Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 113/2014 Burmistrza Miasta Chodzieży z dnia 4 sierpnia 2014 r. P R O C E D U R A windykacji należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny w Urzędzie Miejskim w Chodzieży 1. Cel wprowadzenia procedury Wprowadzenie procedury ma na celu usystematyzowanie czynności windykacyjnych w Urzędzie Miejskim w Chodzieży podejmowanych w stosunku do należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny i stanowiący dochód Gminy Miejskiej w Chodzieży. 2. Przedmiot i zakres stosowania Przedmiotem procedury jest przedstawienie postępowania windykacyjnego w Urzędzie Miejskim w Chodzieży zmierzającego do wyegzekwowania niezapłaconych w terminie należności cywilnoprawnych. Procedurą objęte są czynności windykacji należności głównej oraz kosztów ubocznych to jest odsetek od nieterminowych wpłat, kosztów postępowania sądowego, kosztów egzekucyjnych. 3. Definicje i terminologia oraz używane skróty 1. Należność cywilnoprawna uprawnienie do otrzymania w określonym terminie, określonego świadczenia pieniężnego od osoby fizycznej lub prawnej. 2. Dłużnik - osoba prawna lub fizyczna zobowiązana do uregulowania wobec wierzyciela zobowiązania pieniężnego, wynikającego z istniejącego między nimi stosunku prawnego. 3. Wierzyciel -Gmina Miejska w Chodzieży uprawniona do otrzymania świadczenia pieniężnego od osoby fizycznej lub prawnej, to jest dłużnika. 4. Egzekucja sądowa postępowanie prowadzone w sprawach cywilnych w celu zaspokojenia wymagalnego roszczenia wierzyciela. Egzekucję sądową wszczyna się na wniosek wierzyciela. Podstawą wszczęcia egzekucji jest tytuł egzekucyjny, czyli dokument stwierdzający istnienie i zakres roszczenia ( np. orzeczenie sądowe) zaopatrzony w tzw. klauzulę wykonalności, która oznacza, że tytuł uprawnia do egzekucji np. roszczeń pieniężnych w drodze zajęcia i sprzedaży nieruchomości. Organami egzekucyjnymi są sąd i komornik. 4. Wykaz odpowiedzialności 1.Wydział Architektury i Gospodarki Terenami Odpowiada za prawidłowe i terminowe dokonywanie wyliczania kwoty przypisów (obciążeń) na kontach najemców, dzierżawców, użytkowników wieczystych oraz innych osób fizycznych i prawnych, a także terminowe przekazywanie do Wydziału Finansów zbiorczych zestawień potwierdzających należności Gminy, to jest umów cywilnoprawnych w szczególności za dzierżawy, akty notarialne sprzedaży nieruchomości, decyzje administracyjne, porozumienia wynikające z przekształcenia prawa wieczystego użytkowania w prawo własności. Termin przekazania informacji o przypisach i odpisach na dany rok do Wydziału Finansów ustala się na dzień 31 stycznia. Natomiast wszelkie informacje o przypisach i odpisach dokonywanych w ciągu roku należy przekazywać na bieżąco nie później niż w terminie 14 dni od daty otrzymania aktu notarialnego, umowy, bądź innej informacji. W terminie do 15 marca każdego roku należy przekazać informacje o najemcach (użytkownikach wieczystych) w stosunku do których w wyniku zawartych umów i decyzji powstaje obowiązek podatkowy VAT, a w terminie do 25 marca każdego roku z tytułu opłaty rocznej wieczystego użytkownika gruntu.
