UNIWERSYTET RZESZOWSKI KATEDRA INFORMATYKI LABORATORIUM TECHNOLOGIA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH W BIOTECHNOLOGII Aplikacja bazodanowa: Cz. I Rzeszów, 2010 Strona 1 z 16
APLIKACJA BAZODANOWA MICROSOFT ACCESS Pojęcie bazy, projektowanie tabel, definiowanie relacji Baza danych: Jest zbiorem informacji związanych z pewnym tematem lub zadaniem. Przykładem baz danych są: książka telefoniczna, katalog z historiami chorób pacjentów, zamówienia klientów, ewidencja zbioru nagrań, segregator z danymi osobowymi pracowników firmy. Tego typu bazy danych są przechowywane na papierze, zatem organizowanie i koordynowanie pochodzących z nich informacji zajmuje dużo czasu i pracy. Istnieje obecnie wiele programów komputerowych stanowiących system zarządzania bazą danych w formie elektronicznej, na przykład Dbase, Fox Pro, Access. W przeciwieństwie do papierowych baz danych, nie tylko umożliwiają one przechowywanie zebranych informacji w jednym miejscu, ale także przyśpieszają i ułatwiają dostęp do informacji, pozwalają na porządkowanie danych według różnych kryteriów, umożliwiają szybką zmianę formy prezentacji danych, dają możliwość uzyskiwania unikalnych zestawów danych oraz grupowania danych i dokonywania obliczeń na danych liczbowych, skracają czas dodawania, uzupełniania, modyfikowania i usuwania elementów danych. Jednym z programów przeznaczonych do zarządzania bazą danych jest Microsoft Access, który pracując pod kontrolą systemu Windows daje możliwość swobodnego przenoszenia danych między Access a innymi aplikacjami. Access jest przeznaczony do zarządzania relacyjnymi bazami danych. Co oznacza, że przy jego użyciu można gromadzić dane o różnym zakresie tematycznym przechowując je w oddzielnych tabelach, a następnie łączyć je dzięki utworzonym między tabelami powiązaniom (relacjom). System zarządzania bazami danych: Ułatwia dostęp do wybranych informacji; Pozwala na porządkowanie i filtrowanie informacji; Umożliwia szybką zmianę formy prezentacji danych; Skraca czas dołączania, uzupełniania, modyfikowania i usuwania zestawów danych. Strona 2 z 16
W Accessie dane przechowywane są w tabelach. Tabela ma układ wierszy (rekordów) i kolumn (pól). Program Access pozwala wykonywać następujące czynności: 1. Dodawanie nowych danych do bazy danych, 2. Edytowanie istniejących danych w bazie danych, 3. Usuwanie informacji, 4. Organizowanie i przeglądanie danych na różne sposoby, 5. Udostępnianie danych za pomocą raportów, wiadomości e-mail, sieci intranet lub Internet. Do wykonywania powyższych czynności służą takie obiekty jak: Tabele do przechowywania danych oraz definiowania relacji. Kwerendy - inaczej zapytania, służą do uzyskiwania zestawów danych niedostępnych bezpośrednio w tabelach oraz do wykonywania obliczeń. Formularze - głównie do wprowadzania danych; są przystosowane do innej niż tabelowa formy prezentacji danych oraz do wprowadzania danych. Użytkownik ma wpływ na szatę graficzną i położenie wyświetlanych informacji. Raporty - do drukowania informacji na papierze. Umożliwiają automatyczne grupowanie i podsumowywanie danych. Makra i moduły stanowią obiekty pomocnicze ułatwiające i przyśpieszające wykonywanie rutynowych czynności związanych z obsługą bazy danych. Projektowanie bazy danych etapy: 1) Określanie celu, jakiemu ma służyć baza danych. 2) Wyszukiwanie i organizowanie potrzebnych informacji. 3) Dzielenie informacji na tabele (informacje należy podzielić na główne jednostki lub tematy, takie jak Klienci czy Producenci). Następnie każdy temat stanie się tabelą. 4) Przekształcanie elementów informacji w kolumny. 5) Wybór informacji, które mają być przechowywane w poszczególnych tabelach. Każdy element stanie się polem i będzie wyświetlany jako kolumna w tabeli. Tabela Pracownicy może na przykład zawierać pola Nazwisko i Data zatrudnienia. Strona 3 z 16
