Załącznik do Uchwały Nr 215/15 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 24 lutego 2015r. Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów Dotyczy Osi priorytetowej I VIII i Działania 9.3 z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Kraków luty 2015 r.
Spis treści Podstawy prawne... 5 CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO... 6 1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów... 6 2. Cele kontroli... 6 3. Zakres kontroli... 6 3.1. Kontrola merytoryczna projektu.... 6 3.2. Kontrola zamówień publicznych... 8 3.3. Kontrola finansowa projektu... 10 4. Korekty finansowe... 10 5. Uprawnienia kontrolujących... 10 6. Obowiązki Beneficjenta... 11 7. Zasady prowadzenia kontroli... 12 7.1. Powiadomienie o kontroli... 12 7.2. Prowadzenie kontroli... 12 7.3. Informacja pokontrolna... 12 7.4. Zalecenia pokontrolne... 13 7.5. Wyniki kontroli... 14 CZĘŚĆ II. MONITOROWA TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁOŚCI... 15 Obowiązki Beneficjenta... 15 1. MONITOROWA TRWAŁOŚCI PROJEKTU... 17 1. Zakres stosowania... 17 2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości INSTRUKCJA... 18 2.1. Obszar I: Informacje ogólne... 18 2.2. Obszar II: Promocja projektu... 18 2.3. Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu... 19 2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT... 20 2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie... 21 2.5.1. Opis procedury... 21 2.5.2. Monitorowanie projektu generującego dochód.... 22 2.5.3 Sposób aktualizacji analizy finansowej... 25 2.6. Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi... 26 2.7. Obszar VII: Archiwizacja... 26 2.8. Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kontaktowych... 27 2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI... 28 1. Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów... 28 2. Cel kontroli w okresie trwałości... 28 3. Zakres kontroli... 29 4. Korekty finansowe.... 29 5. Zasady prowadzenia kontroli... 29 5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości... 29 5.2. Powiadomienie o kontroli trwałości projektu... 30 5.3. Prowadzenie kontroli... 30 5.4. Informacja pokontrolna... 30 5.5. Zalecenia pokontrolne... 30 5.6. Wyniki kontroli... 30 Strona 2 z 30
Załączniki do Wytycznych 1. SPRAWOZDA W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI 1.a. Ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT 1.b. Ankieta NFZ 1.c. Ankieta dotycząca wykorzystania infrastruktury powstałej w ramach projektów realizowanych przez Uczelnie Wyższe 1.d. Ankieta dotycząca Stref Aktywności Gospodarczej 2. Metodyka doboru projektów do kontroli w okresie trwałości Strona 3 z 30
Wstęp Poniższe Wytyczne obejmują zasady przeprowadzania kontroli na miejscu lub w siedzibie Instytucji Zarządzającej MRPO (zwaną dalej IZ) z zakresu merytorycznego, finansowego i zamówień publicznych oraz określają zasady monitorowania projektu w trakcie realizacji oraz po jego zakończeniu w myśl art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm Wytyczne opisują sposób w jaki Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli w okresie trwałości projektu w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji (lub 3 lat w przypadku beneficjentów będących MŚP) pod kątem przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm. Strona 4 z 30
Podstawy prawne 1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie 1260/1999 (Dz. Urz. UE L z 2006r., Nr 210, s. 25 ze zm.), 2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. L 347 z 20.12.2013) 3. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. U. z 2006r., Nr 210, s. 1 ze zm.), 4. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. z 2006r., Nr 371, s.1 ze zm.), 5. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r. poz. 1649), 6. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.), 7. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r., poz. 907 z późn. zm.), 8. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U.2013.168), 9. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U.2013.330 z późn. zm.), 10. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013r., poz. 1409 z późn. zm.), 11. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2014r., poz. 121 z późn. zm.), 12. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód, 13. Wytyczne IZ dotyczące przygotowania studium wykonalności w poszczególnych projektach realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 (MRPO). Strona 5 z 30
CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO 1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów 1. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzona jest na zakończenie realizacji, po przedstawieniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez IZ. 2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się możliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ. 3. Kontrola projektu może obejmować: a) kontrolę merytoryczną projektu w zakresie rzeczowej realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie; b) kontrolę finansową projektu w zakresie finansowej realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, c) kontrolę zamówień publicznych w zakresie stosowania prawa wspólnotowego i polskiego, w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm., 4. Kontrola projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu. 5. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider projektu. 6. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu. 7. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego (zwanych w dalszej części Wytycznych Kontrolującymi ) na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ. 8. Kontrola projektów przyjmuje postać kontroli planowej, która może być przeprowadzona na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ w trakcie realizacji projektu z zakresu zamówień publicznych. Dodatkowo IZ może przeprowadzać kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu. 2. Cele kontroli Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy, w szczególności potwierdzenie, że: a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, b) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione, c) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. 3. Zakres kontroli 3.1. Kontrola merytoryczna projektu. Kontrola merytoryczna obejmuje: Strona 6 z 30
