Założenia polityki 1. Provident Polska S.A. uznaje swoją odpowiedzialność za zarządzanie wywieranymi przez siebie wpływami pośrednimi i dąży do uwzględnienia wpływów etycznych, społecznych oraz związanych z ochroną środowiska, które wynikają z podejmowanych decyzji zakupowych. 2. Niniejsza polityka ma na celu zapewnienie, że wszystkie aspekty biznesowe Spółki oraz związane z nimi działania administracyjne są podejmowane w sposób, który w możliwym do osiągnięcia stopniu minimalizuje wszelkie czynności lub procesy szkodliwe etycznie, społecznie lub dla środowiska. Chcemy również zwiększyć pozytywny wpływ wywierany przez Spółkę tam, gdzie jest to możliwe. 3. Niniejsza polityka określa oczekiwania oraz kluczowe zobowiązania Spółki w zakresie odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw. Zarządzanie łańcuchem dostaw 1. Strategia odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw zostanie wcielona w procesy biznesowe. Powinna ona być stosowana/ interpretowana wraz z Polityką Ekologiczną. 2. Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami etyki i ochrony środowiska stanowi minimalny wymóg. Spółka w miarę możliwości powinna dążyć do ustalania sobie coraz to bardziej ambitnych celów. 3. Komitet Sterujący ds. Odpowiedzialności Biznesu opracowuje strategię łańcucha dostaw oraz przedstawia rekomendacje Zarządowi. 4. Komitet Sterujący ds. Odpowiedzialności Biznesu jest odpowiedzialny za opracowanie szczegółowych polityk i procedur odnoszących się do kwestii etycznych, społecznych i związanych z ochroną środowiska. Do obowiązków Komitetu Sterującego ds. Odpowiedzialności Biznesu należy również ustanowienie i przeprowadzenie działań związanych z zapewnieniem zgodności, w tym monitorowanie odpowiednich parametrów, założeń i celów społecznych oraz działań związanych z ochroną środowiska. 5. Provident Polska S.A. ustanowi cele oraz będzie informować o postępach we współpracy ze swoimi dostawcami w ramach raportu dotyczącego odpowiedzialności biznesu. 6. Polityki, procedury oraz procesy podlegają niezależnej, zewnętrznej weryfikacji. Ogólny zakres polityki 1. Przy podejmowaniu decyzji odnośnie wyboru dostawców lub zaopatrywania się w produkty lub usługi należy uwzględniać kwestie społeczne, etyczne oraz związane z ochroną środowiska. 2. W ramach procesu przetargowego należy prosić dostawców o uzupełnienie Kwestionariusza dla Kontrahentów (zał. 2), aby poznać ich podejście oraz sposób zarządzania kwestiami związanymi z ochroną środowiska oraz kwestiami społecznymi w ich łańcuchu dostaw. 3. Wszyscy dostawcy muszą spełniać odpowiednie lokalne i krajowe wymogi prawne w zakresie ochrony środowiska, zatrudnienia oraz BHP. Bez względu na obowiązujące prawo lokalne Spółka oczekuje od swoich dostawców, aby stosowali się do intencji i postanowień ośmiu głównych konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy obejmujących kwestie związane ze swobodą zrzeszania się, pracą dzieci, pracą przymusową oraz równouprawnieniem (patrz zał. 1 Wytyczne odnośnie odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw ).
