Zachowanie i monitorowanie trwałości projektów. Mariola Błażewicz Gdańsk, 27.01.2015 r.

Podobne dokumenty
Monitorowanie trwałości projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata

Trwałość projektu dofinansowanego w ramach POIiŚ. Piotr Bogacki WFOŚiGW w Gdańsku

Kontrola trwałości projektów UNIA EUROPEJSKA

SPRAWOZDANIE ZA OKRES

BENEFICJENT INFORMACJA. Tak. Nie

INSTRUKCJA BADANIA TRWAŁOŚCI PROJEKTU KONTROLA TRWAŁOŚCI I MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU

Monitorowanie i kontrola trwałości projektów dofinansowanych w ramach RPO WSL spotkanie informacyjne

WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ W ZAKRESIE KONTROLI I MONITOROWANIA PROJEKTÓW. ZMIANY WPROWADZONE W DNIU r.

Warmia i Mazury na lata

Kontrola trwałości projektów UNIA EUROPEJSKA

ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY WIĄZOWNA. z dnia 31 stycznia 2018 r.

Trwałość projektów na podstawie Programu Innowacyjna Gospodarka i Programu Kapitał Ludzki

DWP-IV /2008. Załącznik do Uchwały nr 3239 / 2013 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 4 kwietnia 2013 r.

(Jeżeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny)

Kontrola na zakończenie realizacji projektu. Trwałość projektu

Zachowanie trwałości projektów współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WL na lata

Ankieta dotycząca trwałości projektu zrealizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata

Umowa o dofinansowanie oraz kontrola projektów w ramach MRPO

SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI

Kontrola projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata

ZARZĄDZENIE Nr 81/2015 STAROSTY OLKUSKIEGO z dnia r.

Zespół Monitoringu MCP Grudzień Kraków, 18 grudnia 2012r.

ZARZĄDZENIE Nr 10/2019 STAROSTY POZNAŃSKIEGO. z dnia 31 stycznia 2019 roku

Zasady związane z umowami o dofinansowanie oraz promocją projektu. Kraków, 12 marca 2012 r.

ZARZĄDZENIE Nr 57/2012

Ankieta dotycząca trwałości projektu zrealizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata

SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI

w RPO Katowice, r.

ZARZĄDZENIE NR 136/2015 BURMISTRZA MIASTA PODKOWA LEŚNA z dnia 31 grudnia 2015 roku

Uchwała Nr 3239 / 2013 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 4 kwietnia 2013 r.

SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI

ZASADY KONTROLI WSPARCIA W RAMACH PROJEKTU MENNICA USŁUG SZKOLENIOWYCH REALIZOWANEGO PRZEZ ŁÓDZKI DOM BIZNESU SP. Z O.O. Łódź, październik 2018 r.

Umowa o dofinansowanie. Joanna Niewiadomska-Wielgus Wydział Umów Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego

ZF.II Opole, października 2011 r.

Dowiedz się jak przebiega kontrola

Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu i - co ważne - przez 5 lat od dnia zakończenia jego realizacji.

LKR /2013 P/13/196 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Człowiek najlepsza inwestycja

Kraków, styczeń 2010 r.

Trwałość projektów współfinansowanych ze środków UE.

Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ

INFORMACJA POKONTROLNA

Alpejsko-Karpacki Most Współpracy

Załącznik do Uchwały nr 297/231/IV/2013

Kontrola w okresie trwałości

SPRAWOZDANIE. w zakresie monitorowania trwałości projektu oraz obszarów szczególnego ryzyka

Przemysław Zawada Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw Regionalna Instytucja Finansująca

INFORMACJA POKONTROLNA NR 12/PL-BB/2013. Gmina Słońsk

UMOWA PARTNERSKA w sprawie zasad realizacji projektu pn. Wrota Lubelszczyzny informatyzacja administracji

SPRAWOZDANIE Z TRWAŁOŚCI PROJEKTU

Informacja z wizyty monitorującej potwierdzającej trwałość projektu

UMOWA PARTNERSKA. Załącznik nr 12 do SIWZ

Zarządzenie Nr 59/2017 Burmistrza Miasta Mszana Dolna z dnia 22 czerwca2017 r.