1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie rzeczowej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie (w szczególności z wnioskiem aplikacyjnym) 2. ustalenie stopnia wykonania wskaźników monitoringowych zapisanych we wniosku o dofinansowanie, 3. ocenę sposobu przechowywania dokumentacji, 4. weryfikację prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. W celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników założonych w projekcie, Beneficjent każdorazowo raz do roku, w terminie do 31 marca kolejnego roku, wypełnia Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości w którym winien poinformować IZ o utrzymaniu wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych latach zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie. Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia kontroli w okresie trwałości projektów. Szczegółowe informacje w ww. zakresie zawarto w części II niniejszych Wytycznych. Ocena sposobu przechowywania dokumentacji oparta jest na zapisach Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów. W szczególności, kontrola w tym zakresie ma na celu potwierdzenie, iż przyjęte przez Beneficjenta, w wewnętrznych aktach prawnych, zasady archiwizacji zapewniają przechowywanie/archiwizowanie dokumentacji związanej z projektem w wymaganym okresie, określonym w szczególności, w umowie o dofinansowanie. Podczas weryfikacji prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projekt jest kontrolowany pod kątem przestrzegania przez Beneficjenta wymogów promocyjnych i informacyjnych związanych z zamieszczeniem we wszystkich dokumentach, które są związane z realizacją projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczenia dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu. Dodatkowo weryfikowana jest zgodność zrealizowanych działań informacyjnych i promocyjnych z działaniami zadeklarowanymi przez Beneficjenta we wniosku aplikacyjnym. Dodatkowo, podczas kontroli merytorycznej weryfikowana jest zgodność z zasadami pomocy publicznej w przypadkach projektów, w których zasady mają zastosowanie. Strona 7 z 30
3.2. Kontrola zamówień publicznych Kontrola zamówień publicznych obejmuje ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie przestrzegania przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych z późn. zm. Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie projektu. Przeprowadzając kontrolę zamówień publicznych IZ ma prawo do nałożenia korekt finansowych, zgodnie z Taryfikatorem dokumentem pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE wydanym przez Instytucję Koordynującą RPO. Dodatkowo IZ może nałożyć korektę za inne naruszenia niż te wskazane w Taryfikatorze. W przypadku naruszeń prawa zamówień publicznych poziom korekty ustala się kierując się zapisami Taryfikatora. Poza wymierzeniem korekty finansowej, w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania, IZ powiadamia odpowiednie organy o stwierdzonych naruszeniach. IZ dopuszcza możliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na każdym etapie realizacji projektu. Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych powinna być udzielona w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej zasady polega również na jednakowym traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych wymagań dla wszystkich. Jednocześnie Beneficjent zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu. W razie wątpliwości co do zastosowania ww. zasady ciężar dowodu zachowania bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy każdorazowo spoczywa na Beneficjencie. Strona 8 z 30
Gwarancją jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego, który powoduje, że wszelkie oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest możliwość wyboru pomiędzy różnymi wariantami rozwiązań, a także sprecyzowane kryteria wyboru. Beneficjent winien dokumentować w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość danego zamówienia dotyczącego dobra i/lub usługi nie przekracza jego wartości rynkowej (np. Beneficjent roześle co najmniej 2 zapytania ofertowe do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których określi parametry i cechy poszukiwanych przez niego dóbr i/lub usług a następnie dokona zakupu w sposób zgodny z przyjętymi kryteriami). W przypadku dóbr powszechnie dostępnych dopuszcza się możliwość rozeznania rynku na podstawie własnej informacji uzyskanej w punktach sprzedaży. W sytuacji uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w przypadku Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, doszło do naruszenia powyższych zasad, a jednoczenie Beneficjent nie będzie w stanie udowodnić dochowania obowiązków wynikających z ww. zasad wynikających, Instytucja Zarządzająca MRPO wskaże na niekwalifikowalność kosztów (w całości lub w części) kontrolowanego zamówienia w zakresie objętym ww. naruszeniem. Strona 9 z 30
