OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług restauracyjnych (cateringowych), obejmujących przygotowanie, dostarczenie oraz podanie posiłków podczas szkoleń, spotkań, konferencji na potrzeby Instytucji Pośredniczącej dla Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Południowego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 w roku 2019. Termin realizacji: od dnia zawarcia umowy do 20 grudnia 2019 r. Szacunkowa ilość spotkań/szkoleń/konferencji: ok. 18 (ilość spotkań może ulec zmianie). Zamawiający zabezpiecza miejsce usług restauracyjnych (cateringowych) na terenie miasta Bielska-Białej. Zamówienie będzie realizowane w dniach od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca dostarczy oraz poda posiłki w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania usługi zgodnie z poniższymi wskazaniami: zestaw opis uwagi dot. podania 1 1 Kawa z ekspresu 200 ml/os. (wraz z dodatkami, tj. cukier, śmietanka, mleko); herbata 200 ml/os. (co najmniej 3 rodzaje wraz z dodatkami, tj. cukier, cytryna); woda mineralna gazowana i niegazowana 0,5 l/os. (po 50% wody gazowanej i niegazowanej w trakcie danej usługi); soki owocowe 200 ml/os.; ciastka świeżo pieczone 100 g/os.; paluszki słone 30g/os; kanapki dekoracyjne świeżo przygotowane (3 różne szt./os, w tym w tym 1wegańska) Wersja bezglutenowa zestawu 1* Wykonawca poda w trakcie każdej usługi min. 3 różne rodzaje ciastek świeżo pieczonych, min. 2 rodzaje soków owocowych. Napoje zimne - butelkowane. Ciastka muszą być ułożone na talerzach. Cukier podany w porcelanowych cukiernicach; śmietanka i mleko w dzbanuszkach. Gorące napoje zaparzane na miejscu, na bieżąco i podawane w termosach. Herbata w opakowaniach jednorazowych podana w estetycznym opakowaniu (puszka metalowa, pudełko drewniane itp.). Co najmniej dwa komplety filiżanek na kawę i na herbatę. j.w. Ilość spotkań ok. 12 spotkań, ok. 3 godz. każde Ilość porcji (w sumie na wszystkie spotkania) ok. 174 os. max. 10 os. 184 os.
2 2 Kawa z ekspresu 400 ml/os. (wraz z dodatkami, tj. cukier, śmietanka, mleko); herbata 400 ml/os. (co najmniej 3 rodzaje wraz z dodatkami, tj. cukier, cytryna); woda mineralna gazowana i niegazowana 0,5 l/os. (po 50% wody gazowanej i niegazowanej w trakcie danej usługi); soki owocowe 200 ml/os.; paluszki 30 g/os.; ciastka pieczone 120 g/os Kawa z ekspresu 400 ml/os. (wraz z dodatkami, tj. cukier, śmietanka, mleko); herbata 400 ml/os. (co najmniej 3 rodzaje wraz z dodatkami, tj. cukier, cytryna); soki owocowe 200 ml/os.; woda mineralna 0,5 l/os. (gazowana i niegazowana po 50% w trakcie danej usługi); paluszki słone 30 g/os.; ciastka świeżo pieczone 120 g/os.; kanapki dekoracyjne świeżo przygotowane (4 różne szt./os w tym 1 kanapka wegetariańska i 1wegańska); bufet ciepły 300 gr/os. (danie jednogarnkowe: gulasz/ strogonow/ bogracz/ bigos); pieczywo mieszane 100 gr/os.; Wersja bezglutenowa zestawu 2* Cukier podany w porcelanowych cukiernicach; śmietanka i mleko w dzbanuszkach. Kawa i herbata powinny być podane w osobnych filiżankach. Wykonawca poda w trakcie każdej usługi min. 2 różne rodzaje soków owocowych oraz min. 3 różne rodzaje ciastek świeżo pieczonych. Napoje zimne - butelkowane. Ciastka muszą być ułożone na talerzach. Gorące napoje zaparzane na miejscu, na bieżąco i podawane w termosach. Herbata w opakowaniach jednorazowych podana w estetycznym opakowaniu (puszka metalowa, pudełko drewniane itp.).co najmniej dwa komplety filiżanek na kawę i na herbatę. Zamawiający w zamówieniu określi rodzaj dania jednogarnkowego, w przeciwnym wypadku Wykonawca dostarczy dowolne dania z wymienionych. Ciepłe posiłki serwowane bezpośrednio z podgrzewaczy. j.w. ok. 6 spotkań, ok.6 godzin każde Ok. 160 os. max. 10 os. 170 os. *w ramach poszczególnych zestawów przewidziane zostały wersje bezglutenowe, w ilości odpowiadającej zapotrzebowaniu, które będzie ustalane na podstawie informacji zawartej w kartach zgłoszeniowych na szkolenia/spotkania/konferencje (zakłada się maksymalnie 20 zestawów bezglutenowych w ramach zestawów 1-2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia mniejszej ilości porcji, do ilości nie mniejszej niż 65% maksymalnej wartości umowy, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Za zgodą Wykonawcy Zamawiający może zmniejszyć ilość porcji objętych usługą restauracyjną (cateringową) o więcej niż 35 % wartości umowy, a wówczas Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu.