Najczęściej popełniane błędy podczas realizacji i rozliczania projektów

zakres obowiązków Wykonawcy

INFORMACJA POKONTROLNA NR 32/PL-BB/2015. Gmina Pszczew. WTBR /11 Mikroprojekt 334/14

Kontrola projektów. Lublin, 21 sierpnia 2017 r.

Załącznik nr 8 do RPK

Przedstawienie wzoru umowy o dofinansowanie wraz z informacjami nt. zasad realizacji projektów w perspektywie

Zalecenia nr Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Zasady wprowadzania zmian w projektach w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego

w RPO Katowice, r.

Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i

INFORMACJA POKONTROLNA NR 06/2013/PL-BB. Powiat Gorzowski. ul. J. Pankiewicza 5-7, Gorzów Wlkp.

Obowiązki beneficjenta

Kontrola projektów na miejscu realizacji.

Załącznik nr 5 do umowy o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego Wersja 1.

Zasady archiwizacji dokumentów związanych realizacją projektów finansowanych ze środków

Szkolenie dla Beneficjentów RPOWP z zakresu kontroli

Załącznik nr 11. Wytyczne IZ RPO WSL dla Beneficjentów, których projekty realizowane są przez kilka podmiotów

UMOWA O PRZYZNANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI W RAMACH DZIAŁANIA 6.2 PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI

Kontrole Instytucji Wspomagającej u Beneficjenta Projektów Dofinansowanych Ze Środków MF EOG NMF w zakresie trwałości projektów

Zasady związane z umowami o dofinansowanie

Załącznik 13.3 Lista sprawdzająca do kontroli projektów (na miejscu oraz na dokumentach)

Formularz Karta zamknięcia projektu

REJESTR ZMIAN w Zasadach wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata w wersji z dnia 9 listopada 2017 r.

Projekt Wsparcie przedsiębiorczości na Kaszubach

Załącznik nr 6 do Regulaminu rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie pn. Strefa RozwoYou 2 Regulamin Kontroli w ramach Projektu pn. "Strefa RozwoYou 2

Wykaz dokumentów do kontroli. Rodzaj dokumentów

Sprawozdanie końcowe z wykonania prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku. Aneta Winciorek Monika Gering

INFORMACJA POKONTROLNA NR 2/15/PWT/PB. Urząd Miejski w Darłowie Plac Tadeusza Kościuszki Darłowo

Rozliczanie projektów realizowanych w ramach POIiŚ

Najczęściej popełniane błędy podczas realizacji i rozliczania projektów

Załącznik do Uchwały Nr 88/16 Komitetu Monitorującego RPO WM na lata z dnia 14 grudnia 2016 r

ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO

WZÓR 1. reprezentowanym przez Zarząd Województwa Pomorskiego w osobach:...,..., a Beneficjentem ), reprezentowanym przez:...

Krajowy Program Oczyszczania Ścieków Komunalnych w aspekcie wykorzystania środków unijnych

PROJEKTU WSPÓŁPRACA MIĘDZYSEKTOROWA PROJEKT NA RZECZ ODPOWIEDZIALNEGO BIZNESU. zawarta w dniu... we Wrocławiu...

Szkolenie dla Beneficjentów RPOWP z zakresu kontroli

INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI. IV Priorytet POIiŚ. Umowa o dofinansowanie

Wytyczne programowe dotyczące certyfikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego

WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i

Załącznik 13.3 Lista sprawdzająca do kontroli projektów z zakresu merytorycznego (na miejscu oraz na dokumentach)

INSTYTUT MASZYN PRZEPŁYWOWYCH im. Roberta Szewalskiego POLSKIEJ AKADEMII NAUK Gdańsk ul. J. Fiszera 14

OBOWIĄZKI BENEFICJENTA WYNIKAJĄCE Z ZAPISÓW UMOWY PO WER

Kontrola projektów EFS w ramach RPO WP

ZALECENIA INSTYTUCJI ZARZ

Zarządzenie Nr 345/2014 Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 23 października 2014 roku.

