I. ZAMAWIAJĄCY SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Specyfikacja zawiera 6 ponumerowanych stron. POLSKA WYTWÓRNIA PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. R. Sanguszki 1, 00 222 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS 0000062594 przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawa, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o kapitale zakładowym w wysokości 130 650 380,00 zł, kapitale wpłaconym w wysokości 130 650 380,00 zł oraz posiadająca NIP 525-000-10-90. II. TRYB PRZETARG NIEOGRANICZONY 1. Postępowanie zostanie przeprowadzone na podstawie Regulaminu udzielania zamówień przez PWPW S.A. w trybie przetargu nieograniczonego uzupełnionego o negocjacje handlowe. 2. Postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego obejmuje następujące etapy: a) Etap I Publiczne ogłoszenie o przetargu nieograniczonym, b) Etap II - Składanie ofert (do dnia: 31.03.2015r. do godz.15 00 ), c) Etap III - Kontrola poprawności formalnej złożonych ofert (w dniu 01.04.2015 r.), d) Etap IV Przeprowadzenie negocjacji z oferentami, których oferty spełniły warunki formalne zawarte w SIWZ. (Przewidywany termin negocjacji: 13-30.04.2015r.), e) Etap V Dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty z uwzględnieniem uzgodnień podjętych podczas negocjacji (w terminie związania ofertą). III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest: akredytowana re-certyfikacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A. w zakresie: a) Systemu Zarządzania Jakością na zgodność z normą ISO 9001:2008, b) Systemu Zarządzania Środowiskowego na zgodność z normą ISO 14001:2004, c) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy na zgodność z normą OHSAS 18001:2007. d) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji na zgodność z normą ISO 27001:2013. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: PWPW S.A. posiada Zintegrowany System Zarządzania zgodny z wymaganiami norm: a) ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 - ważność certyfikatów do 1.12.2015r., systemy obejmują wszystkie procesy realizowane w firmie, b) ISO/IEC 27001:2005 - ważność certyfikatu upływa w dniu 26.12.2016r. system wdrożony w procesach, w których bezpieczeństwo informacji jest istotne z punku widzenia realizowanych zadań - trzy obszary certyfikowane. 3. Oferenci powinni posiadać uprawnienia do przeprowadzania certyfikacji akredytowanej na zgodność z normami ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001 oraz ISO 22301:2012. Zamawiający dopuszcza możliwość uzyskania przez oferenta akredytacji na zgodność z normą ISO 22301:2012 po udzieleniu zamówienia. W tym przypadku warunkiem dopuszczenia będzie złożenie przez oferenta pisemnego zobowiązania uzyskania akredytacji, we wskazanym przez PWPW S.A., terminie, umożliwiającym uzyskanie certyfikatu na zgodność z normą ISO 22301:2012. 4. w przypadku, gdy PWPW S.A. podejmie decyzję o potrzebie certyfikacji na zgodność z ww. normą 5. Na dzień przygotowania SIWZ PWPW S.A. zatrudnia około 1800 osób w 4 lokalizacjach (w tym 3 lokalizacje Strona 1 z 6
o charakterze głównie produkcyjnym). Wszystkie lokalizacje firmy znajdują się na terenie Warszawy. Praca w poszczególnych obiektach odbywa się w systemie trzyzmianowym, w którym zatrudnionych jest około 720 pracowników. zakres systemu siedziba główna lokalizacja 1 lokalizacja 2 lokalizacja 3 9001, 14001, 18001 1413 pracowników 106 pracowników 256 pracowników 53 pracowników 27001 39 pracowników 82 pracowników 18 pracowników Mając na uwadze zakres certyfikacji systemu na zgodność z normą ISO 27001 Zamawiający wskazuje, iż: 1) nie korzysta z usług zewnętrznego centrum informatycznego, 2) w PWPW S.A. występują 3 obszary bezpieczeństwa, 3) używa więcej niż 100 serwerów, 4) używa więcej niż 1000 komputerów lub laptopów, 5) stosuje metody kodowania informacji, 6) nie wykorzystuje i nie wdraża usług e-commerce, 7) używa sieciowe systemy operacyjne takie jak Windows, Unix/Linux, SOLARIS. 