dla rozwoju Mazowsza SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA dot. dostawy materiałów promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 dla Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych Strona 1/12
CZĘŚĆ 2 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA KALENDARZE I KARTKI ŚWIĄTECZNE 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia według klasyfikacji CPV jest: CPV 39294100 0 Artykuły informacyjne i promocyjne. Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów promocyjnych kalendarzy na rok 2014 oraz kartek świątecznych (RPO WM) realizowana w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 dla Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych (MJWPU) na potrzeby działań informacyjno-promocyjnych. KaŜdy projekt materiału promocyjnego musi być dostosowany do formy/załoŝenia/przeznaczenia wyodrębnionego szczegółowo w specyfikacji. 2. WYMAGANIA W ZAKRESIE STOSOWANIA NAZW I NADRUKÓW Wszystkie materiały promocyjne powinny spełniać poniŝsze wymagania: zachowanie spójnej identyfikacji wizualnej dla materiałów z logo RPO WM; ilekroć będzie mowa o danych teleadresowych to do zastosowania będzie formuła: Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa, tel. (022) 542 20 00, fax (022) 698 31 44 www.mazowia.eu ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo RPO WM, to do stosowania będzie: W przypadku małych powierzchni zadruku dopuszczalna będzie poniŝsza wersja minimalna: Strona 2/12
lub poniŝsza wersja minimalna: ilekroć będzie mowa o informacji o współfinansowaniu to do zastosowania będzie formuła: Materiał współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego ; ilekroć będzie mowa o haśle to do umieszczenia na materiale będzie: dla rozwoju Mazowsza ; ilekroć będzie mowa o egzemplarzu bezpłatnym to do umieszczenia na materiale będzie: egzemplarz bezpłatny lub egz. bezpłatny lub egz. bezpł. ; ilekroć będzie mowa o www to do umieszczenia na materiale będzie: www.mazowia.eu ; UWAGA! Wytyczne SOPZ odnośnie logotypów oraz informacji, które będą zamieszone na materiałach promocyjnych mogą ulec zmianie. Ewentualne zmiany w zapisach nie wpłyną jednak na zmienię istotnych warunków zamówienia oraz na poziom oferowanych cen. 3. WYMAGANIA W ZAKRESIE DOSTAW Strona 3/12
3.1 Pakowanie winno być wykonane w taki sposób przez Wykonawcę, aby maksymalnie zabezpieczyć materiały promocyjne przed ich ewentualnym zniszczeniem. Wykonawca winien zastosować pakowanie adekwatne do materiału promocyjnego oraz środka transportu np. osobne opakowanie, przegródki, wypełniacze itp. Towar uszkodzony lub z wadami zostanie zwrócony Wykonawcy na jego koszt do ponownego wykonania. KaŜda paczka z materiałami promocyjnymi dostarczona do Zamawiającego powinna być zapakowana opcjonalnie: w szary papier / karton / pudełko oraz oklejona taśmą. Musi równieŝ posiadać etykietę z opisem nazwą materiału promocyjnego, ilością w paczce oraz miesiącem i rokiem produkcji. Niewłaściwie oznakowane paczki nie zostaną przyjęte i będą powodem do zwrotu towaru na koszt Wykonawcy. Wykonawca zaproponuje sposób pakowania materiałów promocyjnych (ilość w paczce zbiorczej), natomiast Zamawiający potwierdzi ostatecznie jego prawidłowość. Paczki zbiorcze nie mogą być cięŝsze niŝ 10 kg. ZałoŜenia dotyczące pakowania mogą ulec zmianie. Na temat wszelkich zmian Wykonawca zostanie powiadomiony nie później niŝ 4 dni przed wykonaniem dostawy. 