UMOWA PARTNERSKA NR /2016

Transkrypt:

Zachowanie i monitorowanie trwałości projektów Mariola Błażewicz Gdańsk, 27.01.2015 r.

Okres trwałości liczymy (w dniach kalendarzowych) od dnia przekazania beneficjentowi płatności końcowej na rzecz projektu. Trwałość projektu zostaje zachowana jeżeli w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu, projekt nie zostanie poddany znaczącym modyfikacjom. Obowiązek utrzymania trwałości projektów określa art. 71 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., dotyczące perspektywy finansowej 2007-2013.

Obowiązujący horyzont czasowy trwałości

ZNACZĄCA MODYFIKACJA PROJEKTU modyfikacja mająca wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodująca uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny modyfikacja wynikająca ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury/środków trwałych albo z zaprzestania działalności

Podstawowe definicje

Infrastruktura to: wartości materialne, takie jak obiekty budowlane, sprzęt, urządzenia, wyposażenie, narzędzia itp. wartości niematerialne i prawne, wymiana i modernizacja sprzętu o ile służy to celom projektu.

W okresie trwałości niedopuszczalne są następujące działania: każda podmiotowa zmiana własności wytworzonego majątku/ zmiana własności elementu projektu, prawne przeniesienie własności na inny podmiot, na mocy umowy sprzedaży, zamiany, darowizny, przekazania lub innej umowy służącej przeniesieniu własności rzeczy, zaprzestanie działalności, które oznacza trwałe przerwanie działań bezpośrednio związanych z realizowanym projektem, przy czym niekoniecznie oznacza to zaprzestanie całej działalności instytucji publicznej (lub firmy w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie z przedsiębiorcami). (pojęcia dotyczące zmiany własności nie ograniczają się wyłącznie do przeniesienia własności z podmiotu publicznego na prywatny, ale zmianą charakteru własności może być także przeniesienie własności z podmiotu publicznego na publiczny czy z prywatnego na prywatny)

Ponadto, działania niedozwolone w okresie trwałości projektu to: Zmiana charakteru realizacji projektu, która dotyczy przede wszystkim: stopnia osiągania zakładanych wskaźników realizacji projektu, realizacji celów projektu, okoliczności towarzyszące pogorszeniu wskaźników. Zmiana warunków realizacji projektu, gdzie: warunki realizacji projektu to te wszystkie elementy, niewynikające bezpośrednio z wkładu finansowego, mające negatywny wpływ na osiągnięcie/ utrzymanie celów projektu, w szczególności są to okoliczności, w których dany projekt jest realizowany, a także to, jakimi umiejętnościami i cechami dysponuje prowadzący go podmiot.

Uzyskanie nienależnych (nieuzasadnionych) korzyści, do których należy zaliczyć: uzyskanie przychodu (np. zwolnienie z długu lub uniknięcie straty) w wyniku zaprzestania działalności, uzyskanie przychodu w wyniku zmiany charakteru własności elementu infrastruktury, zbycie produktów zakupionych bądź wytworzonych w projekcie (np. elementy infrastruktury, licencje, wyniki analiz itp.) na warunkach preferencyjnych lub tylko wybranym odbiorcom uzyskanie przez tych odbiorców pozycji ekonomicznie lepszej niż możliwa do uzyskania przez inne podmioty w tych samych warunkach,