3.3. Kontrola finansowa projektu Kontrola finansowa obejmuje: 1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie finansowej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie, 2. weryfikację dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu, 3. weryfikację planowania i realizacji wydatków oraz dochodów budżetowych dotyczących projektu, 4. weryfikację prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu. Podczas kontroli weryfikowana jest dokumentacja finansowa projektu, którą Beneficjent powinien prowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej MRPO dotyczącymi zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków. Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO 2007 2013 na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu są zobligowani do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w ramach projektu. Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej określają sposób ujmowania operacji gospodarczych przez Beneficjentów dla wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów w zależności od rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej, zarówno przed jak i po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu. Kontrola finansowa obejmuje również weryfikację zasadności kwalifikowania podatku VAT. IZ zastrzega, iż w sytuacjach, w których kwalifikowalność podatku VAT może budzić wątpliwość, IZ może zobowiązać beneficjenta o wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. Podczas kontroli finansowej kontrolujący potwierdzają całkowitą wartość projektu. W przypadku projektów, których całkowita wartość zmieniła się w stosunku do wartości zadeklarowanej w wniosku o płatność końcową istnieje konieczność ponownej aktualizacji i przedłożenia analizy finansowej (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną (w tym pomoc de minimis) oraz projektów, których wartość całkowita projektu na zakończenie realizacji projektu nie przekracza równowartości 1 mln euro). 4. Korekty finansowe W przypadkach, w których nie wypracowano dokumentów o charakterze taryfikatora, w sytuacji, w której uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia, za niekwalifikowalne należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny. 5. Uprawnienia kontrolujących 1. W trakcie kontroli Kontrolujący ma prawo do: Strona 10 z 30
a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy chronionej prawem), c) wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli, d) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym kontroli, e) żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od Beneficjenta w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący sporządza adnotację, którą zamieszcza w informacji pokontrolnej), f) zabezpieczania materiałów dowodowych, g) żądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość potwierdza Beneficjent, h) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym kontroli, i) sporządzania adnotacji na skontrolowanych dokumentach, j) przyjmowania oświadczeń. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi obowiązującymi w danej jednostce kontrolowanej. 6. Obowiązki Beneficjenta Obowiązkiem Beneficjenta w zakresie kontroli jest: a) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, b) przedstawianie na żądanie kontrolującego, w ustalonym przez niego terminie dokumentów i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, c) sporządzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, d) zapewnienie terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, e) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolujących dokumentów i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej. Strona 11 z 30
7. Zasady prowadzenia kontroli 7.1. Powiadomienie o kontroli 1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Beneficjent ma możliwość jednokrotnej zmiany terminu wyznaczonego w powiadomieniu o czym musi poinformować IZ pisemnie wraz z podaniem uzasadnienia. Zmiana terminu wyznaczonego w drugim powiadomieniu traktowana będzie jako odmowa poddania się kontroli. 2. O terminie oraz zakresie kontroli doraźnej powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli. 7.2. Prowadzenie kontroli 1. Kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku kontroli dowodów. Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy. 2. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na żądanie kontrolującego, oryginały dokumentów związanych z przedmiotem kontroli w szczególności: dowody księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z potwierdzeniami dokonania płatności, wniosek o dofinansowanie, korespondencję, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu oraz udzielić szczegółowych wyjaśnień. 3. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub wyjaśnień, nie będą uwzględnione ewentualne zastrzeżenia złożone w tym zakresie do informacji pokontrolnej. 4. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego. 5. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają, w szczególności poprzez: a) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, Beneficjentowi, b) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu. 7.3. Informacja pokontrolna 1. W terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych Zespół kontrolujący sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję Informacji pokontrolnej i wysyła do jednostki kontrolowanej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Informacja pokontrolna zawiera opis stanu faktycznego ze wskazaniem obowiązku Beneficjenta w zakresie monitorowania dalszej realizacji projektu na etapie trwałości projektu. 2. Jeżeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt. 1 zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. 3. O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 2 Beneficjent jest pisemnie informowany. Strona 12 z 30