3.2 Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostawę i rozładunek materiałów promocyjnych w siedzibie Zamawiającego przy ul. Jagiellońskiej 74 w Warszawie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 3.3 W przypadku, gdy Zamawiający podczas weryfikacji jakościowej oraz ilościowej stwierdzi wady w dostarczonym przedmiocie (co najmniej 20% otwartej paczki) całość towaru zostanie zwrócona Wykonawcy. Wykonawca na własny koszt odbierze wadliwy towar, uzupełni braki i dostarczy całość towaru wolnego od wad ponownie w miejsce wskazane przez Zamawiającego. 3.4 W przypadku stwierdzenia usterek, w tym błędów w logotypach i zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe wolne od wad. 3.5 Oznakowanie logotypami (tłoczenie, nadruk, grawerowanie itp. techniki oznakowania) winno być dostosowane do materiału na jakim będzie wykonane i musi spełniać warunek: czytelności, nieścieralności oraz trwałości w połączeniu z materiałem promocyjnym. 3.6 KaŜdy projekt materiału promocyjnego musi być przekazany do archiwizacji do Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów w plikach otwartych i pdf na nośniku CD/DVD maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia dostarczenia wszystkich prawidłowo wykonanych materiałów promocyjnych. 4. ZAKRES I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 4.1 Zakresem przedmiotu zamówienia są materiały promocyjne kalendarze na rok 2014 oraz kartki świąteczne. KaŜdy projekt musi być dostosowany do formy/ załoŝenia/ przeznaczenia wyodrębnionego szczegółowo w specyfikacji. ZałoŜenia przedstawione w SOPZ są minimalne. 4.2 Projekt kalendarzy zostanie opracowany przez Wykonawcę na podstawie zdjęć/ilustracji przekazanych przez Zamawiającego (od kilku do kilkudziesięciu fotografii). Zdjęcia i ilustracje będą przedstawiać obiekty zrealizowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Strona 4/12
Regionalnego oraz budŝetu województwa mazowieckiego w ramach RPO WM 2007-2013 (np. mosty, drogi, budynki) i/lub prezentować będą działania informacyjno-promocyjne prowadzone przez MJWPU. Wstępny pomysł graficzny to przedstawienie przez Wykonawcę projektów realizowanych/ zrealizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŝetu województwa mazowieckiego w ramach RPO WM 2007-2013 (np. projekty o charakterze industrialnym). Po zawarciu umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zaprojektowania i przedstawienia minimum trzech róŝnych linii graficznych (layout ów) kaŝdego z kalendarzy. Zaprojektowane linie graficzne mogą zawierać połączenie róŝnych technik, elementów, rozwiązań graficznych, np. zdjęcia i/lub grafiki i/lub rysunki. Wybrany layout będzie podlegał modyfikacjom aŝ do uzyskania ostatecznej akceptacji ze strony Zamawiającego. Na tej podstawie Wykonawca dokona adaptacji layoutu głównego i dostosuje projekt do formy i przeznaczenia pozostałych kalendarzy. KaŜdy z projektów musi być wykonany zgodnie z zaakceptowaną wcześniej linią graficzną oraz musi uzyskać akceptację Zamawiającego, która będzie warunkiem do rozpoczęcia produkcji. 4.3 Projekt kartek świątecznych zostanie opracowany przez Wykonawcę na podstawie materiałów własnych Wykonawcy np. zdjęcia, rysunki, grafiki świąteczne, zimowe, symbole związane ze świętami BoŜego Narodzenia etc. Po zawarciu umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zaprojektowania i przedstawienia minimum trzech róŝnych projektów kartek świątecznych oraz minimum trzech wersji Ŝyczeń świątecznych. Projekt moŝe stanowić połączenie róŝnych technik/ elementów/ rozwiązań graficznych, np. zdjęcia i/lub grafiki i/lub rysunki. Wybrany projekt będzie podlegał modyfikacjom aŝ do uzyskania ostatecznej akceptacji ze strony Zamawiającego, która będzie warunkiem do rozpoczęcia produkcji. 