przejęcie projektu przez podmiot inny niż beneficjent, w tym przez kontrahenta niespełniającego podmiotowych kryteriów udzielenia pomocy z funduszy, w szczególności w kontekście przepisów dotyczących udzielania pomocy publicznej, (np. gdy przedsiębiorca przejmuje projekt od instytucji publicznej, podczas gdy w konkursie sam nie spełniał kryteriów dostępu lub podlegał obniżeniu dofinansowania w myśl przepisów o pomocy publicznej) zaprzestanie działalności lub zmiana charakteru własności elementu infrastruktury, która prowadzi do skutków sprzecznych z celami pomocy. (np. do ograniczenie konkurencyjności, zmniejszenie zatrudnienia, przeniesienie pomocy do innego regionu, wykorzystanie nieprawidłowych materiałów, itp., a co za tym idzie nieuzasadnioną korzyść dla odbiorców innych niż wskazani w projekcie lub dokumentach programowych)

Beneficjent może dokonać zmian charakteru realizacji projektu, np. takich jak: Zmiana podmiotu zarządzającego projektem Zmiana sposobu świadczenia usług Zmiana wysokości wskaźników produktu i rezultatu, Wynajem, dzierżawa, licencja, czasowe oddanie w użytkowanie elementów infrastruktury. pod warunkiem, że: Zostaną zachowane cele projektu, Nie ulegną obniżeniu wskaźniki projektu, Nie wystąpi zmiana charakteru własności elementu infrastruktury, Zarówno beneficjent jak i jakikolwiek inny podmiot nie osiągnie z tego tytułu nieuzasadnionych korzyści, Podmiot przejmujący projekt będzie dysponował taką samą wiedzą, umiejętnościami i kwalifikacjami jak beneficjent, Podmiot ten zostanie wybrany przez beneficjenta na zasadach rynkowych (mają tu zastosowanie przepisy ustawy Pzp) Nie wystąpi sprzeczność z celami i warunkami udzielania pomocy z funduszy.

Dopuszczalne przekształcenia prawno-własnościowe w Projektach realizowanych wspólnie z Partnerem (przedsiębiorcą) Likwidacja i Przekształcenie Trwałość projektu może zostać dochowana o ile: przeznaczenie majątku, powstałego z udziałem środków unijnych będzie zgodne z celami, do których był wykorzystywany w przypadku majątku publicznego pozostanie on własnością jednostki sektora publicznego nastąpi weryfikacja faktu uzyskania nieuzasadnionych korzyści przez nowy podmiot zarządzający produktami projektu likwidacja nie nastąpi w wyniku oszukańczego bankructwa przekształcenie nie spowoduje zmian właścicielskich, tzn. zbycia podmiotu powodującego nieuzasadnioną korzyść podmiot powstały z przekształcenia / przyjmujący aport spełnia warunki przyznania pomocy podmiot powstały z przekształcenia / przyjmujący aport zobowiąże się do utrzymania celów projektu

Zmiana sposobu zarządzania majątkiem Trwałość projektu może zostać dochowana o ile: nie nastąpi zbycie (trwałe przeniesienie własności) na rzecz podmiotu prywatnego lub publicznego) sprzedaż majątku projektu odbędzie się na warunkach rynkowych (co do zasady) w drodze postępowania PZP operacja nie pociągnie za sobą nieuzasadnionych korzyści majątek będzie wykorzystywany zgodnie z celami projektu w razie śmierci, rozwiązania, przekształcenia albo połączenia z innym podmiotem, następcy prawnemu pomoc zostanie przyznana z uwzględnieniem: przejęcia praw nabytych w ramach projektu i innych praw niezbędnych do jego realizacji; spełnienia warunków przyznania pomocy; przejęcia zobowiązań związanych z przyznaną pomocą.

Monitorowanie wypełniania obowiązku utrzymania trwałości przez Beneficjenta polega na: weryfikacji sprawozdań/raportów złożonych po pierwszym roku utrzymania trwałości lub w połowie okresu trwałości Ankieta trwałości projektu, (brak konieczności składania przez Beneficjentów sprawozdań w kolejnych latach trwałości) kontroli trwałości na miejscu realizacji projektu w kolejnych latach realizowania obowiązku utrzymania trwałości.