4. Informacja pokontrolna podpisywana jest przez członków Zespołu kontrolującego oraz Beneficjenta. 5. Beneficjent może zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej zastrzeżenia do treści zawartych w Informacji. 6. Zastrzeżenia do Informacji pokontrolnej i ich uzasadnienie wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej Informacji pokontrolnej Beneficjent przesyła do IZ. 7. Jeżeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje przesłane Informacje pokontrolne i przesyła jeden egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania tej Informacji. Podpisanie pierwszej, roboczej wersji Informacji pokontrolnej sprawia, iż staje się ona ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 8. W przypadku przekroczenia terminu określonego w pkt. 5, zgłoszone zastrzeżenia nie będą uwzględnione z wyjątkiem sytuacji, gdy sporządzenie zastrzeżeń przez Beneficjenta wymaga dodatkowych wyjaśnień i Beneficjent uzyska zgodę IZ na wydłużenie tego terminu. 9. Kontrolujący analizują zastrzeżenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania od Beneficjenta. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeżeń. 10.Jeżeli odpowiedź na zastrzeżenia wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt.9 zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. 11.O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 10 Beneficjent jest pisemnie informowany. 12.W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń Kontrolujący zmieniają lub uzupełniają część Informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeżenia, a następnie przesyłają poprawioną Informację pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 13.W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub części, Kontrolujący przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 14.Beneficjent w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej. 15.Odmowa podpisania ostatecznej informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych. 7.4. Zalecenia pokontrolne 1. Instytucja Zarządzająca w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 15 dni roboczych od otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej, formułuje Zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je Beneficjentowi. 2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności: Strona 13 z 30
a. podstawę prawną sformułowania zaleceń, b. informację o kontroli, do której się odnoszą, c. uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości. 3. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 7 dni roboczych, do poinformowania o działaniach podjętych w celu uwzględniania uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku niepodjęcia takich działań o przyczynach takiego postępowania. 7.5. Wyniki kontroli Wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizację projektu lub usunięcie uchybień i nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej, zgodnie z wydanymi Zaleceniami pokontrolnymi, są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. Strona 14 z 30
CZĘŚĆ II. MONITOROWA TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁOŚCI Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu, w tym dokonali rozliczenia końcowego, są zobligowani do corocznego sporządzania i składania do IZ sprawozdania w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości, z zastrzeżeniem zapisów punktu 2. Obowiązki Beneficjenta. Obowiązki Beneficjenta 1. Beneficjenci sporządzają i składają do IZ sprawozdania za okres trwałości projektu, tj. za okres 5 lat (3 lat w przypadku projektów realizowanych przez MŚP) od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu, a w przypadku projektów, które nie miały wypłaconej płatności końcowej od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową (liczony od dnia obciążenia rachunku IZ lub od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową). IK NSRO poinformowała jednocześnie, że możliwe jest odstąpienie od spełnienia warunku dotyczącego wypłacenia beneficjentowi wkładu publicznego, jeżeli opóźnienie w wypłaceniu tego wkładu nie nastąpiło z winy beneficjenta. Decyzję w powyższym zakresie podejmuje IZ i informuje pisemnie beneficjenta o podjętej decyzji. 2. Każde sprawozdanie winno być przedłożone najpóźniej do dnia 31 marca, z zastrzeżeniem, że sprawozdanie dla ostatniego roku okresu trwałości należy złożyć w terminie do 25 dni od daty, w której upływa okres trwałości projektu. 3. Dane zawarte w sprawozdaniach winny się odnosić do pełnych, zamkniętych lat kalendarzowych. Przy czym w zakresie sprawozdania za pierwszy rok okresu trwałości dane należy przedstawić za okres licząc od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu do końca roku. Równocześnie w zakresie stopnia realizacji wskaźników rezultatu możliwe jest wykazanie danych odnoszących się do całego roku kalendarzowego, w którym nastąpiła płatność końcowa. Należy wówczas zaznaczyć ten fakt w kolumnie uwagi w punkcie III.2 sprawozdania. W przypadku ostatniego roku okresu trwałości dane należy wykazać od początku danego roku kalendarzowego do upływu daty okresu trwałości. 