4. Spółka oczekuje, aby dostawcy posiadali odpowiednie procedury społeczne, etyczne oraz z zakresu ochrony środowiska. W przeciwnym razie Spółka zaangażuje ich w pracę nad opracowaniem odpowiedniej i efektywnej polityki oraz zapewnienie, że jest ona stosowana. 5. Za pośrednictwem wewnętrznego systemu zarządzania należy uwzględniać w sposób priorytetowy tych dostawców, którzy zdaniem opinii Spółki odznaczają się większym ryzykiem i pracować z nimi, aby zapewnić wdrożenie przez nich mechanizmów umożliwiających lepsze zarządzanie standardami pracy, BHP oraz związanymi z ochroną środowiska w ich działalności. 6. W przypadku dostawców zaopatrujących się w znaczącym stopniu w krajach o wysokim ryzyku związanym z występowaniem sytuacji wątpliwych społecznie, etnicznie lub szkodliwych dla środowiska, Spółka oczekuje również wdrożenia odpowiednich środków do zarządzania własną bazą dostawców. 7. Spółka będzie starać się pracować z dostawcami, którzy zdaniem opinii Spółki stanowią wzór do naśladowania, jeżeli chodzi o zastosowanie standardów etycznych i czynią postępy w zakresie reagowania na wywierane przez siebie wpływy społeczne i środowiskowe. 8. Spółka zapewnia, że dostawcy i Pracownicy są świadomi zobowiązań Spółki w zakresie poprawy wywieranych przez nią wpływów społecznych i środowiskowych. 9. Spółka będzie wspierać Pracowników zapewniających zgodność z niniejszą polityką i jeżeli będzie to konieczne, umożliwiać im uczestnictwo w odpowiednich szkoleniach. Role i obowiązki Zarząd Provident Polska Zapewnienie zgodności z zasadami określonymi w polityce. Komitet Sterujący ds. Odpowiedzialności Biznesu Monitorowanie wdrożenia strategii odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw Podejmowanie działań w miarę potrzeby (patrz ZAŁĄCZNIK - WYTYCZNE ODNOŚNIE ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW). Kierownik Działu Public Relations Koordynacja pracy Komitetu Sterującego ds. Odpowiedzialności Biznesu podczas opracowywania strategii odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw oraz w miarę potrzeby przedstawianie rekomendacji Podejmowanie działań w miarę potrzeby (patrz ZAŁĄCZNIK - WYTYCZNE ODNOŚNIE ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW). 2
ZAŁĄCZNIK 1: WYTYCZNE DOTYCZĄCE ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW Co rozumiemy poprzez kwestie etyczne, społeczne i środowiskowe? W odniesieniu do łańcucha dostaw kwestie te dotyczą czterech głównych obszarów: bezpieczeństwo i higiena pracy; standardy pracy i zatrudnienia (z uwzględnieniem takich spraw jak: godziny pracy, wynagrodzenie, różnorodność w miejscu pracy, dyskryminacja, praca dzieci, zlecenia/ praca tymczasowa oraz poszanowanie praw człowieka); etyczne praktyki biznesowe (korupcja, łapówkarstwo, zgłaszanie nieprawidłowości, etc.); kwestie środowiskowe (wpływ procesu produkcji, użytkowania oraz zutylizowania dostarczonego produktu lub świadczonej usługi na powietrze, glebę oraz zasoby wodne Ziemi). Na co powinniśmy zwracać uwagę u naszych dostawców? Wszyscy dostawcy powinni wykazywać świadomość powyższych kwestii. Nie wszyscy jednak będą dysponować zarówno procesami, jak i politykami odnoszącymi się do każdego z wyżej wymienionych aspektów. Każdy dostawca powinien natomiast posiadać polityki regulujące sprawy z obszaru bezpieczeństwa i higieny pracy oraz standardów pracy i zatrudnienia. Więksi dostawcy, którzy czerpią swoje komponenty, materiały lub personel z zagranicy (np. sprzęt IT, technologię mobilną lub korzystają z usług świadczonych poza granicami kraju) powinni dysponować politykami regulującymi wszystkie cztery obszary ze względu na to, iż wystąpienie ryzyka lub nadużycia w ich łańcuchach dostaw jest większe. Te firmy powinny także na bieżąco raportować postępy poczynione w tym obszarze. Stosując metodę dialogu Provident Polska S.A. będzie zachęcać swoich dostawców do: A. Ochrona środowiska Opracowania i wdrożenia Systemu Zarządzania Ochroną Środowiska. W przypadku, gdy wdrożony został System Zarządzania Ochroną Środowiska należy udzielić informacji odnośnie sposobu, w jaki dostawca może przyczynić się do zmniejszenia wpływu wywieranego