Ankieta trwałości projektu Czy przeniesiono formę własności zakupionego ze środków unijnych sprzętu/wyposażenia? (wypożyczono, wydzierżawiono, sprzedano zakupiony sprzęt objęty dofinansowaniem)? Czy po zakończeniu realizacji projektu do chwili obecnej cel projektu został zachowany? Jeśli projekt dotyczył zakupu sprzętu/wyposażenia: Czy jest on nadal użytkowany? Czy nastąpiła jego wymiana? Czy nastąpiła zmiana miejsca jego użytkowania? Czy dokonano sprzedaży/zbycia zakupionego sprzętu/wyposażenia?

Czy od daty zakończenia finansowego projektu zostały zapewnione środki gwarantujące utrzymanie jego trwałości finansowej, instytucjonalnej i organizacyjnej? Kto zarządza projektem po zakończeniu realizacji projektu? Czy przedmiot projektu jest wykorzystywany do świadczenia usług medycznych w ramach publicznego systemu opieki zdrowotnej? Czy wskaźniki planowane do osiągnięcia po zakończeniu realizacji projektu zostały osiągnięte? Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki zostały utrzymane? Czy wskaźniki zostały zmodyfikowane lub czy występują odstępstwa od wskaźników?

Czy w projekcie wystąpiła znacząca modyfikacja wpływająca na jego charakter? Czy stan projektu jest zgodny z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie? Czy w projekcie nastąpiły zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo zaprzestanie działalności? Czy beneficjent nie zmienił formy prawnej po zakończeniu realizacji projektu? Czy beneficjent zmienił formę rozliczania podatku VAT lub dokonał jego korekty począwszy od dnia rozliczenia projektu o dofinansowanie do dnia wypełnienia ankiety?

Czy inwestycja zrealizowana w ramach dofinansowania z RPO WP wygenerowała dochody? Czy w ramach projektu pojawiły się inne lub nowe źródła przychodów, które nie zostały uwzględnione w analizie sporządzonej na etapie wniosku o dofinansowanie? Czy w ramach projektu poziom kosztów i/lub przychodów zmienił się z innych przyczyn, wpływając tym samym na wzrost dochodu w stosunku do danych prezentowanych w analizie sporządzonej na etapie podpisania umowy o dofinansowanie? Czy projekt realizowany jest zgodnie z politykami horyzontalnymi UE i zgodnie z deklaracjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie w tym zakresie?

Czy beneficjent otrzymał inne, dodatkowe środki publiczne na inwestycję realizowaną w ramach podpisanej umowy o dofinansowanie? Czy realizowany projekt jest zgodny z właściwym schematem pomocy publicznej? Czy beneficjent stosuje odpowiednie środki informacji i promocji projektu? Czy dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w siedzibie beneficjenta? Czy dokumentacja jest archiwizowana w sposób zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie?

Kontrola trwałości projektu Kontrola trwałości ma na celu przede wszystkim zweryfikowanie, czy nie doszło w ciągu 5 lat od zakończenia realizacji projektu do zasadniczej modyfikacji w rozumieniu art. 57 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. W ramach kontroli trwałości sprawdza się, czy są wypełniane pozostałe zobowiązania wynikające z umowy o dofinansowanie, które pozostają aktualne w okresie trwałości projektu, takie jak:

Wykorzystanie dofinansowania zgodnie z przeznaczeniem i nie w nadmiernej wysokości, w tym: Czy został zachowany cel projektu? Czy wystąpił dochód w rozumieniu art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, który nie został wcześniej uwzględniony? Czy wystąpiła niezaplanowana pomoc publiczna? Czy nastąpiła zmiana okoliczności powodujących możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowalny? Przechowywanie (archiwizacja) dokumentacji związanej z projektem; Wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji; Wypełnianie obowiązku przekazywania informacji o kontrolach projektu prowadzonych przez inne instytucje; Zachowanie zgodności z politykami horyzontalnymi (zrównoważonego rozwoju, równości kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminacji).