4.4 Projekt kartek świątecznych oraz kalendarzy musi być autorski, wyjątek stanowią jedynie kalendarze w oprawie z ekoskóry. Wszystkie kalendarze powinny posiadać spójną linię graficzną, dostosowaną do formy/ rozmiaru/ przeznaczenia kaŝdego z kalendarzy. Wszystkie materiały graficzne oraz projekty muszą mieć uregulowane kwestie majątkowych praw autorskich, które będą przekazane Zamawiającemu bez ograniczeń. ZałoŜenia w SOPZ są minimalne. Dostarczone przez Wykonawcę materiały promocyjne muszą być wysokiej jakości: trwałe, estetyczne i funkcjonalne. 4.5 Po zawarciu umowy Wykonawca przygotuje i przedstawi do akceptacji Zamawiającego wstępny harmonogram prac, sporządzony przez Wykonawcę z uwzględnieniem wymagań i preferencji Zamawiającego. Dostawy materiałów promocyjnych do siedziby Zamawiającego w Warszawie będą się odbywały sukcesywnie, na koszt i ryzyko Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji prac objętych zamówieniem w terminie od dnia zawarcia umowy do 29 listopada 2013 r. 5. SPECYFIKACJA TECHNICZNA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Strona 5/12
5.1 Kalendarze A5 w oprawie z ekoskóry LP CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Kalendarz ksiąŝkowy A5 w oprawie z ekoskóry oprawa twarda wykonana z ekoskóry z przeszyciami, kolorystyka i oprawa do ustalenia z Zamawiającym Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego, tłoczenie na I i IV okładce, tasiemka, wkładka: dwustronna kartka np. przed kalendarzem (np. z tekstem dotyczącym programu RPO WM, prezentacją projektów promocyjnych itd.), złocenie lub srebrzenie boków (grzbiety kartek) dla części nakładu tj. dla 400 szt., pozostała część nakładu (600 szt.) bez złocenia/srebrzenia, kalendarium: układ: tygodniowy, 1 tydzień na 2 stronach (cały tydzień na rozkładówce) druk min. dwukolorowy (kolorystyka dobrana do projektu), papier biały lub chamois offset min. 70 g/m 2, Uwaga: kalendarium w minimum w dwóch językach: polskim i angielskim, zaznaczone święta, imieniny, numeracja dni tygodnia, miejsce na waŝne kontakty/skorowidz teleadresowy, skrócone kalendarium całoroczne, bogata cześć informacyjna np. numery kierunkowe, waŝne telefony etc. (min. 10 stron), registry (12 miesięcy), wykończenie perforacja naroŝników, blok kalendarza szyty oraz dodatkowo klejony, wzmocniony krepą, tasiemka (kolor do ustalenia z Zamawiającym). Makieta materiałowa do akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy. Projekt do akceptacji ostateczna wersja projektu w formie proof a w standardzie UGRA FOGRA. Proof wykonany z projektu graficznego tj. wyklejki, wkładki. 3 x korekta. Strona 6/12
2 MATERIAŁ okładka: ekoskóra; wyklejki: papier offset min. 120 g/m 2 ; środki: papier offset min. 70 g/m 2 ; wkładka: papier kreda matowa min. 150 g/m 2 3 WYMIARY Format okładki: A5 (minimum 148 x 210 mm) Format środka: A5 (minimum 142 x 203 mm) 4 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU obligatoryjna treść nadruku: logo RPO WM, hasło, formułka; czytelna prezentacja logotypów 5 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU okładka: tłoczenie na I i IV okładce; środki: 2+2, pantone dobrane kolorystycznie do projektu; wkładka reklamowa: 4+4, CMYK wyklejka okładek: 4+0 6 PROJEKT przygotowanie minimum 3 projektów graficznych 7 TRANSPORT do siedziby MJWPU w Warszawie 8 PAKOWANIE pakowanie w kartony zbiorcze po max 20 szt. z etykietą zawierającą opis tj. nazwę przedmiotu oraz ilość i rok produkcji. 