przez Provident Polska S.A. na środowisko. W przypadku braku Systemu Zarządzania Ochroną Środowiska należy opracować i wdrożyć procedury kontroli ochrony środowiska w ramach prowadzonej działalności. Należy ocenić i wdrożyć środki mające na celu zmniejszenie wpływu produktów na środowisko. Poniżej przedstawione są przykłady kluczowych obszarów, które dostawca powinien uwzględnić: Zawartość niebezpiecznych materiałów w produkcie. Zużycie energii i wody podczas produkcji danego towaru lub dostarczania usługi. Odpady, w szczególności odpady niebezpieczne wytworzone podczas procesu produkcji towaru lub dostarczania usługi. Odnawialność wszelkich surowców lub zasobów wykorzystywanych do produkcji towaru. Ilość przetworzonego materiału w produkcie. Potencjał produktu do ponownego przetworzenia po jego zużyciu. Ilość materiału opakowaniowego, który nie może zostać ponownie przetworzony. B. Uwzględnianie kwestii etycznych/ społecznych Wykazanie zrozumienia obecnych lub możliwych wpływów etycznych/ społecznych w łańcuchu dostaw oraz uwzględnienie zarządzania tymi wpływami w politykach odnośnie łańcucha dostaw. Dostawca powinien uwzględnić następujące kluczowe obszary (jeżeli dotyczy): prawa pracowników, takie jak prawo do zrzeszania się i tworzenia związków zawodowych, praca dzieci/ przymusowa, dyskryminacja, równe szanse/ wynagrodzenie oraz BHP. 3
KWESTIONARIUSZ DLA KONTRAHENTÓW ŁAŃCUCH DOSTAW W PROVIDENT POLSKA S.A. (IPF) Prosimy uzupełnić brakujące części kwestionariusza i potwierdzić, że załączone informacje są poprawne. Dane Kontrahenta Nazwa firmy: Kontrahent dostarczający: Czas trwania umowy z Provident Polska S.A.: Rodzaj firmy (spółka akcyjna, spółka cywilna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, itd.): Wielkość firmy obroty i liczba pracowników: Obszary geograficzne, w których prowadzona jest działalność: Liczba lokalizacji (jeśli dotyczy): Liczba dostawców (jeśli dotyczy): Czy w procesie realizacji kontraktu biorą udział dodatkowi kontrahenci? Proszę sprecyzować: Czy firma jest członkiem jakiegoś stowarzyszenia przemysłu? Proszę sprecyzować: Czy w firmie można elektronicznie dystrybuować i akceptować oferty przetargowe oraz faktury? Tak Nie Twoja obecna ocena kontrahenta: A; B; C; Nie dotyczy: CZĘŚĆ 1: ODPOWIEDZIALNOŚĆ BIZNESU ogólny zarys i zarządzanie ZAŁĄCZNIK 2 Polityki P1. Czy Twoja firma dysponuje politykami / zasadami społecznymi, etycznymi i ekologicznymi (SEE)? (z uwzględnieniem obszaru BHP, godzin pracy, różnorodności, dyskryminacji, członkowstwa w związku zawodowym, etc.) Etyczne/ Inne: (rozważania natury etycznej na takie tematy, jak przekupstwo i korupcja?) Ekologiczne Żadnych nie stwierdzono Wszelkie inne komentarze (proszę wymienić tytuły wszystkich dostępnych polityk i załączyć ich egzemplarze) Zarządzanie P2.(a) Czy któryś kierownik wyższego szczebla, dyrektor lub członek zarządu Twojej firmy jest odpowiedzialny za zarządzanie kwestiami społecznymi, etycznymi i ekologicznymi (SEE)? Tak odpowiedzialność za wszystkie kwestie SEE Tak ale odpowiedzialność jedynie za kwestie społeczne Tak ale odpowiedzialność jedynie za kwestie etyczne Tak ale odpowiedzialność jedynie za kwestie ekologiczne Żadna z wymienionych osób nie jest odpowiedzialna za kwestie SEE Wszelkie inne komentarze (proszę wymienić tytuły wszystkich dostępnych polityk i załączyć ich egzemplarze)... 4
P2.(b) Jeśli na poprzednie pytanie odpowiedziałeś tak, proszę podać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby/ osób, które miałeś na myśli: Imię i nazwisko Stanowisko Telefon E-mail Wszelkie inne komentarze:.... System zarządzania P3. Czy w Twojej firmie istnieje podlegający audytowi System Zarządzania (SZ)? Nie, stosowany jest formalny system zarządzania Tak, w trakcie wdrożenia/ częściowy Tak, ukończony (jeśli tak, proszę przedstawić kopię certyfikatu) Tak, posiada certyfikat zewnętrzny (proszę określić rodzaj certyfikatu i załączyć jego poświadczoną kopię, np. zgodne ze standardem EMAS/ ISO14001/ ISO9001/ OHSAS18001, etc.) Wszelkie inne komentarze:... Kontrahenci Twojej firmy P4. Czy Twoja firma stosuje program ukierunkowany na kwestie SEE w