Możliwy przebieg kontroli przegląd kopii i oryginałów dokumentacji (w wypadku oryginałów dowodów księgowych i innych ważnych dokumentów dokonuje się potwierdzenia faktu ich sprawdzenia poprzez parafowanie oraz opatrzenie datą i pieczęcią przez kontrolujących, analiza porównawcza poszczególnych dokumentów ze stanem rzeczywistym, pisemne oświadczenia/ wyjaśnienia kontrolowanego, wypełnienie list sprawdzających, wywiady z pracownikami i innymi osobami biorącymi udział projekcie, oględziny.

Beneficjent zobowiązuje się zapewnić prawo do: pełnego wglądu we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją Projektu oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów, pełnego dostępu w szczególności do rzeczy, materiałów, urządzeń, sprzętów, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego Projektu; zapewnienia obecności upoważnionych osób, które udzielą wyjaśnień na temat realizacji Projektu, w tym wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją Projektu.

Kontrolowany ma obowiązek: zapewnić właściwe warunki prowadzenia kontroli, udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem kontroli, przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu, uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrolę, wdrożyć zalecenia pokontrolne. Kontrolowany ma prawo do: równego udziału w czynnościach kontrolnych, odnoszenia się do ustaleń kontroli, składania oświadczeń mających związek z przedmiotem kontroli, składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli lub odmowy podpisania protokołu, odmowy podpisania informacji pokontrolnej.

Wykaz dokumentów podlegających kontroli (oryginały) Dokumenty w zakresie merytorycznym: Dokumenty związane z procesem budowlanym Dokumentacja techniczna dostaw/sprzętu Dokumentacja postępowań o udzielenie zamówień publicznych Dokumentacja promocji projektu Dokumentacja potwierdzająca fakt wytworzenia/zakupu produktów projektu Dokumenty w zakresie finansowym: Wyciągi bankowe potwierdzające wpływy i wydatki związane z projektem Wewnętrzne rozporządzenia i regulacje Beneficjanta Dokumenty finansowo księgowe Dokumenty poświadczające przyjęcie składników majątkowych na stan; Sposób zabezpieczenia i przechowywania dowodów księgowych dotyczących realizowanego projektu.

Wykaz dokumentów w zakresie wskaźników projektu Wskaźniki produktu: protokoły odbioru, protokoły OT, świadectwa wykonania, pozwolenie na użytkowanie, deklaracje zgodności, inne zgodnie z deklaracją Beneficjenta i sposobem monitorowania wskaźników projektu. Wskaźniki rezultatu; dokumentacja odbiorowa, przeprowadzone badania i analizy techniczne, wyniki przeprowadzonych pomiarów i audytów, zawarte umowy, zestawienie kosztów eksploatacji, inne zgodnie z deklaracją Beneficjenta i sposobem monitorowania wskaźników projektu.

Zmiany wysokości wskaźników projektu Ne etapie trwałości istnieje obowiązek osiągnięcia i utrzymania celów i efektów projektu, w tym wielkości wskaźników produktu i rezultatu. Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie zgłosić do IZ/IW wszelkie zmiany dotyczące realizacji projektu. Beneficjent dokonuje takiego zgłoszenia w formie pisemnej. Zmiany nie mogą jednak modyfikować projektu w sposób znaczący, musi zostać jednocześnie zachowany zapisany we wniosku o dofinansowanie cel projektu. Zmiany nie mogą prowadzić zasadniczej modyfikacji projektu i naruszenia jego trwałości Nie jest dopuszczalna zmiana Umowy w zakresie warunków realizacji Projektu, w rezultacie której Projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, według których był oceniany, Nie jest dopuszczalna zmiana Umowy w zakresie warunków realizacji Projektu, której rezultatem byłoby nieprzyznanie Projektowi dofinansowania w czasie, gdy projekt podlegał ocenie w ramach procedury wyboru projektów.