2. Wydział Gospodarki Komunalnej Odpowiada za prawidłowe i terminowe przekazywanie do Wydziału Finansów dokumentów stwierdzających należności Gminy za najem i dzierżawę lokali użytkowych, wynajem pomieszczeń i innych. Termin przekazania informacji o przypisach i odpisach na dany rok do Wydziału Finansów ustala się na dzień 31 stycznia. Natomiast wszelkie informacje o przypisach i odpisach dokonywanych w ciągu roku należy przekazywać na bieżąco nie później niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy, bądź innej informacji. 3. Straż Miejska Odpowiada za terminowe wykonywanie czynności windykacyjnych i wszczynanie postępowań egzekucyjnych w zakresie nakładanych mandatów oraz opłat z tytułu strefy płatnego parkowania. 4. Wydział Finansów Odpowiada za terminowe wykonywanie czynności windykacyjnych w zakresie wieczystego użytkowania, dzierżaw, przekształcania prawa własności, najmu, obrotu nieruchomościami, reklamy, odszkodowań i innych. Prowadzi ewidencję księgową w ramach posiadanego oprogramowania, monitoruje stan należności. W przypadku braku wpłaty należności w określonym terminie wysyła wezwanie do zapłaty. 5. Radca Prawny Odpowiada za terminowe i systematyczne sporządzanie pozwów do sądu w celu uzyskania tytułów egzekucyjnych na podstawie przekazanych przez pracowników Wydziału Finansów i innych wydziałów materiałów dowodowych wraz z wnioskiem według wzoru określonego w załączniku 1a. Sprawy na drogę sądową Raca Prawny winien kierować w ciągu dwóch miesięcy od daty otrzymania wniosku wraz z kompletem dokumentów. Radca Prawny przed terminem złożenia pozwu informuje Wydział Finansów, o wysokości opłat sądowych właściwości ich uiszczenia oraz terminie zapłaty. Potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej dołącza się w kopii lub kserokopii potwierdzonej za zgodność do oryginału pozwu. Postępowanie egzekucyjne Radca Prawny wszczyna w terminie jednego miesiąca od otrzymania klauzuli wykonalności do orzeczenia sądowego. 5. Tryb postępowania 1. Podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (zgodnie z kodeksem cywilnym i kodeksem postępowania cywilnego): 1) dokonanie przez Wydział Finansów przypisów i odpisów na kontach dłużników na podstawie dokumentów źródłowych w terminie 14 dni od daty otrzymania materiałów z komórki merytorycznej, 2) kontrole terminowej realizacji należności po zaksięgowaniu na koniec miesiąca wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających na koniec analizowanego miesiąca dokonuje właściwy pracownik Wydziału Finansów, 3) po dokonaniu analizy zadłużenia kontrahentów osoba zajmująca się ewidencją należności wysyła wezwanie do zapłaty, 4) należności stają się wymagalne w dniu następnym po upływie terminu płatności, o ile nie jest to niedziela lub inny ustawowy dzień wolny od pracy. Wówczas termin wymagalności będzie w przypadający po dniu wolnym, dzień powszedni, 5) w przypadku nieterminowego uregulowania należności naliczane są odsetki za zwłokę (odsetki ustawowe) do dnia uiszczenia zaległości, które ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty,
6) dłużnik mający kilka długów tego samego rodzaju może przy spełnieniu wskazać, który dług chce zapłacić. Jednakże to co przypada na poczet danego długu, należy zaliczyć przede wszystkim na związane z tym długiem zaległe należności uboczne ( odsetki itp.) oraz zalegające świadczenia główne. Jeżeli nie wskaże, wówczas wpłatę zalicza się przede wszystkim na poczet najdawniejszego wymagalnego długu. 2. Wezwanie do zapłaty 1) wezwanie do zapłaty wysyła się do dłużników, którzy nie dotrzymują terminów zapłaty należności, 2) pierwsze wezwanie do zapłaty należy wysłać w ciągu dwóch miesięcy po upływie ostatniego dnia miesiąca, w którym upłynął termin płatności. 