6. Charakterystyka przedsiębiorstwa PWPW S.A. jest dostawcą produktów i usług zapewniających wiarygodność procesów transakcji i identyfikacji. Klientom oferuje nowoczesne, dobrze zabezpieczone produkty i usługi o wysokiej jakości. Najważniejsze produkty to: banknot, znaki akcyzy na wyroby spirytusowe i tytoniowe, dowody osobiste, paszporty, karty plastikowe bankowe i lojalnościowe, znaczki pocztowe, bony towarowe, dowody rejestracyjne, prawa jazdy, inne dokumenty komunikacyjne, karty do tachografów cyfrowych oraz inne papiery wartościowe. PWPW S.A. świadczy również usługi w zakresie rozwiązań informatycznych, w szczególności w odniesieniu do wdrażania i utrzymywania systemów wspomagających procesy wydawania i personalizacji dokumentów. PWPW S.A. posiada zarówno własne drukarnie jak i papiernię produkującą papier na druki specjalne, pracownie projektów i zabezpieczeń, laboratorium poligraficzne oraz papiernicze, centrum personalizacji dokumentów komunikacyjnych, podpis elektroniczny. PWPW S.A. posiada także technologię dającą możliwość aplikacji zabezpieczeń optycznych (hologramów) na swoje wyroby. W uzupełnieniu do sprzedaży krajowej PWPW S.A. prowadzi aktywną działalność na rynku międzynarodowym. IV. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Przewidywane rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia obejmuje uzgodnione dni audytowe mieszczące się w: a) II połowie października 2015r. w zakresie norm ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 (re-certyfikacja), b) IV kwartał 2016r. w zakresie ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 (I audyt nadzoru) i ISO 27001:2013 (re-certyfikacja) c) IV kwartał 2017r. w zakresie ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 (II audyt nadzoru) i ISO 27001:2013 (I audyt nadzoru), d) IV kwartał 2018r. w zakresie ISO 27001:2013 (II audyt nadzoru). 2. Miejscem wykonania zamówienia będą 4 lokalizacje PWPW S.A. w Warszawie. 3. Audyty wszystkich systemów powinny być przeprowadzone w jednym wspólnym terminie. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Z ubiegania się o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1. oferentów, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę nie wykonując zamówienia złożonego przez PWPW S.A. lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, 2. oferentów, spółki osobowe i osoby prawne, o których powzięto informację, że działają z naruszeniem prawa, są nierzetelne lub mało wiarygodne, 3. oferentów, w stosunku do których stwierdzono, że dostarczone przez nich informacje istotne w sprawie są nieprawdziwe, 4. oferentów, w tym osoby fizyczne, spółki osobowe i osoby prawne, które zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, za przestępstwo popełnione w związku Strona 2 z 6
z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U.: 2013.907), przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ WYMAGANYCH OD OFERENTA Oferent przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia obowiązany jest złożyć oświadczenie, iż: 1. Jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym. 2. Jest gotowy zrealizować przedmiot oferty zgodnie z wymogami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 3. Posiada uprawnienia do świadczenia usług w zakresie przewidzianym w postępowaniu, jak również niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także personel zdolny do wykonania zamówienia. 4. Aktualni członkowie władz/organów nie byli prawomocnie skazani za przestępstwo: a) popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, b) popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, c) przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, d) przeciwko obrotowi gospodarczemu lub skarbowe, e) udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego. 5. Zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji technicznych, technologicznych i organizacyjnych Zamawiającego oraz innych, które pozyska w trakcie przygotowywania oferty i pracy na rzecz Zamawiającego, a ujawnienie których bez zgody Zamawiającego mogłoby narazić go na szkody. Zobowiązanie to obejmuje pracowników oferenta, w trakcie przygotowania oferty, jak również po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia. 6. W przypadku wyboru jego oferty będzie przestrzegał obowiązującej na terenie Zamawiającego Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz przepisów Zamawiającego, w szczególności z zakresu ruchu osobowego i materiałowego, bezpieczeństwa informacji oraz BHP i ochrony środowiska, oraz że wskazani do przeprowadzenia audytu audytorzy podpiszą oświadczenie o zachowaniu poufności informacji. VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA DOKUMENTÓW 1. Wszelkiego rodzaju dokumenty (oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp.) Zamawiający i oferenci przekazują w formie pisemnej, chyba że Zamawiający dopuści inną formę (np. e-mail). 2. Dokument uważa się za złożony w terminie, jeżeli jego treść dotarła do Zamawiającego przed upływem wymaganego terminu. 