ramach łańcucha dostaw od kontrahentów? Nie Tak, program wymaga od dostawców wykazania się zaangażowaniem w odpowiedzialne zarządzanie kwestiami SEE i dotyczy mniej niż 50% kontrahentów. Tak, program wymaga od dostawców wykazania się zaangażowaniem w odpowiedzialne zarządzanie kwestiami SEE oferuje pomoc i zachęca dostawców do wdrożenia tych idei, dotyczy mniej niż 50% kontrahentów. Tak, program wymaga od dostawców wykazania się zaangażowaniem w odpowiedzialne zarządzanie kwestiami SEE oferuje pomoc i zachęca kontrahentów do wdrażania tych idei, dotyczy ponad 50% kontrahentów. Wszelkie inne komentarze (proszę zamieścić dodatkowe informacje przedstawiające sposób, w jaki Twoja firma i jej kontrahenci zajmują się kwestiami SEE):...... 5
CZĘŚĆ 2: KWESTIE SPOŁECZNE, ETYCZNE I EKOLOGICZNE Spółka International Personal Finance dąży do współpracy z kontrahentami, którzy w jej opinii stanowią przykład poszanowania standardów etycznych oraz manifestują aktywną postawę względem społecznego i ekologicznego wpływu swojej działalności. Chcielibyśmy dowiedzieć się więcej na temat zgodności Polityki Państwa Firmy z krajowymi przepisami i wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony środowiska, zatrudnienia, regulacji BHP oraz, tam gdzie to stosowne, w jaki sposób Państwa Firma przestrzega międzynarodowych zasad i standardów związanych z takimi obszarami jak przynależność do związków zawodowych, zachowanie bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy, różnorodność i równość szans, itd. W świetle zmian, które wprowadziliśmy do Polityki Odpowiedzialnego Zarządzania Łańcuchem Dostaw (RSCM), uwzględniających aspekty społeczne i etyczne, chcielibyśmy dowiedzieć się, jak nasi kontrahenci zarządzają ww. obszarami. Zdajemy sobie sprawę, że interpretacja zastosowania w praktyce i wagi tego rodzaju polityk i procedur jest kwestią indywidualnej oceny i że często trudno jest udokumentować zgodność z przepisami czy standardami. W związku z tym staramy się dowiedzieć, w jaki sposób Państwa Firma podchodzi do tych kwestii i do ewentualnych trudności, którym musi stawić czoła. Polityka P5. Prosimy zaznaczyć, które z poniższych kwestii zostały zidentyfikowane przez Państwa Firmę jako potencjalne ryzyka dla jej działalności. Prosimy zaznaczyć również, czy Państwa Firma wdrożyła procedury lub procesy, aby przeciwdziałać tym kwestiom (T tak, N nie, BI brak informacji, ND nie dotyczy). Prosimy też o załączenie dokumentacji świadczącej o istnieniu takich procedur/ procesów. W przypadku odpowiedzi N/D, prosimy wyjaśnić, dlaczego dana kwestia Państwa nie dotyczy. KWESTIE SEE KWESTIA OBSZAR RYZYKA WDROŻONA POLITYKA (T/ N/ BI/ ND) WDROŻONY PROCES ZARZĄDCZY (np. Audyt Wewnętrzny) UWAGI 1. Praca dzieci 2. Praca niewolnicza 3. BHP 4. Przynależność do związków zawodowych 5. Dyskryminacja 6. Praktyki dyscyplinarne 7. Godziny pracy i praca w nadgodzinach 8. Płace/ wynagrodzenia Etyczne 9. Etyka w biznesie Ekologiczne 10. Ochrona środowiska P6. Spółka IPF angażuje się we wdrażanie rozwiązań mających na celu osiągnięcie pełnej zgodności z przepisami Polityki Odpowiedzialnego Zarządzania Łańcuchem Dostaw (RSCM). W związku z Państwa działalnością, w ramach której świadczą Państwo usługi/ dostarczają towary do naszej Firmy, prosimy wskazać najpoważniejsze problemy, jakich możecie Państwo doświadczyć/ doświadczyliście/ obecnie doświadczacie w spełnianiu wymagań i realizacji założeń wytyczonych przez naszą Politykę oraz podać szczegóły ewentualnych podejmowanych/ planowanych działań. 6
Działalność Państwa Firmy Nazwa rozdziału/ sekcji Rodzaj problemu Podejmowane/ planowane P7. Poniżej prosimy umieścić wszelkie dodatkowe komentarze, uwagi lub wskazać nam, jak możemy wesprzeć Państwa Firmę w realizacji założeń określonych w naszej Polityce Odpowiedzialnego Zarządzania Łańcuchem Dostaw. Bardzo dziękujemy za czas poświęcony na wypełnienie powyższego kwestionariusza. Prosimy o wydrukowanie i podpisanie kwestionariusza oraz przesłanie go pod adres wskazany w liście przewodnim. Imię i nazwisko przedstawiciela Provident Polska SA: Podpis: Imię i nazwisko przedstawiciela Kontrahenta: Podpis: 7