6) Określanie kluczy podstawowych (należy wybrać klucz podstawowy dla każdej tabeli). Klucz podstawowy to kolumna używana do unikatowej identyfikacji poszczególnych wierszy. Może nim być na przykład identyfikator klienta lub identyfikator produktu. 7) Tworzenie relacji pomiędzy tabelami. 8) Udoskonalanie projektu. 9) Sprawdzenie projektu pod kątem błędów. Trzeba utworzyć tabele i dodać kilka rekordów przykładowych danych oraz sprawdzić, czy tabele umożliwiają otrzymywanie oczekiwanych wyników. W razie potrzeby należy skorygować projekt. Celem ćwiczeń jest zaprojektowanie i utworzenie bazy danych wspierającej pracę hurtowni przeciwciał, zawierającej dane o: Produktach (przeciwciałach) znajdujących się w ofercie hurtowni, Klientach zaopatrujących się w hurtowni, Zamówieniach poszczególnych produktów przez klientów. Założenia: 1. Hurtownia oferuje szereg różnych produktów; 2. Klient może wielokrotnie zaopatrywać się w hurtowni; 3. Każdy produkt może być wielokrotnie zamawiany przez dowolnych klientów; 4. Data realizacji zamówienia nie może być mniejsza od daty wykonania zamówienia. Tabele występujące w bazie: Produkty: - Id przeciwciała - Nazwa handlowa - Nazwa chemiczna - Producent - Dilution - Cena za opakowanie - Krótki opis Klienci: - Nr klienta - Nazwa firmy - Miasto Projekt bazy danych Strona 4 z 16
- Ulica - Numer - Mieszkanie - Kod pocztowy - Telefon Zamówienia: - Id zamówienia - Nr klienta - Id przeciwciała - Data zamówienia - Data realizacji - Wartość zamówienia Wymagane więzy integralności: Uruchamianie programu: Aby uruchomić program Access należy po uruchomieniu systemu Windows kliknąć przycisk Start w lewym dolnym rogu ekranu. Potem z rozwiniętego menu wybrać opcję Wszystkie programy i dalej wybrać ikonę Microsoft Access. Tworzenie pustej bazy danych: Po pierwszym uruchomieniu programu Access wyświetlona zostanie strona Wprowadzenie do programu Microsoft Office Access. W obszarze Nowa pusta baza danych kliknąć przycisk Pusta baza danych. W okienku Pusta baza danych wpisać nazwę pliku w polu Nazwa pliku (HURTOWNIA.accdb). Zapisać plik w lokalizacji podanej przez prowadzącego - kliknąć przycisk Przeglądaj w poszukiwaniu lokalizacji w celu umieszczenia w niej bazy danych Strona 5 z 16
obok pola Nazwa pliku i przejść do wskazanej lokalizacji, a następnie kliknąć przycisk OK. Kliknąć przycisk Utwórz. Praca z tabelami: Każdą tabelę można oglądać w dwóch widokach: w widoku arkusza danych oraz w widoku projektu. Widok arkusza danych służy do wprowadzania danych do tabel (wypełnianie zawartością), natomiast widok projektu służy do zdefiniowania struktury tabeli (nazwy pól i typy danych). Bezpośrednio po utworzeniu bazy danych HURTOWNIA w oknie programu widoczne będzie okno bazy danych z pustą tabelą o nazwie Tabela1, która zostanie otwarta w widoku arkusza danych. Kursor zostanie umieszczony w pierwszej pustej komórce w kolumnie Dodaj nowe pole. Włączyć widok projektu dla tabeli Tabela1. Na karcie Narzędzia główne w grupie Widoki rozwinąć menu Widok i wybrać opcję Widok projektu: Strona 6 z 16