4. Sprawozdanie należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Wytycznych. Z uwagi na planowany termin zamknięcia MRPO na lata 2007-2013 IZ może dokonać dodatkowego monitoringu obszarów ryzykownych projektów w terminie wskazanym przez IZ. 5. Sprawozdanie wraz z załącznikami należy sporządzić w Systemie Elektronicznym e-rpo. Sprawozdanie może zostać złożone jedynie w wersji elektronicznej poprzez system (pod warunkiem podpisania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub podpisanej wersji papierowej (wydruk utworzonej wersji elektronicznej w systemie). W przypadku konieczności złożenia zaktualizowanej analizy finansowej stanowiącej załącznik do sprawozdania wymagana jest wersja elektroniczna analizy. Strona 15 z 30
IZ zaleca przesyłanie sprawozdania wraz z właściwymi załącznikami wyłącznie w wersji elektronicznej poprzez system e-rpo, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku braku funkcjonalności systemu elektronicznego e-rpo IZ zamieszcza na stronie internetowej www.fundusze20072013.malopolska.pl/mrpo komunikat zawierający informację o sposobie składania Sprawozdania. Dokumenty stanowiące załączniki do sprawozdania, wymagane w zależności od charakteru projektu (o których mowa w sprawozdaniu): ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT (zgodnie z załącznikiem nr 1a do niniejszych wytycznych); zaktualizowana analiza finansowa; kopia deklaracji VAT za styczeń lub za I kwartał roku, w którym jest składane sprawozdanie; kopia indywidualnej interpretacji Izby Skarbowej w zakresie kwalifikowalności podatku VAT; oświadczenie, w którym Beneficjent zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania IZ o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji podatkowej Dyrektora Izby Skarbowej; kopie dokumentów potwierdzających realizację wskaźników rezultatu; wyciąg z wyników kontroli przeprowadzonych przez inne instytucje w zakresie projektu; ankieta NFZ (dotyczy jedynie ZOZ realizujących projekty w ramach działania 5.2, 6.3.a oraz 1.2 w zakresie dotyczącym sprzętu medycznego, zgodnie z załącznikiem nr 1b do niniejszych wytycznych); Ankieta dotycząca wykorzystania infrastruktury powstałej w ramach projektów realizowanych przez Uczelnie Wyższe (dotyczy jedynie Uczelni Wyższych realizujących projekty w zakresie dotyczącym budowy/modernizacji infrastruktury oraz zakupionego wyposażenia/sprzętu, zgodnie z załącznikiem nr 1c do niniejszych wytycznych); Ankieta dotycząca Stref Aktywności Gospodarczej (dotyczy projektów realizowanych w ramach Działania 4.3. Tworzenie i rozwój stref aktywności gospodarczej, zgodnie z załącznikiem nr 1d do niniejszych wytycznych); Aktualne zdjęcie tablic/tablicy promocyjnej, informującej o udziale UE we współfinansowaniu projektu; Kopie protokołów z przeglądów gwarancyjnych/protokoły z odbioru prac naprawczych; Dokumentacja fotograficzna stanu aktualnego infrastruktury (zakres adekwatny do charakteru projektu); Dokument potwierdzający fakt posiadania procedur zapewniających przechowywanie dokumentacji projektowej, zgodnie z wytycznymi IZ; Strona 16 z 30
inne. 6. Sprawozdanie należy złożyć w siedzibie IZ w Krakowie, z wyjątkiem sprawozdań składach w systemie w wersji elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 7. IZ dokonuje weryfikacji złożonych sprawozdań. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności w przedłożonym sprawozdaniu IZ wzywa Beneficjenta do złożenia poprawionego sprawozdania oraz do uzupełnień lub dodatkowych wyjaśnień w terminie wskazanym przez IZ. 8. Informacje zawarte w sprawozdaniu stanowią podstawę do przeprowadzenia monitoringu i kontroli w okresie trwałości projektu, o której mowa poniżej. 1. MONITOROWA TRWAŁOŚCI PROJEKTU Każdy Beneficjent zobligowany jest do utrzymania trwałości projektu, zgodnie z ramami prawnymi ustalonymi przez Unię Europejską. Monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji (ostatniej płatności) obejmuje w szczególności następujące obszary: I: Informacje ogólne; II: Promocja projektu; III: Wskaźniki realizacji projektu; IV: Kwalifikowalność podatku VAT; V: Generowanie dochodu w projekcie; VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi; VII: Archiwizacja 1. Zakres stosowania Monitorowaniem projektu w okresie trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone. Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy : 1) Projekt zostanie rzeczowo zakończony; 2) Projekt zostanie finansowo zakończony; 3) Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ; a więc co do zasady za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień przekazania Beneficjentowi środków ostatniej płatności na rzecz projektu przez IZ (liczony od dnia obciążenia rachunku IZ). Wyjątek stanowi sytuacja gdy Beneficjent nie otrzymuje płatności końcowej od IZ, wówczas za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową. Pozostałe przesłanki 1 i 2 muszą być spełnione. O dacie zatwierdzenia wniosku Beneficjent zostaje poinformowany. W ramach MRPO, monitorowaniem dochodu (obszar V) objęte zostaną projekty, których wartość całkowita po realizacji przekracza równowartość 1 mln euro, z wyłączeniem projektów: Strona 17 z 30
