokontrolnych 5. Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych weryfikacja korespondencyjna kontrola sprawdzająca (na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta)
OBOWIĄZKI BENEFICJENTA W ZAKRESIE KONTROLI Poddać się kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji projektu dokonywanej przez IZ RPOWP oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzania Zapewnić kontrolerom prawo między innymi do: - pełnego wglądu we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją projektu oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów - pełnego dostępu w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona dokumentacja dotycząca realizowanego projektu - zapewnienia obecności osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu Niedopełnienie ww. obowiązków może zostać uznane za niepoddanie się kontroli co stanowi przesłankę do rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu.
UPRAWNIENIA KONTROLERÓW Do swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową Do wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej zgodnie z przepisami i postanowieniami o ochronie informacji niejawnych i ochronie danych osobowych, w zakresie dotyczącym tematu kontroli Do przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli z którego jest sporządzany Protokół oględzin. Protokół ten nie stanowi potwierdzenia kwalifikowalności wydatków ani zrealizowania zakresu rzeczowego. Potwierdza jedynie fakt dokonania oględzin. Do żądania od pracowników jednostki kontrolowanej pisemnych wyjaśnień oraz oświadczeń. Do przyjmowania wyjaśnień od osób kontrolowanych
JAK SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO KONTROLI? 1. Przeczytać dokładnie zawiadomienie o kontroli 2. Przygotować książkę kontroli (art. 57 ust 1. Prawa przedsiębiorców) 3. Przygotować całość dokumentacji związanej z realizacją projektu w tym przede wszystkim dokumenty wymienione w zawiadomieniu 4. Przygotować zrealizowaną inwestycję do oględzin 5. Zapewnić obecność kierownika jednostki kontrolowanej 6. Zapewnić obecność osoby kompetentnej do udzielania informacji w zakresie projektu 7. Zapewnić miejsce kontrolującym do swobodnej pracy
JAK PRZYGOTOWAĆ DOKUMENTACJĘ Przygotować ORYGINAŁY dokumentów Przygotować dokumenty źródłowe dotyczące realizacji wskaźników (ewidencja środków trwałych, umowy o pracę, dokumenty ZUS, protokoły odbioru, ewidencja księgowa, decyzje, sprawozdania, zestawienia) określone we wniosku o dofinansowanie Przygotować całość dokumentacji procesu budowlanego Przygotować dokumentację związaną z zakupionymi urządzeniami (gwarancje, atesty, dokumentacja techniczno-ruchowa) Przygotować korespondencję z IZ RPOWP
JAK PRZYGOTOWAĆ DOKUMENTACJĘ cd. Przygotować wcześniej oryginały dokumentów w przypadku księgowości prowadzonej przez firmę zewnętrzną Pomocne jest ułożenie dokumentacji według jakiegoś klucza ułatwiającego kontrolującym odszukanie poszczególnych dokumentów
DOBRE PRAKTYKI Informować o wszelkich zmianach w projekcie w trakcie realizacji i trwałości projektu Zaznajomić się z zapisami dokumentacji aplikacyjnej Zapewnić dostęp do wszystkich pomieszczeń objętych projektem Upewnić się, że wszystkie urządzenia są dostępne Sprawdzić plakietki znamionowe urządzeń czy są zgodne z dokumentacją zakupu Zapewnić obecność osoby, która będzie potrafiła uruchomić i obsługiwać urządzenia czy oprogramowanie Zapewnić dobrą komunikację pomiędzy poszczególnymi komórkami jednostki Zadawać pytania kontrolującym
PRZYKŁADY UCHYBIEŃ I NIEPRAWIDŁOWOŚCI WYKRYTYCH W TRAKCIE KONTROLI Nieinformowanie IZ RPOWP o odchyleniach w realizacji wskaźnika produktu i rezultatu Przeprowadzanie robót budowlanych bez wymaganych prawem pozwoleń i zgłoszeń Niezainstalowanie urządzeń w projekcie Niezgodność numerów seryjnych na urządzeniach z dokumentacją dotyczącą ich zakupu Białkowanie (użycie korektora) opisów na oryginałach faktur Niedostateczna promocja projektu i/lub Programu (niezgodna z warunkami umowy o dofinansowanie lub wytycznych)
i PRZYKŁADY UCHYBIEŃ I NIEPRAWIDŁOWOŚCI WYKRYTYCH W TRAKCIE KONTROLI Zaniechanie robót budowlanych (WYTYCZNE: wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek dotyczący towarów dostarczonych lub usług wykonanych lub robót zrealizowanych) Przedstawianie do refundacji robót dodatkowych, nieokreślonych we wniosku o dofinansowanie projektu Zakup urządzeń o innych parametrach lub funkcjonalności niż określone w dokumentacji aplikacyjnej Przedstawianie do refundacji wydatków niezwiązanych z realizacją projektu Dochód niezwiązany z działalnością operacyjną a powstały w związku z realizacją projektu (stal, złom pochodzący np. z modernizacji; rury, grzejniki po demontażu)
i PROBLEMY POJAWIAJĄCE SIĘ W OKRESIE TRWAŁOŚCI Wskaźnik: Wzrost zatrudnienia we wspieranych przedsiębiorstwach Liczba nowych miejsc pracy brutto we wspartym przedsiębiorstwie w ekwiwalencie pełnego czasu pracy (EPC). Różnica pomiędzy średniorocznym zatrudnieniem w przedsiębiorstwie za pierwszy pełny rok obrachunkowy po zrealizowaniu projektu a średniorocznym zatrudnieniem w roku bazowym. Nowoutworzone miejsca pracy muszą mieć związek z projektem tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (nie bierzemy pod uwagę umów cywilnoprawnych, samozatrudnienia)
Dziękujemy za uwagę karolina.pakula@wrotapodlasia.pl rafal.jorczykowski@wrotapodlasia.pl