Finansowanie zamówienia: Zamówienie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Postanowienia dodatkowe: 1. Usługi restauracyjne będą świadczone przez Wykonawcę zgodnie z zapotrzebowaniem. Zlecenia na realizację konkretnej usługi będą składane w formie elektronicznej (e-mail) lub za pomocą faksu najpóźniej na 3 dni robocze przed jej realizacją. W zleceniu Zamawiający określi co najmniej: termin (data, dokładna godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania), miejsce, liczbę uczestników oraz zestaw. 2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: 1) przygotowania, dostarczenia i podawania posiłków zgodnych ze zleceniem, w dni wskazane przez Zamawiającego do miejsca i sali, w której będzie się odbywało szkolenie/spotkanie/konferencja; 2) świadczenia usług restauracyjnych, wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, wyłącznie przy użyciu produktów świeżych; 3) przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia; t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.); 4) zapewnienia pracowników obsługujących zlecenia (mających kontakt z żywnością) posiadających odpowiedni stan zdrowia określony na podstawie badań lekarskich i odpowiednich badań analitycznych, zachowujących wysoki stopień higieny osobistej; zamawiający ma prawo wglądu do w/w badań/dokumentów; 5) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego, przygotowania stołów i bycia gotowym do wydania posiłków, napojów na 30 min. przed rozpoczęciem szkolenia/spotkania/konferencji lub zgodnie z przesłanym zleceniem; Wykonawca odpowiada za transport pożywienia zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia oraz dostarczenie wszystkich wymaganych przedmiotów i wyposażenia; 6) przygotowywania aranżacji (nakrycia oraz dekoracji) stołów w sposób uzgodniony z Zamawiającym (forma bufetu, serwetki, nakrycia, obrusy, dekoracja okolicznościowa, kompozycje kwiatowe itp.); ilość serwetek materiałowych lub papierowych trójwarstwowych zgodna z ilością osób wskazanych w zleceniu; 7) sukcesywnego sprzątania stołów i zaplecza (obsługa zapewniona w trakcie całego spotkania);
8) używania w trakcie świadczenia usługi zastawy porcelanowej białej, czystej, jednolitej, stanowiącej komplet; czystych, jednolitych szklanek stanowiących komplet oraz sztućców platerowanych (cała zastawa wyparzona); nie dopuszcza się sztućców jednorazowego użycia; 9) podawania posiłków w naczyniach niebędących produktami reklamowymi naczynia nie mogą posiadać widocznego logo, tekstów, znaków reklamowych; 10) podawania posiłków w sposób uzgodniony z Zamawiającym na stołach każdy element zestawu cateringowego podany na stołach na kilku paterach/naczyniach w sposób gwarantujący łatwy dostęp do porcji lub innym przygotowanym przez Zamawiającego miejscu; 11) estetycznego podawania posiłków, na czystych obrusach materiałowych z zachowaniem czystości i higieny; 12) podawania cukru w cukiernicach, mleka/śmietanki w dzbanuszkach; 13) dostarczenia kawy i wrzątku do herbaty w pojemnikach termicznych, zapewniających utrzymanie temperatury, ze stali nierdzewnej oraz dostarczenie posiłków w pojemnikach termicznych spełniających normy higieniczne, podanie ciepłych posiłków w naczyniach ustawionych na podgrzewaczach, zapewnienia czystych sztućców umożliwiających nakładanie posiłków na talerze; 14) zebranie naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 30 min. po zakończeniu szkolenia/spotkania/konferencji; Wykonawca odpowiada za utylizację śmieci oraz za doprowadzenie miejsca świadczenia usługi do stanu sprzed jej świadczenia; 15) kelnerzy/kelnerki powinni posiadać doświadczenie; 16) Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w trakcie trwania spotkania (1 kelner przypadający na nie więcej niż 30 osób); 17) dostarczenia świeżych produktów, w tym świeżo pieczonych ciastek oraz wykonania posiłków w dniu dostawy z produktów wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, gramatury oraz estetyki wykonania i serwowania. 3. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę; Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, jednak nie później niż w ciągu 30 minut. 4. Wykonawca jest zobowiązany do posiadania decyzji inspektora sanitarnego o dopuszczeniu obiektu do przygotowywania posiłków dla potrzeb zbiorowego żywienia. 5. Wykonawca zapewni jednorazowe pojemniki pozwalające spakować niewykorzystane jedzenie dla Zamawiającego. 6. Rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu zamówienia; ceny jednostkowe zaoferowane przez Wykonawcę w ofercie przetargowej nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy.
7. Wykonawca w cenie uwzględni wszystkie elementy składające się na cenę włącznie z kosztami dojazdów, obsługą kelnerską, produktami spożywczymi praz pojemnikami przeznaczonymi do spakowania jedzenia. 8. Jeżeli Zamawiający w którymkolwiek miejscu podał nazwy własne produktów, dopuszcza się stosowanie produktów równoważnych. Za towar równoważny Zamawiający rozumie produkt, który będzie posiadał takie same parametry, wartości odżywcze. Z up. PREZYDENTA MIASTA Igor Kliś Sekretarz Miasta. Podpisał w imieniu Zamawiającego