objętych zasadami pomocy publicznej (m.in. regionalna pomoc inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu), realizowanych w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej (oraz projektów drogowych realizowanych w ramach innych działań MRPO), Działania 7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych oraz Działania 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych. Zgodnie z zapisami art. 55 ust.4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z poźn. zm. IZ, niezależnie od okresu trwałości danego projektu, zobowiązana jest do prowadzenia monitoringu dochodowości projektów i korygowania dotacji w terminie do dnia 31.03.2017 r. Monitorowanie w kolejnych latach sprawozdawczych będzie prowadzone na podstawie bieżących zaleceń IZ. 2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości INSTRUKCJA 2.1. Obszar I: Informacje ogólne Pytania zawarte w części I sprawozdania mają na celu weryfikację, czy od zakończenia realizacji projektu zaszły zasadnicze modyfikacje na mocy art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Zgodnie z przytoczonym przepisem jako zasadnicze modyfikacje uznaje się modyfikacje wynikające ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mające wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodujące uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny. Ponadto w niniejszej części sprawozdania należy udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące eksploatacji infrastruktury powstałej w ramach projektu oraz zakupionych środków trwałych. Należy dołączyć wymagane załączniki. 2.2. Obszar II: Promocja projektu Beneficjent winien potwierdzić, że nadal stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wymienić instrumenty informacji i promocji projektu, których używał realizując projekt. Instrumentami promocji są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd. IZ przypomina o obowiązku zamieszczania we wszystkich dokumentach, które Beneficjent przygotowuje w okresie trwałości w zakresie zrealizowanego projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu. Ponadto do sprawozdania należy dołączyć aktualne zdjęcie tablic/tablicy promocyjnej, informującej o udziale UE we współfinansowaniu projektu. Strona 18 z 30
2.3. Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu W zakresie pytania nr 1, tj. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki produktu zostały utrzymane? możliwe są odpowiedzi: TAK//CZĘŚCIOWO/ DOTYCZY Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o wartość docelową na zakończenie projektu określoną na dzień przeprowadzenia kontroli końcowej projektu oraz potwierdzić stan obecny, wpisując utrzymane w przypadku braku modyfikacji lub zmodyfikowane w przypadku zmian. W przypadku odpowiedzi lub CZĘŚCIOWO należy opisać odstępstwa w zakresie wartości osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałe zmiany. Odpowiedzi DOTYCZY można udzielić w przypadku projektów nieinfrastrukturalnych, realizowanych m.in. w ramach Działań 8.1 i 8.2. W zakresie pytania nr 2, tj. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu realizacji projektu zostały osiągnięte? możliwe są odpowiedzi: TAK//CZĘŚCIOWO/ DOTYCZY Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku o dofinansowanie będącego załącznikiem do umowy/aneksu bądź wynikające z dotychczasowej zgody IZ, podając wartość docelową na rok sprawozdawczy, a następnie wskazać rzeczywistą wartość osiągniętą w roku, za który składa sprawozdanie. W przypadku zmian w osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w stosunku do założonej wartości docelowej na rok sprawozdawczy, w kolumnie uwagi w tabeli w pkt III.2 należy opisać powody powstałych rozbieżności. Należy dostarczyć kopie dokumentów bezpośrednio potwierdzających osiągnięcie wskaźników rezultatu (np. faktury, umowy o pracę, zdjęcia, listy obecności itp.) lub zestawienie zbiorcze, spis dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźnika. W przypadku zestawienia, spisu, każdy dokument w nim wymieniony powinien zostać opisany w sposób umożliwiający weryfikację wskaźnika (np. w przypadku miejsca pracy należy wskazać przede wszystkim stanowisko, datę zawarcia umowy /w przypadku umów zawartych na czas określony daty graniczne zatrudnienia/ i wymiar etatu). W przypadku jeżeli osiągnięte wartości wskaźników w danym roku sprawozdawczym są takie same, jak ustalono w toku kontroli na zakończenie realizacji projektu, wówczas nie ma konieczności przedkładania kopii dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźników (np. w przypadku wskaźnika pn. Liczba stałych miejsc pracy utworzonych w wyniku realizacji projektu lub wskaźnika pn. Moc zainstalowana). Odpowiedzi DOTYCZY można udzielić w przypadku projektów nieinfrastrukturalnych, realizowanych m.in. w ramach Działań 8.1 i 8.2. Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu ma miejsce podczas przeprowadzenia kontroli w okresie trwałości projektów. Strona 19 z 30
2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT Część IV składa się z pięciu pytań, w szczególności: W zakresie pytania nr 1, tj. Czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowalny lub niekwalifikowalny? Jeżeli podatek VAT stanowił w projekcie wydatek kwalifikowalny, Beneficjent wypełnia cały obszar IV oraz Ankietę dotyczącą kwalifikowalności podatku VAT. W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym, Beneficjent nie ma obowiązku wypełniania dalszej części sprawozdania w tym obszarze. W zakresie pytania nr 2, tj. Czy Beneficjent/Realizator projektu jest czynnym podatnikiem VAT? możliwe są odpowiedzi: TAK//ZWOLNIONY Jeżeli Beneficjent/Realizator projektu zaznaczy w pyt. 1 i 2 sprawozdania odp. nie wypełnia dalszej części Sprawozdania w zakresie kwalifikowalności podatku VAT. Jeżeli Beneficjent/Realizator projektu