W otwartym oknie dialogowym Zapisywanie jako wpisać nazwę pierwszej tabeli: Produkty. Aby przełączyć się na widok projektu można również kliknąć prawym przyciskiem myszy tabelę w okienku nawigacji, a następnie wybrać opcję Widok projektu. Zostanie wyświetlony monit o podanie nazwy nowej tabeli, po czym program Access przełączy się do widoku projektu. Tabelę można także utworzyć wybierając przycisk Tabela znajdujący się w grupie Tabele na karcie Tworzenie: Po utworzeniu projektu tabeli należy ją zapisać: kliknąć przycisk pakietu Microsoft Office, a następnie kliknąć polecenie Zapisz. Ustalanie klucza podstawowego Podstawę relacji między tabelami stanowi klucz podstawowy, a może nim być tylko pole zawierające nie powtarzające się wartości. Po wybraniu danego pola (Id przeciwciała) kliknąć na przycisk Klucz podstawowy. Strona 7 z 16
Określanie typu pola Katedra Informatyki Uniwersytetu Rzeszowskiego W górnej części okna znajdują się komórki przeznaczone na wprowadzenie nazw pól, typów danych przechowywanych w pojedynczym polu oraz opis będący szczegółowym komentarzem dotyczącym pola. Nazwa pola i Typ danych są informacjami obowiązkowymi, zaś Opis (komentarz dla pola) jest opcjonalny. Typ danych określa rodzaj danych, które mogą być przechowywane w polu. Każde pole musi mieć ustalony typ. Standardowym typem jest tekst, jednak dostępnych typów jest znacznie więcej: Tekst do przechowywania tekstów lub kombinacji tekstowo-liczbowych (na przykład nazw ulic z numerami domów i mieszkań), jak również liczb nie wykorzystywanych w obliczeniach (numery telefonów, kodów pocztowych, PESEL, NIP); pole o typie Tekst może przechowywać do 255 znaków; Nota do przechowywania długich tekstów, jak notatki czy komentarze; pole o typie Nota może przechowywać ciągi o maksymalnej długości 64 000 znaków; Liczba - pozwala przechowywać w polu tylko liczby. Typu danych Liczba należy używać dla pól przechowujących dane, które będą używane przy obliczeniach matematycznych. Aby zdefiniować określony typ liczbowy, należy ustawić właściwość Rozmiar pola, który może mieć 1, 2, 4 lub 8 bajtów. 1 bajt ma zakres wartości (0, 255), liczba całkowita zakres (-32 768, 32 767) i zajmuje 2 bajty, liczba całkowita długa zakres (-2 147 483 648, 2 147 483 647) zajmuje 4 bajty, liczba rzeczywista pojedynczej precyzji zajmuje 4 bajty, liczba rzeczywista podwójnej precyzji zajmuje 8 bajtów; Data/Godzina stosuje się do przechowywania daty i czasu; Walutowy stosuje się do przechowywania wartości walutowych; dokładność liczby wynosi 15 cyfr dla części całkowitej i 4 cyfry dla części dziesiętnej liczby; Autonumerowanie do generowania unikalnych dla każdego rekordu liczb kolejnych (od 1 wzwyż) lub losowych; autonumer jest wpisywany do arkusza tabeli automatycznie przy wprowadzaniu rekordu; Tak/Nie stosuje się do określenia prawdy lub fałszu; na przykład czy pracownik jest ubezpieczony lub też nie; Obiekt OLE stosuje się do przechowywania obiektów w rodzaju dokumentu programu Microsoft Word, Excel, rysunków typu bmp, itp.; Hiperłącze stosuje się do przechowywania hiperłączy (na przykład odnośników do stron internetowych); Strona 8 z 16