3) w przypadku zagrożenia przedawnieniem, należy niezwłocznie wysłać jedno wezwanie do zapłaty z oznaczeniem 14 dni terminu zapłaty, 4) wezwanie do zapłaty zawierać powinno: a) imię i nazwisko, adres dłużnika lub dłużników, b) kwotę należności głównej, informację o naliczeniu odsetek za zwłokę, c) termin płatności należności, d) podstawę prawną, e) numer rachunku bankowego, na który należy wpłacić należność, f) informację o zagrożeniu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, w przypadku braku zapłaty w terminie wskazanym w wezwaniu, od dnia odbioru wezwania, 5) wezwanie sporządza się w dwóch egzemplarzach, 6) wezwanie wysyła się za pośrednictwem Poczty Polskiej, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub pracownika zatrudnionego w Urzędzie Miejskim, 7) w przypadku nie otrzymania potwierdzenia odbioru wezwania pracownik prowadzący windykację wysyła najpóźniej w terminie dwóch miesięcy ponownie wezwanie lub składa reklamację do Poczty Polskiej za brak odcinka zwrotnego, 8) otrzymane potwierdzenia odbioru podpina się pod kopie wezwań i przechowuje się w aktach sprawy dłużnika u pracownika prowadzącego windykację oraz dokumenty dotyczące skierowania na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego, 9) wezwanie podpisuje pracownik prowadzący windykację. 3. Kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego 1) przed skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego, pracownik na stanowisku merytorycznym, sporządza zestawienie należności, podpisywane przez kierowników poszczególnych wydziałów 2) zestawienie należności, wydruk z karty kontowej, wraz z dokumentacją z przeprowadzonej windykacji, numer PESEL lub NIP dłużnika oraz kserokopie dokumentów potwierdzających zobowiązanie tj. umowa, akt notarialny, decyzja, faktura itp., a także wniosek według załącznika nr 1a przekazywane są do Radcy Prawnego celem skierowania ich na drogę postępowania sądowego, 3) oryginały dokumentów przekazywanych na drogę postępowania sądowego winny posiadać podpisy osób odpowiedzialnych, a w aktach Urzędu powinny pozostać potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów, 4) kserokopie dokumentów przekazywanych do Radcy Prawnego potwierdzane są przez niego za zgodność z oryginałem, 5) pracownicy przekazują wnioski wraz z niezbędną dokumentacją do Radcy Prawnego w terminie trzech miesięcy od daty otrzymania potwierdzenia odbioru wezwania do zapłaty, 6) Radca Prawny w wyniku analizy dokumentów może zażądać ich uzupełnienia w terminie 7 dni, 7) Radca Prawny kopię składanego pozwu niezwłocznie przekazuje do osoby składającej wniosek o wszczęcie postępowania sądowego, 8) Radca Prawny w terminie 14 dni od daty otrzymania prawomocnego orzeczenia Sądu przekazuje informację do właściwych komórek merytorycznych. Informację tą zastępuje przekazanie w w/w terminie kserokopii orzeczenia Sądu,
9) do dłużników, którzy pomimo prawomocnego orzeczenia Sądu nie dokonali zapłaty Radca Prawny wysyła w ciągu dwóch miesięcy od daty otrzymania prawomocnego orzeczenia wezwanie do zapłaty z zastrzeżeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu zapłaty, 10) W celu ustalenia postępu windykacji spraw objętych postępowaniem sądowym i egzekucyjnym Radca Prawny jest zobowiązany do składania pisemnej informacji, w terminach do 31 stycznia i 31 lipca roku następnego, Skarbnikowi Miasta. 