3. Do kontaktów z oferentami upoważniony jest: Kierownik Zespołu Wsparcia Procesów ZSZ p. Marzena Kądziela, tel. 22-23-52-133, e-mail m.kadziela@pwpw.pl 4. Każdy oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści niniejszej specyfikacji. Pytania oferentów mogą mieć formę e-mailową. Pytania należy kierować na adres Zamawiającego z dopiskiem: OFERTA Certyfikacja ZSZ. 5. Zamawiający będzie przekazywał ewentualne wyjaśnienia dotyczące rozumienia treści niniejszej specyfikacji do wszystkich oferentów bez ujawniania danych oferenta, który wystąpił z pytaniem. VIII. TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ 1. Oferenci będą związani ofertą przez okres 120 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA I SKŁADANIA OFERT 1. Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w niniejszej specyfikacji i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 2. Zamawiający oczekuje odniesienia się przez oferentów do wszystkich wymogów zawartych w niniejszej specyfikacji, jak również żąda doprecyzowania lub uzupełnienia powyższych wymogów, w przypadku, gdy zdaniem oferenta, działającego z najwyższą starannością i fachowością, takie doprecyzowanie lub uzupełnienie Strona 3 z 6
jest wskazane lub konieczne. 3. Oferenci są odpowiedzialni za ustalenie zakresu ilościowego i rzeczowego prac koniecznych dla właściwego wykonania zamówienia. 4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, trwałą i czytelną techniką. Zamawiający dopuszcza, aby dokumenty potwierdzające posiadanie akredytacji były przedłożone w oryginalnej wersji językowej. 5. Każdy z oferentów może złożyć na danym etapie postępowania tylko jedną ofertę. Nie jest dopuszczalne składanie ofert częściowych lub wariantowych oraz korzystanie z podwykonawców. 6. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania oferenta, zgodnie z wypisem z właściwego rejestru albo ewidencji bądź przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. 7. Wszystkie dokumenty składane przez oferentów powinny być oryginałami. W przypadku braku oryginału dokumentu, kopia winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby podpisujące ofertę. 8. Oferta winna być umieszczona w trwale zaklejonej i opieczętowanej kopercie z adresem zwrotnym, uniemożliwiającej bezśladowe otworzenie (np. podpisana na wszystkich połączeniach). Oferent poniesie wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty, a Zamawiający w żadnym przypadku nie będzie zobowiązany do pokrycia lub nie będzie odpowiedzialny za te koszty, niezależnie od wyniku postępowania. 9. Wszystkie strony oferty (łącznie z załącznikami) powinny być ponumerowane i zszyte, w sposób uniemożliwiający wysunięcie się którejkolwiek ze stron; oferta powinna zawierać spis treści. 10. Ujawnienie nieprawdziwości danych dostarczonych przez oferenta lub niespełnienie któregokolwiek z warunków określonych w SIWZ może stanowić podstawę odrzucenia oferty. 11. Ryzyko uchybienia wymaganiom dotyczącym złożenia oferty ponosi wyłącznie oferent. 12. Wszystkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 13. Cena oferty jak i wszystkich jej składników powinna być podana w PLN netto. 14. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa oferenta powinny zostać przekazane w taki sposób, by Zamawiający mógł z łatwością określić zakres informacji objętych tajemnicą. 15. Treść oferty powinna co najmniej zawierać: a) Łączną cenę netto audytu re-certyfikacyjnego wraz z audytami nadzoru. b) Ewentualne koszty dodatkowe wynikające ze złożonej oferty (np. transport, zakwaterowanie audytorów) lub jednoznaczne potwierdzenie zawarcia ich w zaoferowanej cenie. c) Warunki przeprowadzenia audytu re-certyfikacyjnego oraz audytów nadzoru włącznie z liczbą dni audytowych oraz liczbą uczestniczących audytorów. d) Rekomendacje firm certyfikowanych przez oferenta o liczbie zatrudnionych powyżej 500 pracowników bądź rekomendacje firm certyfikowanych przez oferenta o podobnym zakresie produkcji do Zamawiającego oraz liczbie zatrudnionych powyżej 250 pracowników (akceptowalną formą są kserokopie rekomendacji wystawionych na piśmie dla jednostki certyfikacyjnej, zawierające jednoznaczne informacje dotyczące podmiotu wystawiającego rekomendację). e) Potwierdzenie posiadania uprawnień do przeprowadzania certyfikacji akredytowanej na zgodność z normami ISO 9001, ISO 14001,OHSAS 18001, ISO 27001 oraz ISO 22301:2012. f) Pisemne zobowiązanie uzyskania akredytacji na zgodność z normą ISO 22301:2012, w przypadku braku uprawnień oferenta do przeprowadzania certyfikacji akredytowanej, zgodnie z częścią III ust. 4 SIWZ w terminie umożliwiającym certyfikację PWPW S.A.. g) Zapewnienie, że audytorzy dedykowani do przeprowadzenia audytu w PWPW S.A. przed rozpoczęciem czynności audytowych podpiszą stosowne oświadczenie o zachowaniu poufności informacji, z którymi zapoznają się w trakcie realizacji umowy. 