Kreator odnośników tworzy pole kombi pozwalające wybrać wartości z innej tabeli lub z wprowadzonej listy wartości; wybranie tej opcji uruchamia kreatora definiującego powiązanie z tabelą źródłową. Opis nie jest obowiązkowym parametrem pola, jednak pozwala na wyjaśnienie, jakiego rodzaju dane będą przechowywane w polu. Określanie właściwości pola Po wpisaniu nazwy pola aktywna staje się część okna projektowego przeznaczona na określenie właściwości pola. Dla typu Autonumerowanie są one ustawione automatycznie: Rozmiar pola określa rozmiar i typ wartości; standardowo właściwość ta ustala maksymalną liczbę znaków, którą można wprowadzić do pola jednak nie więcej niż 255. Nowe wartości określa czy kolejne numery mają przyrastać o 1, czy też mają być generowane losowo. Format określa sposób wyświetlania wszystkich danych w polu po zakończeniu ich wprowadzania. Tytuł określa nazwę pola wyświetlaną w arkuszu danych tabeli podczas ich oglądania. Indeksowane ustala odpowiedź na pytanie, czy dane z pola mają być indeksowane (indeksowanie ułatwia sortowanie i wyszukiwanie danych, zaś opcja Tak (bez powtórzeń) gwarantuje unikatowość identyfikatora kategorii towaru). Strona 9 z 16
ZAD 1. Katedra Informatyki Uniwersytetu Rzeszowskiego Proszę utworzyć tabelę Produkty i otworzyć w widoku projektu. Należy wprowadzić następujące nazwy pól, typy danych oraz właściwości pola: a) Id przeciwciała typ danych: Autonumerowanie, rozmiar pola: liczba całkowita długa, nowe wartości: przyrostowy b) Nazwa handlowa typ danych: Tekst, rozmiar pola: 120, c) Nazwa chemiczna typ danych: Tekst, rozmiar pola: 120, d) Producent typ danych: Tekst, rozmiar pola: 40, e) Dilution typ danych: Tekst, rozmiar pola: 20, f) Cena za opakowanie typ danych: Walutowy, miejsca dziesiętne: auto, wartość domyślna: 3, reguła sprawdzania poprawności: wartość musi być większa lub równa zero, g) Krótki opis typ danych: Nota. ZAD 2. Utworzyć tabelę Klienci z następującymi nazwami pól, typem danych oraz właściwościami pola: a) Nr klienta typ danych: Autonumerowanie, rozmiar pola: liczba całkowita długa, nowe wartości: przyrostowy, b) Nazwa firmy typ danych: Tekst, rozmiar pola: 40, c) Miasto typ danych: Tekst, rozmiar pola: 40, d) Ulica typ danych: Tekst, rozmiar pola: 40, e) Numer typ danych: Liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa, f) Mieszkanie typ danych: Liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa, g) Kod pocztowy typ danych: Tekst, rozmiar pola: 6, maska wprowadzania: 00-000, h) Telefon typ danych: Tekst, rozmiar pola 8, maska wprowadzania: 00-00-0000. Ustawić klucz podstawowy na pole Nr klienta. Zauważ, że przy nazwie pola Kod pocztowy typ danych jest tekstowy, a właściwości pola mają dodatkowe właściwości: Strona 10 z 16
Maska wprowadzania ustala wzorzec wprowadzania wszystkich danych w polu, to znaczy sposób, w jaki są one wyświetlane podczas wprowadzania. Maskę wprowadzania można ustalić tylko dla typu tekst lub data/godzina. Przykładowe maski: - kod pocztowy, - (000) 000-0000 nr telefonu (041) 341-1222; - >?