4. Kierowanie sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego 1) w przypadku brak wpłaty w terminie określonym w wezwaniu, o jakim mowa w pkt. 5.3.9, pracownik merytoryczny informuje Radcę Prawnego o zaistniałej sytuacji, celem złożenia przez niego wniosku o wszczęcie egzekucji sądowej, 2) Radca Prawny po otrzymaniu informacji o braku reakcji na wezwanie, w terminie jednego miesiąca występuje do Sądu z wnioskiem o nadanie orzeczeniu sądowej klauzuli wykonawczej. Kopię wniosku Radca Prawny przekazuje do pracownika merytorycznego prowadzącego windykację, 3) po otrzymaniu Postanowienia Sądu wraz z klauzulą wykonalności stanowiącą tytuł wykonawczy, Radca Prawny w terminie jednego miesiąca występuje z wnioskiem do właściwego Komornika Sądowego z wnioskiem o wszczęcie egzekucji, dołączając do niego oryginał tytułu wykonawczego. Wniosek podpisuje Burmistrz Miasta Chodzieży lub Radca Prawny w ramach posiadanego pełnomocnictwa Burmistrza. 4) Radca Prawny kopię wniosku egzekucyjnego oraz wszelką korespondencję istotną dla prowadzonych postępowań sądowych i egzekucyjnych, zwłaszcza wezwania do uiszczenia zaliczek, postanowienia i zawiadomieni, przekazuje niezwłocznie do pracownika prowadzącego windykacje. 5. Wystawianie tytułów wykonawczych z tytułu niezapłaconych mandatów nakładanych przez Straż Miejską i niezapłaconych opłat z tytułu strefy płatnego parkowania 1) Przed wystawieniem tytułu wykonawczego pracownik prowadzący windykację sprawdza, czy zaległość z tytułu mandatu wpłynęła na rachunek bankowy Gminy Miejskiej. 2) Tytuł wykonawczy pracownik sporządza na druku określonym w art. 27 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Tytuły wykonawcze są numerowane narastająco w danym roku kalendarzowym i ewidencjonowane w prowadzonej do tego celu ewidencji tytułów wykonawczych. 3) Do tytułów wykonawczych pracownik dołącza ewidencję tytułów wykonawczych sporządzoną według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 8 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 4) Pracownik sporządza tytuły i ewidencję tytułów wykonawczych w dwóch egzemplarzach: a) oryginał otrzymuje urząd skarbowy, b) kopia pozostaje w aktach. 5) Odesłaną przez urząd skarbowy ewidencję tytułów wykonawczych pracownik wpina do ewidencji tytułów wykonawczych. 6) W celu ustalenia postępu egzekucji należności objętych tytułem wykonawczym pracownik prowadzący windykację danego rodzaju należności, zobligowany jest do uzyskania raz w roku tj. w terminie do dnia 31 stycznia za rok ubiegły pisemnej informacji z urzędu skarbowego o stopniu realizacji wystawionych przez niego tytułów. 7) W przypadku dokonania przez zobowiązanego wpłaty na poczet należności objętej tytułem wykonawczym pracownik prowadzący windykację przesyła niezwłocznie aktualizację tytułu wykonawczego o zmianie stanu należności do działu egzekucyjnego właściwego urzędu skarbowego. 6. Ulgi Ulgi w spłacie zobowiązań cywilnoprawnych są udzielane na podstawie uchwały nr XLIX/426/2014 Rady Miejskiej w Chodzieży z 26.06.2014 r. w sprawie zasad i trybu umarzania,
odraczania spłat lub rozkładania na raty należności cywilnoprawnych przypadających jednostce samorządu terytorialnego i jej jednostkom organizacyjnym.
Nazwa komórki organizacyjnej znak.. Załącznik do P R O C E D U R Y windykacji należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny w Urzędzie Miejskim w Chodzieży z dnia 4 sierpnia 2014 r. Chodzież, dnia. 20.r. Radca Prawny Pan/i/... WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA SĄDOWEGO Zgodnie z Zarządzeniem Nr 113/2014 Burmistrza Miasta Chodzieży z dnia 4 sierpnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia procedury windykacji należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny w Urzędzie Miejskim w Chodzieży w n o s z ę o: wszczęcie postępowania sądowego / egzekucyjnego przeciwko : 1)... zamieszkałego w.. ul...., PESEL/NIP.... 2)... zamieszkałego w.. ul...., PESEL/NIP.... o zapłatę kwoty... z tytułu... Inne istotne informacje dotyczące przedmiotowej sprawy: W załączeniu przekazuję: 1. Karta dłużnika, 2. Potwierdzenia odbioru korespondencji, 3. Dokumenty źródłowe ( akt notarialny, umowa, faktura, wezwania, i inne) a) b) c) d) e)... Podpis