zaznaczy w pyt. 1 i 2 sprawozdania odp. TAK lub ZWOLNIONY zobligowany jest do sporządzenia Ankiety (zgodnie z załącznikiem nr 1a do niniejszych Wytycznych) oraz załączenia jej do Sprawozdania. Ankietę wypełnia podmiot, na który były wystawione faktury, rozliczone w ramach zrealizowanego projektu. W przypadku, gdy faktury były wystawione na kilka podmiotów, każdy z nich przedkłada ankietę. W zakresie pytania nr 1.1 z załącznika 1a tj. Ankiety do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT: Czy beneficjent posiada indywidualną interpretację podatkową przedstawiającą faktyczny, aktualny stan w zakresie realizowanego projektu? możliwe są odpowiedzi: TAK/ W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie, a Beneficjent posiada indywidualną Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego z upoważnienia Ministra Finansów i jednocześnie Interpretacja dotyczy całego okresu realizacji projektu, winien dostarczyć do IZ interpretację wraz z wypełnionym sprawozdaniem. Beneficjenci którzy posiadają interpretację zwolnieni są z obowiązku składania wraz z wypełnionym sprawozdaniem kserokopii deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku) przez cały okres trwałości projektu. Natomiast wymagane jest, by Beneficjent wraz z wypełnionym sprawozdaniem złożył oświadczenie, w którym zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania IZ o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej. Brak jest konieczności przedkładania tej samej interpretacji z każdym kolejnym sprawozdaniem. Należy wskazać, z którym sprawozdaniem złożono ww. dokument. W omawianej sytuacji niezbędne jest składanie z każdym sprawozdaniem oświadczenia, w którym Beneficjent zobowiąże się do Strona 20 z 30
niezwłocznego poinformowania IZ o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej. Zaznaczenie odpowiedzi TAK zwalnia Beneficjenta z wypełnienia dalszej części pytań w tym obszarze. W zakresie pytania nr 5 sprawozdania, tj. Czy dokonano korekty deklaracji VAT związanej z wydatkami objętymi projektem za okres, w którym przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego w związku z realizacją projektu? możliwe są odpowiedzi: TAK/ W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź TAK należy określić kwotę korekty VAT oraz opisać z jakiego powodu dokonano korekty. Dodatkowo Beneficjent zobowiązany jest dostarczać wraz z wypełnionym sprawozdaniem kserokopię deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku), za każdy rok okresu trwałości projektu. Jeżeli ww. deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego i niniejsza korekta dotyczy wydatków poniesionych w ramach niniejszego projektu, Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty. 2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie 2.5.1. Opis procedury 1. Celem niniejszej procedury jest potwierdzenie poziomu dofinansowania projektów o całkowitej wartości przekraczającej 1 mln euro, nie objętych pomocą publiczną, a generujących przychody w rozumieniu art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, tj. projektów obejmujących inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług w których po okresie realizacji wystąpiły nowe źródła przychodów lub/i nastąpiła zmiana polityki taryfowej. 2. Procedurę oparto na zapisach artykułu 55 ust. 4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód z dnia 10.05.2013 r. 3. Realizacja niniejszej procedury obejmować będzie okres do momentu przedłożenia do Komisji Europejskiej dokumentów zamknięcia Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 (MRPO). 4. Na mocy niniejszej procedury Beneficjenci zobowiązani będą do corocznego wypełniania części V sprawozdania w zakresie Generowania dochodu w projekcie, z zastrzeżeniem zapisów niniejszych Wytycznych dotyczących ostatniego roku sprawozdawczego. Strona 21 z 30
5. Sprawozdanie winno być sporządzone za kolejne lata okresu trwałości, a przedstawione w nim dane winny odnosić się do ww. okresów. Tym samym kolejne sprawozdania zawierać będę informacje z następujących po sobie 5 lat okresu trwałości. 6. W przypadku pojawienia się nowych źródeł przychodów lub/i zmiany polityki taryfowej, Beneficjent zobowiązany jest do opisania zmian w powyższym zakresie w pkt.v.2 i/lub w pkt. V.3 sprawozdania. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ może zobowiązać beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej, w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania. Aktualizację analizy należy sporządzić zgodnie z zapisami pkt. 2.5.3. - Sposób aktualizacji analizy finansowej. 7. Aktualizacja analizy finansowej podlegać będzie sprawdzeniu. W razie wystąpienia błędów/niejasności w przedłożonej przez Beneficjenta dokumentacji istnieje możliwość jej poprawy lub/i uzupełnienia. Poprawiona dokumentacja podlegać będzie ponownemu sprawdzeniu. 8. W przypadku, gdy wskaźnik luki w finansowaniu będzie niższy od wskaźnika luki ex ante (ustalonego na etapie aplikowania lub realizacji) 1, wystąpi konieczność zmniejszenia poziomu dofinansowania poprzez zwrot nadwyżki. Zwrot o którym mowa odpowiadać będzie różnicy pomiędzy dofinansowaniem ex ante, a nowym poziomem obliczonym przy uwzględnieniu okoliczności wynikających z monitorowania. 9. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu o których mowa w pkt. 8, IZ podejmować będzie czynności zmierzające do odzyskania nadmiernie pobranego dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o których mowa powyżej, obciążają Beneficjenta. 