<????????? wpisane znaki będą przekształcane na pierwszą dużą literę; - > znaki po prawej stronie tego znaku przekształcą się na duże litery; - < znaki po prawej stronie tego znaku przekształcą się na małe litery, - 0 oznacza wprowadzane cyfry, jest wymagane, - 9 oznacza wprowadzane cyfry, nie jest wymagane, - L oznacza wprowadzane litery, jest wymagane, - Aby wyświetlana była spacja, należy wpisać " " -! powoduje, że znaki w masce wprowadzania są wyświetlane od strony prawej do lewej zamiast od lewej do prawej. Znaki wpisywane w masce wprowadzania zawsze wypełniają ją od strony lewej do prawej. Znaku wykrzyknika można użyć w dowolnym miejscu w masce wprowadzania; Wartość domyślna ustala wartość wpisywaną automatycznie w nowym rekordzie; Reguła spr. poprawności określa warunek, który musi być spełniony, aby dana wprowadzona do pola została zaakceptowana; Tekst reguły spr. poprawności to tekst wyświetlany w przypadku próby wprowadzenia w polu danej, która nie spełnia reguły poprawności; Wymagane ustala odpowiedź na pytanie, czy pole musi być obowiązkowo wypełnione, czy też nie; Zerowa długość dozwolona ustala odpowiedź na pytanie, czy dopuścić umieszczenie w polu ciągu znaków o zerowej długości (ciągiem znaków o zerowej długości jest ciąg złożony z dwóch cudzysłowów: ; Kompresja Unicode umożliwia zastosowanie schematu kodowania znaków Unicode dla danych w polu typu Tekst, Nota lub Hiperłącze. Kod Unicode może obsługiwać aż 65 536 znaków. Strona 11 z 16
ZAD 3. Katedra Informatyki Uniwersytetu Rzeszowskiego Proszę utworzyć w arkuszu kalkulacyjnym plik o nazwie Zamówienia.xlsx zawierający następującą tabelę: Id zamówienia Id przeciwciała Nr klienta Data zamówienia Data realizacji Wartość zamówienia Plik zapisujemy w tej samej lokalizacji, w której zapisany jest plik bazy danych HURTOWNIA.accdb. ZAD 4. Zaimportować tabelę Zamówienia, która zapisana jest jako plik Excela. W oknie bazy danych na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie wybierz opcję Importuj arkusz kalkulacyjny programu Excel (przycisk Excel). Po otwarciu okna Pobieranie danych zewnętrznych wskazujemy w polu Nazwa pliku odpowiedni dokument (plik Zamówienia.xls). Wybrać opcję Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych i kliknąć przycisk OK. Po otwarciu okna Kreatora importu arkuszy przechodzimy przez kolejne kroki kreatora importu tabeli. W pierwszym kroku wskazujemy arkusz zawierający tabelę, w następnym należy zaznaczyć opcję: Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn; w kolejnym zaznaczamy opcję Wybieram własny klucz podstawowy wybierając z menu rozwijanego pole(a) przeznaczone na klucz; ostatni krok, to nadanie nazwy importowanej tabeli. Strona 12 z 16
Tabela Zamówienia składa się z następujących pól: a) Id zamówienia - typ danych: Autonumerowanie, rozmiar pola: liczba całkowita długa, nowe wartości: przyrostowy, a) Id przeciwciała typ danych: Liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa, b) Nr klienta typ danych: Liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa, c) Data zamówienia typ danych: Data/Godzina, format: data krótka, maska wprowadzania: 0000-00-00, wartość domyślna: 0000-00-00, d) Data realizacji typ danych: Data/Godzina, format: data krótka, maska wprowadzania: 0000-00-00, wartość domyślna: 0000-00-00, h) Wartość zamówienia - typ danych: Walutowy, miejsca dziesiętne: auto, wartość domyślna: 50. Ustawić klucz podstawowy na pole Id zamówienia. Sprawdzić, czy wszystkie typy pól w zaimportowanej tabeli zgadzają się z założeniami. We właściwościach tabeli w widoku projektu ustawić ograniczenie wprowadzania daty realizacji mniejszej od daty zamówienia. Strona 13 z 16
