Prowadzenie spotkań w organizacji Ten dokument został opracowany przez trenera inakademii. Zawarte w nim treści mogą być swobodnie zmieniane i modyfikowane, w zależności od potrzeb użytkownika. Nie mogą one jednak być odsprzedawane lub udostępniane dalej w obecnej lub zmodyfikowanej formie podmiotom trzecim bez zgody autora. inquest s.c. Autor: Marek Guzowski Data powstania: styczeń 2014
Aby dobrze przygotować się do spotkania, odpowiedz sobie na dwa pytania. Co ma być efektem mojego spotkania? Kiedy będę z niego zadowolony?
Osoby, które powinieneś rozważyć podczas tworzenia listy uczestników 1. Osoby, których temat dotyczy 2. Osoby, które mają wiedzę w omawianym zagadnieniu 3. Osoby podejmujące decyzje 4. Wartościowe osoby Zweryfikuj listę uczestników odpowiadając na pytanie: Kogo nie musi być na spotkaniu?
Uniwersalne ramy agendy spotkania 1. Wprowadzenie (+5 minut czasu dla spóźnialskich) 2. Etap 1 spotkania 3. Etap 2 spotkania 4. Etap spotkania 5. Zakończenie z podsumowaniem (ok. 5min)
Przygotuj się na spotkanie. 1. Będziesz ekspertem. 2. Będziesz wiedzieć, co zostało już ustalone i wypracowane. 3. Możesz wypracować coś nowego. 4. Ograniczysz niekonstruktywne dyskusje. Mat. źródłowe wyślij przed spotkaniem. 1. Zbierz dostępną wiedzę w jeden dokument. 2. Zachowaj w nim jeden porządek. 3. Załącz je w e-mailu z zaproszeniem.
Wybierz najlepsze miejsce na spotkanie 1. Zweryfikuj, czy sala dysponuje niezbędnym sprzętem, np. rzutnik, flipchart, klimatyzacja, wi-fi, etc. 2. Zarezerwuj salę z buforem czasowym: 15 minut przed spotkaniem (sprzątanie sali, wietrzenie, przedłużające się poprzednie spotkanie) 15 minut po spotkaniu (dodatkowe pytania, archiwizowanie wypracowanych materiałów, sprzątanie)
Zanim zaprosisz uczestników zastanów się: 1. Jaki jest Twój cel? 2. Czy dysponujesz niezbędnymi osobami? 3. Czy masz przygotowaną agendę spotkania? 4. Czy masz gdzie zorganizować spotkanie? a może jednak lepiej wysłać e-mail?
Weryfikując dostępność sprawdź 1. Czy uczestnicy nie są tego dnia pochłonięci innym zadaniem np. mają termin oddania ważnego projektu i nawet będąc ciałem na spotkaniu, myślami będą w zupełnie innym miejscu 2. Czy kluczowe osoby nie mają innych, np. osobistych planów 3. Czy uwzględniłeś czas potrzebny na dojazd, jeśli uczestnicy przed Twoim spotkaniem mają zaplanowany czas poza firmą
Zapraszając via e-mail: 1. Napisz w tytule drukowanymi na co zapraszasz uczestników i następnie czego będzie dotyczyć spotkanie. 2. W treści na początku określ jaka jest specyfika spotkania, cel spotkania i rola zapraszanej osoby. 3. Wybolduj datę i miejsce spotkania. 4. Na końcu opisz ew. szczegóły.
Zapraszając via telefon 1. Zadbaj, żeby mieć uwagę rozmówcy Powiedz np. chciałbym abyś poświęcił mi teraz 3 minuty możesz? 2. Bądź esencjonalny Powiedz o: specyfika spotkania, celu i roli rozmówcy oraz miejscu i terminie 3. Potwierdź ustalenia telefoniczne e-mailem W mailu wyróżnij miejsce i termin spotkania
Zapraszając via kalendarz on-line 1. Nazwij spotkanie dwoma słowami 2. Załącz w notatce specyfika spotkania, cel, rola rozmówcy 3. Pamiętaj o wypełnieniu pola z miejscem spotkania Dokładnego czasu rozpoczęcia i zakończenia spotkania
Pamiętaj, żeby potwierdzić spotkanie Uczestnicy, mogą o nim zapomnieć. Możesz wykorzystać e-mail, telefon lub smsa.