W przypadku gdy: wsparcie pobrane zostało nienależnie, beneficjent nie dotrzymał warunków umowy, beneficjent nie zachował trwałości projektu, następuje zwrot odpowiedniej kwoty dofinansowania wraz z odsetkami, biorąc pod uwagę wagę stwierdzonego naruszenia i tak: w przypadku nieprzedstawienia dokumentów lub jeżeli na ich podstawie nie można ustalić osiągnięcia zakładanego efektu (rezultatu) wysokość dofinansowania ulega pomniejszeniu proporcjonalnie do wysokości osiągniętego wskaźnika, w sytuacji, w której w ogóle nie został osiągnięty zakładany efekt (np. ekologiczny), beneficjent jest zobowiązany do zwrotu całości lub części przekazanego dofinansowania.

Niewykonanie umowy z powodu siły wyższej prowadzi do braku odpowiedzialności za powstałe z tego powodu szkody, braku kar, braku odszkodowań oraz konieczności dokończenia umowy po ustaniu siły wyższej, nie oznacza wygaśnięcia zobowiązania, prawa do wypowiedzenia umowy lub jakichkolwiek innych uprawnień. Kategorie siły wyższej: Zdarzenia związane z działaniami sił przyrody - np. powodzie, pożary o dużych rozmiarach, wybuchy wulkanów, trzęsienia ziemi czy epidemie. Przypadki związane z niecodziennymi zachowaniami zbiorowości - zamieszki, strajki generalne czy działania zbrojne. Działania władzy państwowej - zakazy importu i eksportu, blokady granic i portów, ale też np. wywłaszczenie. Są to zdarzenia: Zewnętrzne, niezależne od Beneficjenta, Niemożliwe do przewidzenia, Niemożliwe do zapobieżenia.

Regulacje w zakresie archiwizacji dokumentacji Beneficjent zobowiązuje się do przechowywana dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 3 lat od daty zamknięcia Programu, nie krócej niż do dnia 31.12.2020 r. Instytucja Zarządzająca (IZ) może przedłużyć termin archiwizacji informując Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu Beneficjent który otrzymał wsparcie stanowiące pomoc publiczną jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy ale nie krócej niż do 31.12.2020 r. Beneficjent zobowiązany jest do archiwizowania dokumentacji związanej z jego realizacją przez okres wskazany w umowie również w przypadku rozwiązania umowy

Zasady archiwizacji W celu należytego przechowywania dokumentacji dotyczącej zrealizowanego projektu Beneficjent, który z mocy prawa jest zobowiązany do prowadzenia archiwum zakładowego powinien przechowywać oraz zapewnić w sposób sprawny dostęp do dokumentacji projektowej z tegoż archiwum. Beneficjent nie zobligowany przepisami prawa do prowadzenia archiwum zakładowego jest zobowiązany przechowywać dokumentację projektową w siedzibie lub oddziale swojej jednostki W przypadku likwidacji jednostki Beneficjent jest zobowiązany do przekazania kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego i poinformowania o tym IZ. O zmianach lokalizacji dokumentów należy informować IZ.

Dokumenty podlegające archiwizacji Dokumentacja ogólna (umowa o dofinansowanie wraz z aneksami, kopie wniosków o płatność, informacje pokontrolne, korespondencja) Dokumentacja finansowo-księgowa (dowody księgowe, wydruki operacji gospodarczych, polityka rachunkowości i plan kont, deklaracje VAT, dokumenty dot. podróży służbowych) Dokumentacja merytoryczna (dokumenty dot. inwestycji budowanych, zakupów sprzętu i promocji, wykonane opracowania, decyzje administracyjne, umowy, akta osobowe, dokumentacja kadrowa), Dokumentacja przetargowa (zgodnie z PZP oraz trybem pozaustawowym) Inne dokumenty (raporty z audytu zewnętrznego, zarządzenie ws. archiwizacji, sprawozdania z okresu trwałości projektu, pozostałe)