Relacje w bazie danych Baza danych przechowuje informacje w tabelach. Każda tabela zawiera ściśle określony rodzaj informacji, nie powtarzający się w innych tabelach. Aby możliwe było łączenie danych z różnych tabel, tworzy się między tabelami powiązania zwane relacjami. Relacje umożliwiają łączenie danych z różnych tabel oraz pozwalają na powiązane aktualizacje bądź usuwanie informacji. Relacje definiuje się za pomocą pola (pól) występujących w obu powiązanych ze sobą tabelach. Wśród relacji można wyróżnić relacje typu: jeden-do-jednego, jeden-do-wielu oraz wiele-do-wielu. Należy skorzystać z pomocy wbudowanej w programie Access, aby zapoznać się z wyjaśnieniami dotyczącymi typów relacji. Po kliknięciu przycisku Microsoft Office Access Pomoc (F1) na wstążce otworzy się okno Access -- Pomoc, gdzie wpisujemy interesujący nas temat, i klikamy na Wyszukaj. Wpisz: Relacje w bazie danych; następnie wybierz Tworzenie, edytowanie lub usuwanie relacji. ZAD 5. Ustawić relacje (powiązania między tabelami): a) na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknąć przycisk Relacje, b) otwarte zostanie okno dialogowe Pokazywanie tabeli, klikamy nazwy poszczególnych tabel, a następnie przycisk Dodaj, c) tabelę Zamówienia ustawić pomiędzy Produkty i Klienci, d) utworzyć relację pomiędzy tabelą Produkty i Zamówienia: nacisnąć przycisk myszy na polu Id przeciwciała w tabeli Zamówienia i przeciągnąć kursor myszy na pole Id przeciwciała w tabeli Produkty. Wybrać opcję Wymuszaj więzy integralności (celem zabezpieczenia bazy przed utratą spójności danych), zaś typ sprzężenia wybrać 3: Uwzględnia wszystkie rekordy z Zamówienia i tylko te rekordy z Produkty, dla których sprzężone pola są równe. e) ustawić relację pomiędzy tabelą Klienci i Zamówienia: nacisnąć przycisk myszy na polu Nr klienta w tabeli Zamówienia i przeciągnąć kursor myszy na pole Nr klienta w tabeli Klienci. Wybrać opcję Wymuszaj więzy integralności, zaś typ sprzężenia wybrać 3: Uwzględnia wszystkie rekordy z Zamówienia i tylko te rekordy z Klienci, dla których sprzężone pola są równe. Strona 14 z 16
Kliknięcie przycisku Edytuj relacje na karcie Projektowanie daje możliwość ustawień relacji między tabelami Zamówienia i Produkty oraz relacji między tabelami Zamówienia i Klienci. Więzy integralności zapewniają poprawność relacji między rekordami powiązanych tabel. Włączone opcje Kaskadowo aktualizuj pola pokrewne i Kaskadowo usuń rekordy pokrewne służą do automatycznej zmiany bądź wykasowania danych w tabelach związanych relacją. Wymuszenie więzów integralności spowodowało, pojawienie się wyraźnej informacji o tym, że relacja ma typ jeden-do-wielu w postaci symbolu: 1 przy polu klucza podstawowego oraz symbolu przy drugim polu. ZAD 6. Proszę wprowadzić przykładowe dane do poszczególnych tabeli bazy HURTOWNIA, zaznaczając wybraną tabelę, klikając prawym klawiszem myszy oraz wybierając z menu kontekstowego przycisk Otwórz. Strona 15 z 16
Dla poszczególnych tabeli należy utworzyć m. in. dane spełniające następujące kryteria, celem wykorzystania ich w dalszej części ćwiczeń: Tabela Klienci: Firmy rozpoczynające się literą K Tabela Produkty: Produkty o wartości większej niż 1000 PLN Tabela Zamówienia: Zamówienia, dla których brak daty realizacji Zamówienia, dla których data zamówienia miała miejsce dawniej niż rok temu. Strona 16 z 16