16. Do oferty oferent powinien załączyć: a) aktualny (nie starszy niż 3-miesięczny) odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do właściwej ewidencji, b) zaświadczenie o nadaniu numeru NIP oraz REGON, c) oświadczenia oferenta wskazane w części VI SIWZ, d) informacje np. w formie dodatkowego oświadczenia załączonego do oferty na temat swego doświadczenia w zakresie certyfikacji systemów zarządzania zgodnie z kryteriami ujętymi w części XI ust.1 lit. b) SIWZ. Strona 4 z 6
X. SPOSÓB,MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Ofertę wstępną należy złożyć w recepcji PWPW S.A. (00-222 Warszawa, ul. Sanguszki 1, wejście od ul. Wójtowskiej) lub przesłać na adres Spółki. Oferta powinna być oznaczona w następujący sposób: Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. ul. Sanguszki 1 00-222 Warszawa z dopiskiem OFERTA RE-CERTYFIKACJA ZSZ Nie otwierać przed dniem 1 kwietnia 2015r. 2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za terminowość działania poczty, poczty e-mail lub innych osób pośredniczących w przekazywaniu przesyłki. 3. Termin składania ofert upływa w dniu 31 marca 2015r. o godzinie 15.00. 4. Oferty doręczone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone oferentom bez otwierania (decyduje data wpływu). 5. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 1 kwietnia 2015r. bez udziału oferentów. 6. O dalszych czynnościach w ramach postępowania, w tym o przewidywanym terminie uzgodnień i negocjacji z oferentami, Zamawiający poinformuje oferentów w formie pisemnej po otwarciu ofert. XI. KRYTERIA I WYBÓR OFERTY 1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert spełniających wymagania formalne, kierując się następującymi kryteriami: a) cena całkowita netto oferenta, b) doświadczenie oferenta w zakresie certyfikacji systemów zarządzania ocenione na podstawie niżej wymienionych kryteriów: czas działania oferenta na rynku certyfikacji systemów zarządzania, czas posiadania akredytacji poszczególnych systemów, łączna liczba przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 500 pracowników oraz łączna liczba firm certyfikowanych przez oferenta o podobnym zakresie produkcji do Zamawiającego i liczbie zatrudnionych powyżej 250 pracowników, w których oferent przeprowadził audyty systemowe, rekomendacje firm certyfikowanych przez oferenta o liczbie zatrudnionych powyżej 500 pracowników oraz rekomendacje firm certyfikowanych przez oferenta o podobnym zakresie produkcji do Zamawiającego i liczbie zatrudnionych powyżej 250 pracowników. 2. Zamawiający wybierze ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy bilans kryteriów wskazanych w ust. 1. przy czym kryterium ceny stanowi 70% udziału, a doświadczenie 30%. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia przed dokonaniem wyboru oferty negocjacji handlowych. XII. PRZYJĘCIE OFERTY Przyjęcie oferty przez Zamawiającego w celu zawarcia umowy następuje w formie zamówienia lub pisemnego oświadczenia złożonego wybranemu Wykonawcy przez Zamawiającego wskazującego jednoznacznie na przyjęcie jego oferty, mającego miejsce po zakończeniu wszystkich czynności prawnych i faktycznych przewidzianych w postępowaniu (w tym uzyskanie opinii lub zgód korporacyjnych wymaganych Statutem PWPW S.A.). XIII. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY 1. Zamawiający skontaktuje się z wybranym oferentem w celu uzgodnienia szczegółowych warunków zawarcia umowy dotyczącej realizacji projektu. 2. Umowa zostanie zawarta z wybranym oferentem w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, w okresie związania ofertą. XIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie w każdym czasie prawo do: 1) zmiany warunków postępowania o udzielenie zamówienia lub treści SIWZ, 2) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru i przyjęcia którejkolwiek z ofert, Strona 5 z 6
3) prowadzenia negocjacji tylko z wybranymi oferentami, 4) unieważnienia wyników postępowania bez podania przyczyny. 2. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej, a wniesione przez oferentów odwołania/protesty itp. Zamawiający może pozostawić bez rozpatrzenia. 3. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2013.907). Strona 6 z 6