10. W przypadku wystąpienia wątpliwości w zakresie danych prezentowanych w aktualizacji analizy finansowej, uniemożliwiających ustalenie właściwego poziomu dofinansowania, IZ zastrzega sobie prawo przeprowadzenia wizyty monitorującej. 2.5.2. Monitorowanie projektu generującego dochód. Pytanie nr 1 składa się z czterech części. Udzielając odpowiedzi na niniejsze pytanie należy odnieść się do czterech aspektów, tj. Czy projekt był realizowany w ramach Działań 7.4 lub 9.3 MRPO?, Czy projekt był realizowany w ramach Działania 4.1 lub stanowił projekt drogowy, realizowany w ramach innego działania MRPO? Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej? oraz Czy całkowity koszt projektu jest mniejszy lub równy 1 mln euro?. Czy projekt: a) był realizowany w ramach Działań 7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych lub 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych MRPO? TAK 1 W przypadku projektów, które poprzednio nie generowały przychodów i tym samym nie liczyły wskaźnika luki jego wartość ex ante traktuje się jako 100%. Strona 22 z 30
b) był realizowany w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej lub był projektem drogowym, realizowanym w ramach innego działania MRPO? TAK c) był objęty zasadami pomocy publicznej? TAK d) jest mniejszy lub równy 1 mln euro? TAK Przy czym w zakresie aspektu oznaczonego lit.: b) Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej? odpowiedź TAK należy zaznaczyć w przypadku, gdy projekt podlegał zasadom pomocy publicznej (m.in. Regionalna Pomoc Inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu). c Czy całkowity koszt projektu jest mniejszy lub równy 1 mln euro? odpowiedź TAK należy zaznaczyć w przypadku, gdy całkowita wartość projektu rozumiana jako suma kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych wraz z podatkiem VAT jest mniejsza lub równa 1 mln euro. Przy czym w celu określenia, czy całkowita wartość projektu jest mniejsza lub równa 1 mln euro, stosuje się kurs wymiany euro/pln stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie (kurs publikowany na stronie: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/ index.cfm?fuseaction=currency_historique¤cy=153&language=en) 2. W przypadku trzykrotnego udzielenia odpowiedzi na pytanie nr 1 należy przejść do kolejnych pytań, tj. pytań nr 2 i nr 3. W pozostałych przypadkach udzielanie odpowiedzi na kolejne pytania (nr 2 i 3) nie jest wymagane z uwagi na fakt, iż projekty: realizowane w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej (oraz projekty drogowe realizowane w ramach innych działań MRPO), Działania 7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych lub Działania 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych z reguły nie generują przychodów lub generują przychody niewspółmierne do kosztów, tym samym na mocy niniejszych Wytycznych wyłącza się je z procedury monitorowanie dochodu w projekcie. objęte pomocą publiczną na mocy artykułu 55 ust. 6 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 są wyłączone z procedury monitorowania dochodów. których całkowita wartość nie przekracza równowartości 1 mln euro na mocy artykułu 55 ust. 5 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, są wyłączone z procedury monitorowania dochodów. 2 Ponadto należy mieć na uwadze, iż wartość kursu nie ulega zmianie w czasie i jest wykorzystywana do sprawdzenia wartości progowej na kolejnych etapach weryfikacji, wdrażania i monitorowania projektu. Strona 23 z 30
Pytanie nr 2 Czy w ramach projektu pojawiły się inne lub/i nowe źródła przychodów, o których mowa w art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006? Możliwe odpowiedzi: TAK/ Odpowiadając na powyższe pytanie należy mieć na uwadze, iż: - w myśl art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, projekt generujący dochód oznacza jakąkolwiek operację obejmującą inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług. Tym samym dokonując odpowiedzi na powyższe pytanie należy dokonać analizy projektu pod kątem występowania ww. przychodów. Przy czym za nowe źródło przychodów rozumie się np. wynajęcie powierzchni, gdy wcześniej tego nie planowano, lub zwiększenie powierzchni wynajmowanej (wynajem dodatkowych pomieszczeń). - punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ. - zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora, w zależności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej w wyniku realizacji projektu infrastruktury. Tym samym analizę w zakresie innych lub/i nowych źródeł przychodów należy przeprowadzić z punktu widzenia ww. sposobu korzystania z infrastruktury. - odnosi się ono również do tych projektów, które do tej pory nie deklarowały żadnych przychodów, tym samym przy ustalaniu poziomu dofinansowanie nie liczyły wskaźnika luki w finansowaniu. W przypadku udzielenia odpowiedzi TAK Beneficjent winien przedstawić inne lub/i nowe źródła przychodów. Należy je wymienić oraz wskazać ich wartość. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ może zobowiązać beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej, w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania. W przypadku wątpliwości w ww. zakresie IZ może prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i złożenie aktualizacji analizy finansowej. Po dokonaniu odpowiedzi na niniejsze pytanie należy przejść do pytania nr 3. Pytanie nr 3 Czy nastąpiły istotne zmiany w stosowanej dotychczas polityce taryfowej (cenowej)? Możliwe odpowiedzi: TAK/ Odpowiadając na powyższe pytanie należy wziąć pod uwagę, iż: Strona 24 z 30