9 ILOŚĆ 1.000 szt., w tym: - kalendarze ze złoconym/srebrzonym grzbietem: 400 szt., - kalendarze bez złoconego/srebrzonego grzbietu: 600 szt. 5.2 Kalendarze plakatowe B2 LP CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Kalendarz plakatowy B2 projekt autorski z uŝyciem zdjęć i/lub grafik i/lub rysunków dotyczących programu RPO WM; kalendarium z zaznaczeniem świąt; dwie kolorowe listwy (po krótszym boku) z zawieszką kolor dopasowany do projektu; Uwaga: Projekt do akceptacji ostateczna wersja projektu w formie proof a w standardzie UGRA FOGRA. 3 x korekta. 2 MATERIAŁ papier: kreda matowa 250 g/m 2, uszlachetnienia: lakier błyszczący punktowy 1+0, listwy (po krótszym boku): kolorowe, metalowe z zawieszką 3 WYMIARY B2 (minimum 480 x 680 mm po obcięciu) 4 MINIMALNA obligatoryjna treść nadruku: logo RPO WM, hasło, adres www, Strona 7/12
TREŚĆ NADRUKU informacja o współfinansowaniu; czytelna prezentacja logotypów. 5 KOLOR NADRUKU/ 4+0, CMYK TECHNOLOGIA NADRUKU 6 PROJEKT Przygotowanie minimum 3 projektów graficznych do wyboru, ewentualnej modyfikacji i ostatecznej akceptacji Zamawiającego. 7 TRANSPORT Do siedziby MJWPU w Warszawie 8 PAKOWANIE Kalendarze zapakowane w tzw. bezpieczne paczki. Uwaga: opakowanie powinno chronić kalendarze przed zgnieceniem i zniszczeniem (szczególne zabezpieczenie rogów). 9 ILOŚĆ 500 szt. 5.3 Kalendarze trójdzielne z kopertą LP CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Kalendarz trójdzielny z kopertą projekt autorski z uŝyciem zdjęć i/lub grafik i/lub rysunków dotyczących programu RPO WM; otwór/zawieszka słuŝąca do powieszenia kalendarza na ścianie; okienko na folii do zaznaczania bieŝącego dnia; kalendarium w minimum w 2 językach (polski, angielski), zaznaczenie: świąt, imienin, numerów tygodni w roku; Trzy kalendaria kalendarium środkowe musi się wyróŝniać od kalendarium poprzedzającego i następnego; główka kaszerowana na tekturę (główka wypukła), plecki przyklejone do główki; biała koperta z paskiem klejącym; konfekcjonowanie kalendarzy do kopert. Uwaga: Makieta materiałowa do akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy. Projekt do akceptacji ostateczna wersja projektu w formie proof a w standardzie UGRA FOGRA. 3 x korekta. 2 MATERIAŁ główka: kaszerowana na tekturę (główka wypukła), papier karton min. 300 g/m 2, uszlachetnienia folia matowa 1+0 oraz Strona 8/12
lakier wybiórczy UV 1+0; plecki: papier tektura jednostronnie kredowana biała 350 g/m 2, bigowanie x3 po złoŝeniu główka kalendarza znajduje się na wierzchu; kalendarium: papier offset minimum 80 g/m 2, 12 kartek x 3 komplety + tekturowa podkładka pod kaŝdym kalendarium, kalendaria przyklejane do plecków; inne: opaska z przesuwanym okienkiem (folia, gumka) do zaznaczania bieŝącego dnia; koperta: karton jednostronnie powlekany, gramatura nie mniej niŝ 200 g/m 2. 3 WYMIARY główka: szerokość min. 310 do max. 340 mm, wysokość min. 200 do max. 230 mm; plecki: 3x format główki; kalendarium: szerokość min. 295 do max. 310 mm, wysokość 155 min. do max. 170 mm 4 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU obligatoryjna treść nadruku: logo RPO WM, hasło, adres www, informacja o współfinansowaniu; czytelna prezentacja logotypów. 5 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU główka i plecki: CMYK, 4+0; kalendaria: minimum 2 kolory pantone, przy czym środkowe kalendarium zróŝnicowane w stosunku do pozostałych; koperta: bez zadruku. 6 PROJEKT Przygotowanie minimum 3 projektów graficznych do wyboru, ewentualnej modyfikacji i ostatecznej akceptacji Zamawiającego. 7 TRANSPORT Do siedziby MJWPU w Warszawie 8 PAKOWANIE KaŜdy kalendarz zapakowany w białą kopertę z paskiem klejącym koperty pozostają niezaklejone; dodatkowo pakowanie w kartony zbiorcze z etykietą zawierającą opis tj. nazwę przedmiotu, ilość oraz rok produkcji. Uwaga: koperta powinna być usztywniona, odporna na rozdarcia oraz powinna chronić kalendarz przed zgnieceniem i zniszczeniem. 9 ILOŚĆ kalendarze 1.000 szt. + koperty 1.000 szt. 5.4 Podkładki/pady z kalendarzem na biurko LP. CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Podkładka/pad z kalendarzem na biurko Strona 9/12