Jeden z uczestników odwołał udział w spotkaniu Staraj się unikać przekładania spotkania Zawsze z osobą nieobecną możesz skonsultować efekty Rozważ zaadaptowanie celu i formuły spotkania
Nasza sala jest niedostępna Zweryfikuj dostępność sali 15 minut przed spotkaniem Znajdź nową salę dostępną w niezbędnym terminie Napisz gdzie jesteście na kartce i powieś na drzwiach sali, w której pierwotnie miało się odbywać spotkanie Zawsze możesz wykorzystać niestandardowe lokalizacje
Nie możesz poprowadzić spotkania Poszukaj osoby, która może Cię zastąpić lub Zweryfikuj dostępność osób i sali w nowym terminie Jak najszybciej daj znać uczestnikom o nowym miejscu i czasie spotkania
Przed spotkaniem 1. Przewietrz salę lub włącz klimatyzację 2. Sprawdź sprzęt video, papier flipchart i markery 3. Rozłóż materiały źródłowe 4. Zadbaj o wodę i ciasteczka J 5. Zadbaj o ciszę wokół miejsca spotkania 6. Zostaw otwarte drzwi lub napisz kartkę zapraszam
Rozpocznij spotkanie od 5 kroków 1. Przywitaj uczestników 2. Omów cel spotkania 3. Przedstaw uczestników i określ ich role 4. Przedstaw plan spotkania 5. Określ ramy czasowe oraz zasady
Pilnowanie czasu 1. Zabezpiecz sobie czasomierz 2. Miej przygotowaną i przemyślaną agendę 3. Bądź asertywny i kulturalny nie bój się przerywać
Esencja Twojej roli jako prowadzącego 1. Przestrzegaj ustalonych zasad nie pisz i nie odbieraj e-maili nie odbieraj telefonu (ew. uprzedź, że czekasz na ważny telefon) trzymaj się agendy 2. Bądź zaangażowany im więcej energii włożysz w spotkanie tym więcej uzyskasz
Podsumowuj w trakcie spotkania: 1. Nowe i wartościowe pomysły i ustalenia. 2. Zaprezentowane już pomysły. 3. Kto już się wypowiedział a na kogo czekacie. 4. Co zostało już ustalone i co jeszcze zostało.
Zakończ spotkanie w 4 krokach 1. Podsumuj, co zostało wypracowane 2. Podsumuj wkład wybranych osób 3. Podsumuj Co, Do kiedy, Przez kogo ma być zrobione. 4. Podziękuj wszystkim za udział
Spotkanie kreatywne rozdziel na dwie fazy 1. Kreatywną 2. Oceny pomysłów
Podczas pierwszej fazy spotkania kreatywnego wprowadź następujące zasady 1. Nie oceniamy pomysłów 2. Pomysł zapisany na tablicy jest własnością grupy 3. Liczy się liczba pomysłów 4. Spotkanie ma swojego lidera 5. Pomysły oceniamy w kolejnej fazie
Schemat fazy kreatywnej. 1. Określenie zasad spotkania. 2. Ustalenie ram czasowych. 3. Przypomnienie tematu burzy mózgów. 4. Sprawdzenie rozumienia tematu przez uczestników. 5. Rozpoczęcie generowania pomysłów. 6. Wprowadzanie pytań pomocniczych.
Schemat fazy analitycznej 1. Ustalenie kryteriów oceny pomysłów 2. Ocena pomysłów z zachowaniem elastyczności
Techniki pobudzania kreatywności 1. Metoda karabinu maszynowego 2. Odwrócenie problemu o 180 o 3. Odwracanie odpowiedzi o 180 o 4. Rysowanie odpowiedzi 5. Zmiana miejsc siedzenia
5 pytań do spotkania roboczego 1. Jaki jest konkretny temat spotkania 2. Jakie są dostępne fakty 3. Jakie są potencjalne możliwości 4. Jaka jest zatem decyzja 5. Kto, co i kiedy zrobi
Kluczowe zasady spotkania roboczego 1. Stwórz listę tematów do omówienia 2. Określ priorytety i kolejność ich omawiania 3. Bazuj na faktach a nie na emocjach i odczuciach 4. Nie wchodź w nieistotne detale 5. Rozważ różne opcje 6. Zadbaj, żeby zapadły wiążące decyzje 7. Określ konkretne zobowiązania
Jak możesz poradzić sobie z trudnym uczestnikiem 1. Zaangażuj w robienie notatek lub zapisywanie pomysłów 2. Nawiązuj do wprowadzonych zasad i agendy 3. Konkluduj/parafrazuj przydługie wypowiedzi 4. Nie kłóć się podziękuj za wypowiedź 5. Pytaj go opinię 6. Zawsze możesz poprosić o opuszczenie spotkania
W podsumowaniu spotkania uwzględnij 1. Datę i miejsce spotkania 2. Listę uczestników 3. Cel spotkania i/lub listę omawianych zagadnień 4. Wypracowane ustalenia, decyzje, pomysły 5. Listę kolejnych kroków co, na kiedy i przez kogo ma być zrobione