Obowiązki w zakresie promocji projektu Oznakowanie miejsca realizacji projektu (tablice) Oznakowanie nabytych środków trwałych (plakietki informacyjne) Oznakowanie dokumentacji stosowanej w toku realizacji projektu logo Programu emblemat UE wraz z odniesieniem do funduszu, tekst dotyczący współfinansowania hasło programu nazwa projektu wartość całkowita projektu, wartość dofinansowanie (opcjonalnie)

Materiały i dokumenty oznaczane podczas realizacji projektu Korespondencja prowadzona w sprawach projektu z wykonawcami oraz instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Programu. Umowy z wykonawcami oraz dokumentacja przetargowa Umowy z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu lub opis stanowiska Ogłoszenia o wyborze wykonawcy Ogłoszenia naboru personelu Ogłoszenia uczestników projektów szkoleniowych (szczegółowy zakres oznaczeń zależny jest każdorazowo od wytycznych programowych, zgodnie z którymi realizowany jest projekt)

Trwałość projektów na WETI PG Obowiązki związane z zachowaniem i monitorowaniem trwałości projektów realizowanych na Wydziale ETI PG (zarówno w przypadku pełnienia przez wydział roli Lidera, jak i Partnera w projekcie): Wypełnienie, po zakończeniu realizacji projektu, śladu rewizyjnego zgodnie z wzorem zamieszczonym na stronie internetowej wydziału http://eti.pg.edu.pl/administracja-weti/informacje-bwo w zakładce Trwałość projektów, Archiwizacja dokumentacji związanej z projektem w zamkniętej szafie na terenie katedry lub w szczególnych przypadkach w archiwum wydziałowym, z uwzględnieniem postanowień REGULAMINU REALIZACJI PROJEKTÓW FINANSOWANYCH ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH obowiązującego na PG ( 14 Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji projektowej) Przyjęcie przez Kierownika Projektu lub w przypadku jego braku, innej osoby wyznaczonej przez Kierownika Katedry, odpowiedzialności za zachowanie i monitorowanie trwałości projektu oraz przygotowanie przebiegu kontroli w zakresie obowiązków Beneficjenta.

Obowiązki osoby odpowiedzialnej za zachowanie trwałości projektu: 1. Kontakt z instytucjami zewnętrznymi w zakresie projektu (ankiety, udzielanie informacji o realizacji wskaźników itp.), 2. Przygotowanie raportów z osiągnięcia wskaźników, 3. Archiwizacja danych dotyczących realizacji wskaźników w okresie trwałości, 4. Monitorowanie sposobu użytkowania aktywów zakupionych/wytworzonych w ramach projektu oraz ich zgodność z celami projektu, 5. Monitorowanie sposobu użytkowania aktywów zakupionych/wytworzonych w ramach projektu pod kątem ich zużycia, wymiany, zmiany miejsca wykorzystania/przechowywania/przeznaczenia itp., likwidacji zużytego sprzętu oraz zakupów zastępczych, 6. Monitorowanie prawidłowego oznakowania aktywów w okresie trwałości, 7. Bieżące archiwizowanie dokumentów i pism dotyczących projektu, po jego zakończeniu (dane dotyczące wskaźników, pisma z instytucji zewnętrznych dotyczące kontroli, ankiety ewaluacyjne itp.).

Zakres informacji objęty śladem rewizyjnym: Nazwa środka trwałego/sprzętu/materiału/wartości niematerialnych (w tym prawnych) Osoba odpowiedzialna za środek trwały/sprzęt/materiał /wartości niematerialne (w tym prawne) Numer inwentarzowy Numer faktury zakupu Dostawca Miejsce przechowywania Wniosek o płatność dla danego środka trwałego Miejsce archiwizacji dokumentacji projektu Osoba odpowiedzialna za zachowanie i monitorowanie trwałości projektu

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