projekt autorski z uŝyciem zdjęć/rysunków (uregulowane majątkowe prawa autorskie); kalendarium z zaznaczeniem świąt; objętość: 53 kartki + tekturka usztywniająca; klejenie wzdłuŝ długiego boku, na dole. Uwaga: Makieta materiałowa do akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy. Projekt do akceptacji ostateczna wersja projektu w formie proof a w standardzie UGRA FOGRA. 3 x korekta. 2 MATERIAŁ Papier: offset min. 90g/m 2 + tekturka usztywniająca 3 WYMIARY 56 x 36 cm MINIMALNE 4 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU obligatoryjna treść nadruku: logo RPO WM, hasło, adres www, formułka; czytelna prezentacja logotypów 5 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA Strony offsetowe: 4+0,CMYK; tekturka usztywniająca: bez zadruku. NADRUKU 6 PROJEKT Przygotowanie minimum 3 projektów graficznych do wyboru, ewentualnej modyfikacji i ostatecznej akceptacji Zamawiającego. 7 TRANSPORT Do siedziby MJWPU w Warszawie 8 PAKOWANIE Pakowanie w papier pakowy maksymalnie po 5 szt., na kaŝdej paczce etykieta zawierająca opis tj. nazwę przedmiotu, ilość oraz rok produkcji. Uwaga: opakowanie powinno chronić pad przed zgnieceniem i zniszczeniem (szczególne zabezpieczenie rogów). 9 ILOŚĆ 700 szt. 5.5 Kartki świąteczne z kopertą LP CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Kartka świąteczna z kopertą Projekt kartki opracowany zostanie z materiałów Wykonawcy (np. zdjęcia/rysunki/grafiki świąteczne, zimowe, symbole związane ze świętami BoŜego Narodzenia etc.), które mają uregulowane Strona 10/12
majątkowe prawa autorskie przechodzące bez ograniczeń na MJWPU; w komplecie koperta ozdobna, samoprzylepna wzór musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Uwaga: Projekt kartki opracowany zostanie z materiałów Wykonawcy, które mają uregulowane majątkowe prawa autorskie przechodzące bez ograniczeń na MJWPU moŝliwość wykorzystania zdjęć/rysunków/grafik w przyszłości do innych działań promocyjnych. Makieta materiałowa do akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy. Projekt do akceptacji ostateczna wersja projektu w formie proof a w standardzie UGRA FOGRA. 3 x korekta. 2 MATERIAŁ papier kartki: kreda matowa minimum 250 g/m 2, papier koperty: ozdobny do akceptacji Zamawiającego, minimum 100 g/m 2 (kolorystyka papieru ozdobnego pasująca do projektu kartki); uszlachetnienia kartki: folia matowa 1+0, lakier UV błyszczący wybiórczo 1+0 3 WYMIARY kartka: 290 x 145 mm format po rozłoŝeniu, 1x bigowany do formatu 145 x 145 mm; koperta: dopasowana do formatu kartki. 4 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU obligatoryjna treść nadruku: logo RPO WM, hasło, adres informacja o współfinansowaniu; czytelna prezentacja logotypów. 5 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA kartka: 4+4, CMYK, koperta: bez zadruku. NADRUKU 6 PROJEKT przygotowanie minimum 3 projektów graficznych do wyboru Zamawiającego; przygotowanie minimum 3 wersji Ŝyczeń świątecznych do wyboru Zamawiającego. 7 TRANSPORT do siedziby MJWPU w Warszawie 8 PAKOWANIE Koperty oraz kartki pakowane osobno w kartony zbiorcze Strona 11/12
z etykietą zawierającą opis tj. nazwę przedmiotu, ilość oraz rok produkcji. 9 ILOŚĆ kartki: 1000 szt.; koperty: 1000 szt. Strona 12/12